Vom Problem zum Ziel in 4 Schritten - Erfolgreich-Projekte

ERFOLGREICH-PROJEKTE-LEITEN.DE
Vom Problem zum Ziel in 4 Schritten
mit: Problembaum, Hypothesenbaum, Fragenbaum und Zielbaum ERFOLGREICH-PROJEKTE-LEITEN.DE
Inhaltsverzeichnis
DER PROBLEMBAUM
Der Problembaum - Logik und Aufbau
Wie vorgehen? Die systematische Analyse
Beispiel-Problem: Systematisches Projektmanagement wird nicht genutzt
DER HYPOTHESENBAUM (LÖST DEIN ANSATZ WIRKLICH DAS PROBLEM?)
Hypothesen - Chance und Gefahr in einem!
Die Gefahren im Griff - mit dem Hypothesenbaum
Wie entsteht der Hypothesenbaum?
Beispiel: Systematisches Projektmanagement wird nicht genutzt
DER FRAUENBAUM (WIE LÖSE ICH DAS PROBLEM?)
Der Fragenbaum
Wie vorgehen? Die systematische Analyse
Tipps für den Fragenbaum
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DER ZIELBAUM (NUR WER SEIN ZIEL KENNT, FINDET SEINEN WEG)
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Wer kann seine Ziele klar benennen? Leider die wenigsten!
Zieldefinition mit dem Zielbaum
Beispiel: Zielbaum für die Nutzung von systematischem Projektmanagement
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Der Problembaum
Jedes Projekt beginnt mit einem Problem, das gelöst werden muss. Und deshalb sollte
auch jede Projektplanung mit einer ausführlichen Problemanalyse beginnen. Denn nur, wer
das Problem, dessen Ursachen und Auswirkungen, detailliert verstanden hat, kann auch
wirklich gute Lösungen entwickeln.
Im diesem Kapitel erfährst du, wie du mithilfe des Problembaums das zu lösende Problem
besser verstehen und systematisch die Ursachen sowie die Auswirkungen analysieren
kannst.
DER PROBLEMBAUM - LOGIK UND AUFBAU
Beginnen wir mit der grundsätzlichen Frage: Was ist der Problembaum und wie wird er für
eine systematische Problem(-Umfeld-)Analyse genutzt?
Der Problembaum ist eine grafische Darstellung des Problems, dessen Ursachen und
Folgen anhand eines Baumes. Die verschiedenen Teile des Baumes stehen für folgende
Problem-Ebenen:
der Stamm stellt das Problem dar,
die Wurzeln sind die Ursachen für das Problem und
die Äste stehen für die Folgen bzw. Auswirkungen,
die vom Problem ausgehen.
Im Grunde genommen musst du beim Problembaum
immer die “Was”-Frage stellen:
Was ist das Problem (der Stamm)
Was sind dessen Ursachen (die Wurzeln)
Was sind die Auswirkungen (die Äste)
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WIE VORGEHEN? DIE SYSTEMATISCHE ANALYSE
1. Auswahl der Analyse-Gruppe Eine Problemanalyse sollte möglichst nicht alleine, sondern in einer Gruppe durchgeführt
werden. Denn gerade durch die verschiedenen Blickwinkel kann das Problem von
verschiedenen Seiten betrachtet und so besser analysiert werden. Die Auswahl der Analyse-Teilnehmer ist folglich ein zentrales Qualitätsmerkmal für das
spätere Ergebnis!
Aus diesem Grund sollten bei der Auswahl der Analyse-Gruppe auch die KeyStakeholder des Problems berücksichtigt werden. Stell dir also die Frage: Wer kennt sich
mit dem Problem aus bzw. ist von diesem betroffen und wer hat ein Interesse an einer
Lösung bzw. wer könnte diese verhindern wollen?
2. Definition des Problems Nachdem das Analyse-Team versammelt ist, geht es nun an die Problemdefinition. Diese
sollte so präzise wie möglich sein und so formuliert werden, dass sie für sich selbst
stehen kann und keiner weiteren Erklärung bedarf! Bei der Definition des Problems kann es hilfreich sein zuerst - mithilfe der 5W1HMethode - die Problemsituation zu beschreiben und sich dann erst um die präzise
Problemformulierung kümmern. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Die fertige Problemdefinition kann dann auf eine Karte geschrieben und in die Mitte einer
Flip-Chart - sozusagen als Baumstamm - geklebt werden.
3. Analyse der Ursachen und Auswirkungen Im dritten Schritt kommen - durch Brainstorming und Diskussion - die verschiedenen
Blickwinkel der Gruppe zum Tragen und so entfaltet die Problembaum-Methode ihre
Kraft! ! von 16
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Das Brainstorming solltest du zuerst für die Problem-Ursachen durchführen und danach
dann für die Auswirkungen wiederholen:
Die Teilnehmer des Analyse-Workshops sollen nun also möglichst ungefiltert alle für
sie wichtigen Ursachen aufschreiben. Für jede Ursache sollte eine Karten verwendet
werden und auch hier gilt, wie bei der Problemdefinition: je präziser, desto besser!
Danach können die Karten diskutiert, soweit möglich gruppiert und dann in einer
MECE-Anordnung auf der Flip-Chart (unterhalb des Problems) aufgeklebt werden.
MECE steht für Mutually Exclusive und Collectively Exhaustive
Mutually Exclusive (zu dt.: sich gegenseitig ausschließend) bedeutet, dass
sich die Ursachen (bzw. Auswirkungen) auf einer Ebene nicht überschneiden
dürfen. D.h. beispielsweise, wenn zwei Ursachen des Problems nicht
aufeinander aufbauen bzw. voneinander abhängen, werden sie nebeneinander
auf einer Ebene platziert.
Collectively Exhaustive (zu dt.: gemeinsam erschöpfend) bedeutet, dass die
Ursachen (bzw. Auswirkungen) auf einer Ebene die Ursache auf der darüber
liegenden Ebene erschöpfend beschreiben.
An diesem Punkt stellt sich natürlich die Frage, wie detailliert ein Problembaum werden
sollte. Grundsätzlich können natürlich so viele Wurzeln und Äste (mit so vielen Ebenen) wie
nötig im Problembaum abgebildet werden. Nach meiner Erfahrung sollte man sich aber auf
bis zu 5 Wurzeln bzw. Äste konzentrieren, welche dann wiederum in 2–3 Ebenen
aufgeschlüsselt werden.
TIPP: Projekt-Umfang möglichst früh eingrenzen!
Falls es am Ende dieses Analyseschrittes schon ersichtlich wird, dass sich das Projekt nur
um bestimmte Wurzeln des Problembaums kümmern kann/wird, sollte dieses auch auf
Wichtig zu beachten ist also, dass bei der Analyse die 80/20-Regel beachtet wird! Weitere
Informationen dazu findest du hier.
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BEISPIEL-PROBLEM: SYSTEMATISCHES
PROJEKTMANAGEMENT WIRD NICHT GENUTZT
Wenn die oben beschriebenen Schritte erfolgreich durchlaufen wurden, ist das Problem mit
seinen Ursachen und Auswirkungen nun detailliert beschrieben. Das macht eine darauf
aufbauende Lösung deutlich einfacher.
Als Beispiel habe ich hier noch einen Problembaum zum Thema “Unsere Projekte verlaufen
nicht so, wie wir uns das wünschen” erstellt. Natürlich handelt es sich um ein stark
vereinfachtes Beispiel, das keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt :)
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Im Abschnitt "Wie vorgehen? Die systematische Analyse“ (ab Seite 2) habe ich schon
davon gesprochen, dass du dir am Besten schon frühzeitig Gedanken über den möglichen
Projekt-Umfang machen solltest.
In diesem Beispiel könnte das für ein mögliches Projekt "Einführung eines systematischen
Projektmanagements" dann wie folgt aussehen:
in der ersten Phase soll das Projekt nur an der Ursache “Führungspersonen legen wenig
Wert auf Planung-Monitoring-Evaluation (PME)” ansetzen, da dies der möglicherweise
kritischste Ansatzpunkt ist.
Andere Ursachen, wie “Überlastung der Mitarbeiter” oder “Keine Fortbildungen zum
Thema PME” werden möglicherweise nicht oder erst in einer zweiten Projekt-Phase
angegangen.
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Der Hypothesenbaum (Löst dein
Ansatz wirklich das Problem?)
Nicht jedes Problem vor dem du stehst ist völlig neu. In vielen Situationen kannst du auf
Erfahrungen zurückgreifen. Gerade wenn du das Problem mit Hilfe eines Problembaums
analysiert hast, wirst du schon eine Vermutung (oder Hypothese) haben, wie das Problem
gelöst werden kann. Doch in Hypothesen liegen nicht nur viele Chancen, sondern auch
große Gefahren!
HYPOTHESEN - CHANCE UND GEFAHR IN EINEM!
Schon John Locke wusste um die Kraft der Hypothesen:
"Gut erdachte Hypothesen sind große Hilfsmittel für das Gedächtnis und leiten uns oft zu
Entdeckungen.” (John Locke)
Das Problem ist aber:
“Eine gefasste Hypothese gibt uns Luchsaugen für alles sie Bestätigende und macht uns
blind für alles ihr Widersprechende.” (Arthur Schopenhauer)
Und da Hypothesen nur unbewiesene Annahmen oder Behauptungen sind, musst du sie
systematisch hinterfragen. Ansonsten locken sie dich schnell auf eine falsche Fährte und
verhindern die Problemlösung!
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DIE GEFAHREN IM GRIFF - MIT DEM
HYPOTHESENBAUM
“Hypothesen scheinen zwar außerhalb der Erfahrung zu stehen, sind aber in Wirklichkeit nur
durch methodisches Nachdenken modifizierte Erfahrung, die sich über ihre eigene Grenze
erhebt.” (John Tyndall, irischer Physiker).
Und genau bei diesem “methodischen
Nachdenken” hilft dir der Hypothesenbaum.
Er unterstützt dich nämlich dabei deine
bereits gemachten Erfahrungen auf die
aktuelle Situation anzupassen.
WIE ENTSTEHT DER HYPOTHESENBAUM?
1. Vorbereitung - Der Problembaum Nachdem du mithilfe des Problembaums das Problem bereits analysiert hast, kannst du
nun den Hypothesenbaum auf dieser Logik aufbauen.
2. Formuliere nun zuerst deine Hypothese. Wo müsstest du ansetzen, um das Problem zu lösen? Schreibe die Hypothese als
aktionsorientierte Aussage auf. Beispiel: “Um systematisches Projektmanagement im
Unternehmen zu etablieren, müssen zuerst die Führungspersonen von dessen
Wichtigkeit überzeugt werden” (siehe dazu auch das Beispiel auf Seite 9).
3. Hinterfrage deine Hypothese (mit einer Warum-Frage). Damit gelangst du zu Unterhypothesen, die deine Hypothese belegen (oder auch
widerlegen). In unserem Beispiel also: “Warum müssen zuerst die Führungspersonen
überzeugt werden?“
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4. Hinterfrage deine Unterhypothesen Wenn du alle Gründe (= Unterhypothesen) aufgeschrieben hast, solltest du die WarumFrage auf der nächsten Ebene wiederholen. Auch auf dieser Ebene sollten wieder alle
deine Hypothesen die nächst höhere Ebene stützen.
ACHTUNG: Leider neigen wir dazu, unsere Hypothesen einfach nur bestätigen zu
wollen (siehe dazu das Zitat von Arthur Schopenhauer - auf Seite 6). Es ist deshalb
enorm wichtig, dass du deine Hypothese kritisch hinterfragst und auch nach
Gegenargumenten suchst. Frage als auch nach “Warum nicht?”
Andere Fragen, die du dir stellen kannst, sind u.a.:
Muss es so sein, oder geht es auch anders?
Ist das wirklich so? Warum ist es so?
Führt A wirklich zu B? Und warum?
Warum handelt jemand? Oder warum handelt er/sie nicht? Was sind die Gründe und
Motive?
Gibt es wirklich nur eine Lösung, Ursache, etc.?
Kann es auch weitere Lösungen, Ursachen, etc. geben?
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BEISPIEL: SYSTEMATISCHES PROJEKTMANAGEMENT
WIRD NICHT GENUTZT
Dieses Beispiel eines Hypothesenbaums basiert auf dem Problembaum (von Seite 4).
TIPP: Genau wie beim Erarbeiten des Problembaums würde ich dir empfehlen die Arbeit
am Hypothesenbaum in einer Gruppe zu erledigen. Das Hinterfragen des
Lösungsansatzes funktioniert im Team viel einfacher. U.a. weil:
viel mehr Wissen über das Problem und dessen Ursachen "anwesend" ist,
man sich alleine gerne um die "unangenehmen" Fragen drückt,
kritisches Hinterfragen im Team (durch Aussprechen und Diskutieren) viel
wahrscheinlicher ist.
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Der Frauenbaum (Wie löse ich das
Problem?)
Du hast das Problemumfeld - mit dem Problembaum - durchleuchtet. Deine Vermutung, wo
das Problem angegangen werden soll, hast du - mit dem Hypothesenbaum - auch
durchdacht. Und trotzdem fühlst du dich als wäre der Berg, vor dem du stehst, nicht
wirklich kleiner geworden?
Kein Problem! Der dritte Schritt vom Problem zur Lösung dreht sich ganz um das WIE löse
ich das Problem.
DER FRAGENBAUM
Die Herangehensweise an den Fragenbaum ist dir bereits vom Problem- und vom
Hypothesenbaum schon geläufig:
Beim Problembaum hast du nach dem WAS gefragt. Was ist das Kernproblem, was sind dessen Ursachen und was sind die Auswirkungen
des Problems?
Beim Hypothesenbaum hast du nach dem WARUM gefragt. Warum sollte hier angesetzt werden. Was sind deine Annahmen zur Lösung des
Problems?
Der Fragenbaum kümmert sich nun um das
WIE der Problemlösung. Welche Maßnahmen
musst du ergreifen, um das Problem zu
lösen?
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WIE VORGEHEN? DIE SYSTEMATISCHE ANALYSE
1. Die Grundlage: Problem- und Hypothesenbaum. Am besten baust du den Fragenbaum auf dem Wissen, das du durch
den Hypothesenbaum und den Problembaum bekommen hast, auf. Damit gehst du
sicher, dass du das Problemumfeld verstanden und möglichst schon einen
Lösungsansatz gefunden hast.
2. Stelle nun die WIE-Frage zu deinem Lösungsansatz. In dem hier verwendeten Beispiel war die Hypothese: “Um systematisches
Projektmanagement im Unternehmen zu etablieren, müssen zuerst die
Führungspersonen von dessen Wichtigkeit überzeugt werden”. Die WIE-Frage könnte hierzu nun lauten: “Wie könnte man Führungskräften den Wert
von systematischem Projektmanagement klar machen?” (siehe Beispiel auf Seite 12).
3. Suche nach Lösungen auf der ersten Ebene. Gehe nun auf die erste Ebene und suche nach Lösungsmöglichkeiten für deine WIEFrage. In unserem Beispiel (auf Seite 12) könnten die Antworten lauten: (1) Man sollte den Führungskräften die „Vorteile in der Theorie erklären“ und (2) natürlich auch die “Vorteile in der Praxis aufzeigen”
4. Suche nach Lösungen auf weiteren Ebenen. Gehe nun auf die zweite Ebene und stelle für jede Maßnahme nochmals die WIEFrage. Wiederhole deine WIE-Fragen auf so vielen Ebenen, bis du mit den gefundenen
Antworten zufrieden bist und glaubst, dass du den "wahren Kern" der Lösung gefunden
hast.
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ACHTUNG: Natürlich ist dieses Beispiel stark vereinfacht. Für dein Problem wird der
Problem-, der Hypothesen- sowie der Fragenbaum wahrscheinlich deutlich komplexer
aussehen. Je nach Komplexität und Umfang deines Problems wirst du deshalb auch
sicher mehrere verschiedene Fragenbäume entwickeln müssen.
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TIPPS FÜR DEN FRAGENBAUM
Für den Fragebaum gelten grundsätzlich die gleichen Regeln, wie für den Problembaum und
den Hypothesenbaum, d.h.:
Teamarbeit erleichtert die Analyse.
Die Fragen und Antworten sollten so präzise wie möglich formuliert werden.
Die einzelnen Äste des Fragenbaumes sollten nach dem MECE-Prinzip strukturiert
werden.
MECE steht für Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive, d.h. also, dass die
einzelnen Äste auf jeder Ebene sich gegenseitig ausschließen (Mutually Exclusive) und
gemeinsam erschöpfend (Collectively Exhaustive) sind.
In unserem Beispiel schließen sich “Vorteile in der Theorie erklären” und “Vorteile in der
Praxis aufzeigen” gegenseitig aus, sind aber gemeinsam erschöpfend, d.h. zusammen
beschreiben sie die nächst höhere Ebene.
Wie detailliert muss die Analyse sein? Egal um welchen “Baum” du dich kümmerst - sei es der Problem-, der Hypothesenoder der Fragenbaum - wichtig bei deinen Analysen ist immer, dass du das Mittelmaß
findest! Verliere dich also einerseits nicht in den Details, stelle dir aber andererseits die
Fragen gründlich und kritisch genug. Meine Erfahrung in diesem Bereich zeigt mir, dass die meisten Menschen eher dazu
tendieren zu wenig ins Detail gehen (mich eingeschlossen). Denn gerade die ständige
Wiederholung ein und derselben Frage auf verschiedenen Ebenen ist anstrengend und
ungewohnt. Außerdem glauben wir oft, dass wir das ja alles schon im Kopf durchdacht
haben und deshalb eine systematische (und schriftliche) Analyse nicht mehr notwendig
sei.
Wenn du nun nicht nur den Problembaum und den Hypothesenbaum, sondern auch den
Fragenbaum “gepflanzt” hast, dann bist du schon weit auf dem Weg zur Lösung deines
Problems gekommen!
Im abschließenden Kapitel geht es nun noch um die Definition der Ziele. Ein - wie ich finde leider meist extrem unterschätzter Bereich. ! von 16
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Der Zielbaum (Nur wer sein Ziel kennt,
findet seinen Weg)
Kennst du die Ziele deiner Projekte? Im Ernst: Ich meine, kannst du sie jetzt - in diesem
Moment - klar und eindeutig benennen? Wahrscheinlich nicht! So geht es zumindest mir
und auch den meisten Menschen, die ich kenne, immer wieder.
Doch Ziele sind eines der wichtigsten Themen (in unserem Leben) überhaupt. Und das nicht
erst seit kurzem, sondern seit tausenden Jahren. Denn schon der Philosoph Epiktet wusste:
“Nur wer sein Ziel kennt, findet seinen Weg” (Epiktet)
WER KANN SEINE ZIELE KLAR BENENNEN? LEIDER DIE
WENIGSTEN!
Eigentlich wissen wir ja auch alle, wie wichtig klare und gut formulierte Ziele sind. Trotzdem
sind wir bei der Zieldefinition meisten überraschend nachlässig und schlecht aufgestellt. Oft
glauben wir, dass wir unsere Ziele bereits gut genug kennen, aber meist ist dies nicht der
Fall.
Wenn du selbst genau hinschaust, dann wird dir sicher in den meisten Situationen bewusst
werden, dass du an sich nur eine vage Idee von dem, was du erreichen willst, hast.
Noch schlimmer ist es natürlich, wenn du bei der Überprüfung deiner Ziele feststellst, dass
du eigentlich gar nicht wirklich motiviert bist, deine Ziele zu erreichen (evtl. weil sie gar nicht
so richtig erstrebenswert sind). Oder du erkennst sogar, dass deine Ziele gar nicht wirklich
zum Problem passen.
Deshalb solltest du dir bei der Zielsetzung sowie bei der Ausformulierung deiner Ziele immer
ausreichend Zeit nehmen und die Arbeit auch wirklich gründlich erledigen. Wichtig dabei ist,
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dass du die Ziele auch wirklich aus deinem Kopf raus und auf Papier bekommst. Meist
werden mögliche logische Lücken und Probleme bei deinen Zielen erst durch diesen
Prozess des Aufschreibens klar. Denn:
Ziele im Kopf klingen toll, doch erst durch das Aufschreiben kommen die wirklichen Fragen!
ZIELDEFINITION MIT DEM ZIELBAUM
Um nun klare und eindeutige Ziele zu definieren (die auch zum Problem passen), bietet sich
der Zielbaum an:
1. Starte mit dem Problembaum, den du im ersten Kapitel erarbeitet hast.
2. Vom Problem zum Ziel. Transformiere nun die einzelnen Problem-Aussagen zu Zielaussagen. Stelle dir hierbei
vor, dass das Problem bereits gelöst ist. Beginne am Besten mit dem Kernproblem und
mache daraus ein Ziel. Aus Ursachen formulierst du dann Lösungsoptionen und aus
Auswirkungen die Ergebnisse. So wird beispielsweise aus der Auswirkung “Fortschrittskontrolle schwer möglich” das
Ergebnis “Regelmäßiges Monitoring zeigt, ob das Projekt ‘auf Kurs’ ist”.
3. Kontrolle der Zielbaum-Logik. Macht der Zielbaum (noch bzw. schon) Sinn? Der Zielbaum basiert auf dem
Problembaum und dessen Logik. Nachdem du die Problemformulierungen in Ziele
transformiert hast, musst du dir diese Logik des Zielbaums jedoch noch einmal genau
anschauen. Sind die Ziele realistisch? Passen die Lösungsoptionen dazu? Muss etwas
ergänzt oder entfernt werden?
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BEISPIEL: ZIELBAUM FÜR DIE NUTZUNG VON
SYSTEMATISCHEM PROJEKTMANAGEMENT
Zum Abschluss hier noch das Beispiel, wie du von dem Problembaum (siehe dazu Seite 4)
zum Zielbaum gelangen kannst.
TIPP: Nutze die SMART-Technik, um mess- und überprüfbare Ziele zu definieren.
SMART ist ein Akronym und steht für Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und
Terminiert. Wie du SMARTe-Ziele definierst kannst du hier nachlesen.
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