Schweizer Armee Armeestab Geschäftsprozessmanagement als Basis für die Transformation der Schweizer Armee Markus Kress Unternehmensentwicklung Schweizer Armee Bern, 11.09.2015 Die Schweizer Armee Transformation ist nicht lediglich ein Wechsel von «links» nach «rechts», sondern bedeutend mehr. Schweizer Armee Armeestab SGPM V 2 Agenda Ausgangslage / Historie Prozessmanagement Herausforderung Umsetzung / Transformation Weiterentwicklung Prozessmanagement Schweizer Armee Armeestab SGPM V 3 Ausgangslage § Kostendruck/Kostensenkung § Kreditkürzungen § Stellenabbau § Bestandsreduktion Armeeangehörige § Technologie halten/verbessern § gleiche Leistungen Schweizer Armee Armeestab SGPM V 4 Historie Prozessmanagement § Reglemente, Checklisten (K-Punkte), techn. Dokumentationen zu den mil Systemen § „Prozess“- Dokumentationen (MS-Word, MS-Visio, Power- Point, etc.) § Grossprojekt Logistik@V (Logistikprozesse): ARIS4SAP (ARIS Business Designer & -Architect) § „Prozessorientierte SAP Implementierung“ § OHB (Organisationshandbuch) mit integrierter Geschäfts- Gesamtarchitektur analog einem Management Manual § Implementierung KVP: Prozessverbesserungsprozess PVP mit ARIS Process Governance und ARIS Process Performance Manager § Integration weiterer Prozess-Gruppen: LW*, HE**, HKA, ABC, MilSich, KAMIR, Swissint, AApot* *) nach ISO 9 001 u nd 1 4001 zertifiziertes Teilsystem **) Rekrutierungszentren Schweizer Armee Armeestab SGPM V 5 Agenda Ausgangslage / Historie Prozessmanagement Herausforderung Umsetzung / Transformation Weiterentwicklung Prozessmanagement Schweizer Armee Armeestab SGPM V 6 Herausforderung: Funktions- versus Prozessorientierung (à «ich brauche keine Prozesse, ich befehle».) rein funktional: rein prozessorientiert: - vertikal orientiert - eher direktiv - klare Bereichsgrenzen - horizontal orientiert - eher partizipativ - klare Wertschöpfung - „Kamin-Effekt“ alles wird nach oben gespült - Tendenz, nur die eigene Aufgabe zu sehen - schwache Kommunikation über die Bereichsgrenzen hinweg - mit hoher Komplexität überfordert - weniger Hierarchie, mehr Eigenverantwortung - 90°-Shift der Ziel- und Mittelzuteilung Bandbreite der Realität Schweizer Armee Armeestab SGPM V 7 Die Struktur der Armee SGPM Das Strategische Prozessmanagement hat Dank der organisatorischen Positionierung entsprechende Wirksamkeit Schweizer Armee Armeestab SGPM V 8 Agenda Ausgangslage / Historie Prozessmanagement Herausforderung Umsetzung / Transformation Weiterentwicklung Schweizer Armee Armeestab SGPM V 9 Umsetzung: Prozesslandschaft Prozesslandschaft V Führungs- und Management Prozess Militärstrategische Führung Strategische Handlungsrichtlinien MSS Strategierelevante Beiträge MND Führung Management V Strategieentwicklung und -überprüfung Integrale Planungsvorgaben Militärische Gesamtplanung Planungsgestaltung Planung Transformationsplanung Planungsabstimmung Management Support Steuerung Integrale sicherheit BPM Dokumenten- Management PPM Recht Kommunikation Geschäfte Strategisches Controlling Bereitschaftsführung (PALF) Kernprozesse Bereitschaftsplanung (PALF) Bereitschaftscontrolling (PALF) Bereitschaftssteuereung (PALF) Planung und Führung von Operationen und Einsätzen Lagecontrolling ANP Planung & Führung von Op / Ei Op / Ei Plan Op / Ei Führung § Alle Prozesse für alle Mitarbeiter sichtbar § Organisations- strukturen treten in den Hintergrund Bereitschaftserstellung und Einsätze Erstellen Grund Ber Unterstützungs- prozesse Erstellen Ei Ber Durchführen von Ei ANP Einsätze Militärische Unterstützungleistungen Log und San FU, elo Op, Cyber Defence Finanzen V Personal V Lohnbezüger Soldbezüger Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) Immobilien Schweizer Armee Armeestab SGPM V 10 Prozessmodell V Prozesslandschaft V Prozesslandschaft V Führungs- und Management Prozess Militärstrategische Führung Strategische Handlungsrichtlinien MSS Strategierelevante Beiträge MND Führung Management V Strategieentwicklung und -überprüfung Integrale Planungsvorgaben Militärische Gesamtplanung Planungsgestaltung Planung Transformationsplanung Planungsabstimmung Management Support Steuerung Integrale sicherheit BPM Dokumenten- Management PPM Recht Kommunikation Geschäfte Strategisches Controlling Bereitschaftsführung (PALF) Kernprozesse Bereitschaftsplanung (PALF) Bereitschaftscontrolling (PALF) Bereitschaftssteuereung (PALF) Planung und Führung von Operationen und Einsätzen Lagecontrolling Op / Ei Plan Op / Ei Führung ANP Planung & Führung von Op / Ei Bereitschaftserstellung und Einsätze Erstellen Grund Ber Unterstützungs- prozesse Erstellen Ei Ber Durchführen von Ei ANP Einsätze Militärische Unterstützungleistungen Log und San FU, elo Op, Cyber Defence Finanzen V Personal V Lohnbezüger Soldbezüger Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) Immobilien Schweizer Armee Armeestab SGPM V 11 Ebenenstruktur Prozessmodell V Prozessmodell V mit Prozessgruppen Prozessgruppe mit Hauptprozessen Hauptprozess mit Teilprozessen Teilprozess mit Basisprozessen Basisprozess mit Prozessschritten Schweizer Armee Armeestab SGPM V 12 Prozessportal V Intranet Zugriff für alle Mitarbeitenden bis hin zum jeweiligen Fach- gebiet (Basisprozess) Schweizer Armee Armeestab SGPM V 13 Der kontinuierliche Verbesserunsprozess (KVP) § Der KVP bezieht sich auf die unternehmensweite Gesamtoptimierung – meist in der Linienverantwortung § Der PVP fokussiert auf die Prozessoptimierung in der Verantwortung des Prozess- Verantwortlichen Schweizer Armee Armeestab SGPM V 14 Basisprozess Schweizer Armee Armeestab SGPM V 15 Nächste Herausforderungen § WEA Weiterentwicklung der Armee § Nachweis der benötigten Ressourcen über die Prozesse § Integration der SAP Systeme LW und Logistik § Fortführen der Erfolgsgeschichte § «Prozessorientierte SAP Einführung» allerdings jetzt § «Business Drives IT» statt «IT Drives Business» § Integriertes Testmanagement § Prozessorientierte Ausbildung § ARIS Datenbank als «Single Point of Information» Schweizer Armee Armeestab SGPM V 16 Prozesse einmal erstellt und ziel- gruppengerecht aufbereitet Schweizer Armee Armeestab 17 Reine Ordnungsstruktur in ARIS analog Prozesslandschaft V Reine Ordnungsstruktur in ARIS, nicht synchroni-‐ sationsrelevant Teilprozess Basisprozess MD11 (Hinzufuegen Planauftrag) Planauftrag anlegen Kopie von Planauftra g anlegen Schweizer Armee Armeestab Geschäftsszenario Geschäftsprozess Prozessschritt Prozessschritt SGPM V 18 Organigramme RUAG - Landsysteme - Item Manager Heer - Lehrverband Logistik 1 LBA Centermitarbeitende RUAG - Aerospace - Item Manager Übersichtsmodelle K_NSRS_Nachschub/ Rückschub Formulare/Dokumente K_BB_ Bereitstellung und Betrieb K_IH_ Instandhaltung Systeme U_SB_ Strategische Beschaffung U_SM_ Stammdaten- management Med & Vet Behandlung Pflege F_Org_ Organisationsplanung und -steuerung Med & Vet Selektion Checkliste Triage Sicherheits- auflagen Lokale Inventurweisung Ih Meldung WEMA- und Fassung- Programm Lieferavis Ih-Auftrag Messbelege für Equipment Change Antrag Ableitungsobjekt K_TLAPF_ Taktische Logistik- aktionsplanung und -Führung Vet D Integrale Planungsvorgaben Betrieb und Einsatz Integrale Ressourcenzuteilung Kooperations / PPP Portfolio System/Service Hauptprozess Transformationsplanung Planungs- gestaltung Planungs- abstimmung 5 FTE LGS Stufe Planung Statusrapport der Armee System-/Service-Portfolio führen MBS Stufe Planung Delta SOLL-IST MBS beschreiben Strategieentwicklung &-Überprüfung Fähigkeitskonzeption erarbeiten BEDA open KE V ELS Catrin Acess Datenbank BEDA open KE V ELS CHEOPS Delta Kern-IST Fähigkeiten beschreiben BELPLAN (Belegungsbestätigung) Grundlagenpapier Fähigkeitsentwicklung Vorhabenportfolio führen Entwicklungs- Massnahme Fachbegriffsmodelle Entwicklungs-Massnahmen /Vorhaben Matrix Entwicklungs-Mass- nahmen Portfolio Fä Konzeption Vorhabenportfolio Konzepte Definierte Fähigkeitslücken Strat HRL an die Transformationsplanung 9 FTE 0.5 FTE Kernfähigkeiten der Armee Vorhaben führen Forschungsauftrag erstellen Technologiestrategie Vorhaben Schätzung der Res- sourcen inkl. Betrieb Forschungsauftrag BPMN nicht in der Fachdokumentation PfP Partnership for Peace Militärische Kooperationen SVS Sicherheitsverbund Schweiz Zivile Kooperationen/PPP 1 Mgmt PPM 7 C4I 5 ISTAR 5 IKT 9 SHE 4.5 SLW 2 MUN 33.5= FTE IKT Produkte- Anforderungen Einsatzkonzept Forschungsplan Abbauvorgaben pro OE DU CdA BELPLAN-Daten Abschlussmeldung Benennungserlass Bedarfsformulierung Betrieb Infra Durchführung K_BB_DF_03 B&B Infra Vorbereitung K_BB_DF_01 APC Tool 2 FTE Entwicklungs- Massnahme definieren 3 FTE MBS/Entwicklungs- Massnahmen Matrix 1 FTE AAS-Tool 6 FTE Grundlagenpapier Fähigkeitsentwicklung erstellen Statusrapport der Armee Umsetzungskonzepte aller Teilstrategien Anwendungssysteme Planungs- gestaltung IST MBS 6 FTE Gesamtstrategie V Synchronisierte Teilstrategien V (1-9) IST MBS erfassen IST Fähigkeiten Statusrapport der Armee MBS Delta K_BB_IH_ Instandhaltung Infrastruktur Planungs- abstimmung 1 FTE IST Fähigkeiten erfassen System-/Service- Portfolio 1 FTE K_BB_DF_ Durchführung Bereitstellung und Betrieb 1 FTE Übergabe Infra K_BB_DF_04 Rollenmodelle B&B Infra Nachbereitung K_BB_DF_06 Rücknahme Infra K_BB_DF_05 Bereitstellung Infra Durchführung K_BB_DF_02 Cockpit ZUKÜNFTIG LBA - Centerleiter HEUTE Führungsstab der Armee - Personelles der Armee J1 Projektmitarbeitende (PMA) Programmmanager (PRM) 2.1.2 Stellenausschreibung Zivil Stelle publiziert Verbindung der Ebenen durch Hinterlegung und Wiederverwendung von Objekten IW32 (AUFTRAG ÄNDERN) IW38 (IH- Aufträge ändern) IW39 (IH- Aufträge anzeigen) Projektleiter (PL) 2.1.3.1 Bewerbung Prüfen, ob Bewerbungen eingegangen sind D HR SC Umantis IW39 (IH- Aufträge anzeigen) IW32 (AUFTRAG ÄNDERN) IW38 (IH- Aufträge ändern) IW33 (Anzeigen IH- Auftrag) IW33 (Anzeigen IH- Auftrag) elektronische Bewerbung eingegangen Papier- Bewerbungen eingegangen 2.1.3.4 Umantis Bewerbung bestätigen I HR SC Umantis Papierbewerbung en scannen und hinterlegen D 2.1.2 Stellenausschreibu ng Zivil 2.1.3.3 Bestätigung Bewerbungseingan g Papierbewerbung en bestätigen D I Bestätigung versendet Kopie von Infra wird mit Auflagen... HR SC Eingescanntes Bewerbungs- dossier Bewerber/in Bestätigung Bewerbungseingan g Infra wird mit Auflagen übergeben Projektqualitäts- verantwortlicher (PQV) Keine Bewerbungen eingegangen 2.1.3.2 D Bestätigung versendet HR SC Bewerber/in Fachbegriff 2.1.4 Vorselektion zivil Winterreifen montieren Kunde Winterreifen erhalten Wagen aufbocken Sommerreifen entfernen Winterreifen montieren Winterreifen aussuchen Winterreifen bestellen Winterreifen falsch montiert Sommerreifen lagern Winterreifen benötigt Luftdruck prüfen Winterreifen- Bestellung 14 Tage Beim Händler Nachfragen Winterreifen bezahlen Winterreifen montiert und bezahlt/ Sommerreifen gelagert Winterreifen Bezahlung Reifenhändler 100% BPMN auf technischer Dokumentationsebene Schweizer Armee Armeestab SGPM V 19 Agenda Ausgangslage / Historie Prozessmanagement Herausforderung Umsetzung / Transformation Weiterentwicklung Prozessmanagement Schweizer Armee Armeestab SGPM V 20 Weiterentwicklung ARIS Strategie Daten aufbereiten und bereitstellen Prozessbasiertes IKS Performance messen Schweizer Armee Armeestab SGPM V 21 Die CH-Armee ist nicht allein (DEIG: Defense Interest Group) Schweizer Armee Armeestab SGPM V 22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Schweizer Armee Armeestab SGPM V 23
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