Datensicherung und Datenarchivierung im RAI

Datensicherung und Datenarchivierung
im RAI-System
1.
Merkblatt 9.2
12. 2010
Datensicherung im RAI EDV-System
• Empfehlung 1a (für Heime mit Netzwerk)
Veranlassen Sie bei der EDV-verantwortlichen Person Ihres Heimes, allenfalls in Rücksprache
mit der RAIsoft-Hotline, dass die SQL-Server Datenbank des EDV-Systems RAIsoft im Rahmen
der üblichen Datensicherung gesichert wird. Der Datenträger, auf welchem sich die Sicherung
befindet, sollte nicht im gleichen Raum aufbewahrt werden, wie der Server, auf dem die Daten
gespeichert sind.
• Empfehlung 1b (für Heime ohne Netzwerklösung)
Erstellen Sie unbedingt in regelmässigen Abständen eine Datensicherung der SQL-Server Datenbank von RAIsoft. Dies kann durch eine Sicherungssoftware (Imaging) eine Drittherstellers
erfolgen oder mittels spezieller Sicherungsprogramme von RAIsoft, welche wir Ihnen gerne
über die RAIsoft-Hotline zur Verfügung stellen. Der Datenträger, auf welchem die MDS-Daten
gesichert sind, sollte nicht im gleichen Raum aufbewahrt werden wie der Computer, auf dem die
Daten gespeichert sind. Bei den Audits wird gefordert, dass die Rücklesbarkeit geprüft und
schriftlich bestätigt wird.
2.
Datenarchivierung
2.1 EDV-Archivierung
Daten von Leistungserbringern im Gesundheitswesen müssen entsprechend dem Gesetz zehn
Jahre aufbewahrt werden. Das ist im RAIsoft-System gewährleistet. Im EDV-System RAIsoft
wird es eine automatische Löschfunktion geben, welche Daten von Bewohnerinnen nach 10
Jahren in einer anonymisierten Version in eine separate Tabelle speichert, d.h. de facto löscht.
Diese Funktion ist ab 2011 verfügbar und integriert sich automatisch in die Software.
• Empfehlung 2
Heimbewohnerinnen und Heimbewohner die ausgetreten oder verstorben sind, bleiben in der
Software gespeichert bis die Löschfunktion verfügbar ist.
2.2 Archivierung der MDS-Papierformulare
Da die Daten, welche auf diesen Formularen festgehalten sind, auch im EDV-System abgelegt
sind, ergibt sich folgende Empfehlung für die Aufbewahrung von MDS-Formularen in Papierform:
• Empfehlung 3
Bewahren Sie die beiden aktuellsten (letzten) MDS-Formulare auf, am besten auf der Abteilung
im Stationszimmer unter Verschluss. Alle älteren Formulare können vernichtet werden: Beachten Sie, dass es sich dabei um vertrauliche Pflegedokumente handelt (für die Institutionen im
Kanton Basel Stadt gilt dazu das spezifische Baselstädtische Datenschutzmerkblatt).
2.3 Archivierung der Abklärungszusammenfassung
Die Abklärungszusammenfassungen werden handschriftlich bearbeitet, sie sind in der bearbeiteten Version nicht im Computer gespeichert. Deshalb müssen Sie mit anderen Papierdokumenten der Pflegedokumentation archiviert werden.
• Empfehlung 4
Legen Sie die aktuelle, bearbeitete Abklärungszusammenfassung in die aktuelle Pflegedokumentation. Abklärungszusammenfassung und Pflegedokumentation bilden eine Einheit.
© Q-Sys AG
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