Case Study Erfal Erler e.k. startet b2b-plattform mit votum B2B Online-Bestellsystem optimiert die On-Demand-Produktion nachhaltig © VOTUM GmbH 2013 „Wir haben bereits mehrere Projekte mit VOTUM umgesetzt. Wir schätzen die Agentur als zuverlässigen und erfahrenen Partner im Bereich E-Commerce. Wir möchten uns ganz herzlich beim gesamten Team für die gute und erfolgreiche Zusammenarbeit bedanken. Auf diese vertrauensvolle Teamarbeit wollen wir nicht verzichten.“ Sascha Meinel Projektleiter IT, Erfal Erler e.k. Der Auftrag von Erler e.K. Eine hochperformante B2B-Handelsplattform mit Magento.Online-Shop + CMS + ERP-Integration, 30.000 Artikel, 1 Million Varianten, 7.000 Nutzer. Der Kunde Erfal Erler e.K. ist ein Komplettanbieter für den Raumausstatterfachhandel. Das 1995 gegründete Unternehmen aus dem Vogtland produziert maßgefertigte Produkte im Bereich Sonnen- und Insektenschutz, unter anderem Jalousien, Rollos, Plissees und Lamellenvorhänge. Erfal bietet seinen Kunden – überwiegend Fachhändler, R aumausstatter und Großkunden – ein breitgefächertes Produktportfolio von mehr als 30.000 Produkten mit einer enorm hohen Konfigurierbarkeit. Neben Höhe und Breite kann z.B. ein Rollo mit bis zu 1.000 verschiedenen Stoffen b ezogen werden. Die Produkte unterscheiden sich in ihren vielfältigen Bedienweisen, Aufhängungen bis hin zur Art und Anzahl der Befestigungsschrauben. Als zuverlässiger B2B Partner legt Erfal großen Wert auf besten Service und eine effiziente Abwicklung der Aufträge. Die Besonderheit: Innerhalb von 24 Stunden können die vom Fachhändler konfigurierten Produkte produziert und deutschlandweit ausgeliefert werden. Die Aufgabe Mit seinem webbasierten Online-Bestellsystem bietet Erfal seinen Fachhändlern die Möglichkeit zur effizienten Abwicklung der Produktkonfiguration und Bestellung. VOTUM realisierte das B2B-Bestellsystem auf Basis der E-Commerce-Plattform Magento. Die enge Verzahnung mit den bestehenden IT-Prozessen ist essenziell für die Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette – v om Bestellvorgang ü ber die Produktion bis hin zur Logistik und den sich anschließenden Prozessen. Aus diesem Grund lag der Schwerpunkt auf einer integriertenAnbindung an das ERP-System ProALPHA. Insbesondere die Konfiguration der Produkte sollte möglichst ohne „Übersetzung“ im ERP erfolgen. Aus jeder Bestellung sollten in Echtzeit Stücklisten erstellt werden – die Voraussetzung für eine effektive und schnelle Produktion on demand. Dadurch ist es Erfal als einzigem Unternehmen seiner Branche möglich, Bestellung, Produktion und Auslieferung innerhalb von nur 24 Stunden zu gewährleisten. Die Herausforderung Ein individualisiertes Bestellsystem für Geschäftskunden Die Ansprüche, die an ein B2B Online-Shopsystem gestellt werden, gehen erheblich über die Anforderungen im B2C-Bereich hinaus. Die Kunden (= Fachhändler) sind Experten für die angebotenen Produkte. Ihnen können weitgehende Möglichkeiten zur Produktkonfiguration zugemutet werden, sie kennen Abhängigkeiten zwischen Artikeln und Konfigurationsparametern.Für die Preisgestaltung werden den Kunden differenzierte Rabattoptionen, angepasst auf u nterschiedliche Produktgruppen, Kundengruppen, Einkaufsmengenund Liefertermine, angeboten, woraus sich individualisierte Kundenrabatte ergeben. Hinzu kommen die Besonderheiten, die sich bei der Preisgestaltung von maßangefertigten Produkten e rgeben. Für die Lieferung müssen Kommissionierung, gewünschte Liefertermine (unter Berücksichti gung der jeweiligen Warenverfügbarkeit) sowie Lieferkosten in Abhängigkeit von Größe, Verpackung, Gewicht und Liefertermin möglich sein. Die Liefer termine werden mit dem Fahrplan des unternehmenseigenen Fuhrparks abgeglichen. Zudem hat der Kunde die Wahl zwischen schneller Mehrfachbestellung und der Suche im Warensortiment. Modernes „Look and Feel“ mit hoher Benutzerfreundlichkeit unsere Lösung Effizient, verkaufsfördernd und schnelle Umsatzzahlen ERP-API im Frontend Um die komplexen Konfigurationsmöglichkeiten mit der entsprechend aufwendigen, kundenindividuellen Preisfindung nicht im Shop nachbilden zu müssen, entschieden wir uns für eine Systemarchitektur, in der das ERP in das Frontend geführt wird. Da die ERP-Software ProAPLHA keinen Webservice zur Verfügungstellen konnte, musste auf Kundenseite eine ERP-API erstellt werden, die weitergehende ERP-Funktionenabbildet. Diese API wird auf dem Magento Server a bgelegt und regelmäßig aus dem E RP-System aktualisiert. Um eine optimale Performance zu erreichen, wurde die Schnittstelle in C+ geschrieben und PHP-gekapselt aus dem Shop-Frontend angesprochen. M it der von VOTUM erarbeiteten Lösungwird eine vollständigere Integration des ERPSystems in das Online-Bestellsystem erreicht, als dies bei vorhandenen ERP-Schnittstellen möglich wäre. Lediglich Artikelstammdaten und Kundendaten werden automatisiertin das Bestellsystem übergeben (der Import erfolgt SMART, das heißt, nur veränderteDatensätze werden i mportiert). Sämtliche Konfigurationsmöglichkeiten sowie Kunden-und Preisinformationen liegen dagegen nur einmal im ERP b zw. im E RP-API vor.Sie werden in Echtzeit eingelesen. B estellungen werden wieder andas ERP exportiert, welches Bestellstati an den Shop zurückgibt. Magento ERP Shop-Frontend Der Produktkonfgurator wird in Echtzeit direkt aus dem ERP ins Shop-Frontend eingelesen. Die B2B-Features im Einzelnen Erweiterte Kundenrollen, Firmenprofile und Bestellcenter Für die Anforderungen der Geschäftskunden wurde die R echte- und Rollenverwaltung erweitert. Einem Firmen-Account können so mehrere Mitarbeiter-Accounts zugeordnet werden. Die Berechtigungen lassen sich dabei dynamisch den Rollen zuordnen. So erhält nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Anzeige des Gesamtbestellumsatzes. Später kann zum Beispiel eine Deckelung des Bestellwertes für Mitarbeiter realisiert werden. Das Bestellcenter wurde um einige Funktionen erweitert. Neben einer detaillierten Bestellhistorie kann sich der Kunde hier seine Bestellumsätze oder die B estellumsätze seiner Mitarbeiter anzeigen lassen. Produktkonfigurator Produkte können nach Maß und in einer Vielzahl von Konfigurationen bestellt werden. Hilfetexte führen den Kunden innerhalb des Produktkonfigurators weiter. Besonders anschaulich ist die Konfiguration bei der Auswahl der Bezugsstoffe. Die Preis- und Konfigurationsinformationen sowie die Produktattribute werden aus dem ERP-API in Echtzeit eingelesen, die Bilddateien von einem MEDIAserver bereit gestellt. Ein neuer Stoff muss damit von Erfal nicht mühsam manuell eingepflegt werden, sondern steht aus dem ERP sofort im Bestellsystem zur Verfügung. Die bildliche Darstellung der Bezugsstoffe und die Anzeige der spezifischen Produkteigenschaften erleichtern Kunden die Bestellung, was wiederum die Fehlerquote reduziert. Jedem Produkt lassen sich zudem eine Kommissionierung und ein Kommentar anhängen. Bestellt werden können nicht nur eine bestimmte Anzahl von Produkten, sondern eine Vielzahl weiterer Maßeinheiten mit unterschiedlich vielen Nachkommastellen (z.B. 1,5 Paletten, 1,08 Meter, 0,775 qm, 5 Stück). Dazu nahmen wir eine logische Erweiterung in Magento vor. Der Produktkonfigurator hilft bei der Auswahl der Bezugsstoffe B2B-Features, die sich auszahlen Hohe Warenkorbwerte, wiederkehrende Kunden, verlässliche Partner Preisanzeige Für den Kunden ist neben dem Nettopreis auch sein individuellerRabatt, der empfohlene Verkaufspreis, Steuern, Bruttopreise und sein Gewinnanteil bedeutsam. Bei jeder Bestellung und jedem Einzelposten werden all diese Angaben angezeigt. Warenkorb und Checkout Die im Warenkorb abgelegten Produktkonfigurationen lassen sich jederzeit wieder ändern und müssen anschließend nicht erneut verschoben werden. Der Checkout wurde auf einer Seite (One-Page-Checkout) übersichtlich zusammengefasst. Für jede Bestellung kann eine Auftragsbestätigung angefordertwerden, im Kunden-Bestellcenter stehen alle Bestellungen als CSV-Datei zum Download bereit. Bei Selektion der O ption „Selbstabholer“, lässt sich eines der Erfal-Lieferzentren a uswählen, ein entsprechender Zugangscode wird generiert. Zudem kann bei jeder Bestellung ein Wunschliefertermin festgelegt werden, der mit dem Tourenplan des unternehmenseigenen Fuhrparks abgestimmt ist. Suchfunktion und Schnellbestellung Durch die Erweiterung der Magento-eigenen Suchfunktion um eine Auto-Suggest-Funktion wurde die Performance spürbar verbessert. Im Online-Bestellsystem greift der Einkäufer auf einen Produktfilter zu, der das Sortiment entsprechend der Produktgruppen eingrenzt. Die Suchergebnisse werden mit AJAX-Technologie schnell und übersichtlich dargestellt. Großkunden-Schnittstellen Es besteht für alle Kunden die Möglichkeit, in ihren Bestellcentern einen FTPZugang zu konfigurieren. Die Bestelldaten können damit per Webservice als CronJOB angefordert werden, das Intervall kann der Kunde selbst bestimmen. Bestellungen werden dann im CSV-Format per FTP übertragen und vom ERP des Kunden automatisch abgeholt. Aktueller Trend: Endkundenpräsentation per iPad Zur besseren Präsentation- und Angebotserstellung auf dem iPad für den Endkunden kann der Fachhändler den gesamtem Shop in eine differenzierte Preissicht versetzen. Dabei werden in der Endkundensicht nur die empfohlenen Verkaufs- und Bruttopreise der Produkte dargestellt. Zusätzlich kann der Fachhändler Aufpreise und Rabatte für die jeweiligen Artikel definieren, die dann in die Preisberechnung des Shops einbezogen werden. Für den Endkunden wird so ein individueller Warenkorb zusammengestellt. Erstellen von Angeboten Warenkörbe können als Angebot abgespeichert werden. Jedes Angebot lässt sich als PDF erstellen, ausdrucken oder direkt als Email versenden. Adressdaten und Logo des Fachhändlers, die im Benutzerkonto hinterlegt werden, werden automatisch in das Layout des PDFs eingebunden Der Fachhändler kann mehrere Angebote verschiedenen Endkunden zuweisen und komfortabel verwalten. Einzelne Angebote lassen sich jederzeit in einen Warenkorb zurückwandeln – der Status des Angebots in der Angebotsverwaltung wird automatisch von „ausstehend“ auf „bestellt“ gesetzt. Warenkörbe können als Angebot abgespeichert werden Businessprozessintegration Wie bei den meisten Mittelstandsunternehmen existiert bei Erfal Erler e.K. eine über Jahrzehnte gewachsene heterogene IT-Architektur mit unterschiedlichsten Softwaresystemen, d ie jeweils spezielle Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen. Die Aufgabe von VOTUM bestand darin, alle wichtigenBackend-Systeme anzubinden und mit einer für das Web relevanten Business-Logik aufzubereiten, damit Fachhändlerpersonalisierte Daten abrufen können. Durch die nahtlose Integration von B2B-Shop und ERP-System stehen alle verkaufsrelevanten Informationen und Prozesse in Echtzeit zur Verfügung. Schematische Darstellung der Systemarchitektur des B2B-Bestellsystems und der angeschlossenen Systeme profitiErEn siE von unsErEn b2b sHop-lösungEn für untErnEHmEn! Dank branchenspezifischer B2B-Shop Lösungen von VOTUM kann Ihr Unternehmen selbst hochkomplexe Produkte online mit der Effizienz von eBay & Co. vertreiben! Durch unsere langjährige Erfahrung im Business-to-Business Commerce profitieren Sie bei der Konzeption, Schnittstellenrealisierung, Konfiguration und Implementierung bis hin zum laufenden Support vom Know-how eines starken Partners. Unsere bewährten E-Business-Lösungen helfen Ihnen dabei, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, Ihre Kunden zu binden, Ihre IT-Kosten zu reduzieren und Ihnen so den nachhaltigen Erfolg Ihres Online-Handels zu sichern. Wenn Sie die Umsätze im B2B E-Commerce nicht Ihren Mitbewerbern überlassen wollen, sprechen Sie uns gerne an! kontakt Ihr Ansprechpartner: Martin Sperling Geschäftsführer © VOTUM GmbH 2013 VOTUM GmbH Ohlauer Straße 53–55 43 Mehringdamm 10999 Berlin 1099 10961Berlin Berlin Tel.:30 +49 30 28 47 26 + 49 3047 2826 47400 26 40 - 0 40 - 0 +49 - 28 Fax: +49 + 49 30 30 28 28 47 47 26 26 40 - 75 40 - 75 [email protected] [email protected] martin.sperling @ votum.de www.votum.de
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