Festlegung - RhönEnergie Fulda GmbH

Festlegung
- der Geschäftsführung der RhönEnergie Fulda
Anlage
GmbH
1
Nr.212015
- des Gesellschafters der Bäder-Betriebs GmbH
- des Gesellschafters der Biothan GmbH
- des Gesellschafters der GKU Gesellschaft für kommunale
Umwelttechnik mbH
- des Gesellschafters der OsthessenNetz GmbH
- des Gesellschafters der RhönEnergie Bus GmbH
- des Gesellschafters der RhönEnergie Osthessen GmbH
- des Gesellschafters der RhönEnergie Verkehrsservice GmbH
- des Gesellschafters der RhönEnergie Fulda Beteiligungs GmbH
- des Gesellschafters der SynEnergie GmbH
- des Gesellschafters der TERRA THERM Erdwärme GmbH i. L.
- des Gesellschafters der VGF Verkehrsgesellschaft Region Fulda mbH
,,Verhaltensrichtlinie für alle Mitarbeiter der
Unternehmen der RhönEnergie-Gruppe
(Gode of Gonduct)"
1.
Ziele dieser Richtlinie
Unser Ziel ist es, Gesetze, Richtlinien und von uns selbst gesetzte ethische Standards
einzuhalten, um Schäden für die RhönEnerqie Fulda-Gruppe (nachfolqend RE-Gruppe)
abzuwenden und den Unternehmenserfolg der RE-Gruppe langfristig zu sichern. Es ist
unsere feste Überzeugung, dass rechtmäßiges Verhalten Grundvoraussetzung für unseren Unternehmenserfolg ist.
,,Compliance" ist die Selbstverpflichtung der RE-Gruppe und ihrer Mitarbeiter (nachfolqend RE-Mitarbeiter), sich an einheitliche Regeln für den Umgang mit Geschäftspartnern, Kunden, Mitarbeitern und Konkurrenten zu halten. Die Grundregeln hierfür werden in dieser Festlegung, dem so genannten ,,Code of Conduct" festgehalten. Er ist
Ausdruck verantwortungsbewussten unternehmerischen Handelns. Nach seinen Regeln ist das eigene Handeln als RE-Mitarbeiter auszurichten.
-2Nicht alle Aspekte des geschäftlichen Lebens lassen sich in einem Code of Conduct
erfassen. Jeder RE-Mitarbeiter sollte sich daher die folgenden Fragen beantworten,
bevor er handelt:
Entspricht mein Verhalten Recht und Gesetz sowie internen Richtlinien?
lst mein Handeln frei von persönlichen lnteressen?
Könnte die Reputation der RE-Gruppe durch mein Verhalten beschädigt werden?
Für RE-Mitarbeiter gilt grundsätzlich das Vier-Augen-Prinzip; wir betrachten dies als eine der Maßnahmen zur Vermeidung des Verstoßes gegen diesen Code of Conduct.
ln Zweifelsfällen hat der RE-Mitarbeiter sich an seinen Vorgesetzten oder an den
Compliance-Beauftragten zu wenden.
2.
Allgemein: Fair Play
Ein fairer Umgang mit Kunden, Lieferanten, Mitbewerbern und Kollegen ist selbstverständlich. RE-Mitarbeiter dürfen sich nicht durch Manipulation oder andere Rechtsvergehen einen ungerechtfertigten Vorteil gegenü ber anderen verschaffen.
RE-Mitarbeiter haben die in ihrem Arbeitsbereich jeweils anwendbaren Gesetze und
Vorschriften einzuhalten. Sie schützen Vermögenswerte des Unternehmens vor Diebstahl und Verschwendung.
3.
Förderung der Mitarbeiter
Die RE-Gruppe achtet die Würde und die individuelle Persönlichkeit aller Menschen.
Wir dulden keine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen
Herkunft, des Geschlechts, der sexuellen ldentität, der Religion oder Weltanschauung,
des Alters oder einer Behinderung.
4.
Nachhaltigkeit
Die RE-Gruppe akzeptiert ihre soziale Verantwortung und engagiert sich nachhaltig für
einen verantwortungsvollen Umgang mit Umwelt und Natur.
5.
Vermeidung von lnteressenskonflikten und Korruption
lm Geschäftsalltag kann es zu Situationen kommen, in denen das lnteresse der REGruppe unter Berücksichtigung auch der Vorgaben dieser Richtlinie in Konflikt zum
persönlichen oder finanziellen lnteresse des Mitarbeiters steht. Diese lnteressenskonflikte sind - wenn möglich - zu vermeiden. Sollte es dennoch zu einem möglichen oder
tatsächlichen lnteressenskonflikt kommen, hat der betroffene Mitarbeiter seinen Vorgesetzten unverzüglich und vorab zu informieren.
RE-Mitarbeiter unterliegen während der Dauer ihres Anstellungsvertrages einem umfassenden Wettbewerbsverbot, soweit durch die Geschäftsführung keine Befreiungen
erteilt wurden.
Die RE-Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für
andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern, annehmen
-3oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren. Als ,,Zuwendungen" und ,,Vorteile"
werden in diesem Zusammenhang alle Leistungen verstanden, die einen Vermögenswert besitzen und den Empfänger bereichern, ohne dass dieser darauf einen eigenen
Anspruch besitzt. Geldgeschenke und nicht marktübliche Rabatte dürfen weder gewährt noch angenommen werden.
Die Annahme oder Gewährung von Zuwendungen ist jedoch zulässig, wenn diese sozial angemessen sind und lnteressenkonflikte, Beeinflussungen oder Abhängigkeiten
aus ihrer Annahme unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls nicht zu erwarten sind.
Als ,,sozial angemessen" ist eine Zuwendung einzuordnen, bei der die Grenzen der
Geschäftsüblichkeit und der beruflichen Position von Schenker und Empfänger angemessen beachtet werden. Dabei ist der Anlass der Zuwendung und eventuell ihr kultureller Hintergrund angemessen zu berücksichtigen. ln Zweifelsfällen und bei Zuwendungen, die einen höhenruertigen Charakter mit sich bringen, ist eine Abstimmung mit
dem Vorgesetzen oder dem Compliance Beauftragten vorzunehmen. ln jedem Fall als
nicht höhenruertig anzusehen sind Zuwendungen, die einen Wert von 50 € nicht überschreiten.
Das Empfangen und Anbieten von Bewirtungsleistungen im Rahmen von Geschäftsund Arbeitsessen ist zulässig, wenn
ein eindeutiger Zusammenhang zur Tätigkeit der RE-Gruppe besteht,
sie geschäftsüblich sind und
der beruflichen Position der Beteiligten entsprechen.
Die Annahme und Aussprache von Einladungen zu Veranstaltungen ist zulässig, wenn
diese sozial angemessen sind und lnteressenkonflikte, Beeinflussungen oder Abhängigkeiten aus ihrer Annahme unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls
nicht zu enruarten sind. Die Aussprache und Annahme von Einladungen zu Veranstaltungen, bei denen die sozial angemessene Höhe eventuell überschritten werden könnte, ist zulässig, wenn diese vom zuständigen Geschäftsführer genehmigt worden sind.
RE-Mitarbeiter sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Sie dürfen bei ihren Entscheidungen keine persönlichen lnteressen verfolgen und Geschäftschancen, die dem
Unternehmen zustehen, nicht für sich nutzen.
Jeder RE-Mitarbeiter ist verpflichtet, dem Compliance-Beauftragten lnteressenkonflikte
offen zu legen und seine Vorgesetzten hierüber zu informieren. Geschäfte zwischen
dem Unternehmen einerseits und den RE-Mitarbeitern sowie ihnen etwa nahe stehenden Personen oder ihnen nahe stehenden Unternehmen haben zu unterbleiben, es sei
denn, es sind Produkte und Dienstleistungen aus dem üblichen Angebot der Gesellschaften.
6.
Fairer Wettbewerb
Die RE-Gruppe und ihre Mitarbeiter verpflichten sich dem fairen Wettbewerb. Wir tref-
fen unsere Marktentscheidungen autonom und ohne (Preis-)Absprachen mit Wettbewerbern. RE-Mitarbeitern ist es nicht gestattet, wettbewerblich relevante lnformationen
mit Wettbewerbern auszutauschen.
-4-
7.
Finanz- und Rechnungswesen
Geschäftliche Transaktionen sind den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechend zu vereinbaren und abzuwickeln.
Die RE-Gruppe wendet eine ordnungsgemäße Bilanzierung und Rechnungslegung
sowie Archivierung an.
8.
GesetzeskonformeBeschaffungen
Aufträge werden durch die RE-Gruppe nur nach einem nachvollziehbaren angemessenen Verhältnis zwischen Wert, zu erbringender Leistung und dem Preis erteilt. Jeder
RE-Mitarbeiter hat die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu beachten.
9.
Umgang mit Spenden und Sponsoring
Die RE-Gruppe vergibt Spenden ohne Enryartung einer Gegenleistung und Sponsorengelder nur im Rahmen der jeweiligen Rechtsordnung und in Ubereinstimmung mit den
hierfür geltenden internen Bestimmungen (jeweils aktuelle Fassungen der Festlegungen ,,Spenden und Sponsoring" und ,,Förderung von Projekten im Bereich der Energieetfizienz und erneuerbaren Energien"). Dies ist durch die RE-Mitarbeiter zu beachten.
lnsbesondere ist es RE-Mitarbeitern untersagt, Spenden oder Sponsoring, die die Reputation der RE-Gruppe schädigen können, zuzusagen oder auszuzahlen.
10.
Datenschutzund Datensicherheit
Der Schutz vertraulicher, geheimer und personenbezogener Daten gehört zu den
Grundsätzen, nach denen die RE-Gruppe ihre Beziehungen zu ihren Mitarbeitern sowie deren Angehörigen, Bewerbern, Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und vergleichbaren Personen gestaltet.
Die RE-Gruppe erhebt, verarbeitet oder nutzt personenbezogene Daten nur, soweit
dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Sie trägt dafür
Sorge, dass die Venryendung von Daten für die Betroffenen transparent ist, ihr gesetzliches Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls Widerspruch, Sperrung und Löschung gewahrt bleibt.
RE-Mitarbeiter haben diese Vorgaben (siehe auch RE-Verpflichtungserklärung zum
Datenschutz) zu beachten. Soweit sie mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten sie selbstverständlich Beratung und Unterstützung durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
11.
Geheimhaltung
Jeder RE-Mitarbeiter soll sicherstellen, dass vertrauliche Unternehmensinformationen
jeglicher Art sicher venruahrt bleiben. Vertrauliche, interne lnformationen sollen intern
bleiben. RE-Mitarbeiter haben dies insbesondere zu beachten, wenn sie sich öffentlich,
insbesondere im lnternet oder gegenüber den Medien äußern.
-512.
Schutz geistigen Eigentums
Alle RE-Mitarbeiter achten auf die Einhaltung von Copyrightbestimmungen bei Bildern,
Grafiken, Videos etc. Diese dürfen nur dann venruendet werden, wenn deren Herkunft
geklärt ist und eine Berechtigung dazu vorliegt. Zitate müssen gekennzeichnet und die
Quellen genannt werden. Bildrechte können jederzeit mit der Abteilung ÖM abgestimmt
werden.
Copyrightbestimmungen gelten insbesondere für alle betrieblichen Unterlagen, die
nach außen gelangen, beispielsweise Präsentationen, Flyer, Broschüren.
13. Geltungsbereich
Die Verhaltensgrundsätze gelten für alle Mitarbeiter der gesamten RE-Gruppe
14.
Ansprechpartner
Herr Marius Heinemann LL.M. (Compliance-Beauftragter)
15.
Inkraftsetzung
Diese Festlegung tritt mit Wirkung vom 9. Juni 2015 in Kraft und ersetzt damit die bisherige Verfügung 061201 4.
Fulda 8. Juni 2015
n Heun
Arnt Meye
Verteiler
Alle Mitarbeiter der RE Fulda und ihrer Tochtergesellschaften
Aushang
Bahnhofstraße
Busbahnhof
Daimler-Benz-Straße
Heinrichstraße
Rangstraße

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