Anleitung zum Ausfüllen des Excel

Anleitung zum Ausfüllen des ExcelSpreadsheets Geschäftsplan
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Zunächst Grundsätzliches
Die vordefinierten Excel-Arbeitsblätter sollen dem Gründer ein Hilfsmittel zur Kalkulation
seines Finanzplans als Teil des Geschäftsplanes sein. Neben seinen geschäftlichen Ein- und
Ausgaben sollten die Privatkosten mit eingebunden werden – dies ist aber nicht zwingend
erforderlich. Für die Prüfung, ob das Vorhaben auch seinen Lebensunterhalt ermöglicht, ist
die Eingabe der Privatkosten erforderlich. Sämtliche Geldgeber, ob Kreditinstitut oder die
Agentur für Arbeit, stellen Mittel nur unter Berücksichtigung der Privatkosten bereit.
Der Gründer sollte zur Arbeit mit diesem Hilfsmittel mit den Grundzügen der
Tabellenkalkulation vertraut sein. Die typischen Einnahmen und Ausgaben sind in den
Formularen der Tabellen zum Ausfüllen angeführt – als Eingabefelder (grün) gekennzeichnet.
Für Summierungen und Auswertungen sind viele Kalkulationen in den Tabellen
aufgenommen und als „Ergebnisfelder“ (gelb) kenntlich gemacht.
Diese Felder sind nicht eingabegeschützt, damit sie vom Gründer ggf. überschrieben werden
können, falls die ermittelte Kalkulation nicht der Struktur seines Geschäftes entspricht.
Achtung, werden Felder, die einen Namen haben, gelöscht, fällt dieser Name weg und die
damit weiterführenden Kalkulationen entfallen! Welche Felder Namen haben, können Sie
oben rechts im Positionsfeld des Cursors erkennen, wenn dort statt der Position eine Name
steht.
Zusätzliche Zeilen können gebildet werden, vorsichtshalber sind die Summenfelder zu
überprüfen, ob das zusätzliche Feld erfasst wurde. Auch der Druckbereich ist ggf. neu zu
definieren.
Das Tabellenwerk besteht aus mehreren Blättern, die aufeinander aufbauen.
Zwischenergebnisse werden auf Folgeblätter übertragen. Das vorgegebene Tabellenwerk ist
die Basis, eine zu verfeinernde Grundstruktur ist möglich, dafür sind erfahrungsgemäß sehr
gute Excel-Kenntnisse erforderlich.
Am besten legt sich der Gründer vor Arbeitsbeginn eine Kopie des Tabellenwerkes an und
arbeitet mit der Kopie. Er kann dann jederzeit mit der Grundstruktur neu aufsetzen.
Der VFE bietet mit diesem Instrument eine Hilfe für die Planungsphase einer Gründung; es ist
keineswegs der Ersatz eines Abrechnungs- Buchhaltungs-, Steuer- oder sonst irgendeines
offiziellen oder verbindlichen Rechenprogramms. Insofern übernimmt des VFE weder für
dieses Tabellenwerk, noch für die aus ihm abgeleiteten Ergebnisse irgendwelche
Gewährleistung, Garantie oder Haftung.
Die Blätter des Tabellenwerkes sind in der vorgegebenen Reihenfolge auszufüllen:
1. Einführung
Neben Namen, Steuerklasse und Kurzbezeichnung des Gründungsvorhabens sollte auch
eine Minderauslastung „Worstcase“ eingegeben werden – damit der Gründer die Risiken
Der Verein unterstützt Gründungskandidaten mit Schulung und Information und hilft bei der
Orientierung für die weiteren Schritte. Es erfolgt keine Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung.
Für die Richtigkeit der erteilten Informationen/Schulungen übernimmt der Verein keine Haftung. Durch
die Kontaktaufnahme mit dem Verein sowie den Besuch der Schulungs-, Informations- und
Gründungsveranstaltungen entsteht kein Vertragsverhältnis zwischen den Gründungskandidaten und
dem Verein, auch kein vorvertragliches Rechtsverhältnis.
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besser überblicken kann. Standardmäßig wird von 50% Auslastung ausgegangen, um damit
die finanziellen Auswirkungen einschließlich der Liquidität erkennen zu können. Dieser Wert
kann individuell geändert werden. Z.B. bei der Übernahme eines langjährig bestehenden
Geschäftes mit positiven Bilanzen könnte ein „Worstcase“ von z.B. 80% realistisch sein. Bei
einer Änderung werden automatisch sämtliche davon betroffenen Werte angepasst.
2. Absatzplan - Umsatzermittlung
Die Umsätze werden auf Monatsbasis kalkuliert. Drei verschiedene Projekte aus Verkäufen
bzw. Dienstleistungen können getrennt kalkuliert werden. Der Mehrwertsteuersatz kann pro
Projekt variabel sein, um z.B. Einkäufe mit 7% und deren Verkäufe mit 19% berücksichtigen
zu können. Es ergibt sich nach Abzug der Einstandskosten der Netto- und Bruttoumsatz. Der
Jahresumsatz wird aus 11 Monaten wg. Urlaub des Gründers errechnet. Wird keine
Urlaubszeit geplant, ist der Wert für den Urlaubsmonat separat einzugeben. In den Feldern
Einzelpreise/Stück ist pro Projekt mindestens 1 einzugeben.
3. Investitionsplan
Hier sind Beispiele typischer Anschaffungen aufgeführt. Der Gründer kann dies mit seinen
Wirtschaftsgütern überschreiben und auch die Abschreibungssätze dazu passend eintragen.
Die weiteren Anlaufkosten und die Erstausstattung an Verkaufswaren (.z.B. in der Größe
eines Monatsbedarfs, siehe Absatzplan) dienen der Ermittlung des Finanzbedarfs; ebenso die
Rubrik Projektkosten.
Der Kapitalbedarf und die jährlichen Abschreibungen (die in die Rentabilitätsrechnung
eingehen) werden daraus ermittelt.
Bemerkung: der Gründer sollte die Abschreibungen ansparen; schließlich spiegeln sie den
Wertverlust seiner Wirtschaftsgüter, die dann nach der Abschreibungszeit – etwa – zu
ersetzen sind. Dies wird in den weiteren Blättern auch so angenommen.
4. Kapitalbedarf
In diesem Blatt soll der Gründer aufführen, wie er die Mittel zur Deckung des Finanzbedarfes
aufbringt. Für die Kreditaufnahme sind beispielhaft zwei Kredite vorgesehen, die zu
verzinsen und zu tilgen sind. (Achtung: Außer für die WI-Bank stehen hier nur angenommene
Konditionen; der Gründer muss seine eigenen eintragen.) Die daraus errechnete Zinslast
geht in die Rentabilitätsrechnung ein; die Tilgungsbeträge werden im Blatt Nettogewinn zur
Ermittlung der freien Mittel abgezogen. Sofern im Rahmen von ALG I oder ALG II
Einmaldarlehen von der Agentur für Arbeit bzw. dem Jobcenter gewährt werden, sind diese
hier einzutragen. Auch die Restschulden nach ein, zwei und drei Geschäftsjahren werden
ausgewiesen.
Der Verein unterstützt Gründungskandidaten mit Schulung und Information und hilft bei der
Orientierung für die weiteren Schritte. Es erfolgt keine Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung.
Für die Richtigkeit der erteilten Informationen/Schulungen übernimmt der Verein keine Haftung. Durch
die Kontaktaufnahme mit dem Verein sowie den Besuch der Schulungs-, Informations- und
Gründungsveranstaltungen entsteht kein Vertragsverhältnis zwischen den Gründungskandidaten und
dem Verein, auch kein vorvertragliches Rechtsverhältnis.
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Bitte beachten Sie, dass die Kredite bzw. die Eigenmittel in etwa dem Investitionsbedarf verteilt über 3 Jahre – entsprechen müssen. Zu hohe Eigenmittel verfälschen die Liquidität
aus der tatsächlichen Geschäftstätigkeit. Und Kredite werden von Geldgebern sowieso nur
bis zur Höhe des Bedarfs nach Abzug von Eigenmitteln zur Verfügung gestellt!
5. Rentabilität
Im Blatt Rentabilität werden beispielhaft weitere Kostenpositionen angeführt. Auch diese
müssen vom Gründer seinem Geschäft entsprechend angepasst werden. Typischerweise
stehen hier Kosten mit „fixem“ Charakter. Sie sind nicht unmittelbar vom Geschäftsvolumen
abhängig – wie etwa die Miete der Büroräume (die direkten Kosten sind ja schon beim
Absatzplan bei der Ermittlung des Nettoumsatzes abgezogen worden). Sofern es sich bei der
Gründung um eine Kapitalgesellschaft handelt (UG bzw. GmbH), sind unter Personalkosten
auch die Gehälter der Geschäftsführer einschließlich den Arbeitgeberanteilen, d.h. auch für
die Kranken- und Pflegeversicherung, einzutragen. Im Blatt Nettogewinn entfällt dann der
Eintrag dieser Kosten.
Die Summe der Jahreskosten wird vom geplanten Nettoumsatz abgezogen; damit ergibt sich
der Rohgewinn aus der Geschäftstätigkeit, auch bezeichnet als Betriebsergebnis vor Steuern.
6. Privatkosten
Ob die Erträge zum Leben reichen, hängt wesentlich von privaten Einkünften und
Verpflichtungen sowie den Lebenshaltungskosten ab. Zu deren Erfassung dient das Blatt
Private Ausgaben und Private Einnahmen. Hier kann der Gründer seine eigenen
Kostenstrukturen als besonderes Blatt anlegen und die entsprechenden Teilsummen
übertragen. Die Unterdeckung sollte mit der Geschäftstätigkeit ausgeglichen werden, dies
wird bei der Ermittlung des Nettogewinns später erkennbar. Zur Beachtung: Die
monatlichen Privatkosten, die nach der Saldierung mit den monatlichen Einnahmen
bleiben, werden in die Liquiditätspläne ab 2. Monat im ersten Geschäftsjahr übernommen,
sie sind die Mindestentnahmen. Wird der Finanzplan für die Beantragung eines
Gründungszuschusses oder für ein Darlehen bei einem Kreditinstitut genutzt, sind stets die
Privatkosten des Gründers einzugeben. Diese beziehen sich nur auf seine Person zzgl. der
Ausgaben für Kinder, die von ihm unterhalten werden. Sofern der Ehepartner teilweise oder
ganz davon unterhalten wird, sind diese Kosten natürlich auch mit zu erfassen.
7. ALG-Zahlungen
Für Gründer, die aus der Arbeitslosigkeit heraus selbständig tätig werden möchten, können
die Zahlungen der Agentur für Arbeit bzw. des Jobcenters eine wichtige Starthilfe sein.
Hier sollte der Gründer seine Bezüge aus dem Eintrittsgeld (ALG II) oder aus dem
Gründungszuschuss (ALG I) eintragen. Beispielhaft sind für ALG II Empfänger einige im
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Orientierung für die weiteren Schritte. Es erfolgt keine Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung.
Für die Richtigkeit der erteilten Informationen/Schulungen übernimmt der Verein keine Haftung. Durch
die Kontaktaufnahme mit dem Verein sowie den Besuch der Schulungs-, Informations- und
Gründungsveranstaltungen entsteht kein Vertragsverhältnis zwischen den Gründungskandidaten und
dem Verein, auch kein vorvertragliches Rechtsverhältnis.
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Internet unter www.arbeitsamt.de einzusehende Unterstützungssätze aufgeführt, mit der
ein Gründer die entsprechenden Zahlungen abschätzen kann.
ALG I Empfänger tragen ihr individuelles Arbeitslosengeld als Gründungszuschuss ein. Der
fixe Zuschuss von 300 € für Sozialkosten wird bis zu 15 Monate gewährt. Die Phase 2 für die
Monate 7 - 15 hängt vom Erfolg ab und ist im 6. Monat nach der Gründung separat zu
beantragen. Die Verteilung der Einnahmen beim Nettogewinn und bei der Ermittlung der
Liquidität erfolgt automatisch für die entsprechenden Zeiträume!
8. Nettogewinn und verfügbare Mittel
Hier wird nun zusammenfassend errechnet, was der Gründer voraussichtlich nach allen
Einnahmen und Ausgaben „übrig“ hat. Hinweis: Zunächst wird bei Personengesellschaften
und freien Berufen der Beitrag für die Kranken- und Pflegeversicherung (KV bzw. PV)
ermittelt, bis zur Höhe der gesetzlichen Beiträge sind diese – auch für Privatversicherte – in
der Regel steuerfrei. Der Gründerzuschuss aus ALG I wird zur Berechnung des KV- u. PV
Beitrages von den ges. KV herangezogen, dafür gibt es den steuerfreien Zuschlag zu den
Sozialausgaben von 300 €. Das Nettoeinkommen kann ermitteln werden, indem man im
Internet unter www.nettolohn.de den zu versteuernden Gewinn vor Steuern abzgl. KV- u. PV
Beitrag eingibt und seine persönliche Situation (Steuerklasse, Kirchensteuer etc.)
berücksichtigt; bei gesetzlicher Krankenversicherung ist Alternative „freiwillig gesetzlich
versichert“ auszuwählen. Pflichtbeiträge für die Renten- und Arbeitslosenversicherung fallen
nicht an. Wird eine freiwillige Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung
abgeschlossen, sind die Kosten bei den privaten Ausgaben als Sonderausgaben zu
berücksichtigen. Bei Kapitalgesellschaften sind die Kapitalertragssteuern mit ca. 30% vom
Gewinn vor Steuern anzusetzen, sie werden bei der Ermittlung der Einkommensteuer der
Geschäftsführer angerechnet.
Gibt es in der Familie einen weiteren Beschäftigten – ohne eine geringfügige Beschäftigung
bis max. 450 € - muss dessen Jahreseinkommen dem Einkommen aus der Selbständigkeit
zunächst hinzugerechnet werden. Die daraus entstehende Einkommensteuer ist um den
Einkommensteueranteil des weiteren Beschäftigen zu kürzen und als zu zahlende
Einkommensteuer (Zeile 17) einzutragen. Zur Vereinfachung können auch %-Sätze für
diverse Einkommenshöhen des weiteren Beschäftigten angenommen werden.
Der verbleibende Nettolohn, d.h. der Nettogewinn aus selbständiger Tätigkeit, errechnet
sich in der Zeile 18.
Zur Verfügung hat man anfangs neben den Einkünften aus der Selbständigkeit ggf. den
Gründungszuschuss als Überbrückungszahlung aus ALG I. Auch davon können Schulden und
der private Bedarf – übernommen vom Blatt Privatkosten – gedeckt werden. Ausgewiesen
werden die verfügbaren Mittel bzw. die Unterdeckung pro Geschäftsjahr.
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Für die Berechnung des Einstiegsgeldes aus ALG II wird davon ausgegangen, dass der
Gründer halbjährig seinen Nettogewinn dem Jobcenter nachweisen muss und ggf. ab dem 7.
Monat nur noch Zuschüsse als „Aufstocker“ bekommt. Der aufzustockende Betrag wird in
den Zeilen 27-29 errechnet und in den jeweiligen Liquiditätsplänen berücksichtigt.
In Zeile 30 ergeben sich die verfügbaren bzw. die benötigten Mittel. Diese werden über 3
Jahre sowohl für den 100%igen Erfolg wie auch für den „Worstcase“-Fall ermittelt. Wenn
sich für alle 6 Situationen positive Werte ergeben, kann der Gründer voraussichtlich von
seinem Unternehmenserfolg seinen Lebensunterhalt bestreiten - ggf. sogar mehr investieren
oder ausgeben; wenn nicht – dann sollte er sein Vorhaben unbedingt nochmals
überdenken.
9. Liquiditätspläne
Aus den bisher erfassten Ein- und Ausgaben wird nun die Liquidität auf Monatsbasis für den
100%igen Erfolg und den Worstcase „automatisch“ ermittelt. Zahlungseingänge werden um
einen Monat nach Rechnungsstellung verzögert angenommen. Die Liquidität 100% bzw.
Worstcase wird der Übersichtlichkeit halber getrennt ermittelt. Für die Fixkosten wird eine
gleichmäßige Verteilung über das Geschäftsjahr angenommen. (Änderungen von Werten im
Liquiditätsplan haben keine Auswirkungen auf die Errechnung des Nettogewinns.)
Die laufenden Kosten, Zinsen, Sozialbeiträge, Einkommensteuerrücklagen und Tilgungsraten
sowie die Privatkosten werden von der betreffenden Summe Liquiditätszuwachs 100% bzw.
Worstcase %Satz saldiert, es ergeben sich daraus die Liquiditäten über die ersten 3 Jahre.
Zur Beachtung: Die monatlichen Privatkosten werden in die Liquiditätspläne ab 2. Monat
übernommen, sie sind die Mindestentnahmen für den privaten Bedarf. Sie können diese
Beträge durch höhere Werte für beide Pläne getrennt überschreiben. (damit geht der
Bezug zu den Privatkosten allerdings verloren.)
Für Kapitaleinlagen bzw. Anschaffungen wird angenommen, dass sie im ersten Monat jedes
Geschäftsjahres erfolgen. Erfolgt dies später im Laufe des Geschäftsjahres, sind unter
Kapitalbedarf bzw. Investitionen geplante und übernommene Beträge auf das Jahr zu
verteilen. Ist das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig, werden die für Investitionen
gezahlten Steuern nach ca. 2 Monaten erstattet. Diese Werte werden liquiditätssteigernd
ausgewiesen, sie sind ggf. anteilig auf die Monate 3 – 12 zu verteilen. Die Werte der Felder
Eigenkapital, Fremdmittel wirken sich liquiditätserhöhend, Anschaffungen mindern die
Liquidität. Achtung: Ist die Liquidität in den ersten Monaten negativ, weil sämtliche
Investitionen im ersten Monat erfolgen, sollte dafür eine kurzfristig wirksame
Übergangslösung im Gegensatz zu einem mittel- bis langfristigen Kredit gewählt werden.
Dies kann z.B. auch durch eine Vereinbarung über ein Zahlungsziel von 2-3 Monaten
geschehen, ein Überziehungskredit sollte nur gewählt werden, wenn dadurch Skonti bzw.
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Boni bei den Investitionen vereinbart werden können, die oberhalb der kurzfristigen Zinsen
liegen.
Die staatlichen Fördermittel - siehe ALG-Zahlungen – werden automatisch über das
Arbeitsblatt Nettogewinn zu den Liquiditätsplänen übertragen. Sofern die ALG-Zahlungen
erst später erfolgen, können die Felder in beiden Plänen überschrieben werden. (damit geht
der Bezug zum Blatt Nettogewinn verloren.)
Für jeden Monat wird ebenfalls die maximal mögliche Nettoentnahme ausgewiesen.
Die Werte für den Liquiditätsplan „Worstcase“ werden, soweit sinnvoll möglich, aus dem
„Liquiditätsplan 100%“ ermittelt. Für die Privatentnahmen werden die Mindestentnahmen
aufgrund der Privatkosten übernommen, um zu prüfen, ob der Lebensunterhalt auch im
„Worstcase“-Fall gesichert ist.
Schlussbemerkung:
Dieses Rechenschema ist für Ihre Finanzplanung ausgelegt; Sie können damit auch „spielen“,
um mehrere Varianten auszuprobieren. Und wie dargestellt, den Erfolg Ihrer Startphase
planen, prüfen und steuern.
Rechnen Sie mehrere Varianten durch, überprüfen Sie am Besten den Verlauf Ihres
Geschäftes unter realen, aber auch pessimistischen und optimistischen Annahmen.
Sie erkennen aus den automatisch generierten Werten die Auswirkungen, sollten die
erwarteten Geschäfte z.B. nur zu >=50% eintreffen.
Der Plan kann aber auch während der ersten 3 Jahre mit den tatsächlichen Werten stets
aktualisiert, d.h. er kann ein echtes Planungsinstrument werden.
Ein Tipp zur möglichen Unterstützung:
Für einzelne Fragen bei der Erstellung des Excel-Businessplans und für eine Vorprüfung nach
der Erstellung stehen Mitarbeiter des Vereins gern zu Ihrer Verfügung. Sprechen Sie mit
Ihrem Ansprechpartner, dem „Lotsen“ vom Verein, damit er für Sie Unterstützung
organisieren kann.
Ist dies Ihr erster Kontakt, sollten Sie sich zunächst für ein Orientierungsgespräch anmelden.
Siehe dazu www.vfe-kelkheim.de. Unter Aktuelles können Sie einen Ort auswählen.
Viel Spaß bei Ihrer Planung!
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