Einkauf & Verkauf mit Microsoft Dynamics™ NAV 2015 © SPOTS – Beratung * Support * Seminare Sonja Klimke, 2015 Letzte Änderung: Februar/März 2015 Die Texte und Informationen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und erarbeitet. Bei den eingesetzten Bildchen handelt es sich um Ansichten aus „Microsoft Dynamics ™ NAV2015“ und den frei verfügbaren ClipArts®, bzw. Bildern von „Clipdealer®“. Informationen, die von „fremden“ Websites und/oder Unterlagen, verwendet wurden, werden entsprechend markiert und angegeben. Für eventuell verbliebene Fehler und deren Folgen kann der Herausgeber weder eine juristische noch irgendeine andere Haftung übernehmen. Die hier vorliegende Ausgabe ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung darf diese Unterlage – auch nicht leihweise – in irgendeiner Form kopiert oder reproduziert werden (Fotokopien, Mikrofilm oder andere Verfahren). Auch die Rechte der Weitergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind vorbehalten. Die hier in der Unterlage genannten Soft- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Warenzeichen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Sonja Klimke Dortmund, 12.03.2015 SPOTS – Beratung * Support * Seminare IMPRESSUM Impressum Copyright: © 2015 Sonja Klimke Druck und Verlag: epubli GmbH, Berlin, www.epubli.de Inhalt ALLGEMEINE INFORMATIONEN ..................................................................................................... 6 Überblick zu diesem Kurs:................................................................................................................... 7 1. ALLGEMEINES ................................................................................................................................ 8 1.1 Zusammenhänge in NAV .......................................................................................................... 9 2. Der Einkauf...................................................................................................................................... 10 2.1 Erläuterungen zu der Einrichtung des Einkaufsmoduls ..................................................... 11 2.1.1 Der Einkäufer – notwendige Einrichtungsparameter................................................... 19 2.1.2 Die Einrichtung der Bestellabwicklung: ......................................................................... 21 2.1.3 Die Einrichtung „Lager & Bewertung“: ........................................................................... 22 2.2 Stammdaten – Kreditor & Artikel ........................................................................................... 23 2.2.1 Der „Kreditor“ (= Lieferant) .............................................................................................. 24 2.2.2 Der „Artikel“ ........................................................................................................................ 40 FAZIT ZU STAMMDATEN/Kapitel 2.2 ........................................................................................ 58 2.3 Einfluss der Lagerhaltungsdaten(karte)................................................................................ 58 2.4 Bestellvorschläge ..................................................................................................................... 60 2.4.1 Notwendige Einrichtungsparameter für den Bestellvorschlag (EINKAUF) .............. 60 2.4.2 Erstellen eines Bestellvorschlages: ............................................................................... 63 2.4.3 Erstellen eines wiederkehrenden Bestellvorschlages ................................................. 74 2.4.4 Erstellen von Bestellvorschlagszeilen aufgrund einer Direktlieferung bzw. Spezialauftrag ............................................................................................................................. 76 2.5 Montageaufträge ...................................................................................................................... 76 2.5.1 Die Auftragsmontage ....................................................................................................... 77 2.5.2 Die „Lagermontage“ (= Montagerichtlinie „Lagerfertigung“) ....................................... 87 2.6 Ablauf im Einkauf – von der Anfrage bis zur Einkaufsrechnung....................................... 90 2.6.1 Hinterlegen von Einkaufspreisen .................................................................................... 90 2.6.2 Hinterlegen von Zeilenrabatten bei einem Kreditor bzw. bei dem Artikel ................ 94 2.6.3 Hinterlegen von verschiedenen Lieferanten zu einem Artikel ................................... 95 2.6.4 Einkaufsanfrage ................................................................................................................ 97 2.6.5 Erstellen einer Bestellung aus einer Einkaufsanfrage heraus .................................. 106 2.6.6 Die Bestellung & einfache Warenannahme direkt über die Bestellung selbst ...... 109 2.6.7 Die Bestellung & eine Warenannahme über „Wareneingang“................................. 114 2.6.8 Der Lieferscheinstorno ................................................................................................... 120 Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 2 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.6.9 Die Einkaufsrechnung .................................................................................................... 127 2.6.10 Die Rahmenbestellung .................................................................................................... 132 2.6.11 Einkaufsgutschrift und Einkaufsreklamation ................................................................ 140 2.7 Lieferanmahnung ................................................................................................................... 154 FAZIT Lieferanmahnung/Lieferantenbewertung ...................................................................... 162 3. Verkauf ........................................................................................................................................... 163 3.1 Erläuterungen zu der Einrichtung des Verkaufsmoduls ................................................... 164 3.1.1 Weitere Einrichtungen im Verkaufsbereich kurz erklärt ............................................ 170 3.2 Die Einrichtung der Verkäufer .............................................................................................. 174 3.3 Der Debitor (= der „Kunde“) .............................................................................................. 175 3.3.1 Neu-Anlage von zwei Debitoren ................................................................................... 187 3.3.2 Artikel & alternative Verkaufspreise/Zeilenrabatte..................................................... 189 3.4 Ablauf vom Angebot bis zur Verkaufsrechnung – inkl. Warenausgabe ........................ 192 3.4.1 Erstellen des Angebotes:............................................................................................... 192 3.4.2 Erstellen von Verkaufsaufträgen .................................................................................. 199 3.4.3 Der Auftrag....................................................................................................................... 201 3.4.4 Der Artikel muss erst einmal beschafft werden… ...................................................... 203 3.4.5 Die Verkaufslieferung und - rechnung ......................................................................... 206 3.4.6 Verkaufsrechnung........................................................................................................... 216 3.4.7 Der Rahmenauftrag ........................................................................................................ 220 3.4.8 Tipps und weitere mögliche „Werkzeuge“ und Abläufe ............................................ 225 3.5 Verkaufsreklamationen & Verkaufsgutschriften ................................................................ 248 3.5.1 Verkaufsreklamation ....................................................................................................... 248 3.5.2 Die Verkaufsgutschrift .................................................................................................... 255 FAZIT: Verkaufsreklamation und –gutschrift ........................................................................ 259 4. Direktgeschäft (= Streckengeschäft) & Spezialaufträge ........................................................ 260 4.1 Ablauf bei einer Direktlieferung (Streckengeschäft) ......................................................... 264 4.1.1 Die Einkaufsseite ............................................................................................................ 265 4.1.2 Kurze Zusammenfassung zum Abruf in den Einkaufsbereich und ein paar Tipps269 4.1.3 Der „restliche“ Ablauf...................................................................................................... 270 4.2 Ablauf bei „Spezialauftrag“ ................................................................................................... 272 5. Zu- und Abschläge ....................................................................................................................... 275 5.1 Einrichtung der Zu- & Abschläge ......................................................................................... 276 5.2 Die Verwendung eines Zuschlags im Einkaufsbereich .................................................... 277 5.3 Nachträgliches Zuweisen eines „Abschlages“ über eine Einkaufs-gutschrift ............... 283 Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 3 © S. Klimke/SPOTS-BSS 5.4 Beispiel eines Zuschlages bei einem Verkauf (Fracht & Versicherung) ....................... 286 5.5 Weitere Möglichkeiten, Zu-/Abschläge zu erfassen und zu buchen .............................. 289 6. INCOTERMS® 2010.................................................................................................................... 291 6.1 Historie ..................................................................................................................................... 291 6.2 Warum gibt es bzw. wofür sind INCOTERMS®? ............................................................... 291 6.3 Besonderheiten der INCOTERMS® 2010 ........................................................................... 292 6.4 Überblick INCOTERMS® 2010 ............................................................................................. 293 6.5 Pflichten des Verkäufers nach INCOTERMS® 2010 ......................................................... 293 6.6 Hilfreiche Links ....................................................................................................................... 294 6.7 Verwendung in Microsoft Dynamics™ NAV 2015 ............................................................ 294 6.7.1 Einrichtung der Lieferbedingungen .............................................................................. 294 6.7.2 Hinterlegen des Lieferbedingungscodes bei Kreditor und Debitor.......................... 295 7. Anlage von Standard-Textbausteinen....................................................................................... 299 8. INTRASTAT .................................................................................................................................. 306 8.1 Allgemeines zum Thema „INTRASTAT“: ........................................................................... 307 8.2 INTRASTAT und Microsoft Dynamics™ NAV – Hinweise zur Einrichtung ................... 309 8.2.1 Länder – notwendige Einrichtungen ............................................................................ 310 8.2.2 Firmendaten..................................................................................................................... 311 8.2.3 Einrichtung der INTRASTAT-relevanten Felder......................................................... 314 8.2.4 Reiter „Außenhandel“ bei den Stammdatenkarten (Artikel, Debitor & Kreditor) ... 321 8.3 Verwendung der INTRASTAT in NAV2015 ....................................................................... 324 8.3.1 Zu guter Letzt – notwendige Berichtsauswahl für die INTRASTAT ........................ 333 9. Ein paar zusätzliche Informationen… ....................................................................................... 334 9.1 Handelsstatistik ...................................................................................................................... 334 9.2 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ................................................................................. 334 9.2.1 Ansicht der Auflistung betreffs USt-IdNr.: ................................................................... 335 9.2.2 Die Ausnahme – USt.-IDNr, die mit „EU“ beginnen .................................................. 336 9.2.3 Was können Sie in Microsoft Dynamics™ 2015 tun? ............................................... 336 9.4 Allgemeine Informationen zum Thema EXPORT ............................................................. 338 9.3.1 Voraussetzung für die Belege – bei Handel mit dem Ausland – welche Felder sollten berücksichtigt werden?................................................................................................ 338 9.3.2 Auslandsrechnung .......................................................................................................... 339 9.3.3 Wie sieht das jetzt in Microsoft Dynamics™ NAV2015 aus? ................................... 339 9.3.4 Ein Beispiel in und mit Microsoft Dynamics™ 2015 .................................................. 340 10. Das Beste kommt zum Schluss ............................................................................................... 343 Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 4 © S. Klimke/SPOTS-BSS 10.1 Optimierte Belegansicht ...................................................................................................... 343 10.2 Belegkontrolle ....................................................................................................................... 344 10.3 „Pflichtfelder“......................................................................................................................... 344 10.4 Belege selbst gestalten ....................................................................................................... 345 10.5 Belege per Mail versenden................................................................................................. 349 10.6 Hinweis auf weitere „Highlights“ ........................................................................................ 350 10. Zum Schluss ............................................................................................................................... 351 Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 5 © S. Klimke/SPOTS-BSS ALLGEMEINE INFORMATIONEN Dauer des Kurses: Die Dauer dieses Kurses ist mit zwei Tagen geplant. Bei Bedarf kann diese Kursdauer aber angepasst werden. Datumsangaben: In den Bildschirmfotos werden die Datumsangaben im europäischen Format angezeigt. Verwendet wird bei dieser Unterlage ein gültiges Arbeitsdatum des „CRONUS“ Mandanten. Daten zur Demonstration: Als Grundlage wurde eine CRONUS-Datenbank der Version Microsoft Dynamics™ NAV 2015 verwendet. Lizenzinformation: Idealerweise verfügt die Kundenlizenz bereits über alle notwendigen „Granules“ bzw. ist die „ADVANCED User“-Lizenz im Einsatz Bei Verwendung einer CRONUS-Datenbank kann selbstverständlich auch die mitgelieferte Cronus-Lizenz für diese Schulung verwendet werden. Weitere Informationen: Diese Unterlage beinhaltet folgende Informationen NICHT: - Branchenspezifische Entwicklungen Projektspezifische Entwicklungen Projektspezifische Auswertungs“werkzeuge“ (z.B. JetReports) Quellen/Informationen zu den hier verwendeten Texten: Wurden Textpassagen aus anderen Dokumenten/Grundlagen übernommen, sind diese explizit durch eine entsprechende Quellenangabe gekennzeichnet. Das Gleiche gilt für Informationen, die beispielsweise von „wikipedia.de“ stammen. Des Weiteren sind einige Informationen direkt aus der Online Hilfe von Microsoft Dynamics™ NAV2015 Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 6 © S. Klimke/SPOTS-BSS Überblick zu diesem Kurs: Bevor Sie mit diesem Kurs beginnen, sollten auf Ihrem Rechner „Microsoft Dynamics™ NAV2015“ installiert und die notwendige Lizenz hinterlegt sein. In den nachfolgenden Kapiteln erhalten Sie einen Ein- und Überblick zu folgenden Bereichen: Allgemeines Einkauf – Ein- und Überblick zum Modul Stammdatenpflege – Kreditor (Lieferant) und „Artikel“ Abläufe im Einkauf – von der Anfrage zur Bestellung, Wareneingang (=Lieferung), Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift, Bestellvorschläge Beispiel zum Thema „Montageaufträge“ Verkauf – Ein- und Überblick zum Modul Stammdatenpflege - Debitor Abläufe im Verkauf – vom Angebot zum Auftrag, Warenausangang (= Lieferung, Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift Zu- und Abschläge Direktgeschäft (Streckengeschäft) INCOTERMS INTRASTAT Kurze Information zum Thema „Export“ Zielgruppe: Dieser Kurs ist für alle interessierten Anwender aus dem Verkaufsinnen- und –außendienst sowie aus dem Einkaufsbereich gedacht, sowie für die Kollegen, die diesen Bereich administrieren müssen. Voraussetzungen für diesen Kurs: Umgang mit dem PC, Grundkurs zum Thema „Microsoft Dynamics™ NAV2015“ Kursziele: Alle Teilnehmer erhaltenen einen praxisnahen Ein- und Überblick zu diesem Modul. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 7 © S. Klimke/SPOTS-BSS 1. ALLGEMEINES Sehr geehrte Damen und Herren! Einkauf + Verkauf ---------------Handel Herzlich Willkommen zum Kurs „EINKAUF & VERKAUF mit Microsoft Dynamics™NAV2015! Ich freue mich sehr, Sie zu diesem Kurs begrüßen zu dürfen – sei es persönlich oder durch diese Unterlage. Diese Unterlage soll Sie bei den ersten Schritten mit NAV2015 unterstützen – und für die Kollegen, die Microsoft Dynamics™ NAV bereits kennen, gibt es hier einige Tipps & Tricks im Umgang mit dem „neuen“ Client „RTC“. Abkürzungen kurz erklärt: RTC => Role Tailored Client (auf einen Benutzer zugeschnittene „Rolle“) Wenn Sie sich an NAV2015 anmelden, erhalten Sie nur die Menüansichten und Funktionalitäten, die Sie für die Ausübung Ihrer aufgaben benötigen. Während des Kurses (bzw. dem Durcharbeiten dieser Unterlage) werde ich Sie immer wieder auf die Praxis hinweisen. Schließlich sollen Sie ja Ihre Prozesse mithilfe NAV abbilden … Leider kann ich hier nicht auf jeden einzelnen Prozess so eingehen, wie Sie es vielleicht gerade dann benötigen – aber ich stehe Ihnen selbstverständlich gerne bei Fragen zur Verfügung. Wie Sie vielleicht schon gehört haben, handelt es sich bei Microsoft Dynamics™ NAV2015 um ein sogenanntes „Warenwirtschaftssystem“. Anders als bei vielen ähnlichen Softwarepaketen, ist aber hier ein „Kern“ in Form der Finanzbuchhaltung vorhanden. Das bedeutet für Sie: jeder „Buchungsvorgang“ hat direkt bzw. indirekt Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. HINWEIS: „Buchungsvorgang“ bzw. „Buchen“ in NAV2015 bedeutet, dass Sie eine bestimmte Prozesskette anstoßen, beispielsweise die Lieferung oder die Rechnung. Es gibt zu dem noch den Begriff „Registrieren“ in der Logistik – nur eine Registrierung ist nicht mit einer Buchung gleich zu setzen. Im Fall einer Buchung findet im Normalfall immer eine bestands- und eine wertmäßige Veränderung (bei einem Ein- und Verkaufsvorgang) statt. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 8 © S. Klimke/SPOTS-BSS 1.1 Zusammenhänge in NAV Buchungsvorgänge in der Finanzbuchhaltung Buchen auf Konten – z.B. für Miete, Betriebskosten, etc. = Bilden von Sachposten Einkauf = Buchen von Einkaufslieferungen, ggf. Verkaufsrücknahmen und Einkaufsrücksendung. Einkaufsrechnung und - gutschriften = Bilden von Kred.-Posten, MwSt.Posten, etc. Verkauf = Buchen von Verkaufslieferungen, - rechnungen, gutschriften, Verkaufsrücknahmen etc.. = Bilden von Deb.-Posten, MwSt.Posten, etc. Lager & Logistik= Buchen von Warenein- und –ausgängen, Umlagerungen, Inventuren, Zu/Abgängen, etc. = Bilden von Artikelposten, WertPosten, etc. HINWEIS: In einer Datenbank – speziell in einer NAV-Datenbank – wird jeder Vorgang in sogenannten „Postentabellen“ gespeichert. Anders gesagt: jeder einzelne Buchungsvorgang ergibt einen oder mehrere Posten. Und diese Posten wiederum dienen als Grundlage für Auswertungen, Analysen und für Berichte. In NAV hängt alles immer „irgendwie“ zusammen – darüber sollten Sie sich im Klaren sein. Letztendlich hinterlässt jede Buchung bzw. jeder Vorgang seine „Spuren“, was bei einer Datenbank ja auch gewollt ist. Denn nur dann können im Endeffekt beispielsweise Auswertungen auch „greifen“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 9 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2. Der Einkauf „Ohne Einkauf gäbe es kein Verkauf“ (Aussage eines Anwenders bei einer Einkaufs- & Verkaufsschulung) Tja, da ist was Wahres dran: gäbe es keine Materialbeschaffung, würden die Abteilungen wie Lager & Logistik, die Produktion und eben der Verkauf doch ziemlich „trocken“ laufen. Aber: alle Abteilungen hängen immer indirekt und direkt zusammen – einer kann ohne den anderen nicht existieren. Einkauf Lager & Logistik Ihre Firma Verkauf Produktion In den nachfolgenden Kapiteln geht es um folgende Themen: Erläuterungen zu der Einrichtung des Einkaufsmoduls Einkäufer/Verkäufer Tabelle Stammdatenpflege – Kreditor & Artikel Einfluss der Lagerhaltungsdatenkarten Bestellvorschläge Ablauf im Einkauf – von der Anfrage bis zur Einkaufsrechnung Warenannahme Einkaufsreklamation und –gutschriften Lieferanmahnungen Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 10 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.1 Erläuterungen zu der Einrichtung des Einkaufsmoduls Wie überall in Microsoft Dynamics™ NAV2015 müssen bestimmte grundsätzliche Einrichtungsparameter gesetzt sein. Damit auch im Einkauf alle Vorgänge korrekt laufen können, müssen Sie bzw. der für Ihr Haus zuständige Administrator einige Einstellungen vornehmen und auch mit den Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung klären, welche Buchungsgruppen (z.B. Geschäftsbuchungsgruppe beim Kreditor) hinterlegt werden muss. Da der Einkauf in vielen Firmen auch für die Einrichtung der Artikel bzw. die Neu-Anlage und der Pflege von vorhandenen Artikeln verantwortlich ist, werden wir in einem der späteren Kapitel (Stammdatenpflege) auch auf diese „Karten“ und deren Anlage eingehen. Beginnen wir zunächst mit der „allgemeinen Einrichtung“ des Einkaufsmoduls. Nach dem Sie NAV2015 gestartet haben, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt „Abteilungen“ – „Einkauf“ – „Verwaltung“ – „Kreditoren & Einkauf Einr.“: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 11 © S. Klimke/SPOTS-BSS Sobald Sie auf den Menüpunkt „Kreditoren & Einkauf Einr.“ geklickt haben, öffnet sich folgende Ansicht: Diese Grundeinrichtungen in den verschiedenen Modulen sind sich alle ähnlich: eine „Einrichtungskarte“, die meist eine oder mehrere Register (sogenannte „FastTabs“) als Unterteilung aufweisen. Des Weiteren steht Ihnen hier ein „Menüband“ mit einem oder mehreren Reitern (abhängig davon, in welchem Bereich Sie sich gerade befinden) zur Verfügung. In einem Menüband wiederum finden Sie Symbole hinter denen gewissen Funktionen verborgen sind. In dem oben gezeigten Bild sehen Sie zum Beispiel das Symbol „ANSICHT“ – wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnet sich die Einrichtungskarte erneut – dann allerdings in einem nicht beschreibbaren Modus (= Änderungen an der Einrichtung wären somit ausgeschlossen). Bezeichnungen kurz erklärt: FastTabs => als „FastTab“ bezeichnet man die Benennung der „Register“. Diese Register dienen dazu, die Ansichten der Stammdatenkarten etwas zu erleichtern, bzw. übersichtlicher zu gestalten. Bevor jetzt zu den einzelnen Einrichtungsparametern kommen, vorab eine kleine Information: Im „CRONUS“-Mandanten sind bereits einige Einstellungen vorhanden. Ob diese Einrichtungen ebenso für Ihr Echtsystem Sinn machen, entscheiden Sie am besten mit Ihrem Ansprechpartner. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 12 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Allgemein“: Feldname Erläuterung Rabattbuchung Über dieses Feld können Sie grundsätzlich steuern, ob Rabattbuchungen im Einkauf überhaupt zugelassen sind (Zeilen/Mengen- und/oder Rechnungsrabatte) – es stehen Ihnen hierzu vier Optionen zur Verfügung: „keine Rabatte“, „Rechnungsrabatte“, „Zeilenrabatte“ und „alle Rabatte“ Lieferschein b. EK-Rechnung Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System beim Buchen einer EK-Rechnung automatisch auch eine geb. EK-Lieferung erstellen soll. Rücklieferung bei Gutschrift Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Buchen einer EK-Gutschrift und der damit verbundenen Rücklieferung einen entsprechenden Lieferschein erstellen soll Rechnungsrundung Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Einkaufsrechnungen die Beträge (gemäß Vorgabe in der Finanzbuchhaltung) runden soll. Ext. Belegnr. erforderlich Erzwingen Sie die Eingabe einer externen Belegnummer (z.B. die Rechnungsnummer Ihres Kreditoren) MwSt.-Differenz zulassen Weicht die ausgewiesene MwSt. auf der Einkaufrechnung Ihres Kreditors von Ihrer erfassten EK-Rechnung ab, können Sie den MwSt.-Betrag an den des Kreditors anpassen. Rechnungsrab. berechnen Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Freigabe des EK-Bestellung/-Rechnung den Rechnungsrabatt automatisch berechnen soll Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 13 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Rech.Rab. pro MwSt.Kennzeichen ber. In der Finanzbuchhaltung werden im Normalfall verschiedene MwSt.-Sätze angelegt (0%, 7% und 19% z.B.) – jedem dieser Einträge werden sogenannte MwSt.-Kennzeichen zugewiesen. Diese Kennzeichen wiederum können auch Einfluss auf die Berechnung des Rechn.-Rabattes nehmen. Währungsausgleich Grundsätzlich können Sie in NAV mit allen Währungen arbeiten. Das heißt: Sie kaufen z.B. in Schweizer Franken ein und bezahlen in EUR. Damit diese Art der Buchungen funktioniert, muss in diesem Feld ALLE stehen und eine entsprechende Einrichtung im Bereich der Währungen (Modul Finanzbuchhaltung) vorhanden sein! Bem. Rahmenbest. In Best. kop. BIS Bem. Rekl. In Rückl. kop. Setzen Sie hier die entsprechenden Häkchen, wenn interne Bemerkungen von einem in den nächsten Beleg übernommen werden sollen bzw. müssen. Einst.-Pr. Rückverfolgung notwendig Jeder Artikel hat – spätestens nach Buchen der ersten EKRechnung – einen sogenannten „Einstandspreis“. Damit die Werte im Falle einer Einkaufsrücksendung oder einer Verkaufsrücknahme nicht verfälscht werden, können Sie durch Setzen eines Häkchens in diesem Feld erzwingen, dass der Postenausgleich so gesetzt wird dass der Einstandspreis bei beiden Vorgängen identisch ist. Heißt: das der gleiche „Wert“ wieder rausgeht (im Fall von Einkauf) wie er „reinkommt“. Vorauszahlung beim Buchen prüfen Verlangt Ihr Kreditor eine Vorauszahlung, erhalten Sie im Normalfall die Ware nur, wenn Geld eingegangen ist. Durch Setzen eines Häkchens in diesem Feld, verhindern Sie, dass Wareneingänge bereits eingebucht werden können bevor die Vorauszahlung tatsächlich durchgeführt wurde. Standard Lief.-Mahn.Datumsfeld In NAV-Standard besteht die Möglichkeit, mit Lieferanmahnungen zu arbeiten. Damit das System diese Art von „Mahnung“ entsprechend erstellen kann, benötigt es eine Grundlage. Es stehen Ihnen drei Optionen zur Auswahl: „zugesagtes Wareneingangsdatum“, „gewünschtes Wareneingangsdatum“ und „erwartetes Wareneingangsdatum“ Standardbuchungsdatum Damit bei Erstellen der Belege in den Datumsfeldern (z.B. Buchungs- und Belegdatum) bereits ein Eintrag vorbelegt wird, wählen Sie hier bitte „Arbeitsdatum“. Die zweite Alternative wäre „kein Datum“ – das würde aber bedeuten, dass die Datumsfelder immer leer wären und die Anwender diese manuell eintragen müssten. Standardmenge akt. Lieferung Hier gibt es zwei Optionen: „Rest“ oder „leer“ – wählen Sie die Option „Rest“ würde im Fall einer Teillieferung die Restmenge automatisch in das Feld „zu liefern“ gesetzt. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 14 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Nummerierung“: Hier hinterlegen Sie, bzw. Ihr Administrator die verschiedenen Zuweisungen zu den Nummernserien. Somit „weiß“ das System welche Nummer vergeben werden muss, wenn Sie beispielsweise einen neuen Kreditoren anlegen. Register „Hintergrundbuchung“: Seit Microsoft Dynamics™ NAV2013 steht Ihnen die Möglichkeit der „Hintergrundbuchung“ zur Verfügung. Dieses neue Werkzeug soll Ihnen helfen, bestimmte Vorgänge – wie zum Beispiel das Buchen von mehreren Aufträgen bzw. Bestellungen, zu einem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt durch zu führen (die sogenannten „Stapelbuchungen“). Sowohl im Einkauf wie auch im Verkauf kann die Verwendung dieser Möglichkeit Sinn machen, wenn es im normalen „Arbeitsalltag“ immer wieder zu Perfomanceproblemen kommt. Feldname Erläuterung Buchen mit Aufgabenwarteschlange buchen Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie das Buchen im Hintergrund aktivieren möchten. Aufgabenwarteschlange – Priorität für Buchung Festlegen der Priorität für die „Aufgabenwarteschlange“ – standardmäßig ist „1000“ gesetzt Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 15 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Buchen & Drucken mit Aufgabenwarteschlange buchen & drucken Aufgabenwarteschlange – Priorität für Buchung & Druck Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie das Buchen sowie den Druck im Hintergrund aktivieren möchten. Festlegen der Priorität für die „Aufgabenwarteschlange“ – standardmäßig ist „1000“ gesetzt Allgemein Aufgabenwarteschlangenkategorie Wählen Sie – abhängig von dem Bereich – die Kategorie. Standardmäßig gibt es „EKBUCH“ für Einkauf und „VKBUCH“ für den Verkauf Bei Erfolg benachrichtigen Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn nach Abschluss der Tätigkeit eine Information an „Meine Benachrichtigung“ geschickt werden soll. HINWEIS: Diese Einrichtung habe ich bisher in der Praxis noch nicht gesehen. Ob eine Einrichtung jetzt notwendig sein muss, würde ich im Moment noch ausschließen. Im Normalfall funktionieren die Abläufe auch ohne „Hintergrundbuchung“ ohne große Probleme. Aber es ist gut zu wissen, dass eine solche Möglichkeit jetzt besteht. Um die „Aufgabenwarteschlangen“ zu verwenden, haben Sie zwei Varianten: a) Manuell – Sie starten die Aufgabenwarteschlange direkt ODER b) Automatisch – in diesem Fall benötigen Sie einen sogenannten „NAS“ Den Bereich der „Aufgabenwarteschlangen“ finden Sie in NAV unter „Verwaltung“ – „Anwendung Einrichtung“ – „Aufgabenwarteschlangen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 16 © S. Klimke/SPOTS-BSS Wenn Sie diesen Menüpunkt öffnen, gelangen Sie in eine Übersicht der vorhandenen „Aufgabenwarteschlangen“: Im Fall von „manuellem“ Auslösen, öffnen Sie diese Übersicht, platzieren Ihren Cursor bitte auf den entsprechenden Datensatz und klicken auf das Symbol „Aufgabenwarteschlange starten“. Soll das ganze Prozedere automatisch erfolgen, muss in der betreffenden Zeile das Häkchen im Feld „Automatisch von NAS starten“ gesetzt sein. Fachbegriffe kurz erklärt: NAS => der sogenannte „NAVISION® Application Server“ – eigentlich ein „Service“, also ein „Dienst“, der auf dem entsprechenden Server mitinstalliert werden muss, damit automatisierte Prozesse funktionieren. Grundsätzlich können Sie Codeunits sowie bestimmte Reports automatisch durch die „Aufgabenwarteschlange“ ausführen lassen. Bei Reports (Berichten) ist es allerdings dann notwendig, dass vorhandene Dialogfenster vorher herausgenommen werden. (muss ein Entwickler machen). Der „NAS“ kann kein Dialogfenster bestätigen! Bei weiteren Fragen zu dem Punkt „Hintergrundbuchung“ wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Fachberater, bzw. Projektleiter Ihres Microsoft Dynamics™-Partners. Zurück zu unserer Einkaufseinrichtung. Register „Archivierung“: In diesem „Register“ legen Sie fest, ob bestimmte Belege nach Fertigstellung des Vorgangs in das Archiv verschoben oder aber gelöscht werden sollen. Meine Empfehlung ist hier auf jeden Fall die Archivierung zu nutzen – allein um die Rückverfolgung mancher Vorgänge zu erleichtern. Sollten Sie zukünftig auch Rahmenbestellungen nutzen, ist in dem betreffenden Feld (Rahmenbestellung archivieren) auf jeden Fall ein Häkchen zu setzen. Dies war der letzte „FastTab“ in der allgemeinen Einrichtung – die grundsätzliche Vorgabe ist damit geschaffen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 17 © S. Klimke/SPOTS-BSS Es gibt aber noch weitere Einrichtungsparameter, die hinterlegt werden können und an manchen Stellen auch müssen. Das ist zum Teil allerdings davon abhängig, ob Sie bestimmte Funktionalitäten überhaupt nutzen wollen. Unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ finden Sie weitere Menüpunkte- auch dazu eine paar kurze Erläuterungen: Mithilfe dieses Bereiches können Sie spezifische Auswertungen basierend auf diverse gebuchte Vorgänge erstellen. Hilfreich ist hier übrigens die Verwendung von „Dimensionen“. Des Weiteren haben Sie über diese Analysen die Möglichkeit, Auswertungen zusammen zu stellen und diese ggf. auch an Excel zu übergeben. Fachbegriffe kurz erklärt: Dimensionen => „Dimensionen“ sind vereinfacht gesagt, sogenannte „Schlüsselbegriffe, die dafür sorgen, dass bestimmte Buchungsvorgänge – die ja immer in den Postentabellen gespeichert werden – später für Auswertungen zum Beispiel als „Filter“ genutzt werden können. Bekannteste Dimension ist sicher der Begriff „Kostenstelle“ bzw. „Kostenträger“. Hier befinden Sie die Einrichtungsparameter für „Einkäufer“ sowie für die Bestellvorschlagsvorlagen (dazu erfahren Sie in weiteren Kapiteln mehr). Unter „Bestellungsabwicklung“ finden Sie weitere Einrichtungspunkte, die in verschiedenen Abläufen rund um eine Bestellung, wichtig werden, bzw. wichtig werden können. Zum Beispiel der „Einkaufscode“ Hier finden Sie wichtige Punkte, die Einfluss auf die Anlage von neuen Artikeln haben, bzw. für die Stammdatenpflege im Artikelbereich notwendig sind. Um Sie nicht allzu sehr zu verwirren, werde ich einige der oben gezeigten Punkte erst nach und nach einfließen lassen und diese dann erklären. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 18 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.1.1 Der Einkäufer – notwendige Einrichtungsparameter Idealerweise legen Sie die in Ihrem Betrieb für den Einkauf zuständigen Mitarbeiter, in NAV als „Einkäufer“ an. So können Sie danach Zuordnungen treffen, das bedeutet: Sie haben die Option, jedem Einkäufer die entsprechenden Lieferanten zu zuweisen, für die Ihr Mitarbeiter zuständig ist. Und das „zuständig sein“, bedeutet neben dem normalen „Bestell-Alltag“ auch die Stammdatenpflege, das regelmäßige Kontrollieren der Preise, Bestellverzögerungen usw. Zudem wird – wenn ein Einkäufercode in einem Einkaufsbeleg vorgegeben ist – die Kontaktdaten auf den entsprechenden Belegen mit ausgegeben. Um einen neuen Einkäufer anzulegen, klicken Sie im Einkaufsmenü bitte auf den Punkt „Verwalten“ und dort auf „Einkäufer“: Es öffnet sich eine Übersicht der „Verkäufer/Einkäufer“ – die verwendete Tabelle im Hintergrund ist einund dieselbe. Um einen neuen Mitarbeiter zu hinterlegen, klicken Sie bitte in dieser Übersicht auf das Symbol „NEU“ (alternativ STRG +N). Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 19 © S. Klimke/SPOTS-BSS Im Feld „Code“ vergeben Sie eine „sprechende“ Kennung (Sie haben in diesem Feld maximal 10 Zeichen Platz). In der „Praxis“ habe ich folgendes schon gesehen: a) 001 (also „Nummern) – nicht unbedingt empfehlenswert, weil dadurch nicht sofort erkennbar ist, um wen es sich handelt. b) SKL – erster Buchstabe vom Vornamen, zwei vom Nachname c) Sonja – nur der Vorname – falls es Mitarbeiter mit dem gleichen Vornahmen gibt, wird der erste bzw. die ersten zwei Buchstaben des Nachnamens mit angefügt – SonjaKl Am weitesten verbreitet ist Option „b“. Übung: Sie haben eine neue Einkäuferin für Ihren Betrieb eingestellt. Ihr Name ist „Anna Winter“. Tragen Sie die neue Kollegin als „Einkäuferin“ in NAV ein. Im Code-Feld nehmen Sie „AWI“ als Kennung. Füllen Sie die Felder wie folgt: Name: Anna Winter Funktion: Einkauf Tel: 0231 – 99998 E-Mail: [email protected] Lösung: So sollte die Einkäuferkarte aussehen: Verlassen Sie diese Karte durch Klick auf „OK“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 20 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.1.2 Die Einrichtung der Bestellabwicklung: In diesem Einrichtungsbereich finden Sie einige wichtige Parameter, die Ihnen das Leben rund um bestimmte Themen im Einkauf wirklich erleichtern können. Standardeinkaufscodes Einkaufscodes Lieferbedingungen Wenn Sie immer wieder bestimmte Artikel in einer bestimmten Konstellation einkaufen, können Sie in NAV eine Art „Einkaufspaket“ zusammenstellen und dieses „Paket“ dann in eine Bestellung „abrufen“. Der Vorteil: Zeitersparnis, weil Sie die Artikel nicht jedes Mal einzeln eintragen müssen Diese Einstellungen hier sind wichtig, denn darüber steuern Sie beispielsweise „Direktlieferungen“ bzw. „Spezialaufträge“ – dazu aber später mehr Tragen Sie hier die gültigen Lieferbedingungen ein. Wie Sie diese nennen bleibt an für sich Ihnen überlassen. Es empfiehlt sich aber die gültigen „INCOTERMS®“ zu verwenden Reklamationsgründe Wenn Sie mit einer Einkaufsreklamation arbeiten wollen, können Sie hier nicht nur die „Gründe“ definieren (die dann wiederum in die Einkaufsreklamationszeilen eingetragen werden), sondern auch steuern, welcher Lagerort in dem Fall vorgegeben sein muss und ob mit oder ohne Lagerbewertung gearbeitet wird. Berichtsauswahl – Einkauf Hier hinterlegen Sie (bzw. der Administrator) welche Belege bei Druck ausgegeben werden (Lieferschein, Rechnung, Bestellung etc.) Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 21 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.1.3 Die Einrichtung „Lager & Bewertung“: Ebenso zu diesen Punkten einige Erläuterungen: Einheiten Hier haben Sie Zugriff auf die Einheitentabelle, in der Sie die in Ihrem Haus verwendeten Einheiten hinterlegen können. Hersteller Dieser Punkt wird nur relevant, wenn Sie zukünftig auch mit Katalogartikeln arbeiten wollen. In der hier vorhandenen Einrichtungstabelle hinterlegen Sie die Hersteller-Kürzel Produktgruppen Wichtige Einrichtungsmöglichkeit als Vorlage für die Katalogartikel – da hier gewisse Verknüpfungen zu Grundeinrichtungen für die Artikel-Neu-Erstellung mitgegeben werden. Katalogartikel Einrichtung Sollten Sie mit Katalogartikeln arbeiten wollen, können Sie hier eine grundsätzliche Voreinstellung auswählen, anhand welcher Kombination aus dem „Katalogartikel“ ein „echter Artikel“ wird. Fachbegriffe kurz erklärt: Katalogartikel Bis zur NAV-Version ATTAIN 3.x war es so, dass alle Artikel, die Sie Ihrem Kunden anbieten wollten auch faktisch als „Artikel“ in Ihrem System vorhanden sein mussten. Das hatte zur Folge, dass viele Anwender unendlich viele Artikel in der NAV-Datenbank angelegt hatten, die nie Bestand führten bzw. jemals tatsächlich verwendet wurden. Jetzt können normale Artikel aber nicht „mal eben so“ wieder gelöscht werden, da hier aufgrund der Finanzbuchhaltung einige wichtige Verknüpfungen bestehen. Daher wurden „Katalogartikel“ entwickelt, die immer wieder angelegt und gelöscht werden können, keinerlei Bestandsführung beinhalten und somit Ihre Datenbank auch nicht unnötig belasten. Erst wenn ein „Katalogartikel“ tatsächlich in einem Verkaufsangebot oder einer Einkaufsbestellung erfasst wird, wird in diesem Moment ein „echter“ Artikel – aufgrund der Einrichtungsvorgaben wie z.B. „Hersteller“ – erstellt. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 22 © S. Klimke/SPOTS-BSS Zweiter Teil/“Fachbegriffe kurz erklärt“ – „Katalogartikel“: Sobald ein solcher „Artikel“ entstanden ist, muss auf jeden Fall und VOR der ersten Buchung die neu-angelegte Artikelkarte geprüft und diverse Felder nachgepflegt werden. Grund: die Einstellungen für einen Katalogartikel sind rudimentär (einfach um den Pflegeaufwand hier klein zu halten) – diese dienen zwar als „Grundlage“ für die Erstellung, decken aber nicht alle Einrichtungen in einer Artikelkarte ab! 2.2 Stammdaten – Kreditor & Artikel Bei vielen Schulungen und Projekteinführungen stelle ich immer wieder fest, dass es offenbar in vielen Unternehmen ein „Schmerzthema“ gibt: die Stammdatenpflege. Und ich entschuldige mich bereits jetzt für diese Ausdrucksweise, aber kennen Sie das „SISO“-Prinzip? Dieses „Prinzip“ bezieht sich ausschließlich auf die Stammdatenpflege – unabhängig von der verwendeten Datenbank. S I S O = Shit In / Shit Out (oder übersetzt: wenn vorne „Mist“ reinkommt, kommt hinten „Mist“ raus!) Was ich damit sagen möchte: werden die Stammdaten unsauber gepflegt bzw. verwaltet, können Sie später unter Umständen niemals eine vernünftige Auswertung erhalten und viele Abläufe sind extrem erschwert, weil Fehlermeldungen immer wieder den Arbeitsablauf stören. Gerade in NAV ist es extrem wichtig, dass Sie vor Echtstart mit Ihrer Datenbank Ihre Daten „sauber“ im System haben und bestimmte Einstellungen von vornherein festgelegt sind. Das heißt im Übrigen nicht nur, dass die Daten in der Datenbank entsprechend eingepflegt wurden sondern auch, dass unternehmensintern einige Prozesse und Abläufe organisatorisch klar strukturiert sind. Beispielsweise: wer legt die Stammdaten tatsächlich an? Welche Einheiten werden und wurden verwendet? Und so weiter. HINWEIS: Es ist tatsächlich empfehlenswert ein internes Prozess-Handbuch zu haben, in dem die wichtigsten Abläufe inkl. einer „Step by Step“-Beschreibung aufgezeichnet wurden. Diese wichtige Aufgabe „außer Haus“ zu vergeben, halte ich nicht für sinnvoll – denn niemand kennt Ihre internen Abläufe so gut wie Sie selbst! Und: diese Vorlage als Grundlage zu haben, kann bei einer ERP-Einführung großartige Dienste leisten! In den nachfolgenden Unterkapiteln kann ich nicht auf jedes einzelne Feld eingehen – wenn Sie bestimmte Informationen zu einem Feld oder einem Bereich suchen, empfehle ich Ihnen die „Online-Hilfe“, die Sie jederzeit durch Drücken der F1-Taste aufrufen können. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 23 © S. Klimke/SPOTS-BSS Die Online-Hilfe kann auf zweierlei Art angewendet werden: interessiert Sie lediglich eine Information zu einem bestimmten Feld, klicken Sie in das Feld und drücken Sie dann F1 – die Hilfe zeigt dann explizit Informationen zu bzw. über dieses Feld an. Alternativ können Sie auch auf dieses Symbol klicken: und hierüber die Hilfe aufrufen. Über diesen Weg können Sie nach bestimmten Informationen suchen. Wenn Sie branchenspezifische Lösungen einsetzen kann es allerdings passieren, dass Sie zu einem Feld keinerlei Erklärung finden – wenn Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren NAVPartner. 2.2.1 Der „Kreditor“ (= Lieferant) Aus „Wikipedia.de“: „Kreditor – (lat. Credere = glauben, anvertrauen) – ist umgangssprachlich der Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen oder Leistungen, der als Lieferant oder Dienstleister tätig wird und damit die Risiken eines Kreditgebers übernimmt. Komplementärbegriff ist der Debitor, den als Kreditnehmer die Pflicht zu Bezahlung trifft.“ In der Umgangssprache ist ein „Kreditor“ also Ihr Lieferant bzw. Zulieferer und/oder „Dienstleister“. Um die angelegten Kreditoren zu sehen bzw. einen neuen Kreditoren anzulegen, klicken Sie bitte im Einkaufsmenü auf „Planung“ und dort auf „Kreditoren“: (Hinweis: die „Kreditoren“ können Sie ebenso von anderen Menüpunkten wie z.B. „Bestellungsabwicklung“ aufrufen). Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 24 © S. Klimke/SPOTS-BSS Sobald Sie auf „Kreditoren“ geklickt haben, öffnet sich eine Übersicht aller Kreditoren: Zwecks besserem Verständnis einige Erläuterungen zu dieser Ansicht: diese Ansicht unterteilt sich in mehrere Bereiche: Menüband mit verschiedenen „Reitern“ inkl. der Symbole mit entsprechenden Funktionalitäten, die Übersicht über die Kreditoren selbst (= tabellarische Auflistung) sowie Info- & „Factboxes“ auf der rechten Seite. Menüband: Über die Symbole in dem Menüband (abhängig von dem ausgewählten „Reiter“) können Sie die Stammdatenkarten öffnen und bearbeiten sowie direkt und schnell bestimmte Prozesse wie beispielsweise das Erstellen/Öffnen von „offenen“ Einkaufsbelegen durchführen. Des Weiteren stehen Ihnen viele weitere Informationen, Aufrufe etc. rund um einen Kreditor direkt hier zur Verfügung. Der Vorteil: Sie müssen die Stammdatenkarte selbst gar nicht öffnen – sondern können direkt über die Übersicht arbeiten. Gerade am Anfang, das heißt, wenn Sie mit NAV ganz „neu“ starten, kann ich Ihnen nur empfehlen einmal durch die verschiedenen „Reiter“ zu klicken. Viele Symbole wiederholen sich – wundern Sie sich bitte nicht. Und wenn Sie die Stammdatenkarte selbst öffnen, sehen einige Symbole bzw. Aufrufe in dem dann gezeigten Menüband möglicherweise etwas anders aus (größer oder kleiner beispielsweise). Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 25 © S. Klimke/SPOTS-BSS Info- & Factboxes: Auf der rechten Seite Ihrer Ansicht in NAV stehen Ihnen sogenannte „Info- & Factboxes“ zur Verfügung. Abhängig davon, auf welchem Datensatz Sie Ihren Cursor platziert haben, werden Ihnen die unterschiedlichsten Informationen sofort hier angezeigt. Über „Historie für Einkauf von Kreditor“ können Sie zum Beispiel sofort erkennen, ob es offene Belege bzw. wie viele gebuchte Belege es bereits gibt. Klicken Sie auf eine der blauen hinterlegten Werte, werden Sie – via „Hyperlink“ – sofort mit der Quelle der Information „verbunden“. So beispielsweise bei Klick auf „geb. Rücklieferungen“ – hier „springt das System sofort in die entsprechenden gebuchten Rücklieferungszeilen. Noch einige allgemeine Informationen zu dieser Ansicht: Sie können sich die Ansichten so anpassen wie Sie sie gerne hätten, zum Beispiel kann man bestimmte Bereiche auch ausblenden. Solche personalisierten Einstellungen bleiben für Ihren „Login“ gespeichert – das heißt, meldet sich ein anderer Anwender an NAV an, hat der wiederum seine eigenen Einstellungen und Ansichten. HINWEIS: Die gerade erwähnten Erläuterungen sind stellvertretend für alle Übersichten von Stammdaten – sei es Kreditor, Artikel, Debitor usw. – gültig. Je nach dem in welchem Bereich man sich befindet (ob Lager, Verkauf, etc.) ändern sich die Begrifflichkeiten und die Symbole. Das Grundprinzip ist aber überall dasselbe. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 26 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.2.1.1. Die Stammdatenkarte „Kreditor“ Wie sieht ein Stammdatensatz in NAV nun aus? Um Ihnen das genauer zu zeigen, klicken Sie bitte in der Übersicht auf einen beliebigen Datensatz und öffnen Sie die „Karte“. Dazu haben Sie zwei Varianten: a) Im „Ansichtsmodus“ – dazu klicken Sie im Menüband auf das Symbol „Ansicht“ (alternativ STRG + UMSCHALT + R) ODER b) Im „Bearbeitenmodus“ – klicken Sie entweder auf das entsprechende Symbol im Menüband – alternativ genügt auch ein „Doppelklick“ auf dem Datensatz selbst. (alternativ STRG + UMSCHALT + E) Auch eine sogenannte „Stammdatenkarte“ besteht aus mehreren Teilen. So gibt es auch hier ein Menüband samt verschiedenen Reitern und damit unterschiedlichen Symbolen samt Funktionen sowie „Info- & Factboxes“. Unterteilt wird die Stammdatenkarte selbst durch sogenannte „FastTabs“ – das gewährleistet die Übersichtlichkeit der hier vorhandenen Informationen. Warum wird das so gehandhabt? Würden alle detaillierten Informationen zu einem Stammdatensatz quasi auf einem „Blatt“ stehen, wäre die Ansicht komplett unübersichtlich. Erläuterungen zu den verschiedenen Feldern in den „FastTabs“ folgen auf den nächsten Seiten. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 27 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Allgemein“: Feldname Erläuterung Nr. Bei Neu-Anlage eines Stammdatensatzes und bestätigen durch ENTER, wird im Normalfall automatisch (sofern die Nummernserie so eingerichtet ist) eine entsprechende Nummer vergeben. Name* Tragen Sie hier den Firmennamen Ihres Lieferanten ein Adresse & Adresse 2* Tragen Sie hier die Straße samt Hausnummer und – falls notwendig und vorhanden – weitere Adresszusätze ein (z.B. Gebäude, Etage, etc.) PLZ-Code Tragen Sie hier den PLZ-Code ein (sollte die PLZ-Tabelle gepflegt sein, wird das System den Ort dann automatisch erkennen und eintragen) Länder-/Regionscode Wählen Sie hier den entsprechenden Ländercode aus (DE für Deutschland) Telefonnummer Dieses Feld gibt es unter dem „FastTab“ Kommunikation nochmals – ob Sie die Telefonnummer also an dieser Stelle einpflegen oder erst später, bleibt Ihnen überlassen Primäre Kontaktnr. Ist der Kreditor mit einer Kontaktkarte im Hintergrund verknüpft und diese Kontaktkarte hat wiederum auch Kontaktpersonen, können Sie hierüber Ihren Haupt-Ansprechpartner ermitteln und zufügen Kontakt Ist das Feld „primäre Kontaktnr.“ gefüllt, wird der Name der Person automatisch hier eingetragen. Alternativ kann man dieses Feld aber auch manuell beschreiben Ort Leider etwas unglücklich platziert – hier wird der Ort eingetragen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 28 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Suchbegriff Hierbei handelt es sich um ein sogenanntes „alphanummerisches Feld“, welches maximal 20 Zeichen beinhalten kann. Sie können sich die Suche nach Stammdaten erleichtern, wenn Sie hier einen „sprechenden“ Suchbegriff eintragen. Wird ein Stammdatensatz neu angelegt, wird dieses Feld automatisch mit den ersten 20 Zeichen aus Feld „Name“ vorbelegt. Saldo (MW) Ein sogenanntes SIFT® -Feld – vereinfacht gesagt: ein automatisch kalkuliertes Feld, dass Ihnen immer den aktuellsten Stand der offenen Posten (= Rechnungen/Gutschriften, etc.) anzeigt. Durch ein „Doppelklick“ auf den Betrag gelangen Sie direkt in die Kreditorenposten mit Filter auf „offen“ = „JA“. Einkäufercode Fügen Sie hier den Einkäufer aus Ihrem Haus zu, der hauptsächlich mit diesem Lieferanten zu tun hat. Zuständigkeitseinheitencode „Zuständigkeitseinheiten“ werden in der Praxis nicht von jedem genutzt. Im Endeffekt ist das eine zusätzliche Filter- und „Eingrenzmöglichkeit“ um Zuständigkeiten zu zuordnen. Gesperrt Hier stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. „leer“, „Zahlung“ und „alle“ (= dieser Kreditor darf nicht mehr verwendet werden) Korrigiert am Dieses Feld wird automatisch aktualisiert, wenn es Änderungen an dem Stammdatensatz gab. HINWEIS: * Zusätzliche „Namensfelder“ bzw. Felder wie „Adresse 3“ und „Adresse 4“ gibt es nur durch Sonderprogrammierungen bzw. Branchenlösungen. Man kann solche Felder nicht „einfach so“ einblenden, denn hier hängen viele Punkte und Einstellungen zusammen – so müssen diese Felder ggf. in verschiedenen Tabellen ebenso angelegt wie Berichte angepasst werden! Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 29 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Kommunikation“: Feldname Erläuterung Telefonnr. Tragen Sie hier die entsprechende Telefonnummer ein.* Faxnr. Tragen Sie hier die entsprechende Faxnummer ein. E-Mail Verwenden Sie hier die E-Mail-Adresse, die Sie zur Kommunikation mit Ihrem Lieferanten am häufigsten gebrauchen Homepage Möglichkeit die „URL“ der Website Ihres Lieferanten zu hinterlegen IC-Partnercode IC = InterCompany. Dann notwendig wenn Sie in einer NAV-Datenbank mehrere Mandanten verwalten, die zwar vollkommen unabhängige Unternehmen sind, aber einer Konzernstruktur angehören und sich beispielsweise untereinander beliefern. * Telefonnummer: Einigen Sie sich unternehmensintern auf die gleiche Schreibweise – sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Telefonanlage mit NAV verbinden (ist möglich mit einer TAPI-fähigen Anlage), muss es eine einheitliche Nummer geben. Abkürzungen kurz erklärt: URL => „Uniform Resource Locator“ (engl.) bedeutet übersetzt „einheitlicher Quellenanzeiger“ und ist eine Unterform der „URI“ (Uniform Resource Identifier. Gilt als Synonym für „Webadresse“) TAPI => „Telephony Application Programming Interface“ – vereinfacht gesagt, handelt es sich hier um eine programmierte Schnittstelle zwischen einer Telefonanlage und einer Datenbank. Ist dies eingestellt bzw. mit einander verbunden, kann beispielsweise bei einem Anruf die entsprechende Kontaktkarte automatisch geöffnet werden. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 30 © S. Klimke/SPOTS-BSS Symbole: Haben Sie Ihre Telefonanlage mit NAV „gekoppelt“, könnten Sie durch Klick auf dieses Symbol direkt aus NAV heraus eine Telefonverbindung aufbauen.* Sobald Sie eine funktionierende Mail-Adresse hinterlegt haben, können Sie durch Klick auf dieses Feld direkt Ihren Mailclient starten – die Mailadresse wird sofort übernommen. Während in früheren Versionen immer darauf verwiesen wurde, dass hier idealerweise der „MS Outlook®“-Client verwendet werden muss, wurde dies mittlerweile „geöffnet“. Das heißt, rein theoretisch sollten auch andere Mailclients „reagieren“ – ob das tatsächlich funktioniert kann ich Ihnen hier leider nicht sagen – die von mir betreuten Kunden verwenden alle Outlook®… Haben Sie die Webadresse Ihres Lieferanten hinterlegt, können Sie durch Klick auf dieses Symbol automatisch Ihren Standardbrowser „ansprechen“ – die Webadresse wird sofort übernommen. Idealerweise verwenden Sie den Internet Explorer® - andere Browser funktionieren hier aber auch (z.B. „Mozilla Firefox®“). * standardmäßig funktionieren nur ausgehende Telefonate aus NAV! Wenn Sie die ganze Funktionalität auch für eingehende Telefonate nutzen wollen, wenden Sie sich bitte an Ihren NAV-Partner. Register „Fakturierung“: Feldname Erläuterung Zahlung an Kred.-Nr. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Zahlungsempfänger vorzugeben. Das bedeutet: Sie bestellen die Ware bei Lieferant A, das Geld dafür erhält aber Lieferant B diesen können Sie dies durch Auswahl der entsprechenden Kreditorennr. hier vorbelegen. Diese Vorbelegung kann notfalls im Einkaufsbeleg selbst für einen einzelnen Vorgang geändert werden. Geschäftsbuchungsgruppe Wählen Sie hier die korrekte Geschäftsbuchungsgruppe aus – hinter diesem Code sind z.B. die entsprechenden Konten geschlüsselt auf die Skonti, Rabatte, etc. verbucht werden. MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe Wählen Sie hier die korrekte MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe aus. In Kombinationen mit den Vorgaben aus dem Artikel (also ob ein Artikel mit 7% oder 19% besteuert wird), werden hierüber die entsprechenden „Steuerkonten“ angesprochen und gebucht. Kreditorenbuchungsgruppe Wählen Sie hier den entsprechenden Code aus – hinter der Kreditorenbuchungsgruppe befinden sich weitere „Schlüssel“ zu Konten wie das Kreditorensammelkonto, das Servicegebührenkonto*, Währungskonten, etc. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 31 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Rechnungsrabattcode Bei Neu-Anlage eines Kreditors ist hier automatisch die eigene Nummer eingetragen. Sie hätten aber die Möglichkeit, sich die Arbeit insofern zu erleichtern, dass Sie einen gültigen Rechnungsrabatt der für einige Kreditoren gleich ist und gelten soll, bei einem Stammdatensatz zu hinterlegen und diese Kreditorennummer dann allen anderen ebenfalls zu zuweisen. EK-Preise inkl. MwSt. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Preise in den Einkaufsbelegen immer „brutto“** eingetragen werden sollen. Vorauszahlung % Wenn Sie mit dem Bereich der Vorauszahlung arbeiten und Ihr Lieferant eine solche Vorkasse verlangt, können Sie hier prozentual vorbelegen, wie viel das sein wird. Dies wird dann wiederum direkt in den Einkaufsbelegen mit übernommen und bedeutet auch, dass Sie beispielsweise keine EK-Beleg freigeben können ohne das eine Vorauszahlung erfolgt ist. Steuernummer Liegt Ihnen die Steuernummer des Kreditors vor, tragen Sie dies bitte hier ein. *Servicegebühren => in NAV besteht die Möglichkeit, sogenannte „Mindermengenzuschläge“ über eine Servicegebühr zu verbuchen (zu finden unter „Rechnungsrabatte“!) **brutto => Im Normalfall lässt man dieses Häkchen hier weg. Aber egal wie Sie sich entscheiden: die Einstellung hier steuert die Darstellung auch in den entsprechenden Einkaufsbelegen – es kann unter Umständen dadurch zu MwSt.-Differenzen aufgrund der systeminternen Kalkulation kommen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 32 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Zahlungen“: Feldname Erläuterung Ausgleichsmethode Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: „Offene Posten“ oder „Saldomethode“. Der Unterschied: „Offene Posten“ bedeutet: das System kann nur Posten zur Zahlung vorschlagen, wenn Sie einen Beleg vorgeben… „Saldomethode“ wiederum heißt, dass das System beim Zahllauf den ältesten, offenen Posten vorschlägt sofern Sie keinen anderen Posten bzw. Beleg vorgeben. Partnerart Dies ist ein neueres Optionsfeld – Sie haben die Wahl zwischen „leer“ (keine Auswahl) Unternehmen Person Sie können hierüber als explizit bestimmen, ob es sich hier um eine Person oder ein Unternehmen handelt. Zlg.-Bedingungscode Wählen Sie hier den Zahlungsbedingungscode aus, den Sie mit Ihrem Kreditor vereinbart haben. Zahlungsformcode Abhängig davon, welche Zahlungsformcodes Ihre FiBu-Verantwortlichen eingerichtet haben, können Sie hier im Normalfall die Auswahl treffen ob z.B. per Banküberweisung bezahlt wird. Priorität Beim Zahllauf kann der verantwortliche Anwender bestimmen, welche Kreditoren als erste bezahlt werden (müssen), beispielsweise wenn nur ein bestimmter Betrag zur Verfügung steht. Cashflow-Zlg. Bedingungscode Ehemals „Liq.-Zlg.-Bedingung“ – hier kann für die Liquiditätsplanung“ ein abweichender Zahl.-Bedingungscode vorgegeben werden. Unsere Kontonr. Etwas irreführend … an für sich handelt es sich hier um ein reines Informationsfeld – viele nutzen dieses, um hier ihre Kundennummer, die sie beim Lieferanten haben, zu hinterlegen Zahlungstoleranz sperren Hat auch etwas mit dem Zahllauf zu tun: gewährt Ihr Lieferant keinerlei Zahlungstoleranz (= er mahnt sofort, wenn die Zahlung nicht pünktlich ankommt), dann sollten Sie hier ein Häkchen setzen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 33 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Kreditor Nr. Dieses Feld dient zu Identifikation des Lieferanten, der die Einkaufsrechnung gesendet hat (Stichwort „Zahlungsreferenz“) Bevorzugtes Bankkonto Hier können Sie das Bankkonto Ihres Lieferanten hinterlegen, welches standardmäßig in einem Zahlungsausgangs-Buch-Blatt für den Export zu einer Zahlungsbankdatei verwendet werden soll. (Stichwort „SEPA“) Das hier angegeben Konto wird in das Feld „Bankkonto Empfänger“ im Zahl.-Ausgangs-Buch-Blatt kopiert. Fachbegriffe kurz erklärt: SEPA => engl. Single Euro Payments Area – Deutsch: einheitlicher EuroZahlungsverkehrsraum. Es handelt sich hier um nationales und internationales Projekt, das zur Vereinheitlichung und Vereinfachung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs führen soll. Seit August 2014 wird SEPA (auch „S€PA“) für Geschäfts- und Firmenkunden genutzt. Privatleute können noch bis 2016 die alte Vorgehensweise nutzen. Vorteile des SEPA sind z.B.: schnellere Bearbeitung bei Lastschrift, mehr Rechtssicherheit, einheitliches Datenformat (XML), uvm. (Quelle: www.wikipedia.de – gesucht nach SEPA) Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 34 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Lieferung“: Hier können Sie vorab Einstellungen vornehmen, die die Warenannahme – also den Eingang – der bestellten Artikel beeinflussen. So können Sie beispielsweise hierüber bestimmen auf welchen Lagerort die Ware eingelagert werden soll, welcher Lieferbedingungscode gilt usw. Feldname Erläuterung Lagerortcode Tragen Sie hier den Lagerortcode, auf den die Ware eingelagert werden soll wenn sie von diesem Lieferanten kommt Lieferbedingungscode Geben Sie hier den vereinbarten Lieferbedingungscode vor, den Sie mit Ihrem Lieferanten vereinbart haben. Beschaffungszeit Tragen Sie hier die „Beschaffungszeit“ ein, beachten Sie aber: Sie können Beschaffungszeiten pro Artikel hinterlegen – ist das der Fall kalkuliert das System alle Beschaffungszeiten. „Er“ addiert das also – was wiederum zur Folge haben kann, dass die Wareneingangsdaten entsprechend aussehen können. Basiskalendercode In NAV besteht die Möglichkeit mit diversen Kalendern zu arbeiten. Der Vorteil: anhand eines hinterlegten Kalenders, berücksichtigt das System beim Kalkulieren der verschiedenen Wareneingangsdaten (übrigens auch für den Warenausgang!) eventuelle Betriebsferien, Feiertage usw. Spezifischer Kalender Handelt es sich hier um einen eignen Kalender für diesen Kreditoren, setzt das System den Wert auf „JA“ um. Lieferanmahnungsmethodencode Wählen Sie hier den Lieferanmahnungsmethodencode aus, den Sie zwecks Lieferanmahnungen verwenden wollen*. *Im Standard-NAV gibt es keine vollständige Lieferantenbewertung. Das wird von Partner zu Partner auch unterschiedlich gehandhabt. Viele haben durch ihre Branchenlösung Ansätze zu diesem Thema entwickelt. Fragen Sie bitte bei Ihrem NAV-Partner nach. Die „Lieferantenanmahnung“ dient aber sich auch als Kriterium um einen Lieferanten zu bewerten. Je öfter man einen Lieferanten anmahnen muss, desto „schlechter“ die Beurteilung über ihn Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 35 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Außenhandel“: Feldname Erläuterung Währungscode Geben Sie hier den Währungscode vor, den Ihr Lieferant verwendet (z.B. USD, etc.). Beachten Sie bitte, das grundsätzliche ein Mehr-Währungsfähigkeit in NAV möglich ist. Voraussetzung ist dazu aber eine entsprechende Einrichtung und permanente (!!) Pflege der Währungswechselkurse Sprachcode Geben Sie hier den Sprachcode vor, der für Ihren Kreditor angewendet werden soll. Die Auswirkung sind folgende: kommunizieren Sie mit Ihrem Lieferanten in Englisch, würde im Normalfall und vorgegebenen Sprachcode NEU alle Standardbegriffe in einem Beleg automatisch auf Englisch dargestellt (z.B. statt „Bestellung“ = „Order“). Des Weiteren: gibt es Textbausteine zu bestimmten Artikeln auf Englisch, werden diese bei den Artikeln entsprechend mit ausgegeben. USt.-Id.-Nr. Verfügt Ihr Kreditor über eine USt.-Id.-Nr. – tragen Sie diese hier bitte ein. Das ist „schade“… die INTRASTAT – das „Stiefkind“ …leider haben Sie hier keine Möglichkeiten gewisse Felder aus dem Bereich der INTRASTAT bereits vor zu belegen. Dies steht Ihnen nur in den jeweiligen Belegen im Reiter „Außenhandel“ zur Verfügung. Erfahrungsgemäß ist es aber so, dass viele Felder aus der „INTRASTAT“ sich zum Beispiel bei einem Kreditor nicht bei jedem Vorgang ändert (wie z.B. „Art des Geschäfts). Fragen Sie Ihren Partner, ob er Ihnen hier die entsprechenden INTRASTAT-Felder „einbaut“ (auch beim Debitor!) – und dafür sorgt, dass hier vorhandene Einträge bei Erstellen von Belegen automatisch in die entsprechenden Felder übernommen werden. Vorteil: spätestens bei Erstellen der INTRASTAT-Daten über NAV sind diese Felder sofort gefüllt und müssen lediglich nochmals kontrolliert werden. Eine Erstellung einer INTRASTAT-Datei ohne diese Daten ist in NAV nicht möglich! Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel „INTRASTAT“. HINWEIS: Dieser Hinweis ist nur für Unternehmen gedacht, die INTRASTAT-pflichtig sind. Wenn Sie keinerlei Handel mit EU-Ländern betreiben, bzw. nicht über eine bestimmte Umsatzgrenze kommen, ist dies für Sie nicht relevant. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 36 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.2.1.2 Übung: Erstellen von zwei neuen Kreditoren (einmal „National“ und einmal „International“) Sie sind der Einkaufsleiter der SPOTS-Test GmbH. Von einer Messe bringen Sie zwei neue Visitenkarten von möglichen Lieferanten mit, die Sie in NAV aufnehmen wollen. Legen Sie bitte zwei neue Stammdatenkarten an. Kreditor 1: Hans Huber Eisenwaren GbR Musterstr. 1 44625 Herne (Ländercode: DE) +49 - 2323 -99999 (Telefonnummer) – +49 - 2323 – 88888 (Faxnummer) E-Mail: [email protected] web: www.hanshuber-gbr.de Geschäftsbuchungsgruppe: National (auch MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe) Kreditorenbuchungsgruppe: Inland Lieferbedingungscode: CIF Lagerort: Blau Sprachcode DEU Kreditor 2: Chinahouse Trading Ltd. 4, Housing Street Building 402, Dep. Sales XH LH London, Great Britain (Ländercode: GB) +44 – 1 – 789979879 (Telefonnummer) - +44 – 1 -55569789 (Faxnummer) E-Mail: [email protected] Web: www.chinahouse.uk Geschäftsbuchungsgruppe: EU (auch MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe) Kreditorenbuchungsgruppe: EU Lieferbedingung: CFR Lagerort: Blau Sprachcode: ENU Info: in beiden Fällen tragen Sie im Reiter „Zahlung“ als Zahlungsbedingung „21 Tage“ ein, bzw. wählen diese Option aus. Zahlungsformcode ist „BANK“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 37 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.2.1.3 So funktioniert das: Anlegen eines neuen Kreditoren Öffnen Sie das „Einkaufsmenü“ in NAV und klicken Sie entweder auf den Untermenüpunkt „Planung“ oder „Bestellungsabwicklung“: Sobald Sie in einem dieser Untermenü sind, sehen Sie den Menüpunkt „Kreditoren“ – öffnen Sie die über einen Klick auf „Kreditoren“ die „Kreditorenübersicht“: Um einen neuen Stammdatensatz anzulegen, klicken Sie bitte entweder auf das Symbol „NEU“ oder – alternativ – Sie drücken „STRG + N“. Es öffnet sich eine leere „Stammdatenkarte“ – bestätigen Sie einmal mit ENTER, damit das System sich eine „neue“ Nummer für diesen Lieferanten ziehen kann. Füllen Sie bitte alle genannten Felder aus der Übung 2.2.1.2. Auf der nächsten Seite sehen Sie die Beispielansicht der Stammdatenkarte für den Lieferanten „Hans Huber Eisenwaren GbR“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 38 © S. Klimke/SPOTS-BSS So sollte Ihre Stammdatenkarte aussehen: Die beiden neuen Kreditoren werden wir als Grundlage für die nachfolgenden Prozessabläufe im Einkauf verwenden. Nach dem Sie beide Lieferanten angelegt haben, schließen Sie bitte die Stammdatenkarte. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 39 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.2.2 Der „Artikel“ Was ist ein „Artikel“ in NAV? Im Endeffekt kann man sagen, dass es sich hier um einen Gegenstand handelt, welchen Sie kaufen (oder produzieren) bzw. verkaufen möchten. Was sagt „Wikipedia“ dazu? Sucht man in „Wikipedia.de“ nach dem Wort „Artikel“ findet man als erstes die Erläuterung, dass das Wort „Artikel“ vom lateinischen Wort „Articulum“ abstammt und auf Deutsch so viel wie „Abschnitt“ bzw. „Teil einer Rede“ bedeutet. Das Wort „Artikel“ hat mittlerweile aber mehrere Bedeutungen und ist auch ein Synonym für das Wort „Ware“. Dieses Wort hat eine „indogermanische Wurzel“. Der Wortteil „war“ leitet sich ursprünglich von „Rind“ ab – und später aus „waru“ (= Sklave) sowie von dem lateinischen Wort „vasa“ (= verpackte Sachen). Zusammenfassend kann man sagen, dass „Ware“ ein „ökonomischer Begriff für die Gesamtheit materieller und immaterieller Mittel zur Bedürfnisbefriedigung, die als Gegenstand des Handels und als Gegenbegriff zu Geld in Betracht kommen.“ (Quelle: www.wikipedia.de) Ein Artikel ist also ein „Gegenstand“ den man „anfassen“ kann – so versteht das auf jeden Fall „NAV“. Ein Artikel ist niemals eine „Dienstleistung“ – dies wird normalerweise als „Ressource“ behandelt und auch so ggf. „gekauft“, bzw. „verkauft“. Um sich die angelegten Artikel anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte im Menü „Einkauf“ auf den Menüpunkt „Planung“ und dann auf „Artikel: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 40 © S. Klimke/SPOTS-BSS Nach dem Sie auf „Artikel“ geklickt haben, öffnet sich zunächst die entsprechende Übersicht: Wie Sie anhand dieses „Bildchens“ sehen können, besteht auch diese Übersicht aus verschiedenen Bereichen: ebenso hier gibt es ein Menüband mit verschiedenen „Reitern“ und damit verbunden Symbolen sowie „Info- & Factboxes“. Um sich eine bestehende Artikelkarte aufzurufen, platzieren Sie Ihren Cursor auf den entsprechenden Artikel und machen Sie dann einen „Doppelklick“ (alternativ: klicken Sie im Menüband – Reiter „Start“ auf den Punkt „Bearbeiten“). Als Beispiel öffnen wir den Artikel „70000“. Tipp am Rande: wenn Sie nach einem Artikel suchen möchten – wie in diesem Beispiel – klicken Sie auf das Feld „Nr.“ und drücken Sie dann „STRG +F“ – das Suchfenster öffnet sich: Tragen Sie die Artikelnummer ein und klicken Sie dann „Weitersuchen“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 41 © S. Klimke/SPOTS-BSS Öffnen Sie die Artikelkarte durch einen „Doppelklick“ bzw. durch Klick auf das Symbol „Bearbeiten“ (oder „Ansicht“). Ebenso wie die Kreditorenkarte, beinhaltet die Artikelkarte einige Elemente – unterteilt in verschiedenen „Register“. Einige Erläuterungen zu den verschiedenen „Register“ und den Feldern: Feldname Erläuterung Nr. Bei Neu-Anlage eines Artikels vergeben Sie entweder manuell eine entsprechende Nr., lassen „automatisch“ eine Nr. aus einer Nummernserie vergeben oder – im Fall, dass der Artikel aus einem Katalogartikel erstellt wird – generiert das System gemäß Einrichtung eine entsprechende Artikelnr. Beschreibung Tragen Sie hier die Artikelbezeichnung ein (es gibt noch ein Feld „Beschreibung 2“ – dies ist allerdings standardmäßig nicht eingeblendet – bitten Sie Ihren NAV-Partner das zu tun! Basiseinheitencode Tragen Sie hier die kleinstmögliche Einheit ein, in der der Artikel an Lager liegen kann. Beachten Sie bitte, dass es sich bei diesem Feld um eines der wichtigsten Felder der Artikelkarte handelt! Montagestückliste NEU – seit NAV2013: Das System setzt hier automatisch auf „Ja“ um, sobald eine Montagestückliste hinterlegt wurde. (War früher „Stückliste“!) Regalnr. Dieses Feld dient rein informativen Zwecken und wird in der Praxis nur selten benutzt (allerdings gibt es ein paar Standard-Lagerbelege, die dieses Feld mit ausgeben). Das ist übrigens KEIN Lagerplatz! Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 42 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Automat. Textbaustein Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Auswahl dieses Artikels den hinterlegten Textbaustein automatisch in die Belegzeilen mit übernehmen soll. Aus Katalogartikel erstellt Hier setzt das System automatisch ein Häkchen, wenn der Ursprung dieses Artikels ein Katalogartikel war. Artikelkategoriencode Möglichkeit diverse Artikelkategorien zu verwenden – dahinter geschlüsselt sind auch die wichtigsten Buchungsgruppen. Bei Verwendung von Katalogartikeln, ist dieses Feld eine der Grundlagen Produktgruppe Möglichkeit, Produktgruppen vorzugeben und damit den Artikel zu „unterteilen“. Suchbegriff Alphanummerisches Feld – Sie haben hier 20 Zeichen Platz. Standardmäßig belegt das System dieses Feld mit den ersten 20 Zeichen aus der „Beschreibung“ vor. Lagerbestand SIFT®-Feld – dieses Feld ist ein sogenanntes „kalkuliertes Feld“ und zeigt bei Öffnen der Artikelkarte den vorhandenen Lagerbestand an. Menge in Bestellung BIS Anzeige der (Rest-)mengen (gerechnet in der Basiseinheit) – sofern der Artikel in Belegen vorhanden ist. Menge in Serviceauftrag Sowie „Menge in Montageauftrag“ und „Menge in Montageauftragskomponente“ Serviceartikelgruppe Nur relevant wenn Sie das Modul „CRM – Service“ mit einsetzen Gesperrt Häkchenfeld: setzen Sie ein Häkchen, wenn der Artikel gesperrt ist und nicht mehr verwendet werden soll. Korrigiert am Datumsfeld: sobald eine Änderung an dieser Karte stattgefunden hat, speichert das System das Datum der letzten Änderung. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 43 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Bestandswarnung Ein Optionsfeld – Ihnen stehen drei mögliche Optionen zur Verfügung „Standard (Ja)“, „Nein“ und „Ja“. Standardmäßig ist „Standard (Ja)“ vorbelegt. Dieses Feld dient dazu, dass das System eine Bestandswarnung ausgibt, wenn eine Menge in eine Verkaufsbelegzeile eingetragen wird und diese größer ist als der vorhandene Lagerbestand. Das System berücksichtigt zudem alle Verkaufsbelegzeilen, in denen dieser Artikel vorhanden ist und die noch nicht gebucht wurden. Wenn Sie die Bestandswarnung grundsätzlich für alle Artikel „scharf“ schalten wollen, müssen Sie in der „Debitoren & Verkauf Einr.“ ein Häkchen im Register „Allgemein“ – Feld Bestandswarnung setzen. Die Vorgabe in der Artikelkarte bleibt dann auf „Standard (ja)“ Negativen Lagerbestand verhindern Ebenfalls ein Optionsfeld – auch hier haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten: „Standard (Ja)“, „Ja“ und „Nein“ – sofern Sie grundsätzlich verhindern wollen, dass alle Artikel ins „Negative“ gebucht werden, setzen Sie in der „Lager Einrichtung“ ein Häkchen im Feld „Negativen Lagerbestand verhindern“ (Register Allgemein) Ansonsten können Sie pro Artikel festlegen, ob das System einen negativen Lagerbestand zulässt oder nicht. Abkürzungen kurz erklärt: SIFT® => Sum-Index-Flow-Technology = vereinfacht gesagt: ein automatisches Addieren von Werten (z.B. Feld „offene Debitorenposten“ oder „Rest menge“ im Lagerbestand); in dem Moment in dem die Stammdaten karte geöffnet wird bzw. eine Ansicht, in der ein solches Feld enthalten ist. VORTEIL: die angezeigten Werte in diesen Feldern sind immer „aktuell“! Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 44 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Fakturierung“: Feldname Erläuterung Lagerabgangsmethode Die „Lagerabgangsmethode“ steuert mehre Prozesse: a) bestimmt sie, wie Artikelposten wieder vom System abgebucht werden (= welcher Bestand zuerst genommen wird) und b) bestimmt diese auch, welcher Einstandspreis zur Bewertung des Bestandes herangezogen wird. Ihnen stehen fünf Optionen zur Auswahl: FIFO, LIFO, Standard, Ausgewählt und Durchschnitt Einstandspreis ist reguliert Hier setzt das System automatisch ein Häkchen, wenn dieser Artikel bzw. seine Posten durch den Lauf „Lagerregulierung fakt. Einstandspreise“ erfasst und reguliert wurde. Einstandspreis auf Sachkonten gebucht Hier setzt das System automatisch den Wert auf „JA“, wenn der ermittelte Wert über „Lagerregulierung buchen“ auf die Sachkonten gebucht wurde. Einstandspreis (fest) Automatisch ermittelter Wert – Basis ist der Einstandspreis und die Lagerabgangsmethode Einstandspreis Automatisch ermittelter Wert – grob gesagt: EK-Preis + Zuschläge – Rabatte = Einstandspreis Gemeinkostensatz Zur Abdeckung von indirekten Kosten, können Sie einen festen Betrag hinterlegen, der auf der Basiseinheit basiert. Dieser Betrag wird in die Wertposten bei jeder Buchung mit übernommen, bzw. auf den Einstandspreis „aufgeschlagen“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 45 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Indirekte Kosten% Dieses Feld kann zur Deckung der indirekten Kosten beim Einkauf verwendet werden – in diesem Fall aber prozentual (z.B. Frachtkosten, etc.). Geben Sie hier lediglich einen Wert ein – kein Prozentzeichen. Wenn der Betrag z.B. 3,5% betragen würde, hinterlegen Sie 3,5. Dieser Feldinhalt wird in Einkaufszeilen und der Artikel-Buch-Blattzeile übernommen und verwendet. Damit wird das Feld „Einstandspreis (MW)“ in der Einkaufszeile und das Feld „Einstandspreis“ in der BuchBlattzeile beeinflusst. Die Berechnung bei EK-Zeilen: Einstandspreis (MW) )= EK-Preis * (100%+Kosten%) Die Berechnung in der Artikel-Buch-Blattzeile: Einstandspreis = Stückpreis * (100%+Kosten%) Direkte Kosten (neueste) Sobald ein Artikel „positiv“ zu gebucht wird: Beim Einkauf ist das Feld EK-Preis entscheidend Beim Artikel-Buch-Blatt mit der Buchung „Zugang“ oder „Einkauf“ ist es das Feld „Stückpreis“ Wenn der Artikel fertig produziert wurde, wird das Feld mit dem Einstandspreis des Istmeldungsposten aktualisiert sobald die „Lagerreg. fakt. Einstandspreise“ gelaufen ist. VK-Preis/DB-Berechnung Festlegen wie das System die DB-Berechnung durchführen soll: Es stehen Ihnen im NAV-Standard mehrere Optionen zur Auswahl: DB = VK - EP VK = EP + DB Kein Bezug DB% Ermitteln bzw. Festlegen prozentualer Anteil des Deckungsbetrags VK-Preis Vorgegebener Standard-Verkaufspreis Ihres Artikels basierend auf der Basiseinheit! Produktbuchungsgruppe WICHTIG: Hinterlegen der Buchungsgruppen, da hier die entsprechenden Konten geschlüsselt sind. MwSt.Produktbuchungsgruppe Lagerbuchungsgruppe WICHTIG: Hinterlegen der Lagerbuchungsgruppe mit den entsprechenden Sachkonten Fakturierter Bestand SIFT®-Feld: in diesem Feld zeigt das System automatisch an, wie viele Einheiten des Artikels bereits berechnet wurden. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 46 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Rech.-Rabatt zulassen Ein Häkchen hier bedeutet, dass Sie diesen Artikel prinzipiell bei der Ermittlung eines Rechnungsrabattes zulassen. Artikelrabattgruppe Um bestimmte Mengen- bzw. Zeilenrabatte für bestimmte Artikel zu gewähren, können Sie diese Artikel in einer Gruppe zusammenfassen und damit auf einfachem Wege mehreren Artikeln über diese Rabattgruppe, Rabatte mitzugeben. Vorteil: bei Änderungen in der Rabattstruktur müssen Sie dies nicht bei jedem einzelnen Artikel durchführen sondern lediglich in der Rabattgruppe! HINWEIS: existieren zu dem/den Artikel(n) bereits offene Verkaufsbelege, werden Änderungen in die vorhandenen Belegzeilen nicht übernommen! Erst bei Erstellen eines neuen Beleges finden die hier vorgegebenen Einrichtungen Berücksichtigung! Verkaufseinheitencode Vorgegebener Verkaufseinheitencode, der abweichend vom Basiseinheitencode sein kann. Sie könnten Artikel z.B. als „STÜCK“ an Lager haben – aber in Paketen verkaufen. Wichtig ist hier dann die korrekte Zuordnung zwischen Basiseinheiten und Verkaufseinheitencode Register „Beschaffung“: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 47 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Beschaffungsmethode Hier ordnen Sie zu, wie der Artikel „beschafft“ werden soll. Sie haben vier Auswahlmöglichkeiten: Beschaffungszeit Einkauf Produktion Kein Montage Eintrag der durchschnittlichen Beschaffungszeit für diesen Artikel. Beispielsweise tragen Sie hier „2T“ (= 2 Tage). Diese Beschaffungszeit wird bei den diversen Datumskalkulationen mit berücksichtigt und eingerechnet EINKAUF Kreditorennr. Hinterlegen des „Stammlieferanten“ Kred.-Artikelnr. Artikelnummer des Lieferanten für diesen Artikel (wird auf den Einkaufsbelegen mit ausgegeben) Einkaufseinheitencode Vorgabe der Einkaufseinheit, in der dieser Artikel eingekauft wird. Bitte beachten Sie auch hier, dass die Einkaufseinheit auf die Basiseinheit umgerechnet wird. Das bedeutet, dass von Anfang an die korrekte Umrechnung hinterlegt sein muss! PRODUKTION Produktionsart Vorgabe, ob Sie „auf Lager“ oder „für Aufträge“ fertigen. Optionen sind daher: „Lagerfertigung“ und „Auftragsfertigung“. Arbeitsplannr. Hinterlegen eines Arbeitsplanes Fert.-Stücklistennr. Hinterlegen der Fertigungsstückliste (in dieser Fert.-Stückliste sind wiederum die Komponenten enthalten, die für die Fertigung dieses Artikels notwendig sind) Rundungspräzision Hier können Sie festlegen, ob die Menge für diesen Artikel bei den verschiedenen Kalkulationen gerundet werden soll. Ist der Artikel nur in „nicht-teilbaren“ Einheiten verfügbar, tragen Sie hier eine „1“ ein. Buchungsmethode Hier stehen Ihnen fünf verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Auswahl einer der Optionen bestimmen Sie, wann die Komponenten vom Produktionslager abgebucht werden. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 48 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Ausschuss % Tragen Sie hier einen prozentualen Wert ein (ohne „Prozentzeichen“), der als „Ausschuss“ mit einkalkuliert werden soll Losgröße Angabe der Menge, die in einem Produktionslos gefertigt werden. Enthält der Arbeitsplan Fixkosten wie beispielsweise „Rüstzeit“, berücksichtigt das System den Inhalt dieses Feldes bei der Kalkulation des Einstandspreises und teilt somit die fixen Produktionskosten auf. Sollten Sie in der Einrichtung der Produktion eine Vorgabe in dem Feld „Toleranz (% der Losgröße“) eingestellt haben, schränkt das System die Berechnung bei der Planung im Fall von unerheblichen Mengen ein. Basierend auf der Losgröße die bei dem einzelnen Artikel hinterlegt ist. MONTAGE Montagerichtlinie in diesem Optionsfeld geben Sie vor, ob ein Artikel „auf Lager“ montiert wird (Lagerfertigung) oder über die vorgegebene Menge im Verkaufsauftrag (Programmfertigung). Im Endeffekt ist „Montage“ ähnlich wie die Produktion zu betrachten – quasi „Produktion light“. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 49 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Planung“: (Anzeige oben: hier sehen Sie alle Felder, die zurzeit in diesem Bereich verfügbar sind! Sollten Sie diese nicht alle sehen, klicken Sie bitte unten rechts auf „mehr Felder anzeigen“) Feldname Erläuterung Wiederbeschaffungsver fahren Im Optionsfeld „Wiederbeschaffungsverfahren“ (welches für den Bestell- bzw. Planungsvorschlag eine Grundlage darstellt), wählen Sie aus nach welchen Kriterien die Wiederbeschaffung erfolgen soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: <leer>, Feste Bestellmenge, Auffüllen auf Maximalbestand, Auftragsmenge und Los-für-Los Reservieren Sie können Artikel automatisch durch das System reservieren lassen, damit diese z.B. für bestimmte Aufträge einen möglichen Bestand reservieren. Bedarfsverursacherart Standardmäßig auf „keine“ eingestellt. Es stehen zwei weitere Auswahlen zur Verfügung „Bedarfsverursacher“ und „Bedarfsverursacher & Ereignismeldung“ Gedanke war hier, nach zu verfolgen aus welchem Grund ein Artikel z.B. im Bestellvorschlag eingetragen wird. In der Praxis hat sich dieser Punkt aber als überflüssiger „Postenverursacher“ herausgestellt, der unter Umständen auch zu Perfomanceverlust führen kann! Lagerhaltungsdaten vorhanden Existieren zu diesem Artikel Lagerhaltungsdatenkarten, ist hier automatisch ein Häkchen gesetzt Toleranzperiode* Abhängig davon, welche Beschaffungsmethode ausgewählt wurde, ist dieses Feld „Aktiv“ – ursprünglich für die Produktion gedacht und dort auch noch in der Haupteinrichtung zu finden(siehe auch „Hinweis“) Sie können hier eine Toleranzperiode vorgeben, innerhalb der das System diesen Artikel nicht erneut in den Planungsabruf einbinden soll, wenn es sich um eine geringfügige Menge handelt. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 50 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Toleranzmenge* Auch hier abhängig von der Beschaffungsmethode: geben Sie hier eine Toleranzmenge vor, um „unwichtige“ Änderungsvorschläge bei der Planung zu blockieren sofern die neu angeforderte Menge die Toleranzmenge nicht übersteigt! Kritisch Sofern es sich um einen Stücklistenartikel handelt und dieser bei einer Lieferterminzusage für den „übergeordneten“ Artikel auf jeden Fall berücksichtigt werden muss, setzen Sie hier ein Häkchen. Sicherh.-Zuschl.Beschaff.-Zt. Sie können hier eine zusätzliche Datumsformel hinterlegen (z.B. „1T“ für 1 Tag) der dann bei der Kalkulation der verschiedenen Datumsformeln und auch bei Lieferterminzusagen berücksichtigt wird. Sicherheitsbestand Tragen Sie eine Menge ein – sofern auch der Minimalbestand gefüllt ist, rechnet das System den hier enthaltenen Wert dazu (Sicherheitsbestand + Minimalbestand) – und würde bei Unterschreitung der Menge ggf. einen Bestell- bzw. Planungsvorschlag auslösen Los-für-Los-Parameter Lagerbestand berücksichtigen Das System setzt hier automatisch ein Häkchen, sofern die Wiederbeschaffung nicht „Auftragsmenge“ lautet. Das heißt: beim Planungs- bzw. Bestellvorschlag berücksichtigt das System (bei gesetztem Häkchen) den vorhandenen Bestand des Lagerortes Loskumulierungsperiode Trifft nur zu, wenn das Wiederbeschaffungsverfahren „Los-für-Los“ heißt. In diesem Fall definiert ein Eintrag hier, eine Periode in der mehrere Bedarfe in einen Beschaffungsauftrag zusammengefasst werden. Dieses Feld hängt in direktem Zusammenhang mit dem Feld „Neuplanungsperide“ Neuplanungsperiode Trifft nur zu, wenn das Wiederbeschaffungsverfahren „Los-für-Los“ lautet – hängt in direktem Zusammenhang mit dem Feld Loskumulierungsperiode und wird dann angewendet, wenn im Fall der Planung eine Änderung (aufgrund neuer Bedarfe) der vorhandenen Lieferzeiten bei bestehenden Beschaffungsaufträgen notwendig werden würde. Minimalbestandsparameter Minimalbestand Abhängig vom Wiederbeschaffungsverfahren, geben Sie hier einen Minimalbestand vor. Wird dieser unterschritten, schlägt das System diesen Artikel automatisch in einem Planungs- oder Bestellvorschlag vor = Auffüllen des Minimalbestands + Bedarfe) Bestellmenge Nur „aktiv“ wenn das Wiederbeschaffungsverfahren „feste Bestellmenge“ lautet. In dem Fall geben Sie hier vor, in welchen „Mengen“ bestellt werden soll. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 51 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Maximalbestand Nur aktiv bei Wiederbeschaffungsverfahren „Auffüllen auf Maximalbestand“ – tragen Sie hier einen möglichen Maximalbestand ein Überlauflevel Nur relevant für die Verfahren: „Auffüllen auf Maximalbestand“ und „Feste Bestellmenge“- durch einen Eintrag (eine Menge) lassen Sie zu, dass der voraussichtliche Lagerbestand den Minimalbestand überschreitet bevor das System vorschlägt, vorhandene Beschaffungsaufträge zu vermindern. Das Feld ist dann nützlich, wenn Sie verhindern wollen dass bei geringfügigen Änderungen der Beschaffungsplan verändert wird. Zeitrahmen (war früher „Bestellzyklus“): Sie können hier eine Datumsformel hinterlegen, die den Planungszeitrahmen (bei Wiederbeschaffung „Auffüllen auf Maximalbestand“ und „Feste Bestellmenge) des Artikels darstellt. Bei den Planungsberechnungen wird eine Eintrag hier wie folgt berücksichtigt: Bedarfe, die innerhalb dieses Zeitrahmens anfallen, werden zusammengefasst Ein Auffüll-Auftrag, der innerhalb des Zyklus fällig wird, kann geändert/neu geplant werden, um die Anforderung zu erfüllen Anhang eines Eintrags hier, legt das System den Zeitraum fest um zu prüfen ob und wann der Minimalbestand unterschritten wird. ACHTUNG: Die FastTabs „Beschaffung“ und „Planung“ sind bei dem Artikel nur dann relevant (und werden in den entsprechenden Bestell- und Planungsvorschlägen berücksichtigt), wenn Sie keine Lagerhaltungsdatenkarten angelegt haben! Lagerhaltungsdaten benötigen Sie dann, wenn Sie einen Artikel auf unterschiedlichen Lagerorten unterschiedlich disponieren wollen. Das empfiehlt sich in der Praxis an für sich immer! Sollte Ihr Unternehmen noch eine „alte“ NAV-Lizenz haben: Lagerhaltungsdaten waren ein extra Granule. Erhalten Sie bei dem Versuch die Lagerhaltungsdatenkarte zu öffnen eine Fehlermeldung betreffs „fehlender Berechtigung“, könnte es also auch an der Lizenz liegen. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren NAV-Partner! Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 52 © S. Klimke/SPOTS-BSS HINWEIS: *Toleranzperiode und – menge: diese beiden Felder waren standardmäßig und jahrelang nur in der „Produktion-Einrichtung“ zu finden. Des Weiteren muss man dazu sagen, dass solche Einstellungen nur dann wirklich „greifen“ wenn beispielsweise in der Einkaufszeile das Feld „Planungsflexibilität“ auf „unbeschränkt“ steht. Übrigens: wird hier nichts vorgegeben, greift das System bei Bedarf wieder auf die Feldinhalte bei der „Produktion-Einrichtung“ zurück. Register „Außenhandel“: Feldname Erläuterung Zollpos: Tragen Sie hier die gültige Zollpositionsnummer (auch bekannt als „Warennummer“) ein. Ursprungsland/region Wählen Sie hier den entsprechenden Code. Dieses Feld ist für die INTRASTAT-Meldung unbedingt notwendig Netto- und Bruttogewicht Hinterlegen Sie hier das entsprechende Gewicht – basierend auf die Basiseinheit des Artikels. Es gibt hier keinerlei Vorgabe, dass dieses Feld beispielsweise in „Gramm“ oder „Kilogramm“ vordefiniert ist. In der Praxis hat es sich aber bewährt dieses Feld als „KG“ anzusehen. Beispiel: wiegt der Artikel „netto“ 500 Gramm, tragen Sie in das Feld „Nettogewicht“ = 0,500 ein. Auch diese Felder haben einen unmittelbaren Einfluss bei der INTRASTAT-Meldung aus NAV heraus! Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 53 © S. Klimke/SPOTS-BSS Register „Artikelverfolgung“: Feldname Erläuterung Artikelverfolgungscode Treffen Sie hier eine Auswahl ob der Artikel Seriennr.- und Chargennr.-pflichtig ist (mit und ohne Haltbarkeitsdatum, bzw. Ablaufdatum) Seriennummern und Chargennummern Wenn Sie automatisiert Serien- bzw. Chargennummern vergeben möchten, wählen Sie hier die entsprechende Nummernserie aus Ablaufdatumsformel Tragen Sie hier eine Datumsformel ein (z.B. 2J), die das System bei Berechnung des Ablaufdatums berücksichtigen soll. HINWEIS: Weitere Informationen zum Thema „Artikelverfolgung“ finden Sie auch in der Unterlage „Lager- & Logistikabläufe mit Microsoft Dynamics™ NAV2015“ Register „Lager“: Feldname Erläuterung Lagerhilfsmittelcode Notwendig im Fall von „dynamischer Lagerverwaltung“: Hier können Sie definieren, wie bzw. mit welchem Hilfsmittel ein Artikel eingelagert werden kann (z.B. Hubwagen, Lift, etc.) Einlagerungsvorlagencode Notwendig im Fall von „dynamischer Lagerverwaltung“: Wählen Sie hier die entsprechende Vorlage für eine Einlagerung aus Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 54 © S. Klimke/SPOTS-BSS Feldname Erläuterung Einlagerungseinheitencode Notwendig im Fall von „dynamischer Lagerverwaltung“: Sie können hier einen abweichenden Einlagerungseinheitencode hinterlegen, welchen das System bei der Einlagerung berücksichtigen muss Inventurhäufigkeitscode Über einen Häufigkeitscode können Sie bestimmen, wie oft ein Artikel bei einer Inventur erfasst werden muss Letztes Inventurdatum Das System aktualisiert das Datum automatisch, sobald das Inventur-Buch-Blatt (bzw. die Inventur-Erfassung) gebucht wurde Letzt Aktual. Inv.Häufigkeit Dieses Feld wird ebenfalls automatisch mit einem Datum aktualisiert, sobald Sie die Funktion „Inventurhäufigkeit berechnen“ durchgeführt haben. Startdatum der nächsten Inventur Diese Felder werden automatisch vorbelegt, sobald ein „Inventurhäufigkeitscode“ ausgewählt wurde. Abhängig von der Inventurhäufigkeit, dies Sie hinter diesem Code definiert haben – z.B. 2 x im Jahr – ermittelt das System einen Startund Endzeitraum, in dem dieser Artikel in der Inventur sein sollte. Enddatum der nächsten Inventur Artikelbarcode Wenn vorhanden… Anzeige eines eindeutigen Codes, mithilfe dessen die automatische (mobile) Datenerfassung vereinfacht wird Zuordnung verwenden Notwendig im Fall von „dynamischer Lagerverwaltung“: Werden Artikel im Wareneingang eingelagert, kann durch dieses Häkchen gesteuert werden, dass eine automatische Zuordnung zu einem „wartenden“ Auftrag im Logistikbereich erlaubt ist. Eigene Notizen: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 55 © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.2.2.1 Übung: Anlage eines neuen Artikels: Wie ein neuer Datensatz angelegt wird, haben Sie bereits im Bereich „Kreditoren“ kennen gelernt. Legen Sie nun bitte einen neuen Artikel an – mit folgenden Vorgaben: Beschreibung: Stuhl „Flux 40000“ Basiseinheitencode Stück Buchungsgruppen „Handel“, „VAT19“ und „Fertig“ Verkaufspreis: Verkaufseinheitencode: 550,00 EUR Stück Beschaffung Einkauf Kreditorennr. Verwenden Sie den deutschen Kreditor „Hans Huber Eisenwaren GbR“ den wir in der Übung vorher angelegt haben Einkaufseinheitencode Stück Planung Auftragsmenge Außenhandel Wählen Sie eine passende Zollpositionsnummer Ursprungsland/-region DE Weitere Felder sind erst mal nicht notwendig. 2.2.2.2 Brauchen Sie Hilfe? Ob Sie sich gerade in einer bestehenden Artikelkarte befinden oder noch in der Artikelübersicht – das spielt für die Neu-Anlage keine Rolle. Drücken Sie STRG + N (bzw. klicken Sie Menüband auf das Symbol NEU – nach dem Sie einen neuen Datensatz angelegt haben, drücken Sie einmal ENTER. Füllen Sie die Felder wie in der Übung vorgegeben: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 56 © S. Klimke/SPOTS-BSS Ansicht der Karte: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 57 © S. Klimke/SPOTS-BSS FAZIT ZU STAMMDATEN/Kapitel 2.2 In dem Kapitel zu den Stammdaten für Kreditoren und Artikel haben wir jetzt gerade buchstäblich an der „Oberfläche“ gekratzt. Sie finden weitere Einrichtungsmöglichkeiten unter den verschiedenen Reitern des Menübands, bzw. den dort enthaltenen Symbolen. Dazu gehören zum Beispiel das Hinterlegen von Textbausteinen, Preisen, Rabatten, etc. Versäumen Sie also bitte nicht, auch auf diese Parameter zu achten, die nicht sofort „sichtbar“ sind. Falls Sie sich zu bestimmten Feldern oder Themen nicht sicher sind, rufen Sie mit „F1“ die Onlinehilfe auf – hier sind viele nützliche und praktische Tipps hinterlegt. Bei den nachfolgenden Abläufen werde ich immer wieder auf die Stammdatenkarte zurückgreifen und dort dann einzelne und für den gerade aktuellen Vorgang relevante Informationen ansprechen und zeigen. 2.3 Einfluss der Lagerhaltungsdaten(karte) Bereits seit längerer Zeit, ist es möglich, einen Artikel der auf unterschiedlichen Lagerorten liegt, auch unterschiedlich zu disponieren. Damit das System beim Kalkulieren der benötigten Mengen dies im Bestellvorschlag (oder Planungsvorschlag) auch berücksichtigen kann, sind sogenannte Lagerhaltungsdatenkarten notwendig. Jede dieser Lagerhaltungsdatenkarte beinhaltet die Grundinformation aus der Artikelkarte – die Reiter „Beschaffung“ und „Planung“ können dann aber – je nach Vorgabe für den Lagerort – entsprechend eingestellt werden. Was ist der Sinn dahinter? Der Ursprung für diese Möglichkeit lag unter anderem an der Anforderung, dass die Anwender zum Beispiel im Fall von Konsignationslagerorten Artikel anders disponieren müssen, als bei einem „normalen“ Lager. Zumal auf ein Konsignationslager – um bei diesem Beispiel zu bleiben – nicht eingekauft wird – sondern das „Auffüllen“ meistens durch eine Umlagerung erfolgt. In den Lagerhaltungsdaten haben Sie zudem insgesamt vier Optionen zur Auswahl: Einkauf Fertigungsauftrag Umlagerung Montage Die Option der „Umlagerung“ für die Disposition ist also nur hier zu finden und auch damit anzusteuern. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 58 © S. Klimke/SPOTS-BSS Um das Ganze etwas zu verdeutlichen, zwei Schaubilder – Beispiel ist der „Bestellvorschlag“: Variante 1 – Artikel ohne Lagerhaltungsdaten: Bestellvorschlag prüft Artikel betreffs Bestand + Bedarf + Einstellungen auf der Artikelkarte Abhängig von den Vorgaben in der Artikelkarte wird eine Bestellung vorgeschlagen Wird die vorgeschlagene Zeile im Bestellvorschlag durch den Anwender akzeptiert, wird eine Bestellung erstellt Variante 2 – Artikel mit Lagerhaltungsdaten (4 verschiedene Varianten): System prüft Vorgabe in der Artikelkarte: •LAGERHALTUNG = JA? Microsoft Dynamics™ NAV2015 Lagerhaltungsdaten = JA •Einkauf •Umlagerung •Fertigungsauftrag •Montage Seite 59 Bestell-/Planungslauf hat zur Folge: •Einkauf = Bestellung •Umlagerung = Umlagerungsauftrag •Fertigungsauftrag = Fertigungsauftrag •Montage = Montageauftrag © S. Klimke/SPOTS-BSS 2.4 Bestellvorschläge Zum Thema „Bestellvorschläge“ gibt es einiges an Verwirrung und Missverständnissen – zumal sich das Ganze seit den frühen „ATTAIN®“-Versionen doch verändert hatte bzw. hat. Wer noch die alten NAV-Versionen (bis zu den Anfängen von „ATTAIN“) kennt, erinnert sich vielleicht noch daran, dass ein Bestellvorschlag eben nichts anderes war als ein „Bestellvorschlag“. Mit den neueren Versionen wurden aber der Planungs- und der Bestellvorschlag zusammen gelegt, was zur Folge hatte, dass auf einmal Felder und Funktionalitäten zum Teil auch im Bestellvorschlag auftauchen, die für einige Irritationen führen können. Daher verweise ich in den nachfolgenden Beispielen auf diverse Felder – um eventuelle Unklarheiten zu klären. Was die Kalkulation der vorgeschlagenen Mengen angeht: auch hier gibt es in der Praxis öfters Verwirrung. Zum Teil liegt es daran, dass durch branchenspezifische Varianten tief in diverse Programmierungen eingegriffen wurde – was wiederum einen „Domino-Effekt“ hervor ruft – zum anderen kommen nicht nachvollziehbare Vorschläge unter anderem auch durch falsche Vorgabe in den Stammdaten zustande (oder jemand ändert „einfach mal so“ etwas). Im Endeffekt ist jeder Bestellvorschlag nicht anderes als ein „Vorschlag“ für den Einkauf bzw. die Disposition, welche Artikel nachgekauft, montiert oder umgelagert werden müssten. Artikel, die produziert werden müssen, ermittelt der Planungsvorschlag. Ja – und um die Verwirrung jetzt komplett zu machen: seit NAV2013 gibt es nun mehrere Arten von „Vorschlägen“: Bestellvorschlag Planungsvorschlag Auftragsplanung (für Montage z.B.!) 2.4.1 Notwendige Einrichtungsparameter für den Bestellvorschlag (EINKAUF) Damit der Ablauf des Bestellvorschlages auch funktionieren kann, sind gewisse Vorgaben unbedingt notwendig: Die BestellvorschlagsVORLAGE und ggf. Bestellvorschlags“namen“ Das Hinterlegen der Planungsparameter in der Artikelkarte bzw. den Lagerhaltungsdatenkarten Um eine Bestellvorschlagsvorlage zu errichten, klicken Sie im „Einkauf“ auf den Menüpunkt „Verwaltung“ – und dort finden Sie unter „Planung“ die Einrichtungsmöglichkeit für die Vorschlagsvorlage. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 60 © S. Klimke/SPOTS-BSS Standardmäßig existiert im Normalfall bei vielen Kunden bereits die Standard-Vorlage. Wenn Sie die Produktion mit im Einsatz haben, sollte es zwei Vorlagen geben: eine für Einkauf und eine für Produktion. Ansicht der Vorlagen im „CRONUS“-Mandant: Sie finden die Bestellvorschlagsvorlagen unter dem Einkaufs-Menü – und hier unter „Verwaltung“ – „Planung“ – „Einrichtung“. Sollten Sie einen Bestellvorschlag erstellen wollen, der „wiederkehrend“ ist (= enthält immer die gleichen Artikel) besteht die Möglichkeit, eine eigene Vorlage hierfür zu erstellen und durch ein Häkchen im Feld „Wiederkehrend“ entsprechend zu kennzeichnen. Der Unterschied zwischen einem „normalen“ und einem „wiederkehrenden“ Bestellvorschlag ist der: bei Aufruf bzw. Durchführung der Planung für die zu beschaffenden Artikel wird im „normalen“ Bestellvorschlag die Menge vorgeschlagen, die das System aufgrund der Planungsparameter ermittelt hat. Nach Durchführen der „Ereignismeldung“(= Erstellen der Bestellungen) wird das betreffende Buch-Blatt wieder „geleert“, d.h. die Vorschlagszeilen werden gelöscht. Bei einem „wiederkehrenden“ Buch-Blatt hingegen, bleiben die Artikelzeilen stehen – und abhängig davon, ob Sie die Wiederholungsvariante auf „fix“ oder „variabel“ gesetzt haben, bleibt das Feld „Menge“ ebenfalls erhalten (dazu später mehr). Nach dem die Vorlagen für den Bestellvorschlag angelegt wurden, empfiehlt es sich - sofern für mehrere Bereiche bestellt werden soll – aus Gründen der Übersichtlichkeit noch entsprechende „Buch-Blattnamen“ zu vergeben. Das heißt: aus einer Bestellvorschlagsvorlage entstehen so mehrere Buch-Blätter mit unterschiedlichen „Namen“: Rohmaterial Fertigware Bestellvorschlag Büromaterial/ Eigenbedarf Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 61 © S. Klimke/SPOTS-BSS Um Buch-Blattnamen zu hinterlegen, öffnen Sie die „Bestellvorschlagsvorlagen“ – platzieren Sie Ihren Cursor auf die betreffende Zeile. Klicken im Menüband auf den Reiter „NAVIGATE“ – und dort auf das Symbol „Bestellvorsch.-Namen“: Sie können beispielsweise folgende Buch-Blattnamen hinterlegen: Selbstverständlich können Sie diese Buch-Blattnamen auch pro Einkäufer aufteilen - oder Abteilungen. Bei kleineren Unternehmen würde der Standard“name“ vollkommen ausreichen. Nach dem Sie Ihre Buch-Blattvorlage bzw. –vorlagen erstellt haben, kommen wir nun zu den Planungsparametern, die die Grundlage für die Funktion des Bestellvorschlages darstellen. Die Erläuterungen zu den dafür notwendigen Artikelfeldern haben Sie bereits in dem vorhergehenden Kapitel erhalten. Im Normalfall sind die Planungsparameter so eingerichtet, dass sie optimal die Lagerhaltung widerspiegeln. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 62 © S. Klimke/SPOTS-BSS Bei der Ausführung der Funktion „Planung berechnen“ berücksichtigt das System neben den Planungsparametern bei den Artikeln (bzw. Lagerhaltungsdaten) auch die Felder „Beschaffungszeit“ (und ACHTUNG! Davon gibt es einige Felder – z.B. beim Kreditoren, Kreditor/Artikelkatalog, Artikel, etc.) „Mengenrabatte“, etc. Nach dem alle notwendigen Einrichtungen abgeschlossen sind, kommen wir nun zu dem eigentlichen Ablauf eines Bestellvorschlags: 2.4.2 Erstellen eines Bestellvorschlages: Das Nutzen der Funktion „Bestellvorschlag“ erleichtert das Arbeitsleben des Einkäufers enorm. Voraussetzung – wie Sie gerade gehört/gelesen haben – ist hier definitiv die richtige Einrichtung bzw. das Hinterlegen der notwendigen Parameter. Fehlen in der Artikelkarte die Einstellungen (z.B. wurde kein Wiederbeschaffungsverfahren ausgewählt), wird der Artikel niemals in einen Bestellvorschlag laufen. Des Weiteren hier nochmals der Hinweis, dass bei Vorhandensein einer oder mehrerer Lagerhaltungsdatenkarten, dass System Einstellungen direkt auf der Artikelkarte selbst NICHT mehr berücksichtigt! Für das nachfolgende Beispiel, klicken Sie bitte im Menü „Einkauf“ auf den Menüpunkt „Planung“ und dann auf „Aufgaben“ im Anschluss dann auf „Bestellvorschläge“. Sobald sich die Ansicht des Bestellvorschlages geöffnet hat, sollten Sie bitte als erstes den entsprechenden Buch-Blattnamen auswählen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 63 © S. Klimke/SPOTS-BSS Ansicht des Bestellvorschlages: Klicken Sie auf den „Drop-Down-Pfeil“ rechts im Feld „NAME“ und wählen Sie das entsprechende Buch-Blatt aus. Für das nachfolgende Beispiel verwende ich „Fertig“. Das Buch-Blatt besteht – wie viele andere Ansichten ebenso – aus unterschiedlichen Bereichen. Auch hier haben Sie ein Menüband mit unterschiedlichen „Reitern“ sowie je „Reiter“ die betreffenden Symbole mit den jeweiligen Funktionalitäten und Aufrufen. Selbstverständlich stehen Ihnen auf der rechten Seite zu dem wieder „Info- & Factboxes“ zur Verfügung. Der „Arbeitsbereich“ selbst, sieht aus wie eine Tabelle. Wie Sie anhand des obigen Beispielbildes sehen, gibt es zudem die Möglichkeit, Spalten auch zu fixieren (vergleichbar mit MS Excel®). Um die Berechnung der Planung zu starten, klicken Sie im Menüband – Reiter „START“ bitte auf den Menüpunkt „Planung berechnen“. Es öffnet sich zunächst ein Dialogfenster. Ansicht des Dialogfensters „Planung berechnen“: Tragen Sie ein „Start-„ und „Enddatum“ ein. Sollten Sie eine Absatzplanung eingerichtet haben, wählen Sie die entsprechende Planung. Im „Register“ Artikel können Sie jetzt Filter setzen – beispielsweise um nur bestimmte Artikel für den Planungslauf zu berücksichtigen. Oder Sie setzen einen Filter auf einen bestimmten Lieferanten, Lagerort, etc. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 64 © S. Klimke/SPOTS-BSS HINWEIS: Welches „Startdatum“ ist das Richtige? Und für wie lange plane ich? Diese Fragen können nur Sie selbst, bzw. Ihre Praxis beantworten. Abhängig davon wie die Artikel verwendet werden (Rohmaterial? Halbfertige Ware? Fertigware/Verkaufsartikel?) ist das Startdatum wenig sinnvoll, wenn man es auf Anfang des jeweiligen Geschäftsjahres setzt. In der Praxis wird daher oftmals ein Zeitraum verwendet, der sowohl einen Teil der Vergangenheit wie auch einen Zeitraum in der Zukunft abdeckt. Beispiel: „Heute“ = 31.01.2015 – dann rechnet man für das „Startdatum“ ggf. 2 Monate „zurück“ – also z.B. 01.12.2014 und addiert für das „Enddatum“ noch 3 Monate dazu = 30.04.2015 Für den Bestellvorschlagslauf in diesem Beispiel setze ich keinerlei Filter. Im „Dialogfenster“ klicke ich auf „OK“ und der Berechnungslauf startet. Sobald Sie die Datumsfelder* gefüllt und die Filter gesetzt haben, klicken Sie auf „OK“ und das System beginnt mit der Berechnung. (* im „CRONUS“ am besten 01.01.2016 bis 31.03.2016 nehmen) Nach dem der Planungslauf beendet ist, sind die Bestellvorschlagszeilen entsprechend gefüllt Ansicht des „gefüllten“ Bestellvorschlages: Übrigens: abhängig davon, auf welcher Zeile Ihr Cursor gerade platziert ist, sehen Sie auf der rechten Seite in der „FactBox“ (= Artikeldetails) entsprechende Informationen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 65 © S. Klimke/SPOTS-BSS Einige Erläuterungen zu den Feldern „Ereignismeldung“ und „Ereignismeldung durchführen“ (= Häkchenfeld). Beide Felder kommen ursprünglich aus der „Planung“ bzw. der „Produktionsplanung“ – d.h. für „alte NAV-Hasen“: ACHTUNG – DAS gab es früher nicht! Eine ganz große Rolle spielt in diesem Zusammenhang das Feld „Planungsflexibilität“ in der Einkaufszeile (dieses Feld müssen Sie sich ggf. einblenden). Es gibt hier zwei Einstellungen: „unbeschränkt“ und „keine“ – wobei „unbeschränkt“ standardmäßig voreingestellt ist. HINWEIS: Das Feld „Planungsflexibilität“ bietet Ihnen – wie das Wort bereits vermuten lässt – eine gewisse Flexibilität bei der Planung. „Unbeschränkt“ bedeutet, dass das System bei einem erneuten Bestellvorschlag, vorhandene Bestellungen berücksichtigt und ggf. Mengen anpassen bzw. stornieren „will“, wenn die Bedarfe sich zwischenzeitlich verändert haben. „Keine“ bedeutet, dass das System diese Einkaufszeilen nicht berücksichtigt bzw. bei einem erneuten Bestellvorschlag keinerlei Änderung an bestehenden Bestellzeilen vornehmen will. Leider gibt es derzeit keinerlei Voreinstellung im Bereich „Einkauf“ der dieses Feld in den Bestellzeilen immer auf „keine“ setzt. Denn dieses Feld ist (meine persönliche Meinung!) für die Fertigung unerlässlich – aber nicht für den Einkauf! Stellen Sie sich vor, dass Sie eine Bestellung bereits an den Lieferanten per Mail, Brief oder Fax abgesetzt haben und das System würde nachträglich Mengen in diesen Bestellungen versuchen zu ändern! Auffallen würde es schlimmstenfalls erst dann, wenn die Ware bereits geliefert wurde… Ereignismeldungen: Das Feld „Ereignismeldung“ beinhaltet insgesamt sechs Optionsfelder: leer Keinerlei Auswirkungen, d.h. es passiert „nichts“ wenn man die Ereignismeldung „durchführen“ lässt Neu Erstellen einer neuen Bestellung, bzw. Umlagerung (in der Produktion bzw. Auftragsplanung: Fertigungs- bzw. Montageaufträge). „NEU“ wird von dem Programm immer dann eingesetzt, wenn der Bedarf zurzeit nicht durch den Lagerbestand gedeckt wird, das Feld „Planungsflexibilität“ auf „KEINE“ gesetzt wurde oder bereits bestehende Bestellzeilen aufgrund der Fälligkeit nicht geändert werden können. Menge ändern Ändert die Menge in einer bestehenden Bestellung (Umlagerung, Montage- oder Fertigungsauftrag) ab, um einen neuen bzw. geänderten Bedarf zu decken Neu berechnen Erneute Berechnung des Fälligkeitsdatums in einem bestehenden Wiederbeschaffungsauftrag Neu berechnen Kombination aus den beiden o.g. Optionen: das Fälligkeitsdatum wird & Menge ändern in einem vorhandenen Wiederbeschaffungsauftrag neu ermittelt und die Menge geändert. Stornieren Storniert einen bestehenden Wiederbeschaffungsauftrag Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 66 © S. Klimke/SPOTS-BSS Ereignismeldung durchführen: Dies ist ein JA/NEIN-Feld – ist das Häkchen gesetzt und der nächste Schritt (nach „Planung berechnen“) wird durchgeführt (= Klick auf „Ereignismeldung durchführen“ im Menüband/Reiter „Start“) – wird für alle so gekennzeichneten Zeilen ein Wiederbeschaffungsauftrag erstellt bzw. geändert/storniert. 2.4.2.1 ÜBUNG: Erstellen Sie einen Bestellvorschlag – gefiltert auf einen Artikel Sollten Sie bereits einen Bestellvorschlag erstellt haben, löschen Sie zunächst alle vorhandenen Zeilen (klicken Sie dazu in den tabellarischen Bereich auf die linke obere Ecke und markieren Sie so alle vorhandenen Zeilen – im Anschluss drücken Sie STRG + ENTF oder klicken auf „Löschen“ – und bestätigen die „Löschmeldung“. Klicken Sie auf „Planung berechnen“ und filtern Sie bitte auf den Artikel „C-100“. Achten Sie bitte darauf, dass kein weiterer Filter gesetzt wurde. Beim ersten Versuch, diesen Artikel zu „planen“ erhalten Sie vermutlich folgende „Abbruchmeldung“: Wissen Sie, was Sie Ihnen diese Meldung sagen will? Lassen Sie sich bitte von dieser Meldung nicht irritieren. Der Begriff „Lagerhaltungsdaten“ bedeutet nicht automatisch, dass hier tatsächlich auch dieser „Zusatz“ für die Disposition vorhanden sein muss, sondern in diesem Fall betrifft das auch die Planungsparameter in der Artikelkarte selbst. Um diese Meldung jetzt zu beheben, verlassen Sie den Bestellvorschlag einmal komplett und öffnen die Artikelkarte. Da Sie sich bereits im Bereich „Planung“ des Einkaufs befinden, genügt es hier in diesem Menübereich auf den Menüpunkt „Artikel“ zu klicken und nach dem Artikel zu suchen. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 67 © S. Klimke/SPOTS-BSS (Das Suchfenster starten Sie mit der Tastenkombination „STRG + F“). Um zu prüfen, ob es Lagerhaltungsdatenkarten gibt, können Sie bereits über die Artikelübersicht diesen Bereich aufrufen – klicken Sie dazu auf den Reiter „NAVIGATE“ und dann auf „Lagerhaltungsdaten“: (Diese Ansicht zeigt, dass der Cursor auf den Datensatz von Artikel „C-100“ platziert wurde. In der Artikelübersicht selbst, können Sie prüfen ob es Lagerhaltungsdaten gibt oder nicht…) Sobald Sie auf das Symbol „Lagerhaltungsdaten“ geklickt haben, öffnet sich eine „Übersicht“: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 68 © S. Klimke/SPOTS-BSS Wie Sie anhand der Lagerhaltungsdatenübersicht sehen können, gibt es zu dem Artikel „C100“ bisher keinerlei Einträge. Das heißt, die Meldung, die wir bei Abruf im Bestellvorschlag gesehen haben, kommt definitiv aus der Artikelkarte selbst. Schließen Sie die Ansicht der Lagerhaltungsdaten und öffnen Sie die Artikelkarte im „Bearbeiten“-Modus (entweder durch einen Doppelklick oder durch Klick auf das Symbol „Bearbeiten“): Sobald die Artikelkarte geöffnet wurde, öffnen Sie das Register „Planung“: Wie Sie anhand der Beispielansicht sehen können, wurde zwar das Wiederbeschaffungsverfahren „Feste Bestellmenge“ eingestellt ABER es wurde vergessen dem System wenigstens auch eine Bestellmenge mitzugeben. Und das wollte Ihnen die Meldung mitteilen. Um das Ganze zu beheben, setzen Sie bitte den Minimalbestand auf „50“ – und geben für unser Beispiel noch eine Bestellmenge von „80“ vor. So könnte es dann aussehen: Schließen Sie die Artikelkarte und kehren Sie bitte in den Bestellvorschlag zurück. Führen Sie erneut „Planung berechnen“ für den Artikel „C-100“ aus – dieses Mal sollten Sie erfolgreich eine Bestellvorschlagszeile erstellen können. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 69 © S. Klimke/SPOTS-BSS Ansicht der Bestellvorschlagszeile nach Füllen: Nachvollziehen der vorgeschlagenen Mengen: Wie Sie sehen können, hat das System zwei Zeilen vorgeschlagen. In den beiden Zeilen steht zurzeit kein Lagerort, da im „Cronus“ das Buchen ohne Lagerort zugelassen ist. Im „echten Leben“ ist das anders – hier darf normalerweise nie ohne Lagerort gebucht werden. Grob kann man sagen, dass das System beim Berechnen des Bestandes jeden Lagerort berücksichtigt (auch einen „leeren“ wie man hier sehen kann), auf den dieser Artikel jemals lag. Zudem trennt das System hier Bedarf und vorgegebene Planungsparameter. Um zu sehen, woher die Mengen kommen platzieren Sie Ihren Cursor auf einen der beiden Zeilen und klicken dann auf das Symbol „Bedarfsverursacher“: Da bei diesem Artikel die Einstellung zu „Bedarfsverursacherposten“ an für sich nicht vorgenommen wurde, erhalten Sie zunächst die hier gezeigte Hinweismeldung. Bestätigen Sie durch Klick auf „OK“. Das System öffnet die Übersicht der „Bedarfsverursacher“ – klicken Sie auf das Symbol „Mge. ohne Bedarfsverursacher“: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 70 © S. Klimke/SPOTS-BSS Ansicht der „Mge. ohne Bedarfsverursacher“: Sie sehen hier in der Anzeige, dass das System eine „Notfallbestellung“ auslöst. Die kleine Meldung, die Sie hier im Bildschirmausschnitt sehen, ist ein sogenannter „Tooltipp“, der erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Begriff „Notfall…“ schweben. Um herauszufinden, was diese Notfallbestellung tatsächlich auslöst, schließen Sie bitte dieses Fenster und kehren zurück in die Artikelkarte von „C-100“: Dieser Artikel wird in der Fertigung verwendet, daher wurden 37 Stück bereits als Komponenten in einem Fertigungsauftrag geplant. Wenn Sie auf die „37“ klicken (dies ist wieder ein „Hyperlink“) – kommen Sie in die nächste Übersicht: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 71 © S. Klimke/SPOTS-BSS Hm, werden Sie jetzt vielleicht sagen, im „Tooltipp“ stand doch was von „Startdatum 01.01.16?“ Ja – das ist auch korrekt – denn diese Aussage bezieht sich jetzt auf das von uns vorgegeben Startdatum bei „Planung berechnen“. Auch sehr interessant ist in diesem Zusammenhang allerdings eine weitere Ansicht – die „Artikelverfügbarkeit nach Ereignis“ – um sich diese Ansicht anzeigen zu lassen, klicken Sie im Menüband des Bestellvorschlags auf den Menüpunkt „Artikelverfügbarkeit“ und in der geöffneten Auswahl auf „Ereignis“: Ansicht der Artikelverfügbarkeit: Hier sehen sofort, warum das System die 37 Stück vorschlägt… Sie können die einzelnen Zeilen auch „auf“- und „zuklappen“ – zwecks Übersichtlichkeit bietet sich das hier an. Schließen Sie diese Übersicht und kehren Sie in den Bestellvorschlag zurück. Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 72 © S. Klimke/SPOTS-BSS Warum werden jetzt zwei Zeilen vorgeschlagen? a) Das System erkennt aufgrund der vorhandenen Komponentenzeilen einen „Bedarf“ von 37 Stück – diesen will das System durch eine Bestellung decken. b) Des Weiteren erkennt das System, dass für den Artikel ein „Minimalbestand“ und eine „Bestellmenge“ vorgegeben wurden. Um diese Planungsparameter zu erfüllen, erstellt das System die zweite Zeile. HINWEIS: Würden für diesen Artikel „Lagerhaltungsdaten“ existieren, sähen die Bestellvorschlagszeilen identisch aus. Gäbe es zwischen Lagerort „leer“ und „Weiß“ Umlagerungsrouten und nur ein Lagerort wäre für diesen Artikel der „Einkaufslagerort“, hätte das System einmal eine Bestellung (in der Bestellvorschlagszeile: Art = Einkauf) und einmal eine Umlagerung vorgeschlagen. Ehrlich gesagt, werden Sie manche der vorgeschlagenen Mengen nicht so einfach nachvollziehen lassen, wie in diesem Beispiel – aber Sie haben jetzt gesehen, wie Sie selbst vorgehen können. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Recherche auch immer die verwendeten Datumszeiträume – denn auch diese haben IMMER einen Einfluss auf die Erstellung der Bestellvorschlagszeilen. Eigene Notizen: Microsoft Dynamics™ NAV2015 Seite 73 © S. Klimke/SPOTS-BSS Ende der Leseprobe von: Einkauf und Verkauf mit Microsoft Dynamics™ NAV2015 Sonja Klimke Hat Ihnen die Leseprobe gefallen? Das komplette Buch können Sie bestellen unter: http://epub.li/1DJ4YIF
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