ALPEN – Methode - Beratungspool

ALPEN – Methode
1) Aufgaben zusammenstellen
2) Länge der Tätigkeiten schätzen
3) Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren (60:40 Regel)
4) Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
5) Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen
Quelle: Seiwert Lothar J.; Mehr Zeit für das Wesentliche;Verlag mi, Landsberg/Lech 1994, S. 109
zu 1)
Fixieren Sie schriftlich auf dem Tagesplan, was Sie am nächsten Tag
alles erledigen wollen bzw. müssen (vorgesehene Aufgaben aus der
Aktivitäten-Checkliste, Unerledigtes vom Vortage, neue
Tagesarbeiten, Termine, periodisch wiederkehrende Aufgaben).
Bringen Sie die Aufgaben schon in erste, vorläufige Reihenfolge.
Ein realistischer Tagesplan muss immer auf das reduziert werden, was
Sie tatsächlich auch bewältigen können (2. bis 4. Stufe)
zu 2)
Die Erfahrung hat gezeigt:
Eine Arbeit zieht sich in der Regel so lange hin, wie Zeit zur Verfügung
steht.
Bei einer konkreten Vorgabezeit für Ihre Aufgaben zwingen Sie sich
selbst dazu, diese auch einzuhalten.
Gegebenenfalls Erfahrungswerte verwenden.
zu 3)
60:40–Regel
«Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt.»
Verplanen Sie nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit, erfahrungsgemäss etwa 60 % (Grundregel der Zeitplanung). Reservieren Sie die
restlichen 40 % als Pufferzeit für unerwartete, spontane sowie soziale
Aktivitäten.
zu 4)
Ziel: Zeitbedarf der Tagesaufgaben, unter Berücksichtigung von
Pufferzeit auf ein vernünftiges Mass der frei verfügbaren Zeit
reduzieren.
Setzen Sie eindeutige Prioritäten mit der ABC-Analyse.
Prüfen Sie Kürzungs-, Delegations- und Rationalisierungsmöglichkeiten.
zu 5)
Erfahrungsgemäss schaffen Sie nicht alle Aufgaben oder Telefonate,
die Sie erledigen wollten. Diese müssen darum auf einen anderen
Tag übertragen werden.
© Beratungspool · Olivier Inhelder, Basel

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