Agenda-Software: Datensicherung

Agenda-Software: Datensicherung
Bereich: Technik - Info für Anwender Nr. 6055
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzungen
2
3.
Vorgehensweise
2
3.1.
Datensicherung: ELSTER-Zertifikat
3
3.2.
Datensicherung: Agenda ONLINE-Zertifikat
4
3.3.
Datensicherung: Agenda-Anwendungen
4
4.
Details
8
4.1.
Mögliche Sicherungsmedien
8
4.2.
Was sind Schattenkopien?
9
4.3.
Wie brenne ich einen Ordner auf DVD?
9
5.
Verwandte Themen
Autor: DAS / 06.10.2015
10
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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Info für Anwender Nr. 6055
1.
Ziel
Dieses Info beschreibt die Vorgehensweise zur Erstellung einer lokalen Komplettsicherung des AgendaDatenbestands, einer Sicherung von ELSTER und des Agenda ONLINE-Zertifikats.
Nutzen Sie diese Komplettsicherung:
§ zur Sicherheit Ihrer Daten
§ zur Rücksicherung Ihrer Daten
§ zum Datenumzug auf eine neue Installation.
Hinweis
Die sicherste und einfachste Möglichkeit der Datensicherung ist Agenda DASI ONLINE.
Nr. 6601 DASI ONLINE oder unter folgender Telefonnummer 08031 – 2561-421.
2.
Voraussetzungen
Voraussetzungen
1. Anmeldung als Administrator auf dem Rechner bzw. Server. auf dem Agenda installiert ist.
2. Optional benötigen Sie ein Sicherungsmedium wie z. B. eine externe Festplatte oder einen DVDbzw. Blu-Ray-Brenner.
3.
Vorgehensweise
Überblick
1. Datensicherung: ELSTER-Zertifikat
3
2. Datensicherung: Agenda ONLINE-Zertifikat
3. Datensicherung: Agenda-Anwendungen
4
4
Aufgrund der zentralen Datenhaltung der Agenda-Software können Sie eine Datensicherung auf
einfache Weise durchführen. Das Kopieren des kompletten Agenda-Ordners ist für eine
Komplettdatensicherung ausreichend.
Hinweis
1. Während der Sicherung kann nicht mit Agenda gearbeitet werden. Ausnahme:
Sie verwenden Back-up-Lösungen, die mit Schattenkopien (siehe auch Seite 9 )
arbeiten (z. B. Agenda DASI ONLINE) .
2. Das Programm Agenda DASI (nicht zu verwechseln mit DASI ONLINE) ist in erster Linie für den
Datentransfer gedacht und eignet sich nicht für eine regelmäßige Komplettsicherung.
Tipp
Wenn Sie die Möglichkeit dazu haben, empfehlen wir die Datensicherung anhand einer
Datenrücksicherung auf einem zweiten PC zu testen.
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3.1.
Datensicherung: ELSTER-Zertifikat
Das Zertifikat für ELSTER (Basiszertifikat in Dateiform) muss ebenfalls gesichert werden. Den
Speicherort der Zertifikatsdatei finden Sie je nach Absenderdaten in den Kanzleidaten oder in den
Mandanten-Adressdaten.
Welche Absenderdaten verwendet werden, prüfen Sie wie folgt:
Absenderangaben prüfen
1. Agenda DELFIN öffnen.
2.
»Optionen | Einstellungen DELFIN«
a) Ist »Kanzleidaten« ausgewählt, finden Sie den Speicherort des ELSTER-Zertifikats unter
»ARBEITSPLATZ: Bestand | Kanzleidaten bearbeiten | Register: DELFIN«.
b) Bei Absenderdaten »Mandantendaten« ist das ELSTER-Zertifikat in den MandantenAdressdaten hinterlegt:
»ARBEITSPLATZ: Mandant | Neuanlage & Bearbeiten | <Adressdaten bearbeiten> | Register:
DELFIN«.
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3.2.
Datensicherung: Agenda ONLINE-Zertifikat
Das Agenda Online-Zertifikat für die Bedienung der Agenda Online Services (wie z. B. BANK ONLINE
oder KASSENBUCH ONLINE) dient zur Authentifizierung im Agenda-Rechenzentrum und muss
ebenfalls gesichert werden.
Der Speicherort des Agenda Online-Zertifikats ist der, den Sie immer beim Erfassen der Login-Daten
angegeben haben.
Zum Beispiel: C:\Users\admin\Desktop\onlinezertifikat-nachname.aoz
3.3.
Datensicherung: Agenda-Anwendungen
Überblick
1. Alle Agenda-Anwendungen schließen
2. Agenda-Dienste beenden
5
3. Agenda-Installationsordner kopieren
4. Agenda-Dienst starten
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1. Alle Agenda-Anwendungen schließen
Schließen Sie alle Agenda-Anwendungen an allen Arbeitsplätzen.
2. Agenda-Dienste beenden
Hinweis
Wenn Sie ein Datensicherungstool einsetzen, können Sie als Vorlaufbefehl zum Beispiel das
nachfolgende Skript verwenden.
1. Agenda-Installationsordner öffnen, z.B. »C:\Agenda«.
2. Ordner aufrufen: »[...]\Agenda\Tools\Interne Tools\«.
3. Rechtsklick auf »Agenda_Komponenten_beenden.cmd«.
4. Auf <Als Administrator ausführen> klicken.
5. Abfrage mit <Ja> bestätigen.
6. Nach Erfolgsmeldung Fenster schließen:
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3. Agenda-Installationsordner kopieren
Gesamten Agenda-Ordner auf ein Sicherungsmedium kopieren:
1. Rechtsklick auf Agenda-Ordner und wählen im Kontextmenü
»Kopieren« auswählen.
2. Auf Sicherungsmedium den Ordner öffnen, in dem der Agenda-Ordner gesichert werden soll.
Rechtsklick im Ordner und wählen im Kontextmenü
»Einfügen« auswählen.
Warten, bis der Kopiervorgang beendet ist, was je nach Datengröße und Rechenleistung mehrere
Minuten dauern kann..
Hinweis
Auf Seite
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lesen Sie wie Sie den Agenda-Ordner auf ein Medium brennen
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4. Agenda-Dienst starten
Hinweis
Wenn Sie ein Datensicherungstool einsetzen, können Sie als Nachlaufbefehl zum Beispiel das
nachfolgende Skript verwenden.
1. In den Agenda-Installationsordner wechseln, z.B. »C:\Agenda«.
2. Ordner aufrufen: »[...]\Agenda\Tools\Interne Tools\«.
3. Rechtsklick auf »Agenda_Komponenten_starten.cmd«.
4. Auf <Als Administrator ausführen> klicken.
5. Abfrage mit <Ja> bestätigen.
6. Nach Erfolgsmeldung Fenster schließen:
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4.
Details
4.1.
Mögliche Sicherungsmedien
Medium
Kapazität
Vorteil
Nachteil
Lebensdauer
DVD
4,7 GB (Single
Layer)
§ Preisgünstig
§ Sicherung kann
nicht automatisiert
geplant werden da
DVD-Rohling per
Hand eingelegt
werden muss
Ca. 10 Jahre
8,5 GB (Dual
Layer)
§ Meist mit
Bordmitteln
umsetzbar
§ Brennvorgang
langsamer als
andere Sicherungsmethoden
Blu-Ray
25GB (Single
Layer)
50GB (Double
Layer)
100/128GB (3
bzw. 4 Layer)
§ Große Kapazität § Sicherung kann wie Ca. 30 Jahre
bei den DVDs nicht
automatisiert
geplant werden, da
der Rohling per
Hand eingelegt
werden muss
§ Brennvorgang
langsamer als
andere Sicherungsmethoden
Online-Sicherung
(DASI ONLINE)
(¢ empfohlene
Datensicherung)
Je nach Tarif
§ Sicherung auf
zertifizierten
Servern
§ Schutz gegen
Datenverlust
(auch Brand
oder Diebstahl)
§ Zur Zeit der
Sicherung muss
eine
Internetverbindung
vorhanden sein
Unbegrenzt
§ Gewisses
Fachwissen ist
erforderlich
Ca. 20 Jahre
§ Anfälliger für
technischen Defekt
Hierfür kann keine
genaue Aussage
getroffen werden
*
Bandsicherung
Je nach Typ
§ Große
Kapazitäten
§ Platzsparend in
Lagerung
Externe Festplatte /
NAS
Je nach
Festplatte
§ Transportabel
§ Günstig in
Anschaffung
* Es kann während der Datensicherung mit Agenda weitergearbeitet werden.
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4.2.
Was sind Schattenkopien?
Schattenkopien sind vereinfacht gesagt Momentaufnahmen eines Ordners oder auch einer kompletten
Partition auf einer Festplatte.
Dieser Vorgang wird – sofern aktiviert – im laufenden Betrieb im Hintergrund ausgeführt. Somit können
ältere Versionen bestimmter Dateien bei versehentlichem Überschreiben zurückgesichert werden.
4.3.
Wie brenne ich einen Ordner auf DVD?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Agenda-Ordner auf ein optisches Medium zu brennen. Die
schnellste und einfachste ist die Windows Brennfunktion. Sie können auch den Ordner mit einer
Drittanbietersoftware wie Nero oder Ashampoo brennen. Auf diese Möglichkeiten wird hier nicht weiter
eingegangen.
Hinweis
Die in Windows XP integrierte Brennfunktion kann nicht verwendet werden, da das Brennen
geöffneter Dateien mit der Windows Brennfunktion nicht möglich ist.
Agenda-Ordner brennen
1. Agenda-Ordner auswählen.
2. In der Statusleiste auf
klicken.
3. Datenträgertitel vergeben.
4. Option »Mit einem CD/DVD-Player« aus einstellen
5. Auf
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klicken.
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Hinweis
Beachten Sie, wie im Punkt »Datensicherung« auf Seite
Programme geschlossen sind und der ADS gestoppt ist.
5.
4
beschrieben, dass alle Agenda-
Verwandte Themen
Nr. 6072 Datenumzug mit dem Datenumzugsassistenten
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