Die Metropolregion Hamburg ist einer der bedeutendsten Standorte der zivilen Luftfahrtindustrie weltweit. Hamburg Aviation e. V. bildet das Netzwerk zwischen den beteiligten Akteuren der Luftfahrt aus Industrie, Lehre und Forschung, Ausbildung sowie den involvierten Behörden der Metropolregion Hamburg, um die Wettbewerbsfähigkeit der Luftfahrtindustrie in der Region zu stärken und auszubauen. Wir suchen zum 01.07.2016 einen Veranstaltungsmanager / Eventmanager (m/w) in Vollzeit (38,5 Std./Woche) befristet als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung für die Organisation und Durchführung unserer Veranstaltungen und Messeauftritte sowie für die Erledigung organisatorischer Aufgaben des Back-Offices der Geschäftsstelle. Aufgabenfelder - Eigenständige Vorbereitung, Planung und Organisation der Hamburg Aviation Foren sowie weiterer Veranstaltungen (Senatsempfänge, Workshops, Seminare u. ä.) und der Messeauftritte (regional, national und international), insbesondere: o Abstimmung der Termine, der Budgets und der Preise o Suche und Auswahl des Veranstaltungsortes und des Caterings, Organisation des Messestandes o Verhandlung und Abstimmung mit Hotels, Messeveranstaltern/-bauern, Werbeagenturen, Grafikern, Behörden usw. o Einrichtung und Pflege des Online-Anmeldemanagements o Erstellung von Verteilern und Teilnehmerlisten o Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern o Kontrolle der eingehenden Rechnungen, Kontrolle der Zahlungseingänge der Teilnahmegebühren, gegebenenfalls Rechnungsstellung und Mahnung - Vorbereitung, Planung und Organisation der Take Off-Seminare sowie weiterer thematischer Luftfahrtseminare - Vorbereitung, Planung und Organisation der Veranstaltungen der Facharbeitsgruppe WoMen - Eigenständige Planung und Koordination von Terminen mit internen und externen Kontakten - Unterstützung des Teams in der Abwicklung interner Prozesse und der täglichen Arbeit - Beantwortung von Anfragen / Versand von Informationsmaterial - Erstellen und Pflege von Power Point Präsentationen - Verwaltung und Pflege der Datenbestände / Adressverwaltung im CRM-Tool - Sonstige organisatorische Aufgaben - Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Was Sie mitbringen - Abgeschlossenes Hochschulstudium Event-/Veranstaltungsmanagement (Bachelor oder Dipl. (FH)) oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Veranstaltungskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann o. ä.) sowie vorzugsweise 2- bis 3-jährige Berufserfahrung - Gründliche und umfassende Fachkenntnisse in der Organisation von Veranstaltungen / Messeauftritten - Gründliche betriebswirtschaftliche Kenntnisse für Angebote und Abrechnungen - Selbstständiges und sorgfältiges Arbeiten, Organisationstalent und sicheres Auftreten - Hohe Kundenorientierung und hohe Sozialkompetenz, insbesondere Team- und Kommunikationsfähigkeit - Gutes Zeitmanagement und gutes Gespür für Prioritäten sowie Engagement und Eigeninitiative - Sicherer Umgang mit Windows-Standardsoftware (Word, Excel und Powerpoint), CRM-Systemen (Cobra) und Online-Anmeldemanagementsystemen (z. B. Eventbrite), von Vorteil sind Kenntnisse in Typo3, Photoshop, Illustrator und InDesign - Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Sehr gute Kenntnisse über Veranstaltungslokalitäten im Raum Hamburg Was wir bieten - Ein breites, anspruchsvolles Aufgabenspektrum - Eine Tätigkeit am Pulsschlag einer spannenden und sehr international geprägten Wachstumsbranche - Die Möglichkeit, die Marke Hamburg in einem ihrer größten Wirtschaftszweige zu repräsentieren, mitzugestalten und weiterzuentwickeln - Zugang zu einem hervorragenden branchen- und länderübergreifenden Netzwerk - Raum für Kreativität und neue Ideen - Ein dynamisches, kollegiales und sympathisches Team Die/der Stelleninhaber/in untersteht dem Head of Marketing, PR & Events und dem Geschäftsführer. Wir freuen uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittstermins bis Montag, 09. Mai 2016 per E-Mail an [email protected] (max. 3 pdfDateien). Für Rückfragen stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung: Lukas Kirchner, Head of Marketing, PR & Events: [email protected] Mareile Bösecke, Community und HR-Management: [email protected] www.hamburg-aviation.de facebook.com/hamburgaviation twitter.com/HAM_aviation Hamburg Aviation e. V. Vorstandsvorsitzender: Prof. Dr. Joachim Szodruch Geschäftsführer: Dr. Franz Josef Kirschfink Sitz: Hamburg / Vereinsregister VR 21026 / VAT-Nr. DE276607343 Deutsche Kredit Bank AG / IBAN: DE13 1203 0000 1012 3183 80 / SWIFT BIC: BYLADEM1001