Abstimmsummendifferenzen erfolgreich suchen

Kurzanleitung
Abstimmsummendifferenzen erfolgreich suchen
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Allgemeines
Abstimmsummendifferenzen können aus verschiedenen Gründen entstehen. Grundsätzlich sind Abstimmsummendifferenzen in der Buchhaltung ok solange nicht alle Belegkreise abgebucht sind da die Sammelbuchungen noch nicht gebucht wurden. Eine Kontrolle der Abstimmsummen macht also erst dann Sinn wenn
alle Zwischenjournale verbucht sind.
Je öfter die Abstimmsummen kontrolliert werden umso leichter ist es die Fehlerursache einzugrenzen. Zumindest einmal pro Monat sollten die Abstimmsummen aber auf alle Fälle kontrolliert werden.
Abstimmsummen im Buchungsprogramm (PR03)
Wir unterscheiden zwischen Sachkonten- und Personenkontendifferenzen.
Bei Sachkontendifferenzen wird kontrolliert ob in der Buchhaltung Soll-/Habengleichheit besteht.
Die Summe Soll muss der Summe Haben entsprechen.
Sachkontendifferenzen sind immer Ernst zu nehmen und müssen unbedingt sofort behandelt
werden! Je länger Sie warten umso aufwendiger wird die Fehlersuche!
Bei Personenkontendifferenzen wird der Kontosaldo (Summe der offenen Posten) mit dem Saldo auf
den Personensammelkonten abgeglichen.
Ursachen für Sachkontendifferenzen
Differenzen entstehen meist durch Systemabstürze, Netzwerkprobleme oder Stromausfälle. Meist können
durch einen dieser Umstände Gegenbuchungen oder Sammelbuchungen nicht richtig gespeichert werden.
Auch durch Datenimporte kommt es häufig zu Sachkontendifferenzen wenn die Schnittstellendateien
fehlerhaft sind oder falsche Importprogramme verwendet werden.
Ursachen für Personkontendifferenzen
Neben der bereits unter Sachkonten angeführten Möglichkeiten, die natürlich genauso Ernst zu nehmen sind,
entstehen im Personenkontenbereich oft Differenzen die nicht so schwerwiegende Auswirkungen haben.
Beispielsweise durch nachträgliche Änderung der Kontenkreise oder Sammelkonten. Auch individuelle
Sammelkonten führen immer wieder zu Differenzen. Nicht zuletzt führen auch Direktbuchungen auf
Personensammelkonten zu Differenzen.
Beispiel 1 für Personenkontendifferenzen:
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Lösen sich die Differenzen im Personenkontenbereich in Summe auf, so liegt das Problem meist an
nachträglich geänderten Sammelkontokennzeichen (Feld 55) am Personenkonto. Durch Umbuchung
zwischen den Sammelkonten kann die Differenz leicht behoben werden.
Beispiel 2 für Personenkontendifferenzen:
Bei diesem Beispiel sind im Firmenstamm 3 Kundenkreise angelegt und in den Fixkonten für alle 3 Kreise
das gleiche Sammelkonto hinterlegt. Daher wird in der Spalte Sammelkonto immer der gleiche Saldo
angedruckt und in der Spalte Kunden der Saldo der jeweils dem Kundenkreis 1, 2 oder 3 zugeordneten
Konten angedruckt. Auch diese Differenz ist leich behoben indem in den Kontenkreisen auf 1 Kontenkreis
umgestellt wird.
Beispiel 3 für Personenkontendifferenzen:
In diesem Fall wurde auf einem oder mehrerer Kunden ein individuelles Sammelkonto (Feld 56) am
Personenkonto hinterlegt. Dabei wurde die gleiche Kontonummer hinterlegt die bereits als Sammelkonto für
den Kundenkreis 1 eingetragen ist.
Das hinterlegte Sammelkontokennzeichen (Feld 55) wird durch das indiv. Sammelkonto (Feld56) übersteuert
und der Saldo des Personenkontos wird unter individuell und nicht mehr unter Kunden 1 ausgewiesen. Daher
die Differenz im Kundenkreis 1.
Beim Kreis individuell wird der Saldo des Kontos angedruckt bei dem das indiv. Sammelkonto hinterlegt ist
und mit dem Saldo dieses Kontos verglichen. Da auf diesem Konto aber alle Kunden vom Kreis 1
sammelgebucht werden entsteht die Differenz in der Zeile Individuell.
Gelöst wird das Problem indem am betroffenen Personenkonto das individuelle Sammelkonto (Feld 56)
herausgelöscht wird.
Tipp: man kann mit pr10g den Kontostamm nach Excel schicken und sich dabei das
Sammelkontokennzeichen Feld 55 und das Sammelkonto Feld 56 exportieren lassen, um ev. individuell
hinterlegte Lieferanten und Kundenkonten schneller zu finden.
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Lokalisieren von Differenzen
Sind die Differenzen tatsächlich auf Grund von fehlenden oder falschen Buchungen entstanden so steht uns
unter dem Menüpunkt „Kontrollprogramme“ das Programm „Journal Kontroll-Aufaddition“ (PR07a) zur
Verfügung.
Haben Sie Sachkonten – und Personenkontendifferenzen so empfehlen wir zuerst nach den
Sachkontodifferenzen zu suchen. Oft sind damit auch die Personenkontendifferenzen behoben.
Sachkontendifferenzen
Für Sachkontendifferenzen verwenden Sie den Programmpunkt 5 – Aufaddition nach Belegsymbolen.
Bestätigen Sie alle Punkte ohne Einschränkung durch damit das gesamte Journal nach Differenzen
durchsucht wird. Bei der Kontrolle werden pro Benutzer die einzelnen Belegkreise auf Soll-/Habengleichheit
überprüft.
Beispiel für eine Sachkontendifferenz
In diesem Beispiel besteht in der Buchhaltung eine Sachkontendifferenz. Über das Programm PR07a –
Punkt 5 – Aufaddition nach Belegsymbolen kann die Differenz in der Journalzeile 631 lokalisiert werden.
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Im Journal wird dann diese Journalzeile überprüft. In diesem Fall war es eine einseitige Buchung welche die
Differenz verursacht hat. Es können auch größere Journalkreise angezeigt werden. Die Kontrolle muss dann
über den gesamten Belegkreis erfolgen. Beträge die sich plus/minus aufheben können vernachlässigt
werden.
Zur besseren Übersicht kann die Liste über Datei – Drucken – ausgedruckt werden.
Personenkontendifferenzen
Für das Lokalisieren von Personenkontendifferenzen verwenden Sie den Programmpunkt 1 – Kontrolle Abbuchungen.
Bestätigen Sie alle Punkte ohne Einschränkung durch damit das gesamte Journal nach Differenzen
durchsucht wird. Kontrolliert werden pro Buchungskreis die Personenkontenbuchungen mit der Abbuchung
am Personensammelkonto.
Beispiel für eine Personenkontendifferenzen
In diesem Beispiel ist eine Differenz im Lieferantenkreis 1. Über das Programm PR07a – Punkt 1 –
Kontrolle Abbuchungen kann die Differenz im Journalkreis 541 – 612 lokalisiert werden.
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Auf das Sammelkonto wurden 14.000,60 abgebucht, die Summe der Lieferantenbuchungen macht
aber 14.366,60 aus. In diesem Fall gehört der Journalkreis 541 – 612 kontrolliert
Hilfsprogramme zum Aufsummieren von fehlerhaften Journalkreisen
Fehlerhafte Journalkreise können im PR07a aufsummiert werden. Mit den folgenden 3 Programmpunkten
können die Sammelbuchungen auf Grund der Buchungen im Journalkreis nachermittelt werden. Diese
Summen können dann mit den tatsächlich verbuchten Sammelbuchungen verglichen werden und wenn nötig
mit einseitigen Buchungen korrigiert werden.
Punkt 2 Kontrolle Journal summiert die Sammelbuchungen auf Personensammelkonten. Einzusetzen bei
allen Journalkreisen in denen auf Personenkonten gebucht wird (AR, ER, BK, etc.) Aufsummiert werden alle
Buchungen auf Personenkonten laut den hinterlegten Sammelkonten.
Punkt 3 Aufaddition Gegenkonten summiert die Sammelbuchungen bei Journalkreisen mit Sammelgegenbuchung (BK, KA etc.) Wird eingesetzt wenn beispielsweise die Abbuchungen am Bankkonto nicht passen.
Punkt 4 Aufaddition Skonto und Steuer summiert die Sammelbuchungen auf Skonto- und Steuerkonten. Bei
der Aufsummierung der Skontobeträge ist darauf zu achten, dass diese brutto aufsummiert werden!
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