Der Raum ist nicht genug Veranstaltungsplanung von Profis für Profis Worauf kommt es an? Der Mechanismus von Veranstaltungen Ort / Location Inhalt / Thema Teilnehmer Definition Planung Planung beschreibt die menschliche Fähigkeit zur gedanklichen Vorwegnahme von zeitlich geordneten Handlungsschritten, die zur Erreichung eines vorher festgelegten Zieles notwendig scheinen. Definition Planung Bei der Planung wird berücksichtigt, mit welchen Mitteln das Ziel erreicht werden kann, wie diese Mittel angewendet werden können und wie das Erreichte am Ende kontrolliert werden kann. Als Ergebnis erzeugt die Planung im Idealfall Handlungssicherheit. Wie es eigentlich immer beginnt: Wir müssten mal wieder… Hurra, wir dürfen… Das geht nur, wenn wir… Kannst Du uns mal… Dafür müssen wir ganz dringend… …eine Veranstaltung durchführen! Kreuz und quer – alles scheint gleich wichtig • • • • • • • Anlass, Aufgabe, Ziel etc. Idee, Thema, Motto etc. Budget Ressourcen (Mitarbeiter, Materialen) Idealer Ablauf Verantwortung … Die Lösung: In 5 Planungsphasen zum Veranstaltungserfolg Planungsphasen • • • • • Grundsatzplanung Organisationsplanung Veranstaltungsvorbereitung Veranstaltungsdurchführung Veranstaltungsnachbereitung Grundsatzplanung Beeinflusst alle weiteren organisatorischen Maßnahmen und letztendlich auch die Wahl der Veranstaltungsform / Veranstaltungsart: • Zielsetzung Veranstaltungsziele • • • • • • Innovation Motivation Information Entscheidung Verkauf … Veranstaltungsziele Ziele und Absichten von Veranstaltungen beeinflussen: • den didaktischen und organisatorischen Rahmen • den Einsatz von inhaltlichen Mitteln, unterstützender Technik und passender Räume • das Veranstaltungsdesign bzw. die Gesamtstruktur • das Veranstaltungskonzept Grundsatzplanung Beeinflusst alle weiteren organisatorischen Maßnahmen und letztendlich auch die Wahl der Veranstaltungsform / Veranstaltungsart: • Zielsetzung • Veranstaltungsbeteiligte Veranstaltungsbeteiligte • Veranstalter • Veranstaltungsteilnehmer • Dienstleister Veranstalter • Juristische Person • Natürliche Person Hauptaufgaben / Charakteristika des Veranstalters sind: • Festlegung der Zielsetzung der Veranstaltung • Erstellen des Grundsatzprogramms / Veranstaltungskonzepts • Rechts- und Risikoträger • Außenvertretung (Öffentlichkeitsarbeit) • Gastgeberrolle während der Veranstaltung Veranstaltungsteilnehmer Alle Personen, auf die der Anlass sowie der Inhalt der Veranstaltung ausgerichtet ist – auch Zielgruppe bzw. neu Wertegemeinschaft genannt, die diese begleiten sowie alle, die aktiv zum Gelingen der Veranstaltung beitragen: • Aktive Teilnehmer • Passive Teilnehmer • Fremdbestimmte Teilnahme (Delegierte) • Freiwillige Teilnahme • Begleitpersonen, Gäste / Besucher, VIPs, Presse • Aussteller Dienstleister Firmen und Einzelpersonen, welche gewerblich spezifizierte Leistungen erbringen: • Personal vom Veranstalter oder der Veranstaltungsstätte • PCOs / Agenturen / Vermittler • Messebau / Dekoration / Technik • Reise, Transport, Logistik • Sicherheit • Dolmetscher • Catering • … Grundsatzplanung Beeinflusst alle weiteren organisatorischen Maßnahmen und letztendlich auch die Wahl der Veranstaltungsform / Veranstaltungsart: • • • • • Zielsetzung Veranstaltungsbeteiligte Inhalt / Themen Programm Veranstaltungsdesign Veranstaltungsarten (klassisch) Quelle: Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH, Meeting- & EventBarometer 2014/2015 Veranstaltungsarten (neu) • • • • • • • Barcamp Fishbowl Pecha-Kucha Speed Geeking / Ignite OpenSpace World Café Slam • Brownbag-Session • Warp Conference • RTSC – Real Time Strategic Change • Best practice network • Mischformen • … Organisationsplanung Die bisherige Grobplanung wird nun verfeinert – im Wesentlichen durch diese vier Bereiche: • • • • Strukturplanung Tätigkeits- und Terminplanung Bedarfs- und Ressourcenplanung Kostenplanung & Budgeterstellung Veranstaltungsvorbereitung Umfasst alle vorbereitenden Maßnahmen: • • • • • • • Beschaffung Beauftragung / Beantragung Referenten, Künstler etc. Erstellung von Drucksachen Veranstaltungswerbung Teilnehmermanagement Termin- und Budgetkontrolle Veranstaltungsdurchführung Kernzeit – auf die alle Planungen, Vorbereitungen etc. hin erfolgen: • • • • • • • Finale Ablauf- und Regieplanung Einsatzplanung Veranstaltungsbüro Betreuungsplanung Protokoll Sicherheit Termin- und Budgetkontrolle Veranstaltungsnachbereitung Das Follow-up rundet das Gesamtergebnis einer Veranstaltung ab und sichert den Erfolg: • • • • • • • Feedback-Möglichkeit SOLL-/IST-Abgleich inklusive Fehler-Analyse Dokumentation Datenauswertung Follow-up-Gespräche Dankesschreiben Endabrechnung Viel Erfolg bei Ihrer Veranstaltungsplanung und… …auf ein Wiedersehen bei Maritim – vielen Dank! Unser Stand auf der BOE 2016 Bitte besuchen Sie uns am Stand C20 in dieser Halle! Wir freuen uns auf Sie!
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