Leitfaden E-Vergaben_für Presse u Bieter

Leitfaden e-Vergabe
Zum 01.01.2016 wurde bei der Hansestadt Attendorn die e-Vergabe (elektronische
Vergabe) in Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit mit dem Kreis Siegen-Wittgenstein
eingeführt. Das bedeutet, dass alle Bieter, die sich an Vergabeverfahren der Hansestadt
Attendorn beteiligen wollen, in Zukunft ihre Angebote auf elektronischem Wege erhalten
und einreichen können.
Die e-Vergabe verläuft internetbasiert und passwortbezogen. Das heißt, dass der
komplette Vergabeprozess durch den Auftraggeber und die Bieter PC-unterstützt über eine
Internetplattform papierlos abgewickelt wird. Nach außen ist das System vollständig
geschützt und somit – bis auf die Einsichtnahme in Bekanntmachungen – jedem fremden
Zugriff entzogen.
Das von der Hansestadt Attendorn für den Einsatz vorgesehene e-Vergabe-System
stammt von der RIB Deutschland GmbH.
Nach Einführung des Systems sind elektronische Angebote auf der Vergabeplattform
www.vergabe.rib.de einzureichen. Dazu ist dort eine einmalige Bieter- Registrierung für
alle künftigen Vergaben erforderlich. Die Anmeldegebühr auf der Plattform beträgt 36,00
EUR. Dafür erhalten die Bieter kostenlos alle zur Bearbeitung der Unterlagen notwendige
Software. Auch das Entgelt für die Anforderung von Ausschreibungsunterlagen bei
Öffentlichen Ausschreibungen entfällt.
Die Angebotsabgabe verläuft im so genannten Mantelbogenverfahren, d. h., dass nur
noch ein Mantelbogen händisch zu unterschreiben und postalisch an die Vergabestelle des
Kreises Siegen-Wittgenstein zu übersenden ist. Das Angebot selbst wird zuvor über die
Eingabe in einer vorbereiteten PC-Maske erstellt, wobei jederzeit Unterbrechungen und
spätere Fortschreibungen möglich sind. Nach endgültiger Fertigstellung wird das Angebot
„per Mausklick“ an die Vergabestelle gesandt. Zum Eröffnungstermin kann die
Vergabestelle in Siegen das Angebot nach Abgleich mit dem Code auf dem
unterschrieben zugesandten Mantelbogen öffnen, die Preise verlesen und eine
Niederschrift erstellen. Weiterhin bleibt es bei der Regelung, dass bei VOB-Vergaben
Bieter an der Angebotseröffnung teilnehmen können.
Schriftliche Angebote können - nach entsprechender Anforderung der Vergabeunterlagen - weiterhin unterschrieben (auf postalischem Wege) bei der Vergabestelle
eingereicht werden.
Das e-Vergabe-Programm, das regelmäßig an neues Vergaberecht angepasst wird,
erspart Zeit, Druck- und Papierkosten, Wege, Postgebühren etc. und garantiert eine
gleichmäßige, rechtlich fundierte und sichere Vergabepraxis auf Bieter- und
Auftraggeberseite.
Informationen über den Anbieter des e-Vergabe-Programms und dessen Kontaktdaten
erhalten Sie auf www.vergabe.rib.de.
Die Ansprechpartner bei der Hansestadt Attendorn sind:
Daniela Schmidt-Freing, Rechnungsprüfungsamt:
Susanne Kniep, Rechnungsprüfungsamt:
02722 / 64-428
02722 / 64-409
Das E-Vergabeverfahren für den Bieter in kurzen Zügen:
1. Registrierung bei www.vergabe.rib.de. Einmalige Anmeldegebühr: 36,00 €.
2. E inmaliger Download und Installation der Bietersoftware avasign (kostenfrei).
3. Einsichtnahme in die Vergabebekanntmachungen via www.vergabe.rib.de bei
Öffentlichen Ausschreibungen und Bewerbung über die Plattform.
ODER: Erhalt einer e-Mail durch die Vergabestelle via www.vergabe.rib.de mit der
Aufforderung zum Download der Unterlagen und zur Abgabe eines Angebots bei
Beschränkten Ausschreibungen oder Freihändigen Vergaben.
4. Ausfüllen des e-Angebots am PC und Beifügen (Hochladen) der verlangten
Nachweise (alle gängigen Datei-Formate möglich: pdf, rtf, tif ...). Hierbei sind
einfach die einzelnen vorbereiteten Eingabemasken zu befolgen.
5. Elektronische Versendung (Hochladen) des abgeschlossenen vollständigen
Angebots per Mausklick.
6. Druck und Unterzeichnung des Mantelbogens beim Bieter.
7. Postalische Versendung des Mantelbogens durch Bieter.
8. Möglichkeit zur elektronischen Rücknahme und Abänderung des Angebots bis zum
Eröffnungstermin (Achtung: jeweils neuen Mantelbogen unterschrieben zusenden!)
9. Eröffnungstermin (bei VOB: Teilnahmemöglichkeit).
10. Erhalt der Niederschrift der Angebotseröffnung automatisch bei elektronischer
Abgabe im LOGIN-Bereich.

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