Der Z-Bon ist zu wenig

Herzlich Willkommen
zum
Leipziger Handelsforum
Der Z-Bon ist zu wenig
Verschärfte Anforderungen der
Finanzverwaltung an Ihr Kassensystem
Steuerberaterin Ute Kündiger | Leipziger Handelsforum | Der Z-Bon ist zu wenig | 12. Oktober 2015
Ihre Referentin:
Ute Kündiger, Steuerberaterin
ETL Freund & Partner
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Robert-Schumann-Straße 13
04107 Leipzig
Tel.: 03 41 / 21 33 60
Fax: 03 41 / 21 33 62 0
E-Mail: [email protected]
Internet: www.fp-leipzig.de
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Anforderungen der Finanzverwaltung steigen
Kurze Chronik:
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1996: BMF-Schreiben zu Aufbewahrungspflichten bei der Nutzung
elektronischer Registrierkassen
2002: Einstieg in die elektronische Prüfung digitaler Unterlagen
2005: Formalisierte Gewinnermittlung für Einnahme-Überschussrechner
2005: Einstieg in die elektronische Steuererklärung
2008: Einführung eines Risikomanagementsystems in der
Finanzverwaltung
2008: geplante Einführung von INSIKA (Fiskallösung für elektronische
Kassensysteme)
2010: Alte Kassensysteme werden zum Auslaufmodell
2011: Elektronische Steuererklärung wird zur Pflicht
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Ausgangssituation
 Bundesrechnungshof:
viele Kassensysteme sind nicht
manipulationssicher
 Registrier- und Kontrolldaten sind
abänderbar
 Lösungsansatz: Fiskalspeicher
(keine Umsetzung wegen des
massiven Widerstandes der
deutschen und europäischen
Unternehmen)
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Kassensysteme der 90er Jahre
 Begrenze Kapazitäten in
den Geräten
 Speicherplatz war relativ
teuer
 automatisierte Auswertung
riesiger Datenmengen war
noch Zukunftsmusik
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Folge
 Verdichtung der Daten
 ausschließliche Aufbewahrung Z-Bons
 Papierausdruck der elektronisch erstellten Daten war unter
Auflagen möglich
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GoBS
 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme
 seit 07.11.1995:
„nach steuerlichen Vorschriften zu führende Bücher und
Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden,
soweit diese Form der Buchführung den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht“
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Beleg-, Journal- und Kontenfunktion
Internes Kontrollsystem (IKS)
Datensicherheit
Dokumentation und Prüfbarkeit
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BMF vom 09.01.1996 – Z-Bon reicht aus
 BMF Schreiben vom 09.01.1996
 Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer
Registrierkassen
 Tagesendsummenbons reichen, wenn diese
 Vollständigkeit der Belegdaten gewährleisten
 Name des Geschäftes, Datum und Tagesendsumme enthalten
 Z-Bons müssen fortlaufende „Z-Nummer“ zur Überprüfung
der Vollständigkeit der Kassenberichte enthalten
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Was ist noch aufzubewahren?
 Organisationsunterlagen des Kassensystems
 Bedienungsanleitung
 Programmierhandbuch
 Programmabrufe nach Änderungen (z.B. Preise)
 Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellnerund Trainingsspeichern
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Was ist noch aufzubewahren?
 mit Registrierkassen erstellte Rechnungen
 Belege zu Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen,
Zahlungswegen (bar, EC, Kredit)
 Ausdrucke betriebswirtschaftlicher Auswertungen,
Trainingsspeicher, Kellnerberichte
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GDPdU
Grundsätze zur
Durchführung der
Prüfung
digitaler
Unterlagen

Geltung für den Steuerpflichtigen?

Einseitige Anweisung für die Prüfer?

Dateneinsichtsrecht der Finanzbebehörde nur in Bezug auf Unterlagen,
die aufzubewahren sind (BFH vom
24.06.2009)

Aufforderung zur Überlassung elektronischer Daten ist Ermessensentscheidung des Finanzamtes (FG
Nürnberg 30.07.2009)
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Grenzen des Datenzugriffs
Steuerlich relevante Daten
elektronisch erhalten
oder selbst erzeugt
maschinell
auswertbar
6 bzw. 10 Jahre
aufbewahren

(auch) elektronisch
aufbewahren

Auswertung durch
Prüfer
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Zugriff auf elektronische Daten
Zugriffsmöglichkeiten
unmittelbarer
Zugriff
mittelbarer
Zugriff
Datenträgerüberlassung
 Ermessensentscheidung der Betriebsprüfung
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
 Bereits seit 01.01.2002 sind steuerlich relevante
Unterlagen, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden
sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit
 verfügbar,
 unverzüglich lesbar und
 maschinell auswertbar
aufzubewahren.
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
 gilt für Geschäftsvorfälle, die bar abgewickelt werden und
erfasst werden mit z. B.
 Registrierkassen,
 Waagen mit Registrierkassenfunktion
 bei der Erstellung digitaler Unterlagen sind zu beachten die
 GoBS und
 GDPdU
 Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige!
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
 alle elektronischen Daten der Kassensysteme müssen
unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden
 Verdichten und Aggregieren der Daten oder ausschließliche
Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig
 ausschließliche Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist
nicht ausreichend
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
 Löschen der Einzelbons zugunsten des Z-Bons ist
unzulässig
 Kassendaten müssen in einem auswertbaren Datenformat
vorliegen
 Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse
ermöglicht werden
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Kassentypen gem. BMF-Schreiben
 nicht aufrüstbare Kassen
 interner Speicher nicht erweiterbar
 kein Anschluss externer Datenträger möglich
 Bestätigung durch Kassenhändler /-hersteller
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Kassentypen gem. BMF-Schreiben
 elektronische Registrierkassen
 Speicherung von Auswertungs-, Programmier-, Stammund Kasseneinzeldaten
 Aufrüstung möglich
 oft kein Anschluss von externen Datenträgern möglich
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Kassentypen gem. BMF-Schreiben
 PC-Kassen
 Speicherung großer Datenmengen möglich
 Einsatz handelsübliches Betriebssystem
 Auswertung der Kassendaten möglich
 Unveränderbarkeit der Daten?
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Übergangsfrist bei technischen Problemen
 Ausnahmeregelung bis 31.12.2016 für Kassen,
 die bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen
Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und
 die auch nicht umgerüstet werden können
 6-Jahresfrist entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer
von Kassensystemen
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Übergangsfrist bei technischen Problemen
 Problem: Reichweite der Regelung
 „Soweit ein Gerät bauartbedingt den ... gesetzlichen
Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird
es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses
Gerät längstens bis zum 31.12.2016 in seinem Betrieb
weiterhin einsetzt.“
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Reichweite der Übergangsregelung
 Auffassung Finanzverwaltung:
 gilt nur für Unternehmer, die bereits am 26.11.2010
eine technisch nicht aufrüstbare Kasse einsetzten
 gilt nicht für Unternehmer, die nach dem 26.11.2010
eine neue oder gebrauchte Kasse anschaffen, die
technisch nicht aufrüstbar ist
 Wortlaut nicht eindeutig; Klärung – ggf. durch
Rechtsprechung erforderlich
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Folgen der Übergangsregelung
 Aufbewahrung der Z-Bons weiterhin ausreichend
 Kassenfachhändler muss Nichtaufrüstbarkeit bestätigen
 Umstellung Kassensystem bis 31.12.2016 erforderlich
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Zweck der Vorgaben
 „Der gute, alte Bon oder die Kassenrolle haben zumindest
im Umgang mit dem Finanzamt ausgedient“
 Schnellere und effizientere elektronische Prüfungen
 Mehr Daten führen zu besseren Richtwerten
 Transparenz in der Gastronomie erhöhen
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Folgen bei Verweigerung des Datenzugriffs
 Sanktionsmöglichkeiten wegen Nichteinräumung des
Datenzugriffs auf Grund
 unzureichender Speicherung
 nicht (nicht mehr) hinreichend verarbeitungsfähig
 nicht (nicht mehr) vorhandener Daten
 Speicherung auf anderem (unzureichendem) Medium
(Ausdruck, Mikroverfilmung)
 Verweigerung des Datenzugriffs
 Verletzung von Mitwirkungspflichten
 Zwangsgeld bis 25.000 EUR
 Schätzungsbefugnis durch Finanzamt
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Sanktionen bei Fristverletzung
 Sanktionsmöglichkeiten bei Fristverletzung wegen
 Verzögerung der Überlassung von Unterlagen und
Datenträgern
 Verspäteter Gewährung des Datenzugriffs
 Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR und
höchstens 250.000 EUR
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Besitzpflicht einer elektronischen Kasse?
 nein, offene Ladenkasse alternativ zulässig, aber
 betriebswirtschaftliche Auswertungen erschwert
 fiskalischer Generalverdacht
(Widerlegen erfordert hohen Aufwand)
 Zuschätzungsrisiko durch Fehleranfälligkeit
(Gefahr, dass Buchführung verworfen wird)
 Probleme bei Absetzbarkeit von Geschäftsessen
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Technische Aufgaben für den Betreiber
 Kassenspeicher muss evtl. aufgerüstet werden
 Auslagerung der Daten auf andere unveränderbare
Datenträger
 Sicherstellung der unmittelbaren Auswertbarkeit (auch im
Archiv)
 Professionelles Archivierungssystem
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Administrative Aufgaben für den Betreiber
 Aufzubewahren sind alle Organisationsunterlagen der
jeweiligen Kasse wie z. B.:
 Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen
 Protokolle von Umprogrammierungen, (Artikelstammdatenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung)
 Abgleich barer und unbarer Zahlungsvorgänge und deren
Verbuchung muss gewährleistet werden
 Neu:
für jede einzelne Kasse muss protokolliert werden, in
welchen Zeiträumen und an welchen Orten sie eingesetzt
wurde
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Aufbewahrung abgängig vom Kassentyp
 nicht aufrüstbare Kassen
 Ausdrucke von Z-Bons, Journalrollen,
Warengruppenstatistiken
 elektronische Registrierkassen / PC-Kassen
 alle speicherbaren Daten, insbesondere Journale mit
einzelnen Geschäftsvorfällen
 protokollieren und abspeichern der Änderungen an
Betriebssystem und Software
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Neues Kassensystem – was ist wichtig?
 Vollständige Datenspeicherung
 Unveränderbare Speicherung
 Manipulationssicherheit durch kasseninternes
Berechtigungssystem, Datenänderungssperren oder
physischer Schutz der Datenträger
 Auswertbarkeit auch in Archivumgebung
 Umfangreiche Protokollfunktionen (Standort, Z-Abschläge,
Stammdatenänderungen, Programmierungen, …)
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Neues Kassensystem – was ist wichtig?
 maschinelle Verwertung mit Betriebsprüfungs-Software
„IDEA“ und Datenschnittstelle „Smart X“
 Feststellungslast für Einhaltung der
Aufbewahrungsvorschriften trägt der Steuerpflichtige
 Empfehlung:
Testat über Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems
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Beispiel P.I.S.A.
 Speicherung und Archivierung
 Belegtransport
 Formulare / Arbeitshilfen
 Darstellung der Arbeitsergebnisse
 Informationen vom Steuerberater
 Private Dokumentenablage
 auch Aufbewahrung der Unterlagen zu Bargeschäften, aber
keine Auswertbarkeit über P.I.S.A
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Was kommt in den nächsten Jahren?

E-Bilanz für bilanzierende Steuerpflichtige, erstmals 2013

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

Übermittlung mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzämter
Finanzverwaltung kann Daten von allen Branchen vergleichen
gewaltiger Datenpool für zeitnah echte Vergleichs- und Durchschnittswerte
„Ausreißer“ können dann prompt mit einer Betriebsprüfung rechnen.
„Risikomanagementsystem 2.0“ der Finanzverwaltung
 Steuerpflichtige werden anhand ihrer Erklärungsdaten und ihres bisherigen
Verhaltens gegenüber dem Finanzamt Risikokategorien eingeteilt
 Überprüfung findet bei den Risikokategorien 2 und 3 lediglich überschlägig
oder per Zufallsauswahl statt
 Risikokategorie 1 muss sich auf regelmäßige Nachfragen und ein ebenso
regelmäßiges Erscheinen des Betriebsprüfers einrichten
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Was kommt in den nächsten Jahren?

Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD spricht sich für ein Mehr
an elektronischer Datenübermittlung und maschineller Überprüfung
durch die Finanzämter aus  mehr Kapazitäten für BP

Druck durch die Finanzverwaltung auf die bargeldintensiven Branchen
hat sich verschärft und wird sich immer weiter verschärfen

Daher ist es umso wichtiger, sich rechtzeitig auf jede neue
Gegebenheit einzustellen.
 Wer sich bspw. nicht in 2014 mit seinen Bilanzdaten beschäftigt und dafür
sorgt, dass nur plausible Daten an das Finanzamt übermittelt werden, ist
vielleicht in 2016 schon in die Risikokategorie 1 gerutscht.
 Und dies ohne, dass er sich in Wirklichkeit hat etwas zu schulden kommen
lassen.
 Der Mehraufwand, um dies später wieder gerade zu rücken, ist auf jeden
Fall wesentlich größer, als sich jetzt um alles Notwendige zu kümmern.
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Ihre Ansprechpartnerin
Ute Kündiger
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Freund & Partner GmbH
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0341 / 21 33 60
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