Pflichten der Unternehmensleitung bei (teilweiser) Auslagerung von

1 4 / / FA C H B E I T R Ä G E / / A U S G A B E 0 2 -15 / /
OUTSOURCING · PRÜFUNGSRECHTE · SERVICE-LEVEL-AGREEMENT · KONTROLLRECHTE
Pﬂichten der Unternehmensleitung bei (teilweiser) Auslagerung von rechnungslegungsrelevanten Dienstleistungen
Die Beweggründe für die Auslagerung rechnungslegungsrelevanter Dienstleistungen sind vielfältig. Fakt ist,
dass eine Auslagerung nicht dazu führt, dass die gesetzlichen Vertreter des auslagernden Unternehmens für
die Ordnungsmäßigkeit dieser Prozesse nicht mehr verantwortlich sind. Aus diesem Grund kommt der Vertragsgestaltung mit dem Dienstleistungsunternehmen eine entscheidende Bedeutung zu.
Motivation für die Auslagerung von Dienstleistungen
Das Auslagern und Umstrukturieren von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Bestandteil heutiger Organisationsstrategien. Die Gründe dafür sind vielfältig: Die
Konzentration eines Unternehmens auf seine Kernkompetenzen, die Möglichkeit einer Kostenersparnis (z. B.
keine Anschaffungs- oder Betriebskosten für IT-Systeme),
der Zugriff auf spezialisierte Kenntnisse und Ressourcen,
die Freisetzung interner Ressourcen für andere Aufgaben, die Straffung der internen Verwaltung oder die
Erhöhung der Flexibilität sind nur einige Beispiele.
Konsequenzen aus der Auslagerung von
Dienstleistungen
Die gesetzlichen Vertreter des auslagernden Unternehmens bleiben gleichwohl verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, in den die Ergebnisse der
ausgelagerten Prozesse einﬂießen, für die Einhaltung der
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie weiterer gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Anforderungen.
Dies gilt auch für das mit den ausgelagerten Funktionen
im Zusammenhang stehende interne Kontrollsystem. Durch
die enge Verbindung zum Dienstleistungsunternehmen
und die entstehende Abhängigkeit von der Dienstleistungsqualität ergeben sich Risiken für das auslagernde Unternehmen. Der Betrachtung von Sicherheitsaspekten und der
Gestaltung vertraglicher Regelungen zwischen Auftraggeber und Dienstleistungsunternehmen kommt im Rahmen
dieses Outsourcing-Vorhabens eine zentrale Rolle zu.
Das Dienstleistungsunternehmen führt im Auftrag des
auslagernden Unternehmens in bestimmten Bereichen
der Rechnungslegung Vorgänge eigenständig durch.
Über solche Vorgänge ist zwar das Dienstleistungsunternehmen gegenüber dem auslagernden Unternehmen
rechenschaftspﬂichtig, die Verantwortung für die ausgelagerten Vorgänge verbleibt jedoch bei dem auslagernden Unternehmen. Deshalb muss sich dieses insoweit
auf das interne Kontrollsystem des Dienstleistungsunternehmens verlassen können. Dies führt dazu, dass das in
einem Dienstleistungsunternehmen eingerichtete interne
Kontrollsystem und die dort erstellten und aufbewahrten
Aufzeichnungen für die gesetzlichen Vertreter des auslagernden Unternehmens von Bedeutung sind. Deshalb
hat das auslagernde Unternehmen mit dem Dienstleistungsunternehmen vertraglich Prüfungs- und Kontrollrechte zu vereinbaren, um sich von der Angemessenheit
und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems dort überzeugen zu können, soweit sich die gesetzlichen Vertreter
nicht auf Prüfungsergebnisse Dritter stützen können.
Vertragliche Regelungen mit dem Dienstleistungsunternehmen
Beim Abschluss eines Dienstleistungsvertrags, inzwischen
auch üblicherweise mit Service-Level-Agreement bezeichnet, sollten vom auslagernden Unternehmen folgende
Aspekte unbedingt berücksichtigt werden:
• Klare Leistungsbeschreibung und Transparenz
der Leistungserbringung
• Klare Regelungen und Verantwortlichkeiten
• Regelungen zur Einhaltung der Aufbewahrungspﬂichten
• Festlegungen zur Überprüfung und ggf. Anpassung
der Vereinbarungen während der Vertragslaufzeit
• Regelung von Auskunftspﬂichten
• Regelung von Prüfungsrechten
• Regelung der Haftung
• Regelung zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
• Vereinbarung von Rechten und Pﬂichten im Falle
einer Vertragsbeendigung
Service-Level-Agreements dienen somit der Darstellung
der Art (was), des Ortes (wo), der Zeit (wann) und u. U.
der Weise (wie), in der die Leistung erbracht werden soll.
/ / A U S G A B E 0 2 -15 / / FA C H B E I T R Ä G E / / 1 5
// WIR SIND NICHT NUR VERANTWORTLICH FÜR DAS, WAS WIR TUN,
SONDERN AUCH FÜR DAS, WAS WIR NICHT TUN.// MOLIÈRE
Bezüglich des Punktes „Regelung von Prüfungsrechten“
gibt es zwei unterschiedliche Varianten, wie die gesetzlichen Vertreter des auslagernden Unternehmens ihren
Überwachungspﬂichten nachkommen können:
1) Sie können die Arbeit des Dienstleistungsunternehmens selbst überprüfen oder
2) sie können die Arbeit des Dienstleistungsunternehmens
durch einen unabhängigen Dritten prüfen lassen.
Prüfungen durch das auslagernde Unternehmen selbst
Sofern die gesetzlichen Vertreter die Arbeit des Dienstleistungsunternehmens selbst überprüfen, wird dies meist
durch im auslagernden Unternehmen eingerichtete Kontrollen zur Überwachung der bezogenen Dienstleistungen
geschehen. Im Falle der Auslagerung der Lohn- und
Gehaltsabrechnung können dies z. B. Kontrollen über
die Zusendung und den Erhalt von Lohn- und Gehaltsinformationen sein, durch die wesentliche Fehler in der
Rechnungslegung verhindert oder aufgedeckt werden
können. Diese Kontrollen könnten z. B. darin bestehen,
dass ein Vergleich der an das Dienstleistungsunternehmen übermittelten Daten mit Auswertungen, die nach der
Verarbeitung der Daten durch das Dienstleistungsunternehmen zur Verfügung gestellt werden, erfolgt oder
aber Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf rechnerische
Richtigkeit in Stichproben geprüft werden und eine Durchsicht der Lohn- und Gehaltssumme auf Plausibilität erfolgt.
Prüfungen durch einen unabhängigen Dritten
Bei Übertragung der Prüfung auf einen unabhängigen
Dritten, z. B. einen Wirtschaftsprüfer, werden standardisierte Prüfungen beim Dienstleistungsunternehmen durchgeführt, die in abschließenden Berichterstattungen vom
Typ 1 oder vom Typ 2 zusammengefasst werden. Gegenstand dieser Prüfung sind die Beschreibung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems und die
in der Beschreibung des internen Kontrollsystems dargestellten Kontrollen und Kontrollziele auf Basis der
von den gesetzlichen Vertretern des Dienstleistungsunternehmens hierzu abgegebenen Erklärung.
Bei der Berichterstattung vom Typ 1 wird über die Angemessenheit des dienstleistungsbezogenen internen Kont-
rollsystems beim Dienstleistungsunternehmen berichtet.
Hierfür wird eine vom Dienstleistungsunternehmen erstellte Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) darauf hin geprüft, ob das IKS grundsätzlich geeignet ist,
Fehler zu verhindern oder aufzudecken. Eine Prüfung
der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems ﬁndet hier,
im Gegensatz zu einer Prüfung, die mit einer Berichterstattung vom Typ 2 endet, nicht statt. Die Prüfung vom
Typ 1 bringt dem auslagernden Unternehmen somit nur
eingeschränkte Sicherheit über die Tätigkeit des Dienstleistungsunternehmens.
Bei einer Prüfung vom Typ 2 werden die Kontrollen des
Dienstleistungsunternehmens einem sogenannten Funktionstest unterzogen, der sicherstellen soll, dass die Kontrollen nicht nur eingerichtet, sondern auch ganzjährig
wirksam sind. Wichtig ist hierbei, dass jährlich aktualisierte Berichterstattungen vom Typ 2 vorgelegt werden, da
die Funktionsprüfungen nur einen bestimmten Zeitraum
(in der Regel ein Kalenderjahr) abdecken. Dienstleistungsunternehmen sollten ein Interesse daran haben, Prüfungen vom Typ 2 durchführen zu lassen, da die Ergebnisse
von mehreren Kunden genutzt werden können und somit
verhindert wird, dass eine Vielzahl von Kunden selbst
oder durch von ihnen beauftragte Wirtschaftsprüfer beim
Dienstleistungsunternehmen vor Ort prüfen (möchten). //
FAZIT Auch bei Auslagerung betrieblicher Funktionen
oder Prozesse auf Dienstleistungsunternehmen bleiben die
gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Durchführung dieser Tätigkeiten. Die Vertragsgestaltung und die Vereinbarung umfassender Prüfrechte
sind aus diesem Grund besonders wichtig.
Alexandra Gabriel
Wirtschaftsprüferin/Steuerberaterin
[email protected]

Download Report