Rechnungseingangsprozess

Use Case BPM: Rechnungseingangsprozess
Wie der elektronische Rechnungseingangsprozess mit BPM und ABBY FlexiCapture
flexibel gestaltet werden kann
Die Herausforderung des papierbasierten Rechnungseingangsprozesses liegt in den langen
Bearbeitungszeiten, verloren gegangenen Rechnungen und der umständlichen Durchführung
der fachlichen und rechnerischen Prüfung, mit denen ein hoher Koordinationsaufwand
verbunden ist.
Ein aktueller Status der Rechnungseingangsprüfung über alle Rechnungen existiert nicht, die
Kontrolle des Rechnungseingangsprozesses ist somit sehr aufwändig. Auch eine zeitnahe
Liquiditätsplanung für die offenen Rechnungen ist nicht möglich.
Derzeit wird der Rechnungseingangsprozess ohne einen elektronischen Vorgang bearbeitet,
die Rechnungen werden in Papierform erfasst und auch die Ablage erfolgt papierbasiert.
Der Durchlauf der Rechnung für die Rechnungsprüfung erfolgt per Akte oder per E-Mail. Die
Kontrolle über die offenen Rechnungen erfolgt händisch oder per zusätzlicher Excel-Tabelle,
Fragen werden ad hoc und ohne nachvollziehbare Kontrolle durchgeführt.
Die Lösung der agentbase AG mit Hilfe von BPM: Die Papierrechnung wird eingescannt oder
per E-Mail übermittelt und danach digital und revisionssicher archiviert.
Die inhaltliche Erkennung erfolgt über die ABBY FlexiCapture OCR Lösung. Rechnungsdaten
wie z.B. Lieferant, Rechnungsnummer, Umsatzsteuernummer, Position und Rechnungsbetrag
werden digitalisiert und stehen für den weiteren Rechnungsbearbeitungsprozess elektronisch
zur Verfügung.
Die weitere Bearbeitung erfolgt durch den elektronischen Workflow mit BPM, der für die
einzelnen Prüfungen der Fachbereiche flexibel einstellbar ist. Die Kontrolle des Prozesses
erfolgt in Echtzeit.
agentbase AG – Eggertstraße 7 – 33100 Paderborn
Der Mehrwert für ein Unternehmen liegt in der durch den Rechnungseingangsworkflow
deutlich reduzierten Bearbeitungszeit. Da die Rechnungen zentral eingescannt werden,
können Sie nicht verloren gehen und die Kontrolle der Rechnungsprüfung ist jederzeit möglich.
Die Bearbeitung der fachlichen und rechnerischen Prüfung erfolgt elektronisch und
nachvollziehbar im Team. Die Bearbeitung ist revisionssicher und prüft auf Einhaltung der
Regeln nach § 14 UStG.
Die Automatisierung und Ablösung von papier- und E-Mailgestützten Prozessen führt zur
Fehlerreduktion.
Einsatzbereiche:
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kann als Lösung vor der Bearbeitung der Rechnung im ERP System eingesetzt werden
sehr einfache Integration z.B. in SAP
branchen- und unternehmensunabhängig einsetzbar
Dienstleistungsangebot:
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Fachliche und technische Beratung
Begleitung bei der Analyse, Konzeption, Umsetzung und Implementierung
Wartung & Support im kompletten BPM Lifecycle
Ansprechpartner:
Artur Habel
Vertriebsleiter
[email protected]
+49 5251 547 2615
agentbase AG
Eggertstr. 7
33100 Paderborn
agentbase AG – Eggertstraße 7 – 33100 Paderborn

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