Fact Sheet – Zusammenarbeit mit CLEVIS Research (CLR) und

Fact Sheet – Zusammenarbeit mit CLEVIS Research (CLR) und Abrechnung von
möglichen Projekteinsätzen
Grundsätzlich soll in diesem Dokument geklärt werden, unter welchen Bedingungen mit CLR
zusammengearbeitet werden kann, in welcher Art der Freelancer sich beim Finanzamt anmelden
muss und wie genau er seine erbrachten Projektleistungen abrechnen kann.
Allgemeine Informationen
Abgrenzung Freiberufler – Gewerbe
Was ist der Unterschied? Es gibt drei Abgrenzungskriterien mit denen man zwischen Freiberufler oder
Gewerbetreibenden unterscheiden kann. 1. Freiberufler bieten Dienstleistungen an. Somit haben sie
mit dem Handel oder der Massenproduktion nichts zu tun. 2. Die Ausübung einer freiberuflichen
Tätigkeit erfordert meist Hochschulabschluss oder eine schöpferische Begabung. 3. Der Freiberufler
muss über Fachkenntnisse verfügen und die fachliche Verantwortung übernehmen können. Es zählt
nur der persönliche Arbeitseinsatz, nicht der Kapitaleinsatz. Zum Beispiel sind Marktforscher, wenn sie
wissenschaftlich vorgehen, Freiberufler. Auch der, der Computerkurse als selbstständige Lehrkraft
durchführt gilt als Freiberufler1.
1 Selbstständig Jobben, unter: https://www.jobber.de/_1_myjobber/start.php?show=selbststaendige_studenten_jobben
2 Steuerfreibetrag, unter: http://www.steuerklassen.com/steuerfreibetrag/
Steuerfreibetrag
Der Grundfreibetrag 2014 beträgt 8.354 Euro. Bis zur Höhe dieses zu versteuernden Einkommens
fällt in der Regel keine Einkommensteuer an.2
Im Folgenden werden folgende Fragen beantwortet, die der Freelancer bei einer Zusammenarbeit
mit CLEVIS Research dringend beachten muss:
1. Warum brauchen wir den Rahmenvertrag?
2. Wird ein Gewerbeschein benötigt?
3. Wie arbeitet man als Selbstständiger? (Freiberufliche Steuernummer)
4. Wie werden Rechnungen gestellt?
5. Was muss bei der Spesenabrechnung beachtet werden?
6. Welche Besonderheiten gibt es bei Einsätzen für LEK?
1. Warum brauchen wir den Rahmenvertrag?
Der Rahmenvertrag sichert CLEVIS Research und den Freelancer mithilfe einiger Rahmenbedingungen
und Paragraphen während der möglichen Projekteinsätze ab. Beispielsweise darf der Freelancer keine
firmeninternen Informationen nach außen tragen, hingegen ist CLR verpflichtet, den Freelancer nach
einer Projektteilnahme mit dem vereinbarten Stundenlohn zu bezahlen.
2. Wird ein Gewerbeschein benötigt?
Als Freiberufler ist es nicht notwendig, ein Gewerbe anzumelden.
3. Wie arbeitet man als Selbstständiger? (Freiberufliche Steuernummer)
Um mit CLEVIS Research zusammenarbeiten zu können, muss der Freelancer eine freiberufliche
Steuernummer beim Finanzamt beantragen. Die Steuernummer berechtigt den Freelancer in einem
Kalenderjahr bis zu 8.354 Euro (2014) steuerfrei zu verdienen. Die freiberufliche Steuernummer ist
wichtig, damit CLR mit dem Freelancer legal auf Rechnungsbasis arbeiten kann.
Die Steuernummer kann relativ einfach mithilfe eines Formulars beim zuständigen Finanzamt
beantragt werden und wird dem Freelancer nach einer Bearbeitungszeit von 2-4 Wochen zugestellt.
Wichtig ist, dass der Freelancer die freiberufliche Steuernummer beantragt und keinen
Gewerbeschein (Gewerbeschein ist kostenpflichtig).
4. Wie werden Rechnungen gestellt?
Noch vor dem ersten Projekteinsatz erhalten unsere Freelancer das Welcome Package. In diesem
Welcome Package sind eine Vorlage für die Rechnung, für die Spesenabrechnung sowie ein
Informationsblatt für die Abrechnung von Spesen enthalten.
Die Rechnungen müssen nach Beendigung des Projekteinsatzes ausgefüllt und uns postalisch mit den
Originalbelegen zugestellt werden. Wichtig hierbei ist, dass per Email oder eingescannte Rechnungen
nicht bearbeitet werden. Die Projektvergütung wird bei Erhalt der vollständigen Rechnung
spätestens 30 Tage nach Ende des Projekteinsatzes des Freelancers überwiesen.
5. Was muss bei der Spesenabrechnung beachtet werden?
Anfallende Nebenkosten während des Projekteinsatzes, wie beispielsweise An- und Abreise bzw.
Übernachtung oder entstandene Telefonkosten, werden nach Absprache mit dem jeweiligen
Projektleiter übernommen. Der Freelancer muss die Kosten vorübergehend selbst tragen. Die Kosten
werden erstattet, nachdem die Spesenabrechnung mit den Originalbelegen CLR postalisch zugestellt
wurde.
6. Welche Besonderheiten gibt es bei Einsätzen für LEK?
Bei LEK gibt es noch einige weitere Besonderheiten, die vor allem bei der Spesenabrechnung
berücksichtigt werden müssen.
Bei LEK wird nicht nach Stunden abgerechnet, sondern nach Manntagen. Ein Manntag wird mit einem
Arbeitsaufwand von 10 Stunden/Tag gerechnet und mit 150€ vergütet. Überstunden werden am Ende
eines Projektes zusammengezählt und entweder als Manntag summiert oder mit
15€/Stunde vergütet. Reise- und Übernachtungskosten werden direkt über LEK organisiert, die die
Kosten auch übernehmen. Sollte der Arbeitstag länger als bis 20.00 Uhr gehen, können sich die
Freelancer Essen im Wert von bis zu 12,00€ bestellen. Wenn das Büro nach 22.00 Uhr verlassen wird,
werden die Kosten für eine Taxifahrt zum Hotel/nach Hause übernommen.
Fact Sheet – Cooperation with CLEVIS Research and billing of possible project
assignments
Basically, the purpose of this this document is to explain under which conditions a cooperation with
CLR can be conducted, how to register as a freelancer at the tax office and how to cash up the
rendered service in a project.
General information
Demarcation of “freelancer” and “business”
What is the difference? There are three criterions for differentiating between freelancer and trader.
1. Freelancer offer services. Thus they are not involved in trade or mass production. 2. The exercise
of freelance work usually requires a university degree or a creative talent. 3. The Freelancer has to
dispose of specialized knowledge and assume professional responsibility. What counts is the
personal work assignment, not the capital expenditure. As an example, market researchers are
freelancer, when they precede their work scientifically. Also somebody who conducts computer
courses is classified as freelancer.
Tax allowance
The basic tax allowance 2014 amount 8.354 Euro. To this amount of taxable income there is regularly
no income tax.
Below, some important questions are answered, that the freelancer has to take into account when
working for CLEVIS Research (CLR):
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Why is a framework agreement necessary?
Is a trade license required?
How do I work as a freelancer? (Freelance tax number)
How do I charge?
What do I have to note for the bill of expenses?
Which particularities do I have to consider for assignments to LEK?
1. Why is a framework agreement necessary?
The framework agreement ensures both CLR and the freelancer through several general conditions
and paragraphs during possible project assignments. For example, the freelancer is not allowed to
reveal in-house data outward, whereas CLR oblige to pay the freelancer with the agreed hourly wages
after the project participation.
2. Is a trade license required?
As a freelancer it is not necessary to register a business.
3. How do I work as a freelancer? (Freelance tax number)
To cooperate with CLEVIS Research, a freelancer has to apply a freelance tax number at the tax office.
The tax number justifies the freelancer to earn 8.354 Euro (2014) tax-free within one calendar year.
The freelance tax number is important for working legal on an invoice basis between the freelancer
and CLR.
The tax number can be applied easily by filling in a form at the responsible tax office and will be sent
to the freelancer after a processing time of 2-4 weeks. It is important that the freelancer applies the
freelance tax number and not the trade license (the trade license is liable for costs).
4. How do I charge?
Even before the first project assignment our freelancers receive the welcome package. The welcome
package includes a template for the bill, the note of expenses and an information sheet concerning the
note of expenses.
After the project has terminated, the bills have to be filled out and, together with the original
documents, sent to us by post. We cannot process scanned bills or bills that we received via e-mail.
After having received all the bills, the project salary is transferred within 30 days after the project
assignment at the latest.
5. What do I have to note for the bill of expenses?
Incurred costs during the project assignment, e.g. access and return travel, overnight stays or risen
phone costs will be covered by CLR upon consultation with the respective project leader. The
freelancer has to bear the costs temporarily himself. The costs are refunded after CLR received the bill
of expenses with the original documents by post.
6. Which particularities do I have to consider for assignments to LEK?
Projects from LEK contain some further particularities that have to be considered especially for the bill
of expenses.
Projects from LEK are not cashed up in working hours but in man-days. A man-day is calculated with a
workload of 10 hours/day and is refunded with 150€. Long hours are added up at the end of the project
and are either summed up to man-days or are refunded with 15€/hour. Travel and accommodation
are not only covered from LEK, but also organized directly through them. In case that the working day
lasts longer than 8 pm the freelancer is allowed to order a meal 12,00 € worth of goods. When the
office is left after 10 pm, the costs for a taxi ride to the hotel/at home will be covered.

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