Moderne Geschäftskorrespondenz

E-Mail
Zeitgemäss und
partnerorientiert
kommunizieren.
21. November 2015
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS ______________________________________________________________________________ 2
EDITORIAL _______________________________________________________________________________________ 3
E-MAIL MANAGEMENT _____________________________________________________________________________ 4
ASA – STRUKTURIEREN HEISST DAS ZAUBERWORT ______________________________________________________ 7
WELCHES WORDING FÜR WELCHE SITUATION? _________________________________________________________ 8
BRIEF __________________________________________________________________________________________ 9
BRIEFING _______________________________________________________________________________________ 9
MIKRO-WORDING _________________________________________________________________________________ 9
ALTER STIL ______________________________________________________________________________________ 10
NEUER STIL _____________________________________________________________________________________ 11
DIE REGELN DES ZEITGEMÄSSEN SCHREIBSTILS ________________________________________________________ 12
SIE-STIL (STATT ICH/WIR) ___________________________________________________________________________ 12
VERBAL-STIL (STATT NOMINAL) _______________________________________________________________________ 13
AKTIV (STATT PASSIV) ______________________________________________________________________________ 14
POSITIV STATT NEGATIV _____________________________________________________________________________ 15
INDIKATIV STATT KONJUNKTIV ________________________________________________________________________ 16
PRÄSENS STATT FUTUR _____________________________________________________________________________ 16
UNWÖRTER _____________________________________________________________________________________ 17
UNWORTLISTE ___________________________________________________________________________________ 17
DAS WÖRTCHEN "ES" ______________________________________________________________________________ 18
DASS-SÄTZE ____________________________________________________________________________________ 18
DA-SÄTZE ______________________________________________________________________________________ 18
FLOSKELN _______________________________________________________________________________________ 19
FLOSKELN VERMEIDEN ______________________________________________________________________________ 19
2
Editorial
Gute E-Mails sind nicht nur kurz und klar – sie sind anders.
Im Geschäftsleben werden wir oft dazu verleitet, Floskeln, veraltete Wörter und langweilige
Satzteile zu benutzen. Vor allem dann, wenn wir keine Alternativen kennen. Solche Korrespondenz
ist nicht mehr beliebt.
Die Sprache ist das Kernstück unserer Arbeit. Mit ihr sprechen wir Menschen an und gewinnen sie
für einen Weg in die gemeinsame Zukunft. Da lohnt es sich sorgfältig zu sein und sich mit der
modernen Wirtschaftssprache auseinanderzusetzen.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen Tipps und Anregungen für einen aktuellen Schreibstil:





Passen Sie den Schreibstil Ihrem Gegenüber an
Getrauen Sie sich die Sätze umzustellen
Verwenden Sie neuartige Formulierungen
Beenden oder beginnen Sie ein Mail einmal anders
Haben Sie einfach Mut für neue Formulierungen
Wenn wir schreiben, dann tun wir das für ein bestimmtes – für unser Publikum. Was ist das
Schönste bei dieser Vorstellung? Der Applaus?
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen Mut für Veränderungen und viel Erfolg.
Ihre Klubschule Migros Luzern
Kandia Fuchs-Emmenegger
Literaturverzeichnis
“Moderne Geschäftskorrespondenz“ und “Protokolltechnik“ der Klubschulen
“Neue Wege der Korrespondenz“, Angelika Ramer
3
E-Mail Management
So wie man für die Geschäftskorrespondenz Standardisierungen kennt, so gibt es auch für E-Mails
einige Grundregeln. Erstaunlicherweise sind wir jedoch beim Schreiben von E-Mails nicht so
sensibel. E-Mails tendieren zwar dazu salopper formuliert zu werden als Papierkommunikation,
jedoch gilt auch hier als Basis die deutsche Sprache mit all ihren Regeln. Der Schreibstil darf und
soll der schnellen Kommunikationsform entsprechen. Verstaubte Floskeln und veraltete Anreden
können Sie weglassen.
Arbeitstechnik
Ein Mail sollten Sie innerhalb von 12–24 Stunden beantworten. Bei
Abwesenheit von mehr als 1–2 Tagen aktivieren Sie eine persönliche
Notiz.
Schalten Sie das Signal für eingehende Post aus und rufen Sie Ihren
Posteingang bewusst ab – planen Sie die Bearbeitung der Mails in Ihren
Tagesablauf ein.
Wenn Sie eine Mail innerhalb 5 Minuten bearbeiten können, erledigen
Sie den Job sofort. Für umfangreichere Arbeiten planen Sie einen
zusätzlichen Block ein.
Legen Sie sich in Ihrem E-Mail-Programm Ordner an, damit Sie die
Bearbeitung und Ablage der Mails organisieren können. Einige
Programme bieten die Möglichkeit, Filterregeln einzuschalten – sie
verschieben die Mails in die entsprechenden Verzeichnisse.
Allgemeines
Behandeln Sie pro Mail nur ein Thema. So kann der Empfänger Ihr Mail
einfacher bearbeiten und ablegen.
Weniger ist mehr. Fragen Sie sich jedes Mal: Würde ich dafür auch
einen Brief schreiben? Wenn nein – überlegen Sie doppelt, ob dieses
Mail wirklich sein muss.
Bei mehreren Empfängern muss klar sein, wer reagieren soll. Benutzen
Sie CC oder BCC.
CC: Überlegen Sie, ob der Empfänger diese Information wirklich
braucht. Ansonsten schonen Sie seinen Maileingang.
BCC: Wenn Sie viele Adressaten ansprechen, verwenden Sie die
Funktion von BCC. Niemand will hunderte von E-Mail-Adressen auf dem
Mail-Ausdruck ansehen.
Setzen Sie den Empfänger erst nach der Korrektur in das Mail-Formular
ein. Zu oft geht ein Mail zu schnell weg.
Keine vertraulichen oder persönlichen Mitteilungen per Mail – dafür
gibts die Briefpost.
4
Subject (Betreff)
Benennen Sie immer die Betreffzeile. So sind Sie sicher, dass Ihr Mail
nicht im Spam-Filter landet.
Die Betreffzeile sollte dem Adressaten sofort etwas sagen. Häufig wird
sie als Ablage- oder Such-Hilfe verwendet.
Sie können dem Betreff einen Titel geben, damit der Empfänger Ihr
Mail besser zuordnen, bearbeiten und ablegen kann.
Info: …. / Auftrag: ….. / Anfrage: …..
Formvorschriften
Passen Sie die Anrede dem Adressaten an:
Förmlich: Sehr geehrte/r
Neutral: Guten Tag
Leger: Hallo / Liebe/r
Unterteilen Sie den Text, wie in einem Brief, in Absätze.
Eine Disposition (Ausgangslage, Stellungnahme, Aufforderung) kann
dabei hilfreich sein. Siehe S. 7.
Kleinschreibung mag bequem sein, ist jedoch in der deutschen Sprache
nicht korrekt. Wenden Sie die Gross- und Kleinschreibung richtig an.
GROSSGESCHRIEBENE WÖRTER werden als SCHREIEN interpretiert. Es
kann sein, dass ein Wort, oder ein Teil des Textes besonders
hervorgehoben wird – jedoch nie ein ganzer Text.
Kein Ende ohne ordentliche Verabschiedung. Eventuell kann die
Signatur die Grussformel übernehmen.
Attachements
Wichtige Informationen gehören in den Mail-Text und sollten nicht im
Anhang versteckt sein.
Erwähnen Sie im Text immer, was der Anhang enthält.
Komprimieren Sie den Anhang. Ein Anhang sollte nicht grösser als
10 MB sein.
Verschicken Sie die Dokumente wenn immer möglich als pdf-Datei. So
gehen Sie sicher, dass der Empfänger Ihre Datei korrekt öffnen kann.
Zudem können Word- oder Excel-Dokumente Viren transportieren.
Zu viele Anhänge sind lästig – fassen Sie die Anhänge zusammen.
5
Die schlimmsten
Irrtümer
Liebe alle – ist eine Freestyle-Übersetzung von “Dear all“ und nicht
professionell.
Hoi zusammen / Hallo zusammen!/ Hallo Frau Meier – für die Schweiz
eher zu salopp.
Zu viele Verteiler – niemand fühlt sich richtig verantwortlich.
Innerhalb von Sekunden zu reagieren – WAM – "Wait a Minute"
Das E-Mail braucht Entschleunigung. Oft ist es besser, einige Minuten
oder auch Stunden zu warten, bis eine Nachricht gesendet wird.
Mail-Ping-Pong – warum nicht miteinander telefonieren?
Wichtigkeitsflaggen dazuhängen – die Definition von “wichtig“ gehen
stark auseinander.
Lese- und Empfangsbestätigungen – nur bei ganz wichtigen
Informationen. Setzen Sie Ihr Gegenüber nicht unter Druck mit einer
Drohung “Der Absender hat eine Lesebestätigung gefordert“ bevor er
das Mail überhaupt gelesen hat.
6
ASA – Strukturieren heisst das Zauberwort
Informationen sollen logisch geordnet sein um sofort verstanden zu werden. Sie unterstützen die
Leserinnen und Leser, indem Sie Ihren Text gliedern und ordnen. Eine Disposition nach ASA
erleichtert das Schreiben. Sie können Ihre Gedanken folgerichtig anordnen und vergessen nichts.
Wir erstellen eine Disposition, indem wir alle Stichwörter in der richtigen Reihenfolge notieren,
dann verarbeiten wir diese Schlüsselwörter zu Sätzen. Das Resultat ist ein Mail oder ein Brief.
Ausgangslage
Einleitung/Einstieg
Warum schreibe ich?
Was hat sich bisher ereignet?
Wofür kann ich danken?
Woher weiss ich über etwas Bescheid?
Wie kann ich das Interesse wecken?
Vergangenheit
Stellungnahme
Briefkern
Lage beurteilen/Sachverhalt erläutern
Möglichkeiten aufzählen
Lösungen erklären
Vorgehen darlegen
Vorteile erklären
Entscheide begründen
Gegenwart
Aufforderung
Zukunft
Erwartungen/Wie weiter/Positiver Schluss
Wozu fordere ich auf?
Worum bitte ich? Wofür danke ich?
Was erwarte ich?
Wie weiter?
7
Welches Wording für welche Situation?
Drei verschiedene Möglichkeiten für den Kontakt mit Ihren Gesprächspartnern – Ausgangspunkte
für eine neue Strategie in der Korrespondenz.
Wenn wir schreiben, wollen wir inhaltlich und als Person oder Unternehmen richtig verstanden
werden. Es gibt verschiedene Arten und Chancen für einen Dialog oder professionelle Nachricht.
Brief, Briefing und Mikro-Wording können die wichtigsten Debatten über Sprache, Stil, Inhalt und
Aufbau einer Botschaft begleiten.
Wer ist mein Gegenüber? Was erwartet mein Gegenüber? Welche Rolle spiele ich? Welche
Aufgabe habe ich als Verfasser? Entspricht mein Schreiben der Erwartungshaltung meines
Gegenübers?
Kurzbotschaft
Nachricht
Beziehung
Brief
Der Brief ist anspruchsvoll, weil der Sender Dialog und Nachricht verbinden muss.
Briefe sind ideal, wenn die Beziehung zwischen Sender und Empfänger ebenso
wichtig ist wie der Inhalt. Der Brief pflegt einen Kontakt. In einem Brief kommt es
auf das richtige Verhältnis an: Was sage ich, wie viel sage ich und wie formuliere ich
die Botschaft. Versetzen Sie sich in die Situation Ihres Gegenübers und passen Sie
Ihren Schreibstil der Adressatin oder dem Adressaten an.
Briefing
Hier steht die Nachricht im Vordergrund, die Beziehung ist eher im Nachrangig. Die
Sache ist wichtig. Hier geht es mehrheitlich um "Wissensvermittlung". Wenn sich
Sender und Empfänger kennen oder der Fokus klar auf der Nachricht liegt, ist das
Briefing ideal. Man bleibt auf der Sachebene, deshalb ideal für heikle Situationen.
Anrede und Gruss ist neutral: Guten Tag/Freundliche Grüsse
Mikro-Wording
Dies ist die einfachste Art des schriftlichen Austausches. Ideal geeignet für den
E-Mail-Verkehr. Oft schreiben wir nach einem Gespräch ein paar Zeilen. Der Text ist
kurz und muss stilistisch nicht ausgereift sein. Der Kurzbrief mit Ankreuzfeldern ist
das klassische Beispiel für Mikro-Wording. Weil Mikro-Wording erfrischend und
kreativ sein kann, ist Anrede und Gruss nicht unbedingt zwingend und darf auch
mal weggelassen werden.
8
Brief
Beziehung
Sie haben Informationen zu einem
professionellen Zahnbleaching gewünscht.
Vielen Dank für Ihr Interesse.
Damit Sie sich einen ersten Überblick
verschaffen können, erhalten Sie mit diesem
Mail eine kurze Informationsbroschüre.
Ihr Anruf gestern hat uns sehr gefreut. Für Sie haben
wir ein besonders vorteilhaftes Angebot
zusammengestellt. Die detaillierten Einzelheiten
erhalten Sie mit diesem Mail. Frau Müller vom
Kundendienst hilft Ihnen bei Unklarheiten weiter: 041
455 55 55. Wir freuen uns auf Ihren Auftrag.
Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen
Termin für ein Beratungsgespräch
vereinbaren können. Wir freuen uns, Sie in
unserer Praxis begrüssen zu dürfen.
Briefing
Nachricht
Internal Bleaching, External Bleaching,
Home Bleaching. Diese drei Arten des
Zahnbleichens behandelt die aktuelle
Broschüre "Schöne, weisse Zähne". Kommen
Sie vorbei und lassen Sie sich beraten. Wir
freuen uns auf Ihren Besuch.
Business-Taschen aus Wildleder für weniger als
Fr. 50.00. Artikelnummer 55688, Laptopfach, 970 g,
16 x 41 x 32 cm, 3,5 Liter, 2 Jahre Garantie. Das wird
Ihre Kunden begeistern.
Weitere vorteilhafte Angebote finden Sie in
beiliegender Offerte. Ihren Auftrag führen wir
zuverlässig und termingerecht aus.
Mikro-Wording
Kurznachricht
Hier die Unterlagen zum Bleaching.
Bis bald und Gruss
Unsere Offerte enthält alles, was Ihre Kunden
wünschen. Schauen Sie nach – Sie werden staunen.
Bin da für Fragen.
9
Alter Stil
Ein Beispiel aus der Praxis:
10
Neuer Stil
Guten Tag Frau Matter
Vielen Dank für Ihren Anruf. Wir haben für Sie einen Termin bei der Dentalhygienikerin reserviert.
Montag, 1. Juni 2015, 14:00 Uhr.
Steht die jährliche Kontrolle an? Gerne untersuchen wir auch Ihre Zähne.
Falls Sie den Termin verschieben müssen – bitte melden Sie sich so schnell wie möglich. Vielen
Dank.
Freundliche Grüsse
Dr. med. dent.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich nicht spätestens 24 Stunden vor Ihrem Termin abmelden,
müssen wir Ihnen die Sitzung verrechnen.
11
Die Regeln des zeitgemässen Schreibstils
Sie-Stil (statt ich/wir)
Stellen Sie die Leserin, den Leser in den Mittelpunkt. Deren Wünsche und Zufriedenheit haben
erste Priorität. Der Sie-Stil wirkt sprachlich lebendiger und psychologisch eindringlicher. Der Leser
fühlt sich angesprochen. Die Faustregel lautet: Für drei “Sie“ verwenden Sie ein “ich“ oder “wir“.
Wir-Stil
Wir senden Ihnen die gewünschten Unterlagen noch diese Woche zu.
Sie-Stil
Sie erhalten die gewünschten Unterlagen noch diese Woche.
Briefanfang
Sie erhalten hier ….
Sie haben uns… gesandt.
Ihr neues Modell bietet viele Vorteile.
Sie beschweren sich…
Sie haben recht…
Beispiele:
Wir bitten Sie um Rücksendung der unterschriebenen Vertragskopie.
Besser
Bitte senden Sie …
Wir haben den Zahnreinigungstermin auf Freitag, … verschoben.
Besser
Ihren Zahnreinigungstermin haben wir auf Freitag … verschoben.
Wir sind überzeugt, dass Ihnen dieses Angebot gefallen wird.
Besser
Ein einmaliges (tolles, super) Angebot für Sie – davon sind wir überzeugt.
Für Sie haben wir ein besonderes Angebot zusammengestellt.
Dürfen wir Sie bitten, die offene Rechnung zu prüfen.
Besser
Bitte prüfen Sie die offene Rechnung. Vielen Dank.
Wir bitten Sie, die ausstehenden CHF 2‘000.00 zu überweisen.
Besser
Bitte überweisen Sie ...
12
Verbal-Stil (statt nominal)
Die “Hauptwörterei“ – auch Nominalstil genannt – macht den Text schwer verständlich. Das
Hauptwort (= Nomen) trägt seinen Namen zu Unrecht. Wichtiger ist das Tätigkeitswort (= Verb),
das den Text leichter erscheinen lässt. Diese Schreibweise wird Verbalstil genannt.
Bringen Sie mit Verben Leben in Ihre Texte!
 Verben beleben den Satz.
 Verben verkürzen die Aussage.
Verben machen einen Text leicht lesbar und verständlich.
umständlich: Nominalstil
einfacher: Verbalstil
eine Abrechnung vornehmen
abrechnen
in Abzug bringen
abziehen
Beachtung schenken
beachten
diesem Bedauern Ausdruck verleihen
bedauern
den Beschluss fassen
beschliessen
einen Besuch abstatten
besuchen
Gültigkeit haben
gelten, gültig sein
Beispiele:
Wir richten die Bitte an Sie, uns Ihren Bericht in den nächsten Tagen zukommen zu lassen.
Besser Bitte schicken (senden, zustellen) Sie uns Ihren Bericht in den nächsten Tagen. Vielen Dank.
Wir bitten Sie den Vertrag mit Ihrer Unterschrift zu versehen und umgehend zur Rücksendung zu
bringen.
Besser Bitte senden Sie uns den unterschriebenen Vertrag bis Ende nächster Woche. Vielen Dank.
Die Röntgenbilder werden nächste Woche durch uns an Sie zum Versand gelangen.
Besser Sie erhalten die Röntgenbilder anfangs nächste Woche.
Aus diesem Grunde sehen wir uns zur Ablehnung Ihres Gesuches gezwungen.
Besser Deshalb lehnen wir Ihr Gesuch ab.
Unser Vorschlag geht dahin, dass Sie die Hypothekarzinsen im Vierteljahr zur Einzahlung bringen.
Besser Wir schlagen Ihnen vor, die Hypothekarzinsen vierteljährlich zu bezahlen.
Unser Vorschlag: Sie bezahlen die Hypothekarzinsen vierteljährlich.
13
Aktiv (statt passiv)
Die Aktivform belebt Ihre Aussagen. Die Passivform wirkt schwerfällig, man sagt ihr auch die
“Leide-Form“ (ein Lied wird gesungen). Die Aktivform hingegen ist elegant, man nennt sie auch die
“Tat-Form“. (Heidi singt ein Lied)
passiv
aktiv
Frau Meister wurde von der Versammlung zur
Präsidentin gewählt.
Die Versammlung wählte Frau Meister zur
Präsidentin.
Die neuen Muster werden
Ihnen von unserem Vertreter gebracht.
Unser Vertreter bringt Ihnen die neuen Muster.
Das Paket ist von der Nachbarin abgegeben worden.
Die Nachbarin hat das Paket abgegeben.
Der Brief ist von Herrn Kurz unterschrieben
worden.
Herr Kurz hat den Brief unterschrieben.
Die Bestellung wurde von der Lehrtochter
aufgenommen.
Die Lehrtochter nahm die Bestellung auf.
Die Studie ist von der ETH ausgearbeitet worden.
Die ETH hat die Studie ausgearbeitet.
14
Positiv statt negativ
Natürlich lässt sich manch negative Botschaft nicht einfach positiv umformulieren. Aber oft hilft es
bereits, auf das eine oder andere Wort zu verzichten, um den Inhalt zu entschärfen. Negative
Mitteilungen sollten Sie auf jeden Fall begründen, das bringt Verständnis und Wohlwollen. Es ist
immer gut, wenn Sie Alternativen anbieten können.
Negativ
Positiv
müssen
können
nicht genug
knapp, kaum
alt, unmodern
klassisch, traditionell, bewährt
Problem
Herausforderung
Fehler machen
dazu lernen
Das ist weg.
Hohe Nachfrage
muss widersprechen
kann so nicht zustimmen
Das ist unmöglich.
Das ist anspruchsvoll.
Ich glaube Ihnen das nicht.
Was macht Sie so sicher?
Ich weiss nicht, ob ich das schaffe.
Ich gebe mein Bestes.
Ich bin nicht zuständig.
Frau Müller hat Ihren Fall bearbeitet.
Herr Boss ist nicht da.
Herr Boss ist ab 15.00 Uhr wieder erreichbar.
Leider können wir Ihnen erst in zwei Monaten
einen Termin geben.
Sie erhalten im Januar einen Termin.
Wir haben nur noch im Januar einen Termin
frei.
Im Januar haben wir einen Termin frei.
Da müssen Sie warten.
Bitte gedulden Sie sich etwas.
Heute geht nichts mehr.
Bis morgen Abend erhalten Sie …
15
Indikativ statt Konjunktiv
Der Konjunktiv beschreibt Wünsche, Vorstellungen, Träume – aber auch die Höflichkeit. Den
Konjunktiv nur einsetzen, wenn eine Absicht oder Aussage wirklich sehr zurückhaltend gemeint ist.
Möchten Sie nicht – tun Sie.
Streichen Sie Modalverben aus Ihrer Korrespondenzsprache:
können, mögen, wollen, sollen, müssen, dürfen
Konjunktiv
Indikativ
Dürfen wir Sie bitten, die offene Rechnung zu prüfen?
Bitte prüfen Sie die offene Rechnung. Danke.
Wir möchten eine Vitrine Art. 45687 bestellen.
Wir bestellen eine Vitrine Art. 45687.
Es wäre gut, wenn wir die Vitrinen bis Weihnachten
hätten.
Bitte liefern Sie vor Weihnachten. Danke.
Wir brauchen die Vitrinen vor Weihnachten.
Über eine Antwort würde ich mich freuen.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Wir möchten uns für diesen Fehler entschuldigen.
Wir entschuldigen uns für diesen Fehler.
Wir können Ihnen ein Ersatzprodukt anbieten.
Wir bieten Ihnen ein Ersatzprodukt an.
Wollen Sie bitte die Formulare unterschreiben.
Bitte unterschreiben Sie die Formulare. Vielen
Dank.
Präsens statt Futur
Es gibt eine Tendenz, dass wir einfache Formen gegenüber komplexen bevorzugen. Die Form des
Futurs tritt als grammatisches Mittel für Zukünftiges zurück. Die Gegenwartsform (Präsens) ist
beliebt, wenn es darum geht, lebendig zu erzählen.
Präsens markiert eine Handlung, das Futur eine Absicht.
Futur
Präsens
Wir werden Sie nächste Woche anrufen.
Wir rufen Sie nächste Woche an.
Unser Vertreter wird Sie besuchen.
Unser Vertreter besucht Sie in den nächsten Tagen.
Der Ausflug wird im Juni stattfinden.
Der Ausflug findet im Juni statt.
Wir werden Ihre Auskünfte vertraulich behandeln.
Ihre Auskünfte behandeln wir vertraulich.
Die Sitzung wird nächste Woche stattfinden.
Die Sitzung findet nächste Woche statt.
Sie werden das Rezept noch diese Woche erhalten.
Sie erhalten das Rezept noch diese Woche.
16
Unwörter
Unwortliste
Allfällig
Allenfalls
Anlässlich
Anbei
Im Anhang, in der Anlage,
als Attachement
Beiliegend, als Beilage, in
der Beilage
Bedauerlicherweise
Bekannt geben
Bemühen
Betreffend
Bezugnehmend
In Bezug auf
Ersuchen
Erwarten
Oben genannt
Oben erwähnt
Folgende
Sozusagen
Seinerzeit
Sogenannt
Schnellstmöglich
Gewissermassen
Gegebenenfalls
Gemäss
Gestatten
Hiermit
Hinsichtlich
Jeweilig
Jederzeit
Dienen
Dankend
Diesbezüglich
Laut
Leider
Letztendlich
Eigentlich
Entsprechend
Erlauben
Meinerseits
Nachstehend
Unten stehend
Unterbreiten
Umgehend
Unmittelbar
Im Voraus
Verbleiben
In Verbindung setzen
Zur Verfügung stehen
Wohlwollend
Wunschgemäss
Wie folgt
17
Das Wörtchen "es"
"Es" kommt in vielen Texten vor. "Es" könnte einiges weniger sein.
Es würde uns freuen, Sie bald bei uns begrüssen zu dürfen.
Besser
Sie besuchen uns nächste Woche – das freut uns.
Schön wenn Sie uns besuchen – wir freuen uns auf Sie..
Es ist wichtig, dass Sie sich für den Anlass bald anmelden.
Besser
Melden Sie sich bald an – der Anlass ist sehr beliebt.
Vergessen Sie nicht sich anzumelden, der Anlass sie sehr beliebt.
Es wäre schön, wenn Sie sich noch diese Woche entscheiden.
Besser
Schön, wenn Sie sich diese Woche entscheiden.
Wenn Sie sich diese Woche entscheiden, erhalten Sie Ihr Produkt noch vor
Weihnachten.
Dass-Sätze
“Dass-Sätze“ sind nicht falsch, aber stilistisch nicht besonders gut.
Bitte beachten Sie, dass im obgenannten Fall die Daten nicht stimmen.
Besser
Bitte beachten Sie: Die Daten im Fall “Meier“ stimmen nicht.
Wir sind überzeugt, dass wir das Problem rasch lösen können.
Besser
Wir sind überzeugt, das Problem rasch lösen zu können.
Der Kunde wünscht, dass er sein fehlerhaftes Gerät umtauschen kann.
Besser
Der Kunde möchte sein fehlerhaftes Gerät umtauschen.
Da-Sätze
Da-Sätze kleben mehrere Inhalte aneinander. Entschachteln Sie Da-Sätze – Ihr Text wird einfacher
und leichter.
Da die jährliche Kontrolle ansteht, bitten wir Sie um Kontaktaufnahme.
Besser
Die jährliche Kontrolle steht an – bitte rufen Sie uns an.
Da Schäden schwierig zu beheben sind, ist eine professionelle Zahnprophylaxe wichtig.
Besser
Schäden sind schwierig zu beheben – eine professionelle Zahnprophylaxe ist wichtig.
Da diese Behandlung sehr teuer ist, empfehlen wir Ihnen eine fachkompetente Beratung.
Besser
Diese Behandlung ist sehr teuer. Bitte lassen Sie sich fachkompetent beraten.
18
Floskeln
Floskeln vermeiden
Kundenorientiert kommunizieren und das ohne Floskeln ist eine Herausforderung. Die Wirkung
der Formulierung bestimmt das Verhalten des Empfängers. Mit unpassenden Wörtern oder
umständlichen Redewendungen verlieren wir die Aufmerksamkeit des Lesers. Die gewählte
Sprache widerspiegelt das Corporate Identity eines jeden Unternehmens und verdient daher
grossen Respekt.
Wir beziehen uns auf Ihr Telefongespräch vom ....... mit Herrn Koller.
Besser
Danke für das telefonische Gespräch von gestern.
Gestern haben wir miteinander telefoniert.
Mit Bezug auf Ihr Schreiben vom … teilen wir Ihnen mit.
Besser
Ihren Brief haben wir erhalten.
Danke für Ihr Schreiben vom …
Beiliegend sende ich Ihnen eine Preisliste.
Besser
Mit diesem Mail erhalten Sie die Preisliste.
Hier die neue Preisliste.
Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot:
Besser
Unser Angebot:
Wir bieten Ihnen:
Gerne erinnern wir Sie an den Termin bei uns in der Praxis.
Besser
Bitte beachten Sie – am … haben wir für Sie einen Termin bei Dr. Weiss reserviert.
Wir erinnern Sie: Am …. haben Sie einen Termin bei unserer Dentalhygienikerin.
Wir möchten Ihnen mitteilen, dass ….
ersatzlos streichen – direkt zum Thema kommen
Aufgrund unserer guten Zusammenarbeit können wir Ihnen mitteilen.
Besser
Die Zusammenarbeit mit Ihnen ist uns wichtig – wir kommen Ihnen entgegen.
Gemäss unserer Absprache senden wir Ihnen im Anhang die Honorarnote.
Besser
Sie erhalten (mit diesem Mail) die Honorarnote.
Wir haben miteinander gesprochen. Mit diesem Mail erhalten Sie die Honorarnote.
Wunschgemäss erhalten Sie unsere Broschüre.
Besser
Sie haben nach der neuen Broschüre gefragt – mit dieser Post erhalten Sie unseren
aktuellen Frühlingskatalog.
Wir erlauben uns, Ihnen diesen Betrag noch einmal in Rechnung zu stellen.
Besser
Diesen Betrag verrechnen wir Ihnen noch einmal.
19
Zu Ihrer Kenntnisnahme erhalten Sie.
ersatzlos streichen.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir eine neue Telefonnummer haben.
Besser
Wir haben eine neue Telefon-Nummer: 041 418 56 56
Bitte beachten Sie – wir haben eine neue Telefon-Nummer
Wir möchten Ihnen für den Beitrag an der Sitzung danken.
Besser
Vielen Dank für Ihren Beitrag an der letzten Sitzung.
Leider haben wir festgestellt, dass Sie seit einiger Zeit unpünktlich liefern.
Besser
Seit einiger Zeit liefern Sie unpünktlich.
Wir wollen Sie höflich auffordern, den Betrag von … bis … zu überweisen.
Besser
Bitte überweisen Sie den Betrag ... bis ... Vielen Dank.
Wir erwarten Ihre prompte Antwort.
Besser
Danke für Ihre Antwort bis Ende Woche.
Danke für Ihre schnelle Antwort.
Wir werden Ihnen die restlichen Unterlagen in zwei Wochen nachliefern und danken Ihnen für Ihr
Verständnis zum Voraus.
Besser
Die restlichen Unterlagen erhalten Sie in zwei Wochen. Vielen Dank für Ihre Geduld.
Wir erwarten Ihr baldiges Angebot und danken Ihnen für Ihre Bemühungen im Voraus bestens.
Besser
Wir freuen uns auf Ihr Angebot und danken Ihnen für Ihre Mitarbeit.
Wir hoffen Ihnen mit diesen Angaben gedient zu haben, erwarten Ihren Auftrag und grüssen Sie
recht freundlich.
Besser
Schön, wenn Ihnen diese Angaben weiterhelfen. Wir freuen uns auf Ihren Auftrag und
grüssen Sie freundlich.
Für Ihre Bemühungen danken wir Ihnen im Voraus bestens.
Besser
Vielen Dank für Ihre Mitarbeit.
Schon heute danken wir Ihnen für Ihr Entgegenkommen.
Für allfällige Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Besser
Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gerne.
Bei Fragen rufen Sie uns bitte an.
20

Download Report