BaFin Auslegungsentscheidung zur Prüfung der fachlichen Eignung

Auslegungsentscheidung zur Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit
30. Dezember 2015
Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Personen, die das Unternehmen
tatsächlich leiten oder für andere Schlüsselaufgaben verantwortlich sind oder für Schlüsselaufgaben tätig sind einschließlich der Mitglieder des Aufsichtsrats
Auf dieser Seite:
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I. Anwendungsbereich
II. Proportionalität
III. Begrifflichkeiten
IV. Personenkreis
V. Personenbezogene Anzeigepflichten
VI. Fachliche Eignung und Zuverlässigkeit
VII. Sicherstellen der Anforderungen durch die Unternehmen
VIII. Schriftliche interne Leitlinien
IX. Ausgliederung von Schlüsselaufgaben
X. Zukünftige Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin
I. Anwendungsbereich
1 Diese Auslegungsentscheidung befasst sich mit dem Aufsichtssystem Solvency II
(Richtlinie 2009/138/EG) und richtet sich deshalb an alle inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. § 7 Nr. 33 und 34 VAG (im Folgenden „Unternehmen“), soweit sie nicht Sterbekassen gemäß § 218 Abs. 1 VAG, Pensionskassen gemäß § 232 Abs. 1 VAG oder kleine Versicherungsunternehmen gemäß
§ 211 VAG sind oder als Rückversicherungsunternehmen ihre Tätigkeit nach § 165 Abs. 1
VAG eingestellt haben.
2 Außerdem ist die Auslegungsentscheidung an alle Versicherungsgruppen gerichtet, die
ausschließlich aus inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen bestehen, sowie Versicherungsgruppen mit Erst- oder Rückversicherungsunternehmen in anderen Mitglied- oder Vertragsstaaten gemäß § 7 Nr. 22 VAG, für die nach den in § 279 Abs. 2 VAG
genannten Kriterien die Aufgabe der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde der
BaFin zufällt, Versicherungs-Holdinggesellschaften gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. § 7
Nr. 31 VAG sowie Versicherungs-Zweckgesellschaften gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 3 i.V.m.
§ 168 VAG (im Folgenden auch „Unternehmen“).
3 Nicht angesprochen sind Erst- und Rückversicherungsunternehmen, die den Abschluss
neuer Versicherungs- oder Rückversicherungsverträge zum 1. Januar 2016 eingestellt
haben und ihr Portfolio ausschließlich mit dem Ziel verwalten, ihre Tätigkeit einzustellen,
und die weiteren in § 343 VAG genannten Voraussetzungen erfüllen.
II. Proportionalität
4 Bei der Umsetzung der Anforderungen an die fachliche Eignung spielt das Proportionalitätsprinzip eine erhebliche Rolle. Die Anforderungen sind auf eine Weise zu erfüllen,
die der Wesensart, dem Umfang und der Komplexität der mit der Geschäftstätigkeit des
Unternehmens einhergehenden Risiken gerecht wird (§ 296 Abs. 1 VAG). Das Proportionalitätsprinzip knüpft also an das individuelle Risikoprofil eines jeden Unternehmens an.
5 Da es auf das unternehmensindividuelle Risikoprofil ankommt, ist stets eine Einzelfallbetrachtung erforderlich. Die Einschätzung, welche Gestaltung als proportional anzusehen ist, ist jedoch auch in Bezug auf das einzelne Unternehmen nicht statisch, sondern
passt sich im Zeitablauf den sich verändernden Gegebenheiten an. In diesem Sinne haben die Unternehmen sowie die Versicherungsgruppen zu prüfen, ob und wie die vorhandenen Strukturen und Prozesse weiter entwickelt werden können und gegebenenfalls
müssen.
6 Proportionalität betrifft nicht die Frage, ob die geltenden Anforderungen zu erfüllen
sind. Sie wirkt sich nur darauf aus, auf welche Weise die Anforderungen erfüllt werden
können. Außerdem sind bei Unternehmen mit stärker ausgeprägtem Risikoprofil unter
Umständen aufwändige Gestaltungen als proportional einzustufen.
7 Für die Anforderungen an die Zuverlässigkeit gelten keine unterschiedlichen Standards, denn unabhängig von der Wesensart, dem Umfang und der Komplexität der mit
der Geschäftstätigkeit einhergehenden Risiken des Unternehmens muss das Ansehen und
die Integrität der Personen stets dasselbe angemessene Niveau haben.
III. Begrifflichkeiten
8 Für die in § 24 Abs. 1 VAG normierten Begriffe „fachliche Eignung“ und „Zuverlässigkeit“ besteht in der Terminologie des VAG der Oberbegriff „Qualifikation“. Diese Begriffe entsprechen den Umschreibungen „fachliche Qualifikation“ und „persönliche Zuverlässigkeit“, die in den deutschen Fassungen der europäischen Normtexte verwendet werden (so zum Beispiel Art. 273 Abs. 1 der delegierten Verordnung (EU) 2015/35: „ […] um
zu gewährleisten, dass alle Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere
Schlüsselaufgaben innehaben, jederzeit die hierzu notwendige fachliche Qualifikation und
persönliche Zuverlässigkeit im Sinne von Artikel 42 der Richtlinie 2009/138/EG besitzen.“).
9 Der Oberbegriff „Schlüsselaufgabe“ umfasst die Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten und „andere Schlüsselaufgaben“. Unter dem Begriff „andere Schlüsselaufgaben“ fallen zunächst die Mitglieder des Aufsichtsrates und die zwingend vorgeschriebenen vier Schlüsselfunktionen (interne Revisionsfunktion, versicherungsmathematische
Funktion, unabhängige Risikocontrollingfunktion und Compliance-Funktion). Zudem kann
es daneben weitere „andere Schlüsselaufgaben“ geben. Dies können von den Unternehmen zu identifizierende Bereiche sein, die für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens
von erheblicher Bedeutung sind.
IV. Personenkreis
10 Gemäß § 24 Abs. 1 VAG müssen die Personen, die Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben wahrnehmen, zuverlässig und fachlich geeignet sein.
11 Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten, sind gemäß § 24 Abs. 2 Satz 1 VAG
die Personen, die befugt sind, für das Unternehmen wesentliche Entscheidungen zu treffen. Dies sind in erster Linie die Geschäftsleiter (soweit aus Gründen der Lesbarkeit auf
natürliche Personen bezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen diese sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise).
12 Geschäftsleiter sind gemäß § 24 Abs. 2 Satz 2 VAG natürliche Personen, die nach Gesetz oder Satzung oder als Hauptbevollmächtigte einer Niederlassung eines inländischen
Unternehmens in einem Mitglied- oder Vertragsstaat zur Führung der Geschäfte und zur
Vertretung des Unternehmens berufen sind. Unter diese Auslegungsentscheidung fallen
gemäß § 33 Abs. 2 Satz 1 VAG auch die Mitglieder des entsprechenden Geschäftsführungsorgans bei öffentlich-rechtlichen Versicherungsunternehmen sowie gemäß § 59 Abs.
1 Satz 3 Nr. 2 VAG die Vertreter für die Schadenregulierung.
13 Außerdem gehören hierzu weitere von den Unternehmen identifizierte Personen, wenn
sie auf Unternehmensentscheidungen einen erheblichen Einfluss haben.
14 Zu den Personen, die andere Schlüsselaufgaben wahrnehmen, gehören zum einen die
Personen, die für die anderen Schlüsselaufgaben verantwortlich sind und zum anderen
diejenigen, die dort als Mitarbeiter tätig sind.
15 Sofern von den Unternehmen Stellvertreter für in dieser Auslegungsentscheidung genannte Personen vorzusehen sind, müssen auch diese qualifiziert sein.
16 Auch bei Aufsichtsratsmandaten handelt es sich um andere Schlüsselaufgaben, so
dass die Mitglieder von Aufsichtsräten ebenfalls von dieser Auslegungsentscheidung erfasst sind.
V. Personenbezogene Anzeigepflichten
17 Nach § 47 Nr. 1 VAG besteht für die Unternehmen bei folgenden Personen eine Anzeigepflicht:
Wer?
Organe
Neu ab 01.01.2016:
Weitere Schlüsselaufgaben,
insbesondere die vier
Schlüsselfunktionen
Verwaltungs- oder Aufsichtsratsmitglied
Geschäftsleiter
Verantwortliche Person
Wann?
bei Bestellung
bei Bestellungsabsicht
bei Bestellungsabsicht
Organe: Vorstand und Aufsichtsrat
18 Jedes Unternehmen bedarf einer Geschäftsleitung, die zumeist als Vorstand bezeichnet wird. Zudem ist für die Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, dass ein Kontrollorgan (Verwaltungs- oder Aufsichtsrat) vorhanden sein muss.
Weitere Schlüsselaufgaben, insbesondere die vier Schlüsselfunktionen
19 Die weiteren Schlüsselaufgaben sind interne Kapazitäten innerhalb der Geschäftsorganisation i.S.v. § 7 Nr. 9 VAG. In erster Linie sind die in Teil 2 Kapitel 1 Abschnitt 3 VAG
zwingend vorgeschriebenen vier Schlüsselfunktionen von Bedeutung.
20 Die folgenden Ausführungen zu den Schlüsselfunktionen gelten ebenso für eventuell
von den Unternehmen in ihrer Geschäftsorganisation identifizierte weitere Schlüsselaufgaben.
21 Die vier Schlüsselfunktionen können bei den Unternehmen intern eingerichtet oder auf
einen Dienstleister ausgegliedert werden, wobei jeweils eine natürliche Person des
Unternehmens als Verantwortliche Person gemäß § 47 Nr. 1 VAG anzuzeigen ist
Entscheidend für die Frage, wer als Verantwortliche Person anzuzeigen ist, ist die Ausgestaltung der Schlüsselfunktion:
Interne Einrichtung der Schlüsselfunktion im Unternehmen
Ausgliederung der Schlüsselfunktion auf einen Dienstleister
Anzuzeigende Verantwortliche Person für die Schlüsselfunktion
„Intern Verantwortliche Person“
(IVP) des Unternehmens
„Ausgliederungsbeauftragter“
(AB) des Unternehmens
22 Für Mitarbeiter, die zur Unterstützung der Verantwortlichen Person tätig sind, bedarf
es keiner Anzeige.
23 Die Verantwortliche Person für die Schlüsselfunktion ist operativ verantwortlich für die
ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrags der jeweiligen Schlüsselfunktion. Bei der Ausgliederung einer Schlüsselfunktion besteht die Aufgabe des Ausgliederungsbeauftragten
als Verantwortliche Person in der Überwachung des Dienstleisters. Die Letztverantwortung liegt immer bei der Geschäftsleitung.
24 Der bisher verwendete Begriff des „Verantwortlichen Inhabers“ wird zur Vermeidung
von Missverständnissen nicht weiter gebraucht, stattdessen wird der Begriff der „Verantwortlichen Person“ verwendet.
VI. Fachliche Eignung
25 Im Hinblick auf das Proportionalitätsprinzip sind bei der Prüfung der fachlichen Eignung die erforderlichen Kenntnisse immer bezogen auf das allgemeine Geschäfts-, Wirtschafts- und Marktumfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, zu betrachten, wobei im
Einzelfall eine von der Verantwortung der Person für das Unternehmen abhängige Einarbeitungszeit möglich ist.
26 Jedes einzelne Mitglied der Geschäftsleitung muss über ausreichende Kenntnisse aller
Bereiche verfügen, um eine gegenseitige Kontrolle zu gewährleisten. Auch bei einer ressortbezogenen Spezialisierung von Geschäftsleitern bleibt die Gesamtverantwortung der
Geschäftsleitung unberührt. Eine Aufgabendelegation innerhalb der Geschäftsleitung oder
auf nachgeordnete Mitarbeiter lässt die Gesamt- bzw. Letztverantwortung nicht entfallen.
27 Als Mindestmaß für das kollektive Wissen der Geschäftsleitung setzt die BaFin Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in den in der Leitlinie 11 11 der EIOPA Leitlinien zum
Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE) genannten fünf Bereichen voraus. Ergänzend wird auf die Erläuterungen zu der EIOPA-Leitlinie 11 verwiesen.
28 Für Verantwortliche Personen und alle weiteren für Schlüsselaufgaben tätige Mitarbeiter richten sich die Anforderungen an die fachliche Eignung nach den jeweiligen Verantwortlichkeiten, Tätigkeiten und Zuständigkeiten der Person. Im Fall der Wahrnehmung
von Leitungspositionen sollte auch das Vorliegen entsprechender Leitungserfahrung berücksichtigt werden.
29 Um ihrer Kontrollfunktion gerecht werden zu können, müssen auch Aufsichtsratsmitglieder über die hierzu erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen.
Diese können auch durch (Vor-) Tätigkeiten in anderen Branchen, in der öffentlichen Verwaltung oder aufgrund von politischen Mandaten erworben werden, wenn diese über einen längeren Zeitraum maßgeblich auf wirtschaftliche und rechtliche Fragestellungen
ausgerichtet und nicht völlig nachgeordneter Natur waren oder sind. Die Vorschriften zur
Mitbestimmung der Arbeitnehmer bleiben unberührt.
30 Die Kenntnisse und Erfahrungen der anderen Organmitglieder bzw. anderer Mitarbeiter ersetzen nicht eine angemessene fachliche Eignung der unter IV. dieser Auslegungsentscheidung genannten Personen.
VII. Sicherstellen der Anforderungen durch die Unternehmen
31 Die BaFin erwartet, dass die Unternehmen die Einhaltung der Anforderungen sicherstellen.
Die Beurteilung der fachlichen Eignung und der Zuverlässigkeit ist dabei nicht auf den
Zeitpunkt der Bestellung bzw. Aufgabenzuweisung der betroffenen Personen beschränkt.
Insbesondere erfordert die fachliche Eignung stetige Weiterbildung, so dass die Personen
imstande sind, sich wandelnde oder steigende Anforderungen in Bezug auf ihre Aufgaben
im Unternehmen zu erfüllen. Die Unternehmen müssen zumindest bei den in der EIOPALeitlinie 13 genannten Anlässen eine erneute Beurteilung der Qualifikation der Personen
vornehmen.
32 Aus Sicht der BaFin sollten von den Unternehmen für die Sicherstellung der Erfüllung
der Anforderungen geeignete Unterlagen herangezogen werden. Dabei kann z.B. auf einen detaillierten Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Fortbildungsnachweise, ein einfaches
Führungszeugnis sowie auf einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister zurückgegriffen werden. Die Dauer der Vorwerfbarkeit von Verstößen, die in Registern erfasst sind,
richtet sich nach den im Bundeszentralregistergesetz und in der Gewerbeordnung bestimmten Löschungs- und Tilgungsfristen für die Eintragungen.
33 Die Unternehmen sollen prüfen, ob es in ihrer Geschäftsorganisation neben den
Schlüsselfunktionen weitere Schlüsselaufgaben gibt und welche Personen diesen zuzuordnen sind. Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass alle Personen für die jeweilige Schlüsselaufgabe qualifiziert sind. Für diese Personen gelten dann die hier dargestellten Qualifikationsanforderungen entsprechend.
VIII. Schriftliche interne Leitlinien
34 Die Unternehmen müssen über schriftliche interne Leitlinien verfügen, in denen alle
Schlüsselaufgaben und Zuständigkeiten aufgezählt sowie die Verfahren zur Beurteilung
der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit der Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben bzw. für sie tätig
sind, festgelegt werden. Hierin ist u.a. zu dokumentieren, anhand welcher Unterlagen das
Unternehmen sicherstellt, dass die hier genannten Anforderungen erfüllt werden.
35 Die schriftlichen internen Leitlinien sind regelmäßig zu überprüfen und ggf. den aktuellen Entwicklungen im Unternehmen anzupassen. Im Übrigen wird auf die EIOPA-Leitlinie 13 verwiesen.
IX. Ausgliederung von Schlüsselaufgaben
36 Bei der Ausgliederung von Schlüsselaufgaben auf einen Dienstleister oder Subdienstleister haben die Unternehmen sicherzustellen, dass die Personen beim Dienstleister bzw.
Subdienstleister, die für Schlüsselaufgaben verantwortlich bzw. für sie tätig sind, eine
hierfür ausreichende Qualifikation besitzen. Der Dienstleister bzw. Subdienstleister hat
dazu seinen eigenen Prüfprozess darzulegen und dem Unternehmen eine schriftliche Bestätigung mit dem Ergebnis der Prozessprüfung auszuhändigen.
37 Der Ausgliederungsbeauftragte ist für die ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrags der
Schlüsselaufgabe verantwortlich indem er den Dienstleister bzw. Subdienstleister bei der
Durchführung der ausgegliederten Schlüsselaufgabe überwacht. Dazu muss er zuverlässig sein und über eine mindestens seinem Überwachungsauftrag genügende fachliche
Eignung hinsichtlich der ausgegliederten Schlüsselaufgabe verfügen.
38 Auch im Fall einer konzern- oder gruppeninternen Ausgliederung gelten die oben genannten Anforderungen.
39 Die allgemeinen Anforderungen an sämtliche Ausgliederungen sind Gegenstand einer
separaten Auslegungsentscheidung.
X. Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin
40 Bereits in der Vergangenheit wurden die Anforderungen an die Qualifikation von Geschäftsleitern sowie Aufsichtsratsmitgliedern durch Merkblätter der BaFin konkretisiert.
Zur Beurteilung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Geschäftsleitern und Aufsichtsratsmitgliedern verlangt die BaFin derzeit und auch zukünftig bei der Anzeige der
Bestellungsabsicht bzw. der Bestellung mindestens die Vorlage von folgenden Unterlagen:
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einen detaillierten Lebenslauf,
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das ausgefüllte Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“
im jeweiligen Anhang der anzuwendenden Merkblätter,
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ein „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“, „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ oder entsprechende Unterlagen aus dem
Ausland,
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einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister.
Zusätzlich ist bei Geschäftsleitern eine Ressortverteilung einzureichen.
41 Die Anforderungen an die Qualifikation von Aufsichtsratsmitgliedern orientieren sich
auch künftig an den Maßstäben gemäß des bis zum 31.12.2015 im VAG verwendeten Begriffes „erforderliche Sachkunde“.
Die Besonderheiten für mitbestimmte Aufsichtsorgane und freigestellte Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats, die dem Aufsichtsorgan angehören sowie für die Arbeitnehmervertreter der Gewerkschaften gelten weiterhin.
42 Ist eine Person, die ein angezeigtes Mandat als Organmitglied ausübt oder Verantwortliche Person für eine Schlüsselaufgabe ist, sind die zur Beurteilung der fachlichen
Eignung und Zuverlässigkeit einzureichenden Unterlagen erneut vorzulegen. Die BaFin
kann im Einzelfall darauf verzichten.
43 Zudem kann die BaFin im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse weitere Unterlagen
zu den betroffenen Personen und die unternehmensinternen Leitlinien anfordern bzw. bei
örtlichen Prüfungen einsehen.
Anmerkung: Auch die Geschäftsleiter und Mitglieder der Verwaltungs- und Aufsichtsorgane von Unternehmen, die der Aufsicht nach dem VAG unterliegen, jedoch nicht in
den Anwendungsbereich von dem Aufsichtssystem Solvency II (vgl. I. dieser Auslegungsentscheidung) erfasst werden, müssen wie bisher fachlich geeignet und zuverlässig sein.

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