Muster-Registraturplan - Einlt

Département de la santé, des affaires sociales et de la culture
Service de la culture
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Gesundheit, Soziales und Kultur
Dienststelle für Kultur
Staatsarchiv Wallis
Datum
Version
15. März 2016
1.1
Muster-Registraturplan und Registraturplan
Handbuch zur Dokumentenverwaltung und Archivierung für die Walliser Gemeinden
Was versteht man unter dem Muster-Registraturplan?
Der Muster-Registraturplan ist eine Struktur- und Organisations-Vorlage für die Dossiers.
Um ihren eigenen Registraturplan zu erstellen, können sich die Gemeinden auf diese
Vorlage stützen und sie an ihre Tätigkeiten und Bedürfnisse anpassen.
Dieser Muster-Registraturplan wurde auf der Grundlage des Harmonisierten
Rechnungsmodells (HRM 1) erstellt und übernimmt eine in den Gemeindeverwaltungen gut
bekannte Logik. Diese Struktur diente bereits als Vorlage für den Muster-Registraturplan im
Handbuch für die Walliser Gemeindearchive aus dem Jahr 2002.
Der Muster-Registraturplan enthält sowohl einen Vorschlag für die Ablagestruktur als auch
detailliertere Informationen, die es jeder Gemeinde ermöglichen, ihren eigenen
Registraturplan zu erstellen. Es handelt sich um folgende Elemente:
1. eine hierarchische nummerierte Struktur, welche die Hauptthemenbereiche der
Gemeinden gemäss den Rubriken ihres Kontenplans übernimmt;
2. zusätzliche Angaben zu ihrem Inhalt auf jeder Strukturebene. Diese Elemente sind
absichtlich unstrukturiert aufgeführt, damit jede Gemeinde ihren eigenen
Registraturplan im Detail organisieren kann;
3. Bemerkungen und Erklärungen auf jeder Strukturebene, insbesondere über die Art
und Weise, wie die Dokumente in der betreffenden Rubrik zu klassieren sind.
Wie benutzt man den Muster-Registraturplan?
Jede Gemeinde muss mithilfe dieses Muster-Registraturplans einen eigenen
Registraturplan erstellen, der dazu dient, die im Rahmen ihrer Tätigkeiten erstellten und
empfangenen Dokumente zu klassieren. Der Muster-Registraturplan wurde also nicht
entwickelt, um ihn unverändert zu übernehmen, sondern um als Arbeitsgrundlage zu
dienen.
Handbuch
MusterRegistraturplan
hilft beim Ausarbeiten
Gemeinde X
Registraturplan
der Gemeinde X
Rue des Vergers 7, 1950 Sitten
Tel. 027 606 46 00 Telekopie/Fax 027 606 46 04 e-mail : [email protected]
Handbuch zur Dokumentenverwaltung und Archivierung
Muster-Registraturplan
Der Muster-Registraturplan ist absichtlich auf drei Ebenen begrenzt und lässt den
Gemeinden Spielraum bei der Anpassung. Bei gewissen grösseren Gemeinden wird es
notwendig sein, eine detailliertere Struktur zu erstellen, um alle Gemeindetätigkeiten zu
berücksichtigen. Umgekehrt sind für kleinere Gemeinden vielleicht nicht alle im MusterRegistraturplan aufgeführten Rubriken nützlich.
Beispiel eines Registraturplans (Auszug):
…
7. Raumplanung und Umwelt
7.1. Kommission für Raumplanung und Umwelt
7.2. Wasserversorgung
7.2.1. Trinkwasserversorgung und -verteilung
7.2.1.1. Wasserfassungen
7.2.1.2. Grundwasser und Quellen
7.2.1.3. Reservoire, Pumpstationen
7.2.1.4. Wasseraufbereitung
7.2.2. Bewässerung
7.2.2.1. Unterhalt der Wasserleitungen
7.2.2.2. Beziehungen mit den Bewässerungs-Geteilschaften
7.2.3. Hydranten
7.2.4. Dorfbrunnen
…
Wie wird nummeriert?
Die im vorgeschlagene Nummerierung basiert auf der ersten Ebene des Harmonisierten
Rechnungsmodells und ermöglicht es, die zehn Haupttätigkeiten der Gemeinden
einzuordnen.
Diese Nummerierung ist weder bindend noch definitiv und soll auch nicht für den ganzen
Kanton harmonisiert werden. Vielmehr sollte sie beim Erstellen des – für jede Gemeinde
eigenen – Registraturplans angepasst werden.
Es wird nicht vorgeschrieben, dass eine Gemeinde genau die Nummerierung dieses
Muster-Registraturplans oder jene aus dem Handbuch für die Walliser Gemeindearchive
von 2002 übernimmt. Wichtig ist, dass die gewählte Struktur und Nummerierung den
Bedürfnissen der Gemeinde entspricht.
Wie wird der Registraturplan aktualisiert und angepasst?
Auch wenn eine Gemeinde ihren eigenen Registraturplan erstellt und validiert hat, ist es
normal, dass dieser nach einer gewissen Zeit angepasst werden muss, insbesondere um
neuen Aufgaben oder Anforderungen (Anpassungen in der Gemeindeorganisation, neue
Aufgabenteilung mit dem Kanton usw.) Rechnung zu tragen. Dazu ist es wichtig, dass eine
Person (idealerweise der Verantwortliche für die Dokumenten- und Archivverwaltung)
bestimmt wird, um diese Überarbeitung umzusetzen.
Auf jeden Fall müssen bei einer Anpassung des Registraturplans:
•
die vorgenommenen Anpassungen klar dokumentiert werden;
•
alle Mitarbeitenden über die Änderungen informiert und ein Datum festlegt werden,
ab welchem der angepasste Plan in Kraft tritt;
•
alle Hilfsmittel (Ordner, Mappen, Baumstruktur im Computer usw.) überall dort
angepasst werden, wo es notwendig ist.
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Handbuch zur Dokumentenverwaltung und Archivierung
Muster-Registraturplan
Praktische Ratschläge für die Erstellung und Benutzung eines
Registraturplans
Die Erstellung eines Registraturplans auf der Grundlage des Muster-Registraturplans und
dessen tagtägliche Benutzung können gewisse praktische Fragen aufwerfen. Es ist
natürlich unmöglich, alle Fälle vorauszusehen. Hier aber einige Ratschläge, um die
häufigsten Fragen zu beantworten.
Die Detailebene des Registraturplans verwalten
Der Registraturplan muss das richtige Detaillierungsniveau haben. Ist er zu wenig
detailliert, kann er nicht allen Klassifikationsbedürfnisse entsprechen. Ist er hingegen zu
detailliert, wird die tagtägliche Benutzung zu kompliziert und es besteht das Risiko, dass er
von den Mitarbeitenden zu wenig benutzt wird. In beiden Fällen werden die Klassifikation
und die Suche der Dossiers erschwert.
Das richtige Niveau muss von Fall zu Fall gefunden werden, indem alle Mitarbeitenden (die
Endbenutzer) bei der Ausarbeitung des Plans miteinbezogen werden. Andererseits kann
eine gute Dossierführung mit einer genauen Terminologie verhindern, dass unnötige
Unterrubriken geschaffen werden.
Die „Konfliktfälle“ beim Klassieren erkennen
Auch wenn man bei der Ausarbeitung des Registraturplans Vorsicht walten lässt, kommt es
vor, dass die Klassifikation gewisser Dossiers oder Dokumente zu „Konfliktfällen“ führen
kann. So kann beispielsweise ein Dossier zur Anstellung eines Gemeindepolizisten sowohl
unter der Rubrik „Personal“ als auch unter der Rubrik „Gemeindepolizei“ abgelegt werden.
Es ist wichtig, dass diese Fälle erkannt und der für die Führung und Anpassung des
Registraturplans zuständigen Person mitgeteilt werden. Diese Fragen müssen unter
Berücksichtigung der praktischen Erfahrung diskutiert und im Einzelfall entschieden
werden.
Zum obigen Beispiel: Falls die Dossierverwaltung der Personalführung für die gesamte
Gemeindeverwaltung zentralisiert ist, macht es Sinn, das fragliche Dossier unter „Personal“
abzulegen. Falls aber die Gemeindepolizei selbst direkt Personal anstellt und wenn die
Dossiers nicht zentral verwaltet werden, kann es sinnvoll sein, die Rubrik
„Gemeindepolizei“ zu verwenden.
Auf keinen Fall dürfen die Dossiers aufgesplittet oder dupliziert werden. Alle Mitarbeitenden
müssen über die gewählte Lösung informiert werden. Falls notwendig, können solche
Informationen in einem Verfahren zur Dokumentenverwaltung festgehalten werden.
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