Strategien die Ihnen helfen in schwierigen Gesprächssituationen

Sabine Schuhmann, MSc
Schnieglinger Str. 191
90427 Nürnberg
www.sabineschuhmann.de
Strategien die Ihnen helfen in schwierigen
Gesprächssituationen souverän zu bleiben
Sobald Sie führend tätig sind, müssen Sie sicher verhandeln können. Ob Sie gute
Konditionen bei Lieferanten herausholen wollen, oder die Gehaltshöhe festlegen.
Sie kommen immer wieder in Situationen, in denen Ihre Interessen auf die anderer
stoßen. Am Ende solcher Gespräche sollte zwischen Ihnen und dem
Verhandlungspartner eine Übereinkunft getroffen werden, mit der beide Seiten
zufrieden sein können.
Konsens ist immer die beste Lösung
Obwohl Sie bei einer Verhandlung Ihre Interessen nicht aus den Augen verlieren
dürfen und versuchen sollten, so viel wie möglich davon durchzusetzen, ist
erfolgreiches Verhandeln nicht gleichbedeutend mit Härte und Ausdauer. Es geht
um "Handeln", um gegenseitigen Austausch und Ausgleich. Am Ende darf sich
keiner als Sieger oder Verlierer fühlen. Gegenseitiges Entgegenkommen gehört
zur Verhandlungskunst und bedeutet keine Niederlage.
Um geschickt zu verhandeln brauchen Sie:
•
eine sorgfältige Vorbereitung
•
genaue Planung
•
eine gute Strategie
Vorbereitung
Fragen Sie sich vor der Verhandlung, was Sie erreichen wollen.
Ohne Strategie - keine erfolgreiche Verhandlung. Ohne Vorbereitung - keine
Strategie. Sie können noch so gute Argumente auf Lager haben, wenn Sie diese
nicht überzeugend vermitteln, werden Sie Ihren Verhandlungspartner nicht von
Ihrer Position überzeugen können. Deshalb sollten Sie vor der Verhandlung eine
Strategie und Dramaturgie erarbeiten.
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Informieren Sie sich gut über das Thema der Verhandlung, damit Sie nicht nur
wissen, was Sie wollen, sondern auch die Position Ihres Gegenübers besser
einschätzen können.
Leitfaden für die Vorbereitung
•
Setzen Sie sich Ziele: Was müssen bzw. wollen Sie in der Verhandlung
erreichen.
•
Ihre Ziele sollten realistisch und vernünftig sein.
•
Bedenken Sie, dass sich auch die andere Partei vorbereiten und
informieren wird.
•
Überlegen Sie, an welchen Punkten Sie welche Zugeständnisse machen
könnten und was Ihnen wichtig ist.
•
Planen Sie Ausweichmöglichkeiten, wenn die Verhandlungen feststecken.
•
Setzen Sie vorher fest, was das niedrigste bzw. höchste Angebot ist,
welches Sie akzeptieren können, also eine Maximal- und eine
Minimallösung.
•
Finden Sie heraus, wer Ihr Gesprächspartner ist: Name, Alter, Geschlecht,
Funktion im Unternehmen.
•
Überlegen Sie, was Ihr Verhandlungspartner möglicherweise erreichen
möchte.
•
Versuchen Sie, den Anderen zu verstehen, seine Motivationen und Ziele
nachzuvollziehen.
•
Welche Punkte könnten für ihn wichtig sein, bei welchen wird er am ehesten
Zugeständnisse machen?
•
Auf dieser Grundlage entwickeln Sie eine Verhandlungsstrategie.
•
Manche Einwände und Probleme können Sie so schon vorwegnehmen oder
sich eine passende Gegenstrategie zurechtlegen.
•
Legen Sie die Rahmenbedingungen fest: Erkundigen Sie sich, wer und wie
viele Leute von Ihrer Firma und vom Verhandlungspartner teilnehmen
werden. Suchen Sie einen Raum, der genügend Platz bietet. Sorgen Sie
dafür, dass die notwendige Ausstattung wie Telefon, Kopierer, Beamer
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vorhanden ist. Vergessen Sie nicht, für Getränke, Gebäck und Imbiss zu
sorgen. Verhandlungen sind anstrengend und können lange dauern.
Wichtig für die Verhandlung selbst
Der Anfang einer Verhandlung ist immer spannend!
Jeder will von Anfang an die beste Position haben und sondiert, wo der Andere
steht. Eine schwierige Situation! Einer muss anfangen und sein
Verhandlungsangebot preisgeben. Wer zuerst etwas sagt, muss die Karten auf
den Tisch legen und bildet damit die Grundlage des Gespräches. Das kann
bedeuten, die Zügel von Anfang an in der Hand zu haben. Die andere Partei muss
auf das Eröffnungsangebot reagieren und kann nicht einfach das sagen, was sie
ursprünglich geplant hatte. Problematisch wird die Sache erst dann, wenn das
Angebot für Ihr Gegenüber absolut unakzeptabel ist. In diesem Fall kann das
Gespräch sehr schnell zu Ende sein.
Wenn Sie die Verhandlung einberufen werden, sollten Sie sich deshalb sehr gut
überlegen, ob sie mit Ihrer Unter- oder Obergrenze an den Start gehen.
Werden Sie mit dem Eröffnungsangebot Ihrer Verhandlungspartner konfrontiert,
müssen Sie natürlich Farbe bekennen und reagieren. Um die Fäden nicht ganz
aus der Hand zu geben, können sie folgenden Versuch starten: Bedanken Sie
sich für die Einführung und machen Sie einen Einschub in dem Sie etwas sagen
wie: „Bevor ich mich mit den von Ihnen angesprochenen Punkten befasse, möchte
ich noch einige Aspekte einbringen...".
Verhandlungsstrategien
Folgende Tipps und Tricks helfen Ihnen den Verlauf des Gesprächs zu
beeinflussen und sich sanft aber bestimmt durchzusetzen. Wichtig ist, dass Sie
mit den meisten Verhandlungspartnern noch länger zusammenarbeiten wollen.
Deshalb sind eine angenehme Gesprächsatmosphäre und ein für alle Beteiligten
positiver Gesprächsausgang das oberstes Ziel Ihrer Verhandlungen.
Versuchen Sie herauszufinden, was für Ihren Verhandlungspartner Bedeutung hat.
Hören Sie sehr aufmerksam zu, stellen Sie interessierte Fragen und achten Sie
auf die Körpersprache und Zwischentöne. Wenn Sie wissen oder vermuten, was
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Ihrem Verhandlungspartner wichtig ist, können Sie besser auf seine Bedürfnisse
eingehen und ihn dadurch auch leichter gewogen machen auf Ihre Anliegen
einzugehen.
•
Erforschen Sie die Zielvision Ihres Gegenübers
•
Suchen Sie das Bedürfnis hinter der Zielvision
•
Formulieren Sie Vorschläge so, dass der andere einen Vorteil daraus
erkennen kann.
•
Stellen Sie Fragen, bevor Sie eigene Wünsche und Vorstellungen
formulieren. Manchmal bekommen Sie so ein besseres Angebot
präsentiert, als Sie sich erhofft hatten.
•
Finden Sie gemeinsame Interessen, zum Beispiel eine hohe Qualität. So
haben Sie Spielraum, auf den anderen einzugehen, ihm Vorteile zu
verschaffen, die Sie wiederum näher an Ihr Verhandlungsziel bringt.
•
Stimmen Sie einem Angebot nie zu schnell zu. Sie werden immer das
Gefühl haben, das Ergebnis sei zu hoch/niedrig oder irgendetwas sei faul
am Angebot.
•
Machen Sie nur Zugeständnisse, wenn diese wirklich notwendig sind.
Geben Sie zu schnell nach, spürt der Andere, wie wichtig Ihnen das
Ergebnis ist. Der Gesprächspartner hat Sie damit in der Hand, kann stärker
auf seiner Position beharren. Zögern Sie aber auch nicht zu lange, sonst
denkt Ihr Verhandlungspartner womöglich, Ihnen liegt nichts am Geschäft
und bricht das Gespräch ab.
•
Verfolgen Sie eine Politik der kleinen Schritte. Vielleicht haben sie schon
einmal etwas von der Salamitaktik gehört: Besser ist es, in kleinen Etappen
das Verhandlungsziel anzustreben, als große Sprünge zu machen. Weichen
Sie nur in kleinen Schritten von Ihrem Anfangsangebot ab. Auf diese Weise
bieten Sie dem anderen weniger Angriffsfläche. Außerdem, minimieren Sie
damit die Erwartungen Ihres Gegenübers, was sich im Endergebnis für Sie
positiv auswirken kann. Versuchen Sie für jedes Zugeständnis eine
Gegenleistung zu bekommen. Formulieren Sie Forderungen und
Zugeständnisse als Bedingungen: „Wenn Sie zu ... bereit wären, könnten wir
Ihnen bei ... entgegenkommen". So hat Ihr Partner das Gefühl, etwas zu
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gewinnen und nicht etwas zu geben.
Festlegung des Angebots
Sie können Verhandeln genießen! Jede Verhandlung ist ein Spiel: Beide Seiten
wollen gewinnen. Geben Sie also auch Ihrem Gegenüber die Genugtuung, ein
vorteilhaftes Geschäft gemacht zu haben. Planen Sie daher Spielräume ein, ohne
unrealistisch zu sein und begründen Sie Ihr Angebot. Wenn Sie Ihr Angebot an der
Obergrenze festlegen kann das zwar unverschämt wirken, dennoch können Sie so
manchmal überraschend viel erreichen. Lassen sie ruhig mal Ihre Mutkräfte
sprechen.
Legen Sie Ihr Angebot an der Untergrenze fest, können Sie Ihrem
Verhandlungspartner sehr weit entgegenkommen. Das kann für gute Stimmung
bei ihm sorgen und somit für einen besseren Abschluss als Sie geplant haben.
Entlarvung von Verhandlungsfallen
Reagieren Sie demonstrativ gelassen auf Drohungen oder Druck: Lehnen Sie sich
zurück, atmen Sie langsamer, lassen Sie sich nicht einschüchtern. Wägen Sie in
Ruhe ab was passiert, wenn Ihr Gegenüber die Drohung wirklich wahr macht.
Meist ist das gar nicht das Ziel. Sie haben drei Möglichkeiten: Sie beharren auf
Ihrem Standpunkt und akzeptieren mögliche Konsequenzen. Lenken Sie ab und
versuchen Sie die Verhandlungen auf eine breitere Basis zu stellen.
Lassen Sie sich durch aggressives Verhalten nicht provozieren: Manche wollen gar
nicht verhandeln, sondern ihre Interessen auf Biegen und Brechen durchsetzen.
Ein beliebtes Mittel dabei: extreme Forderungen, aggressives Verhalten, Brüllen,
drohende Körperhaltung. Damit will der andere Sie verunsichern, Sie aus dem
Konzept und zu einem schnellen Nachgeben bringen. Machen Sie keine
ungewollten Zugeständnisse. Vermeiden Sie eine aggressive Gegenreaktion das schaukelt die Situation nur hoch. Versuchen Sie ruhig und höflich zu bleiben.
Bleiben Sie bei Ihren Interessen. Machen Sie ein kleines Zugeständnis bevor die
Situation eskaliert, sodass Ihr Gegenüber das Gefühl erlebt etwas erreicht zu
haben.
Manchmal gelangen Verhandlungen an einen toten Punkt. Beide Seiten haben
sich an ihren Argumenten festgebissen, sie stecken in einer Sackgasse.
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Keine Seite hat die Oberhand, keine Seite kann sich zurückziehen. Oft kleben beide
an Einzelheiten und wissen nicht mehr um was es eigentlich geht. Versuchen Sie
in einer solchen Situation auf das wesentliche Verhandlungsziel zurückzukommen.
Hilfreich kann es sein eine neue Person hinzuziehen.
Manchmal nutzen Verhandlungspartner Scheinargumente ohne Inhalt um Sie zu
verwirren: „Der gesunde Menschenverstand sagt ...", „Meine Erfahrung lehrt mich..."
oder „Jeder Fachmann weiß doch, dass ... ". Enttarnen Sie diese Aussagen als
das, was sie sind - Floskeln. Ein ähnlicher Trick ist falsche und daher verwirrende
inhaltliche Verknüpfungen zu schaffen. Stellen Sie konkrete Fragen, haken Sie
nach und lassen Sie sich nicht mit solchen Scheinargumenten abspeisen.
Mit (oft subtilen) Beleidigungen versuchen manche ihre Gesprächspartner aus
dem Konzept zu bringen. Je nach Persönlichkeit mobilisiert das den Angriffs- oder
Fluchtinstinkt. Beides ist negativ für das Verhandlungsergebnis. Die einen werden
aggressiv, die anderen versuchen so schnell wie möglich das Gespräch zu
beenden. Als Gegenmaßnahme verlangen Sie eine kurze Pause. Holen Sie tief
Luft, bewegen Sie sich etwas. Nur so kommen Sie aus der Stressfalle und können
im weiteren Verhandlungsverlauf wieder souverän reagieren.
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