Mimosa NearPoint Mailarchivierung Dokumentation Mimosa Stand Dezember 2010 Mimosa NearPoint Mailarchivierung Inhalt Ansprechpartner .................................................................................................................... 3 Einführung ............................................................................................................................. 4 Funktionsweise Mimosa NearPoint........................................................................................ 4 Umgang mit dem Mimosa Archiv ........................................................................................... 5 Zugriff auf Ihr Mailarchiv über Mimosa Archive Servers in Outlook oder Outlook Web Access (OWA) ................................................................................................................... 5 Suche im Mimosa Archiv nach Emails ............................................................................... 6 - Suche ...................................................................................................................... 7 Importieren von PST Dateien direkt in das Mimosa Archiv ................................................11 Wiederherstellung von Emails und Ordnern ......................................................................12 Einzelne Emails .............................................................................................................12 Ganze Ordner ...............................................................................................................14 Ausgelagerte Nachrichtenanhänge.......................................................................................16 Outlook Postfach aufräumen ................................................................................................17 Mimosa NearPoint Mailarchivierung Ansprechpartner solid IT GmbH Helpdesk Bahnhofstraße 7 74272 Heilbronn Tel.: 07131 – 390 79 40 Fax: 07131 – 390 79 11 Email: [email protected] Mimosa NearPoint Mailarchivierung Einführung Nach der gesetzlichen Verpflichtung werden geschäftliche Mails wie geschäftliche Briefe behandelt und müssen somit in vielen Fällen 10 Jahre lang archiviert werden. Dieses Dokument gibt Ihnen einen Überblick über die Benutzer Komponenten der Mimosa NearPoint-Mailarchivierungs-Lösung. Funktionsweise Mimosa NearPoint Mimosa NearPoint-Mailarchivierungssystem archiviert selbständig jede Bewegung in Ihrem Postfach. Es werden sämtliche Inhalte wie Emails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben übernommen. Verschieben Sie innerhalb Ihres Postfaches ein Element, wird diese Bewegung auch in dem Mimosa NearPoint-Mailarchivierungssystem übernommen. Mimosa NearPoint Mailarchivierung Umgang mit dem Mimosa Archiv Zugriff auf Ihr Mailarchiv über Mimosa Archive Servers in Outlook oder Outlook Web Access (OWA) - Klicken Sie auf den "Mimosa Archive Ordner" nach dem Sie Outlook oder OWA gestartet haben. Geben Sie Ihre Anmelde-Informationen (Mailadresse) ein, wenn Sie danach gefragt werden. - Das Mimosa Archiv Menü ist wie folgt aufgebaut: Menüpunkt: Beschreibung: Suche: Suche nach Emaileinträgen im Mimosa Archiv; entweder als „Schnellsuche“ oder als „Erweiterte Suche“ Durchsuchen: Blättern Sie durch die Ordnerstruktur des Mimosa Archivs Archiv: Hier sehen Sie wann Ihre PST Dateien archiviert wurden. Außerdem können selbst PST Dateien archivieren. Anmeldung: Anmeldung als anderer Benutzer für das Mimosa Archiv Optionen: Mit dem Menüpunkt Optionen gelangen Sie zu den Menüpunkten „Outlook add-in“, „Benutzereinstellungen“ und „Task Historie“ Hilfe: Zugriff auf die Onlinehilfe von Mimosa Mimosa NearPoint Mailarchivierung Suche im Mimosa Archiv nach Emails - Durchsuchen Klicken Sie auf der Mimosa Archiv Menüleiste auf "Durchsuchen" um in der Ordnerstruktur nach archivierten Elementen zu suchen. Mimosa NearPoint Mailarchivierung Durch öffnen der Filtereinstellungen können Sie die Suche besser eingrenzen, hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten: - - - „Inhalt anzeigen vom Datum“: Dieser Filter legt fest, dass sich die Mail zu diesem Zeitpunkt in diesem Ordner befunden haben muss. „Objekthistorie“: Wenn E-Mails geändert bzw. verschoben werden erzeugt dies Einträge im Archiv. Mit dieser Option wird die Mail mehrfach mit dem jeweiligen Zustand angezeigt. „gelöschte Objekte“: Mit diesem Filter werden auch Mails angezeigt welche zwischenzeitlich gelöscht wurden. Suche Klicken Sie auf der Mimosa Archiv Menüleiste "auf Suche" um nach Emaileinträgen im Mimosa Archiv zu suchen. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf "Suche". Mimosa NearPoint Mailarchivierung Das Ergebnis wird Ihnen im Verzeichnis innerhalb der Inhaltszeile dargestellt. Wenn Sie eine Nachricht selektieren, wird Ihnen der Inhalt in der Nachrichtenvorschau dargestellt. Mimosa NearPoint Mailarchivierung Sie können das Suchergebnis verfeinern, indem Sie die Suche über den Menüpunkt „In“ und „Suchergebnis“ nochmal eine Suche ausführen, dann mit anderem Suchwert. Durch anklicken des Links „Klar“ wird der Suchbereich wieder gelöscht. - Erweiterte Suche Klicken Sie innerhalb der Suche auf den Link "Erweiterte Suche" um Ihre Suche zu erweitern. Geben Sie die erforderlichen Suchkriterien ein und bestätigen Sie mit "Suche". Das Ergebnis der Suche wird in der Ansicht im Reiter "Ergebnis" angezeigt. Mögliche Suchvarianten sind: „Stichwort finden in“: Hier legen sie den Bereich fest, der durchsucht werden soll. (Eine Suche die ausschließlich den Nachrichteninhalt berücksichtigt, geht schneller als wenn die Anhänge auch noch durchsucht werden.) „An“: Beim Anklicken öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier legen Sie fest, wer der Empfänger der Mail war. Sie können den Empfänger entweder suchen oder die Mailadresse manuell in das Feld „Senden an“ eintragen. Mimosa NearPoint Mailarchivierung „Von“: Beim Anklicken öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier legen Sie fest, wer der Absender der Mail war. Sie können den Absender entweder suchen oder die Mailadresse manuell in das Feld „von“ eintragen. „Größe“: Legen sie die Gesamtgröße der Mail fest. „Mit meinem Namen“: Hier können Sie festlegen ob Sie in der Nachricht in „An“, „CC“, oder als „einziger in An“ gestanden haben. „als“: Mit diesem Filter ordnen sie die Nachricht zeitlich ein. Die Erweiterte Suche des Mimosa Archives umfasst alle archivierten Inhalte Ihres Postfaches und allen archivierten PST-Dateien. Oberhalb der Ergebnisliste, können Sie innerhalb gelöschter Objekte und/oder in der Historie suchen. Nutzen Sie hierfür den jeweiligen Filter "gelöschte Objekte anzeigen" und/oder "Objekthistorie Anzeigen". In der "Erweiterten Suche" können Sie auch komplexe Suchkriterien einsetzen, wie z.B.: Exchange Objekt Typ, Adressen Feld, Zeitstempel, etc. Die "Erweiterte Suche" unterstützt Boolesche Operatoren, Proximity Operatoren (dem Suchbegriff ähnliche Ergebnisse), Wildcard Operatoren (Platzhalter) und Suchoperatoren im numerischen Bereich um die Suchergebnisse zu optimieren. Die folgenden Booleschen Operatoren helfen Ihnen die "erweiterte Suche" zu erstellen: Operator Beschreibung UND Suche nach Nachrichten welche alle vorgegebenen Worte beinhalten Beispiel: Meeting UND Konferenz ODER Suche nach Nachrichten welche eines der vorgegebenen Worte beinhaltet Beispiel: Meeting ODER Konferenz UND NICHT Suche nach Nachrichten welche NICHT die vorgegebenen Worte beinhalten Beispiel: Woche UND NICHT Urlaub Mimosa NearPoint Mailarchivierung Importieren von PST Dateien direkt in das Mimosa Archiv Sie haben die Möglichkeit PST Dateien (alte Outlook Archive) in das Mimosa Archiv zu importieren. Zu beachten sind folgende Punkte: - die PST Datei darf die Größe von 2GB nicht überschreiten. die PST Datei darf während dem Importvorgang in Outlook nicht geöffnet sein (PST Datei darf nicht im Zugriff sein). Der Importvorgang kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen bevor man auf die Emailelemente in dem Mimosa Archiv zugreifen kann. Unter dem Menüpunkt "Archiv" können Sie PST Dateien archivieren. - Geben Sie die PST Datei an, die in das Mimosa Archiv übernommen werden soll Falls die Datei passwortgeschützt ist, geben Sie das Passwort an Wählen Sie einen "Anzeigenamen" für den Ordner, wie er in dem Mimosa Archiv angezeigt werden soll Wenn alle Informationen angegeben wurden, klicken Sie auf "Hochladen" Mimosa NearPoint Mailarchivierung Wiederherstellung von Emails und Ordnern Sie haben die Möglichkeit direkt über die Mimosa NearPoint Anwenderoberfläche einzelne oder mehrere Emails sowie komplette Ordner aus dem Mimosa Archiv in Ihr Postfach wiederherzustellen. Einzelne Emails - Benutzen Sie die "Schnellsuche" oder "Durchsuchen" um die Nachrichten, die Sie wieder herstellen möchten zu finden. - Markieren Sie die Nachrichten und klicken Sie auf die NachrichtenWiederherstellungsoptionen über das Drop-Down Menü und markieren Sie die Option "Nachricht(en) in die Mailbox wiederherstellen. Mimosa NearPoint Mailarchivierung Es öffnet sich ein Fenster in dem folgende Informationen angegeben werden müssen: - - Zielordner für die Wiederherstellung im Postfach „Wiederherstellungsort“ Im Fall einer Ordnerwiederherstellung, ob die "Ordnerstruktur beibehalten" werden soll Ob vorhandene Nachrichten überschrieben, dupliziert oder ignoriert werden sollen Für eine eindeutige Identifizierung kann noch ein "Wiederherstellungsauftragsname" vergeben werden Vergewissern Sie sich, dass Ihr Postfach ausreichend freien Speicherplatz hat Sind alle Informationen angegeben starten Sie mit "OK" den Wiederherstellungsvorgang Mimosa NearPoint Mailarchivierung Ganze Ordner Sie haben die Möglichkeit eine komplette "Ordnerwiederherstellung" einzuleiten. - Um einen Ordner wieder herzustellen, selektieren Sie den Ordner in Ihrem Ordnerverzeichnis Klicken Sie auf die "Ordner-Wiederstellungsoption" im DropDown Menü auf "Ordner in Mailbox wiederherstellen" Mimosa NearPoint Mailarchivierung Es öffnet sich ein Fenster in dem folgende Informationen angegeben werden müssen: - - Zielordner für die Wiederherstellung im Postfach „Wiederherstellungsort“ Im Fall einer Ordnerwiederherstellung, ob die "Ordnerstruktur beibehalten" werden soll Ob vorhandene Nachrichten überschrieben, dupliziert oder ignoriert werden sollen Für eine eindeutige Identifizierung kann noch ein "Wiederherstellungsauftragsname" vergeben werden Vergewissern Sie sich, dass Ihr Postfach ausreichend freien Speicherplatz hat Sind alle Informationen angegeben starten Sie " den Wiederherstellungsvorgang mit "OK Mimosa NearPoint Mailarchivierung Ausgelagerte Nachrichtenanhänge Mailbox Extension lagert Dateianhänge aus der Email in das Mimosa Archiv aus, um die Größe des Postfaches zu reduzieren. NearPoint ersetzt die Anhänge mit SubDateien (Verlinkungen ins Archiv), welche dann auf die Kopie im Archiv verweisen. Um Anhänge zu öffnen die in dem Mimosa Archiv ausgelagert sind, gehen Sie wie folgt vor: - Öffnen Sie die Email mit dem Anhang in Outlook, sie werden aufgefordert diese zu speichern Klicken Sie auf "Öffnen" um sich den Inhalt anzeigen zu lassen - Die Email wird aus dem Mimosa Archiv geöffnet und dargestellt Mimosa NearPoint Mailarchivierung Outlook Postfach aufräumen Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr Postfach auf zu räumen. Sie werden darauf hingewiesen wenn Ihr Postfach voll ist. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Option selbst zu wählen. Um Ihr Postfach auf zu räumen gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf „Extras“ Wählen Sie Postfach aufräumen - Sie haben die Möglichkeit sich die „Postfachgröße“, „Größe von gelöschten Objekten“ und Objekte aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen und zu löschen. Treffen Sie eine Auswahl, ob Sie sich: - Elemente anzeigen lassen, die älter sind als „ein Zeitraum“ Elemente anzeigen lassen, die eine Datengröße überschreiten
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