WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBH Wilken ECM | BPM | OCR Mai 2015 V 1.20 LÖSUNGSPORTFOLIO UM WAS GEHT ES BEIM INFORMATIONSMANAGEMENT? Erfassung 2 Verwaltung Verteilung Bereitstellung WAS IST DIE ZIELVORSTELLUNG Automatische Archivierung aus führenden System Angebot Wilken ECM Suite Journal 3 Zeichnung LÖSUNGSVORSTELLUNG WILKEN DOKUMENTENANZEIGE AUS FÜHRENDEM SYSTEM Anwender findet anwendungsübergreifend in dem für ihn führenden System CRM Wilken ECM Suite Angebot pio CAD E-Mail 4 Office Weitere Applikationen via XML-API / WebServices ARCHITEKTUR Wilken ECM Client Datenbank Applikationen via WS, API Wilken ECM Server TCP/IP Wilken ECM SCAN 5 Storage Storage - BOS (TR-ESOR) - HP iCAS - NetApp - IBM TSM - Silent Cube - EMC - Hitachi - FileLock - verschlüsselt - komprimiert WILKEN ECM 6 WILKEN ECM SERVER • • • • • • • • • • • • • • • • 8 Windows-basierendes DMS-/Archiv-System In 3 Sprachen verfügbar (Deutsch, Englisch, Französisch, waA.) Windows Office / Windows 7 Look-And-Feel Unterstützt Compliance-Systeme (EMC, NetApp, FILELOCK, usw.) Voraussetzung MS SQL-Server 2008, Windows Server 2008, Win XP SP3, Oracle 11i) (oder neuere Versionen) Microsoft ADS-Benutzer/Gruppen Import Rollenbasierte Zugriffsberechtigungssteuerung Volltextsuche über PDF, PDF/A, Office (doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, msg, txt, tiff (MS Office 2007)) usw. (Microsoft iFilter-Technologie) Dokument-Versionierung / LifeCycle Unterstützung mehrsprachiger Definitionen Aufzeichnungen aller Zugriffe möglich Optional verschlüsselte Dokumentablagen Annotationssupport (änderbar durch Alle, Ersteller) Digitale Signaturen (Dokumente können bei Ablage mittels Zertifikat digital signiert werden, importieren von externen Signaturen) Integriertes Vorgangsmanagement AddOn‘s wie Digitale Akte oder SearchCenter WILKEN ECM CLIENT 9 WILKEN ECM CLIENT – DIGITALE SIGNATUREN 13 WILKEN ECM MS OFFICE INTEGRATION 14 WILKEN ECM COLD Wilken ECM COLD • Konvertierung von Druckdateien (z.B. über i5.Spool) nach PDF, PDF/A oder nach AFP • Unterstützt Datenströme wie AFPDS, IPDS, SCS oder PCL • Auftrennen von Druckdaten in Dokumente • Extrahieren von Indexwerten • Einmischen von zusätzlichen Ressourcen (z.B. PDF als Overlay hinzufügen) • Umfangreiche Scripting Möglichkeiten (JavaScript) Wilken ECM COLD Designer • Interaktive Definition von Metadaten/Umbruchkriterien • Interaktive Ausführung/Test von durchgef. Profilierung • Integration von NotePad++ als ScriptEditor • Visuelle Unterstützung von JavaScript-Sprache (Highlighting) 15 WILKEN ECM COLD 16 WILKEN ECM BATCH • • • • • • • • • • • • • • 17 Import von Dokumenten im Stapelbetrieb Wiederanlauf von unterbrochenen Stapeln Stapelorientierte Reindexierung von Dokumenten Einbindung Betriebssystemaufrufe (externe Prozesse) Unterstützung von dig. Signaturen bei Import (Bei Import signieren, externe Signaturen mit Dokument verlinken) Versionierung von Dokumenten während Import Import/Versionierung von Digitalen Aktendaten Abgleich von digitalen Aktendaten Zeitgesteuerter Aufruf bestimmter Stapel Kontrolle der ausgeführten Stapel Detaillierte Informationen über Ablauf Konvertierung von Dateiformaten in Zusammenarbeit mit Wilken ECM COLD Importfilter für Wilken ECM, SAP Dokumentverlinkung und Microsoft MOSS/WSS Voraussetzung: MS SQL Server 2008 WILKEN ECM SCAN • • • • • • • • • • • • • 18 Stapelorientiertes Massenscanning Unterstützt von ISIS und TWAIN-Scanner Barcode/OCR-Erkennung Scanning ab Dateisystem Automatische Belegzuweisung auf Basis Barcode Zeitgesteuerte Ablage Indexwerteabgleich mit externen Tabellen oder i5-Programm Ablagefilter zu Wilken ECM, SAP-Verlinkung, Microsoft SharePoint/WSS Übergabe der Dokumente an FreeFormStar /FreeForm zur automatischen Inhaltsindexierung Zuschneiden von eingescannten Seiten Eliminierung von Leerseiten Einbindungen eigener Indexierungsschnittstellen (.NET-Assemblies) Kann auch unter Citrix betrieben werden (Scanarbeitsplätze werden über TWAIN-Redirection angebunden, kein ISIS) WILKEN ECM SCAN • • 19 Voraussetzung: • ISIS oder Twain-fähiger Scanner • Windows 32-Bit XP, Vista • unter Citrix: Windows Client oder Windows XPE, Scanner wird über Twain-Redirection angebunden WILKEN ECM WEB-UND MOBILE-CLIENT RIA/ WEB • Internet Browser basierende Dokumentsuche/Anzeige • Optional: Umsetzung von AFP, TIF, GIF, JPG, BMP-Formate in PDF Wilken ECM RIA • Neuentwicklung auf Basis Microsoft Silverlight 5.0 und wird zukünftig zum DMS-Client erweitert • Zur Zeit nur Dokumentsuche möglich • Unterstützung von Suchordner, vorbelegte Sucheigenschaften • Voraussetzung RIA-Client: • Internet-Browser mit Silverlight 5.0 Wilken ECM WEB • ASP.NET basierender WebClient (Dokumentsuche) • Einbindung über URL in Drittanwendungen • Voraussetzung WEB-Client: • Internet-Browser (getestet wurden IE und Firefox) Mobile Geräte • moderne HTML5 Anwendung erlaubt Suche und Anzeige mit iPad, iPhone, Android, Windows Phone usw. 20 WILKEN ECM RIA CLIENT 21 WILKEN ECM WEBSERVICE 22 WILKEN ECM WEBSERVICE / XMLAPI XMLAPI • • • • • • • • • • • 23 Einfache Integration von Wilken ECM in Drittanwendungen Aufruf über Monitor oder direkt über XMLAPI-Schnittstelle Einfaches Kommunikationsmodell über XML-Telegramme COM/DCOM-fähige Komponente Kann als Assembly in .NET-Anwendungen integriert werden XMLAPI-Komponenten müssen auf Client-Rechner installiert werden WebServices SOA-Architektur Kann grundsätzlich in jede Anwendung integriert werden, welche WebService-Aufrufe unterstützt WebService-Schnittstelle wird laufend mit neuen Funktionen erweitert Keine Client-Installation notwendig WILKEN ECM i5.SPOOL / i5.API Wilken ECM i5.Spool • IBM AS/400 Druckdatenarchivierung • Bereitstellung von Druckdaten für COLD • SCS, IPCS, AFPDS und PCL werden unterstützt • Externe Ressourcen wie Overlays, Page-Segmente werden revisionssicher eingebettet • Kontrolle über bereitgestellte und erfolgreich archivierte IBM i5 Druckdateien • Automatische Reorganisation von archivierten Druckdateien • Erzeugung von Druckdateikopien für Archivierung Wilken ECM i5.API • Aufruf von Wilken ECM Client (XMLAPI)-Funktionen ab i5 • z.B. Dokumentsuche ab i5 auf lokaler Arbeitsstation aufrufen • z.B. Dokumente ab i5 einscannen mit Übergabe von Indexwerten • z.B. Dateiimport ab i5 starten mit Übergabe von Indexwerten • 5250 ScreenScraping (Voraussetzung IBM Client Access) • Direkte Kommunikation über TCP/IP – keine Drittkomponenten i5 wie auch PC-seitig notwendig • Voraussetzung: IBM OS/400 V5R4 oder höher 24 WILKEN ECM i5 API 25 INTEGRATION IN MS-SHAREPOINT 26 SHAREPOINT CONNECTOR Wilken ECM Suite als Archivierungs-Backend • Standardintegration • Millionen von Dokumenten in gesetzeskonform elektronisch in bewährtem Archivsystem ablegen • Dokumente verschieben (in SharePoint löschen) • Interaktive und stapelorientierte Arbeitsweise • Standardisierte Suche und Verwendung von Wilken ECM Dokumenten in Microsoft SharePoint • Standardintegration über Business Connectivity Services (BCS) • Mapping Service • Berechtigungen SharePoint Integrationslösungen Wilken ECM RIA Web Client in SharePoint WebParts für diverse Anforderungen Wilken ECM Funktionen zu 100% als Web Services Kundenindividuelle Lösungen 27 SHAREPOINT CONNECTOR 28 SHAREPOINT CONNECTOR 29 E-MAIL-ARCHIVIERUNG 30 E-MAIL-ARCHIVIERUNG UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZE Mail-Client GoBD konform im Kontext Mitarbeitereinbindung - Für „alle“ sichtbar in Akte Wer sieht was ? 31 Mail-Server Performance SOX, EuroSOX - Keine Akteneinbindung Berücksichtigung Postgeheimnis E-MAIL-ARCHIVIERUNG WILKEN ECM OUTLOOK INTEGRATION / EXCHANGE INTEGRATION Interaktive Ablage von Outlook E-Mails • Ablage als *.msg- oder PDF-Datei • Ablage der ausgehenden E-Mail bei „Senden…“ • Umwandlung von Nachricht und Anhänge in PDF und Zusammenführen zu 1 PDF-Dokument (Voraussetzung PDF Druckertreiber) • Anhänge können als einzelne Dokumente abgelegt werden • Verknüpfung von E-Mails zu Anhängen • Definierbar, ob nach Ablage Verknüpfung zu Wilken ECM Dokument gemacht wird (nach Ausräumen des E-Mails) Exchange.Mailbox und Journal • Server-basierende Übernahme • Konfigurationsanwendung für Administratoren • Journalisierung (für Compliance-Zwecke) • alle ein-/ausgehenden E-Mails • Standardschnittstelle von Microsoft • Postfächer (für Prozesszuordnung) • Übernahme E-Mails nach Kriterien • automatisierte Indizierung (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Größe usw.) • indiv. Module (z.B: für Zuordnung Kunde) 32 E-MAIL-ARCHIVIERUNG OUTLOOK E-MAIL-ABLAGE 33 E-MAIL-ARCHIVIERUNG WILKEN ECM NOTES ARCHIVER • • • • • 34 Automatische und interaktive Ablage aus beliebigen Notes-Datenbanken Auswahlmöglichkeit • nur Notes-Dokumente • nur Anhänge • beides Detaillierte Protokollierung der Exportläufe Einfache Konfiguration mittels Konfigurationsprofilen Individuelle Zeitsteuerung • Zeitpunkt oder Schedule E-MAIL-ARCHIVIERUNG WIKEN ECM NOTES ARCHIVER Anwendungsmöglichkeiten • • • Intelligente Suche (thematisch, synonym, mehrsprachig) Langfristige Archivierung von Notes-Dokumenten und deren Anhänge Entlastung von Notes-Datenbanken Ablage ins Dateisystem Mailarchivierung ist in folgenden Varianten möglich: • Regelbasierte Archivierung vor Zustellung im Postfach Compliance nach Zustellung im Postfach qualifizierte Nachindexierung durch Benutzer möglich ! • Interaktive Archivierung nach Zustellung im Postfach qualifizierte Indexierung durch Benutzer möglich 35 E-MAIL-ARCHIVIERUNG WILKEN ECM NOTES ARCHIVER Technik • • • • • • • 36 Implementierung als native Domino Lösung KEINE Clientinstallation direkte TCP/IP Kommunikation alle Domino Server und Client Versionen ab 7.0.2 Unterstützung Domino Clusterumgebung KEINE zusätzlichen Archiver und Datenbank Server notwendig (Budget und Wartung) Single Instance Archivierung Optionale PDF Konvertierung von Dokument und / oder Anhängen (erfordert Windows Gateway) E-MAIL-ARCHIVIERUNG WILKEN ECM NOTES ARCHIVER - INTERAKTIVE ARCHIVIERUNG 37 E-MAIL-ARCHIVIERUNG WILKEN ECM NOTES ARCHIVER - NACHINDEXIERUNG 38 E-MAIL-ARCHIVIERUNG WIKEN ECM NOTES ARCHIVER 39 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT 40 WILKEN BPM SUITE 41 WILKEN BPM DIGITALE RECHNUNGSPRÜFUNG Erfassung Belegerkennung Digitale Prozesse Dispo Kontieren ERP / Fibu Genehmigen Workflow-Start Rechnung ohne Bestellungen Validierung Datenabgleich Bildaufbereitung Referenzdaten OCRVerarbeitung Klären Differenzen u. a. Rechnung mit Bestellungen Wilken ECM / Rechnungseingangsbuch 42 GOBS-ZERTIFIKAT 43 BARC - FACHSTUDIE 44
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