Einfach nah dran. ECM-Software für die Öffentliche Verwaltung. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen. Ein moderner Staat braucht moderne Softwarelösungen. Schnell, effizient, bürgernah – wahres ECM. Die Öffentliche Verwaltung ist im Umbruch. Nicht nur für privatwirtschaftliche Organisationen, auch für Ämter und Behörden ergeben sich durch die zunehmende Digitalisierung bei der Verarbeitung von Daten und Dokumenten völlig neue Möglichkeiten für hocheffizientes Arbeiten. Trotzdem sind viele Einrichtungen von den Empfehlungen und Vorgaben des E-Government-Gesetzes noch weit entfernt, weil ihnen ein innovatives, ganzheitliches System fehlt, das alle behördlichen Prozesse optimal abbildet und die bereits genutzten Fachanwendungen problemlos einbinden kann. Das Enterprise-Content-Management-System enaio® von OPTIMAL SYSTEMS wurde genau für diese Anforderungen entwickelt. Unsere für die Öffentliche Verwaltung spezialisierte ECM-Software schafft ideale Voraussetzungen für eine bessere Zusammenarbeit, kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Bürgernähe. Das Grundprinzip ist so einfach wie effizient: Sämtliche Dokumente werden digital erfasst, ausgewertet und organisationsweit für alle berechtigten Mitarbeiter bereitgestellt. Egal, wann und wo die Daten entstehen: Integrierte Schnittstellen sorgen für einen direkten Datentransfer aus den unterschiedlichen Fachapplikationen in das ECM-System – und zurück. Inhomogene Datenund Papierwelten werden Teil einer verwaltungsweiten Informationsplattform, über die alle Verwaltungsprozesse benutzerfreundlich und zeitsparend abgewickelt werden. OPTIMAL SYSTEMS setzt auf zuverlässige und anerkannte Technologiestandards, um sämtliche Dokumente nachvollziehbar und unveränderbar zu archivieren – unter Einhaltung sämtlicher Vorgaben des Gesetzgebers. Näher dran: Wahres ECM ist die Basis moderner Verwaltung. Denn Bürokratieabbau beginnt mit dem Aufbau einer zeitgemäßen Informationsstruktur. Die benutzerfreundliche Menüführung sorgt dabei für maximale Anwendungssicherheit. Das umfangreiche Funktionsspektrum der ECM-Suite erschließt sich den Mitarbeitern intuitiv und lässt sich auf Anhieb sachgerecht nutzen – ohne lange Schulungen oder Einlernphasen. 3 Gegen komplexe Strukturen hilft nur Vereinfachung. Jeder Verwaltungsprozess lässt sich optimieren. Entlastung von Mitarbeitern 1990 arbeiteten 5,3 Millionen Beschäftigte im Öffentlichen Dienst, heute sind es nur noch knapp 3,9 Millionen. Im Hinblick auf den demografischen Wandel und die anstehende Verrentungswelle wird sich diese Entwicklung in Zukunft verstärkt fortsetzen. Trotz des massiven Personalabbaus werden die Anforderungen in der Verwaltung jedoch nicht geringer. Im Gegenteil: In fast allen Fachbereichen ist das Arbeitspensum durch das Angebot von neuen Services in den letzten Jahren gestiegen. In der Folge sind viele Verwaltungsträger chronisch überlastet. Leidtragende sind nicht nur die Fachkräfte, sondern auch die Bürger, die mit längeren Bearbeitungszeiten leben müssen. Intelligentes Dokumentenmanagement mit ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS schafft die Voraussetzungen für eine nachhaltige Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Durch die vollständige Digitalisierung von Archiv und Schriftverkehr werden alle Informationen in übersichtlichen digitalen Akten abgelegt und bilden die Basis für eine professionelle Schriftgutverwaltung (Records Management). Dokumente und Daten werden nicht mehr nur verwaltet, sondern aktiv gemanagt. Jeder Vorgang wird vom System kontextbezogen mit den dazugehörigen Dokumenten weitergereicht und landet ohne Umwege im zuständigen Referat für eine sofortige Weiterverarbeitung. Durch die Unterstützung von Prozessanalysen lassen sich zudem Ursachen für Verzögerungen im Verwaltungsablauf zuverlässig erkennen und beseitigen. Ihre Mitarbeiter gewinnen Freiräume und die Motivation steigt. Verbesserte Zusammenarbeit Gemeinsam geht mehr: Gerade wenn Sachbearbeiter verschiedener Abteilungen, Fachbereiche oder Behörden kooperieren, ist der gezielte Austausch von Informationen von zentraler Bedeutung. Wahres ECM verbessert die Zusammenarbeit in Institutionen und öffentlichen Einrichtungen durch den Einsatz digitaler Workflows. Selbst vielschichtige, komplexe Verwaltungsaufgaben können deutlich effizienter gestaltet werden, weil Akten z. B. nach ihrer Bearbeitung automatisch an die nächste Stelle weitergeleitet werden, unabhängig davon, wo sich der zuständige Kollege befindet. Dank sicherer Lösungen für mobiles Dokumentenmanagement können sich Ihre Mitarbeiter unterwegs über Tablets oder Smartphones in die Prozesse einschalten. Auch Telearbeitsplätze sind so möglich. 4 Senkung der Kosten In der Verwaltung müssen die Ausgaben konsequent gesenkt werden, ohne dass sich Qualität oder Umfang der Dienstleistungen vermindern. Die ECM-Suite enaio® unterstützt die Träger der öffentlichen Einrichtungen dabei, strikte finanzielle Vorgaben zu erfüllen und die Budgets so produktiv wie möglich zu nutzen. Neben der Standardisierung von Prozessen können durch den Einsatz der ECM-Software Einsparungen erzielt werden, die sich zu beachtlichen Summen aufaddieren: Der Bedarf an Papier und Büromaterialen sinkt, es fällt deutlich weniger Porto an und der Raumbedarf für Archive wird reduziert. Eine verbesserte Kommunikation mit den Bürgern führt darüber hinaus zu größerer Akzeptanz behördlicher Prozesse und damit zu steigender Bürgerzufriedenheit. Strukturierte digitale Akten, ein durchdachtes digitales Workflow-Management und ein integriertes Retention Management sorgen dafür, dass sich die Auskunftsfähigkeit von Sachbearbeitern signifikant erhöht – ohne jeden Mehraufwand. Die Bürger profitieren vom verbesserten Service und es kommt deutlich seltener zu ressourcenbindenden Einspruchs- oder Widerspruchsverfahren. Eingangspost Rechnungen E-Mail Portale Erfassung – Import Dokumente Dokumentenmanagement Workflow Archiv Import (ERP, FiBu…) Revisionssichere Archivierung Bereitstellung – Datenaustausch Bearbeitung Recherche Druck Anzeige E-Mail Portale/Export Inter-/Intranet Export/Datenaustausch Export/Datenaustausch 5 Wahres ECM macht aus Amtswegen Datenautobahnen. Mehr Workflow, mehr Auskunftsfähigkeit, mehr Service. Optimale Interaktion In der Öffentlichen Verwaltung bestimmen vielschichtige und komplexe Prozesse den Alltag, nicht selten sind Ressorts und Dezernate an verschiedenen Standorten an der Bearbeitung von Vorgängen beteiligt. Durch äußerst inhomogene IT-Landschaften kommt es jedoch selbst bei Standardverfahren immer wieder zu unnötigen Verzöger ungen. Insellösungen in einzelnen Behörden führen zwangsläufig zu mangelnder Transparenz, hohen Prozessdurchlaufzeiten und kritischen Medienbrüchen. enaio® von OPTIMAL SYSTEMS hilft bei der Beseitigung von Ineffizienzen, indem vorhandene Fachanwendungen und -systeme ohne Reibungsverluste in eine leistungsfähige Gesamtlösung integriert werden. Verschiedene Workflowfunktionen ermöglichen eine weitgehende Vereinheitlichung und Automatisierung von Vorgängen. Durch Records Management und Retention Management werden Verwaltungsmitarbeiter nachhaltig entlastet und können sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: die Belange und Bedürfnisse der Bürger. Automatische Datentransfers Aktuell werden auf Bundesebene ca. 350 Fachverfahren und auf kommunaler Ebene ca. 50 Fachverfahren im Bereich Datentransfer eingesetzt. Übergreifende Lösungen sind auch hier ein wichtiger Faktor für den zukünftigen Erfolg. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS verfügt über hochperformante, integrierbare Schnittstellen und eine komfortable Archivlösung, die perfekt auf die besonderen Gegebenheiten in der Öffentlichen Verwaltung abgestimmt sind. Spezielle Tools unterstützen den reibungslosen Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Verfahren. Applikationsübergreifende Arbeitsprozesse werden durch Rechnungsworkflows, Aktenplananbindung, die virtuelle Poststelle oder die Allgemeine Schriftgutverwaltung ermöglicht – Daten und Dokumente sind zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Modernes E-Government Auch die anspruchsvollen Zielsetzungen des E-Government-Gesetzes lassen sich mit Hilfe des wahren ECM schneller, unkomplizierter und kostengünstiger realisieren. Auf die Öffentliche Verwaltung abgestimmte Funktionen ermöglichen die orts- und zeitunabhängige Bereitstellung von Verwaltungsdiensten unter Erfüllung aller Auflagen. Beispielsweise in der Archivierung: Jahrzehntelange Aufbewahrungsfristen bringen Papierarchive schnell an räumliche Grenzen. Im digitalen Archiv finden alle Akten, Dokumente und Daten auf kleinstem Raum Platz und sind über durchdachte Filter- und Suchfunktionen in Sekunden recherchierbar. Selbst über extrem lange Zeiträume bleibt der Beweiswert digitaler Dokumente vollständig erhalten – gesetzliche Richtlinien und Regularien werden automatisch erfüllt. Das ECM von OPTIMAL SYSTEMS ist TR-ESOR- und TR-RESISCANkonform. Um sensible Informationen optimal vor unautorisierten Zugriffen zu schützen, bietet die ECM-Suite u. a. De-Mail-Lösungen an. Die barrierefreie Bereitstellung von behördlichen Onlinediensten und Verwaltungsangeboten sorgt für Transparenz, einen einfacheren Zugang für alle Bürger und nachhaltig verbesserten Service. 7 Für jede Herausforderung die exakt passende Lösung. Die beste Referenz: zufriedene Kunden. StädteRegion Aachen Stadt Jena Die StädteRegion Aachen ist ein Gemeindeverband, der aus dem Kreis und der Stadt Aachen sowie neun weiteren kreisangehörigen Kommunen gebildet wurde. Aufgrund des extrem hohen Aufkommens in der Verwaltung sollte die Digitalisierung von Daten und Dokumenten schnellstmöglich vorangetrieben werden – Technologiepartner für das Zukunftsprojekt wurde OPTIMAL SYSTEMS. Mit der ECM-Software konnten sofort deutliche Einsparungen in Bezug auf Arbeitszeit und Ablageraum erzielt werden. Auch Bürger profitierten vom intelligenten Informationsmanagement: Bearbeitungszeiten sind heute deutlich kürzer – in allen Bereichen ist die Verwaltung schneller, transparenter und bürgernaher geworden. Ein weiterer Ausbau des Workflowsystems im Bereich Mahnwesen sowie die flächendeckende Implementierung sind in Planung. Als hervorragender Wissenschafts- und Technologiestandort legt die thüringische Stadt besonderen Wert auf den Einsatz modernster Technik und fortschrittlicher Software – insbesondere bei der verwaltungsweiten digitalen Aktenführung. Mitarbeiter sollten mit der ECMSuite von OPTIMAL SYSTEMS nachhaltig entlastet und eine optimale Service- und Dienstleistungsbetreuung für die Jenaer Bürger gewährleistet werden. Die Installation wurde flexibel an die jeweiligen Aufgabenstellung in den verschiedenen Ämtern und den wachsenden Anforderungen angepasst. Alle Einrichtungen profitieren zudem vom uneingeschränkten Zugriff auf die inhomogene Datenwelt der Öffentlichen Verwaltung. Lösungen: Dokumentenmanagement für verschiedene Bereiche Digitalisierung des Papierarchivs und der Kassenbelege Einsatz u. a. im Bereich Kasse, Rechnungsprüfungsamt, Kämmerei sowie Ordnungs- und Gesundheitsamt Revisionssichere digitale Archivierung Anbindung an Fachverfahren: u. a. ALVA GSV, Hess, IKOL-KFZ, ISGA, pmOWI, Prokommunal FSW 8 Lösungen: Einsatz der ECM-Suite in verschiedenen Ämtern: Bürgeramt (u. a. Fahrerlaubnisverf ahren), Stadtkasse, Bauaktenarchiv, Rechts-, S ozial- und Steueramt Allg. Schriftgutverwaltung inkl. Postein- und Post ausgangsbearbeitung sowie Rechnungsworkflows für die gesamte Stadtverwaltung Anbindung an Fachverfahren: u. a. MESO, FAHR/WIN, OK.VORFAHRT, OPEN/PROSOZ, AB-DATA Kommunal, WinKITA Näher dran: Ausufernde Papierarchive und unnötig komplexe Prozesse – wahres ECM beseitigt gewachsene Ineffizienzen zielgerichtet und nachhaltig. Schweizer Bundesamt für Kommunikation (BAKOM) HannIT Das BAKOM nimmt regulatorische Aufgaben in den Bereichen Telekommunikation und Rundfunk wahr. Als neutrale Instanz ist die Behörde im Kommunikationsmarkt Ansprechpartner für Rundfunkstationen, Telefongesellschaften, Internet Service Provider sowie Hersteller, Händler, Betreiber und Benutzer von Fernmeldeanlagen. Für die Optimierung der Verwaltung und Archivierung der Dokumente in den einzelnen Kompetenzzentren setzt das BAKOM auf die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS. Rund 330.000 Geschäftsdossiers mit über 1.000.000 Geschäftsvorgängen und über 4.200.000 Unterlagen, Belegen und E-Mails wurden in das System überführt. Mit der Anpassung an das GEVER-Modell können alle Verwaltungsgeschäfte schnell und bequem abgewickelt werden. Als nächster Schritt sollen Verwaltungsverfahren und Supportprozesse mit eingebauten Ad-hoc- Workflows unterstützt werden. Als Anstalt des öffentlichen Rechts und E-GovernmentDienstleister für Regionsverwaltung, Kommunen sowie Versorgungs- und Verkehrsbetriebe bietet HannIT Lösungen für GIS-Technologien, Dokumentenmanagement, Internetservices, Mobilitäts- und Planungsverfahren sowie kommunale Anwendungen an. Mit Hilfe eines DMS sollte die qualitative Verwaltung von Geofachdaten ermöglicht werden. Neben der Generierung von Karten und Plänen ging es vor allem um die kontextbezogene Ablage und revisionssichere Archivierung der im GIS gewonnen Fachdaten. Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung fiel die Entscheidung auf OPTIMAL SYSTEMS. Seit ihrer Einführung hat HannIT den Einsatzbereich der Software sowie das Know-how über die Plattform permanent ausgebaut. 2013 wurde die Institution neuer Competence Partner von OPTIMAL SYSTEMS. Lösungen: Digitalisierung des Papierarchivs Anbindung an SAP Integration von Fachanwendungen (z. B. VBS) Anpassung an den GEVER-Standard Onlinezugriff über Webclient Revisionssichere digitale Archivierung Lösungen: Migration des Altarchivs in das ECM-System Anbindung an das GIS der Firma ESRI Digitales Dokumentenmanagement Automatische Zuständigkeitsprüfung Revisionssichere digitale Archivierung Anbindung an Fachverfahren: CABS, Prokommunal FSW, OK.VORFAHRT, EU-DLR, pmOWI 9 Wer die Gegenwart kennt, kann die Zukunft gestalten. Unsere Lösungen entstehen aus Ihren Anforderungen. Die Öffentliche Verwaltung ist auf dem besten Weg, sich zu einem schnellen und flexiblen, an den Bedürfnissen der Menschen ausgerichteten Dienstleister zu entwickeln. Strategische Problemlösungen und qualitätsorientiertes Denken stehen dabei genauso im Fokus wie der Abbau bürokratischer Hürden. Ein wichtiger Faktor für den zukünftigen Erfolg ist dabei der intelligente und sichere Umgang mit Informationen. Die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS ist perfekt auf die steigenden Anforderungen an eine moderne, bürgernahe Verwaltung abgestimmt und sorgt für mehr Effizienz in allen relevanten Prozessen. OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute zu den führenden deutschen Anbietern konfigurierbarer Lösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe agiert inzwischen europaweit und vereint Tochtergesellschaften in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit derzeit 330 Mitarbeitern und 1.719 Installationen weltweit sorgen wir dafür, dass unsere Kunden Effizienzpotenziale voll ausschöpfen können. Und wir wachsen weiter. Die modulare Softwarestruktur und die schnelle Amortisation machen das wahre ECM von OPTIMAL SYSTEMS für Behörden und Verwaltungen jeder Größe attraktiv: Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit unseren Lösungen deutlich reduzieren. Selbst bei kleineren Datenmengen zahlt sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit aus. Nicht umsonst erhalten wir seit Jahren Bestnoten für unsere Software und Top-Bewertungen unserer Kunden. 2012 wurden wir als erstes Unternehmen zum ECM-Hersteller des Jahres gekürt und wurden in den letzten Jahren mehrfach mit dem ersten Platz in der Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc ausgezeichnet. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen: Allgemeine Schriftgutverwaltung Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Digitalisierung von Papierarchiven und Belegen aller Art Digitale Akten Anbindung an Fachverfahren der Öffentlichen Verwaltung Anbindung an Geoinformationssysteme (GIS) Automat. Post- und Rechnungsmanagement E-Mail-Management mit Anbindung an Outlook o. a. Groupware Prozessunterstützung durch digitale Workflows (z. B. Dienstreise, Freigaben) MS-Office-Integration inkl. Vorlagenver waltung Vertragsverwaltung und -management Mobiles Dokumentenmanagement Portallösungen Volltextsuche im gesamten digitalen Schriftgutbestand Sitzungsmanagement und vieles mehr ECM Experte *Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar 2008–2014 10 Mit wenig Aufwand zu mehr Effizienz. Kontaktieren Sie unsere Experten für die Öffentliche Verwaltung. Sie erreichen uns am besten elektronisch. Schicken Sie uns eine E-Mail an [email protected]. Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio® für Ihre Branche, unsere Verbandsmitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie auch auf unserer Website unter www.optimal-systems.de/public Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin optimal-systems.de Stand 05/2015
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