Papier im Zeitalter des digitalen Office

Leitfaden zur
Optimierung
papiergebundener
Schriftstücke für die
digitale Dokumentenerfassung
Immer mehr Unternehmen verwenden heute Software für Ihre
Dokumentenverarbe it u ng und könnten theoretisch komplett auf Papier
verzichten. Aktuellen Studien zufolge nimmt der Papierverbrauch in Deutschland
seit 2008 entgegen den Erwartunge n wieder zu. Paralle l zu dieser Entwicklu ng
wächst aber auch der Anspruch an die Erstellun g Ihrer Schreiben.
Allgemeine Situation
Auch wenn heute sehr viele Prozesse wesentlich effizienter komplett digital ablaufen
könnten, sind die wenigsten dazu bereit auf händisches Material zu verzichten. Die
rasante technische Entwicklung hat vielmehr dazu geführt, dass dem Papier
innerhalb der Kommunikation zwischen Unternehmen eine erweiterte Rolle zukommt.
Längst nicht mehr das sicherste Medium, was Informationserfassung und
Speicherung betrifft, ist es zu einem Garant von Sicherheit geworden. Es erfüllt
zunehmend die symbolische Funktion eines Händedrucks. Es setzt sich also an die
Stelle jener gestischen Handlung, die beim Erstkontakt seinem Gegenüber zu
verstehen gibt, dass man keine Waffen bei sich trägt. Art und Stärke des
Händedrucks enthalten darüber hinaus wertvolle Informationen, welche vergleichbar
auch beim Papier gefunden werden. Es gibt wohl kein Unternehmen, welches seine
nach außen hin bestimmen Schreiben nicht mit einer Maske versieht, sprich
individualisiert. Doch die Realität sieht so aus, dass menschliche Augen und Hände
erst an zweiter Stelle mit diesen Schreiben in Kontakt kommen. Den Erstkontakt
haben Maschinen und bereits hier fallen viele Unternehmen negativ auf. Ausgehende
Schreiben von 30% aller Unternehmen sind nicht auf digitale Erkennung hin
optimiert. Solche Schreiben verzögern nicht nur Arbeitsprozesse, erzeugen Frust bei
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Mitarbeitern, sie werfen ganz allgemein ein negatives Licht auf das Image des
Unternehmens. Dabei bedarf es keines großen Aufwandes hier Abhilfe zu schaffen.
Scanner als erste Station
Unternehmen, die Software für die Dokumentenverwaltung nutzen, scannen in der
Regel die gesamte eingehende Post. Dabei spielt die Stapelverarbeitung die
wichtigste Rolle. Obwohl es hierbei immer wieder zu Papierstaus kommen kann, gibt
es Papiertypen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit einen solchen auslösen. Im
schlimmsten Fall kann das entsprechende Dokument dabei beschädigt werden. In
jedem Fall werden Sie einen schlechten Eindruck hinterlassen. Beachten Sie daher
folgende Checkliste:
-
Hat mein Papier die richtige Dicke? Sowohl zu starkes als auch zu dünnes
Papier führen zu Staus.
-
Hat mein Papier die richtige Oberfläche? Vor allem zu glattes Papier macht
hier Probleme.
-
Hat mein Papier das richtige Format? Etwas, was nach A4 aussieht, könnte
vom Scanner als solches nicht erkannt werden. Häufig macht sogenanntes
Endlospapier an dieser Stelle Probleme. Im Schlimmsten Fall passt das
Schreiben nicht in den automatischen Vorlagenwechsler eines Scanners.
-
Verwenden meine Unterlagen Befestigungsmechanismen, die eventuell vor
dem Scannen manuell entfernt werden müssen? Zusammengetackerte
Dokumente sind ein häufiges Beispiel. Als organisatorische Erleichterung
gedacht, verursachen sie stattdessen eher Probleme. Aber auch funktionale
Eselsohren sind tabu.
Digitale Texterkennung OCR
Aber selbst wenn mein Dokument erfolgreich eingescannt wurde, kann es
nachfolgend zu Problemen bei der zumeist automatisierten digitalen Verarbeitung
kommen. Hierbei gilt: „Nicht alles was der Mensch lesen kann, kann auch das
Programm lesen.“ Dabei sollte man auf bestimmte Schlüsselbereiche im Dokument
besonderen Wert legen. Um später problemlos gefunden zu werden, speichern
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moderne DMS-Softwares eingehende Dokumente gleich unter mehreren
Schlagwörtern ab. Diese Meta-Daten werden im besten Fall automatisch dem
Dokument selbst entnommen. Egal wie die entsprechenden Verfahren dabei
aussehen, sind sie immer OCR gestützt. Auf folgende Dinge sollte dabei grundsätzlich
geachtet werden:
-
Sind für eine eventuelle Suche alle relevanten Daten auf der ersten Seite
meines Dokumentes zu finden? Dazu gehören Informationen wie:
„Dokumenttyp, Firmenname, Datum, Projektnummer, Rechnungsnummer,
Anschrift, etc.“
-
Verwende ich für die relevanten Daten ein statisches Layout? Eine
Rechnungsnummer, die in einen Fließtext eingebunden ist, wird in 9 von 10
Fällen falsch ausgelesen.
-
Sind relevante Daten für eine OCR lesbar? Das bedeutet: Sind sie gut mit dem
Hintergrund des Dokumentes kontrastiert? Haben sie die richtige Schriftgröße
(Sowohl zu kleine, als auch zu große Zeichen verursachen Probleme bei der
Zeichenerkennung)? Habe ich eine standardisierte Schriftart gewählt?
-
Besteht genügend Abstand zu anderen Zeichen? Häufig werden Bereiche
vordefiniert, aus denen sich die DMS-Software bei eingelernten Dokumenten
die relevanten Informationen entnimmt. Beim Scannen kommt es zu
minimalen Verschiebungen. Wenn in einem solchen Fall Zeichen zu nah bei
einander stehen, liest die OCR falsche Informationen aus.
-
Auch auf die Volltextsuche sollte Rücksicht genommen werden. Hier spielt
Schriftart, Schriftgröße, Kontrastierung eine wichtige Rolle. Zu dünnes Papier
kann dabei schon ausreichen um gleich mehrere Fehler zu verursachen.
-
Die eigene Druckqualität sollte geprüft werden. Hier kann bereits die Wahl des
Druckverfahrens eine entscheidende Rolle spielen. Nadeldrucker etwa werden
grundsätzlich von der OCR schlecht erkannt.
Wenn Sie die hier aufgeführten Punkte beachten, sollte einem guten Eindruck,
sprich Händedruck nichts im Wege stehen.
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