Fallstudie Intranet-ReLaunch

Fallstudie: Intranet-Neukonzeption
Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen
Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG
Das Ziel
„Ein runderneuertes Intranet für eine
(R)evolution der Kommunikation, einen Wandel
der bestehenden Kultur, die Schaffung von
Transparenz, Verbesserung der
Zusammenarbeit und das Verfügbarmachen
von Wissen.“
Zentrale Erfolgsfaktoren
 Internes Team „Knauf Gobal Intranet“
 Systematische Vorgehensweise
 Strategische Verankerung mit Fokus auf geschäftlichen
Mehrwert
 Externe Beratung bzw. Begleitung
 Feedback-Schleifen vor Ort – alle unter einem Dach!
„Das interne Team der Knauf Gips KG konnte sich voll
und ganz auf den ReLaunch konzentrieren. In
Kombination mit externen Beratern konnte ein
zielführender Projektplan realisiert werden, der alle
Interessengruppen berücksichtigte.“
Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH
Kundenstimme
„Die Beratung und Mitarbeit von eResult im Zuge der Neukonzeption
unseres Intranets war äußerst zielführend. Gerade die Zeit bei uns vor Ort,
in der eResult quasi 'mitgearbeitet' hat, tat dem Vorankommen im Projekt
sehr gut und hat dem Team wertvolle Impulse gegeben. Wir konnten
zusammen mit eResult eine klare Navigationsstruktur erarbeiten und
zugleich die Struktur zentraler Seitentypen festlegen.
Die Kompetenz und Zuverlässigkeit von eResult hat uns
dabei stets überzeugt. Und der von eResult geplante
und durchgeführte Card-Sorting Workshop war nicht nur
zielführend, sondern machte allen Beteiligten auch noch
Freude.“
Wolfgang Mend, Leitung Online Medien, Knauf Gips KG
Ablauf und Vorgehensweise
1. Vorarbeit
● In den ersten Phasen des Projekts wurden:
– bestehende Probleme und zukünftige Potentiale erhoben
– die strategische Ausrichtung des Intranets definiert
– eine Roadmap erstellt und verschiedene konzeptionelle Aspekte erarbeitet
– Personas definiert
– eine Systemevaluation durchgeführt
– die neu geschaffene Stelle des Intranet Managers besetzt
„Ein Intranet hat im Gegensatz zu praktisch allen anderen
Systemen keinen fest definierten Anwendungszweck. Jedes
Projekt muss deshalb zu Beginn entscheiden, was das
Intranet für das Unternehmen sein und leisten soll.“
Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater, Schillerwein
Net Consulting GmbH
2. Card-Sorting
● Um eine logische und gut bedienbare Navigationsstruktur zu
entwickeln, wurden mehrere Card-Sortings durchgeführt.
● Dabei wurden die vorgesehenen Inhalte auf Kärtchen notiert und
dann entsprechend ihrer sinnvollen Zusammengehörigkeit
gruppiert. Zunächst waren die Hauptkategorien noch nicht
benannt (sog. „offenes Card-Sorting“).
2. Card-Sorting
● Im zweiten Schritt wurden passende Benennungen für die
Oberkategorien gefunden und nochmals überprüft, ob die
Zuordnung passt.
● In diesem „geschlossenen Card-Sorting“ wurden also die zur
Verfügung stehenden Kärtchen den gefundenen Oberkategorien
zugeordnet.
● Im Ergebnis lag eine vollständige Navigationsstruktur auf oberster
Ebene vor.
„Durch die Workshops zur Erarbeitung der
Navigationsstruktur konnten die vielen Vorstellungen
und Ideen auf einen Nenner gebracht werden. Mit
dem Ergebnis können sich nun alle identifizieren.“
Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH
3. Wireframe-Erstellung
● Im nächsten Schritt wurden die zentralen
Seitentypen skizziert und anschließend mit
dem Tool „Axure“ in Wireframes überführt.
● Die Wireframes bildeten Anordnung von
Elementen, Seitenstruktur und erste
Navigations-/Funktionsmechanismen ab.
● Vor Ort wurde erneut vom gesamten Team
Feedback eingeholt und die Wireframes
weiter optimiert.
● Im Ergebnis lagen Entwürfe für die
wichtigsten Seitentypen vor, die nun
weiterverwendet und befüllt werden können.
4. Design-Entwicklung
● Dank der guten Vorarbeit mit den Wireframes herrschte sehr
schnell Einigkeit über die darauffolgenden DesignVorschläge.
● Die klare Trennung der Diskussionen in die verschiedenen
Bestandteile der Lösung…
– „welche Elemente werden benötigt?“ und „was wird in den
jeweiligen Elementen dargestellt?“ wurde mit den Wireframes
beantwortet
– „wie soll das aussehen?“ mit den Design-Vorschlägen
… ermöglichte sehr zielgerichtete und effiziente
Abstimmungsprozesse im Projektteam.
● Verschiedene Ausgabeformate (Desktop, Laptop, Tablet,
Smartphone) wurden von Anfang an berücksichtigt.
Ergebnis und Learnings
Ergebnisse und Learnings
● Die systematische Vorgehensweise und Begleitung durch
externe Berater half…
– bestehende Diskrepanzen/Meinungsverschiedenheiten aufzuzeigen
und aufzulösen.
– konzeptionelle oder technische Probleme aufzudecken und zu
beheben.
– den größten gemeinsamen Nenner zu finden.
– eine Entscheidungsgrundlage zu haben, nicht nur Ideen in Köpfen.
 …ein Intranet zu entwickeln, welches größtmögliche
Akzeptanz und Zufriedenheit schafft!
Ergebnisse und Learnings
● In die Entwicklung eines Intranets sollten diejenigen einbezogen
werden, für die es gedacht ist: Die Mitarbeiter.
● Falls keine Befragung oder andere Analysen möglich sind, sollten
Interessenvertreter die Wünsche der Mitarbeiter aufnehmen und in
den Konzeptionsprozess einbringen.
● Es ist meist einfacher, über konkrete Entwürfe bzw. Arbeitsergebnisse zu sprechen, als über Ideen oder Meinungen. Daher hat
sich eine Schritt-für-Schritt-Konzeption mit Feedbackschleifen oft
bewährt.
„Bezüglich eines Intranets gibt es oft viele Meinungen und Wünsche. Diese
in die richtigen Bahnen zu lenken, ist eine große Herausforderung. Mit
einem klaren Ziel vor Augen und kompetenter sowie objektiver Beratung
von außen ist diese jedoch gut zu meistern – es lohnt sich für alle!“
Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH
Ausblick
● Das neue Intranet ist zunächst für ca. 3.000 Mitarbeiter im
deutschsprachigen Raum verfügbar und wird dann schrittweise auf
insgesamt 28.000 Anwender in knapp 100 Ländern ausgeweitet.
● Seine Funktion als universelles Arbeitsmittel zur Unterstützung
von informations- und wissensintensiven Aufgaben wird ebenfalls
iterativ ausgebaut und erweitert.
● Neben der technischen Umsetzung und Weiterentwicklung nehmen
die organisatorische Umsetzung und Maßnahmen des
Veränderungsmanagements einen wichtigen Stellenwert ein.
„Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Ein Intranet ist ein
Produkt, das sich ständig weiterentwickelt. Solide
Basisarbeit ist dabei die halbe Miete.“
Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater,
Schillerwein Net Consulting GmbH
Ihr Ansprechpartner
Elske Ludewig M.A.
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