Kommunaldialog „Personalbemessung & Betreiberverantwortung“ Vorstellung der aktuellen Untersuchung der Finanz- und Personalressourcen zum Betreiben der TGA der Universität Bonn Prof. Dr.-Ing. Carolin Bahr Prof. Dr.-Ing. Carolin Bahr Leiterin Steinbeis-Transferzentrum Bau und Facility Management (BFM) E-Mail: [email protected] www.carolin-bahr.com Zu meiner Person Professorin für Immobilienmanagement und Baubetrieb an der Hochschule Karlsruhe. Leiterin des Steinbeis-Transferzentrum Bau- und Facility Management (BFM) Zuvor stellvertretende Leiterin der Abteilung Facility Management am Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Leitung zahlreicher Projekte mit Schwerpunkt Instandhaltungs- und Ressourcenplanung (Finanzen + Personal), LZ-Management Engagement bei Fachverbänden und Kongressen: AMEV: TGA-Kosten Betreiben INservFM Kongress, Frankfurt: Mitglied des Kongresskommitees und Leitung der Session Baubestandsmanagement VDI 2067/50 Richtlinienausschuss „Wirtschaftlichkeit von Bauelementen“ GEFMA, gif, … 2 Einführung Eckdaten zur Uni Bonn: Gegründet im Jahr 1818 ca. 34.000 Studierende ca. 6.500 Mitarbeiter ca. 350 Gebäude davon 90% Altbauten ca. 590.000 m² BGF ca. 230 MA im Dezernat Liegenschaften davon 60 MA in Abteilung Technik Betrieb d. TGA Gute Datenlage (Erfassung in CAFM System) 4 Einführung Ausgangslage Flächenzuwächse Zunehmende Technisierung von Gebäuden Zahlreiche neue Vorschriften Durchführung von zahlreichen Aufgaben für BLB Demographischer Wandel 5 Zielsetzung Untersuchung, ob vorhandene Personal- und Finanzressourcen für das Betreiben der TGA ausreichen. Transparenz schaffen Darstellung potentieller Defizite Handlungsempfehlung zum Abfedern v. Soll-Ist Abweichung 6 Gegenstand und Grundlage der Untersuchung Daten der Uni Bonn Alle betreuten Gebäude (ca.350) Von BLB angemietet Von privat angemietet Gebäude in Planung und Bau Abgehende Gebäude Über Betreiberaufgaben hinaus: 7 IS-Arbeiten, die für BLB durchgeführt werden AMEV-Empfehlung AMEV - Verfahren einheitliche Methodik Basis ist Wiederbeschaffungswert (WBW) Hilfestellung bei Ermittlung des WBW fundierte Datengrundlage Überarbeitung d. Jahreskostenfaktoren Berücksichtigung von spezifischen Gebäudeeigenschaften Korrekturfaktoren für Alter, Nutzungsart, Gebäudehöhe Schritt 1: Betriebskostenermittlung Schritt 2: Personalbedarfsermittlung Kostenloser Download: www.amev-online.de/AMEVInhalt/Organisation/TGA-Kosten%20Betreiben/ 8 Projektablauf Mitglieder der Projektgruppe seitens Uni Bonn Dezernentin f. Liegenschaften / Stellvertreterin d. Kanzlers Leiter und Stellvertreter der Abteilung Technik Leiter Organisationsentwicklung Personalrat und Datenschutzbeauftragter CAFM Experte Leiter Abteilung kaufmännisches FM Stabstelle für Projektmanagement 9 Projektablauf Notwendige Informationen und Daten „Befüllung“ von Excel-Vorlage Alle notwendigen Daten für AMEV –Berechnungen wurden in Vorlage aufgeführt. Nach Erhalt der Daten Plausibilitätsprüfung Vereinbarung wie mit Sondersituationen umgegangen wird 11 Herausforderungen Abgrenzung der Tätigkeiten Zuständigkeit für Aufgaben (BLB od. Uni) Organisationsaufbau 13 Projektablauf Stärken – Schwächen - Analyse Stärken-Schwächen-Analyse auf Basis ganzheitlicher Betrachtung. Ergänzung von ZDF durch qualitative Informationen Tages-Workshop mit Sachgebiets- und Werkstattleiter 15 Projektablauf Wichtigste Erkenntnisse Zielkonflikt: günstig Bauen -- wirtschaftlich Betreiben Gesundes Verhältnis: Fremdvergabe – Eigenleistung Bessere Kommunikation Zunahme von administrativen Aufgaben Zeit fürs Wesentliche fehlt Zu viele Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören Permanenter Aufgabenüberhang / „Hinterherlaufen“ führt zu Unzufriedenheit Qualität leidet und wird eigenen Ansprüchen nicht gerecht 16 Fazit Untersuchung schafft Transparenz hinsichtlich Benötigten Ressourcen nach AMEV-Verfahren (SOLL) Verfügbaren Ressourcen (IST) Umfang zusätzlich benötigter Ressourcen Darüber hinaus gesteigertes Bewusstsein für Aufgaben Verantwortung Ansatz-Hebel für Verbesserungen „Wir bewegen viel, kommen aber an unsere Grenzen“ 17 Kontakt Prof. Dr.-Ing. Carolin Bahr Moltkestrasse 30 76133 Karlsruhe fon: 0721 / 925 2730 Mobil: 0171 / 2132522 E-mail: [email protected] Web: www.carolin-bahr.de 19
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