E-Mail-Archivierung aus Lotus Notes Verwaltung und Archivierung von E-Mails aus Lotus Notes mit enaio® Einbindung von Collaboration und Workflow Management In den vergangenen Jahren hat sich die E-Mail zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsleben entwickelt. Unternehmen kommunizieren per EMail oder führen Vertragsverhandlungen auf dem elektronischen Weg. Die schnelle und unkomplizierte Kommunikation per E-Mail ist heute wichtiger als Brief oder Fax. Und das E‑Mail-Aufkommen wird täglich größer. Das ständig wachsende Volumen von E‑Mails und Anhängen belastet nicht nur die Infrastruktur und das IT-Budget von Unternehmen, sondern bindet auch immer mehr Zeit und Arbeitskraft. Ganz wichtig: Da E‑Mails in vielen Fällen Geschäftsdokumente aus Papier ersetzen, unterliegen auch sie einer Aufbewahrungsfrist, wie sie für handels- und steuerrechtlich relevante Daten gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit der Anbindung von enaio® an Lotus Notes sind Sie auch hier auf der sicheren Seite. Key Features: Revisionssichere Archivierung direkt aus Lotus Notes Unternehmensweiter Zugriff auf alle archivierten E‑Mails Archivierung mit oder ohne Anhänge Entlastung des Lotus-Domino E‑Mail-Servers Vermeidung von Doppelablagen Start von Workflows in enaio® mit Übergabe von Lotus-NotesDaten Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für die Archivierung wichtiges Thema ist der zentrale Zugriff auf die Daten sowie die sichere Archivierung der elektronischen Korrespondenz über Jahre bzw. über Jahrzehnte hinaus. Die heute oft notwendige Flexibilität für eine strukturierte Ablage elektronischer Korrespondenz, die Zuordnung dieser Daten in einen bestimmten Kontext unabhängig vom Empfänger, über Abteilungen und Unternehmen hinaus, lässt Lotus Notes schnell an seine Grenzen stoßen. Außerdem empfiehlt es sich, das bestehende Lotus Notes zu entlasten und die Daten sicher und ressourcenschonend auszulagern. Ein anderes Die Anbindung von enaio® mit Hilfe der Komponente enaio® documentstorage an Lotus Notes misst der elek tronischen Korrespondenz den gleichen Stellenwert wie dem geschäftsrelevanten Briefverkehr zu. Es ergänzt enaio® server enaio® document-storage Lotus Notes Domino Server Archivierung mit/ohne bzw. separate Ablage von Anhängen Lotus Notes Client 1 Lotus Notes Client 2 Lotus Notes Client n Software für Macher. E-Mail-Archivierung aus Lotus Notes Die Vorteile der Lösung: Einfache und revisionssichere Archivierung von Lotus-Notes-Mails Ermöglicht unternehmensweiten Zugriff auf geschäftsrelevante Daten Unterstützt Collaboration und weitere ECM-Funktionen wie z. B. Workflows Entlastet den Lotus-DominoE‑Mail-Server, erhöht die Performance Leicht zu bedienen, da weitestgehend in Lotus Notes integriert Leicht zu installieren und zu konfigurieren Lotus Notes um viele wichtige Funktionen und erlaubt das revisionssichere Auslagern, Verwalten und Archivieren von LotusNotes-Mails, so dass ein zentraler, unternehmensweiter Zugriff auf alle archivierten E‑Mails besteht. enaio® document-storage ermöglicht die Archivierung direkt aus Lotus Notes heraus. Die Funktionen sind über eine Symbolleiste vollständig in Lotus Notes integriert und damit leicht und ohne große Umgewöhnung zu bedienen. Für die weitere Konfiguration des Dienstes stehen übersichtlich geordnete Menüs zur Verfügung. Über das Konfigurationsmenü kann der Administrator die Art und Weise der Archivierung festlegen (Umgang mit Anhängen und vordefinierte Ablageorte). Ein Ablagemenü erlaubt dem einzelnen Nutzer die individuelle Steuerung der Archivierungsprozesse. Auf Wunsch erhält der Anwender auch eine Vorschau auf den Inhalt des zu archivierenden Objektes. enaio® legt die Daten dann im gewählten Kontext ab, prüft sie und verhindert so doppelte Archivierungen. Mit enaio® werden Lotus‑Notes-Mails sicher archiviert. Dazu werden die Daten in ein revisionssicheres Datenformat konvertiert und als Dokumente in enaio® abgelegt. Jederzeit können die archivierten E‑Mails wieder hergestellt werden. Dabei werden von den archivierten E-Mails Kopien erstellt, so dass die Revisionssicherheit stets gewährleistet bleibt. E‑Mails werden sowohl mit und ohne Anhang bzw. Anhänge archiviert. E‑Mail-Anhänge können auch durch Links ersetzt werden, was die Netzlast beim internen Versand von E‑Mails vermindert und die Übertragungsgeschwindigkeit steigert. Der Lotus-DominoE‑Mail-Server wird so durch die Auslagerung von Daten auf externe Speichermedien nachhaltig entlastet. Mit der Übergabe von Lotus-Notes-Daten an enaio® können Workflowprozesse gestartet und so automatisierte Betriebsabläufe in Gang gesetzt werden. Dies erweitert die Möglichkeit eines unternehmensweiten, gemeinsamen Zugriff auf archivierte E‑Mails um zusätzliche Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. OPTIMAL SYSTEMS GmbH · Unternehmenszentrale · Cicerostraße 26 · 10709 Berlin · Telefon: +49 30 895708–0 · [email protected] optimal-systems.de
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