Merkblatt zum Projektabschluss

Merkblatt zum Projektabschluss
Anfordern von Geld
Die Gelder für die Projekte können mit einem Mittelabruf angefordert werden. Bitte das
ausgefüllte Formular an [email protected] senden.
Unterlagen zum Projektabschluss
Nach Beendigung des Projekts müssen folgende Unterlagen bei MitOst eingereicht
werden:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Belege über die Einnahmen (Bankkontoauszüge, Quittungen)
Originalbelege für Ausgaben, die über MitOst finanziert wurden
Kopien von Thermopapierbelegen
Belegliste – nach Kostenarten (wie im Antrag) gegliedert
Belege über die verwendeten Wechselkurse (bspw. www.oanda.com oder
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_de.cfm).
Benutzt bitte den ganzen Wechselkursbetrag mit allen Stellen nach dem Komma!
Unterschriebener Verwendungsnachweis
ggf. Teilnehmerliste (bei Seminaren, Austauschtreffen und ähnlichen Formaten)
Sachbericht
Dokumentation
Bitte schickt alle Unterlagen spätestens 6 Wochen nach Beendigung des Projekts per
Post an die Geschäftsstelle:
MitOst e.V.
z.H. Maria Shamaeva
Alt-Moabit 90
10559 Berlin
Deutschland
sowie digital an [email protected].
Dokumentation der Ausgaben
Bei jeder Ausgabe müsst ihr einen Beleg fordern. Die wichtigsten Daten auf einem
Beleg sind:
|
|
|
|
|
der Rechnungsbetrag
die Währung
das Datum
der Ausstellungsort
die Beschreibung des Artikels, der Ware
Bei Fahrten mit dem PKW bitte Distanzangaben der Bahn, Routenplaners o.ä.
beilegen. Bei Flügen – bitte die Boardkarten nicht vergessen!
Fahrten mit dem PKW und Taxi müssen kurz erklärt werden (s. dazu auch die
Hinweise zur Wirtschaftlichen Mittelverwendung).
Bei der Vorbereitung der Abrechnung sind folgende Details zu beachten:
|
Klebt die Quittungen sorgfältig auf A4 Papier (nicht antackern!)
|
|
|
|
|
|
Benutzt bitte nur eine Seite des Blattes
Achtet darauf, dass keine Quittungen übereinander geklebt werden
Lasst bitte links einen ausreichend großen Rand, damit man die Zettel abheften kann
Die einzelnen Seiten sollten durchnummeriert werden
Jede Quittung erhält eine Nummer. Die aufgeklebten Belege der einzelnen Posten
werden von 1 bis x durchnummeriert und entsprechend in die Belegliste eingetragen
Auf jeder Quittung sollten das Datum und die Summe markiert werden
Wenn Belege in einer fremden Sprache (nicht Deutsch oder Englisch) ausgestellt sind,
müsst ihr auch einen Hinweis auf Deutsch oder Englisch ergänzen, was genau ihr
bezahlt habt (stichwortweise reicht). Bitte schreibt dies unter den Beleg neben der
Nummer auf.
Gleichzeitig müssen die Daten (die Bezeichnung von Beleg, die Nummer, Datum und
Rechnungsbetrag) in eine Belegliste in Excel (s. Formular) übertragen werden. Die
Summe wird, wenn alle Belege eingetragen sind, ausgerechnet und in den
Verwendungsnachweis eingetragen.
Ein spezielles Beispiel ist die Reisekostenabrechnung (s. Formular und Beispiel).
Hier werden die Belege zuerst in das Reisekostenabrechnungsformular eingetragen
und dann in die Belegleiste eingefügt. Das Reisekostenabrechnungsformular kann
handschriftlich ausgefüllt werden.
Bitte beachtet auch das Dokument „Hinweise zur Wirtschaftlichen
Mittelverwendung“.
Der Grundsatz eurer Abrechnung sollte Richtigkeit und Übersichtlichkeit heißen. Wenn
etwas unklar ist, versucht den Sachverhalt also möglichst richtig und leicht verständlich
darzustellen.
|2

Download Report