bi eVergabe: Funktionen für Ihr Vergabemanagement  Dynamisches Rollen- und Rechtemanagement Mit dem dynamischen Rollen- und Rechtemanagement kann die Vergabestelle ihre Arbeits- und Genehmigungsabläufe im bi eVergabeSystem abbilden. Es ist möglich, Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf den Ebenen Vergabestelle, Vergabeworkflow und Arbeitsstand des Vergabeverfahrens zuzuordnen. Die Aufgabenverteilung kann anhand der vom System angebotenen vordefinierten Standardrollen (z.B. Vergabesachbearbeiter, Submissionsleiter) erfolgen. Bei Bedarf können Standardrollen modifiziert oder individuelle Rollen neu generiert werden.  Rechtskonformer Vergabeworkflow Das bi eVergabe-System führt Sie im Rahmen Ihrer Rechte Schritt für Schritt durch den gesamten Vergabeprozess - vom Anlegen des Vorhabens bis zum Abschluss der Vergabe vergaberechtskonform entsprechend der gewählten Verfahrensart.  Intelligentes Formularmanagement Das intelligente Formularmanagement unterstützt den reibungslosen Ablauf Ihrer Vergaben. Standardmäßig steht für Ihre Vergabeunterlagen der für die eVergabe optimierte Formularsatz eVHB in der aktuellen Fassung des“ Vergabehandbuch Bund“ (VHB) im System bereit. Auf Wunsch können Sie auch die integrierten Formulare eHVA B StB des „Handbuchs für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau“ nutzen. Immer können Sie auch Ihre eigenen Formulare verwenden. Nach Vereinbarung können wir Ihre eigenen Formulare interaktiv nutzbar machen und in das System einbinden.  Bewerber- und Bieterkommunikation Bewerberfragen entgegennehmen, Antworten auf Bieterfragen oder andere Informationen erstellen und versenden, Angebotsinhalte aufklären, Eignungsnachweise nachfordern, Informations- Absageschreibe oder Informationen zum Zuschlag generieren und zustellen – das System unterstützt Ihre gesamte Bewerber- und Bieterkommunikation.  Dokumentation Schritt für Schritt protokolliert das System Ihre gesamte elektronische Vergabeabwicklung. Schon beim Anlegen eines Vorhabens wird die Vergabedokumentation generiert. Fortlaufend werden hier alle wesentlichen Informationen und Dokumente sowie die gesamte Kommunikation zum Vergabeverfahren abgelegt. Die Vergabedokumentation mit dem aktuellen Verfahrensstand kann von Berechtigten jederzeit abgerufen werden. bi medien GmbH Faluner Weg 33 | 24109 Kiel | (0431) 53592-88 | [email protected] | www.bi-medien.de  Eingabeassistenten Das bi eVergabe-System hilft Ihnen bei der bequemen und fehlerfreien Dateneingabe. Alle Eingaben werden auf Plausibilität, Vollständigkeit und vergaberechtlich korrekte Termine hin überprüft. Mit Hilfe des CPV-Code-Assistenten können Sie Ihren Auftragsgegenstand einfach klassifizieren. Der NUTS-Code-Assistent ordnet ihre Ausschreibung schnell den richtigen Regionalcodes zu.  Termin- und Fristenmanagement bi eVergabe unterstützt Sie bei der Terminplanung und bei der Einhaltung der regelkonformen Fristen. Notwendige Aktionen werden zum Termin direkt vom System ausgeführt (z.B. Freigabe oder Sperrung von Unterlagen, Versand von Informationen). Bearbeiter werden zur festgelegten Frist an anstehende Aufgaben erinnert. (z.B. Eröffnung, Prüfung von Teilnahmeanträgen).  Bekanntmachung und Anbindung an Vergabeplattformen Sie erfassen die Informationen für Ihre Bekanntmachungen über Webformulare im bi eVergabeSystem. Nationale Bekanntmachungen werden nach den Mustern des VHB Bund bzw. des HVA B StB erstellt. EU-Bekanntmachungen sendet das System an das Amt für Veröffentlichungen. Ihre Bekanntmachungen werden kurzfristig auf der bi Vergabeplattform und bei Vergabe24 veröffentlicht und können bei Bedarf an weitere Medien (z.B. bund.de) übermittelt werden. Möglich ist auch die Veröffentlichung auf Ihrer eigenen Website (White Label).  Öffnungsassistent Der Öffnungsassistent hilft Ihnen bei der formal-korrekten Öffnung der elektronischen Angebote. Er gewährleistet, dass die Öffnung der Angebote nicht vor Ablauf der Angebotsfrist und nur nach dem 4-Augen-Prinzip durchgeführt wird. Die formalen Arbeitsschritte der Eröffnung – von der Entschlüsselung bis zur Sicherung der Originaldokumente – führt der Öffnungsassistent automatisiert durch.  Verwaltung In der zentralen Verwaltung des bi eVergabe-Systems kann die Vergabestelle Stammdaten (Adressen, Bieterdatenbank, Eignungsnachweise, Rollen und Rechte etc.) hinterlegen. Während der Abwicklung der Vergabeverfahren greift das eVergabe-System zur Prozess-Vereinfachung auf diese Daten zurück.  Archivierung über die Archivierungsfunktion können Sie alle zu einem Verfahren abgelegten Informationen, Daten und Dokumente lokal sichern. bi medien GmbH Faluner Weg 33 | 24109 Kiel | (0431) 53592-88 | [email protected] | www.bi-medien.de