Kurzanleitung Privacysoft EE

KurzanleitungPrivacysoftEnterprise
DieseKurzanleitungsolldenEinstiegindieArbeitmitPrivacysofterleichtern.
UmdieeinzelnenMenüpunkte,dieBedeutungenundFunktionenderverwendetenSymboleusw.
kennenzulernen,solltenSieunbedingteinen(intensiven)BlickindieAnwendungshilfewerfen.
Die Anwendungshilfe öffnet sich als "popup" beim Anmelden an Privacysoft. (Hinweis: Falls sich
dasFensternichtöffnet,liegtdasandenEinstellungenIhresBrowsers.Siemüssen"popups"für
dieAnwendungzulassen.)
! Gutzuwissen:HilfestellungzumThemaDatenschutzfindenSieinderAusfüllhilfe:WennSie
einVerfahreneditierensehenSiedasSymbol nebendenFragenoderÜberschriften.EinKlick
darauföffneteinBrowserfenstermitderAusfüllhilfe,derTooltipzeigtRechtsgrundlagenan.
Schritte/VorgehensweisenachderInstallation:
1.Lizenzeingeben
Beim ersten Start der Anwendung erscheint ein Dialog über den Sie die Lizenzdaten eingeben
müssen.
! Hinweis: Lizenznehmer und Lizenzschlüssel finden Sie auf Ihrem Lizenznachweis. Achten Sie
auchbei"Lizenznehmer"aufdiekorrekteSchreibweise!
2.Benutzereditieren
MeldenSiesichalsBenutzer"dsb/admin"mitdemKennwort"abc"an.
GehenSieindieBenutzerverwaltung:OPTIONEN→BENUTZERVERWALTUNG→BENUTZER.
KlickenSieaufdasSymbol inderZeiledesBenutzersdsb/adminundwählenSieindemDialog
beiBenutzerrolle"Universal-Benutzer"aus.SiekönnendenNamenundLoginändern,dasKennwortsolltenSieaufjedenFalländern.Durch"Speichern"bestätigenSiedieÄnderungen.
Melden Sie sich ab und mit den geänderten Daten (Kennwort, Login) wieder an. Sie haben jetzt
(durchdiezugewieseneRolle"Universal-Benutzer")alleRechte.
Sie haben jetzt gelernt, wie Benutzer geändert werden können. Die Vorgehensweise beim AnlegenneuerBenutzeristgleich.NebenKennwort,Rolle,LoginundNamekönnenSienocheineEMailadressehinterlegenunddenBenutzereinerFachabteilung/Gruppezuordnen.
! Wichtigzuwissen:EinBenutzeristinderRegeleinerverantwortlichenStelle(VS)zugeordnet.
ErkannaberauchmehrerenVSzugeordnetwerden.
FachabteilungenundGruppensindimmereinerkonkretenVSzugeordnet.DieRollensinddagegenkonzernweitdefiniert.
BeimAnmeldenmüssenBenutzer,diemehrerenVSzugeordnetsind,nachEingabevonLoginund
KennwortdieVSauswählen,indersie"arbeiten"wollen.
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Kurzanleitung
3.Struktureinrichten
BevorSieweitereEinstellungenvornehmen,solltenSiesichmitderStrukturvertrautmachen:
! EineInstallationistgrundsätzlich"konzernbezogen".
! Innerhalb des Konzerns können beliebig viele (mindestens 3, höchstens die Anzahl der von
Ihnen lizenzierten) verantwortliche Stellen angelegt werden. Dies sind die rechtlich eigenständigen Konzerngesellschaften und aus datenschutzrechtlicher Sicht für die Verarbeitung
derpersonenbezogenenDatenverantwortlich.
! Jede verantwortliche Stelle kann wiederum in beliebig viele Fachabteilungen untergliedert
werden.
! DieEbeneunterhalbderFachabteilungsinddieBenutzergruppen.Verfahrenwerdenimmer
mindestenseinerBenutzergruppezugeordnet.EineFachabteilungkannbeliebigvieleBenutzergruppenhaben.
! Benutzer werden Benutzergruppen zugeordnet, wobei einer Gruppe beliebig viele Benutzer
angehörenkönnen.DieRechteerhältderBenutzerüberdieihmzugeordneteBenutzerrolle.
3.1ZuKonzern
! DieAnmeldungeinesBenutzerserfolgtimmeraneinerkonkretenVS.
WomacheichEinstellungenfürdieKonzernebene?
EsgibtEinstellungen,diefürdengesamtenKonzerngelten(z.B.dieLizenz),anderebeziehensich
aufdieVSundeinigesindbezogenaufdengeradeangemeldetenBenutzer.
Auch wenn die Einstellungen konzernweit gelten, werden sie von einem Benutzer an der VS
durchgeführt,andererangemeldetist.ObeinBenutzerkonzernweiteEinstellungenvornehmen
kann,hängtnichtdavonab,anwelcherVSersichanmeldet,sondernvonderBenutzerrolle,die
ihmzugewiesenist.
KonkretwerdenindenfolgendenMenüpunktenKonzerneinstellungenvorgenommen:
OPTIONEN→FACHLICHEEINSTELLUNGEN→KONZERN
OPTIONEN→PROGRAMMEINSTELLUNGEN→KONZERN
OPTIONEN→BENUTZERVERWALTUNG→ROLLEN
! Hinweis: Auch die Benutzerverwaltung über LDAP wird konzernweit bearbeitet (siehe hierzu
dieseparateAnleitung"LDAP-Schnittstelle").
3.2ZuVerantwortlicheStelle
BeiderInstallationwirdein"Standardunternehmen",d.h.eineVerantwortlicheStelle(VS)angelegt. Weitere VS werden über OPTIONEN → FACHLICHE EINSTELLUNGEN → KONZERN angelegt.
HierfürwirddasRecht"FachlicheEinstellungen–Konzern"benötigt!
DieEingabederStammdaten(Name,Adresse,verantwortlichePersonenusw.)einerVSkannüber
OPTIONEN→FACHLICHEEINSTELLUNGEN→KONZERNoderüberOPTIONEN→FACHLICHEEINSTELLUNGEN→VERANTWORTLICHESTELLE→STAMMDATENvorgenommenwerden.
! Wichtig zu wissen: Beim Anlegen einer neuen VS wird (sofern es keinen Benutzer im System
mitderBerechtigung"Benutzer(Konzern)"gibt)einBenutzermiteinemLoginangelegt,derdem
NamenderneuenVSentspricht.DasKennwortdesneuenBenutzerslautet"abc".Gibteseinen
BenutzermitderBerechtigung"Benutzer(Konzern)",kanndieserauchdieBenutzerderneuenVS
bearbeiten,d.h.eswirdkeinneuerBenutzerangelegt.
Kurzanleitung
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3.3ZuVerantwortlicheFachabteilung/Benutzergruppen
DieFachabteilungenderVSwerdenunterOPTIONEN→VERANTWORTLICHESTELLE→FACHABTEILUNGENangelegt.
Benutzergruppen,diejeweilseinerkonkretenFachabteilungzugeordnetwerden,legenSieunter
OPTIONEN→VERANTWORTLICHESTELLE→GRUPPENan.
GrundsätzlichkönnenSieeinerverantwortlichenFachabteilungmehrereBenutzergruppenzuordnen.InderPraxisgibteshierofteine1:1Beziehung,d.h.,fürjedeverantwortlicheFachabteilung
wirdgenaueineBenutzergruppeangelegt(z.B.fürdiePersonalabteilungwirddieBenutzergruppe
Personalabteilungangelegt).WirempfehlenfürdenEinsteignureineBenutzergruppejeFachabteilunganzulegen.
3.4ZuVerfahren
Legt ein Benutzer ein Verfahren an, so wird dieses Verfahren mit seiner Benutzergruppe "verknüpft".DieDatenfürdieverantwortlicheFachabteilung(NamederAbteilung,StandortundVerantwortlicher)imKapitel1"BetriebsinterneAngaben"desVerfahrenswerdenausdenStammdatenderFachabteilungdesBenutzersgeholt.
Wichtigzuwissen:DieZuordnungeinesVerfahrenszueinerBenutzergruppeunddamitderFachabteilungkannnachträglichüberdie"Eigenschaften"einesVerfahrensgeändertwerden.
3.5ZuBenutzerrolle
DieRollenwerdenimMenüpunktOPTIONEN→BENUTZERVERWALTUNG→ROLLENangelegtund
editiert. Die definierten "Tätigkeiten" entsprechend weitgehend den Menüpunkten in der Anwendung. Besonderheiten (z.B. bei "Rechte auf Verfahren") sind in der Anwendungshilfe erläutert.
EinemBenutzerkannnureineBenutzerrollezugewiesenwerden.
Wichtigzuwissen:ÄnderungenbeidenBenutzerrollenwerdenerstbeimnächstenAnmeldendes
Benutzerswirksam!
4.TippsfüreineTestumgebung
VSkönnendeaktiviertwerdenunddieStammdatenkönneneditiertwerden.
Grundsätzlichistessinnvoll,eineVSals"Testunternehmen"zuverwenden.WennIhreTestsabgeschlossensind(undSiegeradekeineweiterenTestsmachenwollen)SiekönnendieseVSdeaktivieren.DieVSwirddannaufderAnmeldeseitenichtangezeigtunddieangelegtenVerfahrenerscheinenauchnichtinderListederVerfahren(Hinweis:SichtbarsinddieVerfahrenallerVSnur
fürBenutzermitdementsprechendenRechtauf"VerfahrengesamterKonzern").
SiekönnenhierauchVerfahrenanlegenunddiesespäterüberdieEx-undImportfunktionindie
produktivenVSübernehmen.AuchdasEx-undImportierenvollständigerVSistmöglich.
FürRückfragenstehenwirgernezurVerfügung!
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