Schnelleinstieg ARCHIV

Schnelleinstieg ARCHIV
Bereich: ARCHIV - Info für Anwender Nr. 37102
Inhaltsverzeichnis
1.
Zweck der Anwendung
2
2.
Arbeitsablauf
3
3.
Weitere Funktionen
6
4.
Hilfe
7
Autor: MAB / 01.10.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 37102
1.
Zweck der Anwendung
Zweck der Anwendung
Agenda ARCHIV dient zur komfortablen Erstellung von Mandanten-Archiv-CDs für die
Programmbereiche Rechnungswesen, Personalwesen und Steuerberechnung für ein oder mehrere
Jahre.
Agenda ARCHIV bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einem minimalen Aufwand einen zusätzlichen
Service für Ihren Mandanten anzubieten.
Folgende Daten können Ihrem Mandanten auf der ARCHIV-CD zur Verfügung gestellt werden:
§ Auswertungen
Direkt auf der ARCHIV-CD können die archivierten Auswertungen bequem über eine
»Baumstruktur« am Bildschirm angezeigt und gedruckt werden.
§ Daten für die elektronische Betriebsprüfung (GDPdU)
Mit der Agenda ARCHIV-CD ist der Anwender auf zukünftige Betriebsprüfungen optimal
vorbereitet. Die elektronische Betriebsprüfung wird durch den Einsatz der ARCHIV-CD wesentlich
einfacher. Vorteil: Weder Buchhaltung noch Kanzlei werden tagelang in Beschlag genommen.
Im folgenden Schaubild wird der Archivierungs-Vorgang grafisch dargestellt:
Bei jeder Archivierung können Sie ein individuelles Passwort vergeben. Somit ist die ARCHIV-CD vor
unberechtigtem Zugriff geschützt und auch die Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit
sind in vollem Umfang erfüllt.
Produktbeschreibung
Agenda Archiv
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2.
Arbeitsablauf
1. Datenbereitstellung aus Fachanwendungen
Bevor die Auswertungen aus den Programmen FIBU, ANLAG, LOHN und STEUERN auf der ARCHIVCD archiviert werden können, müssen Sie diese in den jeweiligen Fachanwendungen für die
Archivierung bereitstellen.
Die Bereitstellung erfolgt nach folgendem Schema:
Die Bereitstellung der Auswertungen und GDPdU-Daten erfolgt über den Menüpunkt
Daten für ARCHIV bereitstellen«.
»Bearbeitung |
Folgendes ist bei der Datenbereitstellung zu beachten:
Agenda FIBU
Alle Abrechnungsnummern des gewählten Zeitraums (von Jahr, bis Jahr) müssen abgeschlossen sein.
Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Hinweismeldung bei der Bereitstellung der Daten.
Siehe Info Nr. 1251 Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern
Agenda ANLAG
Die Wirtschaftsjahre die archiviert werden sollen müssen abgeschlossen sein:
»Bearbeitung | Wirtschaftsjahre abschließen«
Agenda STEUERPROGRAMME
Die Veranlagungszeiträume die archiviert werden sollen müssen abgeschlossen sein:
»Bearbeitung | Bearbeitungsstand«
2. Welche Daten werden bereitgestellt?
Aus dem Programm FIBU werden die Summen- und Saldenliste, das Journal, die Kontenblätter,
Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen, Jahresabschlüsse sowie die
Betriebswirtschaftlichen Auswertungen für das Programm ARCHIV bereitgestellt.
Aus ANLAG werden das Restwertverzeichnis, der Anlagespiegel, die Entwicklung des
Anlagevermögens, die einzelnen Inventarkarten sowie die Inventarliste für ARCHIV bereitgestellt.
Für die Steuerprogramme werden alle Formulare sowie Berechnungen der einzelnen Jahre und
Steuerarten bereitgestellt.
Aus dem Programm LOHN werden alle Auswertungen archiviert, die dort im Auswertungsexplorer
angezeigt werden. Leider ist es momentan noch nicht möglich die Auswertungen selektiv für ARCHIV
bereitzustellen. Es werden also alle oben genannten Auswertungen für ARCHIV bereitgestellt.
Aus den Fachanwendungen FIBU, ANLAG und LOHN können zusätzlich die GDPdU-Daten zur
elektronischen Betriebsprüfung bereitgestellt werden.
3. Erstellen der ARCHIV-CD in Agenda ARCHIV
Haben Sie alle gewünschten Daten aus den einzelnen Fachanwendungen bereitgestellt, wird in
ARCHIV die Erstellung der ARCHIV-CD durchgeführt.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte von der Auswahl der zu archivierenden Daten bis zur
Bereitstellung für den Brenn-Vorgang erläutert. Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Archivierung
starten> im Hauptmenü von ARCHIV werden Sie über einen Assistenten durch den
Archivierungsvorgang geführt.
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4. Zu archivierenden Mandanten auswählen
Erfassen Sie im ersten Fenster des Archivierungs-Assistenten die Mandantennummer des Mandanten,
für den Sie eine ARCHIV-CD erstellen wollen, oder wählen Sie diesen über die Schaltfläche in der
Mandanten-Auswahl mit einem Doppelklick.
5. Welche Daten sollen archiviert werden?
ARCHIV liefert Ihnen bereits einen vordefinierten Agenda-Standard für die Archivierung. In diesem
Archivierungs-Standard wird festgelegt, welche Daten aus den verschiedenen Programmbereichen
Rechnungswesen, Personalwesen und Steuern archiviert werden sollen. Sie können im Hauptmenü
über »Stammdaten | Archivierungs-Standards« eigene Archivierungs-Standards anlegen.
Wählen Sie über das Symbol den gewünschten Standard für die Archivierung.
6. Für welchen Zeitraum soll die Archivierung erfolgen
Legen Sie als nächstes den Zeitraum fest, für den Sie Daten archivieren wollen. Dabei ist die Auswahl
von mehreren Jahren möglich.
Beachten Sie, dass auf einer ARCHIV-CD gleichzeitig maximal 10 Jahre archiviert werden können.
Hat der gewählte Mandant ein abweichendes Wirtschaftsjahr, bezieht sich der Zeitraum immer auf das
Jahr, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt.
Über die Schaltfläche <Weiter> fahren Sie mit der Archivierung fort.
7. Auswahl der zu archivierenden Daten
Im folgenden Fenster werden alle Auswertungen angezeigt, die aus den entsprechenden
Fachanwendungen (FIBU, ANLAG, LOHN und Steuern) bereitgestellt wurden.
Die Unterteilung erfolgt zunächst nach den einzelnen Jahren (linker Fensterbereich) und dann nach
den einzelnen Programmbereichen FIBU, Jahresabschluss, ANLAG, LOHN, usw. (rechter
Fensterbereich).
Wollen Sie die Auswahl der Auswertungen dauerhaft ändern, können Sie im Hauptmenü über
»Stammdaten | Archivierungs-Standards« eigene Archivierungs-Standards anlegen und diese bei
zukünftigen Archivierungen verwenden.
Wurden aus einer Fachanwendung keine Daten bereitgestellt bzw. sind keine Auswertungen
vorhanden, werden diese durch einen entsprechenden Hinweistext gekennzeichnet.
Durch Klicken auf die Schaltfläche <ARCHIV-CD erstellen> gelangen Sie zum nächsten Schritt.
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8. Passwortvergabe
Damit die Daten auf der ARCHIV-CD vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind, müssen Sie im
nächsten Schritt ein Passwort vergeben. Nur nach Eingabe dieses Passworts ist der spätere Zugriff
auf die ARCHIV-CD möglich. Das Passwort muss aus mindestens acht Zeichen bestehen.
Sonderzeichen (/,\, usw.) sind bei der Erfassung des Passworts nicht erlaubt. Bei der Erfassung des
Passwortes wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Das Passwort finden Sie auch im Archivierungs-Protokoll im Hauptmenü über »Auswertungen |
Archivierungsprotokoll« und im Anschreiben zur ARCHIV-CD (siehe Punkt »Anschreiben zur ArchivCD erstellen« ).
9. Anzeige des Archivierungs-Protokolls
Nach erfolgreicher Archivierung wird das Archivierungsprotokoll dargestellt. Das Protokoll liefert Ihnen
Informationen darüber, welche Daten archiviert wurden.
Wurden die Auswertungen bzw. GDPdU-Daten erfolgreich archiviert, werden diese mit einem grünen
Haken gekennzeichnet. Im Fehlerfall erhalten Sie ein entsprechendes Symbol.
Das Protokoll wird unter »Auswertungen | Archivierungs-Protokoll« gespeichert. Hier können Sie es
zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit noch einmal aufrufen und ausdrucken.
10.Anschreiben zur Archiv-CD erstellen
Als letzten Schritt können Sie ein Anschreiben zur ARCHIV-CD erstellen. Nach dem
Archivierungsprotokoll finden Sie eine Schaltfläche, über die das Anschreiben mit den MandantenStammdaten gefüllt und erstellt wird. Das Anschreiben enthält folgende Informationen:
§ das Protokoll der bereitgestellten Daten, die CD-Nummer der ARCHIV-CD,
§ das Passwort.
Da im Anschreiben zur ARCHIV-CD das Passwort zum Anzeigen der archivierten Daten auf der
ARCHIV-CD enthalten ist, muss das Anschreiben und die ARCHIV-CD unbedingt mit getrennter Post
an den Mandanten gesendet werden.
Wollen Sie in Zukunft keine Anschreiben zur ARCHIV-CD erstellen, können Sie diese Funktion über
»Optionen | Einstellungen ARCHIV« ausschalten.
11.Brennen der ARCHIV-CD
Nachdem Sie die ARCHIV-CD erstellt haben, muss diese über eine externe Brenn-Software (z.B. Nero
Burning Rom, WinOnCD, etc.) auf CD oder DVD gebrannt werden.
Nr. 3301 Brennen einer Archiv-CD
Beachten Sie, dass die derzeitige Haltbarkeit von CDs bzw. DVDs begrenzt ist. Laut Herstellerangaben
beträgt die Lebensdauer bei den meisten CD- bzw. DVD-Rohlingen maximal 10 Jahre.
Empfehlenswert für eine dauerhafte Datensicherung sind DVD-RAM-Medien. Die Lebensdauer wird
hier bei korrekter Lagerung mit ca. 30 Jahren angegeben.
Um eine möglichst lange Lebensdauer zu erzielen, sollten Sie Ihre CD- bzw. DVD-Medien optimal
lagern, d.h. geschützt vor Licht, Staub und Feuchtigkeit, Raumtemperatur ca. 15-20 Grad Celsius.
Selbstverständlich können wir keinerlei Garantien für die Funktionsfähigkeit Ihrer CD- bzw. DVDMedien geben.
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12.Bedienung der ARCHIV-CD
Informationen zur Bedienung der ARCHIV-CD finden Sie im Info für Anwender Nr. 796371
Beschreibung Agenda ARCHIV-CD bzw. im Start-Menü der ARCHIV-CD.
Beachten Sie, dass für das Anzeigen und Drucken von Auswertungen sowie zur Anzeige der
Beschreibung zur ARCHIV-CD der Adobe Acrobat Reader benötigt wird. Diesen können Sie bei Bedarf
über die Internet-Adresse »http://www.agenda-software.de/Tools_zum_Download.htm« herunterladen.
3.
Weitere Funktionen
1. Sperren von Programmfunktionen über BENUTZER
Wie in allen Agenda-Anwendungen können Sie einzelne Mandanten und sämtliche
Programmfunktionen von ARCHIV über BENUTZER sperren.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Schnelleinstieg zu Agenda BENUTZER:
Nr. 0600 Schnelleinstieg BENUTZER
2. Was tun, wenn man das Passwort vergessen und das Archivierungsprotokoll gelöscht hat?
In diesem Fall senden Sie uns die ARCHIV-CD mit einem kurzen Anschreiben.
Wir senden Ihnen anschließend Ihr Passwort und die ARCHIV-CD zurück.
3. Welche BWA wird bereitgestellt?
Sollte unter »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register BWA« eine BWA-Form bzw. ein
BWA-Typ für die Anzeige der BWA als Standard hinterlegt sein wird diese zur Datenbereitstellung
verwendet.
Wurde in den Mandanten-Programmdaten kein BWA-Standard eingetragen, wird die zuletzt
verwendete BWA-Form bzw. der zuletzt verwendete BWA-Typ verwendet.
Wurde in dem zu archivierenden Wirtschaftsjahr noch nie eine BWA in der Bildschirmansicht
angezeigt oder gedruckt und in den Mandanten-Programmdaten ist kein BWA-Standard hinterlegt,
wird für ARCHIV keine BWA bereitgestellt.
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4.
Hilfe
Video zum HILFESYSTEM
Antworten zu häufig gestellten Fragen.
Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt.
Informationen zur Bildschirmmaske.
Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld.
Schulung zu einem Thema an Ihrem PC.
Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.
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»Hilfe |
Hotline«
§ Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere
Anwendungsberater gerne zur Verfügung.
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