Bund der Versicherten Fallstudie

„Die gemeinsam mit Bottomline eingeführte Transform
Lösung bietet uns signifikante Einsparmöglichkeiten,
besseren Kundenservice und langfristige Zukunftssicherheit.“
Mario Leuner, Vorstand
Bund der Versicherten Fallstudie
„Offensiv für den Verbraucherschutz“ lautet
das Leitmotiv des Bundes der Versicherten
(BdV), Deutschlands größter unabhängiger
Verbraucherschutzorganisation für private
Versicherungsfragen.
Seine über 52.000 Mitglieder
berät der BdV mit Volljuristen und
Versicherungsexperten individuell.
Im Sinne der Gemeinnützigkeit
bietet der fast ausschließlich aus
Mitgliedsbeiträgen finanzierte Verein
auch allen Nichtmitgliedern mit Hilfe von
Broschüren und Merkblättern unabhängige
Informationen zu privaten Versicherungen.
Über eine Tochtergesellschaft können BdVMitglieder darüber hinaus in den Genuss
günstiger Versicherungskonditionen
kommen, die auf provisionsfreien
Rahmenverträgen mit verschiedenen
Versicherungsgesellschaften beruhen.
Dokumenten-Prozess-Automation
Vorbei die Zeiten, als die Mitarbeiter von
Deutschlands größter unabhängiger
Verbraucherschutzorganisation
für Versicherte, dem BdV, die
unterschiedlichsten Dokumente für
Mitglieder und andere Verbraucher noch
selber auf diversen Druckern ausdrucken,
dann einsammeln, verpacken und
versenden mussten.
Dank der Bottomline Technologies hat die
gemeinnützige Non-Profit-Organisation
die Generierung und Ausgabe von
Dokumenten über Print- und OnlineKanäle nun automatisiert.
Die ehemals völlig veraltete, noch dazu
individuell entwickelte und damit von
einzelnen Know-how-Trägern abhängige
IT ist damit komplett abgelöst. „Nach
bereits erfolgter Einführung eines
neuen Archivs und eines neuen ERP/ Warenwirtschaftssystems haben wir
mit Transform nun systemtechnisch
unser integriertes magisches Dreieck
vervollständigt“ erläutert Mario Leuner, in
Vorstand beim BdV.
Transform muss in diesem Kontext hoch
komplexe Anforderungen erfüllen, denn
es geht beileibe nicht nur um den Versand
von einzelnen Briefen, sondern von
kundenindividuell zusammengestellten
Dokumentensets mit unterschiedlichsten
Anlagen.
Mitgliederbetreuung profitiert von
effizienter Dokumenten-ProzessAutomation
Gleich, ob es sich um Informationspakete
mit Merkblättern und Broschüren zu den
verschiedenen Versicherungsthemen oder
um Dokumente im Zusammenhang mit
den über 120.000 Versicherungsverträgen
handelt, die eine Tochtergesellschaft des
BdV verwaltet. Gestützt auf XML-Dateien,
die das ERP-System bereitstellt, steuert
Transform je nach Geschäftsvorfall den
gesamten Prozess der Zusammenstellung
und des Versands von kompletten
Dokumentensets.
Die Projektpartnerschaft
Maßgeblichen Anteil an der
erfolgreichen Neugestaltung des
Dokumentenmanagements misst Leuner
dem Engagement der Bottomline
Technologies GmbH bei.
Die hatte sich aufgrund ihrer Erfahrung in
vielen anderen erfolgreichen Projekten und
ihres Verständnisses der spezifischen BdVGeschäftsanforderungen gegen andere
Mitbewerber durchsetzen können.
Bottomline Technologies überzeugte
funktionell mit ihrem Angebot der
Transform Produktsuite.
Die Lösung beschränkte sich dabei aber
bei weitem nicht nur auf die Bereitstellung
der Schnittstellen zum Archiv und zum
ERP-System Microsoft Dynamics AX.
Denn dank der visualisierten Programmieroberfläche und der
grafischen Entwicklungsumgebung von Transform konnte
der BdV die gesamte komplexe Geschäftslogik des Output
Managements zwar selbst entwickeln. „Aber wenn wir nicht
weiterkamen, war für uns seitens der Bottomline Technologies
tagtäglich jemand verfügbar, mit dem wir telefonisch oder per
Fernwartung fachliche Lösungen erarbeiten konnten. Ich habe
selten mit einem Dienstleister zusammengearbeitet, der so einen
guten Support leistet“, bestätigt Leuner und unterstreicht auch
mit Blick auf die Flexibilität bei der Ansteuerung unterschiedlicher
Ausgabekanäle die langfristige Zukunftssicherheit der realisierten
Gesamtlösung.
Transform
Aus einem Portfolio von rund 300 Einzeldokumenten stellt
Transform die pro Adressat erforderlichen Dokumente in der
benötigten Reihenfolge zusammen, befüllt bei Bedarf Formulare
und andere Dokumente mit den individuellen Geschäftsdaten
eines Adressaten aus dem ERP-System und versendet die
fertigen Dokumentensets wahlweise per E-Mail mit angehängten
PDF-Dokumenten oder per Post.
Im Fall des Versands per Brief berücksichtigt die TransformLösung zum Beispiel, ob Dokumente duplex gedruckt oder
ob einzelne Seiten geheftet werden sollen, und berechnet
außerdem, wie hoch das Porto für eine Sendung ist. Danach
geht es zur Weiterverarbeitung in die zentrale Druckstraße, die
auf ein Volumen von bis zu 100.000 Blatt Din-A4-Papier pro
Monat ausgelegt ist und gemeinsam mit Transform eingeführt
wurde. Abschließend sorgt Transform selbstverständlich auch
für die revisionssichere Archivierung jedes Geschäftsvorfalls.
„Und es ist nicht unüblich, dass schon mal 80 bis 90 Seiten im
Zuge eines Gesprächs zusammengestellt werden. Entsprechend
signifikant sind natürlich die Zeiteinsparungen durch diese Art
der Automatisierung“, so Leuner.
Über Bottomline Technologies
Bottomline Technologies (NASDAQ: EPAY) liefert
gemeinschaftliche Zahlung, automatisierte Rechnungs- und
Dokumentenerstellung für Gesellschaften, Finanzunternehmen
und Banken in der ganzen Welt.
Die Lösungen der Firma werden verwendet, um Prozesse
zu automatisieren und zu managen, einschließlich
Zahlungen,Rechnungsstellung, globales Bargeldmanagement,
Finanzierung für Lieferketten und Transaktionsdokumente.
Organisationen vertrauen diesen Lösungen, um
ihre Kostensenkungsanforderungen zu erfüllen,zur
Wettbewerbsdifferenzierung und zur Optimierung ihres
Arbeitskapitals.
Bottomline hat seinen Hauptsitz in den USA und auch
Büros in Europa, Asien sowie im pazifischen Raum. Weitere
Informationen erhalten Sie auf www.bottomline.de
Ein halbes Jahr nach Einführung der Transform-Lösung ist es
laut Mario Leuner zwar noch zu früh, exakte Kennzahlen zu
Einsparungseffekten zu präsentieren, aber deutlich spürbar sei
von Anfang an gewesen, dass die etwa 30 Mitarbeiter dank
dieser modernen Art der Dokumenten-Prozess-Automation viel
mehr Zeit für die Mitgliederbetreuung aufwenden können. Kein
Wunder: In einem typischen Dialog zwischen BdV-Berater und
Mitglied über den optimalen Versicherungsschutz zum Beispiel
werden im Mittel drei bis vier Anlagen angefordert, und jede
davon kann aus bis zu acht Einzeldokumenten bestehen.
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