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WHITE PAPER
sou.matrixx_DMS (Dokumenten-Management-System)
Einfaches Handling & revisionssichere Archivierung
Ad-hoc-Zugriff auf alle gewünschten Daten, einfache Handhabung und sinnvolle Strukturierung – unser Dokumenten-Management-System erspart unseren Kunden aufwendiges, mitunter erfolgloses Suchen in einer kostenintensiven und unübersichtlichen Ablagestruktur.
Das Archivierungssystem bietet in der Verbindung mit unserer ERP-Lösung sou·matrixx alle Funktionalitäten, um Geschäftsprozesse, sei es in Papierform, als E-Mail oder Office- bzw. PDF-Datei, zu verarbeiten sowie ergebnisbezogen und chronologisch
zu archivieren. Auf diese Weise werden einfache und effiziente Workflows für alle betriebswirtschaftlichen Prozesse Ihres Unternehmens generiert.
Papierdokumente werden flexibel als digitale Formate erfasst, geordnet, bearbeitet und verteilt. Komfortable Suchfunktionen
gewährleisten nicht nur eine lückenlose Auftragsverfolgung, sie ersparen Ihnen auch aufwendige Recherchen. Und mit der
eindeutigen Zuordnung aller korrespondierenden Informationen zu entsprechenden betriebswirtschaftlichen Vorgängen bietet
das Archivierungssystem eine überzeugend effiziente Dokumentenablage.
Mit dem soumatrixx-Dokumenten-Management-System handeln Sie zuverlässig und aufmerksam in Ihren Geschäftsprozessen: Sie reduzieren Kosten- und Zeitaufwand für Ablage, Rückstellungen und Wiedervorlagen maximal und
minimieren Ihre Reaktionszeit bei Kunden maßgeblich und nachhaltig. Ihr Kunde wird es Ihnen danken!
sou.matrixx_DMS
www.sou.de . www.ibees.de
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LEISTUNGSÜBERSICHT
Print&Archive
_ Revisionssichere Ablage
_ DMS-Funktionalitäten in MS-Office voll integrierbar
_ Workflow-Funktion
_ Intuitive Benutzeroberfläche
_ Erstellung dynamischer Ordnerstrukturen
_ Web-Client
_ Print&Archive
_ Click&Find
_ DropZone
_ Offline-Formulare
_ Serverseitige Click OCR
_ Kollaboratives Arbeiten
Der Web Client
Mit dem Web Client in der aktuellen Version gewinnen Unternehmen eine beeindruckende Flexibilität in der Anwendung. Funktional sehr mächtig, erlaubt dieser ohne großen
Administrationsaufwand ganzen Unternehmensbereichen,
die Welt der elektronischen Prozesse zu erschließen.
Dokumenten-Management in MS-Office
Der aktuelle DMS-Desktop stellt den Anwendern wichtige
DMS-Funktionalitäten voll integriert in Outlook, Word, Excel
und PowerPoint zur Verfügung. Hierdurch geht die Arbeit
wesentlich leichter von der Hand, da der Anwender die
Applikation nicht wechseln muss und somit einfacher und
schneller arbeiten kann.
Die automatische Archivierung und Ablage von Belegen sowie Dokumenten, die gedruckt oder als PDF erzeugt werden,
ist das Ziel der Funktionalität Print&Archive. Dies erspart
viele manuelle Arbeitsschritte. Für die wichtigsten Standardfälle werden Templates bereits mitgeliefert. Konfigurierbare
Businessregeln sorgen dafür, dass diese Vorgänge für den
Anwender automatisiert ablaufen.
Click&Find
Die aktuelle Version gibt dem Anwender durch die Funktionalität Click&Find die Möglichkeit, aus jeder Fachapplikation heraus per Klick (z. B. auf eine Auftragsnummer,
Rechnungsnummer etc.) alle für einen Vorgang verfügbaren Dokumente automatisch anzuzeigen. So wird die Arbeit
gleichzeitig einfacher und schneller. Umständliche Suche
weicht unmittelbarem Finden.
DropZone
Mit der DropZone erhält der Anwender ein neues Bedienkonzept, das ihm dediziert eine einzelne Funktion in Form einer
Kachel zur Verfügung stellt. Die Business-Logik hinter jeder
Kachel ist frei definierbar. Hierdurch lassen sich beliebige
Verarbeitungsfunktionen bilden, bei denen der Anwender z.
B. nur noch ein Dokument auf die jeweilige DropZone ziehen
muss, um gemäß der hinterlegten Regel die Verarbeitung (z.
B. Archivieren und Workflow starten) auszulösen.
· Leistungsfähiges Dokumenten-ManagmentSystem
· Revisionssichere Ablage sowie Archivierung
aller Belege und Dokumente
· Automatisierung der Geschäftsprozesse
· Mobil einsetzbar (z. B. Smartphone,
Laptop, Tablet)
· Einfaches Handling
· Leichte Anpassbarkeit auf individuelle Wüsche
sou.matrixx_DMS
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