Handreichung zur Erfassung internationaler Aktivitäten in MoveON

HandreichungzurErfassunginternationalerAktivitä teninMoveON
Was ist MoveON und was will die HU damit? MoveON wurde an der TU Darmstadt konzipiert, um die Aktivitäten des dortigen International Office elektronisch abzuwickeln. Um es anderen Universitäten anzubieten, wurde 2001 die Firma unisolutions gegründet und 2009 mit der Softwareabteilung des britischen Unternehmens QS verbunden. Die meisten Universitäten in Deutschland, die MoveON einsetzen, nutzen es vorrangig zum Mobilitätsmanagement, also für die Online‐Bewerbung, Auswahl und Nominierung für Studienaufenthalte von Incoming‐ und Outgoing‐Studierenden. Für die HU ist das Mobilitätsma‐
nagement per MoveON erst das mittelfristige Ziel, um zunächst den Erfolg der Umstellung von MoveON auf eine webbasierte Lösung an Universitäten, die es jetzt schon einsetzen, abzuwarten. Eine Erprobung in 2016 und der Ein‐
satz rechtzeitig für die Bewerbungen für Auslandaufenthalte im akademischen Jahr 2017/18 werden realistisch sein. Zunächst steht also die Sammlung von Informationen zu internationalen Partnerschaften und Aktivitäten in der Da‐
tenbank im Vordergrund. Das Ziel ist es, mit Hilfe von MoveON kurzfristige Anfragen nach bestehenden Beziehungen umfassend beantworten zu können, die etwa seitens der Universitätsleitung anlässlich von Delegationen, Besuchen oder Medienanfragen gestellt werden. Aber auch für die gezielte Weitergabe von Finanzierungsmöglichkeiten kann die Datenbank genutzt werden. Und nicht zuletzt steigt der Anspruch, auch durch die umfassende Dokumentation der vielen vorhandenen internationalen Kooperationen und Kontakte zur strategischen Planung und außerdem zur Legitimation und dem Ansehen der Humboldt‐Universität beizutragen. Wie soll der Aufbau der Datenbasis erfolgen? Ein Anfang ist bereits durch die möglichst vollständige Erfassung der zentral vorliegenden Kooperationsvereinbarun‐
gen gemacht. Die jeweils zuständigen RegionalreferentInnen des International Office sind gegenwärtig dabei, dies um die ihnen bekannten internationalen Aktivitäten zu ergänzen; dies wird sich jedenfalls bis zum Jahresende hinzie‐
hen. Parallel dazu aber sind die Fakultäten, Fächer und Institute der HU gebeten, bei der Ergänzung von Aktivitäten zu helfen. In Fakultäten, in denen ein eigenes International Office eingerichtet ist (aktuell WiWi, ReWi, MatNat und die PhilFak II), werden die Angaben über die dortigen AnsprechpartnerInnen gesammelt. Ergänzend, und besonders wichtig in den Fakultäten ohne International Office, bitten wir die Dekanate, Geschäftsführungen und ProfessorIn‐
nen und MitarbeiterInnen um die Mitteilung von aktuellen oder vergangenen Aktivitäten. Um dies zu erleichtern, haben wir ein Online‐Portal geschaltet, in dem Sie den aktuellen Stand der Einträge einsehen und in einem Formular uns ergänzende Mitteilungen machen können. Wie lässt sich die Suchmaske nutzen? Unter der Adresse https://huberlin.moveon4.de/form/55e83c6e85fb96ba79000000/deu finden Sie das entspre‐
chende Portal. Sie werden zunächst um die Eingabe Ihres allgemeinen Login‐Namens und Passworts der HU gebeten. Auf der folgenden Seite können Sie die Suchmaske der Datenbank (vgl. Abb.) aufrufen und hier nach verschiedenen Kategorien (Land, Partnerhoch‐
schule, Art der Beziehung etc.) durchsuchen. Die Ergebnisse werden als Weltkarte, bzw. durch Wechsel auf den Reiter „Beziehungen“ als Liste an‐
gezeigt. Aus der Liste heraus kann man noch wei‐
tere Details abrufen. Bitte beachten Sie, dass bisher lediglich die dem zentralen International Office vorliegenden Ver‐
träge ohne Anspruch auf Vollständigkeit eingege‐
ben sind und alle Erasmus‐Abkommen erst zu ei‐
nem späteren Zeitpunkt eingegeben werden. Aktuell führt außerdem die Freitextsuche leider zu überlangen Ladezeiten und ist daher nicht benutz‐
bar (September 2015). Wie können neue Einträge erfolgen? Aus dem oben genannten Portal erreichen Sie auch das Online‐Formular, mit dem Sie uns Hinweise auf weitere internationale Aktivitäten geben können. Bitte machen Sie uns kurze Angaben zu den Betei‐
ligten an der HU und zu den Partnereinrichtungen (wenn diese bisher nicht aufgelistet wurden, kön‐
nen Sie diese per Freitext eingeben). Benennen Sie die Aktivität und fassen sie kurz zusammen – gerne versehen mit einem weiterführenden Link oder ei‐
ner hochgeladenen Datei. Bei unvollständigen Einträgen können sie erst den „Fortschritt speichern“ und später zu Ende bearbei‐
ten oder die Eingabe (markieren, dass die Seite vollständig ist!) direkt abschicken. Ggf. wenden wir uns noch mit Fragen an Sie. Auf der zuerst aufgeru‐
fenen Portalseite müssten Sie auch einen Überblick über Ihre bisher eingegebenen Einträge finden. Ihre Einträge versuchen wir innerhalb von 5 Werk‐
tagen in die Datenbank einzupflegen. Was soll eingetragen werden, welche Kategorien gibt es, und was wird nicht erfasst? Unter internationalen Aktivitäten wird ein breites Spektrum verstanden, die zunächst einer von sieben Kategorien, die von MoveON vorgegeben sind, zugeordnet werden. Auf jeden Fall gehören alle längerfristigen und schriftlich fi‐
xierten Partnerschaften (zwischen zwei Partnern) bzw. Netzwerke (mit mehr als zwei Partnern), alle vertraglich gere‐
gelten Aufenthaltsmöglichkeiten, außerdem Projekte gemeinsamer Forschung oder gemeinsamer Studienpro‐
gramme dazu. Welche Veranstaltungen mit internationalem Charakter oder welche Besuche vom oder bei Partnern dazu gehören sollten, bzw. ab wann Einträge zu kleinteilig wären ist schwierig im Vorfeld zu definieren. Über diese Kategorien hinaus können (auch mehrere) HU‐spezifische „Rahmen“ vergeben werden, die z.B. ermöglichen die Ein‐
träge nach dem Level der Kooperation (Uni oder Fakultät) oder nach Förderlinien (KOSMOS) und anderen Spezifika zu durchsuchen. Was ist mit dem Datenschutz? Zugang zur Suchmaschine oder den Online‐Formularen der Datenbank haben nur Mitglieder der HU über ihr norma‐
les Login. Zur Datenbank selbst haben nur MitarbeiterInnen des International Office mit einem speziellen Account Zugang. Für das Hosting der Datenbank auf dem externen Server gibt es ein von der HU zusammen mit QS‐unisolu‐
tion ausgearbeitetes Datenschutzkonzept, das vom Datenschutzbeauftragten der HU gebilligt wurde und das jede Weitergabe oder Nutzung von Daten für andere Zwecke verhindert. An wen können Sie sich wenden? Mit Fragen, Anmerkungen und Problemen wenden Sie sich bitte an das International Office der HU, und zwar Johannes Moes, Tel. ‐46729 bzw. johannes.moes@hu‐berlin.de (bzw. ab Januar 2016 wieder an Dr. Frederik Holst) bzw. die Mailadresse io.moveon@hu‐berlin.de. (Stand 10‐2015jm)

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