Kurzanleitung für Dokumentvorlagen

E‑POSTBUSINESS BOX
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
Version 1.0 zu Release 2.3
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2016 Deutsche Post AG
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Kurzanleitung Dokumentvorlagen
Inhalt
1 Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
1
1.1 Überblick und typisches Vorgehen
1
1.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
2
1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
13
1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
19
1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeidenAdressfelder
und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
22
1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?
23
1.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
25
1.4.3 Welche Sperrflächen im Adressfeld muss ich einhalten?
26
1.4.4 Wo können FalzmarkenFalzmarken entfernen, die in Sperrflächen hineinragen?
27
1.4.5 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt erfassen?
28
1.4.6 Wie formatiere ich Grafiken korrekt formatieren und halte ich sie aus Sperrflächen heraushalten?
29
1.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
31
1.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
31
1.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen von Serienbriefen festlegen
33
2 Support
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Kurzanleitung Dokumentvorlagen
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
1 Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier
für E‑POSTBRIEFE erstellen
Durch das Bereitstellen von Dokumentvorlagen stellen Sie sicher, dass E‑POSTBRIEFE die
Designvorgaben Ihres Unternehmens einhalten und ohne manuelles Nachbearbeiten von
der E‑POSTBUSINESS BOX versendet werden können.
HINWEIS
Damit die Deutsche Post AG Ihre E‑POSTBRIEFE nicht nur elektronisch, sondern auch
auf herkömmliche Weise drucken und per Post zustellen kann, müssen Sie sicherstellen,
dass sich auf bestimmten Sperrflächen der ersten Seite des Anschreibens weder Text
noch Grafiken oder andere Objekte befinden. Die Sperrflächen sind für Verarbeitungsinformationen reserviert, die das automatisierte Drucken und Kuvertieren ermöglichen. Die
Sperrflächen sind durch die Norm DIN 5008 definiert.
Die Regeln für Sperrflächen gelten sowohl für Dokumentvorlagen als auch für elektronisches Briefpapier.
HINWEIS
Um eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier zentral bereitzustellen, müssen
Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX zugreifen. Dafür benötigen Sie die Autorisierung als
technischer oder fachlicher Betreuer.
1.1 Überblick und typisches Vorgehen
Möglichkeiten Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
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Sie können die mitgelieferten Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE im Format DIN A4
an Ihre Bedürfnisse anpassen. Damit schaffen Sie auf einfache Weise die Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb:
▪
Anwender müssen ihre E‑POSTBRIEFE nicht manuell nachbearbeiten, damit die
Client-Anwendung Connect sie verarbeiten kann.
▪
Auch E‑POSTBRIEFE, die physisch versendet werden, können automatisiert verarbeitet werden.
▪
Sie können Ihre bereits existierenden unternehmensspezifischen Dokumentvorlagen anpassen, damit sie mit den Anforderungen für das Versenden mit der
E‑POSTBUSINESS BOX kompatibel ist.
▪
Sie können eine in Ihrem Unternehmen existierende Dokumentvorlage weiterverwenden
und erstellen elektronisches Briefpapier, auf dem Sie Ihr Logo und andere GrafikElemente platzieren.
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
1
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
HINWEIS
Sie finden die mitgelieferten Dokumentvorlagen zum Download auf Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX.
Voraussetzung Um testen zu können, ob eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier von der
E‑POSTBUSINESS BOX akzeptiert wird, müssen Sie damit einen E‑POSTBRIEF erstellen.
Dazu
▪
hat der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt
▪
sind die Client-Anwendungen Connect und Mailbox auf Ihrem Rechner installiert
Vorgehen Typischerweise führen Sie die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Prozess-Schritte
beim Erstellen von Dokumentvorlagen aus:
1. Wenn Sie eine existierende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen, richten Sie sich
elektronisches Briefpapier ein.
2. Passen Sie eine von der E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladene Dokumentvorlage
unternehmensspezifisch an, und testen Sie die Dokumentvorlage.
3. Analysieren Sie die Ursache von Fehlern, die das System anzeigt, und passen Sie das
Layout der Dokumentvorlage an.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis das System keine Fehler mehr anzeigt.
5. Optional: Damit Anwender die Dokumentvorlage für das Erstellen von Serienbriefen nutzen können, fügen Sie eine Steuerungsinformation hinzu.
6. Um die Dokumentvorlage allen Anwendern zentral bereitzustellen, laden Sie die Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch. Für diese Aktivität müssen Sie auf die
E‑POSTBUSINESS BOX zugreifen. Dafür benötigen Sie die Autorisierung als technischer oder fachlicher Betreuer.
1.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
Erstellen Sie leere Seiteneine leere Seite im Format PDF, auf derdenen Sie z. B. ein
Unternehmens-Logo und andere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den DesignVorgaben Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation entspricht. Diese Funktion ist vor allem für Geschäftskunden mit besonders hohen Ansprüchen an die Druckqualität (Farbtreue) relevant. Im allgemeinen empfehlen wir, Dokumentvorlagen zu erstellen.
Dies ist z. B. sinnvoll,Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,
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Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE, die mit einer Textverarbeitungsanwendung wie MS Word erstellt werden, mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Der
Druckprozess der Deutschen Post AG setzt in diesem Fall voraus, dass Ihr Dokument im
CMYK-Farbraum umgesetzt ist.
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa
Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann es
passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen,
digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB.
Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht
alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN,
die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK
deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre existierende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So
können Sie jeder Einzel- oder Massensendungjedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.
Damit Sie Ihre Korrespondenz flexibel und grafisch anspruchsvoll gestalten können, hinterlegen Sie bis zu drei verschiedene Dateien als elektronisches Briefpapier, und zwar für
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▪
die erste Seite eines Anschreibens
▪
die Folgeseiten
▪
die Rückseiten, wenn Sie Duplex-Druck verwenden
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
HINWEIS
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
TIPP
Wie kann ich das elektronische Briefpapier am einfachsten erhalten?
Bitten Sie den Grafiker, der die Druckvorlage für Ihr gedrucktes Briefpapier erstellt hat, Ihr
elektronisches Briefpapier wie im Folgenden beschrieben zu erstellen oder Ihnen die digitale Druckvorlage zu senden.
ACHTUNG
Warum kann ich nicht einfach mein bestehendes Briefpapier einscannen?
Vermeiden Sie es aus folgenden Gründen, Ihr bestehendes Briefpapier einzuscannen:
▪
Die Sperrflächen im Adressfeld würden verletzt.
▪
Die Druckqualität wäre unbefriedigend.
▪
Die PDF-Datei wäre sehr groß.
Wenn keine digitale Vorlage existiert und es auf exakte Farbtreue nicht ankommt, können
Sie statt des elektronischen Briefpapiers auch eine oder mehrere Dokumentvorlagen für
Ihre textverarbeitende Software erstellen, in der alle grafischen Elemente und statischen
Texte enthalten sind. Siehe auch Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzen
wollen, die Sperrflächen freigehalten sind (siehe Kapitel 1.4 Troubleshooting: Fehler in
Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeidenAdressfelder und
Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren).
2. Legen Sie eine Datei für Ihr elektronisches Briefpapier die erste Seite Ihres elektronischen Briefpapiers an:
a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,
die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.
ACHTUNG
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▪
Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei.
▪
Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.
▪
Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDFEigenschaften:
▪
Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen
▪
Bilder, die sich überlappen
▪
Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert
sind (Clipping-Pfade)
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
b. Starten Sie den E‑POST MAILER, um in der Vorschau zu prüfen, ob das elektronische Briefpapier Fehler enthält. Optional: Um zu prüfen, ob die Sperrflächen freigehalten sind, zeigen Sie das elektronische Briefpapier in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau an. Mögliche Fehler werden spätestens beim Hochladen in die
E‑POSTBUSINESS BOX angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen.Siehe auch Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.
c. Um das Briefpapier ohne den simulierten Briefumschlag in der Briefvorschau zu prüfen, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen anzeigen.
d. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.
Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
▪
Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann eingebettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden.
ACHTUNG
Schriften einbetten
Wenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportieren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriften
in die PDF-Datei eingebettet werden. Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice und so
weiter). Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist.
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach
CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen
der Farbwerte kommen.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
3. Wiederholen Sie Schritt 2., um bei Bedarf ein elektronisches Briefpapier für die Folgeseiten und/oder die Rückseiten (für den Duplexdruck) anzulegen.
Version 1.0 zu Release 2.3
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Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
TIPP
Adressaten, die Ihren E‑POSTBRIEF elektronisch erhalten und ihn drucken, drucken
ihn ggf. nur einseitig aus. Es kann also sinnvoll sein, nur eine einzige Folgeseite zu
gestalten, die sowohl für Simplex- wie für Duplexdruck geeignet ist.
4. Machen Sie das elektronische Briefpapier verfügbar:
a. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Briefpapier.
Sie gelangen in die Sicht Briefpapier (Abbildung 1.2-1 auf Seite 6).
Abbildung 1.2-1 Sicht Briefpapier
b. Erfassen Sie im Feld Name die Bezeichnung, unter der die Anwender das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect oder beim Konfigurieren des Sammelkorbs
wählen können (Abbildung 1.2-1 auf Seite 6, Position 1).
c. Wählen Sie Durchsuchen (Abbildung 1.2-1 auf Seite 6, Position 2), und laden Sie
die PDF-Datei mit dem Briefpapier für die erste Seite Ihrer E‑POSTBRIEFE hoch.
d. Wählen Sie Hinzufügen (Abbildung 1.2-1 auf Seite 6, Position 3).
Das Briefpapier erscheint in der Liste (Abbildung 1.2-2 auf Seite 7, Position 1) und
wird in der Vorschau (Abbildung 1.2-2 auf Seite 7, Position 2) angezeigt.
Wenn Sperrflächen verletzt sind, wird das in einer Fehlermeldung angezeigt. Briefpapier, das mit einem roten Ausrufezeichen als fehlerhaft markiert ist, steht in der
Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung.
Version 1.0 zu Release 2.3
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Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.2-2 Briefpapiervorschau
e. Ordnen Sie ein Briefpapier für die Folgeseiten zu.
Beispiel: Ihr Briefpapier für die erste Seite enthält einen Fußbereich mit Ihrer Bankverbindung und Steuernummer (Abbildung 1.2-2 auf Seite 7, Position 2). Die Folgeseiten dagegen enthalten keinen Fußbereich, sondern nur Ihr Logo (Abbildung 1.2-2
auf Seite 7, Position 3).
f.
Optional: Wenn Sie Duplex-Druck verwenden, wählen Sie einer der folgende Gestaltungsmöglichkeiten:
▪
Auf vorhandenen Rückseiten einfügen (Standard-Einstellung, Abbildung 1.2-2
auf Seite 7, Position 4): Definieren Sie für die Rückseiten (also die geraden Seiten) ein gesondertes Layout, das vom Layout Ihres Briefpapiers für Folgeseiten
(ungerade Seiten) abweicht.
HINWEIS
Beispiele
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▪
Beispiel 1: Auf den Folgeseiten soll neben Ihrem Logo ein Banner zu Ihrem 25-jährigen Betriebsjubiläum erscheinen, auf den Rückseiten soll das
Banner nicht erscheinen. Das Briefpapier mit dem Banner laden Sie unter
Folgeseiten hoch. Das Briefpapier ohne das Banner laden Sie unter
Rückseiten (nur Duplex) hoch.
▪
Beispiel 2: Auf den Vorderseiten soll das Logo rechts (Abbildung 1.2-2 auf
Seite 7, Position 3), auf den Rückseiten links platziert sein (Abbildung 1.2-2
auf Seite 7, Position 6).
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
Als zusätzliche Seite ergänzen (Abbildung 1.2-2 auf Seite 7, Position 4): Fügen
Sie einen Inhalt auf allen Rückseiten ein, der statt des Brieftexts erscheint.
Beispiel
Ihr Briefpapier für die Rückseiten enthält Ihre AGB. Versenden Sie einen
1‑seitigen Brief, beispielsweise eine Rechnung, dann werden Ihre AGB auf die
Rückseite des Blatts gedruckt.
Hat Ihre Rechnung 2 Seiten, dann erscheint Ihr Rechnungstext jeweils auf den
Voderseiten (ungeraden Seiten), Ihre AGB werden jeweils auf die Rückseiten
(geraden Seiten) gedruckt.
HINWEIS
Beachten Sie in unserem Beispiel mit den AGB Folgendes:
▪
Ihre AGB müssen genau 1 Seite umfassen, damit sie als Briefpapier
dienen können.
Umfassen Ihre AGB mehr als eine Seite, definieren Sie sie als StandardBeilage. Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen.
▪
Hat Ihr Brief mehr als eine Seite, wiederholen sich die AGB auf jeder Rückseite.
Das Briefpapier für erste Seite, Folgeseiten und Rückseiten ist zugeordnet und wird
in der Vorschau angezeigt.
g. Markieren Sie das Briefpapier in der Liste (Abbildung 1.2-3 auf Seite 9, Position 1), und wählen Sie in der Auswahlliste eine der folgenden Optionen (Abbildung
1.2-3 auf Seite 9, Position 2):
▪
Als Standard: Das Briefpapier ist in der Client-Anwendung Connect und im Sammelkorb als Standard-Briefpapier voreingestellt.
▪
Auswählbar: Anwender können das Briefpapier in der Client-Anwendung
Connect einem E‑POSTBRIEF zuweisen.
▪
Nicht auswählbar: Der fachliche oder technische Betreuer kann das Briefpapier
beim Konfigurieren eines Sammelkorbs verwenden.
Anwendern steht das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung, insofern ist es „nicht auswählbar“.
HINWEIS
Verfügbarkeit ändern
Sie müssen aus technischen Gründen einen Umweg gehen, um den Zustand von
Standard auf Auswählbar zu ändern: Ordnen Sie dem als Standard festgelegten
Briefpapier erst den Status Nicht auswählbar zu und dann erst den Status Auswählbar.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.2-3 Briefpapier verfügbar machen
h. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 1.2-3 auf Seite 9, Position 3).
Sie können beliebig viele Briefpapiere definieren.
5. Wenn Sie mehrere Briefpapiere benötigen (z. B. für mehrere Marken oder Filialen eines
Unternehmens), tun Sie Folgendes:
a. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für alle Briefpapiere, die Sie benötigen.
b. Legen Sie ggf. fest, welches Briefpapier das System standardmäßig verwenden soll.
Dazu wählen Sie unter Verfügbare Briefpapiere Eintrag Als Standard (Abbildung
1.2-3 auf Seite 9, Position 2).
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
6. Fügen Sie das elektronische Briefpapier Ihrer Installation des E‑POST MAILER hinzu:
a. Wählen Sie Einstellungen.
b. Wählen Sie unter MAILER auf der Registerkarte Briefpapier die Schaltfläche Hinzufügen.
c. Wenn Sie mehrere Briefpapiere verwenden, setzen Sie (z. B. das am häufigsten verwendete) als Standard.
d. Bestätigen Sie mit Speichern.
7. Legen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Versand die StandardVersandoptionen passend zum Briefpapier fest:
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
Wenn Sie farbiges Briefpapier angelegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl
Farbtyp den Eintrag farbig.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief
an.
▪
Wenn Sie dediziertes Briefpapier nicht nur für Folgeseiten, sondern auch für die
Rückseiten von E‑POSTBRIEFEN hinterlegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl Drucktyp den Eintrag beidseitig (nur bei Duplex-Druck).
Ergebnis Die gewählten Briefpapiere stehen den Anwendern für das Zuordnen in der ClientAnwendung Connect (Abbildung 1.2-4 auf Seite 11) oder im Sammelkorb (Abbildung 1.2-5
auf Seite 12) zur Verfügung.
Das als Standard gesetzte Briefpapier ist in der Spalte In Verwendung entsprechend gekennzeichnet.
Die Anwender haben jetzt folgende Möglichkeiten:
▪
Client-Anwendung Connect: Der Anwender ordnet das gewünschte Briefpapier zu (Abbildung 1.2-4 auf Seite 11, Position 1), wählt die Druckoption (Position 2), und wählt
Anzeigen (Position 3), um das Briefpapier in der Vorschau zu sehen.
Das einem E‑POSTBRIEF zugeordnete Briefpapier lässt sich jederzeit ändern, solange
das Senden nicht gestartet wurde.
▪
Version 1.0 zu Release 2.3
Sammelkorb: Der fachliche oder technische Betreuer wählt u. a. Druckoption (Abbildung
1.2-5 auf Seite 12, Position 1) und Briefpapier (Position 2).
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.2-4 Briefpapier in der Client-Anwendung Connect einem E‑POSTBRIEF zuordnen
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.2-5 Briefpapier einem Sammelkorb zuweisen
Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFEN
als Hintergrund hinzu.
HINWEIS
Grafikelemente überdecken das Briefpapier
Wenn Ihr Dokument (z. B. eine Word- oder Powerpoint-Datei) Grafikelemente oder Textboxen enthält, dann wird der Inhalt des Briefpapiers von diesen Elementen überdeckt.
Achtung: Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grafik- oder Textelement transparent ist.
Hintergrund: Der E‑POST MAILER wandelt alle Dokumente in das Archiv-Format PDF/
A-1b um. Dieses Format lässt keine transparenten Grafiken zu.
Sie können das Briefpapier vor dem Versenden für jeden Brief individuell einstellen oder
einzelne Seiten vom Briefpapier ausnehmen.
Briefpapier verwenden
Vorgehen 1. Erstellen Sie einen Brief, und starten Sie den E‑POST MAILER.
2. Wählen Sie unter Briefpapier > Auswahl das gewünschte Briefpapier.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
3. Optional: Legen Sie im Feld Seiten ohne Briefpapier fest, für welche Seiten Ihres
Briefs (einschließlich Anhängen) Sie das Briefpapier nicht verwenden wollen. Dazu
trennen Sie die Seitenzahlen durch Komma ohne Leerzeichen (z. B. 3,4,7). Definieren
Sie Seitenbereich mit Bindestrich ohne Leerzeichen (z. B.3,4,9-11). Die Seitenzahlen
werden in der Briefvorschau oben links angezeigt.
1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
Stellen Sie sicher, dass eine Dokumentvorlage, die Sie verwenden wollen, zum Erstellen von
E‑POSTBRIEFEN mit der E‑POSTBUSINESS BOX geeignet ist.
Voraussetzung ü Die Client-Anwendungen sind auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert.
Vorgehen 1. Wählen Sie unter MS Windows Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect, oder klicken Sie auf die gleichnamige Desktop-Verknüpfung.
2. Empfohlen: Um eine mitgelieferte Dokumentvorlage für Einzel- oder Serienbriefe zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
a. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.
b. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem anderen Dateinamen auf Ihrem
Rechner.
c. Platzieren Sie Ihre unternehmensspezifischen Daten an den gewünschten Stellen
der Dokumentvorlage.
Stellen Sie Folgendes sicher:
Version 1.0 zu Release 2.3
▪
Grafik- und Bildobjekte haben ausschließlich das Format JPG.
▪
Die Sperrflächen am linken Seitenrand (12 mm) und im Adressfeld sind freigehalten.
▪
Der obere und untere Randabstand beträgt mindestens 7 mm.
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
An den Falzpositionen sind keine Texte oder Grafiken platziert, die nicht geknickt
werden sollen (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, Position 3).
Beim automatischen Kuvertieren liegen die Falzpositionen bei 10,5 und 21 cm
vom oberen Seitenrand.
Abbildung 1.3-1 Sperrflächen Seite 1
d. Optional: Passen Sie die Standard-Druckeinstellungen für E‑POSTBRIEFE an, die
physisch versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
3. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Textverarbeitungsprogramms.
Beispiel 1: Tun Sie unter MS Word 2003 Folgendes:
a. Wählen Sie Extras > Optionen.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
14
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
b. Markieren Sie auf der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Nur verwendete Zeichen einbetten (Abbildung 1.3-2 auf Seite 15).
Abbildung 1.3-2 Beispiel: Schriften einbetten unter MS Word 2003
Beispiel 2: Wählen Sie in Word 2013 Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in
der Datei einbetten, und markieren Sie das Kontrollkästchen Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten.
4. Erstellen Sie mit Ihrer existierenden oder neu erstellten Dokumentvorlage einen Brief:
a. Wählen Sie (z. B. im Fall von Microsoft Word) Datei > Drucken.
b. Wählen Sie E‑POSTBUSINESS BOX Printer.
c. Wählen Sie in der Taskleiste E‑POSTBUSINESS BOX Connect.
Abbildung 1.3-3 Taskleiste mit Symbol E‑POSTBUSINESS BOX Connect
Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt. Mögliche Fehlermeldungen werden
angezeigt (Abbildung 1.3-4 auf Seite 16, Position 3):
▪
Rot: Es liegt ein Layout-Fehler vor, den Sie beheben müssen.
▪
Grün: Die automatische Fehlerkorrektur weißt einen Bereich am linken Seitenrand,
der von Text oder Grafik freigehalten werden muss. Es ist technisch möglich, ein
solches Anschreiben zu versenden, aber es gehen möglicherweise Informationen
verloren.
In unserem Beispiel erkennt das System keine Postleitzahl (Abbildung 1.3-4 auf Seite
16, Position 1) und markiert den Fehler rot (Abbildung 1.3-4 auf Seite 16, Position 3).
Um den Fehler zu beheben, würden Sie die Platzhalter für die Adressinformationen einige Millimeter nach oben verschieben. Das Logo am unteren Seitenrand reicht in die
Sperrfläche am linken Seitenrand hinein. Die automatische Fehlerkorrektur überdeckt
das Logo deshalb teilweise mit weißer Farbe (Abbildung 1.3-4 auf Seite 16, Position 2).
Um den Fehler zu beheben, könnten Sie das Logo verkleinern oder nach rechts verschieben.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf
muss ich achten?
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
15
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.3-4 Anschreiben mit Fehlern
Damit Sie Texte und Grafiken korrekt platzieren können, gibt Ihnen das System in der
Vorschau durch farbige Rahmen Anhaltspunkte.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
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1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.3-5 Farbige Rahmen unterstützen des Platzieren von Grafik- und Textelementen
Die farbigen Markierungen haben folgende Bedeutung:
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
17
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
Blauer Rahmen (Abbildung 1.3-5 auf Seite 17, Position 1): Innerhalb dieses Adressbereichs prüft das System, ob die Adresse folgende Merkmale hat:
▪
Die Anschrift hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
In der letzten Adresszeile ist eine 5-stellige Postleitzahl vorhanden. Ausnahme:
Die letzte Zeile enthält eine Länderkennung für Auslandsbriefe (beispielsweise
SCHWEIZ).
TIPP
Positionieren Sie die Adresse innerhalb des Adressfelds so hoch wie möglich und
technisch zulässig.
Hintergrund: Die Briefhüllen für Standardbriefe sind für bis zu 9 Blätter ausgelegt.
Wenn weniger Blätter enthalten sind, ergeben sich einige Millimeter Spiel. Dadurch
kann es in Ausnahmefällen dazu kommen, dass der untere Bereich des Adressfelds nicht vollständig im Sichtfenster des kuvertierten Briefs sichtbar ist.
▪
Grauer Rahmen (Abbildung 1.3-5 auf Seite 17, Position 3): Befindet sich eine optionale Absenderangabe innerhalb dieses Bereichs, so ist sie im Fensterbriefumschlag
lesbar.
▪
Grüner Rahmen (Abbildung 1.3-5 auf Seite 17, Position 5): Befindet sich eine optional einzugebende E‑POSTBRIEF Adresse des Empfängers in diesem Bereich, liest
das System die E‑POSTBRIEF Adresse aus. Sie können hier in einer Briefvorlage
z. B. für einen Serienbrief ein Serienbrieffeld platzieren, das die E‑POSTBRIEF Adresse automatisch einfügt.
▪
Roter Rahmen (Abbildung 1.3-5 auf Seite 17, Position 2, 4 und 6): Innerhalb dieser
Sperrbereiche dürfen sich weder Texte noch Bilder (auch keine transparenten Bilder)
befinden.
Grafik- und Textelemente, die in die Sperrflächen am linken Seitenrand hineinragen,
werden jedoch durch die automatische Layout-Korrektur geweißt. Trotz solcher Fehler ist das Versenden des Briefs damit technisch möglich.
5. Um Layout-Anpassungen vorzunehmen, die das System als erforderlich anzeigt, tun Sie
Folgendes:
a. Wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung 1.3-4 auf Seite 16, Position 3).
b. Passen Sie das Layout des Anschreibens an.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeidenAdressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2. bis 5., bis die Sperrflächen frei sind und das System keine Fehler mehr anzeigt.
7. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname keine Umlaute enthält.
Nächste Schritte:
Wenn Sie Serienbriefe erstellen wollen, stellen Sie sicher, dass eine Steuerungsinformation
zum Trennen der Briefe eingefügt ist (1.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen).
Laden Sie die fertige Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch (Dokumentvorlage zentral bereitstellen).
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
18
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und am
linken Rand nicht bedruckt sind. Die Client-Anwendung Connect korrigiert Layout-Fehler in
Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind.
Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert er nötigenfalls im erforderlichen
Maß. Außerdem zeigt er Layout-Fehler im Adressfeld an, die er nicht automatisch korrigieren kann. Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur
und zeigt, worauf Sie achten müssen.
Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout von
Briefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie
▪
Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
▪
Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter großem Aufwand anpassen ließe
ACHTUNG
Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?
Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder anders
als gewünscht dargestellt werden. Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb, alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder
elektronischem Briefpapier zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl
den Vorgaben des E‑POST Systems wie auch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht
und alle Informationen wunschgemäß gedruckt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier
erstellen und zentral bereitstellen.
Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise. Wenn die Client-Anwendung
Connect feststellt, dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen
▪
im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann weißt er die betreffenden Stellen. Hier können also Informationen verloren gehen.
▪
in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann verkleinert er die betreffenden Seiten und verschiebt sie nach rechts. Hier können Informationen nicht verloren gehen.
Fehlerkorrektur In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. Damit
durch Weißen Sie das prüfen und vermeiden können, zeigt die Client-Anwendung Connect an, wo Stellen
geweißt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.
Beispiel 1: Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein (Abbildung 1.3-6
auf Seite 20, Position 1). Das System zeigt die Ursache der Fehler in grüner Schrift an
(Abbildung 1.3-6 auf Seite 20, Position 2).
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
19
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.3-6 Automatisch korrigierte Fehler
Beispiel 2: Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl (Abbildung
1.3-7 auf Seite 21, Position 2). Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu
versenden. Eine rote Fehlermeldung beschreibt die Ursache des Fehlers (Abbildung 1.3-7
auf Seite 21, Position 1).
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
20
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.3-7 Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler
Fehlerkorrektur Beim Verkleinern von Anhängen erscheint eine Meldung (Abbildung 1.3-8 auf Seite 21,
durch Verkleinern Position 1).
Abbildung 1.3-8 Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern
Wenn Sie den Anhang in der Vorschau prüfen, stellen Sie in unserem Beispiel Folgendes
fest (Abbildung 1.3-9 auf Seite 22):
Version 1.0 zu Release 2.3
▪
Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text
in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt.
▪
Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert, weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand beginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden
unteren Drittel der Seite).
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
21
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Abbildung 1.3-9 Verkleinern von Seiteninhalten
1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und
E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeidenAdressfelder
und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN
korrekt formatieren
Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage
für E‑POSTBRIEFE.
Hintergrund: Die E‑POSTBUSINESS BOXDer E‑POST MAILER stellt sicher, dass nur
Druckaufträge, die den Vorgaben der automatisierten Verarbeitung entsprechen, auf den
E‑POSTBUSINESS BOX Serverins Rechenzentrum gelangen und verarbeitet werden. Damit
Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als E‑POSTBRIEFE verschickt werden, müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE den standardisierten Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).
HINWEIS
Wenn Ihr E‑POSTBRIEF den Layout-Vorgaben nicht entspricht, können Sie ihn dennoch
senden:
▪
Wenn lediglich bestimmte Freiflächen bedruckt sind, dann werden diese für die automatische Verarbeitung nötigen Freiflächen im Rechenzentrum automatisch weiß überdeckt. Das System zeigt Ihnen in der Vorschau an, wo das der Fall sein wird, und Sie
entscheiden, ob es für Sie akzeptabel ist.
▪
Sie können Ihren E‑POSTBRIEF mit einem Deckblatt versenden. Siehe auch Dokument mit Deckblatt versenden.
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische
Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere
▪
Version 1.0 zu Release 2.3
die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten
müssen
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
22
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
die genaue Position des Adressfelds
▪
formale Merkmale der Adresse des Empfängers
▪
typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten
Wenn das System Fehler anzeigt, prüfen Sie Schritt für Schritt die folgenden möglichen
Ursachen.
ACHTUNG
LibreOffice 4.0
Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verletzung von Sperrflächen.
Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.
1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten
muss?
Die folgenden Abbildungen geben einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- und
mehrseitigen E‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE
verarbeiten kann.
Die nicht druckbaren Bereiche am rechten sowie an den oberen und unteren Seitenrändern sind unkritisch und werden vom System nicht geprüft. Aus technischen Gründen kann
jedoch nicht garantiert werden, dass sie bedruckt werden. Wir empfehlen, Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier so zu gestalten, dass diese drucktechnischen Toleranzbereiche frei sind. So vermeiden Sie ungewünschte Layout-Effekte (z. B. sichtbare weiße
Streifen).
1
297 mm
9 mm
90 mm
7 mm
oben/unten: Nicht druckbarer
Bereich auf allen Seiten,
keine Prüfung
2
130 mm
15
mm
85 mm
3
links:
Prüfung
auf allen
Seiten
5
2,5 mm
4
rechts: Nicht druckbarer
Bereich auf allen Seiten,
keine Prüfung
Abbildung 1.4-1 Maße für Sperrflächen und Adressposition
▪
Version 1.0 zu Release 2.3
Position 1: Absenderadresse
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
23
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
Position 2: Sperrfläche für DV-Freimachung
▪
Position 3: Position der Falzmarke, die bei postalischer Zustellung automatisch ermittelt
wird
▪
Position 4: E‑POSTBRIEF Adresse
▪
Position 5: Sperrfläche für DV-Freimachung
Bei mehrseitigen Dokumentvorlagen müssen Sie die Sperrflächen wie folgt berücksichtigen:
▪
Erste Seite: Seitenränder, Falzmarken, Adressfeld, Feld für DV-Freimachung.
Abbildung 1.4-2 Sperrflächen Seite 1
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Kurzanleitung Dokumentvorlagen
24
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
Zweite Seite und folgende: nur Seitenränder und Falzmarken
Abbildung 1.4-3 Sperrflächen Seite 2 und folgende
HINWEIS
Das System weißt die für technische Informationen reservierten Sperrflächen automatisch. Weitere Informationen zur automatischen Fehlerkorrektur finden Sie im Anwenderhandbuch unter 1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.
1.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
Stellen Sie das richtige Papierformat ein, und halten Sie die Sperrflächen an den Seitenrändern von Text oder Grafik frei.
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Kurzanleitung Dokumentvorlagen
25
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Vorgehen
‣
Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Das Papierformat ist DIN A4 Hochformat.
▪
Auf allen Seiten eines Briefs (einschließlich Anhängen) sind die Sperrflächen an den
Seitenrändern freigehalten von Zeichen oder Grafiken:
ACHTUNG
Grafiken sind z. B. Logos, aber auch unsichtbare (z. B. weiße oder transparente)
Hintergründe, die über die sichtbaren grafischen Elemente hinausragen.
▪
Linker Seitenrand: Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands. Sie ist 12 mm breit und reicht bis zum unteren Seitenrand.
▪
Oberer/unterer Seitenrand: Der Abstand zum oberen und unteren Seitenrand
beträgt mindestens 7 mm.
▪
Rechter Seitenrand: Der Abstand zum rechten Seitenrand beträgt mindestens
2,5 mm.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die
Sperrflächen, die ich beachten muss?
1.4.3 Welche Sperrflächen im Adressfeld muss ich einhalten?
Prüfen Sie, ob auf der ersten Seite der Sendung das Adressfeld an der richtigen Position
steht, und ob die Sperrflächen für die DV-Freimachung von Text oder Grafik freigehalten
sind.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
26
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Vorgehen
‣
Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
▪
▪
Das Feld für die Absenderadresse (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, Position 1)
hat
▪
einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 8 mm
Für Informationen zur DV-Freimachung sind unter der Absenderadresse folgende
zwei Sperrflächen freigehalten:
▪
6x43 mm (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, Position 5)
▪
13x28 mm (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, Position 2)
Das Feld für die E‑POSTBRIEF Adresse (Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, Position 4)
hat
▪
einen Abstand von 90 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 15 mm
▪
eine Breite von 130 mm
HINWEIS
Das System kann die E‑POSTBRIEF Adresse nur erkennen, wenn sie vollständig
innerhalb des definierten Bereichs steht.
Auf eine bestimmte Platzierung der E‑POSTBRIEF Adresse in diesem Bereich
kommt es nicht an. Auch kann anderer Text darin platziert sein, solange er nicht
wie eine E‑POSTBRIEF Adresse (nach dem Schema <vorname>.<nachname>.<Zähler>@epost.de oder <vorname>.<nachname>@<firma>.epost.de) aufgebaut ist.
‣
‣
Um die Absenderadresse vollständig im Bereich des Sichtfensters zu platzieren, wählen Sie für Ihre Absenderadresse eine passende Schriftgröße.
Um sicherzustellen, dass Briefinhalte nicht im Sichtfenster sichtbar werden, haben Sie
unterhalb des Adressbereichs genügend Abstand zum restlichen Text des Briefes eingefügt.
1.4.4 Wo können FalzmarkenFalzmarken entfernen, die in Sperrflächen
hineinragen?
Entfernen Sie Falzmarken, die in die Sperrflächen hineinragen.
Das Entfernen der Falzmarken ist wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig, weil die
Ränder automatisch geweißt werden. Weitere Informationen finden Sie unter 1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
27
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlage oder E‑POSTBRIEF keine Falzmarken
enthält.
Falzmarken sind kleine waagrechte Striche am linken Seitenrand, die in die linke Sperrfläche hineinragen. Es sind Hilfslinien, die beim manuellen Falzen (Knicken) eines Briefes helfen sollen, den Brief so zu falten, dass der Adressbereich sich im Sichtfenster des
Briefumschlags befindet. Bei der automatischen Kuvertierung sind diese Marken nicht
notwendig.
Beim automatischen Kuvertieren durch das E‑POST System werden die Falzpositionen
automatisch ermittelt und liegen bei 105 mm und 210 mm vom oberen Seitenrand (Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, Position 3). Falzpositionen werden nur dann ermittelt, wenn Ihre
Briefe postalisch zugestellt werden.
ACHTUNG
Platzieren Sie an den Falzpositionen keine Texte oder Grafiken, die nicht geknickt
werden sollen.
‣
Wenn Ihr Programm zur Dokumentenerstellung Falzmarken automatisch in die Dokumentvorlage einfügt, deaktivieren Sie diese Funktion.
1.4.5 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt erfassen?
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl oder eine Länderbezeichnung.
Bei einer Adresse mit einer Länderbezeichnung (also bei einem Auslandbrief), prüft
das System die Postleitzahl nicht.
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 23, grauer Bereich: Feld für Anschrift des Empfängers).
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist
(ohne Leerzeile) z. B.:
"Beispielstraße 5
12345 Musterstadt"
‣
Beispiel
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
Bei Inlandsbriefen vVerwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder
ISO-Codes wie „D“ oder „DE“.
Falsch ist: „D-12345 Musterstadt“
Richtig ist: „12345 Musterstadt“
ACHTUNG
Auslandsbriefe sind nicht möglich.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
28
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
‣
Stellen Sie bei Auslandsbriefen Folgendes sicher:
▪
Sie haben die Länderbezeichnung in Großbuchstaben auf Deutsch, Englisch oder
Französisch in die letzte Zeile der Adresse geschrieben (z. B. „SCHWEIZ“ oder
„SWITZERLAND“ oder „SUISSE“).
▪
Sie haben den Ortsnamen in Großbuchstaben möglichst in der Schreibweise des
Bestimmungslands geschrieben (z. B. „MILANO“ statt „MAILAND“).
"20100 MILANO
Beispiel
‣
ITALIEN"
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien. Stellen Sie dazu Folgendes sicher:
▪
Sie verwenden Standardschriften wie z. B. Arial mit Schriftgröße 9 oder 10.
▪
Sie verwenden keine kursiven oder unterstrichenen Schriften.
▪
Sie verwenden keine Zierschriften oder sonstige Schriften mit Sondereffekten.
▪
Sie verwenden keine Rahmen- oder Tabellenlinien im Adressbereich.
1.4.6 Wie formatiere ich Grafiken korrekt formatieren und halte ich sie
aus Sperrflächen heraushalten?
Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die
Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Vorgehen
‣
‣
‣
Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.
Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi
haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.
Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.
Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen
verletzt werden.
HINWEIS
Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen.
‣
Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
29
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß
gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit
Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen.
Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft
Word, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.
‣
Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.
Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der DruckVorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt.
Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß
gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Teilen Sie große Grafiken in kleinere
1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und
ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu
groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.
2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.
‣
Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.
Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern
neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken.
TIPP
Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,
schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind.
TIPP
Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern
nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
30
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
‣
Stellen Sie sicher, das „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die
Sperrflächen verletzen:
1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon
sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView den
Menüpunkt Image > Information.
‣
2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word
die „Alles Markieren“-Funktion.
Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
zu beschneiden.
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTPProgrammen (z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) erstellen, und die
Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte aus größeren Bildelementen als
zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der Umsetzung der PDF-Dateien für
den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der
durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,
und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen.
▪
Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen
ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.
HINWEIS
Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie dazu
nicht die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.
1.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
Um eine Dokumentvorlage zum Erstellen von Serienbriefen benutzen zu können, fügen Sie
eine Steuerungsinformation ein oder legen einen regulären Ausdruck als Steuerungsinformation fest. Damit stellen Sie sicher, dass das System einzelne Anschreiben eines Serienbriefs unterscheiden und trennen kann.
1.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
Wenn Sie eine Dokumentvorlage neu erstellen oder eine bestehende Dokumentvorlage anpassen, fügen Sie die Steuerungsinformation, die das System zum Trennen der Briefe benötigt, ins Dokument in weißer Schriftfarbe auf weißem Grund ein, so dass sie im gedruckten
Brief nicht sichtbar ist.
Sie nutzen diese Option beispielsweise auch dann, wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden und
in Ihre Rechnungen die Rechnungsdaten in von Form von Weißtext einfügen. Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter Rechnungen mit ZahlungsPLUS senden.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
31
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
HINWEIS
Das System akzeptiert Weißtext-Steuerungsinformationen ausschließlich für das Trennen
von Serienbriefen.
Voraussetzung ü Sie haben eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt.
Vorgehen 1. Fügen Sie die Steuerungsinformation, z. B. [[NeuerBrief]], in die Dokumentvorlage
Ihres Anschreibens ein (siehe Abbildung 1.5-1 auf Seite 32, Position 1) und stellen Sie
dabei Folgendes sicher:
a. Die Steuerungsinformation hat die Form [[NeuerBrief]] (Abbildung 1.5-1 auf Seite
32, Position 2). Halten Sie die Schreibweise mit doppelten Blockklammern und
ohne Leerzeichen ein.
b. Die Steuerungsinformation steht ausschließlich auf der ersten Seite jedes Anschreibens und kommt dort nur ein einziges Mal vor.
c. Die Steuerungsinformation steht nicht im Adressfeld.
d. Die Steuerungsinformation hat mindestens 5 Zeichen.
e. Die Steuerungsinformation enthält keine Umlaute, Leer- oder Sonderzeichen.
f.
Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, ist die Schriftfarbe
weiß.
Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 1.5-1 auf Seite 32,
Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die
Schriftfarbe schwarz (Abbildung 1.5-1 auf Seite 32, Position 1).
Beispiel
Abbildung 1.5-1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen
g. Empfehlung: Sie verwenden eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
h. Empfehlung: Der Schriftgrad hat einen Wert zwischen 1 und 12.
2. Wenn Sie fachlicher oder technischer Betreuer sind: Stellen Sie unter
E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicher, dass im Feld Trennmarke der
Ausdruck eingetragen ist, den Sie als Steuerungsinformation in die Dokumentvorlage
eingefügt haben, in unserem Beispiel der Ausdruck [[NeuerBrief]].
3. Wenn Sie Anwender sind: Stellen Sie im E‑POSTBUSINESS BOX-Client sicher, dass
das System die Steuerungsinformation erkennt:
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
32
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
a. Um den E‑POSTBUSINESS BOX-Client zu starten, wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
b. Wählen Sie den Menüpunkt Brief > Brieftrenner anpassen.
Ein Dialogfenster erscheint (Abbildung 1.5-2 auf Seite 33).
Abbildung 1.5-2 Brieftrenner festlegen
c. Stellen Sie sicher, dass im Feld Brieftrenner (Abbildung 1.5-2 auf Seite 33, Position 1) der Ausdruck eingetragen ist, den Sie als Steuerungsinformation in die Dokumentvorlage eingefügt haben, in unserem Beispiel der Ausdruck [[NeuerBrief]].
d. Wählen Sie OK (Abbildung 1.5-2 auf Seite 33, Position 2).
4. Um mit ZahlungsPLUS Rechnungen zu versenden, fügen Sie Variablen für Rechnungsdaten in Form von Weißtext ein.
Folgen Sie der Anleitung unter Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen.
1.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen
von Serienbriefen festlegen
Wenn Sie eine bestehende Dokumentvorlage unverändert weiterbenutzen oder Serienbriefe
automatisiert versenden möchten, legen Sie einen beliebigen Ausdruck fest, den das System als Steuerungsinformation benutzt.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.
2. Geben Sie im Eingabefeld Trennmarke einen regulären Ausdruck ein, der ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens vorkommt, z. B. „geehrte“ aus der Anrede oder „Bonn,“ aus der Datumszeile.
Voreingestellt ist der Ausdruck [[NeuerBrief]]. Diesen Ausdruck verwenden Sie, wenn
Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, in die Sie diesen Ausdruck als weiß (und damit
unsichtbar) formatierte Steuerungsinformation eingefügt haben. Beachten Sie beim Erfassen eines regulären Ausdrucks folgende Richtlinien:
Version 1.0 zu Release 2.3
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
33
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre
Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen Klammen]]
stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten wie die Rechnungsdaten ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage ein.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
3. Sichern Sie Ihre Eingabe.
4. Prüfen Sie nach dem Trennen, ob das System die korrekte Anzahl an Anschreiben
erzeugt hat.
Links unten zeigt das System die Anzahl der Briefe an.
Version 1.0 zu Release 2.3
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
34
2
Support
2 Support
Bei Fragen zu technischen Problemen oder bei Fragen zum Thema
E‑POSTBUSINESS BOX oder E‑POSTBRIEF wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice für Geschäftskunden.
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
HINWEIS
Aus Datenschutzgründen prüft der Kundenservice über einen Eintrag im E‑POST Portal in
bestimmten Fällen Ihre Berechtigung. Personen, die bei der Registrierung erfasst wurden
(z. B. Geschäftsführer, Administratoren) sind bereits im E‑POST Portal registriert.
Weitere Informationen zum Anlegen zusätzlicher Mitarbeiter finden Sie im E‑POST Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Infocenter unter www.epost.de > Hilfe > Für
Unternehmen > Infocenter > Download-Bereich > E‑POST.
ACHTUNG
Der E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kann keine Fragen zu Problemen mit
der E‑POSTBUSINESS BOX beantworten, die durch die Verwendung von Software verursacht werden, die nicht von der Deutschen Post AG hergestellt oder explizit für die Nutzung mit der E‑POSTBUSINESS BOX freigegeben ist.
Version 1.0 zu Release 2.3
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35
Deutsche Post DHL Group
Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice für Geschäftskunden.
• Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen Feiertagen)
• E‑POSTBRIEF: [email protected]
• E-Mail: [email protected]
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Stand 01/2016

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