Einrichten von Vertretungen während Abwesenheit.

Persis User-Tipp:
High-Level
Human Resource Software
Einrichten von Vertretungen
während Abwesenheit.
DIE AUFGABENSTELLUNG
Sie besitzen gut strukturierte Arbeitsprozesse und trotzdem kommt es vor, dass die Arbeit
liegen bleibt, weil ein Kollege krank oder im Urlaub ist. Sie wollen diese Situationen vermeiden und Ihre festgelegten Prozesse auch während Abwesenheitsphasen in kürzest möglicher
Zeit bearbeiten.
Die Lösung
Persis bietet für diesen Fall die Vertreterregelung. An dieser Stelle können Sie genau steuern, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben übernehmen soll. Dadurch erhalten die entsprechenden Kollegen
die benötigte Berechtigung und - wie sonst der eigentliche Verantwortliche - eine Nachricht über die
jeweils offenen Aufgaben. So können Sie das Tagesgeschäft zu jeder Zeit effizient gewährleisten.
SCHRITT 1: FUNKTION AUFRUFEN
Die Vertreterregelung ist für viele Funktionen in Persis verfügbar, bspw. im Bewerbermanagement, dem
Personalmanager oder dem Weiterbildungsmanagement. Am Beispiel "Personalmanager" erreichen Sie durch
Klick auf „Personalmanager > Führungskräfte > Vertretung bestimmen“ die Möglichkeit, eine Vertretung für
den Fall Ihrer Abwesenheit zu bestimmen.
Abb. 1: Zugriff auf die Vertreterregelung
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SCHRITT 2: VERTRETUNG BESTIMMEN
Sie haben hier die Möglichkeit, eine allgemeine Standardvertretung festzulegen oder einer Vertretung
bestimmte Aufgaben zuzuordnen.
Abb. 2: Übersicht der Vertreterregelung
SCHRITT 2.1: STANDARDVERTRETUNG FESTLEGEN
Wählen Sie Ihre Standardvertretung aus. Diese Person wird Ihnen beim Erstellen eines Vertretungszeitraumes
zukünftig automatisch als Vertreter vorgeschlagen. Klicken Sie hierfür auf „Standardvertretung ändern“:
Wählen Sie Ihre Vertretung(en) aus und klicken Sie auf „Fertigstellen“
Abb. 3: Standardvertretung einrichten
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SCHRITT 2.2: VERTRETUNG FÜR BESTIMMTE AUFGABEN FESTLEGEN
Klicken Sie unter „Während meiner Abwesenheit vertritt mich:“ auf „Neuen Eintrag hinzufügen“. Daraufhin
öffnet sich ein neues Fenster über welches Sie die Vertretungsregelungen festlegen können:
Abb. 4: Zeitlich befristete Aufgabenvertretung einrichten
Wählen Sie Ihre Vertretung sowie den gewünschten Zeitraum aus. Dieser Zeitraum darf nicht in der
Vergangenheit liegen. Sie haben auch die Möglichkeit Ihre Vertretung per E-Mail zu informieren. Wenn dies
nicht gewünscht ist, entfernen Sie den gesetzten Haken. Anschließend wählen Sie die Funktion(en) aus, die die
Vertretung übernehmen soll und klicken Sie auf „Fertigstellen“:
Abb. 5: Inhalte der zeitlich befristeten Aufgabenvertretung festlegen
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Natürlich können Sie für unterschiedliche Aufgaben verschiedene Vertreter zeitgleich festlegen, die dann
jeweils nur die für sie relevanten und freigegebenen Funktionen übernehmen können:
Abb. 6: Übersicht der eingerichteten Vertreterregelungen
Für weitere Fragen bzw. Informationen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen
Persis-Berater.
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