Einladungen - Absagen

aus:
Einladungen – Absagen
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Einladungen zu Betriebsanlässen sind günstige Gelegenheiten, Kontakte mit Kunden und Kundinnen zu pflegen und neue Beziehungen zu knüpfen.
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Interne Betriebsanlässe dienen vorwiegend der Kontaktpflege zwischen Geschäftsleitung und
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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Delikat: Absagen
1. Einladungen
Wir unterscheiden Einladungen zu
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internen Anlässen (Betriebsausflügen, Jahresschlussbanketten, Kursen für Aus- und Weiterbildung, Lager für Lernende, Abschlusspartys, Ski- bzw. Sporttagen, Besichtigungen usw.) und
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externen Anlässen (Ausstellungen, Messen, Betriebsbesichtigungen, Tag der offenen Tür, Betriebsjubiläen, Eröffnung einer Filiale, Vorzeigen/Vorführen von Neuheiten usw.)
Während Sitzungseinladungen eher kurz gehalten werden, gehören Einladungen zu speziellen Anlässen zu denjenigen Briefen, die durchaus eine persönliche Note haben dürfen. Nebst Kreativität sind
insbesondere Genauigkeit und Vollständigkeit Ihrer Mitteilung verlangt.
Eine Einladung, die keine Rückfragen verursacht, enthält folgende Angaben
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Wer (z. B. persönliche Einladung für Mitarbeitende, Vertreter/-innen einer Unternehmung)
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Was, wozu, warum (z. B. Geschäftseröffnung, Geburtstag, Jubiläum, Sitzung mit Sitzungsziel, lockeres Zusammentreffen, offizielle Begrüssung)
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Wie (z. B. mitzunehmende Unterlagen, evtl. Kleidervorschriften1, evtl. An-/Abmeldung erwünscht bis …)
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Wann (Zeit, evtl. von … bis …)
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Wo (Ort, evtl. Anfahrtsweg, evtl. ö. V., Parkierungsmöglichkeiten, …)
2. Tipps zur Disposition
Szenario
Art des Briefs
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Einladung
Ausgangslage (Warum schreiben Sie?)
 Ankündigung: Grund des Anlasses oder Bezeichnung des Anlasses
Inhalt (Sie laden
ein!)
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Genaue Angaben zum Personenkreis, Datum, Zeit/Dauer, Ort
Kurzer Programmablauf (evtl. Hinweis auf Beilage)
evtl. Hinweis auf Referenten/Referentinnen
evtl. Hinweis auf anschliessenden Apéro (offeriert?), …
Schlussteil (Wie
geht es weiter / was
erwarten Sie?)
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sich freuen auf, verbindlich
Hoffnung der Einladung Folge zu leisten
evtl. Anmeldung erwünscht bis … (Anmeldetalon?)
evtl. spezielle Hinweise
Zwanglos: casual / informell: Business-casual / formell/feierlich: Herren mit dunklem Anzug, Damen mit Hosenanzug oder Kostüm / formell/festlich: Herren mit Smoking, Damen mit Abendkleid
3. Absagen
Für Absagen brauchen Sie Fingerspitzengefühl, wenn Sie nicht nur ein Kreuzchen bei «ich bin leider
verhindert» auf einem Anmeldetalon setzen können. Wenn man fest mit Ihrer Teilnahme rechnet,
dürfen Sie nicht einfach stillschweigend fernbleiben; das wäre ausserordentlich unhöflich.
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Bedanken Sie sich für die Einladung.
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Begründen Sie Ihre Absage, indem Sie glaubwürdige Gründe ins Feld führen und gleichzeitig Ihr
Fernbleiben bedauern.
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Unterschreiben Sie die Absage persönlich; lassen Sie sich nicht durch eine andere Person (i. V.)
entschuldigen.
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Zudem wirkt eine kurze handschriftliche Absage für spezielle Einladungen persönlicher.
4. Beispiel
Szenario: Ein Unternehmen hat ein neues Erzeugnis ins Verkaufssortiment aufgenommen und will
diesen Artikel einem ausgewählten Publikum in angenehmer Umgebung zeigen und vorführen. Verfassen Sie eine Einladung.
Lösung:

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