Mentoringprogramm „Generation Y“

Eidgenössisches Departement für
Wirtschaft, Bildung und Forschung WBF
Generalsekretariat GS-WBF
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Mentoringprogramm „Generation Y“
Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF)
Verantwortlich:
Waldemir Burgener & Eva Bätschmann
Personal- & Organisationsentwicklung
#Mentoringprogramm Generation Y
Inhalt
1
Mentoringprogramm „Generation Y“ ..................................................................................... 3
1.1
1.2
1.3
Ausgangslage und Relevanz – Why? ......................................................................................... 3
Generation Y – eine Generation zum Fürchten? ........................................................................ 3
Inhalt und Zielsetzung – wir drehen den Spiess um ................................................................... 4
2
Wer profitiert wie? .................................................................................................................... 5
3
Das grosse Neue ....................................................................................................................... 5
4
Gelingt dieses Programm nur im WBF? ................................................................................. 5
5
So steht es mit der Umsetzung im WBF ................................................................................. 6
6
Nettes Konzept, aber was bringt das überhaupt? ................................................................. 6
7
Literaturverzeichnis .................................................................................................................. 8
Anhang ................................................................................................................................................... 9
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#Mentoringprogramm Generation Y
1
Mentoringprogramm „Generation Y“
1.1
Ausgangslage und Relevanz – Why?
Freizeitoptimierer, Multitasker, Selbstverwirklicher, Networker: Die Generation der heute 2035 Jährigen hebt sich deutlich von den vorhergehenden Generationen ab. Sie hinterfragt Bestehendes und wirft Altbekanntes über Bord um Neues auszuprobieren. Diese Verhaltensweise ist für Führungskräfte reiferer Generationen oft nur schwer nachvollziehbar. Deshalb
stehen nun viele Unternehmen vor einer neuen Herausforderung: Wie kann man diese verschiedenen Ansichten zusammenbringen? Wie muss man die Mitarbeitenden der „Generation Y“ führen, damit man ihr Potenzial möglichst optimal nutzen kann?
Eine Darstellung der Alterszusammensetzung der Bundesverwaltung macht deutlich, dass
der Anteil der Mitarbeitenden, die 46 Jahre und älter sind, überdurchschnittlich hoch ist. Dasselbe in Grün gilt für die Führungsposten, die vor allem auf den höheren Führungsebenen
mehrheitlich von reiferen Personen besetzt sind. Diese Führungskräfte sind anders aufgewachsen, haben einen anderen Hintergrund und stehen bezüglich des Verhaltens von jüngeren Mitarbeitenden manchmal vor einem Rätsel. Gleichzeitig können die jüngeren Mitarbeitenden das routinierte Verhalten ihrer Führungskräfte schwer nachvollziehen, wodurch es zu
einem Graben zwischen den Generationen kommt. Will man diesen Graben überwinden, ist
Handeln gefragt.
Ein weiterer Faktor, welcher den Handlungsbedarf unterstreicht, ist die demografische Entwicklung der Schweiz. Längst ist bekannt, dass es allmählich zu einer Überalterung der
Schweizer Bevölkerung kommt. Junge Fachkräfte sind Mangelware. Umso wichtiger ist es,
die bestehenden jungen Mitarbeitenden länger im Unternehmen zu halten.
Das Team für Personal- und Organisationsentwicklung des Eidgenössischen Departements
für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF) handelt – mit dem Mentoringprogramm „Generation Y“.
1.2
Generation Y – eine Generation zum Fürchten?
Zur Generation Y zählen Personen, die grossgeworden sind mit der Kelly Family, den
Backstreet Boys oder Tokio Hotel. Geboren anfangs der 80er bis Mitte der 90er Jahre, aktuell 20 – 35 Jahre alt. Die sogenannten Ypsiloner stellen viele, auch kritische Fragen, wovor
auch Traditionen und bestehende Werte nicht verschont bleiben: „Warum kann ich in der
Teamsitzung meinem Vorgesetzten eigentlich nicht direkt sagen, dass er den Kern des Problems nicht richtig erkennt?“. Flexibel, weltoffen, vernetzt, aber auch egoistisch sollen die Ypsiloner sein. Diese Generation hat damit auch andere Ansprüche an den Arbeitsplatz als
frühere Generationen. Die Ypsiloner wollen unbedingt einen Sinn im Tun und Handeln sehen, der Job soll abwechslungsreich und spannend sein. Dann sind die Mitglieder dieser Generation bereit viel zu leisten. Von den Vorgesetzten erwartet diese Generation ständiges
Feedback zur geleisteten Arbeit um sich laufend zu verbessern. Die Ypsiloner sind ihrem Arbeitgeber weniger lange treu. Wenn sie mit ihrem Job unzufrieden sind, suchen sie eine
neue Herausforderung. Neben der Arbeit soll aber auch die Freizeit nicht zu kurz kommen,
Stichwort: optimale Work-Life-Balance.
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#Mentoringprogramm Generation Y
Um die Generation Y zeitlich richtig einzuordnen, hilft die folgende Generationenübersicht
(Abbildung 1).
Abbildung 1. Generationenübersicht (eigene Darstellung)
1.3
Inhalt und Zielsetzung – wir drehen den Spiess um
Das Mentoringprogramm „Generation Y“ wird vom Generalsekretariat des WBF (Koordinationsstelle) organisiert und auf Stufe Departement angeboten. Es geht dabei um den generationenübergreifenden Austausch eines Ypsiloners und einer Führungsperson einer reiferen Generation. Das Mitglied der Generation Y übernimmt dabei die Rolle der Mentorin / des Mentors
und die Führungskraft schlüpft in die Rolle des Mentees. Dadurch erhalten die Ypsiloner die
Möglichkeit ihre Erwartungen und Anliegen kund zu tun. Der zeitliche Rahmen des Mentorings
ist auf 12 Monate festgelegt, in denen sich das Mentoring-Paar mindestens alle zwei Monate
persönlich trifft. Zusätzlich kann ein regelmässiger Kontakt per Telefon, Mail oder Social Media
bestehen. Die detailliertere Zeitplanung bestimmt das Mentoring-Paar bei ihrem ersten Treffen.
Mithilfe des Mentoringprogramms werden die Mitarbeitenden des WBF für die Herausforderung der generationenübergreifenden Zusammenarbeit sensibilisiert. Damit verbunden wird
bei den Führungskräften ein neues Führungsverständnis für die Generation Y implementiert.
Dies führt dazu, dass die Führungskräfte die jüngeren Mitarbeitenden besser verstehen und
fördern können. Dadurch kann wiederum das Potenzial der Jungen deutlich besser genutzt
werden. Das Mentoringprogramm ist aber auch ein Zeichen der Wertschätzung für Ypsiloner,
da für einmal nicht nur über sie und ihre Lebenseinstellung in Fachzeitschriften berichtet wird,
sondern sie direkt gefragt werden, was sie von ihrem Arbeitgeber und ihren Führungskräften
erwarten. Dies stärkt die Motivation der jüngeren Generation, länger in der Bundesverwaltung
zu verbleiben.
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#Mentoringprogramm Generation Y
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Wer profitiert wie?
Das Mentoringprogramm „Generation Y“ steht für alle interessierten Ypsiloner des WBF sowie
für Führungskräfte der Babyboomers oder der Generation X offen.
Die Führungskräfte lernen durch das Mentoring die Anliegen und das Verhalten jüngerer
Mitarbeitenden besser kennen und verstehen. Mit diesen Erfahrungen können sie die Ypsiloner besser und einfacher führen. Ausserdem erhalten sie von ihren whatsappenden und
xingenden Mentorinnen und Mentoren bei Bedarf Unterstützung im Umgang mit den neuen
Medien.
Die Mentorinnen und Mentoren haben im Gegenzug die Möglichkeit, ihre Generation besser
zu positionieren und die Führungskraft für ihre Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen zu
sensibilisieren. Und last but not least können die Mentorinnen und Mentoren ihr berufliches
Netzwerk erweitern.
Das Departement WBF profitiert, da das Potenzial der jüngeren Mitarbeitenden besser genutzt werden kann. Dadurch können die Ypsiloner besser motiviert und langfristiger ans Unternehmen gebunden werden. Sehr wichtig ist auch die Signalwirkung des Mentoringprogramms gegen aussen. Das Thema Generationenmanagement am Arbeitsplatz ist sehr aktuell
und bewegt viele Schweizer Unternehmen. Das WBF, das sich mit wirtschaftlichen Fragestellungen auseinandersetzt, kann diesbezüglich mit dem Mentoringprogramm eine Vorreiterrolle
übernehmen.
3
Das grosse Neue
Bei einem klassischen Mentoring betreut eine beruflich erfahrene Person (Mentorin, Mentor)
eine weniger erfahrene Person (Mentee). Ziel ist es, dass Erfahrungen und Wissen weitergegeben werden. Mentorings dieser Art werden beim WBF seit einigen Jahren angeboten und
durchgeführt. Im neuen Mentoringprogramm „Generation Y“ geht es zwar auch um die Weitergabe von Erfahrung und Wissen, aber die Rollen werden getauscht. Mitglieder der Generation Y übernehmen die beratende Rolle und Personen der Babyboomers und der Generation
X haben die Möglichkeit, als Mentees Einblick in die Lebens- und Denkweise der Ypsiloner zu
erhalten. Es gibt bereits andere Unternehmen, die eine Art Rollentausch durchgeführt haben,
wie z. B. die Verkehrsbetriebe Zürich (VBZ) im Personalmarketing. Neben einem klassischen
Stelleninserat wenden sich die Vorgesetzten der VBZ mittels Videobotschaft an Stellensuchende und bewerben sich bei Ihnen als künftige/r Vorgesetzte/r. Die Vorgesetzten suchen
auf diese Weise neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ein Mentoringprogramm das einen ähnlichen Rollentausch zwischen jüngeren und erfahreneren Mitarbeitenden beinhaltet, stellt allerdings eine neue Kombination dar, die nicht verbreitet
zu sein scheint.
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Gelingt dieses Programm nur im WBF?
Eine Übertragung des Programms auf andere Unternehmen ist sehr einfach möglich. Wenn
eine gewisse Altersdiversität im Unternehmen gegeben ist, kann jedes Unternehmen ein Mentoringprogramm dieser Art starten. Der im Mentoring eingeführte Rollentausch kann aber auch
auf andere Bereiche des Unternehmens übertragen werden: Talentierte Mitglieder der Gene-
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#Mentoringprogramm Generation Y
ration Y übernehmen für einige Wochen die Aufgaben ihrer Führungskräfte, welche die Aufgaben der Ypsiloner übernehmen. Solche Massnahmen ermöglichen das Einnehmen eines
anderen Blickwinkels und fördern das gegenseitige Verständnis.
5
So steht es mit der Umsetzung im WBF
Der Zeitablauf der ersten Phasen des Projekts ist in Anhang A aufgeführt. Um potenzielle
Mentorinnen und Mentoren auf das Projekt aufmerksam zu machen, wurden im Herbst 2014
sämtliche Mitarbeitende des WBF mit den Jahrgängen 1980-95 angeschrieben. Insgesamt
meldeten sich darauf 41 interessierte Ypsiloner. Die Mentees wurden im Dezember und Januar 2014 im Rahmen von Kurzpräsentationen in den Geschäftsleitungssitzungen der verschiedenen Ämter angeworben. Die Koordinationsstelle nahm schliesslich die Zuordnung der
ersten Mentoring-Paare vor und vermittelte die Kontaktdaten. Dabei wurde darauf geachtet,
dass Mentee und Mentorin / Mentor nicht aus dem gleichen Amt stammen, damit das Programm wirklich unabhängig von den alltäglichen Hierarchien funktionieren kann.
Personen, die sich erst später für das Programm anmelden, werden laufend vermittelt. Beim
ersten Treffen lernen sich die beiden Parteien gegenseitig kennen. Stimmt die Chemie, füllt
das Mentoring-Paar gemeinsam eine Vereinbarung aus, in der sie die Details über die regelmässigen Treffen und die Inhalte des Mentorings festhalten (siehe Anhang B). Die Koordinationsstelle stellt einen Fragebogen für das schriftliche Feedback der Teilnehmenden zur Verfügung und händigt im Anschluss eine Bestätigung für die Teilnahme am Programm aus.
Im Dezember 2014 haben bereits neun Mentoringpaare mit dem Programm gestartet und laufend werden weitere Paare vermittelt. Ein Einstieg ins Mentoring ist jederzeit möglich, wenn
sich Interessierte direkt bei der Koordinationsstelle melden. Da dieses Programm das erste
Mal durchgeführt wird und es sich in dem Sinne um ein Pilotprojekt handelt, kann der Erfolg
des Projekts noch nicht definitiv festgestellt werden. Im folgenden Kapitel wird aber ausgeführt,
wie die Verantwortlichen des Projekts den Erfolg einschätzen.
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Nettes Konzept, aber was bringt das überhaupt?
Durch das Mentoringprogramm werden die Führungskräfte bezüglich der Erwartungen der
Generation Y sensibilisiert. Dadurch können die Führungskräfte ihre Mitarbeitenden jüngerer
Generationen einerseits besser führen, andererseits fühlen sich die Ypsiloner verstanden. Zudem ist das Mentoringprogramm in dem die Ypsiloner die Chance bekommen, ihre Anliegen
zu positionieren, ein Zeichen der Wertschätzung. Hier einige Originalzitate von Ypsilonern als
Reaktion auf die Ausschreibung des Projekts:
„Gute Aktion, die das gegenseitige Verständnis fördert!“
„Coole Sache! :-)“
„Finde ich wirklich eine gute Sache und wohl auch den effektivsten Weg, unsere Generation
Y der älteren Generation näher zu bringen.“
„Ihr Projekt finde ich sehr interessant und originell.“
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#Mentoringprogramm Generation Y
Dass sich die jüngeren Mitarbeitenden ernstgenommen fühlen, ist wichtig, damit sie länger im
Unternehmen verbleiben. Dadurch kann messbar die Fluktuation der jüngeren Mitarbeitenden
gesenkt und so Kosten für Neubesetzungen eingespart werden. Ob das Mentoring für die Teilnehmenden persönlich erfolgreich war, wird mittels einer Befragung der Mentoring-Paare
nach den 12 Monaten erhoben. Begonnen wurde das Mentoringprogramm auf der höchsten
Führungsstufe wobei das Programm schrittweise auch auf die unteren Führungsstufen ausgeweitet wird. Die Implementierung des neuen Führungsverständnisses gelingt besser, wenn
das Programm flächendeckend eingesetzt wird. Da ein Einstieg ins Programm jederzeit möglich ist, können auch Führungskräfte aufgenommen werden, die erst später ins Departement
WBF eintreten.
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#Mentoringprogramm Generation Y
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Literaturverzeichnis
Baumann, J.G. (2014). Generation Y – Die sind auch mal weg. Auszeit, Gleitzeit, HomeOffice: Junge Arbeitnehmer fordern viel Flexibilität. Können Firmen dies überhaupt bieten?.
Die Zeit, 15.
Bund, K. (2014). Generation Y – Wir sind jung und brauchen das Glück: Wie die Generation
Y die Berufswelt verändert und warum alle von diesem Wandel profitieren. Die Zeit, 10.
Dievernich, F. E. P., & Gurtner, A. (2012). Trendstudie Generation Y: Kompetenzen und Erwartungen junger Mitarbeitender aus Unternehmenssicht. Bern: Berner Fachhochschule.
Eidgenössisches Personalamt (2013). Generationenmanagement in der Bundesverwaltung.
Graul, A. (2013). Ein Typisierungsversuch der Generation Y. Mehrwert Marketing Magazin,
15, 6-9.
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#Mentoringprogramm Generation Y
Anhang
A) Zeitablauf erste Phasen Mentoringprogramm
Abbildung 2. Zeitlicher Ablauf des Projekts.
#Mentoringprogramm Generation Y
B) Formular Vereinbarung Mentor-Mentee
Mentoring – Mentorat – Mentorato “GenerationY”
Vereinbarung
Convention de mentorat
Accordo relativo al programma di mentorato
Name Mentorin, Mentor
Nom du parrain, de la marraine
Nome del mentore
Name Mentee
Nom du/de la protégé(e)
Nome del mentee
Gehen unter folgenden Bedingungen eine Mentoring-Partnerschaft ein:
Concluent un partenariat de mentorat selon les modalités suivantes:
Aderiscono al programma di mentorato alle condizioni seguenti:
Ziele des Mentorings / Objectifs du mentorat / Obiettivo del programma
Zu bearbeitende Fragen, Projekte / Questions, projets à traiter / Domande, progetti da elaborare
#Mentoringprogramm Generation Y
Dauer des Programms / Durée du programme / Durata del programma
von/du/dal:
Vereinbarte Termine
Recontres convenues
Incontri concordati
bis/au/al:
Datum, Zeit, Treffpunkt
date, heure, rencontre
data, ora, luogo dell’incontro
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Monatlicher Austausch / Echange mensuel / Scambio mensile di informazioni
Telefonisch / par téléphone / telefonico
Per E-Mail / par courriel / tramite posta elettronica
Tag/jour/giorno:
Zeit/heure/ora:
Zusätzlicher Austausch / Echange supplémentaire / Ulteriori scambi informativi
Die Mentorin, der Mentor ist damit einverstanden, dass die Mentee auch in der Zwischenzeit
Kontakt aufnimmt.
Le parrain/la marraine est d’accord pour que le/la protégé(e) prenne aussi contact avec lui/elle
entre ces dates
Il mentore è disposto ad intrattenere ulteriori scambi informativi
Telefonisch / par téléphone / telefonico
Per E-Mail / par courriel / tramite posta elettronica
Privatsphäre / Sphère privée / Sfera privata
Mentorin/Mentor und Mentee respektieren die Privatsphäre ihres Mentoring-Partners und behandeln
alle Informationen vertraulich.
Le parrain/la marraine et le/la protégé(e) respectent la sphère privée de leur partenaire de mentorat et
traitent l’ensemble des informations de manière confidentielle.
Mentore e mentee si impegnano a rispettare la sfera privata del partner di mentorato e a proteggere la
riservatezza dei dati.
Berufsgeheimnisse / Secret professionnel / Segreto professionale
Mentorin/Mentor und Mentee behandeln sämtliche erhaltenen Informationen vertraulich.
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#Mentoringprogramm Generation Y
Le parrain/la marraine et le/la protégé(e) traitent l’ensemble des informations reçues de manière confidentielle.
Mentore e mentee trattano con riservatezza tutte le informazioni raccolte.
Verantwortung / Responsabilité / Responsabilità
Mentorin/Mentor und Mentee tragen gleichermassen zum Gelingen des Mentoring-Programms bei und
bereiten sich auf die Treffen vor.
Le parrain/la marraine et le/la protégé(e) œuvrent à parts égales à la réussite du programme de mentorat et se préparent en vue des rencontres.
Mentore e mentee contribuiscono in uguale misura al raggiungimento degli obiettivi del programma di
mentorato e curano la preparazione degli incontri.
Probleme / Problèmes / Problemi
Bei Unstimmigkeiten oder vorzeitigem Abbruch des Programms muss die Koordinationsstelle unverzüglich kontaktiert werden.
En cas de désaccords ou d’interruption prématurée du programme, il faut en aviser au plus tôt le service de coordination.
In caso di disaccordi o di una conclusione anticipata del programma, il servizio di coordinamento deve
essere informato al più presto.
Ort, Datum
Lieu, date
Luogo e data
Unterschrift Mentorin, Mentor
Signature du parrain/de la marraine
Firma del mentore
Unterschrift Mentee
Signature du/de la protégé(e)
Firma del mentee
Bitte Vereinbarung beim ersten Arbeitstreffen in dreifacher Ausführung erstellen und ein Exemplar an:
Lors de la première rencontre de travail, remplir cette convention en trois exemplaires et en envoyer
un à :
In occasione del primo incontro occorre compilare l’accordo in triplice copia e inviare una copia dell’accordo all’indirizzo seguente:
Waldemir Burgener
Leiter Personal- und Organisationsentwicklung
Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung
Generalsekretariat GS-WBF
Human Resources
Theaterplatz 8
CH-3003 Bern
Phone 058 462 20 35
Mail
[email protected]
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