Präsentation Esther Hey

„Neu in einer Stiftung – Handlungsfelder
für Gremien und Ehrenamtliche“
Anregungen anlässlich des 4. Haspa-Stiftungssymposiums
am 19. November 2015 von Esther Hey, gepr. Stiftungsspezialistin
Inhalt
 Neu in einer Stiftung – was nun?
 Funktionen des Vorstands
 Aufgaben des Vorstands

Organisation der Stiftung

Verwaltung

Zweckverwirklichung

Vermögensanlage
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Profilbildung

Öffentlichkeitsarbeit

Fundraising
 Haftungsfragen
19.11.2015
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Generationenmanagement und Stiftungen
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Neu in einer Stiftung – was nun?
In der Praxis finden häufig „Quereinsteiger“ ihren Weg in die Stiftungsarbeit. Oft sind
sie in der Stiftungslandschaft mit ihren eigenen Strukturen und langen Traditionen
noch kaum bewandert. Dieser Vortrag möchte Ihnen Fragestellungen, die in der
Stiftungsarbeit wichtig sind, aufzeigen und klären.
Vielleicht haben Sie sich folgende Fragen auch schon gestellt:
 Ist dem neuen Gremienmitglied die lokale/überregionale Stiftungslandschaft
bekannt?
 Was ist über die Stiftungsarbeit konkret bekannt?
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Funktionen des Vorstands
 Seine wesentliche Aufgabe ist die Vertretung der Stiftung gerichtlich und
außergerichtlich und hat nach innen für eine ordnungsgemäße
Geschäftsführung zu sorgen.
 Sind in der Satzung oder der Geschäftsordnung keine besonderen
Regelungen getroffen, ist grundsätzlich jedes Mitglied des Vorstands für alle
Aufgaben verantwortlich.
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Aufgaben des Vorstands
Organisation der Stiftung
Anders als bei einer nicht-rechtsfähigen Stiftung, bei der der Treuhänder dafür
zuständig ist die Stiftung zu verwalten, liegt diese Verantwortung bei einer
rechtsfähigen Stiftung beim Vorstand selbst.
 Satzung lesen und als Richtlinie für die Arbeit und Organisation der Stiftung
begreifen
 Vorbereitung und Durchführung der Gremiensitzungen
 Berichterstattung an die Aufsichtsbehörden
 Stiftungsaufsicht:
 Personeller Wechsel im Vorstand ist umgehend schriftlich anzuzeigen
 Geplanten Satzungsänderungen muss die Aufsicht zustimmen
 bis zum 30. Juni d.J. die Jahresrechnung des Vorjahres vorlegen
 Finanzamt:
 Prüft die Gemeinnützigkeit der Stiftung (u.a. Zweckverwirklichung)
 Erhält i.d.R. alle drei Jahre eine Steuererklärung der Stiftung
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Aufgaben des Vorstands
Verwaltung
Der Vorstand muss eine ordnungsgemäße Verwaltung der Stiftung sicherstellen.
Zu diesen Tätigkeiten zählen:
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Finanzbuchhaltung
Ausführung von Zahlungsanweisungen
Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen
Einholung von Zuwendungsbestätigungen für Förderbeiträge der Stiftung
Dokumentation der Stiftungstätigkeit und des Vermögens
Erstellung der Jahresrechnung
Vorbereitung der Steuererklärung
Kontrolle der Verwaltungskosten
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Aufgaben des Vorstands
Zweckverwirklichung
Der Vorstand ist verantwortlich für die Verwirklichung der Zwecke, die in der
Stiftungssatzung vorgegeben werden.
 Ggf. Förderrichtlinien festlegen, die die Grundsätze, Kriterien und Ziele der
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Mittelvergabe bestimmen
Projekte erarbeiten und umsetzen und / oder Empfänger von Fördermitteln
bestimmen
Entscheidung über Rücklagenbildung treffen
Berichte über die Mittelverwendung erstellen
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Aufgaben des Vorstands
Vermögensanlage
Es kann hilfreich sein, eine Anlagerichtlinie zu erstellen, die die wesentlichen
Grundsätze und Ziele der Vermögensverwaltung zusammenfasst. Diese kann dann
auch als Grundlage für die externen Vermögensverwalter dienen.
 Gesetzliche Grundlagen für die Vermögensanlage:
 Bundesrecht: Das BGB enthält keine Regelungen zur Vermögensanlage von
Stiftungen
 Landesrecht: Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt Nr. 43
 §4 Vermögen und Verwaltung der Stiftung
2. Das Stiftungsvermögen ist von anderem Vermögen getrennt zu halten.
Es ist sicher und Ertrag bringend anzulegen; Umschichtungen sind in
diesem Rahmen zulässig. Soweit nicht in der Satzung etwas anderes
bestimmt ist, ist das Stiftungsvermögen möglichst ungeschmälert zu
erhalten, es sei denn, der Stifterwille kann auf diese Weise nicht verwirklicht
werden.
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Aufgaben des Vorstands
Vermögensanlage
 Aussagen aus dem Landesstiftungsgesetz / der AO abgeleitet:
 Oberster Grundsatz ist der nominale Vermögenserhalt
 Kapitalerhaltungsrücklage nutzen (§62, Nr. 3 der AO)
 Individuelle Fragestellungen:
 Was sagt die Satzung?
 Gibt es grundsätzliche Limitierungen oder sogar Ausschlüsse von bestimmten
Risiken?
 Werden darüber hinaus zulässige Anlageklassen vorgegeben? (AssetAllocation)
 Sind ethische Vorstellungen oder Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen?
 Wer trifft die Anlageentscheidungen?
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Aufgaben des Vorstands
Profilbildung
Profilbildung bedeutet, als Stiftung eine Identität im Einklang mit den
Stiftungszwecken zu entwickeln und die Fokussierung und
Ressourcenbündelung schwerpunktmäßig auf diese Identität zu lenken.
 Stiftungsidentität
 Wofür steht die Stiftung genau und welchen Zweck verfolgt sie?
 Was macht sie konkret (Projektarbeit)?
 Transparenz
 Wirksamkeit der Arbeit durch bestmöglichen Mitteleinsatz?
 Über vergangene, aktuelle und zukünftige Aktivitäten informieren („Wo
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kommt sie her, wo steht sie und wo möchte die Stiftung hin?“)
Spendensiegel – wann lohnt sich der Aufwand?
 Universum der Stiftung
 Welches gesellschaftliche Umfeld gibt es zu beachten?
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Aufgaben des Vorstands
Öffentlichkeitsarbeit
Stiftungen unterliegen in Deutschland keinerlei Publizitätspflicht. Die Publizität ist
daher eher ein Gebot der Transparenz und Good Governance.
 Die Entscheidung, ob und in welcher Form die Stiftung in die Öffentlichkeit
treten will
 Welche Medien nutzt die Stiftung bereits und wie?
 „Storytelling“
 Flyer, Jahresberichte, Internetauftritt, Facebook etc.
 Corporate Design einschließlich Logo
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Aufgaben des Vorstands
Fundraising
Wer nicht fragt, bekommt auch nichts. Um Spender langfristig an sich zu binden,
braucht es eine gute Systematik – und eine authentische, persönliche
Kommunikation.
 Mittel- und langfristige Ziele festlegen
 Was macht die Stiftung heute und was in Zukunft (Stiftungszweck und
Projektarbeit)?
 Zielgruppen identifizieren
 Bereits jetzt regelmäßige Spender (Freundeskreis)?
 Multiplikatoren, die die Botschaft der Stiftung übermitteln
(Betroffene/Begünstigte)?
 Bei Medienvertretern bekannt?
 Andere (gemeinnützige) Organisationen (Förderstiftungen und Vereine)?
 Zeitplanung
 Wann soll das Fundraisingprojekt beginnen und wann enden?
 Budget- und Ressourcenplanung
 Finanzielle Mittel für das Fundraising?
 Ehrenamt und/oder professioneller Fundraiser?
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Aufgaben des Vorstands
Fundraising
 Formen des Fundraisings:
 Projektbezogene Spenden (kurzfristig)
 (Zweckgebundene) Zustiftungen, auch durch persönliche Stiftungsfonds
(mittel- und langfristig)
 Erbschaftsfundraising (mittel- und langfristig)
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Haftungsfragen
 Ehrenamtlich tätige Stiftungsvorstände genießen die Haftungsprivilegierung
des §31a Abs. 1 BGB und haften für Schäden gegenüber der Stiftung nur,
wenn Sie dabei vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben.
 Im Streitfall muss der geschädigte Dritte beweisen, dass der Vorstand
vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.
 Im Falle eines vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schadens haften
Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen.
 Auch bei einer Ressortverteilung bleiben sämtliche Vorstandsmitglieder im
Ganzen verantwortlich. Eine Entlastung durch ein Aufsichtsgremium hat
grundsätzlich keine befreiende Wirkung.
 Stiftungsvorstände können sich mit einer D&O Versicherung gegen die
Folgen aus einem grob fahrlässigen Fehlverhalten absichern.
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Fragen

Ihre Anmerkungen

Ihre Fragen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Interesse!
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Esther Hey
Stiftungsspezialistin
Hamburger Sparkasse AG
Bereich Private Banking
Adolphsplatz 3
20457 Hamburg
040 3579-3699
[email protected]
privatebanking.haspa.de

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