Steuerrechtliche Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung Kriterien, die erfüllt werden müssen, um die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe zu gewährleisten. The better the question. The better the answer. The better the world works. Agenda Page 2 1. Archivierung - Begriffe 3 2. Gesetzliche Grundlagen 6 3. Merkmale Revisionssichere Archivierung 12 4. Auswahl Archivierungssystem 16 Archivierung - Begriffe Page 3 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Begriff Archivierung ► ► ► ► ► keine Definition in österreichischer Rechtsordnung vorhanden lediglich Aufbewahrungspflicht und –frist normiert (UGB) resp. der Begriff Verarbeiten von Daten im DSG umfasst ua speichern und aufbewahren der Daten => implizit kann das elektronische Archivieren daraus abgeleitet werden Definition laut IDW RS FAIT 3: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren, Deutschland: „Elektronische Archivierung umfasst die langfristige und unveränderliche Speicherung von rechnungslegungsrelevanten Unterlagen auf maschinenlesbaren Datenträgern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.“ Speicherung in IT-gestützten Rechnungslegungssystemen als auch Speicherung in Archivierungssystemen Page 4 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Begriff revisionssichere Archivierung ► ► ► ► keine Definition in Gesetzen oder Verordnungen vorhanden Ableitung der Bedeutung von „Revision“ und „sicher“ – Aufgabe der Revision ist eine Überprüfung und wenn sie nichts zu beanstanden hat, dann ist es revisionssicher Den Begriff hat sich im Jahr 1992 der VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e.V.,Bonn ausgedacht. Die Definition sollte helfen, nachvollziehbare Kriterien für elektronische Archivsysteme zu schaffen. Revisionssicherheit betrifft die ordnungsgemäße bzw. gesetzeskonforme, insbesondere fristgerechte Archivierung von Geschäftsvorfällen und -unterlagen - im Einklang mit einschlägigen Vorschriften. Page 5 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Archivierung – Gesetzliche Grundlagen Page 6 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Archivierung - Gesetzliche Grundlagen (1) ► Unternehmensrecht (UGB) ► § 212 (1) Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist: ► ► Page 7 Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen sind 7 Jahre lang aufzubewahren § 190 Führung der Bücher: ► Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist ► Datenträger dürfen verwendet werden ► Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der in § 212 Abs. 1 genannten Schriftstücke und auch die urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein ► Werden solche Schriftstücke auf elektronischem Weg übertragen, so muss ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein ► Soweit die Schriftstücke nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Archivierung - Gesetzliche Grundlagen (2) ► Steuerrecht (BAO) ► § 124: ► ► § 132 (2): ► ► ► ► Für Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. § 131 (3) und § 132 (3): ► ► Page 8 Verweis auf unternehmensrechtliche Bestimmungen … Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (vgl. Erlass vom 3. Juli 2000) ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Dauerhafte Wiedergaben (Exkurs) Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern ►Zeichensatz ► z.B. ASCII, ANSI, EBCDIC, Unicode ►Zulässige ► ► ► ► Dateiformate Unformatierter Text (Keine Steuerzeichen außer Zeilenende, Zeilenschaltung und Seitenschaltung) Druckdateien (print-files) Exportdateien (export-files) DBF-Dateien ►Unzulässig ► ► zB: pdf, DIF, HTML, XML Zeitpunkt der Erstellung der Daten ► ► Page 9 vorbereitete Datenträger ebenso wie Datenträger die erst nach Verlangen erstellt werden ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Archivierung - Gesetzliche Grundlagen (3) ► Steuerrecht (UStG) ► § 11 UStG 1994 idF AbgÄG 2012: ► ► ► Datenschutzrecht (DSG) ► § 14 Datensicherheitsmaßnahmen ► ► Übermittlung der Rechnungen auch elektronisch per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung möglich Vorrausetzung: Zustimmung des Leistungsempfängers, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit muss gewährleistet werden Regelung des Zugriffes, Sicherung der Daten vor Verlust oder Zerstörung Sonstige Normen ► ► Page 10 KFS/DV1: Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführungen IDW RS FAIT 3: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Unverbindliche Normen/Standards für elektronische Archivierung ► ► ► ► Grundsätze der elektronischen Archivierung in Deutschland (Code of Practice) des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.,Bonn) Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on electronic Document Management Systems des BSI (British Standards Institution) ISO 14721 – Referenzmodell für ein Offenes ArchivInformations-System IT-Grundschutz-Kataloge bzgl. Archivierung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) Page 11 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Archivierung – Merkmale Page 12 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Revisionssichere Archivierung – Merkmale (1) (gemäß VOI) 1) Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2) Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3) Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4) Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5) Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden. 6) Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Page 13 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Revisionssichere Archivierung – Merkmale (2) (gemäß VOI) 7) Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. 8) Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9) Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10) Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Page 14 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Gesetz vs revisionssichere Archivierung Merkmale revisionssichere Archvierung Geordnet Sicher und nachvollziehbar Inhaltsgleich Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. Alle Veränderungen sind zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden. Page 15 Urschrifttreu Lesbar Vollständig ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Sicherstellung Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Auswahl Archivierungssystem Page 16 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Archivierungsprozess vs. Gesetz ► ► ► ► ► Erfassung bzw. Scannen der Dokumente und Daten Indexierung/Verschlagwortung mittels der IT Anwendung Speicherung und Verwaltung der Daten und Dokumente Lesbarmachung/Retrieval Vernichtung der Originaldokumente und –daten sowie Vernichtung des Archivträgers nach Ende der Aufbewahrungsfrist ► Überwachung des IT-Kontrollsystems ► Outsourcing von elektronischen Archivierungsverfahren Page 17 Urschrifttreu Vollständig Inhaltsgleich Urschrifttreu Vollständig Inhaltsgleich Geordnet Sicher und nachvollziehbar Lesbar Geordnet Sicher und nachvollziehbar Lesbar ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Einflussfaktoren bei der Auswahl von Archivierungssystemen Rechtliches Umfeld Technisches Umfeld Organisatorisches Umfeld • Aufbewahrungsfrist • Geordnete, inhaltsgleiche und vollständige Aufbewahrung • Lesbarkeit • Sicherheit und entsprechende Zugriffsmöglichkeiten • Erwartetes Datenaufkommen • Auswahl Datenformate • Berechtigungskonzept – Regelung der Zugriffe (logische und physische Kontrollen) • Sicherheit und Verfügbarkeit der Infrastruktur der Archivsysteme • Datensicherungskonzepte (Verfügbarkeit) • Automatische Kontrollen in Bezug auf Archivierungsverlauf • Zu beachtende Normen und Standards • Definition der allgemeinen Anforderungen an das Archivsystem (Wie soll das System / Verfahren aussehen) • Regelungen von Verantwortlichkeiten für das Archivierungsverfahren • Manuelle Kontrollen im Archivierungsverlauf (ua Scannen, Indexieren, Archivierungszeitpunkt, etc.) • Überdachte Migrationskonzepte • Dokumentiertes Archivierungsverfahren Page 18 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Revisionssicherheit - Fazit ► Revisionssicherheit betrifft nicht nur das Speichermedium ► Das gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein. Page 19 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015 Fragen ??? Page 20 ELO ECM Fachkongress Wien Oktober 2015
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