Datenschutzregelung MTB Siegerland e.V.

Hinweise zum Datenschutz
Präambel
Der MTB Siegerland e.V. erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten nur in Einklang mit
den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Der Verein gewährleistet ein
angemessenes Niveau an Datensicherheit durch die Umsetzung und fortlaufender Aktualisierung
geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz im Sinne der Anlage zu
§ 9 BDSG
1. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten im Sinne des BDSG sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche
Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.
2. Datenerhebung
Der MTB Siegerland e.V. erhebt personenbezogene Daten, soweit sie für die Förderung der eigenen,
geschäftlichen Zwecke erforderlich sind (§ 28 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG).
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der MTB Siegerland e.V. Name, Geburtsdatum, Anschrift,
Bundesland, Telefon/Fax, Bankverbindung, E-Mail und ggf. URL der Homepage, Verein/Firma sowie
die Art der Mitgliedschaft auf. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem
Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung der Vereinszwecke
erforderlich sind (z.B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine
Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der
Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.
Personenbezogene Daten, welche nicht unmittelbar der Förderungen des Geschäftszwecks dienen,
werden nur nach ausdrücklicher Einwilligungen des betroffenen Mitglieds erhoben.
3. Datenverarbeitung
a) Speicherung
Die zuvor genannten Mitgliederdaten werden elektronisch in den EDV-Systemen der Funktionsträger
des MTB Siegerland e.V. gespeichert. Eine physische Datenablage erfolgt nicht.
b) Übermittlung
ba) Für eigene Geschäftszwecke erforderliche Datenübermittlung
Als Mitglied des Radsportverbandes NRW e.V. ist der MTB Siegerland e.V. verpflichtet, die Namen
der Mitglieder an diesen Verband zu melden. Übermittelt werden außerdem Namen, Alter und
Vereinsmitgliedsnummer; Mitglieder mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) werden
zudem mit vollständiger Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer
Funktion im Verein an die International Mountain Bike Association und das Kuratorium für Sport und
Natur gemeldet.
Name, Vorname, Alter und Anschrift von Wettkampfsporttreibenden werden Rennveranstaltern im
Rahmen von Anmeldungen zu Rennveranstaltungen übermittelt.
Im Rahmen der Veröffentlichung von Wettbewerbsergebnissen werden die Namen von
Wettkampfsportlern veröffentlicht.
bb) Datenübermittlung zu übrigen Zwecken
Informationen, welche auch personenbezogene Daten von Mitgliedern beinhalten können, werden
überdies auf der Internetseite des MTB Siegerland e.V. veröffentlicht. So machen der Vorstand und
bestimmte Funktionsträger besondere Ereignisse, Aktionen etc. auf der Homepage, in dem MTB
Siegerland-Newsletter und auf der Facebook Fanseite des MTB Siegerland e.V. bekannt. Dabei
können in begrenztem Umfang personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden – dazu
gehören Name und etwaige Vereinsfunktion und nach ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen in
bestimmten Fällen abgestimmte Kontaktdaten Die Veröffentlichung von Fotos, auf denen der
Betroffene erkennbar ist, erfolgt nur durch Einwilligung des betroffenen Mitglieds. Das einzelne
Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche Veröffentlichung
seiner Daten vorbringen oder eine Einwilligung schriftlich widerrufen. In diesem Fall unterbleibt in
Bezug auf dieses Mitglied eine weitere Veröffentlichung. Nur Vorstandsmitglieder und sonstige
Der Verein informiert zudem die Fachpresse über besondere Ereignisse. Dabei können auch
personenbezogene Daten von Mitgliedern übermittelt werden, soweit das betroffene Mitglied der
Übermittlung sowie der Veröffentlichung zugestimmt hat.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche
Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten erheben bzw. seine erteilte Einwilligung in die
Veröffentlichung im Internet widerrufen. Im Falle eines Einwandes bzw. Widerrufs unterbleiben
weitere Veröffentlichungen zur seiner Person. Personenbezogene Daten des widerrufenden
Mitglieds werden von der Homepage des MTB Siegerland e.V. entfernt. Der MTB Siegerland e.V.
benachrichtigt zudem den BDR über den Einwand bzw. Widerruf des Mitglieds.
Eine Datenübermittlung an den Unfallversicherer des Vereins kann erforderlich im Schadensfall eines
Mitglieds erforderlich sein. Nicht zuletzt, da bei einer solchen Übermittlung grundsätzlich auch
besondere Arten personenbezogener Daten in Form von Gesundheitsdaten übermittelt werden,
erfolgt die Weitergabe von Mitgliederdaten an den Versicherer nicht ohne Einwilligung des
Betroffenen.
Der Verein hat ein Kooperationsabkommen mit diversen, MTB Siegerland-Mitgliedern
rabattgewährenden Firmen. Diesen wird auf Anfrage anlässlich einer Bestellung seitens des
Mitgliedes eine Mitgliedschaft des betroffenen Mitgliedes ggf. bestätigt, soweit das Mitglied hierzu
seine ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.
Ein Mitglied kann der Übermittlung seiner personenbezogenen Daten widersprechen; im Falle eines
Widerspruches werden seine personenbezogenen Daten auf der zu übermittelnden Liste geschwärzt
bzw. eine Bestätigung der MTB Siegerland-Mitgliedschaft zur Rabattgewährung kann nicht erfolgen.
4. Nutzung
Eine Nutzung der Mitgliederdaten erfolgt grundsätzlich zu eigenen Geschäftszwecken. Von diesen
sind – nicht abschließend – umfasst die Führung der Mitgliederliste, Zustellung vereinsinterner
Kommunikation, Abrechnungen und Buchungen der Jahresmitgliedsbeiträge.
Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter
Mitgliederdaten erfordert, erhalten eine Mitgliederliste mit den benötigten Mitgliederdaten
ausgehändigt.
Zur Wahrnehmung der satzungsmäßigen Rechte gewährt der Vorstand nach erfolgter Verpflichtung
der Einsichtnehmenden auf das Datengeheimnis nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes, Einsicht in
das Mitgliederverzeichnis.
6. Datenaufbewahrungsfrist / Datenlöschung
Beim Austritt werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus dem Mitgliederverzeichnis
gelöscht. Nur solche personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung
betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahren ab der
schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.
7. Verpflichtung auf das Datengeheimnis
Der MTB Siegerland e.V. gewährleistet, dass Funktionsträger, welche im Rahmen der Ausübung ihrer
Vereinstätigkeit Zugriff auf personenbezogene Mitgliedsdaten nehmen können, nach § 5 BDSG auf
das Datengeheimnis persönlich verpflichtet werden.
8. Inkrafttreten
Diese Datenschutzregelung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und wird den Mitgliedern per E-Mail
und in der nächsten Mitgliederversammlung in Siegen zur Kenntnis gegeben.
Siegen, den 30. August 2015
(Unterschrift Vorstand)
des MTB Siegerland e.V.

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