Bericht zur Einführung des Ratsinformationssystems Im Dezember 2015 erfolgte die Vergabe des Auftrags „Überlassung/Installation eines Rats- und Bürgerinformationssystems“ an die Firma Somacos GmbH, Salzwedel, mit ihrem Produkt „Session“, das zum Beispiel auch von den Nachbargemeinden Hoppegarten und Neuenhagen genutzt wird. Bestandteil des Auftrages war die Einführung eines Sitzungs- und Ratsinformationssystems für die Gemeinde Petershagen/Eggersdorf, das sich in die Teile • • • verwaltungsinternes Sitzungsmanagementsystem, passwortgeschütztes Ratsinformationssystem für die Gemeindevertreter, sachkundige Bürger und Beauftragte und ein öffentliches Bürgerinformationssystem gliedert. Im Dezember wurden alle benötigten Softwarekomponenten installiert; momentan werden die erforderlichen Daten erfasst. Für Anfang Februar ist die erste Schulung der Amtsleiter und weiterer Verwaltungsangestellter vorgesehen. Anschließend folgt eine 4- bis 6-wöchige interne Testphase, danach sollen den Gemeindevertretern und allen anderen Nutzern die Zugangsdaten für das Ratsinformationssystem für einen (voraussichtlich einmonatigen) Probebetrieb unter reellen Bedingungen mitgeteilt werden. Eine Einweisung in das System wird durch Herrn Schwabe erfolgen; über das Wie und Wann sollte noch gesprochen werden. Für Juni/Juli ist der Beginn des Betriebes des öffentlichen Bürgerinformationssystems geplant. Dieses stellt den Bürgerinnen und Bürgern dann alle öffentlichen Inhalte der Gemeindevertretung und ihrer Ausschüsse zur Verfügung, sobald diese in das System eingearbeitet sind. Zum Start des neuen Systems werden nur die ab dem Start erstellten Beschlüsse und Vorlagen im System verfügbar sein, nach und nach sollen aber ältere Beschlüsse und Protokolle eingearbeitet werden, so dass letztendlich ein kompletter Überblick über die Tätigkeit der Gemeindevertretung gegeben werden kann. Zur technischen Ausstattung der Gemeindevertreter: Momentan ist es nicht geplant, die Gemeindevertreter seitens der Gemeinde mit technischen Geräten (Tablets/Notebooks) zur Nutzung des Ratsinformationssystems auszustatten. Das installierte System ist allerdings insoweit „offen“ und stellt die technischen Voraussetzungen für eine „papierlose“ Arbeit der Gemeindevertretung und ihrer Gremien zur Verfügung. Das Ratsinformationssystem kann über die gängigen Internet-Browser, aber auch über entsprechende Apps für die Betriebssysteme iOS (Apple) und Android (Google) bedient werden. Gemeindevertreter, die diese Möglichkeiten bereits nutzen wollen, werden dies unkompliziert mit vorhandenen technischen Geräten (Notebooks, größere Tablets) können. Ein Versand der Sitzungsunterlagen in gedruckter Form wird nach wie vor möglich sein. Über eine Ausstattung der Mitglieder der Gemeindevertretung mit geeigneten Geräten durch die Gemeinde sollte im Rahmen der Haushalsberatungen für das Jahr 2017 entschieden werden. Zu diesem Zeitpunkt werden auch erste Erfahrungen in der Nutzung des Ratsinformationssystems vorliegen. Sicher gestellt werden müsste ferner, dass in allen Sitzungsräumen ein W-LAN-Zugang vorhanden ist. Das momentan genutzte Sitzungsunterlagenportal wird mit der endgültigen Einführung des Ratsinformationssystems abgeschaltet werden. Eine weitere technische Neuerung wurde im Dezember 2015 im Beratungsraum des Rathauses Eggersdorf eingeführt. Der Beratungsraum verfügt jetzt über ein digitales Whiteboard, ähnlich wie es mittlerweile in vielen Schulen eingesetzt wird. Dieses System kann für Präsentation im Rahmen von Ausschusssitzungen, Bürgerversammlungen, anderen öffentlichen Veranstaltung (z.B. Lesungen oder Bildvorträge der Bibliothek), aber auch verwaltungsintern für Beratungen oder Schulungen genutzt werden. Besonderer Wert wurde bei der Beschaffung auf eine ausreichende Größe und Auflösung der Projektion sowie eine ausreichende Lichtstärke (Einsatz auch an hellen Sonnentagen) gelegt. 19.01.2016