Das VRSG | Magazin 04 Fit für die «neue Welt des Arbeitens» 08 Mobile Lösung überzeugt 12 «Wie von der Schreibmaschine zum PC» 14 «Mit der Erfahrung kommt auch die Gelassenheit.» S Inhaltsverzeichnis 01 No.1 | 2016 02 S Editorial 04 LIEBE LESERINNEN UND LESER Die einen nennen es «digitale Transformation», die anderen die «neue Welt des Arbeitens». Ob so oder anders: Die Möglichkeiten und Potenziale der digitalen Medien und des Internets verändern Unternehmen und Verwaltungen in ihren Arbeitsweisen, Strategien, Strukturen und Prozessen. Mobile «Büroarbeit», flexible Arbeits(zeit)modelle und neue Organisationsformen lauten die Stichworte. Diese Veränderungen gehören mit zu den wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen der kommenden Jahre. Als Gesamtdienstleisterin, die konsequent auf die öffentlichen Verwaltungen ausgerichtet ist, arbeiten wir kontinuierlich an der «Verwaltungswelt» von morgen, damit unsere Kunden in ihrem Umfeld gerüstet sind für die Chancen und Herausforderungen, welche die Digitalisierung mit sich bringt. Dieses VRSG | Magazin nimmt Sie mit auf eine kleine Reise in die Zukunft. Viel Vergnügen! Ihr Peter Baumberger Die Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) und die Digitalisierung verändern unsere Lebens- und Arbeitsgewohnheiten unaufhaltsam und grundlegend. Kaum ein Arbeitgeber kann sich diesem Trend entziehen. S Inhaltsverzeichnis 03 08 Der Trend zum mobilen Arbeiten macht vor den öffentlichen Verwaltungen nicht Halt. Die VRSG wird dieser Entwicklung mit VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen gerecht. 12 Seit Januar 2015 ist VRSG | AXIOMA Bürgerrecht und Zivilstand beim Amt für Bürgerrecht und Zivilstand des Kantons St. Gallen in Betrieb. Carmen Zanga, stellvertretende Amtsleiterin, zu den Erfahrungen. INHALT 14 Roman Keller, Leiter Produktgruppe Management der VRSG, ist als Projekt- und Teamleiter vielseitig gefordert. Herausforderungen sind für ihn Motivation. Ein Porträt. Editorial02 Inhaltsverzeichnis03 Fit für die «neue Welt des Arbeitens» 04 Mobile Lösung überzeugt 08 «Sie haben einen Abschluss – wir eine Stelle.» 11 «Wie von der Schreibmaschine zum PC» 12 «Mit der Erfahrung kommt auch die Gelassenheit.» 14 Neu in der Geschäftsleitung 16 Titelbild: Roman Keller, Leiter Produktgruppe Management, Bereich Finanzen & Objekte. 04 S Neue Welt des Arbeitens Die VRSG rüstet sich und ihre Kunden für die Zukunft S FIT FÜR DIE «NEUE WELT DES ARBEITENS» Die rasche Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) und die zunehmende Digitalisierung verändern unsere Lebens- und Arbeitsgewohnheiten unaufhaltsam und grundlegend. Sie ermöglichen immer mehr zeitliche und räumliche Flexibilität. Kaum ein Arbeitgeber, ob privat oder öffentlich, kann sich diesem Trend entziehen. Aus Sicht der meisten Anwenderinnen und Anwender müssen Informations- und Kommunikationstechnologien die Arbeit und das Leben vereinfachen und «funktionieren» – wie und warum, ist uns in der Regel ziemlich egal. Entsprechend ist der grösste Teil der Arbeit, die IT-Dienstleister verrichten, nicht sichtbar und bleibt unter der Oberfläche. Wir nehmen aus Anwender- und Kundensicht nur die Spitze des Eisbergs wahr. Das ist bei der VRSG nicht anders: Sie arbeitet kontinuierlich an der Optimierung ihrer Dienstleistungen und Lösungen. Oft ist das nicht eins zu eins sichtbar. Immer aber geschieht es mit dem Blick auf die Entwicklungen der Zukunft. Die wichtigste ist aktuell die Entwicklung hin zu einer «neuen Welt des Arbeitens». Für Martin Baumgartner, Leiter Integration & Architektur der VRSG, sind die Integra tionsstrategie und die Gesamtdienstleistungen der VRSG unabdingbar dafür, dass die Kunden die Chancen der künftigen Entwicklungen nutzen können: «Zugleich rüsten wir uns mit der 2015 gestarteten Erneuerung unserer gesamten Architektur in den kommenden Jahren zusätzlich für die Zukunft.» S Neue Welt des Arbeitens «Kein Stein auf dem anderen» Das Büro ist nicht mehr der einzige Ort für sogenannte «Büroarbeit», die Arbeitsstile unterscheiden sich immer mehr, traditionelle Organisationsstrukturen lösen sich auf, und das Modell der Vollzeitstelle wird mehr und mehr durch alternative Beschäftigungsformen abgelöst: So lauten, kurz zusammengefasst, die Erkenntnisse, die Michael Bartz und Thomas Schmutzer bereits 2014 in ihrem Buch «New World of Work. Warum kein Stein auf dem anderen bleibt» festhielten. Vielseitige Chancen Was noch vor wenigen Jahren futuristisch anmutete, ist heute Realität. Dieser «neuen Welt des Arbeitens» wollen und können sich – als klassische Dienstleister – öffentliche Verwaltungen nicht entziehen. Sie bietet vielseitige Chancen, namentlich mit Blick auf Effizienz- und Qualitätsgewinne, und ebenso vielseitige Herausforderungen. Sie erfordert eine neue «Verwaltungswelt», prozess- und arbeits- wie ICT-seitig. Die ICT-Architektur muss das optimale Fundament dafür bieten, dass sich die Möglichkeiten des digitalen Akten- und Prozessmanagements optimal für die Abwicklung bereichs- und organisationsübergreifender Themen und Aufgaben nutzen lassen. Alle notwendigen Objekt- und Subjekt-Daten müssen zentral zur Verfügung stehen und für alle beteiligten Akteure durchgängig und «dediziert» zugänglich sein: immer aktuell und zur richtigen Zeit für die richtige Funktion mit der richtigen Berechtigung. Daten- und Prozessdurchgängigkeit Zugleich müssen sich die Prozesse ebenso dediziert, bereichs- und organisationsdurchlässig einheitlich «managen» lassen. Das gilt im Austausch auf einer Staatsebene – z. B. von Gemeinde zu Gemeinde, zwischen Behörden und Kommissionen derselben Gemeinde, von Abteilung zu Abteilung und Amt zu Amt –, im Austausch zwischen den Staatsebenen, im Austausch zwischen Verwaltungen und der Bevölkerung oder Unternehmen und externen Instanzen wie Ärzten, Banken, Zweckverbänden und weiteren Organisationen. Die Anwendungsbeispiele sind ebenso vielfältig. Sie reichen von der Geburt über einen Umzug bis zum Todesfall, von der Unternehmensgründung über die Abwicklung wirtschaftlicher Geschäfte bis zur Nachfolgeregelung. 05 DAS BUCH Bartz, Michael / Schmutzer, Thomas: New World of Work. Warum kein Stein auf dem anderen bleibt. Trends – Erfahrungen – Lösungen, Linde Verlag / W irtschaftswoche, Wien 2014 (ISBN 978-3-7093-0535-5). Michael Bartz und Thomas Schmutzer beschreiben anschaulich und verständlich den hohen Veränderungsdruck, dem Unternehmen heute ausgesetzt sind – technologische Entwicklungen, damit einhergehendes mobiles Arbeiten, ein schrumpfender Pool von Nachwuchskräften etc. –, welche Aufgaben sich dabei stellen und wie diese zu bewältigen sind. Michael Bartz, Prof. IMC University of Applied Sciences Krems und Unternehmensberater mit den Schwerpunkten «Zukunft der Arbeit» und «Produktivität», verfügt über 16 Jahre internationale Industrie- und Managementerfahrung unter anderem bei Microsoft, Philips und Capgemini. Mag. Thomas Schmutzer ist Geschäftsführer und Gesellschafter der HMP Beratungs GmbH, eines internationalen Beratungsunternehmens mit Sitz in Österreich, das spezialisiert ist auf Technologie- und Organisationsberatung aus einer Hand. Schmutzer hält internationale Vorträge, bloggt regelmässig und schreibt Kolumnen. Mehr auf: http://newworldofwork.wordpress.com http://thomasschmutzer.com 06 S Neue Welt des Arbeitens Neue «Verwaltungswelt» Als Partnerin für die öffentlichen Verwaltungen arbeitet die VRSG gezielt an den Voraussetzungen dafür, dass ihre Kunden die Chancen des Wandels nutzen können. Sie bietet Gesamtdienstleistungen exklusiv für die öffentliche Hand, die sowohl die informations- und kommunikationstechnischen als auch die prozess- und arbeitsorganisatorischen Aspekte umfassen. Diese beruhen auf der langjährigen Erfahrung, dass Entwicklung, Wartung und Weiterentwicklung, Betrieb inklusive Release-Einspielungen, Drucken und Verpacken, Support und Zusatzdienstleistungen eine Einheit bilden. Entsprechend betreibt die VRSG ein eigenes Rechen- und Produktionszentrum. So kann sie die notwendigen zentralen Architekturund Portaldienstleistungen entwickeln und die rundum «gemanagten Services» gewährleisten, welche die Basis für die geforderte neue «Verwaltungswelt» bilden. «Zentrale Portale» Bereits heute gehören zu den «gemanagten Services» der VRSG umfassende verwaltungs spezifische Management-Lösungen, so unter anderen: –VRSG | CO Führungscockpit, –VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung mit verschiedenen Optionen wie zum Beispiel VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen, –die VRSG | eGov Box und die voll integrierten eGovernment- und Cloud-Services der VRSG, –ein Dokumenten-Management-System, –umfassende Sicherheitslösungen für die Zugangs- und Berechtigungsverwaltung wie VRSG | Secure Connect. «Unser enger Austausch mit den Kunden und in den nationalen Gremien zeigt: Das voll integrierte eGovernment und die neue Welt des Arbeitens werden sich weiter rasant entwickeln», sagt Martin Baumgartner. «Die Entwicklung geht klar in Richtung durchgängiger Daten- und Prozessplattformen. Darauf arbeiten wir hin.» Ein Zugang, eine Architektur In der Lösung der Zukunft, erklärt Martin Baumgartner, werden nicht mehr einzelne Lösungen (sogenannte Fachsilos) allenfalls über ein Portal zusammengefasst erreichbar sein, sondern einzelne Prozessschritte oder Services zu einem Ganzen verknüpft und über einen zentralen Einstieg angeboten. Dafür stellen heutige Fachsilos ihre Funktionalitäten über standardisierte Vorgehen zur Verfügung, und sämtliche neuen Lösungen Eine Architektur Sämtliche Lösungen folgen standardisierten Architekturprinzipien. Volle Integration Sämtliche Lösungen, Prozesse und Daten sind vollständig integriert – unabhängig davon, ob es VRSGoder Drittanwendungen sind. Datenhaltung Dank voll integrierter zentraler Datenhaltung und -archivierung haben alle Mitarbeitenden jederzeit auf die Daten Zugriff, für welche sie berechtigt sind. werden – diesem durchgängigen Ansatz entsprechend – nach standardisierten Architekturprinzipien konzipiert. Die Zugangs- und Berechtigungsverwaltung sowie sämtliche Prozesse, Lösungen und Daten inklusive digitales Aktenmanagement werden vollständig integriert sein – unabhängig davon, ob es VRSG- oder Drittanwendungen sind. Abgerundet wird das Zukunftsbild, wie es Martin Baumgartner aus dem Austausch mit verschiede- nen Kunden beschreibt, dadurch, dass die Lösungen und ihre Daten bedürfnisgerecht nach Prozessen, Themen und Organisation strukturiert werden können – je nach Kontext und Berechtigung übergreifend über eine Volltextsuche erreichbar. S Neue Welt des Arbeitens Eine Oberfläche, ein Zugang Sämtliche Prozesse, Anwendungen, Dokumente und Daten sind – der jeweiligen Berechtigung entsprechend – über einen zentralen Einstieg unabhängig von Arbeitsort und -gerät erreichbar. Das Zukunftsbild, das Martin Baumgartner zeichnet, geht «klar in Richtung einer durchgängigen Daten- und Prozessplattform». 07 08 S Mobile Sitzungen Die ersten Gemeinden arbeiten seit September 2015 mit VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen S MOBILE LÖSUNG ÜBERZEUGT Zu den Charakteristika der «neuen Welt des Arbeitens» zählt die Mobilität. Unterwegs arbeiten und auf die benötigten Unterlagen zugreifen: Personen, die viel unterwegs sind oder häufig an Meetings oder Besprechungen teilnehmen, haben den Anspruch, schnell und einfach auf zugehörige Unterlagen und Pendenzen zuzugreifen. Der Trend zum mobilen Arbeiten macht vor den öffentlichen Verwaltungen nicht Halt, Behördenmitglieder und Verwaltungsmitarbeitende erwarten zeitgemässe Arbeitsbedingungen. S Mobile Sitzungen 09 Gemeinderatsschreiber Andreas Kappler und die Mitglieder des Gemeinderats Gaiserwald schätzen die Möglichkeit, sich ortsunabhängig auf die Sitzungen vorzubereiten. Die VRSG wird diesen Entwicklungen und Erwartungen mit VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen gerecht. Die neue Option zu VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung legt den Fokus auf die elektronische und mobile Sitzungsvorbereitung: Sämtliche Unterlagen der nächsten und der vergangenen Sitzung sind verfügbar, es lassen sich persönliche Notizen und Kommentare erfassen, und die Sitzungsunterlagen lassen sich auch offline verwenden. Insbesondere nicht vollamtliche Mit glieder von Gremien und Kommissionen können sich so unabhängig auf ihre Sitzungen vorbereiten. Letzteres war unter anderem ausschlaggebend für die St. Galler Gemeinde Gaiserwald, VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen einzuführen: «Unsere Gemeinderätinnen und Gemeinderäte sind im Milizamt tätig. Es war uns ein Anliegen, dass sie für die Sitzungsvorbereitung nicht mehr an Papier gebunden sind, sondern flexibler arbeiten können – ob im Büro oder auswärts», erklärt Andreas Kappler, Gemeinderatsschreiber von Gaiserwald, die Beweggründe für einen Wechsel. Vom Papierberg zum Tablet Doch der Wechsel vom Papier zu elektronischen Devices wie Smartphone, Tablet oder Laptop bringt nicht nur eine Anpassung im individuellen Arbeitsprozess. Kopier-, Druck- und Verteilungsaufträge werden massiv reduziert – ein Plus mit Blick auf den Personalaufwand und auf die Umwelt. «Unser Ziel war es, den Aufwand der Kanzlei, aber auch die Papierberge zu mindern», bestätigt Andreas Kappler. Die neue Lösung ist als Weblösung mit allen gängigen Browsern oder als App und damit geräte- und verbindungsunabhängig einsetzbar. «Ich war selber gespannt, wie der Wechsel im Arbeitsablauf sein wird. Die technische Umstellung und Einführung in die neue Lösung verlief sehr gut, es kam zu keinen Problemen.» Und die Anpassung des eigenen Verhaltens? «Wir mussten uns daran gewöhnen, neu die Akten am Bildschirm und nicht mehr auf Papier zu lesen. Aber auch diese Umstellung ist überraschend gut angelaufen», resümiert Andreas Kappler. Optionen für individuelle Bedürfnisse VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen ist eine von drei «mobilen» Optionen, die zu VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung angeboten werden. Die zweite – VRSG | AXIOMA Dossierbrowser – ermöglicht Anwenderinnen und Anwendern jederzeit und überall den Lesezugriff auf ihre Geschäfte und Dokumente sowie den Onlinezugriff auf die produktiven Daten – alles inklusive Volltextsuche. Die Option VRSG | AXIOMA Zusammenarbeit Dritte schliesslich bietet die Möglichkeit, mit internen und externen Personen elektronisch zusammenzuarbeiten, die nicht Benutzerinnen oder Benutzer von VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung sind. Voraussetzung dafür ist einzig, dass die Personen eine gültige E-Mail-Adresse haben, denn die «Flexibler arbeiten – ob im Büro oder auswärts.» externe Avisierung erfolgt via E-Mail. Die «AXIOMA-externe» Person kann anschliessend Dokumente einsehen, prüfen und hinzufügen sowie Pendenzen erledigen – die interne Stelle sieht dann über VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung beispielsweise die erledigte externe Pendenz. Das Berechtigungssystem wird bei allen drei Optionen von VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung übernommen, die Sicherheit der Daten ist dank Benutzername und Passwort gewährleistet. 10 S Mobile Sitzungen «Dieser Beitrag zur Reduktion des Papierverschleisses dient sowohl den Ratsmitgliedern und der Ratskanzlei als auch der Umwelt.» «Schliesslich überzeugt auch die einfache Bedienung.» «Die Gemeinde Rüti ZH verwendet seit September 2015 die Lösung VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen und seit Februar 2016 auch VRSG | AXIOMA Dossierbrowser. Nach nur je einem Besuch seitens der VRSG bei uns in Rüti waren die beiden Lösungen eingerichtet. Das System bewährt sich sehr. Teilweise werden Daten noch lokal abgespeichert – da besteht noch Optimierungspotenzial. Doch Kopieraufwand und Papierverbrauch sind deutlich gesunken, gleichzeitig sind die Daten ortsunabhängig verfügbar. Dank der elektronischen Übermittlung im geschützten Umfeld können Protokolle nicht in falsche Hände geraten, und die Daten sind besser vor Zugriffen durch Unberechtigte geschützt. Schliesslich überzeugt auch die einfache Bedienung.» «Die Lösung VRSG | AXIOMA Mobile Sitzungen bewährt sich ausgezeichnet. Bereits die Einführung hat hervorragend geklappt, es gab keine Probleme. Wir hatten uns eine Reduktion des Verwaltungs-, Kopier-, Druck- und Zustellungsaufwands erhofft – diese Zielsetzungen wurden seither vollständig erreicht. Der Verwaltungsaufwand für Kopien des Vorprotokolls, der Beilagen und des Protokolls sowie die Zustellung dieser Unterlagen hat sich deutlich verringert. Die Papierunterlagen für die Gemeinderätinnen und Gemeinderäte konnten wir sogar auf null reduzieren. Gleichzeitig stehen den Ratsmitgliedern die Sitzungsunterlagen neu einen Tag früher zum Studium zur Verfügung. Dieser Beitrag zur Reduktion des Papierverschleisses dient sowohl den Ratsmitgliedern und der Ratskanzlei als auch der Umwelt.» Magnus Brändle, Ratsschreiber Kirchberg SG René Baumann, Gemeindeschreiber-Stv. Rüti ZH HARMONISIERUNG ZAHLUNGSVERKEHR Mit dem einheitlichen Euro-Zahlungsraum Die VRSG arbeitet mit Hochdruck daran, (SEPA) verschwinden nationale Verfahren, sämtliche Lösungen in den Bereichen Standards und Formate im europäischen Buchhaltung, Fakturierung, Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr. Auch der Finanzplatz etc. auf ISO 20022 zu aktualisieren. In Schweiz macht mit und führt den neuen diesem Rahmen werden nicht nur die ISO-20022-Standard ein. Alt und neu läuft Meldungen und Formate angepasst, es bietet während festgelegter Phasen parallel, um die sich auch die Chance, die Prozesse zu Umstellung zu erleichtern. Die heutigen überprüfen und allenfalls zu optimieren, Verfahren, Standards und Formate im erklärt Projektleiter Peter Kölsch: «Wir sind Überweisungsverfahren werden schrittweise auf Kurs, der Fahrplan stimmt.» ab 2018 nicht mehr unterstützt. S Fachkräfte Lehrabgänger-Modell zur Nachwuchsförderung 11 S «SIE HABEN EINEN ABSCHLUSS – WIR EINE STELLE.» Die Gesamtdienstleistungen der VRSG stützen auf das interdisziplinäre Know-how und die breite Erfahrung ihrer rund 350 Mitarbeitenden ab. Mit dem Wachstum steigt der Bedarf an Fachkräften. Die VRSG investiert deshalb gezielt in die Nachwuchsförderung. Interessierte melden sich bei Susanne Sutter, Leiterin Human Resources ([email protected], 071 226 83 34). Mehr auf www.vrsg.ch PRÄSENT AN FACHHOCHSCHULEN «Sie haben einen Abschluss – wir eine Stelle», heisst es jedes Jahr im Rahmen des Lehrabgänger-Modells, mit dem die VRSG jungen «Kaufleuten Öffentliche Verwaltung» einen attraktiven Start ins Berufsleben bietet. Am diesjährigen Lehrabgängerevent vom 21. Januar konnten 23 Lehrabgängerinnen und Lehrabgänger einen exklusiven Blick hinter die Kulissen der VRSG werfen und sich zu möglichen beruflichen Perspektiven bei der VRSG schlaumachen. Besonders attraktiv sind für die VRSG die Plattformen der Fachhochschulen mit IT- und IT-nahen Studiengängen in ihrem Einzugsgebiet. Diese nutzt sie auch dieses Jahr. Am 3. März besuchten über 1’200 Studierende den Absolvententag der ZHAW, die grösste FH-Kontaktmesse der Schweiz, in Winterthur. Ebenfalls mit einem Stand vertreten sein wird die VRSG am 6. April an der Stellenbörse des NTB in Buchs SG und am 13. April an derjenigen der HSR in Rapperswil Das Lehrabgänger-Modell umfasst die Jobprofile Kundenbetreuung, Applikationsbetreuung und Verkauf. Die Anstellung ist befristet auf ein Jahr. Bei Eignung und Bedarf besteht die Möglichkeit einer unbefristeten Anstellung. Kundenbetreuerinnen und -betreuer sind für die rasche Beantwortung von Supportanfragen und die Behebung von Störungsfällen zuständig. Weiter testen sie Lösungen zu Kundenanfragen und leisten so einen wichtigen Beitrag in der Weiterentwicklung der VRSG-Dienstleistungen. Sie haben regen telefonischen Kundenkontakt und arbeiten viel am PC. Applikationsbetreuerinnen und -betreuer befassen sich mit der Parametrisierung, Beratung und Betreuung der Kunden. Sie sammeln, analysieren und erstellen Produktanforderungen und testen Lösungen vor der Auslieferung von Releases und sind stark in der Anwendung der Microsoft-Office-Produkte und von Fachanwendungen. Die Mitarbeitenden im Verkauf erstellen Offerten, pflegen das zentrale CRM-System sowie die Kursadministration, zudem zeichnen sie sich durch ihre exakte und selbstständige Arbeitsweise aus. SG, hier zusammen mit «IT St.Gallen rockt!». 12 S Geschäftsverwaltung VRSG | AXIOMA Bürgerrecht und Zivilstand erfolgreich in Betrieb S «WIE VON DER SCHREIBMASCHINE ZUM PC» Per Februar 2015 löste die Geschäftsverwaltungslösung VRSG | AXIOMA Bürgerrecht und Zivilstand beim Amt für Bürgerrecht und Zivilstand des Kantons St. Gallen (AfBZ) die 20-jährige Fachapplikation «Grüezi» ab. Carmen Zanga, stellvertretende Amtsleiterin, blickt im Gespräch mit dem VRSG | Magazin auf den «Quantensprung» zurück. Was gab den Ausschlag dafür, von der Fachapplikation «Grüezi» zu einer neuen Lösung zu wechseln? CARMEN ZANGA: Das Amt für Bürgerrecht und Zivilstand (AfBZ) betrieb mit seinen zwei Abteilungen Zivilstand und Bürgerrecht während rund 20 Jahren die Fachapplikation «Grüezi». Damit erfassten wir Stammdaten für die Einbürgerungsfälle und stellten die Geschäftskontrolle für das Amt sicher. Die Mitarbeitenden der Abteilung Zivilstand behalfen sich mit eigenen, individuell erstellten Hilfsmitteln. Die Datenablage erfolgte vor allem lokal; es gab keine Dossierführung, kein Dokumentenmanagement und keine aussagekräftige Pendenzenbewirtschaftung. Dies galt es zu ändern. Wir wollten hin zu einer vereinheitlichten Standardlösung mit einer guten Prozessintegration für das gesamte Amt. Wie kamen Sie auf die VRSG? Wir führten eine Ausschreibung nach GATT / WTO durch. Dafür definierten wir die Anforderungen. Wir benötigten eine auf unsere Bedürfnisse angepasste Lösung, die sämtliche Tätigkeitsbereiche des Amtes funktional abdeckt und alle Mitarbeitenden optimal in ihrer Tätigkeit unterstützt. Zudem sollte die Zusammenarbeit innerhalb des Amtes sowie mit Behörden in Gemeinden, im Kanton und mit dem Bund dank guter Prozessintegration vereinfacht und frei von Medienbrüchen werden. Dies bedingte eine gute Anbindung an Umsysteme. Die VRSG hat mit ihrer Lösung überzeugt: Einerseits deckte die fachintegrierte Geschäftsverwaltungslösung VRSG | AXIOMA unsere Bedürfnisse weitgehend ab, anderseits hatten wir genügend Freiheit, um auf individuelle Anliegen einzugehen. So wurden die Fachmodule Aufsicht, Bürgerrecht und Zivilstand im Rahmen des Projekts entwickelt. Wie erlebten Sie den Projektverlauf und die Zusammenarbeit mit der VRSG? Die Zusammenarbeit war wirklich gut, konstruktiv und angenehm. Anfangs bestand die Herausforderung darin, «eine Sprache» zu sprechen – also darin, dass die VRSG unsere Geschäfte und Abläufe und wir die «IT-Sprache» verstehen konnten. Von unserer Seite waren während der Projektlaufzeit 480 Stellenprozent in der internen Projektleitung und im Projektteam intensiv gebunden. Der Projektplan war recht sportlich terminiert – zwischen Zuschlag und Produktivstart lagen 14 Monate. Ein möglichst vorausschauender Terminplan war unabdingbar. Hinzu kam, dass wir 2014 auch die Weisungen des Kantons zum «Arbeitsplatz der Zukunft» umsetzen mussten. Das zwang uns, vorwärtszumachen. Wie gestaltete sich die Prozessintegration über alle beteiligten Ebenen? Wir konnten mit VRSG | AXIOMA eine grüne Wiese betreten und bedürfnisgerecht bebauen. Dabei galt es, die unterschiedlichen Anforderungen der Benutzerinnen und Benutzer optimal unter einen Hut zu bringen. Intern waren die Vorbereitungsarbeiten sehr umfangreich. Der Aufbau der elektronischen Dossierverwaltung erforderte eine Anpassung bzw. Neudefinition der Prozesse. Sie hatten schon früh in der Konzeptphase ein funktionierendes System zur Verfügung. Hat sich das bewährt? Dieses iterative Vorgehen war toll, da wir so recht früh sehen konnten, wie die Lösung effektiv sein wird. Das interne Projektteam war besser in der Lage, sich in die entstehende neue Lösung einzuarbeiten. Gleichzeitig war es aber auch aufwendig, da damit auch weitere Ideen kamen und Begehrlichkeiten geweckt wurden. Der Start gelang auch dank diesem Vorgehen sehr gut; es kam zu keinen kritischen Situationen. Die VRSG reagierte jeweils rasch und konstruktiv auf Probleme und leistete hervorragenden Support. Wie erfolgte die Umschulung der Mitarbeitenden? Die Mitarbeitenden wurden bereits früh immer wieder über das Projekt und die Fortschritte informiert. Mitte Januar 2015 führte die VRSG dann zwei Schulungstage mit allen Mitarbeitenden durch. Im letzten November organisierten wir noch einen internen Auffrischungs- und Schulungskurs. Die neue Lösung stellte zwar eine Umstellung und Eingewöhnung dar, doch dank des selbsterklärenden Aufbaus ging dies rasch vonstatten. Sie haben die neue Lösung seit einem Jahr in Betrieb, im Dezember 2015 erfolgte die Schlussabnahme. Wie funktioniert das Ganze im Alltag? Im Tagesgeschäft zeigte sich, wie gut die Vorarbeiten in der Projektphase waren. Die fachlichen Anforderungen sind in allen Dossierarten erfüllt. Für die Abteilung Zivilstand erwies sich der Wechsel von «Grüezi» zu VRSG | AXIOMA Bürgerrecht und Zivilstand gar als Quantensprung – quasi von der Schreibmaschine zum Computer. Die Effizienz hat sich dadurch stark verbessert. Auch verfügen wir nun über eine einfache Fallübersicht, welche die Stellvertreterregelung stark erleichtert – auf einen Blick ist alles vorhanden. Das erleichtert auch das amtsinterne übergreifende Arbeiten. Wir optimieren weiterhin laufend die Prozessabläufe, damit das Potenzial des Systems ausgeschöpft werden kann. S Geschäftsverwaltung 13 Für das Amt für Bürgerrecht und Zivilstand des Kantons St. Gallen hat sich die Einführung von VRSG | AXIOMA Bürgerrecht und Zivilstand gelohnt, sagt Carmen Zanga: «Die Effizienz hat sich dadurch stark verbessert.» 14 S Porträt Roman Keller ist als Projekt- und Teamleiter vielseitig gefordert S «MIT DER ERFAHRUNG KOMMT AUCH DIE GELASSENHEIT.» Intensive, auch lange Arbeitstage ist sich Roman Keller, Leiter der Produktgruppe Management, nach den vergangenen zwei Jahren gewöhnt. Er leitete gleichzeitig die Entwicklung von VRSG | AXIOMA Geschäftsverwaltung – inklusive Optionen – sowie der adaptierten Umsetzung von VRSG | AXIOMA Bürgerrecht und Zivilstand für das Amt für Bürgerrecht und Zivilstand des Kantons St. Gallen (AfBZ). Herausforderungen sind für ihn Motivation. Roman Keller bringt nichts so schnell aus der Ruhe. Unser Interview fällt auf den ersten Arbeitstag nach seinen zweiwöchigen Ferien: «Ich musste mich heute zuerst durch knapp 300 E-Mails durcharbeiten und konnte mich deshalb nicht speziell auf das Gespräch vorbereiten», erklärt er zu Beginn. Schnell wird klar: Eine Vorbereitung wäre auch gar nicht nötig gewesen, seine unkomplizierte und lockere Art lässt das Interview fliessen. «Mit der Erfahrung kommt auch die Gelassenheit. Ich weiss, was ich kann, und schöpfe daraus.» Dies gelte für dieses Gespräch, aber auch im Berufsalltag. Hohe Anforderungen, guter Ausgleich Jeden Tag klingelt der Wecker um vier Uhr, danach geht Roman Keller eine Stunde mit dem Hund an die frische Luft. «Ich geniesse die Ruhe und tanke Energie für den ganzen Tag.» Diese brauchte der Leiter Produktgruppe Management im Bereich Finanzen & Objekte insbesondere in den letzten zwei Jahren, als die Arbeitstage während der heissen Projektphasen für VRSG | AXIOMA und für das AfBZ lang und intensiv waren. Keller beschwichtigt sogleich lachend: «Das soll ja nicht als Klagen verstanden werden – ich arbeite gerne.» Das Gleitzeitangebot der VRSG nutzt er gerne: «Je nach Arbeitslast komme ich zwischen sechs und neun Uhr morgens im Büro an.» Seit 2008 arbeitet Roman Keller bei der VRSG, seit 2014 leitet er ein fünfköpfiges Team. Sein Aufgabenbereich erstreckt sich vom Coaching und von der Unterstützung seiner Mitarbeitenden über die Bearbeitung von Kundenanfragen bis hin zur Produktverantwortung. Terminplanung und Prioritätensetzung sind dabei das A und O, genauso wie Offenheit und gute Kommunikation. Bei Letzterem unterstützen ihn die Büroräumlichkeiten, genauer: das Grossraumbüro. Zehn Personen aus zwei Teams teilen sich den modernen Arbeitsort. «Jede und jeder hat so die wichtigsten Personen um sich herum, das führt zu einem schnellen und unkomplizierten Austausch. Man bemerkt die gute Zusammenarbeit im Team», freut sich Keller. Erfolgsfaktor Kommunikation Die gute Zusammenarbeit war auch während des intensiven Projekts für das AfBZ entscheidend. Gemeinsam mit Christoph Gähler, Wirtschaftsinformatiker im Bereich Finanzen & Objekte, stellte Roman Keller die VRSG-interne Projektleitung sicher – Gähler war fürs Fachliche verantwortlich, er für die Planung, Führung und Umsetzung. Das Grossprojekt forderte von ihm einen organisatorischen Spagat: «Wir wollten den hohen Ansprüchen des Kunden gerecht werden und mussten gleichzeitig die Kostenkontrolle im Auge behalten.» Als grosser Vorteil erwies sich, dass er bereits während der Ausschreibung einbezogen wurde. «So wusste ich, welche Denkprozesse durchlaufen waren. Der saubere Projektleitungsauftrag erleichterte dann einiges.» In der Teamführung wie auch in der Projektleitung ist eine offene Kommunikation entscheidend. Jeder Projektabschnitt musste von zwei Seiten genehmigt werden: einerseits vom VRSG-internen Auftraggeber, andererseits vom Kunden. Dank der guten Abstimmung gab es keine grösseren Meinungsverschiedenheiten. Nach 14-monatiger Projektphase übergab die VRSG die neue Lösung per 1. Februar 2015 dem Kunden. Nach einer Konsolidierungsphase erfolgte im Dezember 2015 die Schlussabnahme. Keller ist zufrieden: «Mit hohem Engagement konnten wir insgesamt eine sehr gute Lösung erstellen und unserem Kunden planmässig übergeben.» Faszination IT Sein Interesse an der Informatik entdeckte der heute 45-Jährige während der Ausbildung zum Kaufmann: «Nach dem Lehrabschluss erhielt ich die Chance, beim gleichen Arbeitgeber in den Informatikbereich einzusteigen.» Fortan war sein beruflicher Weg geprägt von dieser Faszination: «Als Erstes absolvierte ich die Ausbildung zum IC-Berater, 1996 machte ich die Weiterbildung zum Wirtschaftsinformatiker mit Fachausweis.» 1997 folgte ein erster Stellenwechsel in die Leitung einer internen Informatikabteilung mit Fokus auf Hard- und Software, später kam die Weiterbildung zum eidgenössisch diplomierten Wirtschaftsinformatiker hinzu. «Nach einigen Jahren merkte ich dann, dass es an der Zeit war, den ‹Schraubenzieher› abzugeben. Mit dem darauffolgenden Wechsel zum Projektleiter Applikationsmanagement verantwortete ich das ERP-System und verschiedene «Terminplanung und Prioritätensetzung sind das A und O, genauso wie Offenheit und gute Kommunikation.» S Porträt 15 Roman Keller ist zufrieden mit dem Projektabschluss für das Amt für Bürgerrecht und Zivilstand des Kantons St. Gallen (AfBZ): «Mit hohem Engagement konnten wir eine sehr gute Lösung erstellen und unserem Kunden planmässig übergeben.» IT-Projekte.» Das Nachdiplomstudium in Business Process Excellence gab schliesslich den Ausschlag, wieder mehr Applikationsmanagement und weniger Projektleitungen zu übernehmen. Zu dieser Zeit wurde Roman Keller auf ein Stellen inserat der VRSG aufmerksam. «Damals startete das Unternehmen mit der Geschäftsverwaltungslösung. Ich erhielt mit der neuen Stelle die Möglichkeit, eine neue Lösung, quasi mein Baby, aufzubauen.» Bereits damals überzeugte ihn die VRSG mit modernen Arbeitsplätzen und Anstellungsbedingungen. Und auch heute bestätigt sich der erste Eindruck noch immer: «Die VRSG ist innovativ und eine gute Arbeitgeberin. Mein Job ist anspruchsvoll und spannend. Deshalb arbeite ich auch nach wie vor gerne hier.» VRSG |Verwaltungsrechenzentrum AG St. Gallen CH-9001 St. Gallen, St. Leonhard-Strasse 80 Telefon 071 226 83 00 Telefax 071 226 84 60 Daniel Gahlinger leitet seit Anfang März den Bereich Finanzen & Objekte [email protected] www.vrsg.ch S NEU IN DER GESCHÄFTSLEITUNG Der Verwaltungsrat wählte Daniel Gahlinger zum Mitglied der Geschäftsleitung der VRSG. Seit Anfang März 2016 führt er den Bereich Finanzen & Objekte mit rund 80 Mitarbeitenden. Martin Schmid, der den Bereich bis im Sommer 2015 geleitet hatte, ist neu Leiter Sicherheitsmanagement. Die Geschäftsleitung der VRSG in ihrer neuen Zusammensetzung seit dem 1. März 2016 (v. li.): Marcel Oberer, Daniel Gahlinger, Peter Baumberger, Christian Manser. VERANSTALTUNG Generalversammlung 26. Mai 2016, Werk 1, Gossau SG Daniel Gahlinger verfügt über langjährige Führungserfahrung, fundiertes IT-Know-how, spezifische Kenntnisse im Projekt- und Programm management sowie im Prozess- und BusinessEngineering. Diesen für die VRSG wichtigen «Rucksack» hat er sich in fundierten Aus- und Weiterbildungen und in seinen früheren beruflichen Engagements erworben. Zuletzt war er während gut acht Jahren bei der AXA Schweiz AG, Winterthur, in der Funktion als Leiter Project Delivery gesamtverantwortlich für die operative Projektabwicklung. Daniel Gahlinger ist 46 Jahre alt, verheiratet und Vater von zwei Kindern. Er wohnt mit seiner Familie in Lufingen ZH. Wir wünschen ihm alles Gute und viel Erfolg bei uns in der VRSG. Apropos
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