Ministerium für Innovation, Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen Die Ministerin \ G. .Februar2017 Ministerium für Innovation, Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen. 40190 Düsseldorf An den Vorsitzenden des Ausschusses für Innovation, Wissenschaft und Forschung _ des Landtags Nordrhein-Westfalen Herrn Arndt Klacke MdL Platz des Landtags 1 40221 Düsseldorf Seite1von1 1 �� ·�";· };. ,�:. ::;�-: �:.N. ;����FALE.r·-J l L·"-'.NDTAG l -. J . • /i. r ·- · ' ·. 1 ·-·� r, \ l r,: ,.� ·: � jjAr:� r.��: i � i� ·J� ".,,,d; if:� !lI Ll -7 81 � � V .... ... � ,· . '"' � .:.:,..., •.;. • L_ Projektleitfaden zwischen Hochschulen und ·�.„-. !.._ � Aktenzeichen: 121 beiAntwort bitte angeben Svenja SchulzeMdl .J � A10 ta:aww•. BLB NRW Sehr geehrter Herr Vorsitzender, wie schon mündlich im Ausschuss berichtet, haben sich Expertinnen und Experten des BLB NRW und der Hochschulen zu einer AG Pro zessoptimierung zusammengeschlossen, in mehreren Workshops zwi schen November 2014 und September 2016 einen Leitfaden zur koope rativen Abwicklung von Bauprojekten erstellt und die jetzige Fassung im November 2016 untereinander abgestimmt. Ich übersende Ihnen den Leitfaden wie angekündigt in 60facher Ausfer tigung mit der Bitte um Weiterleitung an die Ausschussmitglieder. VölklingerStraße 49 40221 Düsseldorf Mit freundlichen Grüßen Telefon 0211 896-4715 Telefax 0211 896-4555 [email protected] ���w� www.wissenschaft.nrw.de ÖffentlicheVerkehrsmittel: Svenja Schulze S-BahnenS8, S11, S28 (VölklingerStraße) RheinbahnLinie 709 (GeorgS - chulhaff-Platz) RheinbahnLinien706, 707 (Wupperstraße) Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.1 1 .201 6 Projektleitfaden zwischen Hochschulen und BLB NRW Präam bel Die Niederlassungen des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW (im Folgenden BLB) und die Hochschulen des Landes NRW (im Folgenden HS) stehen in einem komplexen Kundenverhältnis zueinander: Einerseits ist der BLB als Eigentümer Vermieter der Hochschulliegenschaften, auf der anderen Seite ist er für die Hochschulen gleichzeitig Dienstleister bei Bauvorhaben. Zur Optimierung der Zusammenarbeit fanden im Zeitraum 11/2014 bis 09/2016 mehrere Workshops, bestehend aus fünf Teilnehmenden des BLB und vier Baudezernent*innen der HS, statt. Die AG Prozessoptimierung hatte sich folgende Ziele gesetzt: Festlegung von Projektorganisation und Rollenverständnis Sicherstellung der Qualität in der Planung Herstellung von größtmöglicher Transparenz auf beiden Seiten Im Rahmen dieser Zielsetzung wurde eine Reihe von Themen definiert, die maßgeblichen Einfluss auf den Projekterfolg haben. Die im Folgenden beschriebenen Arbeitsergebnisse dienen der Strukturierung der gemeinsamen Aufgaben, ausgehend von der sogenannten Projektphase O (Ph 0), sowie der Aufgabenlisten auf Seiten des BLB und der HS. Die für die Projekt- und Leistungsphasen definierten Arbeitsschritte und Meilensteine sollen die verantwortlichen Projektbeteiligten auf beiden Seiten in die Lage versetzen, die gemeinsamen Bauprojekte in systematischer und vertrauensvoller Form zu realisieren. Der Leitfaden orientiert sich an der Struktur der Leistungsphasen der HOAI und beschreibt die Aufgabenverteilung und Schnittstellen zwischen BLB und HS. Die von BLB und HS zu erbringenden Leistungen sind - aufbauend auf den bestehenden, allgemeinen Regelungen - projektspezifisch zu definieren. Das Land NRW beabsichtigt, zukünftige Bauvorhaben nach folgenden definierten Qualitätsmeilensteinen abzuwickeln: - Nutzersollvereinbarung - Planungssollvereinbarung - Bausollvereinbarung Dieser Proj e k t l ei tfaden dient dazu, das Verfahren zur Erreichung dieser Meilensteine - unter Einhaltung des HKOP-Verfahrens 1- zu operationalisieren. Änderungshinweise oder Verbesserungsvorschläge sind an die AG Prozessoptimierung (siehe 14.3) zu richten. 1 Alle das HKoP-Verfahren im Besonderen betreffende Punkte sind im Folgenden jeweils gelb markiert 1 /52 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB Inhalt 1 Rollenverteilung zwischen HS und BLB 2 Kontinuierlicher Planungsdialog 3 ......... . . . ........... . . .......................................„.„. „.„.. „„............................................ „...... . . .. . . ............ ........... ......... .................. ................. „„„.„„„„. „... „..... „„ ......„„....„ .• „...... „. „„.. „„....... „.... „...................... „. „...•............. Projektphase 0 Meilensteine der Projektphase O 3.1 Gemeinsame Aufgaben in Projektphase O 3.2 Aufgaben der Hochschulen in Projektphase O 3.3 Generelle Anforderungen - Raumanforderungsprofil. 3.3.1 Generelle Anforderungen - Technik/Infrastruktur 3.3.2 Aufgaben des BLB in Projektphase 0 3.4 ..............„„ ..•........ „..... „„..............„ ... „„......................................................... 5 6 ; ........ „....„„..................................„ ..... „....... .....„ .... 9 9 1O 11 13 14 15 ....... . . . . . . ..... . . ........................„ „..„ .„..... „.......„...„............„......................„ ........ „..„ „......„............„...........„ . „.... „.... „„„......„„ .„„„ „„„.„ .„ ..„ .... „„. .„ „. .„„ „„„„„„. .„ „... „. .„...............•.......„. .„ . . .„ ..... ............ .... . . . . ...... ...... . . . . . . . . .... ............................ ............ . . . .. . . . . . . . . .. . . ... .................... . ............ . ................. ............... . ........ . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . ........ . . . . . . ...... ... ....... . . . ........ . . . ........ ..........„..„ •........ ............ . . „....................................„ .....................................„ ........... ........ . . . ......... . . . . .. . . ......... ......„...................... „„.„„ ..... „„. . .„ „.... „ .....„„.„„ ........ . • ............... „....................... . . . . .......... . . . . ..... 4 5 Vergabeverfahren Planungsleistungen Meilensteine des Vergabeverfahrens 4.1 .. . . ............................... ....................................... „.................................... . . . . . . ......... . . . . . .... . . . . . . . . ..... . . . .. . . .. . . . ... ................ . . . . . . . ........................ ........ . . .......... . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . ..... ....... . . . ........ . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ............. Leistungsphase 1 Meilensteine der Lph 1 5.1 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 1 5.2 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 1 5.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 1 5.4 .„.......................•............................................................„ .....................................„ .................. ........... „ . . . ........ . . . . . . . .. . . . . . . ...... . . . . . . „ „„ .„...........................•........•...„ „„ .„„„ .„„. . „„. . . .„„ . „ „„ „ „„ . „ „ „ . . . „„„. .„. „„„„„„ „„„„„„„ „. .„„„. . .„„„ „„. . .„ . . ..... ....„„„„„„ ..„„„.„„. „„.„„„.„„ ............................ „.„.„....„.„„„„„ ..„„.. „„„.„„„„„.„„„„„„„„„„ .......„..„..„.„ ....„ .....„„ „. „„ .....• . .. . . . .„.....•......„ ........„.....„ ...... „. . .„.„....„ „...... „„.„.•...„. . . .... . . . . ... . . . . . . . . . . . . .„ ••.•.... ...•.••...•....................•.•.........•................•••.•„ •.•.•.••.•••.•..• .....•........„ •.•..„•......•...•.... 6 16 16 17 17 17 18 18 20 Leistungsphase 2 2 20 Meilensteine der Lph 6.1 21 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 2 6.2 der Hochschulen in Leistungsphase 2 22 Aufgaben 6.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 2.............................................................................................. ........................................................... 23 6.4 . . . . . . .................... „„......•. .................„.. „ ..... „....„.......„ .........•... „.......................................... . .................... „............„ . . . . ............. . . . . .. ...... . ....... . . . . . . ...... . . . . . .............. ....... .......... . . . . . . . . . . .. . . . . ....... . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .... ....... . . . . . . .............. . . . . . . .......................... . . . . · . . . .„„. „ .. . . . ... . . .. ...... . . . . „ . .. . . . . .. „ .. „ .•.. •... „ . . . ... „ ... „ ..... •..•........................•.•........••..•.••••.••.•••..•....•... . . ............. ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . ... . . ... . .. . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . „•...•...........•...................... 7 Leistungsphase 3 Meilensteine der Lph 3 7.1 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 3 7 .2 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 3 7.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 3 7.4 . . . . . . . . . . . . . . . ......... .......... „ .......... .....................„....„..............................................................................................•...•..••...... • ..... ..... ....... . . . . . . .......................... „............... „...........................„.............. . . . ............. ............... ...... . . . .......... . . . .............. „ ......... ......... . . ........„....„„..............„....„ . . . . ..... „ „.„.. „. „ „....„ „„..... „. „ .„.. „..„. „... „„„.. „..„.„„„...•„..... . . . . .......... . . . . . . . . . . .................. ....... .. . . . . . ........... . . . . . . .... . .. . . .. . . . . .. .. . . ........ „ . . . .. . . . . . .............. ........... .. „...„„„..................................... . . . .......... . . . . . . ....... . . . . . ......... ....... . ...... . ................................................ 24 24 25 26 27 2/52 Stand: 07 . 1 1 .201 6 Projektleitfaden HS/BLB 8 Leistungsphase 4 29 Meilensteine der Lph 4................................................................................................................................................................................... 29 8.1 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 4 ............ ................................................ .................... .................... ............................................. 29 8.2 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 4 ........ ................................................................................................................................... 30 8.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 4............... .......................................................................................................................................... 30 8.4 9 Leistungsphase 5.............................................................. .................................................................................................................................... 31 . .. . . . . . . . . . .. 31 Meilensteine der Lph 5 9.1 5 ................................................................................................................................................. 32 Aufgaben in Leistungsphase Gemeinsame 9.2 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 5 ........................................................................................................................................... 33 9.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 5......................................................................................................................................................... 34 9.4 ................................................................................................................................................................. ................................. ................. ........... ............ ........... .. „ ........... ................ ..... ....................... ..................... ...................... ..... ..... .. 1O Leistungsphase 6 ..................................................................................................................... ......................................................................... 35 Meilensteine der Lph 6 ............................................................................................................................................................................... 35 10.1 . . 36 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 6 10.2 . . . .. 36 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 6 . 10.3 . . 37 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 6 10.4 ........... . ........................... ......... ...... ....... ..................................................................... ... „ ........... „ ........................ „ .......... ...... ........... ....... „ ...... „ . ........ .......... .......... „ ..... ............... ...............„.. „ „ „....... „.......„.. „„.. „„.„„„„.. „ „ . . . . . „ ............... „ ..... „ ....... „ ....... „ ..... „ ....... „ ...... „ .... . . .. . .. . . . . 38 11 Leistungsphase 7 .. . ................................................................ 38 Meilensteine der Lph 7 11.1 . . . . . 39 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 7 11.2 ........................................................ 39 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 7 11.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 7 ..................................................................................................................................................... 40 11.4 ........ „ ...... „ . • ...... „ ....... . „... „. „ . „ .... „ .„.. „ „ .....„ ... „ „ „ „ .. „ . „ . . „ . . „ . „ „ .... „. „ .. „ . „ .... „ .............. „ ........................„ . . „ ... .... . ...... . . . . . ...... . ............. ........ „ ..... „ . .„ .. .................................................. „ ... „. „ .................................................. ............................ .................................. ....... ....... . .... ............ . .............................. ............................. „ .... „ Leistungsphase 8 ..................................................... ................... ........ ................................ .................................. ............................... ............. 41 12 . . . . . .. . . . . . 41 Meilensteine der Lph 8 12.1 Aufgaben in Leistungsphase 8 ............................................................ ................................................................................. 42 Gemeinsame 12.2 ......................................................... :...................... 42 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 8 12.3 des BLB in Leistungsphase 8 ..................................................................................................................................................... 44 Aufgaben 12.4 . .. „45 Erläuterungen zu Dokumentation 12.5 ........... ... ............. .... .......... . . . ......... ................................................. ...... „ ...................... .. ..... .................... .... . . ... ................................................. „ ................................................................. „ ........... ... ........... . . .. . ........ ....... ...... . . . ........................... „ .... .. . . . . .. 46 Leistungsphase 9 . . Meilensteine der Lph 9 46 13. 1 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 9 ................................................................................................................ ............................. 46 13.2 . .. . . . . . . . 47 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 9 13.3 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 9 ..................................................................................................................................................... 48 13.4 13 .... ...... ........ . ........ .... ... ................... . . .... ......... „ ...............•........•............................................. „ . ....... ............... ............... . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . ...... . . . . . . . . „ ..•..... . . . . . . .......... . . •....... • . .........•..... ..... • •....•..........•...... ......... ......................... „ .. ................. .. ........ ........... ..... ...... .. „ .... „ „ .. „ ........... „ .......... . . . ..... „ ............ . . . . . . „ ....... .... .. ..... „..... 3/52 Stand: 07.1 1.2016 Projektleitfaden HS/BLB 14 Anhang Beispiel Raumliste 14.1 Beispiel: Übersicht projektspezifischer Raumarten 14.2 AG Prozessoptimierung 14.3 49 „. 49 51 52 ... .......................................................... ............................................................ ................ .. ............... .................... ............ ...... . . . .. . . . . . . . . . ................................................................................... „.......... . ....... .............. ......... . . ............... . . .. . . „ . . • • .•.. . . ..... . . . . . . ... . ... ........ . . . . . . ............. ...................................................................................... . . . .... „ ...•.. . .... ... .... „ ..•................. • . ......................... „ .............................................•.............. ................................. . . . . .. . . . . ....... . . . .. . 4/52 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 1 Rollenverteilung zwischen HS und BLB Die folgende Auflistung beschreibt die potenziellen Rollen der Beteiligten über alle Varianten von gemeinsamen Baumaßnahmen: Hochsch u len Betreiber der Gebäude 1 'i 1 1f1 d ·' 1 f BLB Bauherr Koordinator der Anforderungen in der HS Bündelung der übermittelten Anforderungen Nutzer/Mieter Vermieter Investor Dienstleister Mieter Investor Auftraggeber (Planung) Auftragnehmer (Planung) Mitwirkung Projektverantwortung BLB und HS sorgen mit dem Planer für eine kontinuierliche Qualitätssicherung im Rahmen des gemeinsamen Planungsdialogs zur Sicherstellung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen. Der BLB trägt die Verantwortung für eine baufachlich abgestimmte Planung in Übereinstimmung mit der Nutzersollvereinbarung. Die Hochschule überprüft die Planung auf Übereinstimmung mit den Nutzeranforderungen. 5/52 Projektleitfaden HS/BLB 2 Stand: 07.11.2016 Kontinuierlicher Planungsdialog Um eine optimale Abstimmung zwischen HS und BLB für einen definierten Projektinhalt (Kosten, Qualität, Quantität, Termine) zur erreichen, so dass dieser in ein Bausoli überführt werden kann, wird ein kontinuierlicher Planungsdialog als entsprechende Voraussetzung gesehen. Generell gilt: HS sorgt für Nutzermanagement und BLB ist verantwortlich für die Projektsteuerung und -leitung. Der Planungsdialog sollte - je nach Projektphase folgende, wesentliche Punkte umfassen. Phasen 1 Wer/was li Alle Punkte die unter Kapitel 3 (als gemeinsame bzw. separate Aufgaben) aufgeführt sind HS-PV (Projektverantwortlicher) erfasst/steuert Nutzerbedarf Phase 0 Vergabeverfahren Planungsleistungen Gemeinsame Definition der Entscheidungskriterien zu Vorplanungsalternativen bzw. Lösungsansätzen (z.B. funktionale, technische oder gestalterische Aspekte) Lph 2 1. Verbesserung der Zusammenarbeit in einer möglichst frühen Phase 2. Beidseitige Transparenz 3. Risikominimierung 4. Möglichst klare Dokumentation des Nutzerbedarfes Klärung Finanzierung und Vereinbarung zur Kostenübernahme Finanzierungssicherheit BLB führt Vergabeverfahren durch; HS führt ggf. ergänzende Vergabeverfahren durch Frühzeitige Bereitstellung externer BLB organisiert Initial-Workshop mit HS-PV und Baubeauftragten (Nutzer) sowie Planer Lph 1 Warum Planer prüft/hinterfragt den Nutzerbedarf (zur Konkretisierung) Planungskapazitäten und -kompetenzen Zum besseren Verständnis von Art und Umfang der Planungsaufgabe Erkennen und Hinweisen auf evtl. Defizite HS-PV steuert Nutzerbedarf und schreibt diesen fort Transparenz zu Konkretisierungen/ Änderungen im Nutzerbedarf Planer erstellt alternative Lösungsansätze nach gleichen Anforderungen ( = Aufgabenstellung) Transparenz/Überblick zu Lösungsansätzen BLB und HS stimmen frühzeitig Alternativen zwischen den verantwortlichen Projektbeteiligten ab (siehe Projekthandbuch Besprechungs- und Berichtswesen) Auswahl des bestmöglichen, wirtschaftlichsten Lösungsansatzes 6152 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB Phasen Wer/was 11 Warum BLB entwickelt Entwurfsplanung und stimmt diese Lph 3 kontinuierlich mit der Hochschule ab (siehe Projekthandbuch Besprechungs- und Berichtswesen) HS stellt internen Kommunikationsfluss sicher und bindet Nutzer in Abstimmung mit BLB ein Lph 4 Lph 5 BLB führt bau- und planungsrechtliche Genehmigungen / Zustimmungen herbei und sorgt für Information und Abstimmung mit HS bei Auflagen und Bedingungen BLB entwickelt Ausführungsplanung und stimmt diese kontinuierlich mit der Hochschule ab (siehe Projekthandbuch Besprechungs- und Berichtswesen) HS stellt internen Kommunikationsfluss sicher und bindet Nutzer in Abstimmung mit BLB weiterhin ein Lph 6 Lph 7 BLB bereitet die Vergabe vor und sorgt für Information und Abstimmung mit HS BLB führt Vergabeverfahren durch und sorgt für Information und Koordination mit der HS Abschluss der Planungssollvereinbarung mit Qualitäten, Quantitäten, Kosten und Terminen Rechtssicherheit herstellen Abschluss der Bausollvereinbarung mit Qualitäten, Quantitäten, Kosten und Terminen Sicherstellung der Planungsqualität Beauftragung der Bauleistungen durch BLB; Beauftragung Wartungsleistungen durch HS, sofern vom BLB ausgeschrieben Lph 8 (bis zur Übergabe) BLB überwacht die Bauausführung und sorgt für Information und Koordination mit HS Plangemäße Fertigstellung Lph 9 BLB sorgt für die Beseitigung der bei Abnahme festgestellten Mängel in Koordination mit HS; BLB und HS agieren gemäß Mietvertrag Sicherstellung der Objektbetreuung 7/52 Projektl eitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 Die hier beschriebenen Punkte stellen somit die erforderliche Regelkommunikation in jeder Projektphase dar. Darüber hinaus schreibt der BLB das Projekthandbuch fort. Als nächster Schritt ist definiert, was jeweils zum Start bzw. Abschluss der relevanten Phasen definiert sein muss und welche Aufgaben in einer Projektphase gelöst werden müssen. Die Aufgaben sind dabei in jeder Phase in drei Kapitel unterteilt: x.2 "Gemeinsame Aufgaben in Projektphase.„" Bei diesen Aufgaben handelt es sich um solche, die konkret durch BLB und HS gemeinsam bearbeitet werden müssen x. 3 "Aufgaben der Hochschulen in Projektphase„." Hier sind die Aufgaben aufgeführt, die federführend/verantwortlich von den Hochschulen zu bearbeiten sind. Die Rolle/Mitwirkung des BLB in den Aufgaben ist angegeben. x.4 „Aufgaben des BLB in Projektphase„." Hier sind die Aufgaben aufgeführt, die federführend/verantwortlich vom BLB zu bearbeiten sind. Die Rolle/Mitwirkung der Hochschulen in den Aufgaben ist angegeben. 8/52 Projektleitfaden HS/BLB 3 Stand: 07. 11.2016 P rojektphase O Meilensteine der Projektphase 0 3.1 Start Projektphase 0 1 . Bedarfsträger (HS und/oder BLB) erstellt Projektstrategiepapier 2. Vereinbarung über den Start der Projektphase. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: 2. 1 . Hochschule meldet Bedarf - Absichtserklärung der HS (LOI) - Annahmebestätigung BLB 2.2. Gemeinsame Absichtserklärung BLB/HS z.B. über Protokoll 3. Definition der Inhalte 3. 1 . Beschreibung und Vereinbarung der jeweiligen Aufgaben in der Projektphase 0 3.2. Definition der benötigten Unterlagen 3.3. Planung und Benennung der Ressourcen (personell und finanziell) Abschluss Projektphase 0 1. Übergabe der Unterlagen von HS an BLB 2. Zusammenstellung und Bereitstellung der Unterlagen (inkl. Aufgaben aus 3.4) durch BLB 3. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen der Parameter aus dem Projektstrategiepapier zum Beginn von Projektphase 0) 4. Abschluss der Nutzersollvereinbarung 5. Genehmigung von qualitativen und quantitativen Zielgrößen durch MIWF im Einvernehmen mit FM 6. Kostenübernahmeerklärung HS für Planungsleistungen 7. Gremienentscheide HS und BLB 8. HS sagt Übernahme der entstehenden Kosten auf Grundlage der zu diesem Zeitpunkt noch vorläufigen Kosten bei Umsetzung der Maßnahme �chriftlich zu (siehe Punkt 4b, Anlage 2, HKoP-Rahmenvereinbarung) 9/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07. 1 1.2016 9. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben für das Vergabeverfahren Planungsleistungen, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc. 10. Abstimmung der Schnittstellen zwischen den Aufgaben von Nutzermanagement (HS) und Projektsteuerung (BLB) 11. Übergang in Vergabeverfahren Planungsleistungen Gemeinsame Aufgaben in Projektphase 0 3.2 Bei den nachfolgenden Punkten handelt es sich nach Auffassung aller Beteiligten um sehr projektspezifische Aufgaben, die sich schwerlich a priori festlegen lassen. Insofern wurde beschlossen, dass die hier aufgeführten Aufgaben als gemeinsame Prüfliste zwischen den Projektverantwortlichen des BLB und der jeweiligen Hochschule fungieren sollen, die zu Beginn eines jeweiligen Projektes besprochen und geklärt werden sollten! • Abstimmung Kostenplanung (siehe Anlage 3 HKoP-Rahmenvereinbarung, Kostenrahmen) • Abstimmung Finanzierung • Klärung Liegenschaftsenergiekonzept (LEK) • Interne Beteiligungsverfahren klären • Klärung der politischen Rahmenbedingungen • Klärung spezifischer Rahmenbedingungen • Stakeholder-Analyse • Definition und Priorisierung der Projektziele • Kommunikationsstruktur nach außen klären • Klärung der Vertragsform (BLB vs HS) • Bedarfsplanung nach DIN 18205 • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Leistungsphase 10/52 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 3.3 Aufgaben der Hochschulen in Projektphase 0 Die nachfolgende Liste stellt die HS-seitige Verantwortung dar. Die erarbeiteten Dokumente beschreiben in ihrer Gesamtheit den Nutzerbedarf und umfassen gemäß HKOP das Raum- und Funktionsprogramm plus Nutzerbedarf (inkl. Anforderung an Klimaneutralität) inkl. funktionaler plus gestalterischer Anforderungen plus Ersteinrichtungskonzept (soweit baulich relevant). Mitwirku n g BLB Was/Wie Ergebnis Aufgaben der HS J;; Erstellung Projekt-Strategie Papier - Projektanlass, Ziel der HS-Leitung, Forschungsschwerpunkte (Antragsskizzen) (Außen)Wirkung Klärung HSEP - Prüfung Konformität vs. Abweichung offen Anforderung von Beratungsleistungen bei der Erstellung des Nutzersolls In Abstimmung mit BLB Ausschreibung und Angebotsbeiziehung durch BLB (vgl. Anlage 3, HKoP-Rahmenvereinbarung) Dienstleistungsvertrag - Tabellarische Auflistung aller Nutzflächen 1-6 HIS-Kennwertverfahren im Abgleich mit dem Bestand Qualitative Auflistung der Nutzflächen 7 Abstimmung mit MIWF Matrix zu NF 1-6: - Bezeichnung - RNC (3-stellig) - Anzahl - Größe In Abstimmung mit BLB Zuordnung der Flächen nach BMK-Richtwerten (ggf. Plausibilisierung nach Kostenflächenarten) Baustein zur Bildung eines Kostenrahmens Unter Berücksichtigung der BLB-seitigen Be..!fillge übergreifende Planung zu belegender und freizumachender Flächen Flächenbilanz - Erweiterung des Raumprogrammes· um Angaben zu bereits zur Projektphase O bekannten Räumen der Flächenarten 7-9 gemäß DIN 277; Herstellung der Beziehung zum Raumanforderungsprofil (vgl. Kap. 3.3. 1) über die Zuordnung zur Raumart siehe Anhang Beispiel 0 Auflistung der projektspezifischen Raumarten Liste der Raumarten siehe Anhang Beispiel 14.2 Aufstellung Raumprogramm Erster Vorschlag zur Zuordnung von BMK-Richtwerten Erster Vorschlag zur Zuordnung freizumachenden Flächen (Plan) nach Sanierung Erstellung der Raumliste Übersicht der Raumarten - 1 DINA4-Seite 11/52 Stand: 07 .1 1 .2016 Projektleitfaden HS/BLB Aufgaben der HS l Bedarfserhebung mit Nutzern :::1 ... Cl) „ ... 0 c <( j! Qj „ Cl) c Cl) (!) Was/Wie Ergebnis - Fragebögen, Interviews, Workshops mit Nutzerseite zu s.u. siehe nachfolgende Punkte (grau schattiert) - Beschreibung der städtebaulichen und technischen Einbindung Funktionsschema auf Gebäudeebene - Beschreibung der funktionalen I organisatorischen zusammenhänge zwischen den Funktionseinheiten Raumübergreifendes Funktionsschema nach Funktionseinheiten - Anforderungen an die äußere und c Q) CJ) c Mitwirkung BLB innere Erschließung ' Definition Raumanforderungsprofil zur Überführung in ein späteres Raumbuch Technisch-infrastrukturelle Anforderungen Termin-Ziele Ggf. Definition der HS-seitigen Leistungen, die durch den BLB erbracht werden sollen Prüfung und Zusammenstellung der Unterlagen des Nutzerbedarfes Projektteam (HS) aufstellen Bauphase Herbeiführung der Genehmigung des Raumprogramms und 1 Beschreibung der funktionalen / organisatorischen Zusammenhänge innerhalb der Funktionseinheiten - Präambel 3.3. 1 ) - Beschreibung I Erfassung gemäß Tab. 3.3.2 - Terminvorstellungen der HS In Abstimmung mit BLB Z.B. für aktive Komponenten Medientechnik - + Raumanforderungsprofil (siehe Tab. Zur Übergabe an BLB - Ermittlung der qualitativen und quantitativen Ressourcen und Benennung eines HS-seitigen PV - Erfassung der HS-seitigen Anforderungen an die Bauphase Vorlage beim MIWF Abgestimmte Unterlagen Vereinbarung zwischen HS und BLB Genehmigung Nutzerbedarfes 12/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 Die unter 3.3 aufgeführten „generellen Anforderungen" (grau schattiert) lassen sich hinsichtlich des Raumanforderungsprofils und der technisch infrastrukturellen Anforderungen wie folgt weiter operationalisieren: 3.3.1 Generelle Anforderungen - Raumanforderungsprofil Ra umanforderungs profil - Stryktur u nd Inhalte Allgemeine Angaben Beispiele Raumbezeichnung gemäß Raumart Nutzung, Art der durchzuführenden Tätigkeiten Labor: Analytik, Synthese, Messraum, Raumnutzungs-Code (RNC) Nutzer Anzahl der Räume aus Raumliste Funktionsschema I Arbeitsabläufe Technische und infrastrukturelle Anforderungen, z.B. Zugangseinschränkungen, Wartung Art der Arbeitsplätze Ständige I Nichtständige Arbeitsplätze Betriebsbeschreibung Beachtung der arbeitsschutzrechtlichen Belange Aufstellung nutzungsspezifischer Gefährdungen Hinweise auf über laborübliche Bedingungen [vgl. DGUV-1 213-850] hinausgehende, spezielle Anforderungen Nutzungsbedingte Genehmigungsanforderungen Nach Gentechnik, Strahlenschutz etc.; Klassifizierung nach besonderen Genehmigungsanforderungen (S1/S2/ S3) Nutzungsspezifische Anforderungen Zahl der Arbeitsplätze (siehe Raumliste) • Qualitative Beschreibung besonderer Raumanforderungen • • • Raumklima Akustik Reinraum Erschütterung Art und Umfang der Werkstücke (Anlieferung etc.) Technische Anforderungen nach Kostengruppen (KG) 300 und 400 (DIN 276) Ausstattung (Nutzungs-)Art und Anzahl der Geräte Ersteinrichtung 13/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07. 1 1 .2016 Bezüglich der inhaltlichen Aufbereitung des Raumanforderungsprofils sind für die Hochschulen als Ersteller und den BLB als Empfänger folgende Aspekte zu beachten: • Hochschulen geben möglichst früh an, was schon bekannt ist (gilt auch für 3.3.2). • • Angaben im Raumanforderungsprofil zu Mengen und Qualitäten der Bauausführung sind durch den Planer zu verifizieren bzw. zu plausibilisieren. Die Festlegung von Mengen und Qualitäten erfolgt abhängig von der erforderlichen Planungstiefe in den jeweiligen Leistungsphasen (gilt auch für 3.3.2). Anforderungen an Räume der gleichen Art können in einem Raumanforderungsprofil zusammengefasst werden (vgl. Kap. 1 4.2). • Die Erstellung eines Raumanforderungsprofils soll einhergehen mit einer konkreten Betriebsbeschreibung. • Funktionale Anforderungen im Rahmen des Raumanforderungsprofils sind für die Beauftragung des Planers verbindlich festzulegen. • Das Raumanforderungsprofil ist als separates Dokument anzuwenden (zur späteren Überführung in ein Raumbuch) • Die Struktur soll der des späteren Raumbuches entsprechen. 3.3.2 Generelle Anforderungen - Techn ik/Infrastruktur Technisch-infrastrukturelle Anforderungen Standards der Hochschule l Beis piele Technische Anschlussbedingungen (TAB), Anforderungen an die Übergabedokumentation (Revisionsunterlagen) Ver- und Entsorgung Energieversorgung Logistik Zutrittsregelungen/Sicherheitsanforderungen Schließkonzept verkehrstechnische Erschließung Außenanlagen Betriebskonzept Anforderungen an die Standorte 14/52 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 3.4 Aufgaben des BLB in Projektphase 0 Die nachfolgende Liste stellt eine Auflistung der BLB-seitigen Verantwortung dar: Mitwirku ng HS Was/Wie Ergebn is Variantenvergleich Unter aktiver Beteiligung der HS Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gemäß LHO Lösungsvorschlag Klärung Standortfrage Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange HSEP; Klärung Eigentumsverhältnisse Grundstück sowie Planungs- und Baurecht; ggf. Machbarkeltsstudie; Prüfung technische Machbarkeit Festlegung des Standortes Aufgaben BLB Projektteam aufstellen Ausschreibung Beratungsleistung zur Erstellung Nutzersoll Prüfung des Nutzerbedarfes auf Plausibilität Festlegung der Vergabeart der Planung- und Projektsteuerungsleistungen I - Auf Anforderung der HS Bei Rückfragen Zusammenstellung nach Kompetenzen und Kapazitäten Ausschreibung und Angebotsbeiziehung, Vertragsabschluss mit Vertragsmuster BLB (vgl. Anlage 3, HKoP-Rahmenvereinbarung) Benennung des Projektteams Dienstleistungsvertrag Aufstellung von Prüfauflagen/Restleistungen Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange Definition Leistungsbilder der Planung Abstimmung hinsichtlich Schnittstellen Zusammenstellung / Übersicht der Leistungsbilder Dissens: HS sehen die Kenntnis üb er d ie I nhalt e der Leistungsbilder als unverzichtbar an! 2 Überprüfung in 2015 Definition besonderer Leistungen (z.B. Gutachten, 1 nbetriebnahme-Management, Außerbetriebnahme-Verfahren) In Abstimmung mit der HS Klärung der Refinanzierung im Rahmen des Projektes Vertragliche Vereinbarung Rahmen-Terminplan Gg f. B eauftragung Externer 2 Unter Einbeziehung der HS-seitigen Determinanten Bedarfsorient. Beteiligung der HS Planung Zeitbedarfe und Meilensteine und Aufnahme HS-seitigen Meilensteine Projektspezifisch zu definieren (Voruntersuchung/Machbarkeitsstudien) Vgl. hierzu Vermerk/Argumentation der Vertreter der Hochschulen zur Kenntnis der Inhalte der Leistungsbilder vom 26.02.15 15/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 Erstellung Projekthandbuch Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange Schnittstellen klären (zur HS) In Abstimmung mit der HS 4 Grundlage zur Fortschreibung in den weiteren Leistungsphasen Ersteinrichtung I Bau, Planungsleistung (Medientechnik, Umzug, Möblierung, etc.) Projekthandbuch Schnittstellenliste Vergabeverfahren Planungsleistungen Meilensteine des Vergabeverfahrens 4.1 Zum Start des Vergabeverfahrens s i nd folgende Pu nkte erfüllt: 1 . Genehmigung von qualitativen und quantitativen Zielgrößen durch MIWF im Einvernehmen mit FM 2. Übergabe der genehmigten Unterlagen von HS an BLB 3. Nutzersollvereinbarung in Verbindung mit etwaigen Gremienauflagen 4. Vorliegen Finanzierungszusagen (mind. bis Lph 3) 5. Gremienentscheide HS und BLB Zum Absch l uss des Vergabeverfahrens s ind folgende Punkte erfüllt: 1. Vergabe der wesentlichen projektrelevanten (Fach-)Planungsleistungen ist erfolgt 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase 3. Übergang in Lph 1 16/52 Projektleitfaden HS/BLB 5 Stand: 07.11.2016 Leistungsphase 1 Meilensteine der Lph 1 5.1 Zum Start Lph 1 s ind folgende Punkte erfü llt 1. Vergabe der wesentlichen projektrelevanten (Fach-)Planungsleistungen 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 1 3. Benennung der verantwortlichen Projektbeteiligten (BLB+HS) Zum Abschl uss Lph 1 sind folgende Punkte erfül lt 1. Aufgabenklärung mit (externem) Planer/Dienstleister ist erfolgt und dokumentiert 2. Fortschreibung Nutzerbedarf und Dokumentation der Bedarfsklärung zwischen Planer, Baubeauftragtem (Nutzer) und verantwortlichen Projektbeteiligten 3. Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen durch den Planer 4. Fortschreibung Projekthandbuch 5. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 1 gegenüber der Nutzersollvereinbarung) 6. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc. 7. Vereinbarung über Abschluss Lph 1 und Übergang in Lph 2 G emeinsame Aufgaben in Leistungsphase 1 5.2 • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Leistungsphase 17/52 Stand: 07 .11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 5.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 1 Mitwirkung BLB Was/Wie Konkretisierung Nutzerbedarf Planungsdialog Weitere Ausgestaltung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess Anpassung Nutzerbedarf Planungsdialog Reaktive Überarbeitung nach Hinweis Planer Projektteam (HS) steuern/koordinieren Planungsdialog Teilbeitrag zur Fortschreibung im Projekthandbuch HS-interne Gremienbeteiligung Bei Bedarf Aufgaben der HS fi Ergebnis Fortgeschriebener Nutzerbedarf im Dokument Nutzerbedarf Die Konkretisierung und Anpassung des Nutzerbedarfs ist als Ergebnis der Planungstiefe in der jeweiligen Leistungsphase zu sehen und wird im Folgenden als Fortschreibung des Nutzerbedarfs zusammengefasst. Fortschreibung bedeutet insofern nicht die Änderung der Grundlagen des Nutzerbedarfes. 5.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 1 Aufgaben BLB ' M itwirkung HS Projektleitung und -steuerung Planungsdialog Gesamt-Projektteam steuern/koordinieren - Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Planungsdialog Erbringung der erforderlichen Planungs- und Beratungsleistungen nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher und Sachverständigen-Leistungen Planungsdialog Was/Wie Ergebnis Alle Planungsbeteiligten sind gemäß Projekthandbuch zu steuern und zu koordinieren Klärung der Aufgabenstellung durch den Planer; Plausibilisierung der Anforderungen aus der Nutzersollvereinbarung unter technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten Hinweise auf Unstimmigkeiten, fehlende Angaben, Kostentreiber und Optimierungsvorsch läge 18/52 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB Initiierung InbetriebnahmeManagement, Planungsdialog Außerbetriebnahme-Verfahren (ABV) Planungsdialog Planung von Außerbetriebnahmen bei Sanierungsmaßnahmen und/oder Neubauten Planungsdialog Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine Fortschreibung Terminplanung Festlegung der Vergabeart der Bauleistung Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange 19/52 Projektleitfaden HS/BLB 6 6.1 Stand: 07.11.2016 Leistungsphase 2 Meilensteine der Lph 2 Zum Start Lph 2 s i nd folgende Pu n kte erfüllt 1. Vereinbarung über Abschluss Lph 1 I Übergang in Lph 2 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der. Lph 2 3. Aufgabenklärung mit (externem) Planer/Dienstleister 4. Fortschreibung Nutzerbedarf und Dokumentation der Bedarfsklärung zwischen Planer, Baubeauftragtem (Nutzer) und verantwortlichen Projektbeteiligten 5. Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen 6. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 1 gegenüber der Nutzersollvereinbarung) Zum Abschluss Lph 2 sind folgende Pun kte erfüllt 1. Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 2. Bestmöglicher Lösungsansatz (nach HOAI) mit Kosten (inkl. Prognose/Abschätzung der Nutzungskosten in den wesentlichen Unterscheidungsmerkmalen der jeweiligen Varianten), Terminen und Qualitäten liegt vor. 3. Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumtypenbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) 4 . Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc. 5. Fortschreibung Projekthandbuch 6. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 2 gegenüber der Nutzersollvereinbarung) 7. Vereinbarung über Abschluss Lph 2 und Übergang in Lph 3 20/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 2 6.2 • Abstimmung des bestmöglichen Lösungsansatzes (nach HOAI) mit Kosten (inkl. Prognose/Abschätzung der Nutzungskosten in den wesentlichen Unterscheidungsmerkmalen der jeweiligen Varianten), Terminen und Qualitäten. • Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (raumscharf) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • • Sicherstellung der arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen auf Basis des Nutzerbedarfs Abstimmung zur Kostenplanung (Kostenschätzung nach DIN 276) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase Vereinbarung über Abschluss Lph 2 und Übergang in Lph 3 • 21/52 Projektleitfaden HS/BLB 6.3 Stand: 07.1 1 .201 6 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 2 Aufgaben der HS li Konkretisierung Nutzerbedarf Anpassung Nutzerbedarf M itwirku ng BLB Was/Wie Ergebnis Planungsdialog Weitere Ausgestaltung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess Planungsdialog Anpassungen des Nutzerbedarfes zur Fortschreibung im Planungsprozess und als Input für den Projektänderungsantrag Fortgeschriebener Nutzerbedarf im Raumtypenbuch zur späteren Überführung in das Raumbuch (keine parallele Fortschreibung des Dokumentes Nutzerbedarf) Projektteam (HS) steuern/koordinieren HS-interne Gremienbeteiligung Beteiligung der Unfallkasse Beteiligung von Behörden, die den Betrieb genehmigen - Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Beteiligung aller Interessenvertretungen (z.B. . Personalräte, GSTB, SBV etc.) und hochschulinternen Gremien Beteiligungen sind dokumentiert, Zustimmungen liegen vor In Abstimmung mit BLB Vorstellung der Planung Etwaige Anforderungen der Unfallkasse sind bekannt und dokumentiert Im Bedarfsfall Vorstellung der Planung und des Betriebskonzeptes (Gentechnik, Strahlenschutz, Tierschutz etc.) Etwaige Anforderungen der Genehmigungsbehörden sind bekannt und dokumentiert Im Bedarfsfall 22/52 P rojektleitfaden HS/BLB 6.4 Stand: 07.11.2016 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 2 Was/Wie Ergebnis Planungsdialog Raumanforderungsprofil pro Raum zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) Raumtypenbuch Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen Planungsdialog Siehe Leistungsbilder HOAI Vorplanung ist erstellt Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse Bei Bedarf Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen) Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung Planungsdialog Überprüfung der Grundannahmen und resultierenden Kostenansätze Entscheidung zum weiteren Vorgehen Erstellung Soll-Ist-Abgleich zum Raumprogramm - Tabellarische Darstellung Übersicht zu etwaigen Abweichungen Fortschreibung Rahmenterminplanung Planungsdialog Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine Terminplan Aufgaben BLB Projektleitung und -steuerung " Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Umsetzung der Anforderungen aus dem Nutzerbedarf Abstimmung der Vergabeart der Bauleistung Mitwirkung HS Planungsdialog Planungsdialog Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange Initiierung InbetriebnahmeManagement (IBM), Planungsdialog Außerbetriebnahme-Verfahren (ABV) Planungsdialog Abstimmung der Leistungsinhalte sowie -zuständigkeiten, Schnittstellen und Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8) Planung von Außerbetriebnahmen bei Sanierungsmaßnahmen und/oder Neubauten Vorauss. für IBMKonzept sind geklärt Vorauss. für ABV- Konzept sind geklärt 23/52 Projektleitfaden HS/BLB 7 7 .1 Stand: 07 .11 .201 6 Lei stungsphase 3 Meilensteine der Lph 3 Zum Start Lph 3 sind folgende Punkte erfüllt 1 . Vereinbarung über Abschluss Lph 2 I Übergang in Lph 3 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 3 3. Freigabe der Vorplanung einschließlich der Kostenschätzung, Auswahl des bestmöglichen, wirtschaftlichsten Lösungsansatzes 4. Fortschreibung Nutzerbedarf und Dokumentation der Bedarfsklärung zwischen Planer, Baubeauftragtem (Nutzer) und verantwortlichen Projektbeteiligten 5. Fortschreibung Projekthandbuch 6. Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen 7. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 2 gegenüber der Nutzersollvereinbarung) Zum Abschluss Lph 3 s ind folgende Punkte erfüllt 1 . Abschluss der Entwurfsplanung einschließlich der Kostenberechnung (inkl. Berechnung der Nutzungskosten), Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumtypenbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc. 3. Vergabeart der Bauleistung ist festgelegt 4. Fortschreibung Projekthandbuch 5. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 3 gegenüber der Nutzersollvereinbarung) 6. Planungssollvereinbarung (siehe Punkt 7, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 7. Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 8. Vorlage der Planungssollvereinbarung mit Anlagen bei MIWF und FM (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 9. Rückmeldung MIWF und FM liegt vor und Planungssollvereinbarung wird ggf. angepasst. siehe Punkt 8 und 9, Anlage 2 HKoP Vereinbarung) 10. Vereinbarung über Abschluss Lph 3 und Übergang in Lph 4 24/52 Projektleitfaden HS/BLB 7.2 Stand: 07.11 .2016 Gemeinsame Aufgaben in Lei stungsphase 3 • Abstimmung der auf der Vorplanung basierenden Entwurfsplanung • Weitere Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumtypenbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Sofern Änderungen des Nutzerbedarfes durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Sicherstellung der arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen auf Basis des Nutzerbedarfs • Bemusterung (Material- und Farbkonzept) • Abstimmung zur Kostenplanung (Kostenberechnung nach DIN 276) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase • Erstellung der Planungssollvereinbarung (siehe Punkt 7, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) • Vereinbarung über Abschluss Lph 3 und Übergang in Lph 4 25/52 Projektleitfaden HS/BLB 7.3 Stand: 07 .11 .2016 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 3 Aufgaben der HS Mitwirkung BLB Was/Wie E rgebnis Planungsdialog Weitere Ausgestaltung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess Planungsdialog Anpassungen des Nutzerbedarfes zur Fortschreibung im Planungsprozess und als Input für den Projektänderungsantrag Fortgeschriebener Nutzerbedarf im Raumtypenbuch zur späteren Überführung in das Raumbuch (keine parallele Fortschreibung des Dokumentes Projektteam (HS) steuern/koordinieren - Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Proj ekthandbuch HS-interne Gremienbeteiligung Im Bedarfsfall Beteiligung aller Interessenvertretungen (z.B. Personalräte, GSTB, SBV etc.) und hochschulinternen Gremien Beteiligungen sind dokumentiert, Zustimmungen liegen vor Beteiligung der Unfallkasse In Abstimmung mit BLB Vorstellung der Entwurfsplanung Etwaige Anforderungen der Unfallkasse sind bekannt und dokumentiert Im Bedarfsfall Vorabstimmung der Genehmigungsfähigkeit der Planung und des Betriebskonzeptes (z.B. Gentechnik, Strahlenschutz, Tierschutz); Etwaige Anforderungen der Genehmigungsbehörden sind bekannt und dokumentiert Festlegung, ob Wartungs- oder lnstandhaltungsleistungen durch den BLB mit ausgeschrieben werden sollen In Abstimmung mit BLB Definition der Anforderungen an Vertragsstandard/inhalte (z.B. AMEV, Wartungskarten); Abstimmung der Berücksichtigung im Vergabeverfahren (Laufzeiten, Preise) Schriftliche Vereinbarung zwischen HS und BLB Vorlage Planungssollvereinbarung mit Anlagen In Abstimmung mit BLB Einreichung bei MIWF und FM mit Begründung bei Überschreitung der Genehmigungsparameter (Flächen, Qualitäten und Kostenrahmen) (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) Rückmeldung durch MIWF 1 Konkretisierung Nutzerbedarf Anpassung Nutzerbedarf Nutzerbedarf) Beteiligung von Behörden, die den Betrieb genehmigen 26/52 Projektleitfaden HS/BLB 7.4 Stand: 07 .11.201 6 Aufgaben des BLB i n Leistungsphase 3 Aufgaben BLB Projektleitung und -steuerung Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Umsetzung der Anforderungen aus dem Nutzerbedarf Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse Überprüfung Variantenvergleich aus Phase O bei Kostenüberschreitung Fortschreibung Soll-Ist-Abgleich zum Raumprogramm Mitwirkuna HS Planungsdialog Was/Wie Ergebnis Planungsdialog Raumanforderungsprofil pro Raum zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) Raumtypenbuch Planungsdialog Siehe Leistungsbilder HOAI Entwurfsplanung ist erstellt Planungsdialog Bei Bedarf Planungsdialog - Fortschreibung Rahmenterminplanung Planungsdialog Erstellung Planungssollvereinbarung mit Anlagen In Abstimmung mit HS Festlegung der Vergabeart der Bauleistung Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange Beginn InbetriebnahmeManagement (IBM) (sofern refinanziert) Planungsdialog Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen) Überprüfung der Grundannahmen und resultierenden Kostenansätze Tabellarische Darstellung Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine Begründung bei Überschreitung der Genehmigungsparameter (Flächen, Qualitäten und Kostenrahmen) (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP Vereinbarung) Festlegung der Leistungsinhalte und -zuständigkeiten, Schnittstellen und Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8) Entscheidung zum weiteren Vorgehen Übersicht zu etwaigen Abweichungen Terminplan Planungssollvereinbarung IBM-Konzept 27/52 Stand: 07.1 1 .201 6 Projektleitfaden HS/BLB 11 1 1 : M itwi rkung HS Was/Wie Festlegung der Leistungsinhalte und Ergebnis Außerbetriebnahme-Verfahren (ABV) Planungsdialog -zuständigkeiten, Schnittstellen und Vorbereitung der Übergabe des Baufeldes bzw. der Baustelle ABV-Konzept Aufgaben BLB 28/52 Projektleitfaden HS/BLB 8 Stand: 07.11.2016 Leistungsphase 4 Meilensteine der Lph 4 8.1 Zum Start Lph 4 sind folgende Punkte erfül lt 1. Vereinbarung über Abschluss Lph 3 / . Übergang in Lph 4 2 . Planungssollvereinbarung (siehe Punkt 7, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 3. Überprüfung Variantenvergleich aus Phase O bei Kostenüberschreitung (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 4. Rückmeldung MIWF und FM liegt vor und Planungssollvereinbarung wird ggf. angepasst. (siehe Punkt 8 und 9, Anlage 2 HKoP Vereinbarung) 5. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 4 6. Freigabe der Entwurfsplanung einschließlich der Kostenberechnung und des Planungssolls 7 . Fortschreibung Projekthandbuch 8. Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen Zum Abschl uss Lph 4 s i nd folgende Punkte erfüllt 1. Alle bau- und planungsrechtlichen Genehmigungen bzw. Zustimmungen mit Auflagen und Bedingungen liegen vor 2. Abschluss der Genehmigungsplanung 3. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 4 gegenüber der Planungssollvereinbarung) 4. Vereinbarung über Abschluss Lph 4 und Übergang in Lph 5 8.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 4 • Vereinbarung über Abschluss Lph 4 und Übergang in Lph 5 29/52 Projektleitfaden HS/BLB 8.3 Stand: 07.11.2016 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 4 Aufgaben der HS Teilnahme am Planungsdialog 1 i Projektteam (HS) steuern/koordinieren 8.4 M itwirkung BLB Was/Wie ja Bei Bedarf - Ergebnis Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Aufgaben des BLB in Leistungsphase 4 Aufgaben BLB Projektleitung und -steuerung II : M itwirku ng HS Was/Wie Ergebnis Planungsdialog Gesamt-Projektteam steuern/koordinieren - Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Planungsdialog Alle Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Siehe Leistungsbilder HOAI; Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen Planungsdialog Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse Bei Bedarf Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen) Fortschreibung Rahmenterminplanung Planungsdialog Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine Übernahme der Auflagen und Bedingungen aus den bau- und planungsrechtlichen Genehmigungen / Zustimmungen Genehmigungsplanung ist erstellt Terminplan 30/52 Projektleitfaden HS/BLB 9 Stand: 07.1 1 .201 6 Leistungsphase 5 9.1 Meilensteine der Lph 5 Zum Start Lph 5 sind folgende Punkte erfü llt 1. Vereinbarung über Abschluss Lph 4 / Übergang in Lph 5 3 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 5 3. Fortschreibung Projekthandbuch 4 . Vergabeart der Bauleistung ist festgelegt 5. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 4 gegenüber der Planungssollvereinbarung) Zum Abschluss Lph 5 sin d folgende Pun kte erfüllt 1. Abschluss der Ausführungsplanung4, Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc. 3. Festlegung der zur Übergabe zwingend erforderlichen Dokumentation (inkl. Terminplanung zur sukzessiven Übergabe der Revisionsunterlagen) 4. Fortschreibung Projekthandbuch 5. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 5 gegenüber der Planungssollvereinbarung) 6. Bausollvereinbarung bei Vergabe der Bauleistung nach Gewerken oder Losen (siehe Punkt 1 0, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 7. Bausollvereinbarung bei GU-Vergabe auf Grundlage der Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm4 (siehe Punkt 1 0, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 8. BLB unterbreitet HS ein verbindliches Refinanzierungsangebot unter Gremienvorbehalt (siehe Punkt 1 1 , Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 3 4 Ggf. kann im Einzelfall auch vor Abschluss der Lph 4 mit der Lph 5 begonnen werden Bei GU-Vergabe erfolgt die Erstellung der Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm. Hierbei entfallen die entsprechenden Grundleistungen der Lph 5. 31/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 9. Annahme des Miet-/Zuschussangebotes durch HS und anschließend zustimmende Kenntnisnahme durch MIWF (siehe Punkt 1 2, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 10. BLB und HS schließen Einzelvereinbarung unter Gremienvorbehalt (siehe Punkt � 3, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 11. Vereinbarung über Abschluss5 Lph 5 und Übergang in Lph 6 (siehe Punkt 14, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 1 2. BLB holt notwendige Genehmigungen der Gremien ein (siehe Punkt 1 5, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 9.2 Gem einsame Aufgaben in Leistungsphase 5 • Abstimmung der auf der Entwurfs- und Genehmigungsplanung basierenden Ausführungsplanung • Weitere Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzel�en Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) • Abstimmung der planungsrelevanten Details zu Ersteinrichtung, Großgeräten und Umzügen • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1 : Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Sofern Änderungen des Nutzerbedarfes durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. 5 6 • Sicherstellung der arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen auf Basis des Nutzerbedarfs • Festlegung der vor bzw. bei oder nach Übergabe zwingend erforderlichen Dokumentation6 (inkl. Terminplanung zur sukzessiven Übergabe der Revisionsunterlagen) • Abstimmung zur Kostenplanung (Kostenberechnung nach DIN 276) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Abschluss der Bausollvereinbarung (siehe Punkt 1 0, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) • Vereinbarung über Abschluss Lph 5 und Übergang in Lph 6 ohne die Grundleistungen e) und f) der Lph 5 (vgl. HOAI Stand 2013) Siehe Kapitel 12.5 32/52 P roj ektl eitfaden HS/BLB 9.3 Stand: 07.11.201 6 Aufgaben der Hochschulen i n Leistungsphase 5 Mitwirkung BLB Was/Wie Planungsdialog Weitere Ko.nkretisierung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess; Angaben zu planungsrelevanten Details zu Ersteinrichtung, Großgeräten und Umzügen Anpassung Nutzerbedarf Planungsdialog Anpassungen des Nutzerbedarfes zur Fortschreibung im Planungsprozess und als Input für d�n Projektänderungsantrag Projektteam (HS) steuern/koordinieren - Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Vorlage Mietangebot durch BLB (siehe Punkt 12, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) Aufgaben der HS 1 Konkretisierung Nutzerbedarf Annahme des Miet-/ Zuschussangebotes und Einreichung beim MIWF Ergebnis Überführung Nutzerbedarf in das Raumbuch (keine parallele Fortschreibung des Dokumentes Nutzerbedarf) Zustimmende Kenntnisnahme MIWF 33/52 Projektleitfaden HS/BLB 9.4 Stand: 07. 1 1 .2016 Aufgaben des BLB i n Leistungsphase 5 Wa s /Wi e E rgebnis Planungsdialog Raumtypenbuch zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) Raumbuch Planungsdialog Siehe Leistungsbilder HOAI Ausführungsplanung ist erstellt Planungsdialog Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen) - Tabellarische Darstellung Übersicht zu etwaigen Abweichungen Fortschreibung Rahmenterminplanung Planungsdialog Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine Terminplan Erstellung Bausollvereinbarung mit Anlagen In Abstimmung mit HS siehe Punkt 10, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung Bausollvereinbarung Aufgaben BLB Projektleitung und -steuerung Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches 1 ' M itwirkuna HS Planungsdialog Planungsdialog Umsetzung der Anforderungen aus dem Nutzerbedarf Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse Fortschreibung Soll-Ist-Abgleich zum Raumprogramm Fortführung InbetriebnahmeManagement (IBM) (sofern refinanziert) Fortführung AußerbetriebnahmeVerfahren (ABV) · Planungsdialog Planungsdialog Planung der Inbetriebnahme, Festlegung Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8) Planung der Außerbetriebnahme, Festlegung der Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung IBM-Konzept ABV-Konzept der Übergabe des Baufeldes bzw. der Baustelle 34/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07 .11.2016 1 0 Leistungsphase 6 Die Leistungsphasen 5 und 6 (Ausführungsplanung und Vorbereitung der Vergabe) werden hier getrennt betrachtet. In der Praxis kann die Erarbeitung der Planungsergebnisse durchaus gewerkeweise fließend ineinander übergehen mit dem Ziel, eine erhöhte Kostensicherheit durch Bepreisung der Leistungsverzeichnisse durch den Planer in der Leistungsphase 6 zu erreichen. 1 0. 1 Meil ensteine der Lph 6 Zum Start Lph 6 s i nd folgende Punkte erfüllt 1. Bausollvereinbarung bzw. Vereinbarung über Abschluss Lph 5 I Übergang in Lph 6 2. Genehmigungen der BLB-Gremien liegen vor (siehe Punkt 1 5 , Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) 3. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 6 4 . Fortschreibung Projekthandbuch 5. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 5 gegenüber der Bausollvereinbarung) Zum Abschluss Lph 6 s i nd folgende Punkte erfüllt 1. Abschluss der Vorbereitung der Vergabe 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase 3. Fortschreibung Projekthandbuch 4 . Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 6 gegenüber der Bausollvereinbarung) 5. Ausführungssoli ist definiert, bestehend aus Bausollvereinbarung, Einzelvereinbarung und evtl. Auflagen aus Gremienentscheidungen (siehe Punkt 1 5, Anlage 2 HKoP-Rahmenvereinbarung) 6 . Vereinbarung über Abschluss Lph 6 und Übergang in Lph 7 35/52 Stand: 07 .11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 1 0.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 6 • • Überprüfung der Planungsergebnisse (bepreiste Leistungsverzeichnisse) auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) Sofern Änderungen der Bausollvereinbarung/ des Ausführungssolls (Punkt 16, Anlage 2, HKOP) durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Vereinbarung über Abschluss Lph 6 und Übergang in Lph 7 1 0.3 Aufgaben der Hochschulen in Lei stungsphase 6 M itwirku ng BLB Was/Wie ja Bei Bedarf Projektteam (HS) steuern/koordinieren - Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Prüfung und Freigabe der Leistungsverzeichnisse Wartung/Instandhaltung Planungsdialog Auf Basis der Festlegung aus Lph 3 Aufgaben der HS Teilnahme am Planungsdialog i• E rgebnis Freigabe - 36/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 1 0.4 Aufgaben des BLB in Lei stungsphase 6 Aufgaben BLB ProjektleitunQ und -steuerung Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches ! Mitwirkuna HS Planungsdialog t Was!Wie Ergebnis Siehe Leistungsbilder HOAI; Abstimmung zu den Leistungsinhalten, die BLB im Namen der HS ausschreibt (z.B. Wartung) Vorbereitung der Vergabe ist abgeschlossen; Ausführungssoll ist definiert (Punkt 16 , Anlage 2, HKOP) Planungsdialog Erbringung der Planungsleistung auf Basis der Bausollvereinbarung nach HOAI Planungsdialog Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse Bei Bedarf Fortschreibung Rahmenterminplanung Planungsdialog Fortführung InbetriebnahmeManagement (IBM) (sofern refinanziert) Planungsdialog Fortführung AußerbetriebnahmeVerfahren (ABV) Planungsdialog Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen) Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine Planung/Umsetzung der Inbetriebnahme, Festlegung Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8) Planung/Umsetzung der Außerbetriebnahme Terminplan Teilbeiträge 1 BM zu den Leistungsverzeichnissen Teilbeiträge ABV zu den Leistungsverzeichnissen 37/52 Projektleitfaden HS/BLB 11 Stand: 07.11.2016 Lei stungsphase 7 Die Leistungsphasen 6 und 7 (Vorbereitung der Vergabe und Mitwirkung bei der Vergabe) werden hier getrennt betrachtet. In der Praxis kann die Erarbeitung der Planungsergebnisse durchaus gewerkeweise fließend ineinander übergehen mit dem Ziel, eine zeitliche Optimierung im Planungs und Bauablauf zu erreichen. Hierzu sollte ein Großteil der Planung (> 60% der Kosten) durch detaillierte Kostenermittlung (z.B. bepreiste Leistungsverzeichnisse aus Lph 6) belegt werden und ausschreibungsreif sein. 1 1 . 1 Meilensteine der Lph 7 Zum Start Lph 7 sind folgende Punkte erfül lt 1. Bausollvereinbarung bzw. Vereinbarung über Abschluss Lph 6 I Übergang in Lph 7 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 7 3. Fortschreibung Projekthandbuch 4. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 6 gegenüber der Bausollvereinbarung) Zum Absch l uss Lph 7 sind folgende Punkte erfüllt 1. Abschluss der Vergaben 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase 3. Fortschreibung Projekthandbuch 4. Abschluss der Außerbetriebnahme 5. Übergabe des Baufeldes7 6. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 7 gegenüber dem Ausführungssoll) 7. Vereinbarung über Abschluss Lph 7 und Übergang in Lph 8 7 Kann u.U. auch erst zu Beginn Lph 8 erfolgen 38/52 Projektleitfaden HS/B LB Stand: 07.11.2016 1 1 . 2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 7 • Sofern Änderungen der Bausollvereinbarung/ des Ausführungssolls (Punkt 16, Anlage 2, HKOP) durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Vereinbarung über Abschluss Lph 7 und Übergang in Lph 8 1 1 . 3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 7 Mitwirkung BLB Was/Wie Teilnahme am Planungsdialog ja Bei Bedarf Projektteam (HS) steuern/koordinieren - Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Ggf. Beauftragung Wartung/! nstandhaltung Planungsdialog Auf Basis der Festlegung aus Lph 3 Freigabe der ggf. über den BLB ausgeschriebenen HS-seitigen Leistungen (z.B. aktive Komponenten Medientechnik) Planungsdialog Gemäß Vereinbarung zwischen HS und BLB aus der Projektphase 0 (siehe 3.3) Übergabe des Baufeldes Planungsdialog Vereinbarung zwischen HS und BLB Aufgaben der HS i Ergebnis Übergabeprotokoll 39/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07 .11.2016 1 1 .4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 7 Aufaaben BLB 1 Projektleitung und -steuerung Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Erbringung der (Planungs-)Leistung nach HOAI auf Basis des Ausführungssolls Mitwirkung HS Planungsdialog Planungsdialog Planungsdialog Fortführung InbetriebnahmeManagement (IBM) (sofern finanziert) Planungsdialog Verfahren (ABV) Ergebnis Planungsdialog Fortschreibung Rahmenterminplanung Fortführung Außerbetriebnahme- Was/Wie Planungsdialog Siehe Leistungsbilder HOAI; Abstimmung zu den Leistungsinhalten, die BLB im Namen der HS ausschreibt (z.B. Wartung) Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer Meilensteine Planung/Umsetzung der Inbetriebnahme, Festlegung Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8) Umsetzung der Außerbetriebnahme Vergaben sind erfolgt Terminplan Planung der Inbetriebnahme Abschluss der Außerbetriebnahme 40/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016 1 2 Leistungsphase 8 Die Leistungsphasen 7 und 8 (Mitwirkung bei der Vergabe und Objektüberwachung (Bauüberwachung) und Dokumentation) werden hier getrennt betrachtet. In der Praxis kann die Erarbeitung der Planungsergebnisse durchaus gewerkeweise fließend ineinander übergehen mit dem Ziel, eine zeitliche Optimierung im Planungs- und Bauablauf zu erreichen. Hierzu sollte ein Großteil der Vergaben (> 70% der Kosten) bei Vergabe des ersten größeren Loses durch submittierte Angebote belegt werden. 1 2.1 Meilensteine der Lph 8 Zum Start Lph 8 s i nd folgende Pu n kte erfüllt 1. Vereinbarung über Abschluss Lph 7 / Übergang in Lph 8 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 8 3. Fortschreibung Projekthandbuch 4. Übergabe des Baufeldes ist erfolgt 5. Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 7 gegenüber der Bausollvereinbarung) Zum Abschluss Lph 8 s i nd folgende Punkte erfüllt 1. Dokumentation aller für die Hochschule hinsichtlich Betrieb, Nutzung und Anmietung erforderlichen Unterlagen8 2. Abschluss der Inbetriebnahmen 3. Erstprüfungen durch Prüfsachverständige gemäß PrüNO NRW 4. Sachverständigen-Abnahmen 5. Abschluss der Bauleistungen (sämtliche VOB-Abnahmen) 6. Bauaufsichtliche Abnahme 7. Einweisung des Betreibers 8. Übergabe an den Betreiber 9. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase 8 Erläuterung zu Umfang und Terminierung siehe 12.5 41/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07. 1 1 .201 6 1 0. Fortschreibung Projekthandbuch (z.B. zur Abwicklung der Mängelbeseitigung) 1 1 . Vereinbarung über Abschluss Lph 8 und Übergang in Lph 9 1 2.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 8 • Sofern Änderungen der Bausollvereinbarung/ des Ausführungssolls (Punkt 1 6, Anlage 2, HKOP) durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Frühzeitige Terminabstimmung für Vorbegehungen, Einweisungen und übergaben • Vereinbarung über Abschluss Lph 8 und Übergang in Lph 9 1 2. 3 Aufgaben der Hochschulen i n Leistungsphase 8 Aufgaben der HS Teilnahme am Planungsdialog 1 Projektteam (HS) steuern/koordinieren Koordination der für die Inbetriebnahme erforderlichen bzw. sinnvollen Aufgaben der HS Teilnahme an Bemusterungen Planung der Wartung/Instandhaltung Ggf. Überwachung/Abnahme von über d en BLB ausgeschriebenen H Sseitigen Leistungen (z.B. aktive M itwirkung BLB Was/Wie ja In regelmäßigen Besprechungen - Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Planungsdialog Umzugsplanung inkl. Aufstellung und Anschluss von Geräten und Möbeln, Schließung/Bewachung Planungsdialog Auswahl der Materialien/Farben etc. Bereitstellung der Dokumentation Auf Basis der Festlegung aus Lph 3 Planungsdialog Gemäß Vereinbarung zwischen H S und Projektphase 0 (siehe 3.3) Ergebnis lnstandhaltungsplan BLB aus d er Komponenten Medientechnik) 42/52 Stand: 07 . 1 1 .201 6 Projektleitfaden HS/BLB �I , M itwirkung BLB Was/Wie Ergebnis Teilnahme an Vorbegehungen Planungsdialog Auf Einladung des BLB zur Vorbereitung der VOBAbnahmen und der Übernahme/-gabe Protokoll zu Mängeln und Restarbeiten Einarbeitung in die Dokumentation Aufgaben der H S (siehe 1 2 .5) Bereitstellung der Dokumentation Abschluss Wartungsvertrag Brandmeldeanlage Bereitstellung der Dokumentation Teilnahme an Einweisungen Vorbereitung/Herbeiführunglj der Planungsdialog Auf Einladung des BLB Einweisungsprotokoll Bereitstellung der Dokumentation Einreichung der Genehmigungsunterlagen, Terminierung von Begehungen Genehmigung Planungsdialog Vereinbarung zwischen HS und BLB Übergabeprotokoll nutzungsbedingten Genehmigungen (z.B. Strahlenschutz, Gentechnik) Übernahme von Gebäuden oder Anlagen 9 Wartungsvertrag BMA Kann ggf. schon deutlich früher erforderlich sein (z.B. Tierschutz) 43/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07 .11.2016 1 2.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 8 Mitwirkung HS Planungsdialog Aufgaben BLB i Projektleitung und -steuerung Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Erbringung der Planungsleistung und der Bauleistung Planungsdialog Fortschreibung Rahmenterminplanung Planungsdialog Fortführung InbetriebnahmeManagement (IBM) (sofern finanziert) Planungsdialog Planungsdialog Veranlassung der Erstprüfungen Veranlassung Sachverst.-Abnahmen VOB-Abnahmen Bauaufsichtliche Abnahme Zusammenstellung der Dokumentation und Qualitätssicherung Bei Bedarf Bei Bedarf In Ausnahmefällen Bei Bedarf Prüfung der Dokumentation Nein Übergabe der Dokumentation (siehe 1 2. 5) Ja Einweisung des Betreibers Ja Übergabe an den Betreiber Ja 10 Ja Was/Wie Eraebnis Siehe Leistungsbilder HOAI Baumaßnahmen und Siehe Bausollvereinbarung bzw. Ausführungssoll Dokumentation sind erfolgt Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner Terminplan und externer Meilensteine Umsetzung der Inbetriebnahme, Feststellung der Abschluss und Funktionsfähigkeit und des Zusammenwirkens der Dokumentation der Anlagen und Bauteile Inbetriebnahme . Durch Prüfsachverständige gemäß PrüNO NRW Prüfberichte Prüfberichte Begehung mit den ausführenden Firmen Abnahmeprotokolle Begehung mit SC-BAA/Bauaufsichtsbehörde Abnahmeprotokoll Vereinbarung über Art und Umfang der Dokumentation Qualitätssicherung 1 0 der Unterlagen Prüfung auf Vollständigkeit bzw. - sofern beauftragt Mängelliste/Restleistungen Prüfung im Rahmen des IBM Frühzeitige und sukzessive Übergabe aller zum Übergabe mit Betrieb erforderlichen Unterlagen Empfangsbestätigung Zwischen BLB und Betreiber ist frühzeitig Umfang und Vorlauf der erforderlichen Dokumentation Einweisungsprotokolle abzustimmen (Ziel: mind. 14 Tage Vorlauf) Gemeinsame Begehung Übergabeprotokolle Bezüglich der Leistbarkeit der genauen Prüftiefe gibt es zwischen BLB und HS einen Dissens 44/52 P roj ek tleitfad en HS/BLB Stand: 07. 1 1.2016 1 2. 5 Erläuterungen z u Dokumentation Mit Übergabe des Gebäudes erfolgt der Gefahrenübergang für den Betrieb vom Bauherren auf den Betreiber (vgl. Mietvertrag und 7-Punkte Vereinbarung). Um einen wirtschaftlichen und rechtssicheren Betrieb zu ermöglichen, sind sukzessive im Rahmen des IBM, spätestens aber im Zuge der Bausollvereinbarung, zwischen BLB und HS die erforderlichen Unterlagen zu definieren. Zur Übergabe werden i.d.R. noch nicht alle Unterlagen vorliegen. Die für den Übergabeprozess zwingend erforderlichen Unterlagen sind in der Anlage „Bauübergabe und -dokumentation" (blau markiert) mit z. ü. gekennzeichnet. Darüberhinausgehende Unterlagen sind gemäß der in der Bausollvereinbarung festgelegten Fristen zu übergeben. 45/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07. 1 1.2016 1 3 Leistungsphase 9 1 3 .1 Meilensteine der Lph 9 Zum Start Lph 9 sind folgende Punkte erfü llt 1 . Vereinbarung über Abschluss Lph 8 I Übergang in Lph 9 2. Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 9 3. Abschluss der Bauleistungen (VOB-Abnahme) 4. Fortschreibung Projekthandbuch (hinsichtlich Organisation und Abwicklung der Lph 9) Zum Abschluss Lph 9 sind folgende Punkte erfüllt 1 . Abwicklung der Restleistungen/ Beseitigung der in Lph 8 festgestellten Mängel 2. Beseitigung der während der Verjährungsfrist entstandenen Mängel 3. Fortschreibung der Verjährungsfristen der Ansprüche auf Mängelbeseitigung 4. Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen 5. Vereinbarung über Abschluss Lph 9 und ggf. Erstellung Offene-Punkte-Liste 1 3.2 G emeinsame Aufgaben in Leistungsphase 9 • Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen • Vereinbarung über Abschluss Lph 9 nach der Verjährungsfrist und ggf. Erstellung Offene-Punkte-Liste 46/52 Stand: 07.11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 1 3.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 9 M itwirkung BLB Was/Wie Ergebnis Teilnahme am Planungsdialog ja In regelmäßigen Besprechungen (bei Bedarf) Abstimmung zu Restarbeiten bzw. Mängelbeseitigung Projektteam (HS) steuern/koordinieren - Zuständige Ansprechpartner sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Bewertung „neuer Mängel" nein Prüfung, ob die nach Übergabe festgestellten Mängel eine Abweichung zum Bausoli darstellen Anzeige von Mängeln an den BLB nein Meldung der Bausoli-relevanten Mängel gemäß Projekthandbuch Aufgaben der HS [i Mängelmeldung 47/52 Stand: 07 .11.2016 Projektleitfaden HS/BLB 1 3.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 9 Aufaaben BLB ' Projektleitung und -steuerung Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches Erbringung der Planungsleistung und der Bauleistung Terminplanung zu Restarbeiten bzw. Mänoelbeseitigung Mitwirkuna HS Planungsdialog Was/Wie Zuständige Ansprechpartner sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch Ergebnis Siehe Leistungsbilder HOAI Siehe Bausollvereinbarung bzw. Ausführungssoll Abstimmung der Termine unter Beachtung der HSseitigen Belange Umsetzung der Inbetriebnahme, Feststellung der Funktionsfähigkeit und des Zusammenwirkens der Anlagen und Bauteile Baumaßnahmen und Dokumentation sind erfolgt Planungsdialog Planungsdialog Planungsdialog Terminplan Abschluss und Dokumentation der 1 nbetriebnahme Fortführung InbetriebnahmeManagement (IBM) (sofern finanziert) Planungsdialog Bewertung der innerhalb der Verjährungsfrist aufgetretenen Mängel Planungsdialog Fortschreibung Mängelliste Mängelliste Beseitigung der während der Verjährungsfrist entstandenen Mängel Planungsdialog Durchsetzung der Ansprüche aus der Gewährleistung und Überwachung der Mängelbeseitigung; Die Erledigung der im Übergabeprotokoll vermerkten Restarbeiten und Mängel ist für beide Seiten transparent zu dokumentieren. Mängelabarbeitung bzw. abnahme Fortschreibung der Verjährungsfristen der Ansprüche auf Mängelbeseitigung Planungsdialog Organisation der Begehungen vor Ablauf der Verjährungsfristen Teilnahme Protokolle / Einpflegung in Mängelliste 48/52 Stand: 07. 1 1.201 6 Projektleitfaden HS/BLB 1 4 Anhang Die im vorliegenden Projektleitfaden beschriebene Systematik sieht vor, dass die Raumanforderungsprofile immer im Zusammenhang mit der Raumliste zu lesen sind. Die Raumliste beinhaltet alle Räume der NF 1 -6 aus dem Raumprogramm sowie die bereits zur Projektphase 0 bekannten Räumen der Flächenarten 7-9 gemäß DIN 277. 1 4. 1 Bei spiel Rauml iste Die Raumliste beschreibt für jeden einzelnen Raum die eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Raumart (siehe Kap. 1 4.2). Die Angaben der Raumanforderungsprofile werden in der Raumliste um die individuellen Informationen der Räume ergänzt, die sich aufgrund der Typisierung der Räume in den Raumanforderungsprofilen nicht zusammenfassen lassen. Dies sind insbesondere Angaben zu der lfd. Raumnummer des Raumprogramms, den Nutzern der Räume, zur Raumgröße und zur Sitz- bzw. Arbeitsplatzanzahl, zur Lage im Gebäude. Abteilung Nutzer Raum· lfd. Nr. Funktion art Fläche m• Raumbezeichung RNC RNC·Bezeichnung SOLL Anmerkungen/ Beziehungent Lage im Gebäude < .;! � !!! 1 1 Funktions· und Raumprogramm Lentraie Lehre Ztntr.a„ L.n„ ... 1 1 M 1. Ztn!nht l�r. Dekanat O.k.an.at I StLKHtndtk.an Har.JL.ehrsJle .>nsL o. E-.p>bühne mit L�tt<f• untt.lieMordtNnQ in 23.2 1 mind. 38.! 5231 Ubung11.1um Zen1r.1.'- A"\Of'd.nun.g in 23.2 1 54 - e!l 10.2� Bürot.aum 2 1 12 SUmr.aum mit OV zenn» Anon1nvn.; in 23.l 1 1G,25 BYror.awn 2 1 1 2 Büror<aYm mit OV 400.00 H6� � 13 S.�at 102.00 Stmin..Jtr.Jum O.bn.at I SIU<fi.ndtk.an 2S 8 1 .2 31 O.un•t I SIUdiendtkon O.Unot / Sllldötndtun B t .2 48 IKM 23.21 IKM 02 53 IKM 23.21 IKM 40.00 PC-Pool 1 FrtiH lAmtn IKM 23.21 IKM 40.00 PC-POOi III Frwtff &Amen IKM 23.2 1 IKM 10.25 Institute 21 Hilnul Bt. 1 Büto O.bn 192� Büror.aum 2 1 1 2 Büttir.au mmit OV 2&40 AOV·to.inrec:hne.r.>nl.lg..vaum :..wale A."°"1nung in 23.2 t zenva>e.Anoninung i'I 23.2 f im V� nv. d.m IKM.Stutfffln l cWnfcwum ::entta.J.t Anol'dn1m9 in 23..21 im Vtrtl�nd rrJ: dem lXM..Srudterendaftforum IKJ.1-S<u<ltn„nfot\:m Cl � 60 04 57 Gt11TU1ni1tik G•tm.tnloldk .tllgtm•in Mltillür lKM· 12.75 Seud. ArVH.tr.1um • IKM Studene.nfOf' 5231 Ubungtrjum IK&t ·Sa.wftnatnfonJm 82 ee Ottm.Mittik o.nn.ni.dk allgtrMln Srudend'Khe 10.2, SQ.ld. Atoekv.>um 5231 Ut>Ungv.>um in 81.1 e GonNnl•�k Gtimanll1il< I 1G.25 Süror.1um 2 1 1 2 BUrcr�m mh OV 11� Rot'fl.lnistit. fntli&ut «ir RCM'Nnislik 03 81.2 Cl 64 1i -' � � ::! -Q. <( G•tmM1i1tik Gtimanillik l Studenc.rttoNm .„. 1.1„....„_ IG,2� �........,. 9.50 M>!eN!l- 2&40 AOV-Kleinrechnu.1n1226'Ml'.Jm 4 1 10 UQ•rr�um allgemM 2 1 1 2 8i>-cr.oum rr.i1 0V 4 1 1 0 LaQt1T.1um allgtrnM O� VetOtLing.'Unc..rbtin'Q'�n; d« -•rlUch.-n itlnoch zu lb.re-n r.lun\idMr N.\h• :um s.mirt.at"r.>umfYg4"' 1 2 2 1� 1l ;-•11 """""" bis zu ' 1 Oi• Verotiung.'\Jn�Q'..ot'll'J de< -•tftlct!.-n ist noch zu •ßAHt 2 49/52 Stand: 07 .11.2016 Projektleitfaden HS/BLB weiter Beispiel Raumliste Raum- art Abteilung Nutzer lfd. Funktion Flächt Raumbeztlchung RNC RNC-Bezeichnung m• Nr. ' 1 'i il ; l:! .8 .'!! c( c( „ !f Cl. Lage Im Gebäude SOLL Dezernat 6 Anmerkungen/ Beziehungen! � AussbtfUng Zmitr.11e � 1trt � GI 203 O.u...,.l. l · SAUS 81.2 204 0.um>I C Reinigung s.;11- und Wlc:lloltaurn 1 0." &.or.um 2 1 1 2 Blior.lUm mit OV 2 20! 0.um>I O HaullMhtar 10� ilüro<•um 2 1 1 2 Biroraum mlt OV Zentral• Ug>t im 0.- 8 1 .2 G2 2e.l Otum.11t O 1G,le H�statwtHic.SUD. 3211 H.Jusmeisll'nWrtsutr: Zentr�• L3Q* im G�• 2 G2 207 O.zem>1 0 201 O.ztmat O 70.00 MateriarlJ;rer 3211 H.iustMist...-..wtk lU':l Cl HautnMisser 10." H.auwnei1tal'\llfef1'1taa GO 201 O.umat O D 0.3 • Rtlnigung 10." 271 o.�em.a1 0 0 0.3 • Rtlnigung Einul·W.nctnu.m 27l O.zemat O D 0.3 · Rtl,,;g..ng G�nr.1:.m G5 27' Deum-11 0 D 0.3 · R� F1 274 Vtrbundbib Elngangsbertlch F2 27, Vtrbundbib P•ROl'\.10>ereidl F3 27 V•tbundbib POBCn.Jlbtntlch FIO 283 Vorbundbib Btnua..ttWr.ich Funklionsbtreich 3 F ll 284 Vtrbunclbib Stnutterbereich Funll.lion1M..-ich 3 G3 G4 Verbundbibliothek 10.25 u-„ 00.3 0 0.2 • Mtd;.n'*Chnik D C.2 . M-hnik Materiall�r Putzmiulrlume Foyer mit G;arclon>�n.anl>11• �tJ.-. ufld Au1M.infUtheU Funktionlb9�ich 1 M,00 Funktionsb•,..ich 1 30,00 Buc:llNckiµti.>nl>gt o.oo PC-Pool Sl4hart«ilspUtu 53.00 PC-ArbtitspillU SIUditntn<M Fl3 287 Vorbundbib 8tnutzotbtl'*ich Funktionsbereich l 20.00 F14 28" Vtrbundbib StnUUerbereich Funll.tionsbertlch 3 35.00 GnoppoNl1>oiaraum Kopi.rz.ntrum C121 Erst.t-H1tfe..R.aum mil einfacher 4 1 1 0 Lagtrr.aum �lgemwfn 4 1 1 0 l>gtrnum �lgemeln 7122 Wuchr.aurn mit Abk.Jh 7252 0.Md�raurrJ.ftlche mltAbluft 7101 P �um milAusguß noo1 0100 Zan�I• � im G•� 2 Zer;t:r�• L>;• im Gt:l>Jude. 2 o;.v...,g ,..� .mg ' I.MtenUehen i<Jt noch :zu Ull'9n Die Vomn."11-'Vnrertuingung det 't..sn.rlcMn ll ts1 noch "ZU w,..n z.,,tra.Je Lage im G•b.iud• Ztnlr.>l• � im Gltbl- pro gf'pl�:itr Eu;e •In kleine< Pu:zr.)lum. IOW• .in groC..r Puur.a!Jflt in z.entr..W - G>nltn>btnllldl<t/Eing>ngsh3'1• 2711 Aufstchtsr� 2 1 1 2 BUrcraum mit OV 2840 AOV·KJeinntd"lner.lnl.>genr.aum 5232 Arbeits../ Ubungsr.aum mit OV 5231 Ubungs<.>um m.um 2811 Folakopft dintktef NJhre z.ur Auhictlts� und Aununftsthek•; 0.Jis sog. „Frcnt.tncr d!ff' Anl.>;•. in dud;e� SUcher g-t-Jegi wenten. soJi wr oer Suc:Mir:MA.1ngun.1.aQ• g.-1� �:s zu �---- ·'· PC.f'liitu, Schulungs-. GruPJ*Ul'bejtsdume � Kopi«z�"'l'1 im r3umidi•n V•Jbv.nd 3 in Schulungs-. �iur.iLn1• saw'• t<.opiene«.1Um PC.f'll:ze. im rlumlch•n V•tbuild P.:.Ptäu.tt. Schu.lung_s.... �itsr>um• sowi. l'.o;>ienenwm im r;iumic:hfli V.tbund Stiutlung wi<hlig; PC-Pl.la.t. S<hulungs-. e " e �• sow:. Kopiottrz.entt\J.m im rlumichen Verbl;nd Flächen Ein anashalle ohne Flächenbedartsermlttlung I Obernahme aus Bestand Gebäude o.böudt HI 203 H2 204 o.biludt H3 2� 0.b.Mlt �m i G•blud• al�mttn 050.00 Ei09>ng>i»D• 01 eo Eingang•h•Ut Z�traJ• .algtmein 100.00 Giltdo<Wo/Splndo 7250 G>nltn>btn!Uchtn Zantt>I• Ug.t im Gti>:lude ••o-metn JV•rt.a--.1en 4510 V•r1'..lufstJnde Zencralt Ugot im G�l.lde 1 50/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.201 6 1 4.2 Beispiel: Ü bersicht projektspezifischer Raumarten Zu den projektspezifischen Raumarten wird jeweils ein Raumanforderungsprofil gemäß Kapitel 3.3. 1 beschrieben. Raum- Raumbezeichnung art A1 H ö rs aa l („) Nutzung Nutzer Hörsaal 3H Zentrale Lehre Seminarraum mit Bestuhlung und Tischen Büroraum Zentrale Lehre A4 Seminarraum 8 1 .1 Büroraum B 1 .2 Büroraum, Dozenten raum, Fachschaftsraum Büroraum B2 Stud. Arbeitsraum Stud. Arbeitsraum in der Nähe der Institute B3 Besprechungsraum kl ein B4 Teeküche B5 Service-Station B6 Sitzungssaal groß Besprechungsraum in der Diverse •(siehe Raumllstel Nllhe der lnstltute TeekOche In der Nllhe der Diverse (siehe Raumllstel Institute Kopierraum in der Nähe Diverse der Institute 1(siehe Raumllstel DekanaUStudiendekanat Großer Sitzungsaal des Dekanat („ ) C1 ( „) C2 Diverse (siehe Raumliste) Diverse (siehe Raumllslel Diverse ' (siehe Raumllstel Aktenraum) Lagerräume bzw. Aktenräume Sammlungsraum Antiquariat der Romanistik Romanistik II Phonetlklabor Büroraum mit frei in den Raum eingestellter, schalldichter Raumzelle Inst. fOr Sprache und Information, Abt. ASW Foyer mit Garderobenanlage Verbundbibliothek öffenUicher Eingangsbereich mit Foyer und Garderobenanlaae Teil des Funktionsbereich 1 Verbundblbllothek der Verbundbibliothek • Personalbereich Materiallager (auch Diverse 1(siehe Raumliste) ( „) E1 ( „) F1 F2 Aufsichts- und Auskunftstheke („ ) F10 F11 F12 PC-Pool Steharbeltsplätze PC-Arbeitsplätze Stu d ieren d e Schulungsraum Teil des Funktionsbereich 3 Verbundblbllothek der Verbundbibliothek • Benutzerbereich Teil des Funktionsbereich 3 Verbundbibliothek der Verbundbibliothek • Benutzerbereich Teil des Funktionsbereich 3 Verbundbibliothek der Verbundbibliothek • Benutzerbereich Raum- Raumbezeichnung art Nutzung F13 Gruppenarbeitsraum Teil des Funktionsbereich 3 Verbundbibliothek der Verbundbibliothek · Benutzerbereich F14 Kopierzentrum Teil des Funktionsbereich 3 Verbundbibliothek der Verbundbibliothek Benutzerbereich G1 Liege-, Still- und Wlckelraum Kombinierter Liege-, StillSAUS - D6.3 und Wickelraum nach ASR A4.2 und Erste-Hilfe-Raum in Anlehnuna an ASR A4.3 G2 Hausmeisterwerkstatt Elektronik- bzw. Et.T Werkstatt D 6.2 - Medientechnik G3 Einzel-Waschraum Einzel-Waschraum für Reinigungspersonal D 6.3 G4 Garderobenraum Garderobenraum für Reinigungspersonal Putzraum D 6.3 - Reinigung Materiallager for Gebäudereiniaer Multifunktionalgenutzte Verkehrsfläche D 6.3 - Reinigung G5 Putzraum G6 Materlallager H1 Eingangs halle H2 Garderobe/ Spinde H3 Verkaufsautomaten 11 WC-Anlage Herren/Damen 12 Etagen-WC Nutzer - Anteilige Fläche an Eingangshalle und Foyerflächen für die Aufstellung von Spinden Anteilige Fläche an Eingangshalle für die Aufstellung von Verkaufsautomaten - . Studentenwerk 13 Behlndenen-WC J1 Treppenhaus J2 Flur Flur J3 Windfang Windfang - K1 ELT-Etagenv enel le r ELT-Etagenverteiler - K3 Aufzug Aufzug - K4 Aufzugsmaschinenraum Aufzugsmaschinenraum . K5 Technikräume Technikräume - K2 EDV-Etagenverteiler EDV-Etagenverteiler Reinigung D 6.3 - Reinigung Zentrale WC-Anlage in der Nähe der Eingangshalle WC-Anlage auf den Institutsebenen Behinderten-WC nach DIN 18040 Treppenhaus Herren/Damen • . - - - 51/52 Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07. 1 1 .2016 1 4.3 AG Prozessoptimierung Die Arbeitsgruppe Prozessoptimierung besteht aus folgenden Mitgliedern (in alphabetischer Reihenfolge): 1. BLB - Kerstin Böhnke-Obermann (Zentrale) - Norbert Heckmanns (NL Duisburg) - Herrmann-Josef Peters (NL Münster) - Ute Willems (NL Aachen) - Therese Yserentant (NL Düsseldorf) 2. Hochschulen NRW - Dr. Sönke Biel (HHU Düsseldorf) - Elmar Middeldorf (FH Münster) - lna Schwarz (RUB Bochum) - Michael Stöcker (WWU Münster) 3. Extern (Moderation) - Achim Stams (PME Bergisch Gladbach) 52/52 Bauübergabe und Dokumentation z. ü. Die mit am rechten Seitenrand gekennzeichneten und blau markierten Absätze benennen die Dokumentation, die zum Übergabeprozess zwingend erforderlich ist. 1 Bauübergabe und Baudokumentation 1.1 Der BLB NRW übergibt das Bauwerk/die bauliche Anlage an die Hochschule. Die Übergabe findet statt, sobald das Bauwerk/die bauliche Anlage entsprechend der Bausollvereinbarung genutzt werden kann; eine Teil übergabe ist zulässig. Mit der Übergabe bzw. der Teil-Übergabe geht das Bauwerk/die bauliche Anlage, entsprechend den Regelungen des Mietvertrages und der ?-Punkte-Vereinbarung, insgesamt bzw. teilweise in die Verantwortung der Hochschule über. 1 .2 Die Verantwortung geht ebenfalls auf die Hochschule über, wenn diese das Bauwerk/die bauliche Anlage entsprechend der Bausollvereinbarung nutzt, ohne dass eine förmliche Übergabe stattgefunden hat; es sei denn, BLB NRW und Hochschule haben sich schriftlich in anderer Weise vereinbart. In diesem Fall übergibt der BLB NRW die nach 1 .4 beschriebenen Unterlagen unverzüglich der Hochschule anlässlich eines besonderen Termins. 1 .3 Bei der Übergabe/Teil-Übergabe fertigen BLB NRW und HS ein gemeinsames Übergabeprotokoll 1 an, in dem etwaige Beanstandungen (strukturierte Listen zu Restarbeiten und Mängeln sowie nachzureichende Bestandteile der Dokumentation), Änderungen und Ergänzungen vermerkt sind. Dieses Übergabeprotokoll wird unmittelbar vor Ort unterzeichnet. Die Form und die Zeitpunkte der zu übergebenden Unterlagen werden als z. Ü. Bestandteil der Bausollvereinbarung zwischen der Hochschule und dem BLB NRW vereinbart2. 1 .4 Die Dokumentation der Baumaßnahme (Baudokumentation) besteht aus folgenden Unterlagen: - systematische Zusammenstellung der zeichnerischen Darstellungen der Baumaßnahme (im Sinne der Leistungsphase 5 HOAI fortgeschriebene z.ü. - Ausführungspläne) in Papierform und als CAD-Dateien, Auflistung der Verjährungsfristen für Mängelansprüche, - öffentlich-rechtliche Abnahmebescheinigungen, - gesetzlich erforderliche Erlaubnis- und Genehmigungsbescheide, Ausrüstungs-, Inventar- oder Geräteverzeichnis (soweit durch den BLB z. Ü. z.Ü. NRW für die Hochschule beschafft), - Energiebedarfsausweis (auf Gründlage der tatsächlichen Bauausführung), 1 2 Eine Vorlage für eine Niederschrift der Übergabeverhandlung liefert das Muster 14 der RBBau Grundlagen hierfür liefern z.B. die Richtlinien: - VDI 6026 Dokumentation in der Technischen Gebäudeausrüstung - Inhalte und Beschaffenheit von Planungs-, Ausführungs- und Revisionsunterlagen - GEFMA 922 Daten und Dokumente im Lebenszyklus des FM - Gesamtverzeichnis 1/5 - Bau- und anlagentechnische Nachweise gemäß Landesbauordnung (BauO NRW) z. Ü. den für den Betrieb eines Gebäudes einschlägigen Gesetzen und Verordnungen z. Ü. z. Ü. z. Ü. den sonstigen, anerkannten Regeln der Technik den Regelungen der gesetzlichen Unfallversicherung - Zusammenstellung über die dem BLB NRW während der Durchführung der Baumaßnahme bekannt gewordenen Auflagen, Rechte und Pflichten. In diese Übersicht sind insbesondere aufzunehmen Angaben über: - z. Ü. Befristung oder Widerruflichkeit von wasserrechtlichen Bescheiden, - Auflagen , Rechte und Pflichten für Zufahrtsstraßen, Wege, Wasserversorgungs- und Abwasseranlagen, z.Ü. - Zusammenstellung der Auflagen der Brandschutzbehörden sowie für Arbeitsschutz und Unfallverhütung, soweit sie die Nutzung betreffen , z. Ü . - Anlassbezogen: Nachweise über die Einhaltung von BauschadstoffRichtwerten (Sanierungserfolg) - Hinweise auf turnusmäßig - z.Ü. zu überwachende Bauteile und Bauelemente (vgl. I UEBA), z.Ü. - sonstige behördliche Auflagen. z.Ü. Unterlagen für spätere Arbeiten an der baulichen Anlage auf Basis § 3 Abs. 2 Nr. 3 BaustellV3 z. Ü. Pflegeanleitungen für die Reinigung von Oberflächen z. Ü. Bei Technischen Anlagen sowie Bauteilen, die der Instandhaltung und Prüfung unterliegen, gewährleistet der BLB NRW, dass mit der Dokumentation nachfolgende Aspekte berücksichtigt sind : - Auflistung aller Technischen Anlagen/Bauteile und Angabe von Auslegungsdaten, technischen Merkmalen und der jeweiligen Standz. Ü. /Einbauorte, - Prüfbücher mit dem Ergebnis der vor der Inbetriebnahme durchgeführten Abnahmeprüfungen inklusive der messtechnischen Funktionsnachweise und der eingestellten SOLL-Werte, - Betriebsanweisungen, z.Ü. einschließlich Bedienungs- und lnstandhaltungsanleitungen (Arbeitskarten) der Anlagenhersteller, - z. Ü. Liste der Anlagen, die einer Überwachungspflicht auf Grund öffentlich rechtlicher Vorschriften unterliegen, einschließlich der Protokolle/Prüfberichte der Erstprüfung (Wirk-Prinzip-Prüfung) und der z.Ü. vorgesehenen Prüftermine. 3 Die Unterlage für spätere Arbeiten schafft eine Voraussetzung für die sicherheits- und gesundheitsgerechte Gestaltung der späteren Arbeiten und die langfristig wirtschaftliche Nutzung und Instandhaltung der baulichen Anlage, indem durch sie Gefährdungen der Sicherheit und Gesundheit für die mit späteren Arbeiten an der baulichen Anlage Beschäftigten reduziert und Improvisationen und Informationsdefizite bei späteren Arbeiten an der baulichen Anlage und dadurch bedingte Störungen, Sachschäden und Unfälle vermieden werden. 2/5 - Anlagen- und Funktionsbeschreibungen in schriftlicher und zeichnerischer z.Ü . Form (Schemata), - Fristenpläne für Wartungs- und lnstandhaltungsarbeiten, z.Ü. - Aufstellung von Bauteilen, die der Wartung bedürfen. - Anlagenbezogene Gefährdungsbeurteilungen für alle technischen Anlagen z.Ü. (siehe: Betriebssicherheitsverordnung vom 1.Juli 2015, § 3, Abs. 4 und 5) 1.5 Einweisungsprotokolle Fachunternehmerbescheinigungen z.Ü. Bei Leistungen, die der BLB NRW aufgrund besonderer Beauftragung im Namen und auf Rechnung der HS durchführt, übergibt er darüber hinaus nach Bausollvereinbarung ergänzende Unterlagen wie z.B. die Angabe der Hers�ellungskosten aller Technischen Anlagen und der geplanten Nutzungsdauer. 2 Bestandsdokumentation 2.1 Allgemein Die Bestandsdokumentation umfasst die Gebäudebestands- und die Liegenschaftsbestandsdokumentation. Art und Umfang der Bestandsdokumentation werden zwischen Hochschule und BLB NRW abgestimmt. In der Bestandsdokumentation werden alle vom BLB NRW während der gesamten Nutzungsphase der Bauwerke und baulichen Anlagen durchgeführten baulichen Veränderungen dauerhaft als Abbild des realen baulichen Bestandes nachgewiesen. Es ist Aufgabe und Verpflichtung der Hochschule, alle übrigen, nicht vom BLB NRW beauftragten, baulichen Veränderungen in die digitale Bestandsdokumentation zeitnah einpflegen zu lassen. BLB NRW und HS stimmen sich zu Art und Umfang der Änderungen ab, mit der Zielsetzung beidseitig verfügbarer und aktueller Bestandspläne. 2.2 Gebäudebestandsdokumentation Die Gebäudebestandsdokumentation umfasst i. d. R.: - Geometrische Bestandsdaten: Als bauliche Bestandspläne sind Grundrisse aller Geschosse und des nutzbaren Dachraumes, die erforderlichen Ansichten, Dachaufsichten und Schnitte (auch durch Treppenhäuser) für jedes Gebäude in der Regel in der Darstellungstiefe im Maßstab 1 :50 (entsprechend DIN 1356) oder sinnvoll reduziert auf 1: 100 zu übergeben. Diese zeichnerischen Darstellungen sollen, damit sie zugleich als Pläne im Rahmen des 3/5 Liegenschaftsmanagements benutzt werden können, folgende Angaben für jeden Raum enthalten: - Raumnummer, Raumbezeichnung, Raumfläche, Flächenart nach DIN 277- 1 , Raumart gemäß Liste der Raumarten - Rohbaumaße, Wanddicken, - Raumlängen, -breiten, -höhen und -umfang, z.Ü. - Fenster- und Türöffnungen (Rohbaumaße), - Treppen mit Steigungsverhältnis und Rampen, - Qualitäten von Bauteilen (z.B. Feuerwiderstandsklasse) - Innenwand- und Deckenbekleidungen, Fußbodenbeläge. - Anlagennummer Als technische Gebäudebestandspläne sind i.d.R. Baubestandspläne für folgende technische Anlagen zu übergeben: - Abwasser-, Wasser-, Gasanlagen, - Wärmeversorgungsanlagen, - Lufttechnische Anlagen, - Starkstromanlagen, - Fernmelde- und Informationstechnische Anlagen, - Förderanlagen, - Nutzungsspezifische Anlagen, Anlagen der Gebäudeautomation, - Eintragung der zentralen Betriebstechnik. - Brandschutzpläne (Grundrisse, Schnitte mit Darstellung der Fluchtwege, der Brandabschnitte und aller Einrichtungen für den vorbeugenden Brandschutz). - Alphanumerische Bestandsdaten auf Basis des CAD-Standards des BLB4 (Raumnummer, Anlagennummer, Raumbezeichnung, z.Ü. Raumfläche, Flächenart nach DIN 277-1, Raumart gemäß Liste der Raumarten) zur Übernahme und Pflege in elektronischen Raum- und Gebäudebüchern der Hochschule. z.Ü. - Bei Umbauten und Sanierungsarbeiten im Bestand, wo keine digitale Dokumentation vorliegt, ist der Umfang der neu zu erstellenden Dokumentation in der Bausollvereinbarung festzulegen. Als Grundlage der geometrischen Bestandsdokumentation können die zeichnerischen Unterlagen gemäß Ziffer 1 .4 dienen. 2.2 . 1 Zeitpunkte der Datenübergabe Die alphanumerischen Daten der Vorab-Datenlieferung sind gemäß der in der Bausollvereinbarung festgelegten Fristen an die Hochschule zu übergeben. 2.3 Liegenschaftsbestandsdokumentation Die Lieger.ischaftsbestandsdokumentation bildet die einheitliche Grundlage für die sachgerechte Durchführung raumbezogener Fachaufgaben wie z. B. 4 Die Voraussetzungen und Grenzen der Umsetzbarkeit der Datenübertragung von CAD auf alphanumerische Darstellungsform (Auslesung der Raumstempel) sind noch zu prüfen 415 Planung, Bau und Betrieb von Gebäuden, Ingenieurbauwerken und Verkehrsanlagen. 2.3 . 1 Inhalte der Liegenschaftsbestandsdokumentation Die Liegenschaftsbestandsdokumentation enthält die vermessenen Objekte für u. a. Bauwerke und bauliche Anlagen, Objekte zur topographischen Beschreibung der Liegenschaften in Lage und Höhe, die Dokumentation ober und unterirdischer Ver- und Entsorgungsanlagen sowie die für Nutzung und Betrieb der Liegenschaften relevanten lnfrastruktureinrichtungen. Thematisch umfassen die Objekte der Liegenschaftsbestandsdokumentation u.a.: - Grenzen der Liegenschaft, - Nutzungs-, Verwaltungseinheiten, Schutzbereiche, - Bauliche Anlagen mit Geometrie der Gebäudehülle, Entwässerungsflächen, Höhenkoordinaten der Oberkanten Erdgeschossfußboden, Nutzung, Geschosszahl und Dachform, - Verkehrsanlagen (Beschaffenheit und zulässige Belastung}, - Freianlagen (Beschaffenheit und zulässige Belastung}, - Einfriedungen, - liegenschaftsbezogener Brandschutz, - Umweltbewertung (Biotope, FFH-Gebiete, Schutzgebiete), - Boden- und Grundwasserschutz, - Kampfmittelräumung, - Abwasser- , Wasser- , Gasanlagen (einschließlich der Grundleitungen), - Wärmeversorgungsanlagen, - Lufttechnische Anlagen, - Starkstromanlagen, - Fernmelde- und Informationstechnische Anlagen, - Förderanlagen, - Nutzungsspezifische Anlagen. 3 Verjährungsfrist für Mängelansprüche Spätestens ein Vierteljahr vor Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche begeht der BLB NRW - unter Beteiligung der Hochschule die Liegenschaft. Hierüber wird ein Protokoll angefertigt; festgestellte Mängel werden darin zu vermerkt. Der BLB NRW wird unverzüglich die Mängelbeseitigung veranlassen. Treten in der Verjährungsfrist Mängel auf, wird die Hochschule den BLB NRW unverzüglich unterrichten. 515
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