Spreed Online Meeting
Benutzerhandbuch
Online Meetings und Webinare leicht gemacht
Version Spreed 2.9
www.spreed.com
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Übersicht
Über dieses Handbuch
Inhaltsverzeichnis
Kapitel I
Neue Funktionen in Version 2.9
9
1 Spreed verändert sich.......................................................................................................................9
Kapitel II
Spreed Account
13
1 Erste Schritte.....................................................................................................................................13
1.1 Registrierung.............................................................................................................................................. 13
1.2 Anmeldung.................................................................................................................................................. 14
1.3 Einstellungen.............................................................................................................................................. 14
1.3.1 Persönliche Daten..................................................................................14
1.3.2 Personalisierung....................................................................................15
1.3.3 Telefonie..................................................................................................17
Kapitel III
Spreed Online Meeting
18
1 Allgemeines zu Spreed Online Meeting.....................................................................................18
1.1 Technische Anforderungen...................................................................................................................... 18
1.1.1 Anforderungen eines Spreed Online Meetings.................................18
1.1.2 Anforderungen einer Spreed Telefonkonferenz................................19
1.2 Verfügbare Sprachen................................................................................................................................ 19
1.3 Teilnehmer-Rollen und ihre Rechte........................................................................................................ 19
1.4 Meeting-Typen........................................................................................................................................... 21
2
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1.5 Meeting-Optionen...................................................................................................................................... 22
1.5.1 Lobby........................................................................................................23
1.6 Zugang und Verlinkung zu einem Meeting............................................................................................ 24
2 Online Meeting Administration....................................................................................................27
2.1 Mein Spreed............................................................................................................................................... 27
2.1.1 Geplantes Meeting.................................................................................27
2.1.2 Quicklinks................................................................................................28
2.1.3 Verbindungstest.....................................................................................28
2.2 Meine Meetings......................................................................................................................................... 29
2.2.1 Meetings verwalten...............................................................................29
2.2.2 Meetingdetails........................................................................................30
2.2.3 Neues Meeting erstellen......................................................................38
2.2.4 Online-Anmeldung.................................................................................40
2.2.6 Call-In Meeting.......................................................................................45
2.2.7 Adressbuch.............................................................................................46
3 Online Meeting Oberfläche...........................................................................................................50
3.1 Menüleiste.................................................................................................................................................. 51
3.1.1 Meetingstatus.........................................................................................51
3.1.2 Kamera, Mikrofon, Telefoneinwahl.....................................................51
3.1.3 Menü „Meeting”....................................................................................52
3.1.4 Menü „Ansicht”......................................................................................53
3.1.5 Menü „Extras”........................................................................................53
3.1.6 Menü „Einstellungen”...........................................................................58
3.2 Symbolleiste............................................................................................................................................... 60
3.2.1 Aktuelles Guthaben................................................................................60
3.2.2 Verbindungsgeschwindigkeit...............................................................60
3
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3.2.3 Meetinginformationen...........................................................................61
3.2.4 Anzeige weiterer aktiver Funktionen..................................................61
3.3 Teilnehmerliste........................................................................................................................................... 61
3.3.1 Aktionsmenü...........................................................................................62
3.3.2 Neuen Teilnehmer einladen..................................................................64
3.3.3 Call-Out....................................................................................................64
3.4 Dateien........................................................................................................................................................ 65
3.5 Präsentationsfläche.................................................................................................................................. 66
3.5.1 Chat..........................................................................................................67
3.5.2 Präsentationen.......................................................................................67
3.5.3 Mindmap..................................................................................................72
3.5.4 Screen-Sharing......................................................................................74
3.5.5 Fernzugriff...............................................................................................77
3.6 Permanenter Chat...................................................................................................................................... 77
3.7 Fußleistenmenü.......................................................................................................................................... 78
3.7.1 Wechseln der Präsentationsfläche.....................................................78
3.7.2 Feedback.................................................................................................78
4 Telefonkonferenzen.........................................................................................................................80
4.1 Zugang......................................................................................................................................................... 80
4.2 Steuerung.................................................................................................................................................... 81
4.3 Online Meeting Oberfläche...................................................................................................................... 82
5 Hilfe bei Problemfällen..................................................................................................................83
5.1 Account....................................................................................................................................................... 83
5.2 Verbindungsprobleme............................................................................................................................... 84
5.3 Audio............................................................................................................................................................ 84
5.4 Weiterführende Hilfethemen................................................................................................................... 87
4
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Schritt für Schritt
Kapitel I
Neue Funktionen in Version 2.9
9
1 Spreed verändert sich.......................................................................................................................9
So funktioniert die neue Online-Anmeldung................................................................................................. 9
Die neue Spreed Lobby................................................................................................................................... 10
Neues Look-and-Feel...................................................................................................................................... 11
Bequeme Einwahl – auch von unterwegs................................................................................................... 11
Internationale Meetings in verschiedenen Zeitzonen .............................................................................. 12
Kapitel II
Spreed Account
13
1 Erste Schritte.....................................................................................................................................13
So registrieren Sie sich bei Spreed.............................................................................................................. 13
So melden Sie sich bei Ihrem Account an.................................................................................................. 14
So ändern Sie Ihre Kontaktdaten.................................................................................................................. 14
So ändern Sie Ihre Zugangsdaten (E-Mail, Passwort).............................................................................. 15
So laden Sie Ihr Portrait und Ihr Logo hoch................................................................................................ 15
So legen Sie Ihre Moderator-PIN fest.......................................................................................................... 17
Kapitel III
Spreed Online Meeting
18
1 Allgemeines zu Spreed Online Meeting.....................................................................................18
Wer hat welche Möglichkeiten, am Meeting teilzunehmen?................................................................... 20
So zeigen Sie eine eigene Präsentation in der Lobby an.......................................................................... 24
So erhalten Teilnehmer über Ihre Einladungs-E-Mail Zugang................................................................. 24
So erhalten Teilnehmer über das Spreed Portal Zugang.......................................................................... 25
So erhalten Teilnehmer über den direkten Link zum Meetingraum........................................................ 25
So können Teilnehmer mobil an einem Meeting teilnehmen................................................................... 26
5
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Online Meeting Administration....................................................................................................27
So starten Sie den Verbindungstest............................................................................................................. 28
So fügen Sie Kontakte aus dem Adressbuch zur Teilnehmerliste hinzu................................................ 32
So importieren Sie Teilnehmer aus XING EVENTS..................................................................................... 32
So erstellen Sie einen neuen Teilnehmer ohne Einsatz des Adressbuches.......................................... 33
So bearbeiten Sie existierende Teilnehmer................................................................................................ 34
So löschen Sie Teilnehmer aus der Liste..................................................................................................... 34
So versenden Sie Einladungen an Ihre Teilnehmer................................................................................... 34
So versenden Sie individuelle Einladungstexte.......................................................................................... 35
So laden Sie Präsentationen/Dateien auf den Server............................................................................... 37
So löschen Sie eine Präsentation/Datei vom Server................................................................................. 37
So richten Sie ein neues Meeting ein.......................................................................................................... 39
So richten Sie einen permanenten Meetingraum ein............................................................................... 40
So erstellen Sie ein Meeting mit mehreren Moderatoren........................................................................ 40
So richten Sie die Online-Anmeldung für Ihre Teilnehmer ein................................................................. 41
So integrieren Sie das Anmeldeformular als iFrame auf Ihrer Webseite.............................................. 42
So integrieren Sie das Anmeldeformular als Pop-up auf Ihrer Webseite.............................................. 43
So integrieren Sie das Anmeldeformular als iFrame auf Ihrer Facebook-Seite................................... 43
So veröffentlichen Sie ein Meeting.............................................................................................................. 44
So erstellen Sie ein Call-In Meeting:............................................................................................................ 45
So importieren Sie Kontaktdaten aus einer Adressbuch-Applikation.................................................... 47
So exportieren Sie Ihr Spreed Adressbuch................................................................................................ 48
So erstellen Sie einen neuen Kontakt / ändern Sie einen Kontakt.......................................................... 48
So löschen Sie Kontakte aus Ihrem Adressbuch....................................................................................... 49
6
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3 Online Meeting Oberfläche...........................................................................................................50
So starten Sie eine Aufzeichnung................................................................................................................. 54
Wo kann ich die Aufzeichnung später wieder aufrufen?.......................................................................... 54
So verschicken Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer............................................................................ 55
So zeigen Sie Ihr Portraitbild anstelle Ihres Videos.................................................................................. 55
So starten Sie eine neue Umfrage................................................................................................................ 56
So veröffentlichen Sie eine Umfrage........................................................................................................... 57
So starten Sie eine gespeicherte Umfrage / Starten Sie eine Umfrage erneut.................................... 57
So starten Sie die Anwesenheitskontrolle.................................................................................................. 57
So ändern Sie die Rechte Ihrer Teilnehmer................................................................................................ 63
So verweisen Sie einen Teilnehmer aus dem Meeting............................................................................. 63
So verändern Sie den Lobbystatus mehrerer Teilnehmer........................................................................ 63
So laden Sie neue Teilnehmer per E-Mail ein:............................................................................................ 64
So laden Sie einen Teilnehmer per Call-Out ein......................................................................................... 65
So laden Sie eine Datei herunter/So öffnen Sie eine Datei...................................................................... 65
So stellen Sie neue Dateien zur Verfügung (Upload)................................................................................. 66
So schreiben Sie an ausgewählte Teilnehmer........................................................................................... 67
So zeigen Sie PowerPoint-Präsentationen mit Animationen................................................................... 68
So nutzen Sie die Vorschau........................................................................................................................... 69
So benutzen Sie das Whiteboard.................................................................................................................. 69
So benutzen Sie die Mindmap....................................................................................................................... 73
So können Sie Spreed Mindmaps außerhalb vom Meeting nutzen........................................................ 74
So starten Sie Spreed Screen-Sharing........................................................................................................ 74
So nutzen Sie Screen-Sharing unter Windows.......................................................................................... 74
So nutzen Sie Screen-Sharing unter Mac OS X......................................................................................... 75
So nutzen Sie Screen-Sharing unter Linux................................................................................................. 76
So sehen Ihre Teilnehmer Ihren übertragenen Bildschirm...................................................................... 76
So steuern Sie den Fernzugriff...................................................................................................................... 77
7
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
4 Telefonkonferenzen.........................................................................................................................80
So betreten Sie eine Spreed Telefonkonferenz.......................................................................................... 80
Es stehen Ihnen diese Tastenfunktionen zur Verfügung........................................................................... 81
So betreten Sie den Meetingraum Ihrer Telefonkonferenz...................................................................... 82
5 Hilfe bei Problemfällen..................................................................................................................83
Ich erhalte nach der Registrierung keine Bestätigungs-E-Mail.............................................................. 83
Ich habe mein Passwort zu meinem Account vergessen......................................................................... 83
Die Verbindung zum Meeting wird nach einiger Zeit unterbrochen....................................................... 84
Ich erhalte eine Warnmeldung zu meinen Verbindungseinstellungen................................................... 84
Warum können mich andere Teilnehmer nicht hören?............................................................................. 84
Die anderen Teilnehmer können sich unterhalten, aber ich höre sie nicht........................................... 85
Ich höre im Meeting ein Echo meiner Stimme / eines Teilnehmers......................................................... 85
Audio wird verzögert übertragen.................................................................................................................. 86
Warum ist meine Stimme schlecht /übersteuert / zu laut oder zu leise? ................................................ 86
Können Sie geeignete Webcams und Headsets empfehlen?.................................................................. 86
8
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Kapitel I
Neue Funktionen in
Version 2.9
1 Spreed verändert sich
Die neue Version Spreed 2.9 ist ab sofort verfügbar. Damit bietet Spreed
zusätzliche Möglichkeiten, Online Meetings zu organisieren und abzuhalten.
Inhaltsverzeichnis
So funktioniert die neue Online-Anmeldung.................................................9
Die neue Spreed Lobby..................................................................................10
Neues Look-and-Feel.....................................................................................11
Bequeme Einwahl – auch von unterwegs...................................................11
Internationale Meetings in verschiedenen Zeitzonen ..............................12
So funktioniert die neue Online-Anmeldung
Ab sofort bieten wir allen Spreed Kunden kostenlos eine Online-Anmeldung
an. Sie kann bei öffentlichen Meetings (unter „Optionen“) aktiviert werden
und bietet ein übersichtliches Anmeldeformular inklusive aller Eckdaten zu
Ihrem Meeting.
Sie können das Formular auf Ihrer Webseite, in Ihrem Newsletter oder Ihren
Social-Media-Kanälen als iFrame oder Pop-up einbinden. Das HTML für
iFrame und Pop-up wird bereitgestellt und kann einfach kopiert werden.
Ihre Teilnehmer können sich dann selbst für die Veranstaltung anmelden und
werden automatisch in Ihre Teilnehmerliste übernommen. Mehr dazu finden
Sie im Kapitel „Online-Anmeldung“.
9
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Jetzt verfügbar: die OnlineAnmeldung für öffentliche
Meetings.
Die neue Spreed Lobby
Die Lobby wurde neu entwickelt und mit zusätzlichen Funktionen
ausgestattet. Bisher konnten Sie als Veranstalter bereits Folien und Videos
ablaufen lassen. Um die Wartezeit noch komfortabler zu gestalten und
sinnvoll zu nutzen, können Teilnehmer das Video ab sofort selbst steuern.
Zusätzlich werden bereits in der Lobby die Spreed Telefoneinwahldaten über
eine Auswahlliste angezeigt. Die Einwahl per Telefon kann so rechtzeitig
vor Beginn erfolgen. Technisch gesehen basiert die Lobby auf HTML5 und
beinhaltet einen vollwertigen Flash-Videoplayer.
Die neue Spreed Lobby.
10
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Neues Look-and-Feel
Nicht nur die Lobby, sondern die Benutzeroberfläche insgesamt wurde
grafisch überarbeitet und die Anzeige des Videobildes vergrößert. Auch bei
größeren Bildschirmen erhalten Sie nun eine optimierte Spreed Darstellung,
an einigen Stellen haben wir Tooltips integriert und zeigen zusätzliche
Informationen für Moderatoren (z. B. die PIN-Anzeige in der Teilnehmerliste
bei „Öffentlichen Meetings“) sowie Teilnehmer an (Informationen zur
installierten Flash-Version).
Größeres Videobild, mehr
Platz für Präsentationen
Bequeme Einwahl – auch von unterwegs
Die Zugangsdaten in Ihrer E-Mail-Einladung oder Ihrem Kalendereintrag
enthalten ab sofort nicht nur einen Weblink für den Meetingraum, sondern
zusätzlich einen mobilen Einwahllink. Bei Klick auf diesen, verbindet sich
Ihr Smartphone oder Tablet über das verwendete Telefonnetz direkt in die
Spreed Telefonkonferenz. Für fast alle mobilen Endgeräte ist die telefonische
Einwahl nun ohne zusätzliche manuelle Nummerneingabe möglich.
Bei Klick auf den Link unter
„Direkte Einwahl“ in Ihrer
Einladung verbinden sich
die meisten Smartphones
und Tablets direkt in die
Spreed Telefonkonferenz.
11
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Internationale Meetings in verschiedenen Zeitzonen
Aktuell ist Spreed in 15 verschiedenen Sprachen verfügbar. Sobald Sie sich
eingeloggt haben, erhalten Sie die Spreed Oberfläche in Ihrer gewählten
Sprache und Zeitzone. Die Teilnehmer erhalten ab sofort dieselbe Zeitzone
wie der jeweilige Veranstalter und können diese ggf. anpassen. Neben
der Spreed Standardeinladung bieten wir Ihnen schon seit einiger Zeit die
Möglichkeit, individuelle Einladungstexte in jeder beliebigen Sprache zu
hinterlegen. Sollte die Sprache, die Sie in der Einladung verwenden, nicht
bei Spreed verfügbar sein, wird Ihren Teilnehmern die Spreed Oberfläche in
der Sprache des Veranstalters angezeigt.
12
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Kapitel II
Spreed Account
1 Erste Schritte
Um Spreed Online Meetings und Spreed Telefonkonferenzen veranstalten zu
können, ist ein kostenfreier Spreed Account erforderlich.
Inhaltsverzeichnis
1.1 Registrierung.............................................................................................13
1.2 Anmeldung.................................................................................................14
1.3 Einstellungen.............................................................................................14
1.1 Registrierung
Um Meetings und Telefonkonferenzen als Moderator veranstalten zu können,
ist eine kostenfreie Registrierung erforderlich. Nach der Registrierung haben
Sie Zugang zu Ihrem persönlichen Account, um Meetings zu erstellen, zu
verwalten oder weitere Einstellungen vorzunehmen.
So registrieren Sie sich bei Spreed
1 Gehen Sie mit Ihrem Web-Browser auf www.spreed.com. Wählen Sie
„Login“ und klicken Sie „Jetzt anmelden“.
2 Klicken Sie auf der nächsten Seite auf den Button „Jetzt anmelden“.
3 Füllen Sie das angezeigte Formular aus und klicken Sie anschließend auf
„Jetzt anmelden“.
4 Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail von Spreed. Klicken Sie auf den
angegebenen Link in dieser E-Mail.
5 Setzen Sie ein sicheres Passwort für Ihren Account (mind. 6 Ziffern,
Nummern und Buchstaben). Klicken Sie dann auf „Speichern“.
13
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1.2 Anmeldung
So melden Sie sich bei Ihrem Account an
1 Gehen Sie auf www.spreed.com und klicken Sie auf „Kunden Login“.
Um sich auf der Spreed Plattform eines speziellen Landes anzumelden,
klicken Sie auf die entsprechende Flagge.
[1] Klicken Sie auf „Kunden
Login” und geben Sie dann
Ihre E-Mail-Adresse und Ihr
Passwort ein.
1
[2] Klicken Sie hier, um
direkt einem Meeting
beizutreten.
2
2 Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort in das entsprechende
Feld ein.
3 Klicken Sie auf „Login“. Sie sind nun eingeloggt und werden zu Ihrer
persönlichen „Mein Spreed“-Seite weitergeleitet.
1.3 Einstellungen
Nachdem Sie sich auf www.spreed.com registriert und eingeloggt haben,
können Sie die Einstellungen Ihres Accounts anpassen.
1.3.1 Persönliche Daten
Spreed bietet Ihnen hier die Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten, Ihr Passwort
oder die E-Mail-Adresse, die Sie zum Login bei Spreed verwenden, zu
ändern.
1
2
[1] Ändern Sie Ihre
Kontaktdaten, wie
Telefonnummer und E-MailAdresse.
[2] Ändern Sie hier
die PIN, mit der Sie an
Telefonkonferenzen
teilnehmen.
So ändern Sie Ihre Kontaktdaten.
1 Klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“.
2 Wählen Sie im Menübereich „Persönliche Daten“ den Menüpunkt
„Kontaktdaten“.
14
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3 Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
4 Klicken Sie auf „Speichern“.
So ändern Sie Ihre Zugangsdaten (E-Mail, Passwort)
1 Klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“
2 Wählen Sie im Menübereich „Persönliche Daten“ den entsprechenden
Menüpunkt aus.
3 Geben Sie die geforderten Informationen ein.
4 Klicken Sie auf „Speichern“.
1.3.2 Personalisierung
Ihnen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Ihre Spreed
Meetings personalisiert anzeigen zu lassen. Beispielsweise können Sie
Ihr Porträt hochladen, um es bei deaktiviertem Video anzuzeigen. Darüber
hinaus lässt sich - mit entsprechendem Spreed Lizenzpaket - ein eigenes
Logo in der Web-Meeting-Oberfläche sowie in der Landingpage und in der
Lobby integrieren.
So laden Sie Ihr Portrait und Ihr Logo hoch
1 Klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“.
2 Klicken Sie im linken Seitenmenü auf „Porträt und Logos“.
3 Klicken Sie auf den Durchsuchen-Button unter Portrait, Lobby-Logo bzw.
Meeting-Logo und wählen Sie die entsprechende Datei aus.
Laden Sie hier Ihr Portrait
und Ihr Logo hoch.
4 Klicken Sie auf „Hochladen“.
5 Ihre hochgeladenen Dateien stehen Ihnen nun in Ihren Spreed Online
Meetings zur Verfügung:
15
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1
[1] Das Lobby-Logo wird auf
der Landingpage und in der
Lobby angezeigt.
[2] Das Meeting-Logo wird
im Meetingraum angezeigt.
[3] Sie können Ihr Portrait
aktivieren, wenn Sie kein
Videobild senden (siehe
„Portrait zeigen“).
2
3
Hinweise zu den hochzuladenden Dateien:
Unterstützt werden folgende Dateiformate: GIF, PNG, JPG.
Hinweis
Portrait: Die idealen Bildmaße für das Porträt betragen 213 x 120 px.
Logos: Die erforderlichen Bildmaße für das Meeting-Logo sind 74 x 24
px und für das Lobby-Logo 179 x 49 px. Um eine korrekte Darstellung
zu gewährleisten, legen Sie Ihre Datei exakt in dieser Größe an. Wir
empfehlen, Ihrem Logo etwas Platz zum Rand zu lassen und einen
passenden Hintergrund einzufügen.
Lizenz für Logoanzeige erforderlich! Bitte beachten Sie, dass Sie für
die Anzeige von Logos im Online Meeting eine entsprechende Lizenz
benötigen.
Logoanzeige
lizenzpflichtig
16
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1.3.3 Telefonie
So legen Sie Ihre Moderator-PIN fest
1 Klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“.
2 Klicken Sie in dem Seitenmenü auf der linken Seite auf „Telefon-PIN“.
3 Geben Sie eine beliebige 7-stellige Nummer in das Eingabefeld.
4 Klicken Sie auf „Speichern“. Fortan können Sie ein Meeting per Telefon als
Moderator betreten, wenn Sie diese Nummer als Ihre Teilnehmer-Pin
angeben.
17
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Kapitel III
Spreed Online Meeting
1 Allgemeines zu Spreed Online Meeting
Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über allgemeine Informationen zu
Spreed.
Inhaltsverzeichnis
1.1 Technische Anforderungen.....................................................................18
1.2 Verfügbare Sprachen...............................................................................19
1.3 Teilnehmer-Rollen und ihre Rechte........................................................19
1.4 Meeting-Typen...........................................................................................21
1.5 Meeting-Optionen.....................................................................................22
1.6 Zugang und Verlinkung zu einem Meeting............................................24
1.1 Technische Anforderungen
Spreed benötigt keine Installation zusätzlicher Software. Dennoch ist für eine
umfassende Nutzung diverse Hard- und Software erforderlich.
1.1.1 Anforderungen eines Spreed Online Meetings
Um Online Meetings veranstalten oder daran teilnehmen zu können,
benötigen Sie einen internetfähigen Computer, sowie einen Browser mit
dem Adobe Flash Plugin (ab Version 10.3). Außerdem muss JavaScript in
Ihren Browser-Einstellungen aktiviert sein. Folgend finden Sie eine Auflistung
an nötiger und nützlicher Soft- und Hardware für Ihr Spreed Online Meeting:
PC mit einem der folgenden Betriebssysteme: Windows, Linux oder ein
BSDSystem, Mac OSX.
Ein Internet Browser mit dem aktuellen Adobe Flash Plugin (ab Version
10.3). Als Moderator muss Ihr Browser außerdem Cookies akzeptieren.
JavaScript muss aktiviert sein.
18
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Ein externes oder eingebautes Mikrofon und Lautsprecher, um mit den
anderen Teilnehmern kommunizieren zu können. Alternativ können Sie
ein Headset verwenden. Ohne Mikrofon und Lautsprecher ist eine
Kommunikation nur über den Chat möglich!
Eine Webcam oder eingebaute iSight, um per Video an einem Meeting
teilzunehmen (optional).
Flash-Plugin: Um ein Meeting reibungslos zu halten oder daran
teilnehmen zu können, versichern Sie sich bitte, das Sie mindestens
Version 10.3 des Adobe Flash-Plugins für Ihren Browser installiert
haben. Weitere Informationen finden Sie auf http://www.adobe.com/
de/products/flashplayer/.
Hinweis
1.1.2 Anforderungen einer Spreed Telefonkonferenz
Um eine Spreed Telefonkonferenz zu planen und aufzusetzen benötigen
Sie einen internetfähigen Computer, sowie einen Browser und einen
Spreed Account. Zur Teilnahme und bei der Moderation einer Spreed
Telefonkonferenz wird lediglich ein Festnetz- oder Mobiltelefon benötigt.
1.2 Verfügbare Sprachen
Der Spreed Online Meeting Service ist in den folgenden Sprachen verfügbar:
Deutsch
Schwedisch
Englisch
Türkisch
Spanisch
Tschechisch
Französisch
Griechisch
Italienisch
Russisch
Niederländisch
Japanisch
Polnisch
Chinesisch
Die Sprachauswahl finden
Sie am oberen rechten Rand
auf der Webseite.
Portugisisch
1.3 Teilnehmer-Rollen und ihre Rechte
In einem Spreed Meeting haben die Anwesenden verschiedene Rollen:
Veranstalter ist die Person, die das Meeting erstellt hat. Er ist immer
Moderator und hat alle verfügbaren Rechte.
Moderatoren haben alle Rechte, um das Meeting administrativ zu
verwalten und zu leiten. Sie dürfen bereits vor dem Start eines Meetings
den Raum betreten, um Vorbereitungen zu treffen.
Sprecher sind Teilnehmer mit erweiterten Rechte. Sie können
beispielsweise bei Vorträgen Fragen stellen oder inhaltliche Anmerkungen
vornehmen.
19
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Teilnehmer sind überwiegend in Zuhörerposition. Sie haben
eingeschränkte Rechte und können nur auf Geheiß des Moderators aktiv
am Meetinggeschehen teilnehmen.
Wer hat welche Möglichkeiten, am Meeting teilzunehmen?
Veranstalter
Moderator
Redner
Veranstalter haben alle
verfügbaren Rechte,
Teilnehmer
Meetingraum bereits vor dem
Start betreten
Meetingraum starten, sperren,
unterbrechen
Moderatoren sind
dem Veranstalter fast
gleichgestellt, lediglich
können diese das Meeting
nicht beenden,
Redner haben
eingeschränkte Rechte,
Ansichten organisieren (siehe
„Ansichten“)
Teilnehmer befinden sich in
reiner Zuhörerposition
Extras steuern (siehe „Extras“)
Teilnehmer einladen (siehe
„Teilnehmerliste“)
Audio und Video freigeben
(siehe „Kamera, Mikrofon,
Telefoneinwahl“)
Zeiger (Präsentation) nutzen (siehe
„Zeiger“)
Anzeige der Präsentationsfläche
steuern (siehe „Wechsel der
Päsentationsfläche“)
Präsentationen auswählen (siehe
„Präsentationen“), Mindmaps
erstellen (siehe „Mindmap“)
Bestehende Mindmap bearbeiten
Whiteboard bedienen (siehe
„Whiteboard“)
Wenn erlaubt
Präsentationen und Dateien
hochladen (siehe „Präsentationen“,
„Dateien“)
Teilnehmer steuern (in Lobby
schicken, Rollen verteilen, ...)
(siehe „Aktionsmenü“)
Feedback geben (siehe
„Feedback“)
Meeting beenden
Durch Zuweisung einer anderen Rolle können einem Teilnehmer bestimmte
Rechte gegeben werden. Moderatoren können Sie bereits beim Erstellen
des Meetings ernennen (siehe „Teilnehmer einladen“). Im Meetingraum
lassen sich ebenfalls die Moderatorenrechte kontrollieren. Darüber hinaus
können Sie hier auch Redner ernennen (siehe „Aktionsmenü“).
20
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1.4 Meeting-Typen
Die Spreed Meeting-Typen unterscheiden sich vorrangig in der Art, in
welcher die Teilnehmer das Meeting betreten sowie einigen Eigenschaften
des Meetingraumes.
Meeting-Typ „Privat”
Bei einem Privaten Meeting erstellen Sie eine Teilnehmerliste,
auf der jeder Teilnehmer einen festen Login (E-Mail-Adresse) und
ein Passwort (PIN) erhält. Nur mit diesen Zugangsdaten kann der
Teilnehmer das Meeting betreten. Alternativ kann er auch den Link in seiner
Einladungsmail nutzen, der bereits Zugangsdaten enthält. Neben der
Teilnehmerliste können Sie auch direkt aus dem Meeting einen Teilnehmer
einladen (siehe „Neuen Teilnehmer einladen“).
Bei einem privaten
Meeting können nur eingeladene Teilnehmer an Ihrer
Veranstaltung teilnehmen.
Teilnehmer standardmäßig
für alle sichtbar.
Teilnehmer besitzen
Rednerrechte.
Die Teilnehmerliste ist standardmäßig für alle Teilnehmer sichtbar.
Private Meetings werden für die Kommunikation innerhalb einer Gruppe von
Teilnehmern eingesetzt. Alle Teilnehmer besitzen Rednerrechte und können
somit Audio und Video übertragen.
Die Optionen „Lobby“ und „Classroom“ sind in speziellen Meetingszenarien
nutzbar (siehe „Meeting-Optionen“).
Meeting-Typ „Öffentlich”
Bei einem Öffentlichen Meeting benötigen Teilnehmer kein
Passwort, um dem Meeting beizutreten. Es genügt, lediglich die
Meetingnummer zu kennen (siehe „Zugang und Verlinkung zu
einem Meeting“), um daran teilzunehmen. Sie können beispielsweise den
Zugangslink auf Ihrer Webseite, in einem Newsletter oder über Ihre SocialMedia-Plattformen bekanntgeben. Für die Teilnahme am Meeting wird der
Teilnehmer nach seinem Namen gefragt. Dieser erscheint dann in der
Teilnehmerliste des laufenden Meetings. Eingegeben wird dieser auf der
Landingpage zum Meeting.
Ein öffentlicher Meetingraum
ist für Jedermann zugängig.
Teilnehmer ist
standardmäßig nur für
Moderatoren sichtbar.
Teilnehmer befinden sich in
reiner Zuhörer-Position.
Online-Anmeldung für
Teilnehmer ist nur bei einem
öffentlichen Meeting möglich
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Online-Anmeldung zu aktivieren,
damit sich Teilnehmer selbst zu Ihrem Meeting anmelden können. Spreed
stellt Ihnen dafür ein übersichtliches Formular mit allen Eckdaten zu Ihrem
Meeting bereit (siehe „Online-Anmeldung“).
Die Teilnehmerliste im Meeting ist standardmäßig nur für die Moderatoren
sichtbar. Öffentliche Meetings sind für Vorträge bzw. Veranstaltungen
mit einer großen Anzahl von Teilnehmern geeignet. Hier können vorerst
nur Moderatoren, die das Meeting halten bzw. leiten, Video und Audio
übertragen. Teilnehmer befinden sich in reiner Zuhörer-Rolle. Sie können
kein Video und Audio senden solange sie nicht durch einem Moderator
zum Redner gemacht werden (siehe „So ändern Sie die Rechte Ihrer
Teilnehmer“). Die Optionen „Lobby“ und „Classroom“ sind nicht nutzbar.
21
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Meeting-Typ „Call-in”
Ein Call-In-Meetingraum ist für die ausführliche Beratung Ihrer
Kunden einsetzbar. Dieser Meeting-Typ ist eine nützliche
Ergänzung zu Spreed Call (siehe externe Broschüre „Spreed
Call“). Bei einem Call-In-Meeting landen alle Teilnehmer zunächst im
Warteraum („Lobby“). Sie als Moderator können dann einzeln Teilnehmer in
den Meetingraum holen.
Nach abgeschlossener Beratung können Sie das Meeting zurücksetzen,
bevor Sie Ihre nächsten Teilnehmer empfangen. Call-In-Meetingräume
werden immer als dauerhafte Meetingräume angelegt.
Um diesen Meeting-Typ nutzen zu können, benötigen Sie ein
Lizenzpaket, die Sie im Spreed Shop (http://spreed.com/store)
erwerben können.
Dauerhafter Beratungsraum
für 2 Personen.
Teilnehmer werden vom
Moderator einzeln in den
Meetingraum geholt.
Nur mit Spreed Lizenz
nutzbar.
Bitte beachten Sie
Persönlicher Meetingraum
Mit dem persönlichen Ad-hoc Meetingraum erhalten Sie bei
entsprechender Lizenz einen zusätzlichen dauerhaften
Meetingraum, den Sie für spontane Treffen oder auch
wiederkehrende Meetings verwenden können.
Der persönliche Meetingraum ist immer als dauerhaftes Meeting angelegt
und lässt sich nicht löschen. Sobald Sie ihn löschen, erstellt er sich wieder
neu und löscht dabei die von Ihnen in diesem Raum hochgeladenen
Präsentationen und Dateien sowie den Chatverlauf.
1.5 Meeting-Optionen
Neben den Meeting-Typen gibt es verschiedene Eigenschaften, die einem
Meeting zugewiesen werden können. Alle Optionen sind standardmäßig
ausgeschaltet, können aber von Ihnen bei der Erstellung eines Meetings
aktiviert werden (siehe „Neues Meeting erstellen“). Die Meeting-Optionen
unterscheiden sich teilweise, abhängig vom Meeting-Typ.
Lobby
Die Lobby ist ein Warteraum. Ist diese Option eingeschaltet, werden alle
Teilnehmer in der Lobby empfangen. Dort warten sie, bis der Moderator sie
in das Meeting einlässt (siehe „Lobby“). Diese Option ist nur für Private
Meetings verfügbar.
Classroom
Die Teilnehmer des Meetings sehen und hören nur den Moderator, während
der Moderator Audio und Video aller Teilnehmer empfängt. Diese Option ist
nur für Private Meetings verfügbar.
22
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Dauerhafter Meetingraum
Alle Meetingräume können Sie mit einer Dauer von bis zu 24 Stunden
anlegen. Dauerhafte Meetingräume zeichnen sich dagegen dadurch
aus, dass sie kein definiertes Ende haben. Endet ein Meeting in einem
permanenten Meetingraum, so können Sie diesen Raum zu seinem
Ausgangszustand zurücksetzen.
Präsentations-PDF
Teilnehmer können Präsentationen als PDF herunterladen.
Teilnehmerliste ausblenden
Die Teilnehmerliste wird den Teilnehmern nicht angezeigt. Lediglich
Moderatoren wird sie angezeigt. Diese Option ist nur für Private Meetings
auswählbar, da die Teilnehmerliste bei Öffentlichen Meetings standardmäßig
ausgeblendet ist.
Eingeladene Teilnehmer in der Lobby anzeigen
Solange die Teilnehmer den Meetingraum noch nicht betreten dürfen,
warten sie in der Lobby. Ist diese Meeting-Option aktiviert, werden in der
Lobby die Namen der eingeladenen Teilnehmer angezeigt.
Anonym erlauben
Standardmäßig werden Teilnehmer beim Betreten eines Öffentlichen
Meetings aufgefordert, ihren Namen einzugeben. Durch Aktivierung dieser
Option wird das umgangen. Teilnehmer müssen dann keinen Namen
eingeben, um das Meeting zu betreten. Diese Option ist nur für Öffentliche
Meetings verfügbar.
Online-Anmeldung
Mit dem Online-Anmeldungsformular können sich Teilnehmer selbst
zu Ihrem Meeting anmelden. Nach Aktivierung der Option erhalten
Sie ein übersichtliches Anmeldeformular mit allen Eckdaten zu Ihrem
Meeting. Das Anmeldeformular kann als Link, Pop-up oder iFrame auf
Ihrer Webseite, in Ihrem Newsletter oder bei Ihren Social-Media-Kanälen
integriert werden und erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Veranstaltung.
Angemeldete Teilnehmer werden automatisch in Ihre Spreed Teilnehmerliste
übernommen. Mehr dazu im Kapitel „Online-Anmeldung.“
1.5.1 Lobby
Die Lobby ist als Warteraum dem Meeting vorgeschaltet. Ist die Option
„Lobby“ in einem Meeting aktiviert, werden alle Teilnehmer in der Lobby
empfangen. Dort warten sie, bis der Moderator sie in das Meeting einlässt.
23
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Der Moderator sieht in der Teilnehmerliste eines Meetings (siehe
„Teilnehmerliste“) die Teilnehmer, die bereits in der Lobby warten und kann
diese dann dort ins Meeting holen.
Standardmäßig werden in der Lobby Städtebilder gezeigt. Sie können aber
auch eigene Präsentation oder ein eigenes Video anzeigen lassen (siehe „So
zeigen Sie eine eigene Präsentation in der Lobby an“).
[1] Hier kann auch eine
eigene Präsentation oder
ein Video angezeigt werden.
1
2
[2] Hier können die
Namen der eingeladenen
Teilnehmer angezeigt
werden.
Wird beim Erstellen eines neuen Meetings die Option „Eingeladene
Teilnehmer in der Lobby anzeigen“ aktiviert (siehe „Meeting-Optionen“),
laufen unterhalb der angezeigten Präsentation die Namen der eingeladenen
Teilnehmer durch.
So zeigen Sie eine eigene Präsentation in der Lobby an
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine eigene Präsentation oder ein Video in der
Lobby anzeigen zu lassen:
Setzen Sie im Fenster „Präsentations-/Dateienupload“ unter „MeetingDetails“ ein Häckchen unter „Lobby“ bei der Präsentation, die angezeigt
werden soll. (siehe „Präsentationen und Dateien hochladen“).
In der Meetingoberfläche können Sie ebenfalls Präsentationen hochladen
(siehe „Präsentationen“). Setzen Sie hier ein Häckchen bei „In der Lobby
anzeigen“.
Es kann nur eine einzelne Datei in der Lobby angezeigt werden. Setzen
Sie bei mehreren Präsentationen ein Häckchen, wird stets die zuletzt
ausgewählte Datei verwendet.
Hinweis
1.6 Zugang und Verlinkung zu einem Meeting
So erhalten Teilnehmer über Ihre Einladungs-E-Mail Zugang
Über einen Link in der Einladungs-E-Mail Ihres Meetings können die
Teilnehmer Ihr Meeting direkt betreten. Über den Link gelangen sie auf die
LandingPage des Meetings.
24
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Zugangslink in der E-Mail
Einladung
So erhalten Teilnehmer über das Spreed Portal Zugang
Sofern Sie keine Einladungen verschicken oder ein öffentliches Meeting oder
Webinar veranstalten, können sich die Teilnehmer über das Spreed Portal
einloggen. Dazu benutzen Sie den Button „Meeting betreten“ auf www.
spreed.com. Geben Sie die entsprechende Meetingnummer und dann
eventuell einen Namen und ein.
„Meeting betreten“ Button
auf der Spreed Startseite
So erhalten Teilnehmer über den direkten Link zum Meetingraum
Ebenso kann Ihr Meeting über direkten Link zur Landingpage Ihrer Online
Veranstaltung betreten werden.
Dieser Link setzt sich wie folgt zusammen:
Meetings, die Sie auf dem europäischen Spreed Server abhalten:
https://eu.spreed.com/checkin/jc/ + Meetingnummer
Meetings, die Sie auf dem amerikanischen Spreed Server abhalten:
https://us.spreed.com/checkin/jc/ + Meetingnummer
Meetings, die Sie auf dem australischen Spreed Server abhalten:
https://au16.spreed.com/c/ + Meetingnummer.
Um den Zugang zu einer öffentlichen Veranstaltung (siehe „Meetingtyp
‚Öffentlich‘“) bekanntzugeben, können Sie den Zugangslink
beispielsweise auf Ihrer Webseite, auf Social Media Plattformen, im
Newsletter oder auf einem Flyer publizieren.
Tipp
25
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Über den Zugangslink gelangen Ihre Teilnehmer zur Landingpage des
Meetings, wo Sie abhängig vom Meetingtyp passwortgeschützt oder direkt
den Meetingraum betreten können.
[1] Meetingnummer
1
2
[2] Je nach Meeting-Typ
müssen Ihre Teilnehmer
Namen und ggf. ein
Passwort angeben.
[3] Verbindungstest
3
So können Teilnehmer mobil an einem Meeting teilnehmen
Mit der Webinar App können Sie mobil an einem Spreed Online Meeting
teilnehmen. Die Webinar App ist eine reine Teilnehmer-App und bietet keine
Moderationsmöglichkeiten für Veranstalter.
Die App gibt es kostenfrei in den jeweiligen App Stores:
iOS (iPhone ®, iPad ®):
Android ™:
Zur Teilnahme am Meeting öffnen Sie die Webinar App auf Ihrem
Smartphone / Tablet und geben anschließend die Meetingnummer und ggf.
E-Mail-Adresse und PIN (bei privatem Meeting) oder nur Ihren Namen (bei
öffentlichem Meeting) an.
26
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Online Meeting Administration
Nach der Anmeldung auf www.spreed.com (siehe „Anmeldung“) gelangen
Sie auf die Seiten Ihres persönlichen Spreed Accounts. Neben einer
Übersicht zu allen geplanten, laufenden und vergangenen Meetings finden
Sie hier auch Optionen zur Erstellung neuer Meetings, zu Telefondiensten
und zur Änderung Ihrer Einstellungen (siehe „Einstellungen“).
Inhaltsverzeichnis
2.1 Mein Spreed..............................................................................................27
2.2 Meine Meetings........................................................................................29
2.1 Mein Spreed
Die „Mein Spreed” Startseite erscheint, sobald Sie sich auf www.spreed.
com angemeldet haben. Sie zeigt Ihr nächstes geplantes Meeting und bietet
zudem Quicklinks – eine Reihe von nützlichen Links zu den am häufigsten
verwendeten Aktionen.
[1] Nächstes geplantes
Meeting
[2] Quicklinks
1
2
2.1.1 Geplantes Meeting
Sofern Sie bereits ein Meeting in Planung oder ein Meeting laufen haben,
erscheint auf Ihrer Startseite dieses Meeting mit allen wesentlichen Daten
und Bearbeitungsmöglichkeiten. Diese Meetinganzeige ist identisch mit der
Anzeige in „Meine Meetings“. Genauere Informationen finden Sie daher
im entsprechenden Unterkapitel in diesem Handbuch (siehe „Meetings
verwalten“). Ist kein Meeting aktiv und auch nicht in Planung, haben Sie die
27
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Möglichkeit durch einen Klick auf den Button „Meeting anlegen“ ein neues
Meeting zu erstellen (siehe „Neues Meeting erstellen“).
2.1.2 Quicklinks
Um Ihnen die Arbeit mit Spreed zu vereinfachen, bietet die Startseite eine
Reihe von Verlinkungen, auch Quicklinks genannt, die Sie zu nützlichen und
häufig besuchten Seiten Ihres Accounts führen.
Aufgelistet werden folgende Verlinkungen:
Meeting erstellen (siehe „Neues Meeting erstellen“)
Meeting-Übersicht (siehe „Meetings verwalten“)
Benutzeraccount verwalten (siehe „Einstellungen“)
Verbindungstest (siehe „Verbindungstest“)
Adressbuch (siehe „Adressbuch“).
2.1.3 Verbindungstest
Der Spreed Verbindungstest prüft nicht die allgemeine Upload- oder
Download-Geschwindigkeit, sondern die maximale Bandbreite mit
der Spreed genutzt werden kann. Er prüft die Funktion der Verbindung
zwischen Ihrem Arbeitsplatz und dem Spreed Server sowie die Qualität der
Verbindung.
So starten Sie den Verbindungstest
1 Klicken Sie auf den Quicklink „Verbindungstest”.
2 Klicken Sie in dem Pop-up auf „Verbindungstest starten”.
3 Wählen Sie „Details”, sofern Sie weitere Details über den Ablauf des
Verbindungstest erhalten möchten. Schließen Sie „Details“ mit dem
Kreuz oben rechts.
Spreed setzt sehr geringe Mindestvorraussetzungen an Ihre
Internetgeschwindigkeit und funktioniert bereits bei einer geringen
Bandbreite.
Versichern Sie sich bitte dennoch, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:
„Vom Server“ benötigt mindestens eine Geschwindigkeit von 120 kbit/s,
multipliziert mit den Teilnehmern, die per Audio/Video teilnehmen.
„Zum Server“ benötigt mindestens eine Geschwindigkeit von 120 kbit/s.
„Antwortzeit“ sollte unter 200 ms (0,2 Sekunden) liegen.
28
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Firewall: Bei manchen Firewall Konfigurationen wird die Kommunikation
zwischen Arbeitsplatz und dem Spreed Konferenzserver über einen
„HTTP Proxy“ geleitet, wodurch Audio und Video verzögert werden
können. Durch Freischaltung des TCP Ports 1935 für ausgehende
Verbindungen (vom Intranet in das Internet) kann Spreed wesentlich
schneller Daten austauschen.
Außerdem können in bestimmten Fällen Firewalls die Spreed
Verbindung unterbrechen, nachdem ein gewisses Datenvolumen
überschritten wurde. Benachrichtigen Sie in diesem Fall Ihren
Systemadministrator.
Hinweis
2.2 Meine Meetings
Unter dem Reiter „Meine Meetings“ erhalten Sie Übersichten über
bevorstehende und archivierte Meetings und Ihre Einladungen zu anderen
Meetings. Außerdem können Sie neue Meetings erstellen, bevorstehende
Meetings bearbeiten oder das Material vergangener Meetings einsehen.
Über den Reiter „Meine Meetings“ erhalten Sie auch Zugang zu Ihrem
Adressbuch.
2.2.1 Meetings verwalten
Unter „Meetings verwalten“ haben Sie Einsicht auf alle bevorstehenden und
bereits laufenden oder unterbrochenen Meetings Ihres Accounts. Zudem
können Sie hier diese Meetings bearbeiten. D.h. Sie können Einstellungen
wie Zeitpunkt, Meeting-Typ und Titel ändern, aber auch Dateien für ein
Meeting bereitstellen oder die Teilnehmerliste erweitern bzw. kürzen.
1
[1] Das Icon gibt Auskunft
über Art und Zustand des
Meetings.
2
[2] Die Beschreibung lässt
sich ein- und ausblenden.
3
[3] Meeting-Aktionen
enthalten Quicklinks zu
Unterpunkten der „MeetingDetails”.
Jedes Meeting wird Ihnen in der Übersicht als separate Box angezeigt.
Obige Abbildung zeigt eine solche Meeting-Darstellung, in der Sie die
wichtigsten Daten über Ihr Meeting erfahren und darüber hinausgehend
auch Einstellungen vornehmen können.
29
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Generell bietet Ihnen die Darstellung folgende Vorteile:
Schnelle Ansicht des Meeting-Typs (siehe „Spreed Meeting-Typen“) und
Meetingstatus (‚erstellt’, ‚gestartet’, ‚unterbrochen’, ‚beendet’) anhand
des Icons.
Gezielte Darstellung der Meetingdaten ‚ Datum’, ‚Meeting-Nummer’ und
‚Titel’.
Ein- und ausblendbare Beschreibung des Meetings, um bei einer langen
Beschreibung dennoch die Übersicht zu behalten.
Direktes Betreten des Meetings durch den Button „Meeting betreten“
möglich.
Schnelle Bearbeitung des Meetings durch die Quicklinks im „MeetingAktionen”- Dropdown-Menü.
Umfangreiche Ansicht der Meetingdetails durch Klick auf den Button
„Meeting- Details“.
2.2.2 Meetingdetails
Mit einem Klick auf den Button „Meeting-Details“ gelangen Sie auf die
Details-Seite Ihres Meetings. Neben der Auflistung aller Details können Sie
diese auch durch einen Klick auf den entsprechenden Button bearbeiten.
[1] Betreten Sie das
Meeting oder ändern Sie
Einstellungen wie Datum,
Titel und Beschreibung.
1
[2] Bearbeiten Sie die
Teilnehmerliste Ihres
Meetings und verschicken
Sie Einladungen an Ihre
Teilnehmer.
2
[3] Beenden Sie das
Meeting, um es zu
archivieren.
3
Die Verlinkungen auf der Seite „Meeting-Details“ sind identisch mit den
30
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Links des Dropdown-Menüs „Meeting-Aktionen“ (siehe „Meetings
verwalten“) und leiten Sie auf dieselben Seiten weiter.
Folgende Modifikationen sind auf der Details-Seite möglich:
Meetingdaten bearbeiten durch Klick auf „Meeting verändern“.
Teilnehmer hinzufügen oder entfernen durch Klick auf „Teilnehmerliste“.
Einladungen an alle Teilnehmer verschicken durch Klick auf „Einladungen
verschicken“.
Dateien für ein Meeting bereitstellen durch Klick auf „Hochladen“.
Beenden und Archivieren des Meetings durch Klick auf „Meeting
beenden“.
Löschen des Meetings und aller bereitgestellter Dateien sowie aller
Aufzeichnungen durch Klick auf „Meeting löschen“.
2.2.2.1 Meetingdaten ändern
Sie können Ihre Meetingdaten verändern, auch nachdem Sie das Meeting
erstellt haben. Klicken Sie dazu auf den Button „Meeting verändern“. Sie
gelangen dann auf die Seite, auf der Sie auch ein Meeting erstellen.
Für nähere Informationen sehen Sie daher bitte im entsprechenden
Unterkapitel nach (siehe „Neues Meeting erstellen“).
Der Meeting-Typ und die verwendete Lizenz kann nicht nachträglich
geändert werden. Die Einstellungen bei der Erstellung des Meetings
sind verbindlich.
Bitte beachten Sie
2.2.2.2 Teilnehmerliste
Klicken Sie auf den Button „Teilnehmerliste”, um die Teilnehmerliste für Ihr
Meeting zu bearbeiten. Sie können:
Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch hinzufügen
Teilnehmer aus einem XING EVENTS Event übernehmen
direkt neue Teilnehmer erstellen
vorhandene Teilnehmer bearbeiten
vorhandene Teilnehmer aus der Liste entfernen.
31
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
[1] Öffnen Sie das
Adressbuch und laden Sie
Ihre Kontakte ein.
1
[2] Markieren Sie, wem
Moderatorenrechte
zustehen sollen.
2
[3] Bearbeiten Sie Ihre
Teilnehmer.
3
[4] Importiert Teilnehmer
aus einem XING EVENT.
[5] Fügen Sie neue
Teilnehmer direkt hinzu.
4
5
6
7
[6] Versenden Sie Ihre
Einladungen.
[7] Beenden Sie Ihre
Eingaben.
So fügen Sie Kontakte aus dem Adressbuch zur Teilnehmerliste hinzu
1 Klicken Sie über der Teilnehmerliste auf „Adressbuch zeigen“.
2 Wählen Sie in der erscheinenden Liste die Kontakte für Ihr Meeting
aus, indem Sie links neben den Namen jeweils ein Häkchen setzen. Sie
können auch alle Kontakte auswählen, indem Sie ein Häkchen neben den
Spaltenbezeichner „Name“ setzen.
3 Klicken Sie auf „Als Teilnehmer“. Sofort werden Ihre markierten Kontakte
zur Teilnehmerliste hinzugefügt.
4 Ein Klick auf „Adressbuch ausblenden“ blendet das Adressbuch wieder aus.
So importieren Sie Teilnehmer aus XING EVENTS
XING EVENTS ist ein Eventservice, mit dem Sie das
Teilnehmermanagement inkl. der Zahlungsabwicklung für Ihr geplantes
Online Event vornehmen können. Anschließend können Sie die
Teilnehmer mit nur wenigen Klicks in Ihr Spreed Meeting importieren,
um den Zugang zu Ihrem Meetingraum freizuschalten.
Hinweis zum
Teilnehmermanagement
Weitere Informationen zu XING
EVENTS finden Sie unter
www.XING-EVENTS.com.
1 Klicken Sie unter der Teilnehmerliste auf den Button „XING EVENTS
Import“.
2 Es erscheint das folgende Pop-up. Verbinden Sie sich mit Ihrem XING
EVENTS Accout, indem Sie Ihren Login eingeben.
32
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
[1] Verbinden Sie sich
mit Ihrem XING EVENTS
Account.
2
1
[2] Wählen Sie das Event
aus, dessen Teilnehmer Sie
in Ihr Meeting einladen
möchten.
[3] Sie können die
Eventliste aktualisieren.
3
4
[4] Hier importieren Sie die
Teilnehmer in Ihre Spreed
Teilnehmerliste.
3 Wählen Sie aus der Liste der XING EVENTS die Veranstaltung aus, deren
Teilnehmer Sie importieren möchten und klicken Sie auf „Importieren“.
4 Die Teilnehmer werden in Ihre Spreed Teilnehmerliste übernommen und
können nun eingeladen werden.
So erstellen Sie einen neuen Teilnehmer ohne Einsatz des Adressbuches
1 Klicken Sie unterhalb der Teilnehmerliste auf „Neuer Teilnehmer“.
Es erscheint folgendes Pop-up:
[1] Geben Sie die
Kontaktdaten Ihres
Teilnehmers ein. Die Felder
mit einem Punkt sind
Pflichtfelder und müssen
ausgefüllt werden.
1
[2] Diese Option
ermöglicht es Ihnen auch,
den Teilnehmer in Ihr
Adressbuch als festen
Kontakt aufzunehmen.
2
2 Geben Sie die Daten zu Ihrem Teilnehmer an. Alle Felder mit sind
Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Ohne das Ausfüllen dieser
Felder ist das Speichern des Teilnehmers nicht möglich.
3 Geben Sie durch ein Häkchen an, ob Sie den neuen Teilnehmer auch zu
Ihrem Adressbuch hinzufügen wollen.
4 Klicken Sie auf „Speichern“.
33
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
So bearbeiten Sie existierende Teilnehmer
1 Klicken Sie rechts neben dem Teilnehmer, den Sie bearbeiten wollen, auf
das Bearbeiten-Symbol.
2 Es erscheint dasselbe Fenster, mit welchem Sie auch neue Teilnehmer
erstellen. Nehmen Sie hier Ihre Änderungen vor.
3 Klicken Sie dann auf „Speichern“.
So löschen Sie Teilnehmer aus der Liste
1 Markieren Sie die zu löschenden Teilnehmer, indem Sie links neben den
Namen ein Häkchen setzen. Sie können auch alle Teilnehmer markieren,
indem Sie links neben der Spaltenbezeichnung „Name“ ein Häkchen
setzen.
2 Klicken Sie auf „Ausgewählte löschen“.
Beim Entfernen eines Adressbuch-Kontaktes aus der Teilnehmerliste hat
dies nur Auswirkungen auf die Liste selbst, nicht auf Ihr Adressbuch.
Der Kontakt bleibt weiterhin in Ihrem Adressbuch bestehen.
Bitte beachten Sie
2.2.2.3 Einladungen
Spreed bietet eine vorgefertigte Einladung zu Ihren Meetings, die bereits
alle wichtigen Daten wie Datum, Titel und Einladungslink enthält, sodass
Ihre Teilnehmer problemlos das Meeting betreten können.
So versenden Sie Einladungen an Ihre Teilnehmer
1 Die Einladungen können nach dem Bearbeiten der Teilnehmerliste
(siehe „Teilnehmerliste“) oder auf der Meeting-Details-Seite (siehe
„Meetingdetails“) versendet werden. Wählen Sie „Einladungen
verschicken“.
2 Es öffnet sich folgendes Pop-up.
[1] Ändern Sie die
Einladungstexte nach Ihren
Vorstellungen.
[2] Wählen Sie, ob vor
Beginn des Meetings
Erinnerungs-E-Mails
versendet werden sollen.
1
2
3
[3] Senden Sie Ihre
Einladungen.
34
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3 Wählen Sie „Automatische Erinnerungs-E-Mails aktivieren“, wenn Ihre
Teilnehmer vor Beginn des Meetings per E-Mail an die Veranstaltung
erinnert werden sollen. Die E-Mails werden 1 Tag und 1 Stunde vor
Beginn des Meetings automatisch versendet. Sie als Veranstalter erhalten
die Erinnerungen immer.
4 Möchten Sie individuelle Texte erstellen, öffnen Sie den EinladungsEditor, indem Sie auf „Einladungstext anpassen“ klicken (weiter unter
„So versenden Sie individuelle Einladungstexte“, nächster Absatz).
5 Die Einladungen versenden Sie durch einen Klick auf „Abschicken“.
So versenden Sie individuelle Einladungstexte
Mit Hilfe des Einladungs-Editors können Sie die Standardeinladung
individuell anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1 Öffnen Sie Ihre Teilnehmerliste, indem Sie in der Meeting-Details-Seite
auf „Teilnehmerliste“ klicken. Wählen Sie dort „Einladungs-Editor“.
2 Wählen Sie die Sprache der Einladung, die Sie bearbeiten wollen und
markieren Sie die Checkbox „Einladungen für die ausgewählte Sprache
anpassen“.
[1] Wählen Sie hier
die Sprache der zu
bearbeitenden Einladung.
1
[2] Sie können den
gesamten Einladungstext
nach Ihren Wünschen
anpassen.
2
3 Ändern Sie den Einladungstext nach Ihren Wünschen ab. Um z.B.
den Meetingtitel in den Einladungstext einzubinden, fügen Sie an
entsprechender Stelle die Variable <NAME> ein. Eine Liste aller
verfügbarer Variablen finden Sie unterhalb des Bearbeitungsfensters.
4 Klicken Sie, nachdem Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben,
auf „Änderungen speichern“ und anschließend auf „Einladungen
verschicken“.
5 Die Einladungen werden daraufhin versendet.
35
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Sprachen: Ihr Teilnehmer erhält Einladungen in der Sprache, die Sie für
ihn in dessen Profil festgelegt haben (siehe „So erstellen Sie einen
neuen Teilnehmer“).
Bitte beachten Sie
2.2.2.4 Präsentationen und Dateien hochladen
Sie können, noch bevor Sie Ihr Meeting beginnen, Präsentationen und
Dateien in die Konferenz laden. Präsentationen erscheinen, nachdem
Sie Ihr Meeting betreten haben, in dem Präsentationsfenster der
Meetingoberfläche. Sie können sie dort Ihren Teilnehmern zeigen (siehe
„Präsentationen“). Spreed bietet Ihnen die Möglichkeit, viele verschiedene
Präsentationsmedien einzubinden. Dazu gehören Videos, Bilder, PDFDokumente, MS Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien, OpenDocumentDateien und OpenOffice.org-Dokumente.
Die folgenden Videoformate werden von Spreed unterstützt:
.mov (Quicktime), .mpg/.mpeg, .flv (Adobe Flash Video), .avi.
Wir empfehlen folgende Einstellungen für die Videocodierung:
1 Auflösung: Empfohlene Originalauflösung oder 800 x 600 Pixel.
2 Bitrate: Eine Optimierung hinsichtlich Bitrate ist nicht erforderlich.
3 Framerate: Die Framerate des ursprünglichen Videos sollte beibehalten
werden.
4 Bevorzugte Videocodecs: MPEG-4.
Dateien dienen, entgegen den Präsentationen, lediglich zum
Download während Ihr Meeting läuft. Sie können Dateien nicht auf der
Präsentationsfläche Ihres Meetings präsentieren. Es ist auch möglich,
Dateien während der Laufzeit eines Meetings auf den Server zu laden (siehe
„Dateien“).
36
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
So laden Sie Präsentationen/Dateien auf den Server
1 Klicken Sie auf der Meeting-Details-Seite auf „Hochladen“. Sie gelangen
auf die folgende Seite:
[1] Laden Sie durch einen
Klick die Präsentation/Datei
auf Ihren Computer.
[2] Zeigen Sie eine
Präsentation in der Lobby.
2
1
[3] Hier sehen Sie eine Liste
aller Dateien, die jeder
Teilnehmer Ihres Meetings
herunterladen kann.
3
2 Entscheiden Sie sich, ob Sie eine Präsentation für Ihr Meeting hochladen
wollen, oder eine Datei, die dann von allen Teilnehmern heruntergeladen
werden kann. Klicken Sie auf den entsprechenden Button mit der
Benennung „Hochladen“.
3 Klicken Sie in dem erscheinenden Fenster auf „Datei auswählen“. Wählen
Sie die Datei aus, die Sie hochladen wollen und klicken Sie auf „OK“.
4 Sie sehen ein sich drehendes Rad, solange Ihre Datei auf den Server
geladen wird. Parallel dazu können Sie weitere Dateien hochladen, indem
Sie auf „Weitere hochladen“ klicken.
5 Nachdem alle Dateien erfolgreich hochgeladen wurden, können Sie das
Fenster mit einem Klick auf „Schließen“ beenden.
6 Präsentationen oder Videos können Sie auf Wunsch in der Lobby zeigen.
Setzen Sie dazu neben dem entsprechenden Dokument ein Häkchen
unter „Lobby“. (siehe „Lobby“ ). Wenn Sie Bilder zeigen möchten, achten
Sie bitte darauf, dass Sie sie innerhalb einer PowerPoint-Präsentation
platzieren und dann hochladen. Die mögliche Dateigröße hierfür ist 710 x
400 px.
So löschen Sie eine Präsentation/Datei vom Server
1 Markieren Sie alle zu löschenden Präsentationen/Dateien durch das
Setzen eines Häkchens links neben dem jeweiligen Dateinamen. Sie
können auch alle Dokumente auswählen, indem Sie die Checkbox links
neben dem Spaltenbezeichner „Dateiname“ markieren.
37
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Klicken Sie auf „Löschen“.
2.2.2.5 Beenden eines Meetings
Durch den Button „Meeting beenden“ auf der Meeting-Details-Seite
beenden Sie ein Meeting. Sie und auch alle Teilnehmer können nach dem
Beenden nicht mehr das Meeting betreten. Dateien, die Sie in das Meeting
geladen haben, bleiben erhalten. Ebenso alle Aufzeichnungen.
Meeting beenden: Beendete Meetings werden archiviert und können
anschließend nicht mehr betreten werden.
Bitte beachten Sie
Durch das Beenden wird das Meeting archiviert. Sie finden alle archivierten
Meetings unter „Archiv“ im Reiter „Meine Meetings“ (siehe „Archiv“).
2.2.2.6 Löschen eines Meetings
Durch den Button „Meeting löschen“ auf der Meeting-Details-Seite löschen
Sie ein Meeting. Das Meeting kann anschließend weder betreten, noch
können Dateien oder Aufzeichnungen des Meeting eingesehen werden.
Mit dem Löschen des Meetings wird das Meeting unwiderruflich aus der
Datenbank entfernt. Sie haben dann keinen Zugriff mehr auf das Meeting,
auch nicht über Ihr Archiv.
Durch einen Klick auf den Button „Meeting löschen“ wird Ihr Meeting
unwiderruflich gelöscht. Sie haben dann keinen Zugang mehr auf das
Meeting oder dessen Dateien und Aufzeichnungen.
Warnhinweis
2.2.3 Neues Meeting erstellen
Wechseln Sie auf den Menüpunkt „Neues Meeting“ im Reiter „Meine
Meetings“ oder nutzen Sie den Quicklink „Meeting erstellen“ auf der „Mein
Spreed”-Seite, um ein neues Meeting zu erstellen. Sie gelangen dann auf
folgende Seite:
38
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
[1] Legen Sie den Typ Ihres
Meetings fest.
1
[2] Geben Sie einen Titel
und optional auch eine
Beschreibung für Ihr
Meeting an.
[3] Legen Sie den Termin für
Ihr Meeting fest.
2
[4] Nehmen Sie weitere
Einstellungen vor, wie
z. B. die Einrichtung
eines dauerhaften
Meetingraumes.
3
4
So richten Sie ein neues Meeting ein
1 Wählen Sie einen Meeting-Typ aus (siehe „Spreed Meeting-Typen“). Der
Meeting-Typ kann nach dem Erstellen des Meetings nicht mehr verändert
werden!
2 Geben Sie Ihrem Meeting einen Titel. Der Meetingtitel dient Ihnen, neben
der Meetingnummer, zur Identifikation Ihres Meetings und sollte daher
möglichst eindeutig sein. Er wird außerdem während eines Meetings
eingeblendet und erscheint auch in dem Text der Standardeinladung.
3 Wählen Sie ein Lizenzpaket aus dem Dropdown-Menü aus. Diese
Einstellung ist nur relevant, wenn Sie mehr als eine Spreed Lizenz
erworben haben. Ihr Meeting wird dann mit dem ausgewählten
Lizenzpaket gehalten.
4 Geben Sie ggf. eine Beschreibung für Ihr Meeting an. Diese Angabe ist
optional, bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, Ihre Teilnehmer genauer
über das stattfindende Meeting zu informieren.
5 Geben Sie ein Datum und einen Zeitpunkt an, an dem das Meeting
stattfinden soll. Mithilfe des Kalender-Symbols gelangen Sie auf eine
Kalenderansicht, auf welcher Sie ganz einfach einen Tag auswählen
können. Alternativ können Sie das Meeting auch gleich nach dem
Anlegen starten. Markieren Sie dazu „Sofort starten“.
39
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
6 Legen Sie die Dauer Ihres Meetings fest. Die maximale Dauer ist
abhängig von dem Spreed Lizenzpaket, das Sie benutzen.
7 Klicken Sie auf „Optionen wählen“ um weitere Einstellungen
vorzunehmen (siehe „Meeting-Optionen“). Hier können Sie eine
Lobby einrichten, die Online-Anmeldung für Teilnehmer aktivieren, eine
Classroom-Atmosphäre einrichten, einen dauerhaften Meetingraum
erstellen und den Präsentationsdownload für Teilnehmer erlauben.
8 Klicken Sie zum Abschluss auf „Meeting anlegen“.
Änderungen: Sie können sämtliche Einstellungen Ihres Meetings zu
einem späteren Zeitpunkt wieder ändern. Ausgenommen hiervon ist der
Meeting-Typ. Die Wahl des Meeting-Typs bei der Erstellung eines neuen
Meetings ist verbindlich.
Bitte beachten Sie
So richten Sie einen permanenten Meetingraum ein
1 Folgen Sie den Punkten 1 bis 5 der obigen Anleitung „So richten Sie ein
neues Meeting ein“.
2 Lassen Sie das Feld „Dauer“ unbearbeitet.
3 Klicken Sie auf „Optionen wählen“ und markieren Sie anschließend die
Checkbox „Dauerhaft“.
4 Klicken Sie auf „Meeting erstellen“.
So erstellen Sie ein Meeting mit mehreren Moderatoren
1 Erstellen Sie ein neues Meeting anhand der Anleitung „So richten Sie
ein neues Meeting ein“.
2 Klicken Sie auf der Meeting-Details-Seite Ihres Meetings auf
„Teilnehmerliste“.
3 Fügen Sie alle Personen zu der Liste hinzu, denen Sie Moderatorenrechte
geben wollen und markieren Sie jeweils die Checkbox „Moderator“ in der
Liste.
2.2.4 Online-Anmeldung
Wenn Sie beim Erstellen eines öffentlichen Meetings die OnlineAnmeldung aktiviert haben, erstellt Spreed automatisch ein
Anmeldeformular mit allen Eckdaten Ihres Meetings. Ihre Teilnehmer können
sich dann selbst für die geplante Veranstaltung eintragen und werden
automatisch zu Ihrer Teilnehmerliste hinzugefügt. Die Zugangsdaten werden
sofort nach der Anmeldung per E-Mail versendet und die Daten in Ihre
Teilnehmerliste übernommen.
40
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Anmeldeformular für Ihr
Webinar bei aktivierter
Online-Anmeldung.
Anmeldungen: Es können sich nicht mehr Teilnehmer zu Ihrem
Meeting anmelden, als Ihr Meetingraum Kapazität hat. Haben Sie
einen Meetingraum für 20 Teilnehmer („Meeting-20“), passen auch nur
genau 20 Personen auf Ihre Teilnehmerliste – danach ist Ihr Meeting
ausgebucht. Falls gewünscht, können Sie einzelne Teilnehmer wieder
manuell von der Teilnehmerliste entfernen (siehe „Teilnehmerliste“).
Sollten Sie kurzfristig mehr Kapazität benötigen, setzen Sie sich einfach
mit uns in Verbindung.
Bitte beachten Sie
So richten Sie die Online-Anmeldung für Ihre Teilnehmer ein
1 Erstellen Sie neues öffentliches Meeting und geben Sie einen sinnvollen
Meeting-Titel sowie ggf. eine erläuternde Beschreibung (max. 1000
Zeichen) an. Diese Daten werden automatisch in Ihr Anmeldeformular
übernommen.
2 Setzen Sie unter „Optionen“ ein Häkchen bei „Online-Anmeldung“.
3 Klicken Sie auf „Meeting erstellen“.
Beim Erstellen eines
öffentlichen Meetings
wählen Sie unter Optionen
die Online-Anmeldung aus.
41
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Haben Sie Ihr Meeting erstellt, werden Sie auf eine Übersichtsseite
weitergeleitet, die alle relevanten Informationen Ihres Meetings
zusammenfasst. Hier finden Sie u. a. den Link zum Anmeldeformular, den
Sie einfach weitergeben können. Zur Integration des Formulars in Ihre
Webseite, Ihren Newsletter oder Ihre Social-Media-Kanäle sind keinerlei
Bildbearbeitungs- oder Programmierkenntnisse notwendig – wir stellen
Ihnen das HTML bereit, das Sie einfach kopieren und an entsprechender
Stelle wieder einfügen können.
[A] Link zum
Anmeldeformular zur
Weitergabe an Ihre
Teilnehmer
[B] HTML zur Integration
Ihres Anmeldeformulars als
iFrame
[C] HTML zur Integration
Ihres Anmeldeformulars als
Pop-up
A
B
C
So integrieren Sie das Anmeldeformular als iFrame auf Ihrer Webseite
1 Kopieren Sie das HTML „Integration als iFrame“ (siehe B ) aus den
Meeting-Details.
2 Fügen Sie das HTML an der entsprechenden Stelle auf Ihrer Webseite
ein. Evtl. müssen Sie Ihren Editor von reinem Text auf HTML umstellen.
3 Modifizieren Sie das HTML so, dass es zu Ihrer Webseite passt. Die
Höhe und Breite des Formulars können Sie beliebig verändern. Ist Ihre
Webseite bspw. nur 400 Pixel breit, geben Sie unter 1 width=“400“ ein.
42
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
[1] Breite: 900 Pixel
[2] Höhe: 750 Pixel
2
1
3
[3] Umrandung: 0 Pixel
4 Fertig! Ihre Teilnehmer können sich nun über das Formular auf Ihrer
Webseite zu dem Event anmelden.
So integrieren Sie das Anmeldeformular als Pop-up auf Ihrer Webseite
1 Kopieren Sie das HTML „Integration als Pop-up“ (siehe C ) aus den
Meeting-Details.
2 Fügen Sie das HTML an der entsprechenden Stelle auf Ihrer Webseite
ein. Evtl. müssen Sie Ihren Editor von reinem Text auf HTML umstellen.
3 Das Pop-up öffnet sich standardmäßig in einem Fenster mit 900 Pixeln
Breite und 750 Pixeln Höhe. Falls gewünscht, können Sie die Höhe und
Breite entsprechend anpassen.
[1] Breite des Pop-upFensters: 900 Pixel
1
2
[2] Höhe des Pop-upFensters: 750 Pixel
So integrieren Sie das Anmeldeformular als iFrame auf Ihrer Facebook-Seite
1 Melden Sie sich bei Facebook an und erstellen Sie einen neuen Reiter.
Indem Sie auf das „Plus“-Icon klicken und anschließend auf „Neue Apps
suchen“, können Sie Apps hinzufügen, die das Einbinden von iFrames
ermöglichen. Haben Sie bereits eine solche App installiert, können Sie
mit Schritt 3 fortfahren.
Fügen Sie einen neuen
Reiter auf Ihrer Facebook
Fanpage hinzu. Um
iFrames anzeigen zu
können, benötigen Sie eine
entsprechende App.
43
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Fügen Sie Ihrer Facebook Page eine App hinzu, die iFrames anzeigen
kann, z. B. Static HTML - iFrame Tabs von Thunderpenny.
3 Kopieren Sie das HTML „Integration von iFrames“ aus der
Übersichtsseite Ihres Meetings (siehe B ) und fügen Sie es im HTMLEditor Ihrer Facebook App wieder ein.
Fügen Sie das
Anmeldeformular als
iFrame im Editor der
Facebook App ein.
Hier als Beispiel: Static
HTML - iFrame Tabs von
Thunderpenny.
4 Verändern Sie ggf. noch die Breite auf 800 px (Width=“800“), falls das
Formular zu groß ist und klicken dann auf „Preview“ für eine Vorschau
oder „Save & Publish“, um zu speichern und direkt zu veröffentlichen.
5 Fertig! Sie haben nun das Anmeldeformular zu Ihrem Webinar in einem
Ihrer Facebook-Tabs integriert.
2.2.5 Archiv
Beendete Meetings werden in Ihr Archiv verlegt. Hier können Sie weiterhin
Details zu Ihren Meetings einsehen, Aufzeichnungen abspielen, Dateien des
Meetings herunterladen oder das Meeting veröffentlichen.
[1] Das Archiv listet alle
beendeten Meetings auf.
[2] Aufzeichnungen werden
hier archiviert und können
abgespielt werden.
1
2
4
3
[3] Hier sehen Sie, wie
oft die Aufzeichnung
aufgerufen wurde.
[4] Veröffentlichen Sie ein
beendetes Meeting um
es für andere Personen
einsehbar zu machen.
So veröffentlichen Sie ein Meeting
1 Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Meeting-Aktionen“ und wählen Sie
„Meeting veröffentlichen“.
44
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Nutzen Sie fortan folgenden Link, um ihr veröffentlichtes Meeting
einzusehen: https://eu42.spreed.com/c/ + Meetingnummer. Sie gelangen
auf eine Landingpage, die für alle Besucher aufrufbar ist, sofern diese die
Meetingnummer kennen. Beachten Sie also, dass es sich dann um eine
öffentliche Landing-Page handelt, von welcher nicht nur die Teilnehmer
des Meetings Dateien und Aufzeichnungen einsehen können.
Löschen: Über das Meeting-Aktionen-Dropdown-Menü können
Sie ein Meeting löschen. Dadurch wird das Meetings sowohl aus
dem Archiv, als auch aus der Liste der veröffentlichten Meetings
entfernt. Sie verlieren beim Löschen eines Meetings alle Dateien und
Aufzeichnungen des Meetings und können dessen Details nicht mehr
einsehen.
Bitte beachten Sie
2.2.6 Call-In Meeting
Call-In Meetings sind eine nützliche Ergänzung zu einem Spreed Call. Statt
eines Telefonates können Sie Ihren Kunden auch ein Meeting anbieten, in
welchem Sie ihm live beratend zur Seite stehen und Produkte präsentieren
können. Ihr Kunde wird beim Betreten des Meetings automatisch in die
Lobby geleitet. Von dort können Sie ihn nach Wunsch in das Meeting holen.
Um diesen Meeting-Typ nutzen zu können, benötigen Sie ein Spreed
Lizenzpaket, das im Spreed Shop (http://spreed.com/store) erworben
werden kann.
Bitte beachten Sie
So erstellen Sie ein Call-In Meeting:
1 Klicken Sie unter „Meine Meetings“ im Seitenmenü bei Call-In Meeting
auf „Erstellen“. Sie gelangen auf folgende Seite:
1
2
[1] Wählen Sie Ihr Spreed
Lizenzpaket, sofern Sie
mehrere erworben haben.
[2] Geben Sie einen Titel
und ggf. eine Beschreibung
an.
2 Wählen Sie das Spreed Lizenzpaket aus, mit dem das neue Spreed Call-In
Meeting stattfinden soll.
3 Geben Sie dem Meeting einen Titel und ggf. eine Beschreibung. Titel und
Beschreibung erscheinen in der Meetingoberfläche.
45
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
4 Klicken Sie auf „Erstellen“. Das neue Call-In Meeting erscheint dann in
der Auflistung unter „Meetings verwalten“. Hier können Sie weitere
Einstellungen vornehmen wie beispielsweise Dateien bereitstellen und
eine Teilnehmerliste aufsetzen.
Dauer Ihres Meetings: Call-In Meetings werden immer als dauerhafte
Meetingräume angelegt. Das heißt, das Meeting hat weder einen
festen Anfang, noch ein festes Ende. Dadurch müssen Sie nicht für
jeden Kunden einen neuen Meetingraum erstellen, sondern haben die
Möglichkeit, durch den Button „Zurücksetzen“ das Meeting in seinen
Ausgangszustand zurück zu setzen.
Bitte beachten Sie
2.2.7 Adressbuch
Das Adressbuch dient zur Verwaltung Ihrer Kontakte. In Ihren Meetings
können Sie auf Ihr Spreed Adressbuch zugreifen, um das Einladen und
Verwalten Ihrer Teilnehmer zu vereinfachen. Sie können Kontakte aus
dem Adressbuch direkt der Teilnehmerliste eines Meetings hinzufügen
und umgekehrt. Bei der Erstellung eines Teilnehmers können Sie diesen
gleichzeitig zu Ihrem Adressbuch hinzufügen.
Ferner ist es möglich Ihr Adressbuch zu exportieren oder Daten aus anderen
Adressbüchern (z.B aus MS Outlook, XING-EVENTS.com) zu importieren.
Dadurch wird eine zentrale Verwaltung Ihrer Kontakte ermöglicht.
Sie gelangen auf Ihr Adressbuch durch einen Klick auf den Menüpunkt
„Adressbuch - Ansicht“ unter „Meine Meetings“. Eine vereinfachte Version
des Adressbuchs ist zudem in der Teilnehmerliste eines Meetings verfügbar
(siehe „Teilnehmerliste“).
[1] Nutzen Sie die Suche
zum schnellen Finden eines
Kontaktes.
1
1
[2] Bearbeiten Sie
bestehende Kontakte.
2
2
[3] Importieren Sie
Kontaktdaten aus einer
Adressbuch-Applikation
(z.B. MS Outlook,
XING-EVENTS.com).
[4] Erstellen Sie neue
Kontakte.
3
4
46
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
So importieren Sie Kontaktdaten aus einer Adressbuch-Applikation
1 Klicken Sie auf „Import/Export“ unterhalb der Adressliste.
2 Klicken Sie im erscheinenden Fenster unter „CSV Import“ auf den Button
“Durchsuchen“ (Windows) bzw. „Datei auswählen“ (Mac).
3 Gehen Sie in das Verzeichnis, in dem sich die CSV-Datei befindet und
wählen Sie diese aus. Sie können nur CSV-Dateien importieren. Wie Sie
eine CSV-Datei aus Ihrer Adressbuch-Software exportieren, entnehmen
Sie bitte dem entsprechenden Handbuch der Software.
4 Während der Import läuft, sehen Sie ein sich drehendes Rad. Sie können
dennoch das Fenster bereits mit einem Klick auf „Schließen“ beenden.
Der Prozess wird dann im Hintergrund fortgeführt.
Bitte beachten Sie den folgenden Hinweis über den Aufbau der zu
importierenden CSV-Datei.
Das CSV muss die
folgenden Spalten
beinhalten:
First Name 1;
Last Name 2;
E-mail Address 3;
Organization 4;
Timezone 5;
Language 6;
Phone 7.
1 Alternativen: ‚Anzeigename‘, ‚Vorname‘, ‚Display Name‘, ‚given_name‘, ‚Rechnungsadresse: Vorname‘
2 Alternativen: ‚Name‘, ‚Nachname‘, ‚family_name‘, ‚Rechnungsadresse: Nachname‘
3 Alternativen: ‚E-mail Address‘, ‚E-Mail-Adresse‘, ‚Email‘, ‚E-mail‘, ‚Primäre E-Mail‘, ‚Primary
Email‘,u‘email_1‘, ‚email_2‘, ‚email_3‘, ‚email_4‘, ‚Rechnungsadresse: E-Mail‘
4 Alternativen: ‚Organization‘, ‚Organisation‘, ‚Firma‘
5 Alternativen: ‚Timezone‘, ‚TZ‘
6 Alternativen: ‚Language‘, ‚Lang‘, ‚Sprache‘
7 Alternativen: ‚Phone‘, ‚Telefon‘, ‚Work Phone‘, ‚Home Phone‘, ‚Tel. dienstlich‘, ‚Tel. privat‘, ‚Tel.‘, ‚business_
phone‘, ‚mobile_phone‘, ‚home_phone‘
Die Groß-/Kleinschreibung ist irrelevant. Es wird die erste Spalte mit einem passenden Namen
verwendet.
47
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Sortieren Ihrer Kontakte: Um Teilnehmer nach Meeting, Importdatum
oder anderen Kriterien sortieren zu können, schreiben Sie Ihre
Stichwörter in das Feld „Organisation“. So können Sie vor allem für
große Meetings Ihre Teilnehmer mit Stichwörtern versehen und in Ihr
Adressbuch importieren. Beim Anlegen Ihres Meetings können Sie Ihr
Adressbuch einfach filtern und die entsprechenden Teilnehmer zu Ihrem
Meeting hinzufügen und einladen.
Hinweis
Bestehende Kontaktdaten: Beim Import einer CSV-Datei werden
identische Kontakte, die sich bereits in Ihrem Spreed Adressbuch
befinden, überschrieben.
Hinweis
So exportieren Sie Ihr Spreed Adressbuch
1 Klicken Sie auf „Import/Export“ unterhalb der Adressliste.
2 Klicken Sie im erscheinenden Fenster unter „CSV Export“ auf
„Herunterladen“.
3 Geben Sie ggf. einen Speicherort an. Nach dem Export finden Sie
eine CSV-Datei in Ihrem Verzeichnis. Diese können Sie nun in eine
Adressbuch-Software importieren. Für weitere Informationen hierzu
suchen Sie bitte die Hilfe der entsprechenden Software auf.
So erstellen Sie einen neuen Kontakt / ändern Sie einen Kontakt
1 Klicken Sie auf „Neuer Kontakt“ unterhalb Ihrer Adressbuchliste. Es
öffnet sich folgendes Fenster:
1
2
[1] Das „X” schließt das
Fenster, ohne die Dateien zu
speichern.
[2] Füllen Sie mindestens
alle Pflichtfelder aus.
48
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Füllen Sie mindestens alle Pflichtfelder aus. Sie erkennen diese an dem
vor dem jeweiligen Feld.
3 Klicken Sie auf „Speichern“.
4 Um den Kontakt nachträglich zu ändern, klicken Sie auf das BearbeitenSymbol rechts neben der Sprache Ihres Kontaktes.
So löschen Sie Kontakte aus Ihrem Adressbuch
1 Markieren Sie die zu löschenden Kontakte, indem Sie ein Häkchen links
neben die jeweiligen Namen setzen. Sie können auch alle Kontakte
markieren, indem Sie ein Häkchen links neben den Spaltenbezeichner
„Name“ setzen.
2 Klicken Sie links unter der Kontaktliste auf „Markierte löschen“.
Löschen: Das Löschen von Kontakten kann nicht rückgängig gemacht
werden. Sobald Sie einen Kontakt aus Ihrem Spreed Adressbuch
löschen, ist er unwiderruflich entfernt.
Hinweis
49
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3 Online Meeting Oberfläche
Durch den Button „Meeting betreten“ im Administrationsbereich oder auf
der Landing-Page betreten Sie Ihr Meeting. Die Landing-Page erreichen Sie
und Ihre Teilnehmer durch einen zusammengesetzten Link (siehe „Zugang
und Verlinkung zu einem Meeting”) oder alternativ über den Link in der
Einladungs-E-Mail.
1
2
[1] Menüleiste
[2] Symbolleiste
[3] Präsentationsfläche für Chat
Präsentationen, Mindmap,
Screen-Sharing und Fernzugriff
5
3
[4] Die Teilnehmerliste erscheint
je nach Ansichtseinstellung
[5] Chat (optional)
[6] Dateien, die im Meeting für
jeden downloadbar sind
[7] Fußleistenmenü
4
6
7
Die Meetingoberfläche passt sich Ihren Einstellungen bei der Erstellung des
Meetings an. So ist die Erscheinung des Meetings zum Beispiel abhängig
von dem Meeting-Typ und zum Teil auch von den weiteren Optionen, die Sie
für das Meeting festlegen (z.B. „Teilnehmerliste ausgeblendet”).
Inhaltsverzeichnis
3.1 Menüleiste.................................................................................................51
3.2 Symbolleiste...............................................................................................60
3.3 Teilnehmerliste..........................................................................................61
3.4 Dateien........................................................................................................65
3.5 Präsentationsfläche..................................................................................66
3.6 Permanenter Chat.....................................................................................77
3.7 Fußleistenmenü.........................................................................................78
50
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3.1 Menüleiste
Die Menüleiste dient Ihnen, um Einstellungen zum Meeting vorzunehmen
oder um weitere Angebote des Spreed Online Meetings zu nutzen. Hierzu
zählen u.a. auch die Features „Aufnahmen“ und „Umfragen”.
3.1.1 Meetingstatus
Betreten Sie als Moderator ein Online Meeting, so müssen Sie dieses erst
starten, bevor Sie Teilnehmer aus der Lobby holen und Präsentationen halten
können. Klicken Sie hierzu auf den Button „Meeting starten”.
Das Starten Ihres Meetings
öffnet den Raum für Ihre in der
Lobby wartenden Teilnehmer.
Bei einer Unterbrechung
gelangen die Teilnehmer
wieder in die Lobby.
Sie können Ihr Meeting auch jederzeit unterbrechen, nachdem Sie es
gestartet haben. Klicken Sie hierzu einfach während der Laufzeit auf
denselben Button. Er trägt nun die Beschriftung „Meeting unterbrechen”.
3.1.2 Kamera, Mikrofon, Telefoneinwahl
Für einen schnellen Zugriff auf das Einrichten von Audio und Video besitzen
Sie in der Menüleiste drei Buttons.
Wichtig! Beim ersten
Anschalten Ihrer Kamera
oder Ihres Mikrofons werden
Sie nach der Erlaubnis für
den Zugriff von Spreed auf
Ihre Geräte gefragt. Nur bei
zugelassenem Zugriff kann
Spreed Ihr Webcam-Video und
Ihr Audio übertragen.
Per Klick auf die ersten beiden Buttons (
) verändern Sie den Status
Ihrer Kamera bzw. Ihres Mikrofons. Der dritte Button mit dem Telefon-Icon
(
) öffnet ein Pop-up mit den verfügbaren Einwahlnummern für das
aktuelle Meeting. Durch eine telefonische Einwahl können Sie das Meeting
per Telefon verfolgen, um beispielsweise den Ton über das Telefonnetz zu
empfangen.
51
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Die Kamera und ggf. auch Ihr Mikrofon werden bei einer schlechten
Internetverbindung automatisch durch Spreed inaktiv geschaltet.
Dadurch stellt Spreed sicher, dass Sie auch weiterhin dem Meeting
als passiver Teilnehmer beiwohnen können, ohne eine komplette
Verbindungstrennung hinnehmen zu müssen. Die Buttons dienen Ihnen
daher auch als Anzeige einer möglichen Inaktivität Ihrer Komponenten.
Alternativ können Sie die telefonische Einwahl (
) nutzen.
Bitte beachten Sie!
3.1.3 Menü „Meeting”
Über den Menüpunkt „Meeting“ steuern Sie alle Einstellungen, die speziell
das aktuelle Meeting betreffen.
Für weitere Informationen
über das Meeting können
Sie und Ihre Teilnehmer ein
Dialogfeld öffnen.
Dazu zählen neben der Statusänderungen des Meetings (Starten,
Unterbrechen, Beenden) auch das Abschließen des Meetingraums, um zu
verhindern, dass weitere Teilnehmer den Meetingraum betreten.
Über „Telefonkonferenz betreten“ erhalten Sie Informationen, wie Sie den
Meetingraum per Telefon betreten können.
Der Menüpunkt „Über dieses Meeting“ öffnet ein Dialogfenster mit allen
wichtigen Informationen des Meetings. Dieses Dialogfenster ist für alle
Teilnehmer einsehbar.
Durch „Meeting zurücksetzen“ lässt sich der Meetingraum in seinen
Anfangszustand zurückversetzen. Dies kommt beispielsweise in dauerhaften
Meetingräumen zum Einsatz, in denen eine Präsentation für jeweils neue
Teilnehmer wiederholt wird.
Meeting zurücksetzen:
Zurückgesetzt werden:
alle Chateinträge,
die Anzeige in der Präsentationsfläche
alle Markierungen und Einträge im Whiteboard.
Alle hochgeladenen Dateien und Präsentationen bleiben erhalten.
Hinweis
52
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3.1.4 Menü „Ansicht”
Über das Menü „Ansicht“ organisieren Sie Ihre Online Meeting-Oberfläche.
So können beispielsweise die Teilnehmerliste (siehe „Teilnehmerliste“) oder
der Chat (siehe „Permanenter Chat“) ein- und ausgeblendet werden.
Menüpunkte mit dem Hinweis „Nur für Moderatoren“ aktivieren die
Ansicht lediglich für alle Moderatoren. Auf die Ansicht Ihrer Teilnehmer
hat dies keinen Einfluß.
Bitte beachten Sie!
3.1.5 Menü „Extras”
Unter dem Menüpunkt „Extras“ finden Sie nützliche Zusatzfunktionen zu
Ihrem Spreed Meeting. Neben der Möglichkeit, hier alle Teilnehmer stumm
zu schalten, gelangen Sie hier an die Funktion „Aufzeichnungen“ (siehe
„Aufzeichnungen“) und „Umfragen” (siehe „Umfragen“).
3.1.5.1 Aufnahmen
Das Extra „Aufzeichnungen“ erlaubt es Ihnen, Ihr komplettes Meeting oder
einen kurzen Ausschnitt daraus aufzunehmen.
Aufgenommen wird die Teilnehmeransicht des Meetings mit allen
Aktivitäten sowie Video und Audio.
Umfragen werden nicht aufgezeichnet.
Bitte beachten Sie
53
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
So starten Sie eine Aufzeichnung
1 Klicken Sie unter dem Menüpunkt „Extras“ auf „Aufzeichnung starten“.
2 Geben Sie der Aufzeichnung einen Titel und ggf. eine Beschreibung.
Zeichnen Sie Ihr Meeting
oder Teile davon auf.
Geben Sie in diesem Popup Titel und Beschreibung
ein und starten Sie die
Aufzeichnung.
3 Klicken Sie auf „Aufzeichnung starten”. Aufzeichnungen sind nur bei
einem laufenden Meeting möglich. Versichern Sie sich also bitte zuvor,
dass Sie Ihr Meeting schon gestartet haben.
Während der Aufzeichnung zeigt Ihnen ein pulsierendes Icon (
) in
der Symbolleiste den Aufzeichnungsstatus an. Sie können beliebig viele
Aufzeichnungen für Ihr Meeting starten. Es sind allerdings nicht mehrere
Aufzeichnungen zur selben Zeit möglich.
Beenden Sie eine Aufzeichnung durch denselben Menüeintrag, über den Sie
sie gestartet haben.
Wo kann ich die Aufzeichnung später wieder aufrufen?
Als Moderator finden Sie die abgeschlossenen Aufzeichnungen in Ihrem
Archiv, nachdem Sie das Meeting beendet haben (siehe „Archiv“).
Teilnehmer haben nach dem Beenden des Meetings auf der Landingpage
die Möglichkeit, auf Aufnahmen zuzugreifen (Siehe „Zugang und Verlinkung
zu einem Meeting“).
Audio-Aufzeichnung: Sobald sich mindestens ein Teilnehmer
telefonisch in das Meeting eingewählt hat, kann eine AudioAufzeichnung erstellt werden. Diese wird im Nachgang in eine .mp3Datei konvertiert und nach Beendigung des Meetings unter „Dateien“
zur Verfügung gestellt.
Bitte beachen Sie!
3.1.5.2 Nachrichten
Sie können während Ihres Meetings ein Nachrichtenfenster öffnen, welches
dann über der Präsentationsfläche liegt und dort beliebig verschoben und
platziert werden kann.
54
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1
2
[1] Jede Nachricht im
Moderatorenchat besitzt
die Optionen „Privat
antworten”, „Markieren”, „In
Zwischenablage kopieren”
und „Löschen”.
[2] Diese Nachrichten
werden an alle versendet.
Als Moderator haben Sie die Möglichkeit, einen Moderatorenchat zu führen.
Dieser ist standardmäßig nur für Moderatoren sichtbar. Sie können ihn aber
auch für alle Teilnehmer sichtbar schalten, indem Sie ein Häkchen setzen bei
„Chat sichtbar für alle Teilnehmer”. Alternativ können Sie als Moderator aber
auch Nachrichten an alle Teilnehmer verschicken.
So verschicken Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer
1 Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf den Button „Nachricht an alle
Teilnehmer”.
2 Geben Sie in dem erscheinenden Textfeld die Nachricht ein.
3 Klicken Sie auf „Senden”. In der Meetingoberfläche Ihrer Teilnehmer öffnet
sich jetzt ein kleines Pop-up, das Ihre Nachricht enthält.
3.1.5.3 Portrait anzeigen
Mit dieser Funktion können Sie anstelle des Videobildes Ihrer Webcam ein
Portraitfoto anzeigen lassen.
So zeigen Sie Ihr Portraitbild anstelle Ihres Videos
1 In Ihren Account-Einstellungen haben Sie Ihr Portraitfoto hochgeladen
(siehe „Personalisierung“).
2 Aktivieren Sie Ihr Mikrofon. Ihre Kamera muss deaktiviert sein (siehe
„Kamera, Mikrofon, Telefoneinwahl“).
3 Gehen Sie unter dem Menüpunkt „Extras“ auf „Portrait anzeigen, wenn
meine Webcam gestoppt ist“
55
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Zeigen Sie anstelle Ihres
Videos ein Portraitfoto an.
Dies ist nur möglich, wenn
Ihre Kamera aus- und Ihr
Audio angeschaltet ist.
4 Ihr Portraitfoto wird nun anstelle Ihres Videobildes angezeigt.
3.1.5.4 Umfragen
Umfragen erlauben es Ihnen schnell und einfach die Meinung Ihrer
Teilnehmer zu erfahren. Sie können in jedem Meeting eine beliebige
Anzahl an Umfragen starten, speichern und auch während der Laufzeit
des Meetings immer wieder einsehen. Die Veröffentlichung eines
Umfrageergebnisses bestimmen Sie selbst.
So starten Sie eine neue Umfrage
1 Gehen Sie unter dem Menüpunkt „Extras“ auf „Umfrage“ und
anschließend auf „Neue Umfrage”.
2 Legen Sie im erscheinenden Fenster Titel und Frage der Umfrage fest.
Starten einer Umfrage
3 Bestimmen Sie durch Klicks auf die Buttons „Antwort hinzufügen“ bzw.
„Antwort entfernen“ wie viele Antwortmöglichkeiten Ihre Frage haben
soll.
4 Geben Sie anschließend die Antwortmöglichkeiten an. Sollen Ihre
Teilnehmer simultane Antwortmöglichkeiten haben, so markieren Sie die
Checkbox „Mehrere Antwortmöglichkeiten erlauben”.
5 Klicken Sie auf „Umfrage starten“ um die Umfrage sofort zu starten oder
56
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
klicken Sie auf „Speichern”, um die Umfrage zu speichern und erst später
über den Menüpunkt „Extras“ zu starten.
So veröffentlichen Sie eine Umfrage
1 Während eine Umfrage läuft, sehen Sie als Moderator eine Livevorschau
der Ergebnisse. Klicken Sie hier auf „Umfrage beenden”, sobald Sie
die Umfrage beenden wollen. Es müssen dazu nicht alle Teilnehmer
abgestimmt haben.
2 Klicken Sie auf „Umfrage veröffentlichen”. Von nun an sehen Ihre
Teilnehmer dasselbe Ergebnis, das auch Sie vor Augen haben.
So starten Sie eine gespeicherte Umfrage / Starten Sie eine Umfrage erneut
1 Gehen Sie unter dem Menüpunkt „Extras“ auf „Umfrage“ und klicken
Sie auf die Umfrage, die Sie (erneut) starten wollen.
2 Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf „Umfrage starten“ bzw. auf
„Erneut starten”.
Erneutes Starten: Beim erneuten Starten einer Umfrage das alte
Ergebnis überschrieben. Das alte Ergebnis wird somit unwiderruflich
gelöscht und kann nirgends mehr eingesehen werden.
Bitte beachten Sie!
3.1.5.5 Anwesenheitskontrolle
Die Anwesenheitskontrolle überprüft durchgehend, ob alle Teilnehmer Ihrem
Vortrag folgen. Diese Funktion ist für Seminare und Schulungen notwendig,
deren Zertifizierung einen Nachweis der Anwesenheit erfordert.
So starten Sie die Anwesenheitskontrolle
1 Gehen Sie unter dem Menüpunkt „Extras“ auf „Anwesenheitskontrolle
aktivieren“.
2 In der Symbolleiste erscheint ein entsprechendes Icon und zeigt an, dass
die Funktion aktiv ist.
3 Die Teilnehmer werden im zufälligen Rhythmus aufgefordert, ihre
Anwesenheit zu bestätigen.
4 Erfolgt die aufgeforderte Bestätigung nicht, erhalten Sie in der
Symbolleiste eine entsprechende Rückmeldung.
57
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1
[1] Ihre Teilnehmer
werden aufgefordert, Ihre
Anwesenheit immer wieder
zu bestätigen.
2
[2] Sie werden umgehend
über abwesende Teilnehmer
informiert.
5 Nach dem Beenden des Meetings, steht Ihnen eine Dokumentation
über die An- bzw. Abwesenheit zur Verfügung: Wählen Sie im Archiv
das beendete Meeting aus und gehen über den Menüeintrag zu den
„Präsentationen und Dateien“.
Die Dokumentation über die
An- bzw. Abwesenheiten
steht Ihnen als CSV-Datei in
der Dateiliste zur Verfügung.
1
Die CSV-Datei enthält eine Liste mit den Teilnehmern des Meetings
sowie deren Abwesenheitszeit während der Veranstaltung. Sie
können diese Datei mit einem Texteditor öffnen oder sie in ein
Tabellenprogramm wie beispielsweise Microsoft Excel oder
OpenOffice.org Calc einlesen. Folgende Informationen sind enthalten:
[1]Teilnehmer ID
Informationen zur
Anwesenheitsliste (CSVDatei)
[4]Abwesenheitszeit
(Stunden:Minuten,
Sekunden: [Millisekunden])
[2]Teilnehmer Name
[3]Teilnehmer E-Mail
1
2
3
4
3.1.6 Menü „Einstellungen”
Unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ können Sie Einstellungen zu Ihrer
Webcam, Ihrem Mikrofon und Ihrer Internetverbindung vornehmen.
58
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Ihre Einstellungsmöglichkeiten.
3.1.6.1 Verbindungs-Einstellungen
Standardmäßig sind die Verbindungseinstellungen auf „Low Quality
(Upstream 100Kbit/s or higher)“ eingestellt.
Bei einer langsameren Internetverbindung regelt Spreed automatisch die
Verbindung, so dass Sie weiterhin an dem Meeting teilnehmen können.
Sie erhalten bei dieser Maßnahme einen Warnhinweis, der Sie die
Verbindungsgeschwindigkeit auch selbst regeln lässt. Wir empfehlen Ihnen,
stets die neuen automatischen Einstellungen zu akzeptieren.
In Abhängigkeit zu Ihrer Internetverbindung wird die Qualität der
übertragenen Videos angepasst.
Hinweis
Tritt die schwache
Verbindung nur zeitweise
auf, können Sie Ihre
Internetverbindung
wieder manuell nach
oben regeln. Wählen Sie
dazu in dem DropdownMenü Ihre verfügbare
Internetverbindung aus.
3.1.6.2 Kamera- und Mikrofon-Einstellungen
Die Einstellungen zu Kamera und Mikrofon umfassen die allgemeinen
Einstellungen des Adobe Flash Players. Bitte überprüfen Sie bei einer
fehlerhaften Funktionsweise Ihrer Webcam oder Ihres Mikrofons, ob in
dieser Einstellung das richtige Gerät ausgewählt ist.
59
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1
2
3
[1] Überprüfen Sie, ob die
richtigen Geräte eingestellt
sind.
[2] Prüfen Sie Ihre
Einstellungen.
[3] Die automatische
Aussteuerung regelt die
Lautstärke Ihres Mikrofons
automatisch.
3.1.6.3 Mikrofon / Kamera Aktivierung
Hier öffnen Sie das Pop-up, das den Zugriff auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon
erlaubt (siehe „Kamera, Mikrofon, Telefoneinwahl“).
3.1.6.4 Ton aus-/anschalten
Über den Menüpunkt „Ton ausschalten“ können Sie die gesamte
Tonausgabe des Meetings unterdrücken. „Ton anschalten“ reaktiviert den
Ton wieder. Ist der Ton deaktiviert, erscheint ein entsprechendes Icon in der
Symbolleiste (
).
3.2 Symbolleiste
Über die Symbolleiste erhalten Sie schnell Informationen über Einstellungen
zu Ihrem Meeting. Die Informationen werden dabei in Symbolform
angezeigt. Sobald Sie mit Ihrer Maus über ein Symbol gehen, werden
weitere Informationen eingeblendet.
3.2.1 Aktuelles Guthaben
Einen aktuellen Status über den Umfang Ihrer Spreed Credits erhalten Sie
in der Symbolleiste. Die Anzeige ist eine Live-Vorschau und ändert sich
automatisch, je nachdem, ob Sie die Spreed Telefondienste nutzen oder
nicht. Durch einen Klick auf das aktuelle Guthaben gelangen Sie zum Spreed
Shop, wo Sie neue Spreed Credits erwerben können (http://spreed.com/
store).
3.2.2 Verbindungsgeschwindigkeit
Einen aktuellen Status zu Ihrer Verbindungsgeschwindigkeit erhalten Sie
über ein Symbol, das seine Farbe entsprechend der Verbindung ändert.
60
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Das Verbindungssymbol
informiert Sie über den
Status Ihrer Verbindung.
Sobald Sie mit Ihrer Maus über das Symbol gehen, werden Ihnen der
aktuelle Ping und der Up- und Downstream Ihrer Verbindung angezeigt,
Diese Daten geben Aufschluss über das mögliche Abregeln der
Verbindungsgeschwindigkeit (siehe „Verbindungseinstellungen“).
3.2.3 Meetinginformationen
Nützliche Hinweise und Tipps erhalten Sie über das Informationssymbol.
Wechseln Sie zwischen verschiedenen Hinweisen, indem Sie in dem grünen
Hinweisfeld auf die Pfeilsymbole klicken. Sofern keine Hinweise verfügbar
sind, erscheint das Informationssymbol ausgegraut.
3.2.4 Anzeige weiterer aktiver Funktionen
Weiterhin informieren Icons über aktive Funktionen. Ein Auswahlmenü bietet
vorhandene Möglichkeiten, die entsprechende Funktion zu steuern oder zu
beenden.
Weitere Icons zeigen aktive
Funktionen an.
3.3 Teilnehmerliste
Anhand der Teilnehmerliste sehen Sie, wer sich momentan in dem Meeting
befindet. Darüber hinausgehend bietet die Teilnehmerliste Aktionen zur
Steuerung der Teilnehmer sowie Möglichkeiten weitere Teilnehmer in das
Meeting zu holen und veranschaulicht die Meinung der Teilnehmer anhand
der Feedback-Funktion (siehe „Feedback“).
61
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1
2
3
[1] Das Teilnehmericon gibt
Auskunft über den Status
des Teilnehmers.
Status des Teilnehmers
Moderator (Web)
Moderator (Web und Telefon)
Moderator (Telefon)
4
[2] Sprechender Teilnehmer.
[3] Detailinformationen zum
Status.
Redner (Web)
Redner (Web und Telefon)
Redner (Telefon)
[4] Ändern Sie die
Anwesenheit Ihrer
Teilnehmer oder laden Sie
neue ein.
Teilnehmer (Web)
Teilnehmer (Web und Telefon)
Teilnehmer (Telefon)
Offline
Wartend
Stumm
Details
Beschäftigt
Nicht da
In Lobby wartend
Für alle stumm
Feedback
Sprechend
Außerdem gibt Ihnen die Teilnehmerliste Aufschluss über die Rolle einer
Person (Moderator, Redner oder Teilnehmer). So können Sie erkennen,
welcher Teilnehmer eine bestimmte Rolle mit den damit verbundenen
Rechten besitzt (siehe „Teilnehmer-Rollen und ihre Rechte“). Ein Symbol
verdeutlicht die momentan sprechende Person.
3.3.1 Aktionsmenü
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, rechts neben Ihrem Namen oder dem
Namen eines Teilnehmers, um weitere Aktionen einzublenden. Die Aktionen
in der Teilnehmerliste unterscheiden sich stark nach der Art und dem Status
eines Teilnehmers. So finden Sie für einen Teilnehmer, der per Telefon an
einem Meeting teilnimmt, eine Reihe von zusätzlichen Punkten wie „Halten”,
„Auflegen“ und „Wahlfeld öffnen”.
1
2
3
[1] Aktionen des
Moderators.
[2] Aktionen zu einem
Teilnehmer.
[3] Aktionen zu einem
Telefon-Teilnehmer.
Grundsätzlich können Sie in Ihrem Aktionsmenü Ihren Status verändern, der
den anderen Teilnehmern angezeigt wird („Online”, „Nicht da”, „Beschäftigt”).
62
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Das Aktionsmenü eines Teilnehmers erlaubt Ihnen dagegen grundsätzlich
die Aktivierung des Teilnehmers als Moderator oder Sprecher und die
Möglichkeit, den Teilnehmer in die Lobby zu schicken bzw. aus der Lobby in
das Meeting zu holen oder ihn sogar aus dem Meeting zu verweisen.
So ändern Sie die Rechte Ihrer Teilnehmer
1 Wählen Sie den gewünschten Teilnehmer in der Teilnehmerliste aus und
öffnen Sie das Aktionsmenü.
2 Sie können hier dem Teilnehmer beispielsweise Rednerrechte geben.
Einen Teilnehmer zum
Redner machen.
3 Der Teilnehmer erhält einen Hinweis, dass er nun Redner ist und wird
aufgefordert, seine Kamera und Mikrofon freizugeben.
Der Teilnehmer wird gefragt,
ob er seine Kamera und
sein Mikrofon freigeben
möchte.
4 Nach einer Bestätigung kann der Teilnehmer beispielsweise eine Frage
stellen oder seine Meinung anbringen.
So verweisen Sie einen Teilnehmer aus dem Meeting
1 Wählen Sie den gewünschten Teilnehmer in der Teilnehmerliste aus und
öffnen Sie das Aktionsmenü.
2 Der Menüeintrag „Teilnehmer entfernen“ verweist den gewählten
Teilnehmer aus dem Meeting.
So verändern Sie den Lobbystatus mehrerer Teilnehmer
1 Markieren Sie mehrere Teilnehmer in der Liste, indem Sie die Strg-Taste
auf Ihrer Tastatur gedrückt halten und mit Ihrer Maus auf die jeweiligen
63
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Teilnehmer klicken. Sie können auch alle Teilnehmer markieren, indem Sie
am Ende der Teilnehmerliste auf „Alle auswählen“ klicken.
2 Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben erscheint am Ende der
Teilnehmerliste ein Feld mit den Aktionen „Ausgewählte ins Meeting
holen“ und „Ausgewählte in die Lobby schicken”. Klicken Sie auf die
gewünschte Aktion.
3.3.2 Neuen Teilnehmer einladen
Sie können während der Laufzeit eines Meetings Teilnehmer per E-Mail
einladen.
So laden Sie neue Teilnehmer per E-Mail ein:
1 Klicken Sie auf den Button „Teilnehmer per E-Mail in das Meeting
einladen“ am unteren Ende der Teilnehmerliste (
).
2 Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Füllen Sie hier mindestens alle
Pflichtfelder aus. Sie erkennen diese Pflichtfelder an einem grünen Punkt
vor dem Feld ( ).
[1] Füllen Sie mindestens
alle Pflichtfelder aus.
1
[2] Legen Sie
Zusatzoptionen fest.
2
3 Klicken Sie auf „Einladen”. Daraufhin wird eine Einladungs-E-Mail an die
E-Mail-Adresse verschickt, die Sie angegeben haben. Diese Einladungs-EMail beinhaltet einen Link zu Ihrem Meeting.
3.3.3 Call-Out
Über die Funktion Call-Out können Sie weitere Teilnehmer über das Telefon
einladen, indem Sie sie aus dem laufenden Meeting heraus anrufen. CallOut-Teilnehmer erkennen Sie an einem kleinen Telefonhörer im Icon in der
Teilnehmerliste. Steuern Sie die Teilnahme eines Call-Out-Teilnehmers über
das entsprechende Aktionsmenü. Auch Call-Out-Teilnehmer können hierüber
in die Lobby verschoben werden.
64
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
So laden Sie einen Teilnehmer per Call-Out ein
1 Klicken Sie auf den Button „Teilnehmer per Telefon in das Meeting
einladen”, um einen neuen Teilnehmer per Call-Out einzuladen (
).
2 Es öffnet sich ein Wahlfeld. Geben Sie hier den Namen Ihres neuen
Teilnehmers ein. Wählen Sie dann das Land, in das Sie anrufen, um die
Landesvorwahl angezeigt zu bekommen. Sie können die Landesvorwahl
auch selbst in das Nummernfeld eintippen. Geben Sie die restliche
Telefonnummer des Teilnehmers an (+<Landesvorwahl><Telefonnummer
ohne 0 am Anfang>).
3 Klicken Sie auf Anrufen.
1
2
Spreed Credits: Um den Call-Out nutzen zu können benötigen Sie
Spreed Credits. Besuchen Sie unseren Shop um Spreed Credits zu
erwerben (http://spreed.com/store). Bitte beachten Sie, dass während
der Nutzung des Spreed Call-Out Ihr Guthaben abnimmt. Eine Anzeige
Ihres aktuellen Guthabens erhalten Sie in der Symbolleiste Ihres
Meetings (siehe „Symbolleiste”).
[1] Geben Sie Name und
Telefonnummer des
Teilnehmers an.
[2] Nach dem Klick auf
„Anrufen” wird der neue
Teilnehmer direkt angerufen
und erscheint schon
kurz darauf in der Teilnehmerliste.
Bitte beachten Sie!
3.4 Dateien
Bei der Erstellung eines Meetings können Sie Dateien bereitstellen, die
während der Laufzeit des Meetings von allen heruntergeladen werden
können (siehe „Präsentationen und Dateien hochladen”). Diese Dateien
erscheinen in der Meetingoberfläche auf der linken Seite. Sie und Ihre
Teilnehmer können sie hier öffnen, herunterladen oder löschen (nur
Moderatoren). Das Uploadvolumen ist je nach Spreed Lizenz begrenzt.
So laden Sie eine Datei herunter/So öffnen Sie eine Datei
1 Klicken Sie auf die Datei, die Sie herunterladen/öffnen wollen.
2 Wählen Sie dann „Datei herunterladen“ bzw. „Datei öffnen”.
65
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Herunterladen bzw. Öffnen
einer Datei über die
Dateiliste.
3 Wählen Sie beim Herunterladen ggf. einen Speicherort. Die Datei wird
dann auf Ihren Computer übertragen.
So stellen Sie neue Dateien zur Verfügung (Upload)
1 Um eine neue Datei hochzuladen, klicken Sie auf „Hochladen”.
2 Klicken Sie in dem erscheinenden Pop-up auf „Durchsuchen“ (Windows)
bzw. „Datei auswählen“ (Mac) und wählen die Datei aus, die Sie
hochladen wollen.
3 Klicken Sie auf „Hochladen”. Je nach Dateigröße nimmt der Upload etwas
Zeit in Anspruch. Nach dem Abschluss des Uploads erscheint die Datei in
der Liste.
Bitte beachten Sie: Das Uploadvolumen ist abhängig von Ihrer Spreed
Lizenz.
Bitte beachten Sie!
3.5 Präsentationsfläche
Auf der Präsentationsfläche spielt sich der Hauptteil Ihres Online Meetings
ab. Hier präsentieren Sie Ihre Konzepte, diskutieren Skizzen, erläutern
Programme oder greifen auf die Inhalte anderer Computer zu.
1
2
[1] Ändern Sie die Ansicht
der Präsentationsfläche,
indem Sie Vollbild benutzen
oder den ganzen Inhalt des
Fensters anzeigen.
[2] Wechseln Sie in der
Fußleiste zwischen
den unterschiedlichen
Bereichen.
Wechseln Sie zwischen den unterschiedlichen Präsentationsbereichen
durch Klicken auf die Buttons in der Fußleiste (siehe „Wechseln der
Präsentationsfläche”).
66
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3.5.1 Chat
Im Chat können Sie sich mit Ihren Teilnehmern unterhalten, auch wenn
kein Mikrofon aktiv ist. Dabei werden die Meetingteilnehmer mit Namen
dargestellt. Die Einstellung einer eigenen Farbe macht die Darstellung der
verschiedenen Gesprächsteilnehmer noch übersichtlicher.
[1] Formatieren Sie Ihren
Text.
1
2
3
[2] Wählen Sie eine eigene
Textfarbe.
[3] Wählen Sie, an wenn die
Nachricht gesendet werden
soll.
Neben der Textformatierung bietet der Spreed Chat auch die Möglichkeit,
Nachrichten nur an bestimmte Teilnehmer zu schreiben.
So schreiben Sie an ausgewählte Teilnehmer
1 Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Normal“ auf der rechten Seite und
wählen Sie „Flüstern”.
2 Wählen Sie im nächsten Dropdown-Menü die Person aus, die die
Nachricht empfangen soll.
3 Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein.
4 Klicken Sie auf Senden oder drücken Sie alternativ die ENTER-Taste. Die
Nachricht geht nun nur an den ausgewählten Teilnehmer.
Geflüsterte Nachrichten werden kursiv angezeigt. Sie sind nur für Sie
und den entsprechenden Teilnehmer sichtbar. Für andere Teilnehmern ist
der Eintrag nicht sichtbar.
Bitte beachten Sie!
3.5.2 Präsentationen
Unter „Präsentationen“ präsentieren Sie die Dateien, die Sie bei der
Erstellung Ihres Meetings unter „Präsentationen“ auf den Server geladen
haben (siehe „Präsentationen und Dateien hochladen”). Dazu zählen
Bilder, Videos, PDF-Dokumente, MS Office-Dokumente, OpenDocumentDateien und OpenOffice.org-Dokumente. Das Uploadvolumen ist je nach
Spreed Lizenz begrenzt.
67
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
[1] Je nach Dateityp ändert
sich die Funktion.
1
[2] Legen Sie eine
Präsentation für die Lobby
fest.
2
Natürlich können Sie auch während der Laufzeit Ihres Meetings neue
Dateien bereitstellen. Die Präsentationsbühne bietet eine Funktionsleiste
mit nützlichen Funktionen. Diese ändern sich je nach Art der Präsentation
und unterscheiden sich beispielsweise bei Video- und PDF-Präsentationen.
So zeigen Sie PowerPoint-Präsentationen mit Animationen
In der Spreed Präsentationsfläche können auch PowerPoint-Dateien
(2010 / 2011) mit Animationen abgespielt werden. Sobald Sie eine
Präsentation hochgeladen und ausgewählt haben, die Animationen
beeinhaltet, werden in der unteren rechten Ecke graue Pfeile angezeigt. Mit
einem Klick auf den entsprechenden Pfeil bewegt sich Ihre Präsentation
vorwärts oder rückwärts.
Die Pfeile zur Steuerung in
der unteren rechten Ecke
Ihrer Präsentationsfläche
werden automatisch
angezeigt, sobald Sie
eine Präsentation mit
Animationen zeigen.
68
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
3.5.2.1 Vorschau
Die Vorschau ermöglicht Ihnen das Navigieren in Ihrer Präsentation über
Vorschaubilder.
So nutzen Sie die Vorschau
1 Klicken Sie auf „Vorschau“ in der Funktionsleiste. Daraufhin erscheint eine
Vorschauleiste rechts neben der Präsentation.
Schalten Sie eine Vorschau
zu Ihrer Präsentation ein.
2 Durch Auswählen einzelner Seiten erscheint die entsprechende Seite
Ihrer Präsentation.
3.5.2.2 Whiteboard
Das Whiteboard dient Ihnen zum Zeichnen und Kommentieren auf der
Bühne. Sie können sowohl eine leere Bühne als Zeichengrundlage benutzen,
oder aber Dokumente mit Zeichen- und Textwerkzeugen bearbeiten.
[1] Öffnet eine leere
Zeichenfläche.
1
[2] Öffnet ein Whiteboard
über einer Präsentation.
2
So benutzen Sie das Whiteboard
1 Klicken Sie auf „Board“ in der Funktionsleiste, wenn Sie ein vorhandenes
Dokument bearbeiten wollen. Klicken Sie andernfalls „Auswählen und
hochladen“ und wählen Sie „Neue Zeichenfläche“, um auf weißem
Hintergrund zu zeichnen.
69
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Eine Toolbar erscheint auf der linken Seite Ihrer Bühne. Wählen Sie hier
ein Werkzeug aus, um damit zu arbeiten.
1
2
[1] Einige Tools verfügen
über weitere Einstellungen.
Zur Auswahl halten Sie die
Maustaste gedrückt.
[2] Ändern Sie die
Linien- und Füllfarbe von
Elementen.
3 Bei vielen Werkzeugen haben Sie weitere Einstellmöglichkeiten. Diese
Werkzeuge erkennen Sie an einem kleinen Dreieck in der rechten unteren
Ecke. Halten Sie die Maus gedrückt, um die weiteren Einstellungen
anzusehen.
4 Bearbeiten Sie vorhandene Elemente, indem Sie sie markieren und die
dann die Änderungen, wie Farb- oder Größenanpassung, vornehmen.
Elemente löschen: Durch das Papierkorb-Werkzeug löschen Sie alle
Elemente auf der Bühne. Um einzelne Elemente zu löschen benutzen
Sie den Radiergummi.
Bitte beachten Sie!
3.5.2.2.1 Whiteboardtools
Das Spreed Whiteboard stellt eine Reihe von Tools zur Verfügung, die Ihnen
das Präsentieren erleichtern:
Werkzeuge
Auswahlwerkzeuge
Nutzen Sie den Pfeil um Elemente auf Ihrer
Präsentationsbühne auszuwählen und zu verändern oder
wählen Sie das ‘Ziehen’-Werkzeug, um alle Elemente zu
verschieben.
Linien und Formen
Zeichnen Sie Freihandlinien, gerade Linien oder Kreise und
Rechtecke auf die Bühne und färben Sie sie nach Ihren
Wünschen ein.
70
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Textwerkzeuge
Fügen Sie einfachen Text der Bühne hinzu oder
kommentieren Sie beliebige Bereiche Ihrer Präsentation
mit dem ‘Notiz’-Werkzeug.
Löschwerkzeuge
Um markierte Elemente auf Ihrer Bühne jederzeit wieder
zu entfernen, wählen Sie den Radiergummi; um die
gesamte Zeichenfläche zu löschen, den Papierkorb.
Nutzen Sie Ihre Tastatur
Spreed erleichtert Ihnen das Präsentieren durch die Möglichkeit, Ihre Tastatur
zur Navigation zu gebrauchen.
Wechselt zur nächsten Seite Ihrer Präsentation.
Startet/Pausiert ein Video.
Wechselt zur vorherigen Seite Ihrer Präsentation.
Verkleinert bzw. vergrößert den sichtbaren Bereich Ihrer
Präsentation.
Wechselt zur ersten bzw. zur letzten Seite Ihrer
Präsentation.
Löscht die markierten Elemente auf der
Präsentationsfläche.
Maximiert die Präsentationsfläche.
3.5.2.3 Zeiger
Mit dem Zeiger können Ihre Teilnehmer erkennen, wo sich Ihre Maus auf
der Präsentation befindet. Markieren Sie den Button „Zeiger“ und schon
erscheint ein Mauszeiger mit Ihrem Namen und einer individuellen Farbe auf
den Bildschirmen Ihrer Teilnehmer.
71
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
1
2
[1] Aktiviert den eigenen
Zeiger.
[2] Nutzen Sie den Zeiger,
um auf bestimmte Inhalte
hinzuweisen.
3.5.2.4 PDF-Export
Sie und Ihre Teilnehmer können Dokumente, die sich auf der Bühne
befinden, als PDF exportieren. Exportiert werden auch die Elemente, die
mithilfe des Whiteboards erstellt wurden. Folglich können Sie also auch
eine leere Bühne exportieren, auf der sich gezeichnete Elemente befinden.
Klicken Sie zum Export der Bühne auf den Button „PDF“ und wählen Sie
ggf. einen Speicherort.
Aus Sicherheitsgründen wird diese Funktionalität erst verfügbar,
wenn der Veranstalter durch das Aktivieren der Meeting-Option
„Präsentations-PDF“ den Export und damit das Veröffentlichen der
Dateien gestattet (siehe „Neues Meeting erstellen“).
Bitte beachten Sie!
3.5.3 Mindmap
Mit der Mindmap können Sie mit anderen effektiv zusammenarbeiten. Sie
ermöglicht es, gemeinsam zu planen und Gedanken zu formulieren. Mit der
Mindmap können Meetingteilnehmer ihre Ideen grafisch strukturieren.
72
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
[1] Exportieren Sie die
gesamte Mindmap.
1
2
[2] Mit den StyleWerkzeugen lassen sich
ausgewählte Knoten
individuell gestalten.
4
3
[3] Der Hauptknoten ist
durch die ovale Form
erkennbar.
[4] Von Ihnen ausgewählte
Knoten sind für die
Bearbeitung durch Andere
gesperrt.
So benutzen Sie die Mindmap
1 Wählen Sie unter „Auswählen“ den Menüpunkt „Neue Mindmap
anlegen“.
2 In einem Pop-up können Sie der Mindmap einen Titel geben. Dieser kann
später bei Bedarf wieder verändert werden (Menüpunkt „Bearbeiten“/
„Titel ändern“). Nach dem Erstellen ist bereits ein Hauptknoten mit dem
Titel als Bezeichnung erstellt.
3 Wählen Sie den Hauptknoten aus, um ihn zu bearbeiten. Sie erhalten
dadurch Zugriff auf die „Styles“, die Ihnen verschiedene Formationen
anbieten. Weiterhin können Sie über den Menüpfeil des Knotens ein
Aktionsmenü öffnen, das Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten
ermöglicht.
4 Mit dem Dragger (
) lässt sich ein Knoten anfassen und verschieben.
Folgende Werkzeuge Helfen Ihnen beim Organisieren Ihrer Ansicht:
„Mitte zentrieren“ behält die aktuelle Zoomstufe bei und zentriert den
Hauptknoten im Mittelpunkt des Bildschirms.
„Alles zeigen“ zeigt die gesamte Mindmap als Übersicht.
Bearbeitung durch einen anderen Teilnehmer: Solange ein Teilnehmer
einen Knoten zum Bearbeiten markiert hat, ist dieser für alle anderen
Teilnehmer gesperrt. Sobald der Teilnehmer den Knoten wieder freigibt,
erscheint für alle die Änderung.
Bitte beachten Sie!
73
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
So können Sie Spreed Mindmaps außerhalb vom Meeting nutzen
Spreed Mindmaps können sowohl im Meeting als auch außerhalb
des Online Meetings verwendet werden. Sie sind kompatibel mit der
leistungsfähigen und kostenlos verfügbaren Open Source Software
FreeMind (siehe http://freemind.sourceforge.net). Mit FreeMind erstellte
Mindmaps können während der Laufzeit des Meetings importiert und
exportiert werden.
Importieren Sie eine Mindmap-Datei über den Menüeintrag „Hochladen“.
„Exportieren“ speichert eine bearbeitete Mindmap auf Ihrem Rechner.
3.5.4 Screen-Sharing
Mit Spreed Online Meetings können Sie Ihren ganzen Bildschirm oder auch
nur einzelne Fenster auf Ihrem Bildschirm Ihren Teilnehmern präsentieren.
Mit Hilfe von Spreed Screen-Sharing können Sie so auch laufende
Applikationen vorführen bzw. Dateien, deren Anzeige eine spezielle Software
benötigt (Architektur- oder Grafikdateien, Videos, Medizinische Daten, etc.).
So starten Sie Spreed Screen-Sharing
1 Klicken Sie in der Fußleiste auf den Button „Screen-Sharing”.
2 Klicken Sie ggf. in der Präsentationsfläche auf den Button „Freigeben”.
3 Sofern Sie den Spreed Clients noch nicht heruntergeladen haben, tun Sie
dies jetzt.
Nur wenn Sie Screen-Sharing zum ersten Mal nutzen, laden Sie bitte
den Screen-Sharing-Client herunter. Beim nächsten Mal müssen Sie den
Download nicht erneut vornehmen.
Bitte beachten Sie!
4 Starten Sie die Anwendung spreed.exe (Windows) bzw. spreedDarwin
(Mac) bzw. spreedX (Linux) durch Doppelklick auf das Programm-Icon.
5 Ist der Client gestartet, erscheint ein Spreed-Icon in der Menüleiste Ihres
Betriebssystems.
Die Bedienung der Bildschirmfreigabe unterscheidet sich zwischen den
unterschiedlichen Betriebssystemen geringfügig. Im folgenden Abschnitt
wird die Nutzung unter Windows, Mac und Linux erläutert.
Für eine optimale Übertragung Ihres Bildschirmes empfehlen wir, Ihr
Webcam-Video vor dem Starten von Screen-Sharing auszuschalten.
Tipp
So nutzen Sie Screen-Sharing unter Windows
1 Nachdem der Client gestartet ist, erscheint automatisch ein
Auswahlfenster.
74
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Wählen Sie, ob Sie ein
bestimmtes Fenster oder
den gesamten Bildschirm
übertragen möchten.
2 Entscheiden Sie, ob ein einzelnes Fenster oder der gesamte Bildschirm
übertragen werden soll.
3 Wenn Sie ein bestimmtes Fenster freigeben möchten, erscheint ein roter
Rahmen an dem Fenster, über dem sich Ihre Maus befindet. Klicken Sie
auf das Fenster, dass Sie freigeben möchten.
4 Daraufhin wird der Übertragungsprozess gestartet. Während die
Übertragung läuft, zeigt Ihnen ein Vorschaufenster die Ansicht Ihrer
Teilnehmer.
Ein Vorschaufenster zeigt
Ihnen, was Ihre Teilnehmer
sehen.
5 Über das Icon in der Windows-Symbolleiste können Sie ein Menü öffnen,
um Ihre Bildschirmübertragung zu steuern.
Im Menü, das sich über
das Spreed-Icon in der
Symbolleiste öffnen lässt,
steuern Sie Screen-Sharing.
6 Beenden Sie die Bildschirmübertragung in Ihrem Meetingraum durch
Klicken des Buttons „Beenden“ oder über das Menü des Screen-SharingIcon in der Windows-Symbolleiste. Danach können Ihre Teilnehmer
keinerlei Inhalte Ihres Bildschirmes mehr sehen.
So nutzen Sie Screen-Sharing unter Mac OS X
1 Wählen Sie in dem erscheinenden Pop-up, ob Sie den gesamten
Bildschirm oder nur ein Fenster freigeben wollen.
2 Sofern Sie Fenster freigeben, klicken Sie auf das entsprechende Fenster,
75
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
das Sie zeigen möchten. Klicken Sie dann auf „Share“.
3 Über das Spreed Symbol in der Menüleiste Ihres Betriebssystems
können Sie Screen-Sharing steuern.
4 Beenden Sie die Bildschirmfreigabe über das Menü-Icon oder über den
Button „Stop sharing“.
Laufende Übertragung
einers ausgewählten
Bildschirmbereiches.
So nutzen Sie Screen-Sharing unter Linux
1 Es erscheint ein Dialogfeld nach dem Start des Spreed Clients.
2 Wählen Sie aus, ob Sie den gesamten Bildschirm oder nur ein einzelnes
Fenster freigeben wollen.
3 Alternativ können Sie den Client auch über das Spreed Icon im
Benachrichtigungsfeld steuern und beenden.
So sehen Ihre Teilnehmer Ihren übertragenen Bildschirm
Ihre Teilnehmer sehen den übertragenen Bereich im Präsentationsbereich
des Meetingraumes. Für eine optimale Ansicht können diese zwischen den
folgenden Optionen wählen:
Mausbewegung verfolgen (Sichtbar ist nur der Ausschnitt, in dem sich die
Maus befindet) [1]
Inhalt einpassen (Sichtbar ist der gesamte Bildschirm) [2]
Sichtbaren Bereich verschieben (Teilnehmer kann den die Ansicht selbst
bestimmen) [3].
76
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Teilnehmer können die
Ansicht selbst bestimmen.
1
2
3
3.5.5 Fernzugriff
Der Fernzugriff in Spreed Online Meetings ermöglicht Ihnen den Zugriff auf
den Rechner eines Teilnehmers.
So steuern Sie den Fernzugriff
1 Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf den Teilnehmer, auf dessen
Bildschirm Sie zugreifen wollen und wählen Sie in den Optionen
„Fernzugriff anfordern”.
Erlaubnis für Fernzugriff
anfordern.
2 Der Teilnehmer muss nun Ihre Anfrage bestätigen. Außerdem ist für die
Nutzung des Fernzugriffs der Spreed Client erforderlich. Ihr Teilnehmer
kann ihn mit einem Klick auf „Download“ herunterladen und dann
ausführen.
3 In Ihrer Präsentationsfläche erscheint nun der Bildschirm des Teilnehmers.
Sie können ihn frei bedienen.
Der Teilnehmer, auf dessen Bildschirm zugegriffen wird, muss Windows
nutzen.
Bitte beachten Sie!
3.6 Permanenter Chat
Sie können alternativ den Chat auch dauerhaft einblenden. Er erscheint dann
unterhalb der Präsentationsfläche. Aktivieren Sie die Ansicht unter dem
Menüpunkt „Ansicht“ (siehe „Menü Ansicht“). Der dauerhafte Chat besitzt
dieselbe Funktionsweise wie der Standard-Chat (siehe „Chat”). Er kann
77
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
außerdem bei Bedarf maximiert werden.
1
[1] Maximieren Sie hier das
Chatfenster.
[2] Als Moderator können
Sie festlegen, dass nur
Moderatoren den Chat
nutzen können.
2
3.7 Fußleistenmenü
Im Fußleistenmenü wechseln Sie zwischen den verschiedenen
Präsentationsmöglichkeiten. Außerdem bietet die Fußleiste die
Einstellmöglichkeit für ein Feedback an den Moderator.
3.7.1 Wechseln der Präsentationsfläche
Nutzen Sie die Buttons auf der rechten Seite des Fußleistenmenüs, um
zwischen den Präsentationsmöglichkeiten „Chat“, „Präsentation”, „Mindmap”,
„Screen-Sharing” und „Fernzugriff“ zu wechseln.
Sie können als Moderator beliebig zwischen den Präsentationsmöglichkeiten
wechseln. Ihren Teilnehmern steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
3.7.2 Feedback
Mithilfe der Feedback-Funktion können Ihnen Ihre Teilnehmer schnell und
einfach Feedback zu Ihren Themen oder Ihrer Meetingführung geben.
Alles OK
Ablehnen
Lachen
Schneller
Klatschen
Langsamer
Zwischenfrage
Kaffeepause
Diese Feedback-Meldungen
stehen Ihren Teilnehmern
zur Verfügung.
Zustimmen
Wählt ein Teilnehmer eine Meinung aus, so erscheint ein entsprechendes
Icon in der Teilnehmerliste neben seinem Namen und ist für alle sichtbar, die
die Teilnehmerliste sehen dürfen.
78
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Ihre Teilnehmer können
Ihnen Feedback geben.
Dieses erscheint am
entsprechenden Namen in
der Teilnehmerliste.
„Alles OK“ setzt ein ausgewähltes Feedback wieder zurück.
79
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
4 Telefonkonferenzen
Nach dem Erstellen eines Spreed Meetingraumes (siehe „Neues Meeting
erstellen”) können Sie und Ihre Teilnehmer die Konferenzen auch über ein
Telefon betreten - ganz ohne Computer. Ihnen steht dennoch auch weiterhin
die Online Meeting-Oberfläche zur Verfügung, die Sie dann für visuelle
Medien nutzen können.
Inhaltsverzeichnis
4.1 Zugang........................................................................................................80
4.2 Steuerung...................................................................................................81
4.3 Online Meeting Oberfläche.....................................................................82
4.1 Zugang
Sie betreten eine Spreed Telefonkonferenz, indem Sie eine Einwahlnummer
wählen und anschließend Meetingnummer sowie Moderator-PIN bzw.
Teilnehmer-PIN angeben. Eine Liste aller Einwahlnummern befindet sich in
jeder Einladungs-E-Mail, die Sie versenden, bzw. erhalten.
Eine aktuelle Liste aller Einwahlnummern erhalten Sie außerdem auf
unserer Website: http://spreed.com/Features/webmeeting/telco/.
Aktuelle Liste der
Einwahlnummern
So betreten Sie eine Spreed Telefonkonferenz
1 Wählen Sie mit Ihrem Festnetz- oder Mobiltelefon die Einwahlnummer
des Landes, in dem Sie sich befinden. Stehen für Ihr Land mehrere
Einwahlnummern zur Verfügung, dann wählen Sie die Einwahlnummer,
die sich Ihrem Aufenthaltsort am nächsten befindet. Befinden Sie sich
beispielsweise in New South Wales, Australien, dann wählen Sie die
Einwahlnummer für Sydney (+61 285073021).
2 Warten Sie auf die Ansage an Ihrem Telefon. Geben Sie dann die
Meetingnummer mit Ihrem Tastenfeld an. Drücken Sie anschließend
die #-Taste. Geben Sie Ihre Teilnehmer-PIN an und drücken Sie dann die
#-Taste.
3 Wenn Sie als Moderator teilnehmen wollen, dann geben Sie Ihre
Moderator-PIN an und drücken die #-Taste. Sie können die PIN selbst
festlegen (siehe „Einstellungen”).
4 Sie betreten nun das Meeting über Ihr Telefon. Sie können zudem
auch mit Ihrem Computer an dem Meeting teilnehmen (siehe „Online
Meeting-Oberfläche”).
80
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Fehlerhafte Eingabe: Wenn Sie eine fehlerhafte Eingabe gemacht
haben, so geben Sie, nachdem Sie die Ansage an Ihrem Telefon erhalten
haben, einfach die Nummer nochmals ein und bestätigen Sie dann
erneut mit der #-Taste.
Hinweis!
4.2 Steuerung
Sie steuern eine Spreed Telefonkonferenz über das Tastenfeld Ihres Telefons.
Sie können die Funktionen sowohl als Teilnehmer als auch als Moderator
nutzen. Einige Telefonfunktionen sind nur für Moderatoren verfügbar. Die
Tastenkombinationen beginnen mit der *-Taste. Dann folgt eine ein- oder
zweistellige Nummer. Nach der Eingabe der Tastenkombination wird die
Funktion ausgeführt. Es erfolgt keine Bestätigung.
Es stehen Ihnen diese Tastenfunktionen zur Verfügung
*0
Eigenes Feedback zurücksetzen (alle Teilnehmer)
*1
Meetingraum öffnen bei eingerichteter Lobby, so dass die wartenden
Teilnehmer in den Meetingraum geholt werden (für Moderatoren, die
nur per Telefon verbunden sind)
*6
Eigenes Mikrofon stumm- / lautschalten (alle Teilnehmer)
*7
Frage stellen (alle Teilnehmer)
*91
Information über anwesende Teilnehmer abrufen (nur Moderator)
*92
Weiteren Teilnehmer anrufen (nur Morderator, Spreed Telefonguthaben
erforderlich)
*95
Alle Teilnehmer stummschalten (nur Moderator)
*96
Alle Teilnehmer lautschalten (nur Moderator)
*97
Meetingraum ab- / aufschließen (nur Moderator)
*98
Meeting aufzeichnen / beenden (nur Moderator, das Meeting wird in
einer MP3 Audiodatei gespeichert)
*99
Meeting beenden (nur Veranstalter)
81
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
4.3 Online Meeting Oberfläche
Sie können während einer Spreed Telefonkonferenz auch mit einem
Computer das Meeting betreten. Somit nutzen Sie den vollen
Funktionsumfang der Spreed Online Meetings und bleiben dennoch
weiterhin am Telefon verbunden.
So betreten Sie den Meetingraum Ihrer Telefonkonferenz
1 Geben Sie die folgende Webadresse in die Adresszeile Ihres Browsers
ein:
Für Meetings, die auf dem europäischen Spreed Server stattfinden:
https://eu.spreed.com/checkin/jc/ + Meetingnummer
Für Meetings, die auf dem amerikanischen Spreed Server stattfinden:
https://us.spreed.com/checkin/jc/ + Meetingnummer
Für Meetings, die auf dem australischen Spreed Server stattfinden:
http://au.spreed.com/checkin/jc/ + Meetingnummer
2 Geben Sie Ihren Namen und Ihr Passwort in die entsprechenden Felder
ein.
3 Klicken Sie auf „Meeting betreten”.
4 Sie betreten nun die Weboberfläche Ihrer Telefonkonferenz. Moderatoren
wie Teilnehmer können gleichermaßen die Web-Oberfläche betreten.
Bitte beachten Sie, dass Ihr Mikrofon stummgeschaltet bleibt, solange
Sie auch per Telefon an dem Meeting teilnehmen.
VoIP und Telefon: Sofern Sie den Meetingraum mit einem Computer
betreten und gleichzeitig mit Ihrem Telefon an dem Meeting teilnehmen,
wird Ihr Mikrofon am Computer stumm geschaltet. Erst wenn Sie das
Meeting über Ihr Telefon verlassen, wird die VoIP- Übertragung am
Computer aktiviert.
Audio-Aufzeichnung: Sobald sich mindestens ein Teilnehmer
telefonisch in das Meeting eingewählt hat, kann eine AudioAufzeichnung erstellt werden. Diese wird im Nachgang in eine .mp3Datei konvertiert und nach Beendigung des Meetings unter „Dateien“
zur Verfügung gestellt.
Hinweis!
Bitte beachen Sie!
82
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
5 Hilfe bei Problemfällen
In seltenen Fällen können Probleme beim Umgang mit Spreed Online
Meetings auftreten. Folgen Sie zur Lösung der Problemfälle den Hinweisen
in dem entsprechenden Unterkapitel oder nutzen Sie unsere weiterführende
Hilfe.
Inhaltsverzeichnis
5.1 Account......................................................................................................83
5.2 Verbindungsprobleme..............................................................................84
5.3 Audio...........................................................................................................84
5.4 Weiterführende Hilfethemen...................................................................87
5.1 Account
Die nun folgenden Unterthemen befassen sich mit Problemen bei der
Registrierung und der Anmeldung auf www.spreed.com.
Ich erhalte nach der Registrierung keine Bestätigungs-E-Mail
Spreed sendet Ihnen eine automatisch generierte E-Mail, nachdem Sie
sich angemeldet haben. Diese E-Mail beinhaltet einen Aktivierungs-Link,
auf den Sie klicken müssen, um Ihren Account zu aktivieren. Erfolgt diese
Bestätigung nicht, so wird Ihre Anfrage binnen 24 Stunden gelöscht. Folgen
Sie den folgenden Vorschlägen, sofern Sie keine Bestätigungs-E-Mail
erhalten.
1 Prüfen Sie das Spam-Fach Ihres E-Mail-Accounts. Unter bestimmten
Umständen kann es passieren, dass die Bestätigungs-E-Mail von
manchen Providern als Werbung eingestuft wird und daher automatisch
in das Spam-Fach verschoben wird.
2 Registrieren Sie sich erneut. Haben Sie nach einer gewissen Zeitspanne
keine Bestätigungs-E-Mail erhalten, führen Sie bitte eine erneute
Registrierung durch. Bitte überprüfen Sie sorgfältig die richtige Eingabe
Ihrer E-Mail-Adresse.
Ich habe mein Passwort zu meinem Account vergessen
Haben Sie Ihr Passwort zum Zugang zu Ihrem Spreed Account vergessen,
so können Sie ein neues Passwort setzen:
1 Gehen Sie auf www.spreed.com und klicken Sie oben rechts auf
„Kunden Login”.
83
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
2 Klicken Sie auf den Button „Passwort vergessen?”.
3 Geben Sie in das Eingabefeld die E-Mail-Adresse ein, auf die Ihr Account
registriert wurde.
4 Klicken Sie dann auf „Passwort zurücksetzen starten”.
5 Sofern die E-Mail-Adresse, die Sie in Schritt 3 eingegeben haben, mit der
E-Mail-Adresse Ihres Accounts übereinstimmt, sendet Spreed Ihnen eine
automatisch generierte E-Mail an das Postfach.
6 Klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
7 Setzen Sie anschließend eine neues Passwort und klicken Sie auf
„Passwort setzen”.
5.2 Verbindungsprobleme
Um Spreed Online Meetings veranstalten oder ein Meeting betreten zu
können, muss Ihre Internetverbindung die Mindestvoraussetzungen erfüllen
(siehe „Verbindungstest“). Unter Umständen kann es auch nach dem
Erfüllen der Anforderungen zu folgenden Problemen kommen:
Die Verbindung zum Meeting wird nach einiger Zeit unterbrochen
In seltenen Fällen können Firewalls („Stateful Packet Inspection”) die
Spreed Verbindung unterbrechen, nachdem ein bestimmtes Datenvolumen
überschritten wurde. Benachrichtigen Sie in diesem Fall Ihren
Systemadministrator.
Ich erhalte eine Warnmeldung zu meinen Verbindungseinstellungen
Entspricht Ihre Internetverbindung nicht den Voreinstellungen des
Spreed Online Meetings, erhalten Sie eine Warnmeldung, die über das
automatische Herabregeln der Verbindungseinstellung informiert. Durch
dieses Herabregeln gewährleistet Spreed, dass Sie immer in optimalem
Umfang an einem Spreed Online Meeting teilnehmen können (weitere
Informationen siehe „Verbindungseinstellungen”).
5.3 Audio
Gegebenenfalls treten bei der Audioübertragung in einem Spreed Meeting
die folgenden Probleme auf:
Warum können mich andere Teilnehmer nicht hören?
Um Ton übertragen zu können, muss ein geeignetes Endgerät
angeschlossen bzw. integriert und entsprechend eingerichtet sein.
Berücksichtigen Sie dazu die folgenden Punkte:
Kontrollieren Sie die Verbindung des Endgerätes zu Ihrem Computer
sowie dessen Funktionsfähigkeit.
84
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Überprüfen Sie in der Online Meeting-Oberfläche, ob über den MikrofonButton das Eingabegerät aktiviert wurde (siehe „Kamera und Mikrofon“).
Ggf. hat ein Moderator Sie oder alle Teilnehmer stummgeschaltet.
Ist dies der Fall, hat Ihr Teilnehmer-Icon in der Teilnehmerliste (siehe
„Teilnehmerliste“) eine gelbe Farbe. Außerdem haben Sie über das
Informationssymbol in der Symbolleiste einen Hinweis erhalten. Durch
Klicken auf dieses Icon lassen sich die Hinweise auch nachträglich lesen
(siehe „Meetinginformationen“).
Vergewissern Sie sich in den Systemeinstellungen, ob das benutzte
Mikrofon für die Toneingabe ausgewählt ist und eine geeignete
Eingangslautstärke eingestellt ist.
Weiterhin ist in den Mikrofon-Einstellungen des Online Meetings das
korrekte Eingabegerät auszuwählen (siehe Mikrofon-Einstellungen unter
dem Menüpunkt „Einstellungen“).
Ihr Mikrofon wird ebenso wie die Kamera bei nicht ausreichender
Internetverbindung automatisch inaktiv geschaltet. Damit stellt Spreed
sicher, dass Sie auch weiterhin dem Meeting als passiver Teilnehmer
beiwohnen können, ohne eine komplette Verbindungstrennung
hinnehmen zu müssen. Schalten sich Mikrofon- und/oder Kamera-Button
automatisch auf inaktiv, sollten Sie Ihre Internetverbindung überprüfen.
Nutzen Sie ggf. den Verbindungstest (siehe „Verbindungstest”).
Bitte beachten Sie!
Die anderen Teilnehmer können sich unterhalten, aber ich höre sie nicht
Für eine ordnungsgemäße Tonausgabe folgen Sie den Anweisungen:
Kontrollieren Sie die Verbindung des Endgerätes (Headset, Lautsprecher,
professionelle Konferenzsoftware) zu Ihrem Computer sowie dessen
Funktionsfähigkeit.
Überprüfen Sie, ob das benutzte Endgerät für die Tonausgabe in Ihren
Systemeinstellungen ausgewählt ist.
Stellen Sie die Ausgabelautstärke auf einen geeigneten Audiopegel ein.
Ich höre im Meeting ein Echo meiner Stimme / eines Teilnehmers
Ein Echo tritt auf, wenn Ihre eigene Stimme rückgekoppelt wird. Dies
ist dann der Fall, wenn ein Teilnehmer Lautsprecher benutzt und das
Audiosignal ohne eine Software zur Unterdrückung des Echos durch das
Mikrofon aufgenommen wird.
Um das Problem zu lösen folgen Sie einem der folgenden Vorschläge:
Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Teilnehmer ein Headset benutzen
oder zumindest Ohrhörer statt Lautsprecher verwenden.
85
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Bitten Sie den Teilnehmer, dessen Computer das Echo verursacht, dem
Meeting per Telefon beizutreten (siehe „Telefonkonferenzen“).
Nutzen Sie professionelle Konferenzhardware, die eine automatische
Echounterdrückung unterstützt. Eine Liste guter Hardware finden Sie auf
hier.
Audio wird verzögert übertragen
Bei manchen Firewall-Konfigurationen wird die Kommunikation zwischen
Arbeitsplatz und dem Spreed Konferenzserver über einen „HTTP Proxy”
geleitet. Abhängig von der Internet Bandbreite und der Geschwindigkeit
des Proxy-Servers, kann bei dieser Art des Datenaustauschs Audio und
Video verzögert sein. Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator, falls die
Verzögerung („Latenz”) mehr als 200 Millisekunden (0,2 Sekunden) beträgt.
Durch Freischaltung des TCP Ports 1935 für ausgehende Verbindungen
(vom Intranet in das Internet) kann Spreed wesentlich schneller Daten
austauschen.
Warum ist meine Stimme schlecht /übersteuert / zu laut oder zu leise?
Eine nicht angemessene Sprachqualität kann verschiedene Ursachen haben:
Achten Sie auf eine geeignete Entfernung zwischen Mikrofon und Mund.
Regeln Sie die Eingangslautstärke Ihres Mikrofones im Online Meeting
(siehe Mikrofon-Einstellungen unter dem Menüpunkt „Einstellungen“).
Außerdem können Sie die Eingangslautstärke Ihres Mikrofones in den
Systemeinstellungen kontrollieren. Um Übersteuerungen zu vermeiden,
sollte der Regler nicht höher als bei 2/3 der Skala eingestellt sein. Regeln
Sie die Einstellung entsprechend Ihren Bedürfnissen.
Verwendet Ihre Soundkarte eine Line-IN/Mic-IN Kombination, können
Sie in den Systemeinstellungen unter den erweiterten Einstellungen des
Mikrofons einen „Booster“ / „Verstärker“ aktivieren. Als Folge davon wird
das Eingangssignal verstärkt und die Stimme lauter wiedergegeben.
Bei zu lauter bzw. übersteuerter Wiedergabe sollte diese Option
abgeschaltet, bei zu leiser Wiedergabe angeschaltet sein (nur unter
Windows).
Können Sie geeignete Webcams und Headsets empfehlen?
Die Wahl eines geeigneten Headset oder Konferenzmikrofons ist ganz
entscheidend für die Sprachqualität. Die Art des Endgerätes ist dabei
abhängig von dessen Einsatz. Die Teilnehmer mit eigenem PC oder Mac
sollten zur Vermeidung von Echoübertragungen (siehe „Ich höre im
Meeting ein Echo meiner Stimme / eines Teilnehmers”) ein Headset
verwenden. Für Konferenzräume mit mehreren Teilnehmern ist ein
Konferenzmikrofon / Lautsprecher pro Raum unbedingt erforderlich.
86
Benutzerhandbuch - Spreed 2.9
Eine Liste empfohlener Webcams und Mikrofone finden Sie hier.
Hinweis
5.4 Weiterführende Hilfethemen
Sofern Sie in diesem Handbuch keine Lösung finden konnten, folgen Sie
bitte den folgenden weiterführenden Hilfethemen:
Besuchen Sie unser Forum, um bereits aufgetretene Problemfälle zu
durchsuchen oder Diskussionen zu einem Thema zu führen:
(http://spreed.com/forum).
In der Kurzanleitung Audio-Support auf unserer Website finden Sie
weitere Fragen beantwortet:
(http://www.spreed.com/eu/help/manuals/index.html/manuals_and_
brochures/spreedwebmeeting_information_audio.pdf).
Schreiben Sie uns für eine persönliche Beratung eine E-Mail an:
[email protected].
87
Bei weiteren Fragen beraten wir Sie gern.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!
Spreed Germany (Headquarters)
struktur AG / Spreed
Stuttgart
Phone +49.711.89 66 56 66
Email [email protected]
Web www.spreed.com
Spreed USA
toca North America
Chicago, IL
Spreed Japan
CyberGuardians, Inc.
Yokohama
Phone +1.800.96 98 776
Email [email protected]
Web www.spreed.com
Phone +81 50 68 65 66 83
Email [email protected]
Web www.spreed.co.jp
Spreed Australia
spreed.com Pty Ltd
Marrickville NSW
Spreed China
Beijing New Space Co., Ltd.
Beijing
Phone +61.2.80 22 83 43
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