Verträge in Steuerungstools übersetzen

Verträge in
Steuerungstools
übersetzenUnschärfen ausmerzen
18.06.2015 / Jens Blankenburg, Head of Facility Management
Praxisdialog Dienstleistungssteuerung
Verträge in Steuerungstools übersetzen,
Unschärfen ausmerzen - Um wen geht es?
Quelle: I2FM DLS-Masterpräsi_2014, FM-Berufsbilder
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Verträge in Steuerungstools übersetzen,
Unschärfen ausmerzen - Welche Unschärfen?
• Der AG hat bei seiner Ausschreibung konkrete Vorstellungen, welche Leistung oder Ergebnis
vom Lieferanten erwartet wird, dies wird in ein LV hineinformuliert. ABER:
– Leistungsbeschreibende Inhalte sind auf ein Minimum beschränkt (Inhalt)
– Ausführliche qualitätsnachweisende und qualitätsgarantierende Vertragsinhalte fehlen fast
gänzlich (Inhalt)
– Eine Nachvollziehbarkeit der Leistungserbringung im Sinne der Personen, Qualifikationen
und personellen Voraussetzungen fehlt gänzlich (Ressource)
– Eine Verknüpfung zwischen Aufwendungen des Dienstleisters und den in Rechnung
gestellten Kosten ist nicht immer nachvollziehbar geregelt (Budget und Zeit)
– Juristische Vereinbarungen (z.B. Haftung, Gewährleistung, Reaktionszeiten, Malus Regelung)
sind eher zum Nutzen des Dienstleisters bzw. fehlen gänzlich *
ACHTUNG, hier treffen ggfs. unterschiedliche Interessenlagen von Einkauf und FM-Abteilung
aufeinander:
• Der Einkauf wird i.d.R. versuchen, LV allgemein und oberflächlich zu halten, um durch fehlende
Transparenz und Konkretisierung, den Preis nach unten verhandeln können.
• Die FM-Abteilung dagegen benötigt dagegen, um überhaupt richtig steuern zu können, klar
formulierte, konkrete Vereinbarungen.
* Quelle: dcmcgroup, Schulungsunterlage FM Konzept
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Verträge in Steuerungstools übersetzen,
Unschärfen ausmerzen - Welche Unschärfen?
• Zur Leistungserbringung ist somit unbedingt eine klar formulierte, detaillierte Vereinbarung
zwischen AG und AN erforderlich. Ohne detaillierte Vereinbarung keine Leistungserbringung,
keine Abnahme, keine Abrechnung.
• AG und AN verfügen über die Kompetenz, die gegenseitige Parameterabhängigkeit von Budget
(Preise und Kosten), Inhalt (LV inkl. Qualitätsniveau), Ressource (Personal) und Zeit
(Aufwandszeiten vor Ort) als wesentliche Einflussgröße auf die Dienstleistungserbringung zu
erkennen. *
• Um die Parameterabhängigkeit zu verdeutlichen und die Wichtigkeit der verschiedenen
Einflussgrößen zu erkennen, nutzen wir das 4 Quadranten Modell.
* Quelle: dcmcgroup, Schulungsunterlage FM Konzept
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Das 4 Quadranten-Modell
Budget
Inhalt
Zeit
Ressource
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Verträge in Steuerungstools übersetzen,
Unschärfen ausmerzen – ein Praxisbeispiel
Text in einem ergebnisorientierten
Leistungsverzeichnis:
Was versteht der Kalkulator unter diesem
LV und was versteht der OM bzw. FSM?
„Hierbei ist zu beachten, dass die Reinigung
nicht verrichtungsorientiert, sondern
ergebnisorientiert/erfolgsorientiert zu
erbringen ist. Dies bedeutet, dass das zu
liefernde Ergebnis (z. B. leere Papierkörbe,
Flächen ohne Grobschmutz etc.) ohne AGseitige Vorgabe von Tätigkeitszyklen,
Tätigkeitsumfängen oder Arbeitsverfahren zu
erreichen ist. Der AN hat seine Leistung
hinsichtlich erforderlicher Maßnahmen,
einzusetzender Technologien, Verfahren, Mittel
und erforderlicher Zyklen etc. selbstständig zu
konzipieren. Aufgabe der Reinigungsservices
ist es also, die kontinuierliche Zusicherung
einer definierten Qualität im Erscheinungsbild
der Bereiche, Flächen, Einrichtungen und
Ausstattungen zu sichern.“
• Hier werden keine Vorgaben gemacht, an
denen ich mich später messen lassen muss,
hier kann ich Annahmen treffen.
• Der AG macht hier keine Vorgabe bzw. fragt
nicht ab, wie viele Ressourcen in welcher Zeit
hier mit welcher Qualifikation eingesetzt
werden sollen. Hier steht nachher nur ein
Preis. Achtung: 4 Quadranten-Modell nur zu
einem Viertel erfüllt:
Budget
Zeit
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Inhalt
Ressource
Das Aufgabenmodell im FM - Leistungsvorgabe
1. Anforderungsumsetzung
Übersetzung der durch die Infrastruktur und die
geltenden Rahmenbedingungen erfassten
Anforderungen in Ressourcen und Leistungen.
Bspw.: „Um diesen Anforderungen entsprechen
Zu können, benötigt man X Materialeinsatz, Y
Dienstleistungen und Z Geldmittel.“
2. Beschaffung
Sicherstellung der Versorgung mittels
Beschaffungsplanung, Angebotsplanung,
Angebotseinholung, Lieferantenauswahl (auch
Intern möglich!), Angebotsauswahl und
Vergabeentscheidung.
3. Rahmenvereinbarung
Schaffung einer vertragswirksamen Grundlage
Der Zusammenarbeit inkl. aller dafür
notwendigen vertragswirksamen Dokumente der
Leistungsregelung.
Quelle: Leitfaden Funktions- und Prozessmodelle im Facility Management,
RealFM, FPM. V.2014.2; Bild Lupe: www.clker.com
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Das Aufgabenmodell im FM - Leistungsplanung
4. Implementierung
Einmalig umfassende Vorbereitung der
Leistungsaufnahme im Vorfeld des offiziellen
Leistungsbeginns nach Abschluss der
Rahmenvereinbarung. Umsetzung von
festgelegten Strukturen und Prozessabläufen
In einem System unter Berücksichtigung
Der Rahmenbedingungen, Regeln und
Zielvorgaben.
5. Detail‐/ Einzelvereinbarung
Übereinkunft über die exakte zeitliche und
Inhaltliche Ausführung der in der
Rahmenvereinbarung festgelegten Leistungen,
Terminierung, Abstimmung, Klärung und
Festlegung mittels Kalender, Plänen und
Dokumenten.
6. Leistungserbringung
Ausführungs- und Arbeitsplanung, Zeit‐,
Personal- und Materialdisposition mittels
Arbeitskarten, Dispositionsplänen, Prozessdarstellungen u.Ä.
Quelle: Leitfaden Funktions- und Prozessmodelle im Facility Management,
RealFM, FPM. V.2014.2;
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Empfehlungen zum weiteren Vorgehen
• Vertrag mit den Augen des Dienstleisters lesen:
– Wo sind Unschärfen?
– Wo gibt es Interpretationsspielraum bei der Formulierung?
– Kann die hinter der Beschreibung stehende Leistung nachher klar gemessen und
dann auch abgenommen werden?
• Unscharfe Formulierungen und Anforderungen so umformulieren, dass diese konkret
und unmissverständlich werden, das Ergebnis messbar wird
• Das 4-Quadranten-Modell als tägliches Werkzeug nutzen. Nur wenn alle 4
Quadranten bekannt und klar sind, können richtige und belastbare Aussagen zum
Preis-Leistungsverhältnis gemacht werden. Sicherstellen, dass sowohl AG als auch AN
das gleiche Verständnis über diese Parameter haben
• Eigene Mitarbeiter zum Dienstleistungssteuerer weiter qualifizieren
• Prozess „Standardablauf der Leistungssteuerung“ / Leistungserbringungsphase
leben
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Leistungsmodell – Standardablauf der Leistungserbringung
am Kerngeschäft
Quelle: Leitfaden Funktions- und Prozessmodelle im Facility Management,
RealFM, FPM. V.2014.2;
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Thank you
Kontakt
Jens Blankenburg
Head of Facility Management
Vodafone GmbH
Tel: +49 211533-2399
Email: [email protected]
Vodafone GmbH, Ferdinand-Braun-Platz 1, 40549 Düsseldorf
vodafone-deutschland.de
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Backup: Beschreibung Qualität Reinigung Level 3
Stark frequentierte Bereiche müssen jederzeit höchste Anforderungen an Sauberkeit
und Erscheinungsbild erfüllen.
Flüssigkeitsreste von Teppichen und anderen Bodenbelägen entfernen und durch
entsprechende Behandlung Beschädigungen und Verschmutzung weitgehend
ausschließen. Flecken durch ausgelaufene Flüssigkeiten nur mit hierfür zugelassenen,
speziellen Mitteln behandeln bzw. entfernen. Die in den Haupt-Verkehrsbereichen
verlegten Teppiche sind gleichmäßig und dem eingehenden Verkehrsstrom entgegen
gerichtet aufzubürsten. Alle Abfall- und sonstigen Abfallbehälter sind an den zentralen
Abfallsammel- / -entsorgungsstellen zu entleeren. Alle Armaturen / Beschläge
müssen gereinigt und umsichtig gepflegt
werden. Die Oberflächen und sonstige Bestandteile sind gegebenenfalls
entsprechend den Vorschriften des Herstellers zu reinigen.
Edelstahloberflächen sind mit einem geeigneten Reinigungs- und Poliermittel zu
behandeln.
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