Mehrkanal-Prozesse Leitz (3) Leitz ist auf allen Kontinenten präsent: mit 6 Produktionsstätten in Europa, Asien und Amerika, Vertriebsstandorten in 36 Ländern, einem globalen Netz von 140 Servicestationen inklusive Schnellfertigung – und mit Vertriebspartnern rund um den Globus. Rechnungsprozesse perfekt in Form gebracht Effizienz und Ergebnisqualität sind eine Frage des richtigen Werkzeugs. Wer könnte das besser wissen als die Leitz GmbH & Co. KG? Ein weltweit führender Hersteller von Präzisionswerkzeugen und Werkzeugsystemen zur Holz- sowie Kunststoffbearbeitung. Kein Zufall also, dass Leitz zur Optimierung des Rechnungsausgangs seit Kurzem die Neopost e-Services nutzt. Damit läuft der Prozess jetzt systemgestützt und weitgehend automatisiert – mit Gewinn: Aufwand und Kosten sind gesunken. Rechnungen gehen schneller raus, Zahlungen früher ein. Obendrein hat sich das Unternehmen den Neukauf eines Kuvertiergeräts und eines Highspeed-Multifunktionssystems für den Rechnungsdruck gespart. Wilfried Mueller, Organisator bei der Leitz GmbH & Co. KG, berichtet über Ausgangssituation und Umstellungserfolge. U nsere deutschen Vertriebsstandorte verschicken insgesamt um die 156 000 Service-Rechnungen pro Jahr. Diese verteilen sich wie folgt: • Vertrieb West: Leitz Werkzeugdienst GmbH in Troisdorf mit etwa 24 000 Rechnungen • Vertrieb Nord: Leitz Werkzeugdienst GmbH in Bielefeld mit etwa 68 000 Rechnungen • Vertrieb Süd: Emil Leitz GmbH in Oberkochen mit etwa 64 000 Rechnungen 30 Postmaster-Magazin 10/2015 Von Februar bis Juli 2015 haben wir die Standorte nacheinander auf elektronische Rechnungsabwicklung umgestellt: mit den Neopost e-Services, einer webbasierten B2B-Portalnetzwerklösung, die sich schnell und leicht einführen ließ. Wir mussten weder Hard- noch Software kaufen und auch unsere Systeme nicht großartig umstellen. Im Prinzip regis triert man sich einfach nur im Neopost e-Services-Portal. Dann richtet Neopost alles ein und stellt einen virtuellen Druckertreiber zur Verfügung. Dieser übermittelt die Rechnungsdaten ans Portal, das die weitere Rechnungsbearbeitung steuert: von Rechnungsprüfung bis Versand. Portalanmeldung und Druckertreiber sind übrigens kostenfrei. Was die Rechnungsabwicklung angeht, wird transaktionsbasiert abgerechnet. Ansonsten entstehen nur moderate Gebühren für kundenspezifische Leistungen wie Formulareinrichtung, Benutzer- und Regelkonfiguration oder individuelle Schnittstellenprogrammierung, sofern Verlagssonderveröffentlichung Mehrkanal-Prozesse gewünscht. Alle genannten Einstellungen hat Neopost für uns vorgenommen. Obwohl wir die neue Lösung erst relativ kurz nutzen und ihre Möglichkeiten noch nicht ausschöpfen, lässt sich sagen: Wir haben damit einen Riesenschritt nach vorn gemacht, bedenkt man, wie aufwändig unsere Rechnungsprozesse früher waren. Wie lief’s ursprünglich? Früher wurden die Service-Rechnungen am Monatsende in den jeweiligen Vertriebsfirmen aus dem ERP-System heraus gedruckt. Bevor die Rechnungen in den jeweiligen Poststellen verschickt werden konnten, musste der Vertrieb noch manuell sortieren, sammeln und klammern. Das war aus mehreren Gründen nötig, beispielsweise um die Versandkosten möglichst gering zu halten. Für das portooptimierte Kuvertieren wurden Rechnungen mit identischer Zustelladresse vorab gesammelt. Zur Anlieferung bei unserem ehemaligen Versanddienstleister mussten Auslandsrechnungen aussortiert werden. Aussortiert wurden auch Rechnungen an Unternehmen innerhalb unseres Konzerns – für die Hauspostzustellung. band, der sie dann weiterverteilt. Und bei Filialunternehmen wie Baumärkten gehen die Rechnungen meist an zentrale Rechnungsstellen statt an die einzelnen Filialen. Was Zusatzaufwand verursachte: Die in Oberkochen genutzte Kuvertiermaschine hatte keine optische Leseeinrichtung und konnte deshalb keine mehrseitigen Dokumente erkennen; also mussten wir zusammengehörige Druckseiten vorab klammern. Genau diese Kuvertiermaschine war es auch, die den eigentlichen Anstoß zum Wechsel auf eine digitale Lösung gab. Sie war in die Jahre gekommen, so dass eine Neuanschaffung ins Haus stand. Gleiches galt für das Gerät, mit dem wir in Oberkochen unsere Rechnungen druckten. Angesichts der Rechnungsvolumen brauchten wir ein neues, relativ teures Highspeed-Multifunktionsdrucksystem. Diese Investition wäre jedoch unrentabel gewesen, da die hohe Druckgeschwindigkeit immer nur zum Monatsende benötigt wird. 1/3 BancTec Was war das Ziel? Aufgrund der geschilderten Situation schwebte uns eine elektronische Rechnungsabwicklung vor. So wollten wir vorrangig die Durchlaufzeiten verkürzen und den Rechnungsausgang beschleunigen. Denn wegen der vielen manuellen Arbeitsschritte lagen Rechnungsdatum und Versanddatum unserer Papierrechnungen oft zu weit auseinander. Das erschwerte den Kunden mitunter das Einhalten von Zahlungszielen. So verzögerte sich nicht Der Hersteller von Präzisionswerkzeugen hat jetzt ein Präzisionswerkzeug mehr im Haus: für den Rechnungsversand. nur der Geldeingang, auch der Mahnlauf war Ein weiterer Grund für die manuelle problematisch; denn der Abstand zwiBearbeitung waren die Sonderwünsche schen Rechnungs- und Mahnungseineinzelner Kunden. Die einen möchten gang beim Kunden war oft recht kurz. der Rechnung den zugehörigen Liefer- Auch Automatisierung und Prozesstransschein beigelegt bekommen. Andere parenz waren uns wichtig, um manuelle wünschen die Zustellung an eine Ad- Aufwände zu minimieren und unseren resse, die von der Rechnungsanschrift Mitarbeitern zum Beispiel das lange abweicht. Ähnliches gilt für Kunden, die Suchen nach Dokumenten zu erspaEinkaufsverbänden angehören. Deren ren. Das sollte die Poststelle entlasten Rechnungen schicken wir an den Ver- und den Vertriebsmitarbeitern mehr Verlagssonderveröffentlichung Postmaster-Magazin 10/2015 31 Mehrkanal-Prozesse Zeit für Wichtigeres verschaffen. Als willkommen, aber zweitrangig, sahen wir das monetäre Sparpotenzial, da der Kostenaufwand für die manuelle Bearbeitung überschaubar war: etwa 2000 Euro pro Monat für alle drei betroffenen Standorte zusammen. Was wir uns aber in jedem Fall wünschten: eine schnelle, einfache Lösung, die sich ohne aufwändiges IT-Projekt und großes Projektteam umsetzen ließ. Warum Neopost e-Services? Seit vielen Jahren sind wir zufriedene Neopost-Kunden. Da lag es nahe, sich eine E-Rechnungs-Lösung von Neopost anzuschauen. Also ließen wir uns die Neopost e-Services zeigen: von Nicole Karas, Business Development e-Services, und Darko Österreicher, Vertrieb. Nach dem Vergleich mit zwei Lösungen anderer namhafter Anbieter entschieden wir uns für Neopost. Die Hauptgründe: • praxisnahe Präsentation inklusive LiveDemo • integrierte Lösung für aus- und eingehende Rechnungen • gemeinsames Netzwerkportal für Kunden und Lieferanten • unterschiedlichste, flexibel konfigurierbare Versandwege und -formate • geringer Vorbereitungsaufwand ganz ohne IT-Projekt Was uns außerdem gefallen hat: Mit den Neopost e-Services können wir Rechnungen sowohl hybrid als auch vollelektronisch abwickeln, über Neopost Hybridmail bzw. Neopost e-Invoicing. Hybrid bedeutet: Wir schicken die Rechnungen elektronisch ans Neopost e-Services-Portal, und Neopost kümmert sich um Prüfung, Ausdruck und Versand. Auf diesem Weg bekommen unsere Kunden ihre Rechnungen weiterhin per Post, und wir sparen uns viel Arbeit. Beim vollelektronischen Versand stehen etliche Optionen zur Auswahl. Wir können Rechnungen zum Beispiel per E-Mail mit PDF-Anhang versenden, auf Wunsch auch mit digitaler Signatur. Möglich ist auch der Versand von Rechnungen in unterschiedlichsten strukturierten Datenformaten. Diese lassen sich direkt ins ERP-System des Empfängers einlesen und ohne Medienbruch weiterverarbeiten. So können auch unsere Kunden von der E-Rechnung profitieren. 32 Postmaster-Magazin 10/2015 Wie läuft’s heute? Bislang nutzen wir vor allem Neopost Hybridmail und verschicken nur sporadisch PDF-Rechnungen per E-Mail. Alle Rechnungen werden in unserem ERP-System erzeugt und größtenteils automatisch ans Neopost e-ServicesPortal übermittelt – ausgenommen Rechnungen, die aufgrund hinterlegter Regeln einer manuellen Freigabe bedürfen. Das sind bei uns zum Beispiel Rechnungen mit einem Betrag unter 0,00 Euro (Gutschriften) oder über 2000,00 Euro. Außerdem Rechnungen für spezielle Einzelkunden. Mit der Rechnungsübermittlung ans Portal ist die Sache für Wilfried Mueller: „Die Zusammenarbeit mit Neopost war kompetent, engagiert, zügig und professionell und immer davon getragen, jede unserer Anforderungen, wenn irgendwie möglich, umzusetzen.“ uns erst mal erledigt. Um alles Weitere kümmert sich Neopost. Im Rahmen der hybriden Rechnungsabwicklung übernimmt die Datev, ein Netzwerkpartner von Neopost, den Ausdruck und Versand unserer Rechnungen. Was hat’s gebracht? Unsere Ausgangsziele wurden allesamt erreicht. Die Rechnungen sind viel schneller beim Kunden, so dass auch die Zahlungen bei uns rascher eingehen. Die Prozesse sind transparent geworden. Ebenso die Prozesskosten, was der transaktionsbasierten Abrechnung sowie der Kostenübersicht im Neopost e-Services-Portal zu verdanken ist. Und unser manueller Bearbeitungsaufwand liegt heute nahezu bei null, da sich vieles über die Software automatisieren ließ: so etwa das Anhängen von Lieferscheinen bzw. anderer (kundenindividueller) Beilagen, der Versand an eine von der Rechnungsanschrift abweichende Adresse oder auch das (Aus-)Sortieren, Sammeln und „Klammern“. So kommen wir nach wie vor in den Genuss der gewohnten Portooptimierung und profitieren über die Datev sogar noch von Konsolidierungsrabatten (Mengenrabatten) der Deutschen Post. Last, but not least hat sich auch die Neuanschaffung einer Kuvertiermaschine erübrigt, da bei uns keine großen Kuvertiervolumen mehr anfallen. Überflüssig wurde zudem der Kauf des angedachten HighspeedMultifunktionsdrucksystems, weil wir das Gros der Rechnungen nicht mehr selbst drucken. Wir konnten also ein einfacheres, günstigeres Gerät anschaffen, das normalen Büroanforderungen genügt. Hinzu kommt, dass die neue Lösung weit mehr kann als nur Rechnungen. So konnten wir zum Beispiel auch eine Mindestlohnabfrage bei unseren Lieferanten per Serienbrief über das Neopost-Portal abwickeln. Zusammenfassend lässt sich sagen: Alle sind mit der neuen Lösung aufs Vollste zufrieden. Sowohl der Geschäftsführer unserer Vertriebsfirmen Rainer Heimann und der IT-Leiter Edgar Strommer als auch die betroffenen Mitarbeiter in den einzelnen Vertriebsabteilungen und Poststellen. Wie geht’s weiter? Nachdem sich die neue Lösung bewährt hat, wollen wir im 2. Halbjahr 2015 auch unsere Mahnungen darüber abwickeln. Gemeinsam mit einem Großkunden, der Nummer 1 im deutschen Baumarkthandel, sind wir außerdem gerade dabei, den Rechnungsversand in strukturierten Datenformaten umzusetzen. Weitere Überlegungen gehen in Richtung Rechnungsumstellung an unseren Standorten in Frankreich und Österreich. Wir haben also noch einiges vor. Umso mehr freuen wir uns, mit Neopost einen Partner zu haben, der uns in allen Fragen der ERechnung kompetent unterstützt. Wilfried Mueller Weitere Informationen: www.neopost.de/e-services-software/e-services Verlagssonderveröffentlichung
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