M e r k b l a t t Einberufung zu einer Sitzung der Vollversammlung

M e r k b l a t t
Einberufung zu einer Sitzung der Vollversammlung und Erstellung der Niederschrift
I.
Einberufung der Sitzung
1.
Der Mindestinhalt und die Frist einer Einberufung sind im § 1 der Geschäftsordnung für die
Tourismusverbände festgelegt1 (siehe Anhang). Zu beachten ist, dass neben der Tagesordnung2 jede
Einladung auch den Hinweis zu enthalten hat, dass die Beschlussfähigkeit der Vollversammlung nach Ablauf
einer Wartezeit von einer halben Stunde unabhängig von der Anzahl der vertretenen Mitglieder gegeben ist.
Fehlt dieser Hinweis, ist keine Beschlussfähigkeit gegeben, wenn nicht mindestens ein Drittel der Mitglieder
vertreten ist.
2.
Der Vollversammlung gehören alle Mitglieder des Tourismusverbandes an. Es ist daher zweckmäßig, vor einer
Einberufung der Vollversammlung von der Interessentenbeitragsstelle eine aktuelle Liste der
Pflichtmitglieder anzufordern.
3.
Grundsätzlich reicht eine Versendung der Einladungen an die Mitglieder (per E-Mail oder postalisch) aus. Es
trifft allerdings den Tourismusverband die Nachweispflicht, dass tatsächlich allen Mitgliedern eine Einladung
zugegangen ist. Es sollte daher zusätzlich eine Einladung in der (den) Tourismusgemeinde(n), auf deren
Gebiet sich der Tourismusverband erstreckt, für die Dauer von zwei Wochen vor der Vollversammlung an der
Amtstafel angeschlagen werden. Damit wird der Tourismusverband von der erwähnten Nachweispflicht
befreit.
II. Niederschrift
1.
Der Inhalt der Niederschrift ist im § 4 der Geschäftsordnung für die Tourismusverbände geregelt (siehe
Anhang). Die Niederschrift sollte mit folgenden Angaben beginnen:
Protokoll
20. Sitzung der VOLLVERSAMMLUNG des
Tourismusverbandes
XXX
Mittwoch, 03. April 2016
Goldenes Schlosshotel
2.
Die stimmberechtigten Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind an Hand der von der Beitragsbehörde
übermittelten Liste namentlich zu erfassen. Neben den Mitgliedern sind auch die Bürgermeisterinnen und
3
Bürgermeister stimmberechtigt. Ein Stimmrecht kann auch im Rahmen einer Vollmacht ausgeübt werden.
Diese Möglichkeit ist aber für jede teilnehmende Person auf eine Vollmacht beschränkt. Daneben sind auch
die anwesenden beratenden Mitglieder zu erfassen. Die Teilnehmerliste bildet einen Bestandteil der
Niederschrift und ist dieser als Beilage anzuschließen. Sie bildet die Grundlage zur Ermittlung der für einen
Beschluss in dieser Sitzung notwendigen Zustimmungen. Grundsätzlich gilt, dass für einen Beschluss die
Zustimmung von mehr als 50 % der vertretenen Stimmrechte erforderlich ist.
3.
Der Beginn der Sitzung und der Eintritt der Beschlussfähigkeit sind eingangs festzuhalten.
Beginn:
19.00 Uhr
Der Vorsitzende eröffnet die Vollversammlung um 19 Uhr. Es sind weniger als ein Drittel der
stimmberechtigten Mitglieder vertreten.
Beschlussfähigkeit:
19.30 Uhr
Der Vorsitzende stellt nach einer Wartezeit von einer halben Stunde die Beschlussfähigkeit fest.
1
Die zusätzlich notwendigen Angaben bei Wahl-Versammlungen sind im Leitfaden über die Wahlen durch die
Vollversammlung dargelegt.
2
Die Tagesordnung nennt die Verhandlungsgegenstände. Sie kann, muss aber keine Beschlussvorschläge vorsehen.
3
Bei Wahlen und Beschlüssen zur Anhebung oder Senkung der Interessentenbeiträge gilt dies nicht.
Seite 1
Stand: 14.12.2015
4.
Die Niederschrift soll in kurzer und verständlicher Form den Ablauf und zu jedem Tagesordnungspunkt den
wesentlichen Inhalt der Berichte und Diskussionsbeiträge wiedergeben. Dokumente, die der
Vollversammlung präsentiert werden, können in die Niederschrift aufgenommen oder dieser als Beilagen
angeschlossen werden. Der abschließende Beschlusstext ist wortwörtlich zu übernehmen. In Betracht
kommen etwa folgende Formulierungen:
Der Vorsitzende stellt den Antrag:
Der Bericht des Geschäftsführers wird zur Kenntnis genommen.
Der vom Vorstand festgelegte Voranschlag für das Haushaltsjahr ………… (siehe Beilage X) wird
genehmigt.
Der Rechnungsabschluss [Jahresabschluss] für das Haushaltsjahr ………… in der präsentierten Fassung
(siehe Beilage Y) wird festgestellt.
Die Entlastung des Vorsitzenden, des Vorstands [und der Geschäftsführerin] wird erteilt.
5.
Von jeder Abstimmung sind sowohl die Art als auch das Ergebnis in der Niederschrift festzuhalten. In der
Regel erfolgt die Stimmabgabe nicht geheim, sondern offen durch Erheben der Hand4. Das Ergebnis ist sofort
mit den in der Anwesenheitsliste registrierten Stimmrechten abzugleichen und festzuhalten, ob die
Beschlussmehrheit gegeben ist.
Ergebnis der offenen Abstimmung: 20 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen, 3 Stimmenthaltungen. Der Antrag ist
angenommen.
Wird von einem Mitglied verlangt, sein Stimmverhalten namentlich festzuhalten, ist in die Niederschrift
ein entsprechender Hinweis (Ja, Nein, Enthaltung) aufzunehmen.
6.
Die Niederschrift endet mit dem Schluss der Sitzung.
Da keine weiteren Wortmeldungen erfolgen, schließt der Vorsitzende die Vollversammlung um 21:35 Uhr.
III. Kundmachung, Genehmigungswirkung
1.
Die Niederschrift ist binnen einer Woche nach der Sitzung in Reinschrift zu übertragen und vom Vorsitz und
Schriftführung zu unterfertigen. Der Aufsichtsbehörde5 ist das gescannte Original oder die dem unterfertigten
Original entsprechende Datei per E-Mail zu übermitteln. Wurde in der Sitzung der Voranschlag oder der
Rechnungs- bzw. Jahresabschluss beschlossen, erfolgt die Übermittlung an die Aufsichtsbehörde durch
Hochladen in das "TV-Register".
2.
Zusätzlich ist die Niederschrift samt Beilagen für die Dauer einer Woche zur Einsichtnahme in der
Geschäftsstelle des Tourismusverbands bereitzuhalten. Auf die Möglichkeit der Einsichtnahme ist an der
Amtstafel der Tourismusgemeinde(n) hinzuweisen.
3.
Innerhalb der Einsichtnahmefrist kann jede Teilnehmerin bzw. jeder Teilnehmer an der Vollversammlung eine
Änderung der Niederschrift beantragen. Über rechtzeitig eingebrachte Änderungsanträge ist in der nächsten
Sitzung zu beschließen. Wird kein solcher Antrag gestellt, gilt die Niederschrift als genehmigt.
4
Geheim muss abgestimmt werden, wenn ein Antrag auf geheime Abstimmung von mindestens einem Drittel der
anwesenden Stimmrechte unterstützt wird. In diesem Fall ist jedem Stimmberechtigten pro Stimmkarte ein
Stimmzettel auszuhändigen und dafür Sorge zu tragen, dass diese geschützt mit Ja oder Nein befüllt werden können.
Für den Einwurf der Stimmzettel ist ein geeigneter Behälter bereitzustellen. Das Ergebnis ist nach Auszählung der
Stimmen bekannt zu geben.
5
Aufsichtsbehörde ist die Oö. Landesregierung. Die Zuständigkeit für die Tourismusaufsicht liegt in der Direktion für
Landesplanung, wirtschaftliche und ländliche Entwicklung bei der Abteilung Wirtschaft, Tel.: 0732 77 20-151 21,
[email protected].
Seite 2
Stand: 14.12.2015
Anhang (§ 1 der Geschäftsordnung für Tourismusverbände)
Auszug aus der Verordnung der Oö. Landesregierung, mit der die Geschäftsordnung für die Tourismusverbände
erlassen wird, LGBl.Nr. 42/2013
§1
Einberufung der Vollversammlung
(1) Die Einberufung hat durch die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden schriftlich zu erfolgen. Sie ist allen
Pflichtmitgliedern und freiwilligen Mitgliedern des Tourismusverbands sowie allen weiteren gemäß § 7 Oö. TourismusGesetz 1990 Teilnahmeberechtigten
1. elektronisch,
2. auf dem Postweg oder
3. durch Boten
spätestens zwei Wochen vor dem Tag der Vollversammlung zuzustellen. Weiters ist die Einberufung in der
Tourismusgemeinde bzw. den Tourismusgemeinden, auf deren Gebiet sich der Tourismusverband erstreckt, für die
Dauer von mindestens zwei Wochen vor der Vollversammlung durch Anschlag an der Amtstafel kundzumachen. Diese
Kundmachung ersetzt den Nachweis der Zustellung der Einberufungen an die einzelnen Mitglieder.
(2) Für die Rechtzeitigkeit der Zustellung ist das Sendedatum (Abs. 1 Z 1), der Poststempel (Abs. 1 Z 2) oder die
Übergabe (Abs. 1 Z 3) maßgebend.
(3) Die Einberufung hat zu enthalten:
1. Ort, Tag und Stunde des Beginns der Sitzung;
2. die Tagesordnung;
3. den Hinweis, dass die Beschlussfähigkeit der Vollversammlung nach Ablauf einer Wartezeit von einer halben
Stunde unabhängig von der Anzahl der vertretenen Mitglieder gegeben ist;
4. einen allfälligen Hinweis gemäß Abs. 4.
(4) Sofern die Wahl von Mitgliedern des Vorstands oder von Rechnungsprüferinnen oder Rechnungsprüfern auf
der Tagesordnung steht, hat die Einberufung den Hinweis zu enthalten, dass jedes auf der Stimmgruppen- bzw.
Wählerliste aufscheinende Mitglied zur Einbringung eines Wahlvorschlags, welcher spätestens am dritten Tag vor der
Wahl bei der Geschäftsstelle bzw. Zustelladresse des Tourismusverbands einlangen muss, berechtigt ist.
§4
Niederschrift über die Vollversammlung
(1) Die bzw. der Vorsitzende hat eine geeignete Person zur Schriftführerin bzw. zum Schriftführer zu bestellen,
welcher die Aufgabe zukommt, über jede Vollversammlung eine Niederschrift zu erstellen. Die Niederschrift ist von
der bzw. vom Vorsitzenden und der Schriftführerin bzw. dem Schriftführer zu unterfertigen.
(2) Von jeder Sitzung sind auch die anwesenden Teilnahmeberechtigten einschließlich deren Vertreterinnen bzw.
Vertreter zu erfassen. Schriftliche Vollmachten sind der Niederschrift anzuschließen.
(3) Die Niederschrift hat weiters zu enthalten:
1. Ort, Tag und Stunde des Beginns und der Beendigung der Sitzung;
2. die wesentlichen Inhalte der zu den einzelnen Tagesordnungspunkten ergangenen Wortmeldungen und
allfälliger Präsentationen;
3. den Wortlaut aller zur Abstimmung gebrachten Anträge;
4. das Ergebnis der jeweiligen Abstimmungen;
5. bei Wahlen die eingebrachten Wahlvorschläge, die Anzahl der auf diese entfallenen Stimmen und das sich
daraus ergebende Wahlergebnis;
6. einen allfälligen Wechsel im Vorsitz sowie eine allfällige Unterbrechung der Sitzung.
(4) Die Niederschrift ist unverzüglich, längstens aber binnen einer Woche nach der Sitzung in Reinschrift zu
übertragen. Anschließend ist die Niederschrift samt allfälligen Beilagen
1. der Aufsichtsbehörde zu übermitteln und
2. für die Dauer einer Woche zur Einsichtnahme in der Geschäftsstelle des Tourismusverbands bereitzuhalten;
wurde in der Vollversammlung eine Verpflichtung oder Belastung der Mitglieder beschlossen, ist auf die
Möglichkeit der Einsichtnahme durch einen Anschlag an der Amtstafel der Tourismusgemeinde(n)
hinzuweisen.
(5) Innerhalb der Einsichtnahmefrist kann jede Teilnehmerin bzw. jeder Teilnehmer an der Vollversammlung eine
Änderung der Niederschrift beantragen. Über rechtzeitig eingebrachte Änderungsanträge ist in der nächsten Sitzung zu
beschließen. Wird kein solcher Antrag gestellt, gilt die Niederschrift als genehmigt.
DVR: 0069264
Stand: 14.12.2015

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