use case netmind für intranet

USE CASE
NETMIND FÜR INTRANET
INTRANET ALS STRATEGISCHES FÜHRUNGSINSTRUMENT – MITARBEITER ALS WETTBEWERBSVORTEIL
Intranets bilden in Unternehmen für die Belegschaft meist die zentrale Informationsplattform. Mit
netmind als Analytics-Lösung lassen sich Intranets so optimieren, dass sie die Leistungsfähigkeit der
Mitarbeiter deutlich erhöhen und darüber hinaus als strategisches Führungsinstrument eingesetzt
werden können.
Jedes Unternehmen basiert auf einem Geschäftsmodell. Dieses beschreibt, mit welchen Produkten und/oder Dienstleistungen bei Kunden Umsatz und
Gewinn erzielt werden soll. Die darauf aufbauende Unternehmensstrategie definiert den Weg, über den sich das Unternehmen vom Wettbewerb abhebt
und eigene Wettbewerbsvorteile ausbaut. Damit diese Kombination aus Geschäftsmodell und Unternehmensstrategie „harte Erfolge“ erzielen kann,
bedarf es „weicher Erfolgsfaktoren“, die besonders durch die Mitarbeiter eines Unternehmens geformt werden1.
Das Intranet bildet für viele große Unternehmen dabei den zentralen Punkt zur Informationsbereitstellung und Vernetzung der Mitarbeiter und kann einen
wesentlichen Beitrag zur Nachhaltigkeit der Erfolgskombination aus Geschäftsmodell und Unternehmensstrategie leisten. Voraussetzung ist
dabei allerdings, dass im Intranet die richtigen Informationen zur Verfügung gestellt werden und dessen Nutzung möglichst effizient betrieben wird.
Steigerung der Arbeitseffizienz
In deutschen Unternehmen verbringt jeder einzelne Mitarbeiter durchschnittlich zwischen 15 – 35% seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen.
Auf der Suche nach ganz konkreten Informationen ist der Suchende im Schnitt nur in 50% aller Fälle erfolgreich. Große Unternehmen kostet diese Suche
pro Jahr Millionenbeträge2. netmind für Intranets liefert den Analysten genaue Informationen über die Nutzung, den Nutzen, die Usability und ob das
Intranet seine Ziele erfüllt. Darüber hinaus ist erkennbar, mit welchen Suchbegriffen nach Informationen und Dokumenten recherchiert wird, welche
Informationen häufig aufgerufen und welche Inhalte kaum oder gar nicht nachgefragt werden.
USE CASE: NETMIND FÜR INTRANET
Diese und weitere Analyseergebnisse helfen, das Informations- und Dateiangebot im Intranet aktuell zu halten: Nicht frequentierte Informationen können
aus dem Angebot entfernt und somit der Zugriff auf häufig nachgefragte Informationen erleichtert werden. Der netmind Satisfaction Index zeigt
als zentrale Analyse-Kennzahl dem Intranet-Verantwortlichen mit einem Blick, wie erfolgreich die Nutzer mit dem Intranet arbeiten. Die aus den
Analyse-Ergebnissen abgeleiteten Verbesserungen helfen nicht nur dabei die Arbeitseffizienz zu erhöhen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Messung der Informationsverbreitung im Unternehmen
Neueste Informationen, die im Intranet über Newsmeldungen, Newsliste, Infobanner oder Newsslider präsentiert werden, sollen von den Mitarbeitern
schnell aufgenommen werden. Durch die Messung der direkten Klicks und der „Views ohne direkten Klick“ erhalten die Verantwortlichen der internen
Kommunikation einen Anhaltspunkt darüber, wie weit sich die jeweilige Neuigkeit im Unternehmen verbreitet. Diese Analyse-Ergebnisse helfen
bei der Entscheidung, wie lange die entsprechende Nachricht noch eingeblendet bleiben muss, bis sie den gewünschten Grad der Informationsdurchdringung erreicht hat. Die Ergebnisse tragen einen entscheidenden Teil dazu bei, dass das Intranet nicht nur aktuell, sondern neue Botschaften auch
ausreichend schnell und weit verbreitet werden.
Effizienz- und Kommunikationsziele erreichen:
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Effizienz: Durch optimierte Suche und Zugriff schneller zu den richtigen Informationen gelangen
Relevanz: Gezielte Information der Mitarbeiter durch das Anbieten relevanter Inhalte
Aktualität: Aktives Hinweisen der Mitarbeiter auf Aktualisierungen durch Änderungsinformationen
Reichweite: Messung der Informationsverbreitung im Unternehmen
Mit Analysen aus Social Intranets die Corporate Identity stärken
Intranets, die auf Social Business Plattformen wie beispielsweise „Jive“ oder „Yammer“ basieren oder Social Functions wie Kommentare, Foren oder
Blogs beinhalten, ermöglichen weitere Analyse-Möglichkeiten. Durch die Analyse dieser Social Functions erhalten Führungskräfte eine Rückmeldung
über die Themen, mit denen sich die Mitarbeiter besonders intensiv auseinandersetzen. Die Abbildung einer „Employee Journey“ stellt dar, wie die
Reaktionen auf neue Veröffentlichungen im Intranet ausfallen: Wieviel Prozent der Mitarbeiter haben die neue Veröffentlichung gelesen? Wie verhalten
sich die Leser unmittelbar danach: Wieviele beteiligen sich direkt nach dem Lesen durch einen Kommentar und wieviele suchen im Intranet nach weiterführenden Informationen zu diesem Thema? Welches sind die Themen, die die meisten Reaktionen in Form von „Likes“ oder „Shares“ hervorrufen?
Die Intranet-Themen mit der, gemäß Analyseergebnis, höchsten Mitarbeiterbeteiligung lassen sich von den Verantwortlichen der internen Kommunikation für ihren eigenen Kommunikationsmix nutzen: Community Manager können sich in die meistfrequentierten Blogs einschalten, moderieren und
kommentieren. Umfassend diskutierte Themen lassen sich beispielsweise in Mitarbeiterveranstaltungen aufgreifen und aus Sicht des Unternehmens
dazu Stellung nehmen. Aber auch die Behandlung dieser Schwerpunkt-Themen in Mitarbeiterzeitungen bietet der Geschäftsleitung die Möglichkeit,
die Inhalte noch einmal nachvollziehbar in den eignen Unternehmenskontext einzuordnen und die Informations-Reichweite zu erhöhen. Das
Social Intranet bietet so den Mitarbeitern wiederum die Möglichkeit der inhaltlichen Rückmeldung.
1. Mitarbeiterzeitung:
2. Social Intranet:
beinhaltet Neuigkeiten des Unternehmens und
Greift Themen auf, stellt diese in den Dialog
gut recherchierte, journalistisch
und entwickelt diese im besten Fall weiter.
hochwertige Inhalte.
3. Community Manager:
bringen sich in die, gemäß Analyse, meist-
Seite 2
5. Mitarbeiterzeitung:
frequentierten Foren und Blogs mit ein,
greift die, gemäß Analyse, im Social Intranet
moderieren und kommentieren im Sinne der
meist diskutierten Themen und Trends wieder
4. Mitarbeiterveranstaltungen:
auf und ordnet diese nachvollziehbar in den
nehmen ggf. Bezug zu Themen aus dem Social
Unternehmenskontext ein.
Intranet.
Unternehmensstrategie.
Quellenangabe: Fußnote 3, Seite 4
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Die Corporate Identity des Unternehmens wird über solch einen exemplarischen Kommunikationskreislauf an alle Mitarbeiter, auch jene mit wenig
ausgeprägter Social Media Affinität, herangetragen und bekräftigt. Letztere können über eine vergleichbare Vorgehensweise sogar an das Social Intranet
herangeführt werden, da es auf diesem Wege durch Inhalte überzeugt und weniger mit „modernen“ Funktionen abschreckt.3
Über diesen exemplarischen Kreislauf können Entscheider:
–– Erkennen, zu welchen Themen die Mitarbeiter besonders Stellung nehmen
–– Die Unternehmensstrategie/ den Unternehmensstandpunkt Kanal-übergreifend kommunizieren und so bei den Mitarbeitern
gezielt festigen
–– Die Corporate Identity der Mitarbeiter stärken
Entlastung von Routineaufgaben – Analyse des Employee Self Service
Der Employee Self Service sieht vor, dass Mitarbeiter einen Teil Ihrer Personaldaten mithilfe des Intranet selbst verwalten. Zu den gängigsten Anwendungen zählen die Änderung persönlicher Stammdaten, Reisekostenabrechnungen, Urlaubsplanung und das Ausdrucken von Standardbescheinigungen. Ziel
ist die Entlastung der Personalabteilung von Routineaufgaben, Vereinheitlichung des Datenbestands und eine höhere
zeitliche Verfügbarkeit4. Die Analyse der Schnittstellenfunktionalität zwischen Intranet und HR-System mit netmind liefert
den Intranet-Verantwortlichen Informationen darüber, ob die
Nutzung und automatisierte Bearbeitung dieser Anfragen
reibungslos verläuft. Entscheider erhalten somit eine Kontrolle, ob die angestrebte Entlastung der Mitarbeiter der
Personalabteilung erreicht wird.
eLearning Angebote verbessern und
Wissensverbreitung ermitteln
Zur Aus- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter kommen
aufgrund von Zeit- und Ressourcenknappheit zunehmend
web-basierte eLearning-Programme und Schulungsvideos
zum Einsatz. Diese Angebote zur Mitarbeiterschulung werden häufig in Intranets integriert.
Screenshot: Oberfläche von netmind 5.3
Die Nutzung und Nutzungshäufigkeit von selbst produzierten Schulungsvideos lassen sich mit dem netmind Video-Tracking detailliert darstellen. Das
netmind Video Tracking informiert Ausbildungsleiter, ob Schüler einzelne Videostellen häufig wiederholt anschauen mussten, um die Inhalte zu verstehen.
Mit diesen Erkenntnissen lassen sich Videoinhalte optimieren und für die Schüler verständlicher aufbereiten. Diese Verbesserungen tragen dazu bei, dass
die Wissensverbreitung über Schulungsvideos im Unternehmen schneller voranschreitet.
In das Intranet integrierte eLearning Programme beinhalten oftmals bereits Auswertungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die Nutzungsintensität, die
Fehlerquoten bei der Beantwortung der Fragen und den benötigten zeitlichen Aufwand bis zum Erreichen des Lernziels. Zusätzliche Fragestellungen, wie
die Wissensverbreitung im Unternehmen, Unterschiede im Nutzungsverhalten von neuen Schulungsinhalten pro Niederlassung oder Abteilung lassen sich
durch netmind zu einem vollständigen Gesamtbild ergänzen. Über einen übergreifenden Education-Index als zentrale Kennzahl können Ausbildungsleiter messen, ob die eLearning-Plattformen die an sie gestellten Erwartungen erfüllen, oder ob stattdessen eine „persönliche“ Ausbildung
zielführender ist.
Seite 3
USE CASE: NETMIND FÜR INTRANET
Datenschutz
Bei der Einführung und dem Betrieb einer netmind Analytics-Lösung für Intranet spielt das Thema Datenschutz und Datensicherheit eine zentrale
Rolle. Besonders viel Wert legt Mindlab auf eine absolute Anonymisierung der Ergebnisse, so dass nicht weniger als acht Personen dem netmind Resultat zugeordnet werden können – bei gleichzeitig maximaler Aussagekraft. Als Bereitstellungsmodell bietet Mindlab seine Analytics-Lösung bevorzugt
als Inhouse-Lösung im eigenen Rechenzentrum des Kunden an und integriert netmind nahtlos in die bestehende IT-Landschaft. Alternativ lässt
sich auch eine datensichere SaaS Bereitstellung in Deutschland mit Mindlab realisieren. Das Professional Services Team steht den Projektverantwortlichen von Projektbeginn als Berater und Geschäftspartner zur Verfügung - sowohl unter fachlichen, als auch unter technischen Gesichtspunkten.
Alle technologischen, inhaltlichen und Datenschutz-Aspekte werden allen Entscheidungsinstanzen, von der Geschäftsleitung bis zum Betriebsrat
transparent präsentiert.
Zusammenfassung:
Mindlab versteht unter einer Intranet-Analytics-Lösung eine netmind Lösung, die dem Management seine individuellen Fragen zur Bewertung des
Intranet-Erfolges beantwortet. Mithilfe der Analyse-Ergebnisse sollen Entscheider in der Lage sein das Intranet so zu optimieren, dass Mitarbeitereffizienz, Arbeitseffektivität, Nutzungszufriedenheit sowie die Vernetzung und die Motivation der Mitarbeiter steigt. Datenschutz als InhouseLösung und der Schutz der Persönlichkeitsrechte durch Anonymisierung der Analyse-Ergebnisse haben dabei oberste Priorität.
Deshalb Mindlab
–– Spezialisierung:
Analytics-Lösung speziell für die Anforderungen an Intranets
–– Zukunftssicherheit: Maßgeschneiderte Intranet Analytics-Lösung, bei veränderten und/oder neuen Anforderungen sehr flexibel anpassbar
–– Datenqualität: Reverse-Proxy-Tracking Technologie für 100% Datenerfassung (kein Sampling) ermöglicht Business-relevante Entscheidungen
–– Interoperabilität:
netmind-Ergebnisse können mit Daten aus bestehenden Tools angereichert und wiederum an bestehende Fremdsysteme übergeben werden. Datensilos werden vermieden und Komplexität reduziert.
–– Datenschutz: Inhouse-Bereitstellung für maximale Datenhoheit oder datensicheres SaaS in Deutschland
–– Partnerschaft: Gesamtpaket aus hochflexibler Software und umfassender Beratung
–– Investitionssicherheit: Traffic-unabhängiges Lizenzierungsmodell, schnelle Amortisierung der Kosten
Quellen:
1: http://www.handelsblatt.com/unternehmen/mittelstand/motivierte-mitarbeiter-steigern-den-wert-von-unternehmen-belegschaft-als-wettbewerbsvorteil/2326700.html
2: Whitepaper „Was Ihnen viele Unternehmensberater verschweigen“ von Autostore/NSI Europe GmbH
3. http://blog.hlp.de/intranet/intranet-vs.-mitarbeiterzeitung-%E2%80%93-wer-hat-als-leitmedium-die-nase-vorne
4. https://de.wikipedia.org/wiki/Employee_Self_Service
Über Mindlab Solutions GmbH
Analyzing Intelligence für Web & App: Mindlab Solutions zählt im Bereich Web- und App-Analytics zu Deutschlands führenden Spezialisten. Durch die
Kombination von hochflexibler und grenzenlos individualisierbarer Standardsoftware, technologischen Alleinstellungsmerkmalen und komplementären
Dienstleistungen erzeugt Mindlab Synergieeffekte, die in einzigartigen Web- und App-Controlling Lösungen münden und Wettbewerbsvorteile schaffen.
Mindlab sieht sich als strategischer Partner an Ihrer Seite, der Projekte mit höchstem Anspruch an Qualität und Professionalität realisiert – immer im
Hinblick auf die geltenden Datenschutzbestimmungen. Mehr über Mindlab Solutions und seine Analyse-Lösungen erfahren Sie unter
www.mindlab.de
Seite 4
© Mindlab Solutions GmbH 07/2015

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